2000_078info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/93/006
“APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROGRAMA MATERNO
INFANTIL Y NUTRICIÓN”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/93/006.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto N° ARG/93/006 “Apoyo
a la Unidad de Coordinación del Programa Materno Infantil y Nutrición”, de acuerdo al
Documento suscripto el 01/10/93 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones
Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde
asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de
Préstamo N° 3643-AR “Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN), suscripto el 30
de agosto de 1993 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a)
Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1999, expresado en dólares estadounidenses.
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b)
Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/99” emitida en dólares
estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, y certificada y
conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto.
2.- Copia del “Combined Delivery Report”, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1999, emitido en dólares estadounidenses por la Sede Central del
PNUD en Nueva York, y certificado y conciliado por la Unidad de
Coordinación del Proyecto.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD
(U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la Unidad de Coordinación del Proyecto y es de
su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha
08/05/00 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de
auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 2 y el 31/03/00.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa
emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de
aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las
recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de
Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD,
incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del
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sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento
de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás
procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra
declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los
fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del
proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos e información financiera complementaria identificados en I- precedente,
exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/93/006
“Apoyo a la Unidad de Coordinación del Programa Materno Infantil y Nutrición” al 31
de diciembre de 1999, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio
finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los
requisitos establecidos en el Documento de Proyecto de fecha 01/10/93 y posteriores
revisiones.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente
Informe.
BUENOS AIRES, 22 de mayo de 2000.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/93/006
“APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL
PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el período
comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto
PNUD N° ARG/93/006 “Apoyo a la Unidad de Coordinación del Programa Materno Infantil
y Nutrición”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos
relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes
en la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP), que hemos considerado necesario informar
para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios:
RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO
1)
SUBCONTRATO ASISTENCIA TECNICA
Observaciones:
a) Con referencia a la Carta Acuerdo celebrada con el Ministerio de Bienestar Social de
la Provincia de Jujuy, para la ejecución de parte de las actividades contempladas en
el Proyecto de Asistencia Técnica para el Desarrollo Integral Comunitario en la
Puna, Provincia de Jujuy, se formulan los siguientes comentarios:
1- El convenio fue suscripto con fecha 30/09/97, por un período de ejecución de
actividades de 12 meses (fecha estimada de finalización el 30/09/98). Al respecto
se observó que el anticipo de fondos (cuota 5) por $ 14.650,50 se abonó con fecha
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06/01/99 (anteúltimo pago, conforme el cronograma de pagos) y que el informe
de gastos que justifica el mencionado anticipo se presentó a la UCP con fecha
posterior al cierre del ejercicio (24/02/00); téngase en cuenta que dicha rendición
comprende erogaciones del segundo semestre de 1999 y no contaba con prórroga
alguna al respectivo contrato.
2- Los comprobantes que comprenden la documentación que en fotocopia se adjunta
al informe de rendición de gastos mencionado en 1- precedente no identifican al
Proyecto ARG 93/006; en algunos casos están a nombre del Ministerio de
Bienestar Social (Proyecto Minkay) o sólo Proyecto Minkay.
b) Pagos
Existe una transferencia de fondos por $ 96.369.- al Proyecto ARG 97/020 “Apoyo a
la ejecución del componente Migraciones y Capacitación del PROMIN”, registrado
bajo esta categoría de Asistencia Técnica en el Proyecto que nos ocupa; sólo se
obtuvo como respaldo a dicho pago la Carta Acuerdo suscripta entre el mencionado
Proyecto y la Organización Internacional para las Migraciones (OIM), situación que
además no está prevista en el Documento de Proyecto ARG 93/006.
Comentarios de la UCP:
a) Sin comentarios.
b) El Proyecto ARG 97/020 es para la UCP un contrato de Asistencia Técnica más y
como tal, no figura expresamente en el Proyecto ARG 93/006; sólo es tenido en
cuenta para realizar el presupuesto como cualquier otro proyecto de asistencia
técnica.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos y monitorear el grado de
cumplimiento de los trabajos encomendados por el Proyecto a través de los distintos
contratos que formaliza, como así también documentar las erogaciones formalizadas por
el mismo, a efectos de mejorar la calidad de la información.
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2)
ESTUDIO DE IMPACTO DEL PROGRAMA
Observaciones: Con referencia al contrato de consultoría celebrado con la firma The
Center for Performance Sciences, cuyo objetivo es la evaluación del impacto del
Programa, surgen las siguientes observaciones:
a) No ha quedado evidencia del proceso de selección, evaluación y contratación
aplicado por el Proyecto. De la información tenida a la vista se verificó que la
contratación se formuló en forma directa;
b) No consta en el respectivo legajo, documentación que certifique la representatividad
legal de la persona que suscribe el referido contrato; y
c) Se previó, conforme se estipula en el punto 3. b del respectivo contrato, un anticipo
del 50 % del monto total del mismo al inicio de los trabajos, no dando cumplimiento
a lo señalado en el “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
ejecutados por el Gobierno”, en el capítulo III, Recursos Humanos, punto 52, que
establece: “Como regla general no deben pagarse anticipos. No obstante, si el
anticipo es indispensable para la realización de los trabajos, éste no debe superar el
15 % del monto total.”
Comentario de la UCP: El consultor formaba parte del personal del BIRF, integró
distintas misiones (según surge de los ayuda memoria) y fue recomendado por éste para
que continúe el trabajo que había comenzado. Su contratación cuenta con la “no
objeción” del Banco.
Recomendaciones:
a) Seleccionar las empresas consultoras mediante la comparación de ofertas
competitivas de acuerdo a los procedimientos que, dependiendo del valor
involucrado en el subcontrato, se deban aplicar, tal como se señala en el punto 50 del
Capítulo III, Recursos Humanos del referido Manual y en las propias Normas del
BIRF.
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b) Mantener archivos completos de la información.
c) Dar cumplimiento a los señalamientos expuestos en el Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, tal como se señala en
la observación.
3)
VARIOS MISCELANEOS
Observación: Con referencia a la contratación de servicios técnicos de computación no
ha quedado evidencia entre los antecedentes examinados, que el Proyecto haya
solicitado distintas cotizaciones para la contratación.
Comentario de la UCP: Sin comentarios.
Recomendación: Solicitar en todos los casos distintos presupuestos a fin de optimizar
las contrataciones.
4)
SUBCONTRATO ENCUESTA DE NUTRICIÓN Y SALUD
Observaciones: Con referencia al contrato por $ 238.095.-, celebrado con el Ministerio
de Salud de la Provincia de Buenos Aires a través de la Carta Acuerdo para el
Desarrollo y Ejecución del subproyecto de Asistencia Técnica al Programa Materno
Infantil de la Provincia de Buenos Aires caben los siguientes comentarios:
a) Antecedentes de Contratación: No ha quedado evidencia del proceso de selección,
evaluación y contratación aplicado por el Proyecto.
b) Contrato: No se especifica en el respectivo contrato un detalle de profesionales, ni
el monto y período de las contrataciones a realizar por el Ministerio para el
cumplimiento de este Acuerdo.
c) Informes:
- Los informes bimestrales de utilización de fondos no presentan fecha de
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realización ni de presentación ante la UCP, situación que impide determinar si los
mismos fueron presentados en término, conforme el cronograma dispuesto en la
respectiva Carta Acuerdo (punto 5.6); y
- No se tuvieron a la vista los respectivos informes de estado de avance y
evaluación de las actividades y de los productos resultantes de las mismas, tal
como es requerido en la Carta Acuerdo suscripta (punto 4.1.d).
d) Pagos: Se verificaron retrasos en el cumplimiento del pago correspondiente al
anticipo de fondos de agosto de 1999 conforme se estipula en el cronograma de
pagos de la Carta Acuerdo (punto 5.2.); éste se efectuó en el mes de noviembre de
1999. No se tuvo a la vista documentación que avale la demora en el pago.
Comentario de la UCP: Sin comentarios.
Recomendaciones:
a) Seleccionar las consultoras mediante la comparación de ofertas competitivas de
acuerdo a los procedimientos que, dependiendo del valor involucrado en el
subcontrato, se deban aplicar, tal como se señala el Manual de Gestión de Proyectos
de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno –Capítulo III, Recursos
Humanos, punto 50.
b) Formular términos de referencia claros que contemplen con un grado mayor de
detalle los trabajos a realizar, profesionales involucrados, período de las
contrataciones, etc.
c) Profundizar los controles administrativos respecto al cumplimiento de los trabajos a
realizar por los contratados por el Proyecto.
d) Dar cumplimiento a los compromisos asumidos contractualmente a efectos de evitar
posibles perjuicios para el Proyecto.
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5)
BIENES Y EQUIPOS
Observación: En el caso del concurso de precios N° 147 (compra de equipamiento
informático), se observaron demoras en la entrega de los bienes adquiridos
LOTE
ITEMS
DEBIÓ ENTREGARSE
SE ENTREGÓ
1
2y5
21/07/99
03/08/99
1
1
04/08/99
13/08/99
2
(completo)
07/07/99
27/08/99
Comentario de la UCP: La entrega se demoró a solicitud del Proyecto debido a que en
esa época las oficinas estaban en reparación, según nota enviada al proveedor.
BUENOS AIRES, 22 de mayo de 2000.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/93/006
“APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL
PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/93/006.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que
les diera origen -test o prueba de transacciones-;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el
Documento de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- circularizaciones y confirmaciones bancarias;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría;
- verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición del equipo no
fungible;
- inspección ocular del equipo no fungible;
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- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
-
el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio; y
-
el 90,75 %; 30 %; 85,06 % y 100 % de los rubros “Subontratos Asistencia Técnica”,
“Encuesta Nutr. y Salud”, “Equipo Informático UCP” y “Estudio Impacto”,
respectivamente, que integran el capítulo Aplicaciones del Estado de Origen y Aplicación
de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección
de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad de Coordinación del Proyecto no obstaculizó nuestra
gestión facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 22 de mayo de 2000.
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