2014_050info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE
SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II)
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1956/OC-AR
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de 2013)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados identificados en I- siguiente, por el ejercicio N° 5 finalizado el 31 de
diciembre de 2013 correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales II”
(PROSAP II), financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 1956/OC-AR,
suscripto el 17 de abril de 2008 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de
Desarrollo (BID).
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad para el Cambio Rural (UCAR),
dependiente del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca (MAGyP).
I-
ESTADOS AUDITADOS
1) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31/12/13, expresado en
dólares estadounidenses.
2) Estado de Inversiones al 31/12/13, por categoría, expresado en dólares estadounidenses.
3) Notas 1 a 12 a los Estados Financieros Básicos expuestos precedentemente.
4) Información financiera complementaria que incluye:
- Conciliación de Fondo Rotatorio al 31/12/13, expresado en dólares estadounidenses.
- Informe del Estado del Fondo Rotatorio al 31/12/13, expresado en dólares
estadounidenses.
- Anexo I – Fuente de Fondos al 31/12/13, expresado en dólares estadounidenses.
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- Estado de la Cuenta Especial al 31/12/13, expresado en dólares estadounidenses.
- Carta de la Gerencia.
Los estados precedentes así como el control interno implementado en el proyecto son
exclusiva responsabilidad de la Unidad para el Cambio Rural (UCAR). Fueron recibidos
por esta Auditoría en su primera versión el 21/03/14, mientras que los definitivos fueron
presentados el 24/04/14. Estos últimos se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado las tareas en campo entre el 08/07/13 (preliminares) y el
24/04/14.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y
requerimientos específicos del BID, incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se
consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta
sobre la base de la muestra determinada.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1) Tal como se menciona en Nota Nº 12 a los Estados Financieros existe una deuda al
31/12/13 con los contratistas de las Obras: “Modernización del Sistema de Riego del
Río Chubut” (Provincia del Chubut), “Electrificación Rural” (Provincia de Misiones),
“Caminos Rurales Zona VII lote A y B” y “Riego Villa del Rosario” (Provincia de
Entre Ríos), por un monto de $ 3.678.668,60, equivalente a USD 564.126,45,
correspondiente al aporte local de los certificados y redeterminaciones de las
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mencionadas obras, ya que su componente BID fue oportunamente abonado. Dicha
situación afecta los valores expuestos en los estados mencionados en I- anterior al
cierre del ejercicio auditado, dado el criterio de contabilización de lo “percibido”
utilizado por el Proyecto. Esta situación ya fue señalada en nuestro informe del
ejercicio anterior.
2) El estado mencionado en I- 1) anterior incluye, en el rubro “Créditos Otros”, un monto
de USD 1.391.794,21, el cual corresponde a fondos a reintegrar por la UCAR al
Programa por USD 346.601,47 y por fondos a reintegrar por el Proyecto de Desarrollo
Rural de la Patagonia (PRODERPA) por un importe de USD 1.045.192,74. Dichos
fondos de aporte local se utilizaron para el pago de erogaciones por convenios
suscriptos por la mencionada Unidad y para transferencias a las provincias
participantes del mencionado Programa respectivamente.
IV- DICTAMEN CON SALVEDADES
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expresado en IIIprecedente, los estados identificados en I- presentan razonablemente, en sus aspectos
significativos, la situación financiera del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales
II” (PROSAP II) al 31 de diciembre de 2013, así como las transacciones operadas durante
el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable - financieras de
aceptación general en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el
Convenio de Préstamo BID Nº 1956/OC-AR de fecha 17/04/08.
V-
OTRAS CUESTIONES
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1. En respuesta a nuestra Circularización a los Asesores Legales Nº 298/2013, la
responsable de Asuntos Jurídicos de la UCAR responde, mediante Nota UCAR 1591-59
del 24/02/2014, lo siguiente: “Cumplo en informarle que al día de la fecha esta Área se
encuentra en conocimiento únicamente del siguiente litigio de carácter judicial, bajo
competencia de la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MAGyP, en el que el
Programa es mencionado en razón de haber sido el actor un consultor contratado por la
Organización de Estados Iberoamericanos (O.E.I.) y el Instituto Interamericano de
Cooperación para la Agricultura (IICA) para realizar tareas vinculadas al mismo:
“ENDERE Juan Pablo c/ PODER EJECUTIVO NACIONAL y otro s/ empleo público”
Expediente Nº 26201/12, tramitando por el Juzgado Contencioso Administrativo
Federal Nº 5, a cargo de la Dra. María Alejandra Biotti, Secretaría Nº 9 – Provinciales”.
2. Según surge de la nota Nº 12 a los estados financieros, se observan atrasos en la
ejecución de las obras “Modernización del Sistema de Riego del Río Chubut”, de la
Provincia del Chubut y “Sistema de Riego Canal Nuevo Alvear”, de la Provincia de
Mendoza, las cuales a la fecha del presente informe no cuentan aún con la recepción
provisoria, teniendo en cuenta el tiempo transcurrido desde el inicio de las tareas de
obra y el inminente cierre de las operaciones del Programa (octubre/2014).
CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 24 de abril de 2014.
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
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“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II)
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1956/OC-AR
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de 2013)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
2013, correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales II” (PROSAP II),
Convenio de Préstamo BID N° 1956/OC-AR de fecha 17/04/08, han surgido observaciones y
consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad para el Cambio Rural (UCAR)
y en las Unidades Ejecutoras de las provincias participantes, que hemos considerado necesario
informar para su conocimiento y acción futura.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al
momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de
información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra
parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a continuación aquellas
observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia:
ÍNDICE
A.1) y B.1)
TÍTULO
Disponibilidades. – UCAR y Provincias
B.2)
Adquisiciones – Procesos de contratación
B.4)
Aportes No Reembolsables - Rendiciones
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/13
1) DISPONIBILIDADES
Observaciones Generales:
1- En las conciliaciones bancarias se incluyen partidas pendientes durante largos períodos de
tiempo, sin la correspondiente anulación o su corrección.
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2- En las cuentas bancarias analizadas existen varias partidas de ingreso y egreso con la
misma leyenda contabilizadas que no se surgen del extracto bancario correspondiente.
Comentarios de la UCAR:
1- Se analizarán los movimientos y en caso de corresponder se procederá a desafectar los
mismos.
2- Las mismas constituyen desafectaciones (reversiones) de movimientos que no se envían al
banco.
UCAR
Cuenta en $ - Aporte Local
La cuenta contable del Proyecto es la correspondiente a la cuenta bancaria única a través de la
cual se gestionan los fondos locales asignados a la UEC para la totalidad de los Préstamos
ejecutados por el PROSAP I, II y III. Por lo tanto, a efectos de reconciliar la mencionada
cuenta bancaria, se deben tener en cuenta los movimientos imputados en los otros Préstamos
ejecutados por la UCAR, dificultando dicha tarea.
Cabe mencionar que de acuerdo a la documentación tenida a la vista, oportunamente y a
medida que se firmaban nuevos Préstamos a ser administrados por esta UCAR, se solicitaba
la apertura de una cuenta de Aporte Local, sin obtener una respuesta favorable al respecto.
Asimismo según la información recibida de la Dirección Nacional de Gestión y Desarrollo
Institucional del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca, los fondos son girados al
PROSAP sin segregar a qué Préstamo se asignan, dejando a criterio de la UCAR dicha
asignación.
Comentarios de la UCAR:
Oportunamente y a medida que se firmaban nuevos Préstamos a ser administrados por la
UCAR, se solicitaba la apertura de una cuenta de Aporte Local; dicha cuenta fue negada por
la Tesorería General de la Nación. Asimismo se solicitó a la Dirección Nacional de Proyectos
con Organismos Internacionales de Crédito su intervención a fin de regularizar esta situación.
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Cuenta en USD BID
En esta cuenta bancaria existen algunos movimientos registrados como transferencias de
“USD a $” que se debitan y acreditan en la misma por idéntico monto, sin que se vean
reflejados en los movimientos bancarios analizados.
Comentarios de la UCAR:
Los mismos constituyen desafectaciones (reversiones) de movimientos que no se envían al
banco.
La Rioja
Cuenta BID en $
De acuerdo a los registros analizados, esta cuenta se encuentra sin movimientos durante el
período auditado sin que se haya procedido al cierre de la misma, ya que la UEP utiliza la
cuenta escritural para esta operatoria.
Comentarios de la UCAR:
Se solicitará a la provincia aclaraciones al respecto, tan pronto se disponga de una respuesta,
la misma será remitida a los señores auditores.
Recomendaciones:
Profundizar los controles contables y administrativos a efectos de minimizar los errores y
mejorar la calidad de la información.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) DISPONIBILIDADES
Observaciones:
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UCAR
Cuenta Aporte Local
En las conciliaciones bancarias analizadas existen dos movimientos distintos -un ingreso y un
egreso- de montos significativos, cuyas respectivas reversión figuran en el extracto luego de
largos periodos de tiempo. (17-04-13 pago $9.344.915,00 y desafectación $4.000.000,00 del
28-06-13).
Comentarios de la UCAR:
Dichos movimientos fueron regularizados.
La Rioja
La Rioja-Cuenta Escritural
Se realizan desafectaciones de partidas con las mismas leyendas de sus operaciones de origen.
Comentarios de la UCAR:
Los movimientos observados corresponden a los registros contables de los pagos que efectúa
la Tesorería de la Provincia directamente desde su cuenta bancaria y que corresponde al
aporte provincial del Proyecto.
Recomendaciones:
Profundizar los controles contables a efectos de minimizar los errores y mejorar la calidad de
la información.
2) ADQUISICIONES
Observaciones:
A. CP-BID-NAC-1956-UEC-B-04/13 – Tabiques Oficinas. Valor final $ 489.640,70.
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1- Acta de Apertura: se encuentra suscripta por dos funcionarias de la misma Área.
2- Adicional de Obra: a fs. 140/141, el responsable del Área de Gestión de Proyectos
informa el 29 de Julio que se han “realizado” trabajos adicionales por un total de $ 78.060,00,
lo que representa el 18,96% del precio del Concurso Original. No obstante ello, con
posterioridad se prepara un pedido de presupuesto y una Orden de Compra para los trabajos
que ya habían sido informados como realizados.
Comentarios de la UCAR:
1- Acta de Apertura. Ni las Políticas ni el pliego hacen referencia a la cantidad de personas
que deben suscribir el acta de apertura. En proceso la apertura fue pública, no habiendo
concurrido ninguno de los Oferentes, que podrían haber firmado el Acta. El Área que llevó
adelante el proceso fue adquisiciones, de ahí que las funcionarias que suscribieron el acto
hayan sido de la misma área. Tomamos la observación y a partir de ahora las Actas estarán
firmadas por algún integrante de otra Área, distinta a la de Adquisiciones.
2- Adicional de obra. La mudanza de todas las áreas de la UCAR se dio de manera
secuencial en un período de tiempo determinado sin la interrupción del funcionamiento de
la estructura. A medida que cada área se fue trasladando, cada jefe o encargado ya
instalado en su nuevo ámbito, solicitaba al Área de Gestión de proyectos pequeñas
modificaciones para el mejor funcionamiento de su sector. Por un tema administrativo se
convino con la contratista hacer una medición final de todas las ampliaciones una vez
terminadas todas las refacciones manteniendo los precios unitarios ofertados. La Nota
PROSAP Nº3892-87 no es una solicitud de presupuesto sino que se le solicita una
ampliación de trabajos de acuerdo al detalle que se adjuntaba a la Nota (que no está
archivada en el expediente pero que se adjunta a la presente) en donde se fijaban las
cantidades y se consignan los precios mismos precios unitarios ofertados. Consideramos
que esta situación se dio en esta obra en particular dada la complejidad del caso, sin
embargo tomamos en cuenta la observación y se incorporará en este Pliego de Concurso
una Cláusula de “Alteraciones y Modificaciones” que contemple variaciones en las
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cantidades una vez firmada la Orden de Compra, siempre y cuanto la misma no supere el
porcentaje del 20% del monto contratado.
B. CP-BID-NAC-1956-UEC-O-001/20013 Obras Eléctricas. $ 246.522,18.
Tipo de Contratación – Carta Invitación y Pliego: De fs. 2 a 4, se cruzan informaciones
internas respecto de cómo debe ser encarada la presente contratación. Al respecto se duda
sobre su imputación y tratamiento como Obra Pública Nacional o Servicio. Si bien no hay
consultas oficiales de la reunión mantenida con la “gente de la ONP (Oficina Nacional de
Presupuesto)” surge que el trabajo no corresponde a una obra.
Al momento de completar la actuación se observa que sigue sin definirse exactamente el tipo
de trabajo a realizar atento que:
1- Se realiza la Carta Invitación para participar en un Concurso de Precios, con ajuste
alzado, para la construcción de una Obra.
2- Si se efectuó la presentación y aprobaron los pliegos por parte de autoridad competente.
3- No están previstas la presentación de las garantías por mantenimiento de oferta ni de
ejecución de obra.
4- No hay nombrada una Comisión de evaluación de ofertas.
5- No se adjunta un informe de evaluación de ofertas.
6- Si bien estaba previsto en el pliego no se encuentra adjunta a la actuación el Acta de
Posesión de las oficinas, el Replanteo de la obra y el Acta de Inicio, situación que además no
permite verificar si los trabajos se realizaron en los plazos convenidos.
7- No hay constancia del nombramiento de un inspector de obra.
8- No se indica si se han conformado los libros de inspección de obra.
9- No se acompañan las Actas de Medición de obra, debían ser quincenales conforme lo
establecido en el punto 47 del Pliego.
10- Se adjunta una única “Foja de Medición” con el 100% de los trabajos, sin fecha, no
obstante lo cual atento que es remitida por un Memo Interno de fecha 8 de Abril, se
presupone de ese día o anterior. Lo que daría como resultado que los mismos se habrían
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efectuado en un período de 17 días corridos, tomados así atento que el Memo se encuentra
fecha el domingo 8 de abril de 2013.
11- A fs. 217, el Área de Gestión de Proyectos indica que al realizar la mudanza “…surgió la
necesidad y la urgencia de ejecutar una serie de trabajos adicionales, que se acuerdo a la
necesidad y la urgencia, fueron ejecutados de acuerdo al siguiente detalle…La suma total de
los Trabajos asciende a $77.937.78…Se adjunta a la presente las Planillas de Cómputos y
Presupuestos de los Trabajos antes mencionados.” No obstante ello a fs. 219 se hace un
pedido de presupuesto.
12- A fs. 221 la empresa, con fecha 29 de Abril presupuesta el trabajo que según lo indicado
en el punto 14) ya había sido realizado.
13- A fs. 222/3, atento que el monto del adicional supera el 20% previsto en la normativa, se
realiza la consulta a Jurídicos de la UCAR, quien indicara que correspondería una
Contratación Directa conforme el inciso 5 del art. 25 del Decreto 1023/2001. No obstante
ello, atento que los trabajos se encontraban ya realizados, se efectuó la ampliación del
contrato.
Comentarios de UCAR:
Tipo de Contratación – Carta de Invitación y Pliego. Cuando se decide intervenir en los
edificios de Av. Belgrano 450 y 456 esta área considera que la readecuación de la red de
datos, telefonía y electricidad se trataba de una obra; considerando la definición de obra que
establece el BID “son todas las construcciones de infraestructura física nueva o de
ampliación de mejoramiento, rehabilitación o mantenimiento de la existente, tales como: i)
edificios habitacionales o para uso de oficinas y establecimientos para la atención de la
salud y la educación, ii)…”. De acuerdo a ello el día 27 de febrero de 2013 se invita a 3
empresas a presentar Ofertas en base a un documento de licitación elaborado por el Banco
Interamericano de Desarrollo (que se adjunta como Anexo) en donde se establece que la fecha
de apertura es el 15 de marzo de 2013. La confirmación de la ONP que se trata de un servicio
de no consultoría y no de una obra, es recibido el día anterior a la apertura y dada la urgencia
de contratación de los servicios se decidió continuar con el proceso. Aclaramos que el precio
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estimado de la contratación era $180.000 equivalentes a u$s36.000, o sea muy por debajo de
los límites de Licitaciones Públicas Nacionales, tanto para obras (u$s350 mil) como para
servicios de no consultoría (u$s100 mil). Por otro lado, el documento utilizado resulta
desproporcionado con las pequeñas tareas a ejecutar y además es mucho más exigente que el
que hubiera correspondido en caso de considerar a la adquisición como un servicio de no
consultoría.
Sin embargo tomamos el comentario y a partir de ahora, licitará las instalaciones de cualquier
tipo como Servicios de no Consultoría y se compromete a revisar el documento “Carta de
invitación a cotizar precio y pliego de bases y condiciones para la construcción de obras
civiles sencillas a contratar por el método de Comparación de Precios” sugerido por el
Banco a partir de Enero 2008, adaptándolo para el caso obras muy sencillas.
1) Explicado en el párrafo anterior.
2) Por tratarse de un Concurso de Precios, el proceso está sujeto a revisión ex - post por
parte del Banco.
3) En el pliego se establece la presentación de una Declaración de Mantenimiento de
Ofertas a modo de Declaración Jurada (Anexo II – FORMULARIOS DE LA OFERTA).
Dada la baja complejidad de los trabajos a ejecutar, el bajo monto del P.O y que los trabajos
se pagaban en su totalidad contra la finalización de la obra, se desistió expresamente en el
documento de garantizar el contrato.
4) En los casos de procesos financiados por Organismos Internacionales de Crédito no es
uso de la Unidad el nombramiento una Comisión de Evaluación mediante Resolución
Administrativa, cuando el ejecutor es la misma UCAR.
5) Como en los Concursos de Precios se invitan empresas calificadas, sólo se confecciona la
Planilla Comparativa de Ofertas. Sin embargo tomamos nota de la observación e incluiremos
columnas donde se confirme la presentación de documentación formal, desvío respecto del
P.O, etc.
6) 7) y 8) Por tratarse de una obra de baja complejidad que se ejecutó en muy poco tiempo
con la UCAR en funcionamiento y en los mismos edificios, la supervisión de los trabajos fue
llevada a cabo por distintos profesionales del Área de Gestión de Proyectos, no
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manteniéndose la formalidad señalada en los pliegos (que resulta excesiva para este tipo de
obra). Es oportuno considerar que el proceso de adquisiciones finaliza una vez firmado el
contrato; la responsabilidad del cumplimiento de lo establecido en los pliegos durante la
ejecución de la obra es responsabilidad de la inspección. Sin embargo tomamos la
observación y nos comprometemos en adaptar el documento licitatorio de acuerdo a la
complejidad de la obra.
9) y 10) Existe una contradicción en el pliego. Mientras que en la Cláusula 46 Certificados
de Obra se establece un único certificado al finalizar la obra, en la Cláusula 47 Acta de
Medición dice que los trabajos serán medidos quincenalmente. El tiempo de ejecución
previsto en los pliegos era de 25 días corridos, sin embargo la empresa trabajó en doble turno
y adelantó la fecha de entrega, habiendo finalizado efectivamente el lunes 8 de abril.
11) La mudanza de todas las áreas de la UCAR se dio de manera secuencial en un período de
tiempo determinado sin la interrupción del funcionamiento de la estructura. A medida que
cada área se fue trasladando, cada jefe o encargado ya instalado en su nuevo ámbito,
solicitaba al Área de Gestión de proyectos pequeñas modificaciones para el mejor
funcionamiento de su sector (principalmente traslados de periscopios debido al cambio de
posición de los escritorios). Por un tema administrativo se convino con la contratista hacer
una medición final de todas las ampliaciones una vez terminadas todas las refacciones
manteniendo los precios unitarios ofertados. La Nota PROSAP Nº1859-87 no es una solicitud
de presupuesto sino que se le solicita una ampliación de trabajos de acuerdo al detalle que se
adjuntaba a la Nota en el que figuran las cantidades adicionales con los precios unitarios
ofertados. Consideramos que esta situación se dio en esta obra en particular dada la
complejidad del caso, sin embargo tomamos en cuenta la observación y en casos futuros en
que la variación sea inferior al 20% del monto contratado se aplicará la Cláusula de
“Alteraciones y Modificaciones” en donde se debe solicitar al Contratista la ejecución de las
tareas con carácter obligatorio.
12) Es correcto, la empresa debería haber contestado que aceptaba lo propuesto.
13) El Dictamen concluye que es viable la ampliación del Contrato de obra sobrevenida. Sin
embargo tomamos en cuenta la observación y en el futuro, en caso de resultar incrementos
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superiores al 20%, se verificará la aplicación del inciso 5 del Artículo 25 del Decreto
Nº1.023/2001 para tratarlo como una Contratación Directa.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el programa teniendo en
cuenta la normativa en la materia, documentando cada una de las operaciones en tiempo y
forma.
3) CONSULTORES
Observaciones Generales:
La mayoría de los currículos vitales no tienen firma del consultor, tampoco poseen fecha ni
consta fecha de su recepción por parte del Proyecto.
Comentarios de la UCAR:
Se toma en cuenta la observación.
Observaciones particulares:
1- En dos de los casos analizados se observan algunos integrantes en las ternas de selección de
consultores cuyas experiencias laborales previas no concuerdan con lo solicitado en los
términos de referencia de su contratación.
2- En uno de los casos analizados los Términos de Referencia (TOR) especifican como
condición la de profesional para el consultor a seleccionar, esto no es cumplido en la
selección del mismo.
3- En un caso no se cuenta con la nota de designación del consultor seleccionado.
4- Del análisis de los contratos se observa que en dos de los casos las cláusulas prevén entrega
de informes de avance mientras que en los TOR no se estipula su presentación.
5- En uno de los informes analizados se tuvo a la vista en su detalle que se transcriben los puntos
de los TOR y se repiten los resultados obtenidos de un informe a otro sin especificar las tareas
desarrolladas.
6- Se observa que al momento de presentación de las facturas de un consultor en el mes de junio
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se factura con fecha posterior a julio y agosto pero la numeración es anterior a esos meses.
Comentarios de la UCAR:
1- Se realizan entrevistas a todos los postulantes y se selecciona al que cumple con el perfil
requerido. Las búsquedas se publican en la web y en distintas universidades. (Comentario del
auditor: no procedente, no responde a la observación).
2- Se toma nota de la observación.
3- Existe designación sólo en los casos en que se trate de un cargo de dirección y coordinación,
para las restantes contrataciones resulta seleccionado el ganador de la evaluación.
4- Sin comentarios.
5- El informe responde a un formulario requisito del organismo contratante. Se ha solicitado que
a partir del 2014 los consultores adjunten al formulario requerido una descripción de las
actividades realizadas durante el periodo.
6- Sin comentarios.
Recomendaciones:
Dar cumplimiento a la normativa prevista en la materia e incrementar los controles
administrativos a efectos de no reiterar las situaciones planteadas.
4) ANR (Aportes No Reembolsables)
Observaciones:
- Grupo 036-04 Asociatividad Estratégica Vitivinícola
Andrade Carlos José
Las facturas presentadas por compra de malla antigranizo, por mano de obra de espalderos y
construcción de un galpón por $ 74.316,44, $ 15.124,03 y $ 117.518,83 respectivamente, si bien
las mismas son válidas, los proveedores no tienen declarada ante AFIP la actividad
correspondiente a las erogaciones facturadas.
Comentarios de la UCAR:
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La consultora que revisa la documentación, procedió oportunamente a la verificación del CAI y
la CUIT de las empresas, de la que surgió la validez de los comprobantes. Se solicitará a la
consultora que refuerce los controles correspondientes.
En adición a lo expuesto cumplimos en informar que el proveedor declara dos actividades
secundarias, una de ellas con el Nº 454100, que según el código de actividades de AFIP es
“Construcción – Terminación de obras e ingeniería civil. Instalaciones de carpintería, herrería de
obra y artística (incluye instalación de puertas y ventanas, carpintería metálica y no metálica,
etc.)”.
- Grupo 051-04 Productores de la Cuenca Lechera San Genaro, Santa Fe
1-
Santa Dominga SA.
En la presentación del plan la empresa adjunta como documentación respaldatoria un balance
por el ejercicio 2009 correspondiente a otra empresa.
2-
Eduardo Boetto
En la factura presentada por la compra de un carro forrajero, se aclara que es “usado”, y según lo
expuesto en el Punto 7.2 de las Bases de la 4ª Convocatoria sería considerado como “gastos no
elegibles”.
3-
Gustavo Topini
Las facturas presentadas por "movimientos de escombro y tierra", "cavar pozos y tierra p/poste",
"Plantar 34 postes", "Reparar", "colocación de 4 portones nuevos", "Movimientos de tierra y
rellenar corrales", "armado de mangas con maderas para tambo" todas pertenecientes a un mismo
proveedor que no tiene declarada ante AFIP la actividad correspondiente a las erogaciones
facturadas. Además se verificó que en la actualidad no registra actividad económica declarada.
Comentarios de la UCAR:
1- Se toma debida nota de la observación, aunque es dable destacar que la información tomada
en cuenta para la evaluación externa fue la del balance al 31/12/2010.
2- Se toma debida nota de la observación, destacando que ha sido un error involuntario de los
diversos medios de control que se realizaron sobre las inversiones. El sector contactó al
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patrocinador del plan de negocios, quien informado de la situación se comprometió a efectuar
una presentación complementaria y compensatoria por la inversión reconocida.
3- Al tiempo de la verificación, la constancia de inscripción del proveedor se encontraba
vigente, informando la categoría en la que se encontraba registrado.(Comentario del auditor:
no se tuvo a la vista lo señalado)
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa, teniendo en cuenta
la normativa aplicable en la materia, Dar cumplimiento a lo previsto en materia impositiva.
5) INFRAESTRUCTURA RURAL Y SERVICIOS
Provincia de Entre Ríos
Pagos de Obras
Observaciones Generales:
Existen en algunos casos atrasos en los pagos de aporte local realizados a las contratistas, de
cada uno de los certificados aprobados.
Comentarios de la UCAR:
Sin comentarios.
– Mejoramiento de caminos rurales en áreas productivas - Lote A
En algunos pagos realizados el contratista emite el recibo por el importe neto de las retenciones
practicadas.
Comentarios de la UCAR:
Se procedió a salvar el recibo.
– Mejoramiento de caminos rurales en áreas productivas - Lote B
Se tuvieron a la vista recibos de la contratista que no son correlativos respecto a su fecha de
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emisión.
Comentarios de la UCAR:
La empresa nos comunicó que se traspapeló transitoriamente un talonario y luego de finalizado
los restantes se continuó con el talonario inicial.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Proyecto. En lo que respecta
al pago del aporte local, deberán tomarse los recaudos necesarios para que sean realizados según
lo estipulado.
CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 24 abril de 2014
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INFORME DE CONTROL INTERNO DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II)
CONVENIO DE PRÉSTAMO 1956 OC-AR/BID
(Ejercicio Nº 5 finalizado el 31 de diciembre de 2013)
El presente informe tiene por objeto proporcionar información relacionada con la evaluación
realizada al sistema de control interno implementado por la UCAR del “Programa de Servicios
Agrícolas Provinciales” (PROSAP II) BID 1956/OC-AR
La evaluación fue realizada teniendo en cuenta los criterios definidos por el “Committee of
Sponsoring Organizations” (C.O.S.O.) y se exponen a continuación tanto las fortalezas como las
debilidades encontradas, señalando en los casos que ameritan, los riesgos involucrados y las
recomendaciones correspondientes:
TÍTULO
PÁGINA
Ambiente de Control
20
Evaluación de Riesgos
29
Actividades de Control
33
Información y Comunicación
34
Supervisión
35
AMBIENTE DE CONTROL
1. Integridad y valores éticos
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
A) Código de conducta
1) ¿Ha establecido por escrito la dirección
de la entidad un código de conducta ética
que sea aplicable a todo el personal?
X
19
Se encuentra publicado en
la página Web del Prosap
(RRHH - Gestión) RO
Sección VII.
2) ¿Considera este código de conductas
conflictos de intereses, estableciendo
reglas para cuando éstos se presenten?
X
3) ¿Se ha difundido el código de ética en
toda la unidad y se lo hace conocer a los
funcionarios nuevos?
X
4) ¿Cuáles son los procedimientos que ha
definido el Proyecto para sancionar las
violaciones al código de conducta?
5) ¿Las medidas disciplinarias aplicadas
se dan a conocer en toda la organización?
¿Cuál es el procedimiento aplicado?
6) ¿Existen políticas por escrito para
regular las relaciones de la dirección con
el personal subalterno, proveedores, etc.?
7) ¿Se ha establecido por escrito una
política que obligue a los funcionarios de
mayor jerarquía a declarar sus beneficios
pecuniarios?
X
8) ¿Quién es el funcionario responsable de
supervisar los esfuerzos del Proyecto para
respaldar la ética?
B) Actitud administradores respecto
del control interno
X
1) ¿Existen informes de auditoría interna
realizados
por
el
organismo
correspondiente?
2) ¿Los resultados de esas evaluaciones
son tomados en cuenta por la dirección,
tomándose las medidas correctivas
correspondientes?
X
3) ¿Es en el ámbito de dirección que se
examinan y contestan las cartas de los
auditores externos?
X
Idem anterior. Se utiliza la
DJ de incompatibilidades al
inicio de la relación
contractual.
Se firman las declaraciones
conjuntamente con la firma
del contrato. Está publicada
la normativa vigente en la
página web.
Rescisión de contrato del
consultor involucrado.
X
Sin comentarios
UCAR
X
Solo se aplica normativa
BID
y
Legislación
Nacional.
Se envían las declaraciones
a la Oficina Anticorrupción
del
Coordinador,
Responsable
de
Administración y Finanzas
y
Responsable
de
adquisiciones.
El Coordinador Ejecutivo
del Programa.
X
X
20
de
la
Se adjuntan informes de
auditoría interna por el
ejercicio 2013.
Se elevan Informes a la
Coordinación del Programa
a fin de ser tenidas en
cuenta por los destinatarios
finales de los mismos.
-----------------------------
4) ¿La dirección fomenta los informes de
auditoría interna sobre los controles?
X
---------------------------
5) ¿Tiene la auditoría interna y los
funcionarios de ella independencia de
criterio y calidad profesional requerida
para efectuar sus funciones?
6) ¿La dirección promueve el desarrollo
del sistema de control interno basado en
las normas del Informe Coso?
X
La auditoría interna sólo
depende orgánicamente de
la coordinación ejecutiva.
X
La matriz de los informes
de control interno está
articulado en el informe
COSO.
21
2) Políticas de Recursos Humanos
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
A) Políticas para reclutar, retener y
pagar al personal
1) ¿Existe una política definida para el
Proyecto de recursos humanos? ¿Quién
es el responsable de llevarla a cabo?
X
2) ¿La existencia de puestos superiores
vacantes es conocida por todas las
personas con la idoneidad necesaria para
ocuparlos, tanto dentro como fuera de la
organización? ¿Qué procedimiento se
utiliza?
3) ¿Los mecanismos para la designación
y promoción del personal están basados
en criterios objetivos que procuren evitar
el favoritismo?
4) ¿Existe algún régimen de promoción
dentro del Proyecto?
X
5) ¿Se efectúan estudios de gestión
independientes de la labor de los
principales funcionarios? ¿Quién los
efectúa?
6) ¿Las descripciones de los puestos
contienen suficientes referencias de las
responsabilidades relacionadas con el
control?
La política de RRHH la
fija el Decreto 485/13, la
Normativa de Bancos y
Reglamento Operativo. Es
responsabilidad del Área de
Recursos Humanos.
Las
vacantes
poseen
difusión Interna.
Se amplía la difusión a
través de la Página web.
X
Basado en desempeño,
antigüedad en el proyecto y
propuesto por los jefes de
Unidades. (Ver B.1)
De acuerdo a las vacantes o
reestructuración de áreas o
sectores creados.
X
X
X
22
------------------------------
Están consignadas en los
Términos de referencia.
B) Políticas para reclutamiento y
capacitación
1) ¿Existen políticas por escrito para
reclutar al personal? ¿En qué consisten?
2) ¿Las solicitudes de empleo y las
entrevistas son efectuadas y revisadas
por personal con la debida capacitación,
enterado de los requerimientos de los
puestos vacantes y con aptitudes para
realizar esas entrevistas? ¿Qué cargos
ocupa dicho personal?
3) ¿Las políticas de reclutamiento
incluyen la revisión de los antecedentes
penales de los candidatos?
X
4) ¿El personal de nuevo ingreso es
informado de sus responsabilidades,
deberes y derechos?
5) ¿Existen manuales descriptivos de los
puestos?, ¿se actualizan periódicamente?
¿Y se informan esas actualizaciones al
personal de manera oportuna?
6) ¿Las descripciones de los puestos en
el
manual
coinciden
con
las
especificadas en los TDR?
7) ¿Las descripciones de los puestos en
el manual coinciden con las tareas
realmente efectuadas?
8) ¿Se considera la satisfacción de las
necesidades actuales de capacitación y
desarrollo del personal así como sus
X
X
Respecto del reclutamiento
en base a vacantes y
siguiendo lo establecido en
el Reglamento Operativo y
Manual de Procedimientos.
Capacitación en función a
la tarea y aprobada por los
diferentes jefes de áreas.
(Comentario del auditor:
corresponden
solo
a
procedimientos)
El Jefe Directo y Recursos
Humanos
(Comentario del auditor:
no hay constancia escrita.
Se hacen solo en forma
verbal).
X
La persona firma una
declaración jurada que no
posee antecedentes; solo en
el caso de tramitación por
expediente se solicita el
certificado de antecedentes.
--------------------------------
X
Se describe por Áreas en el
Manual de Procedimientos.
X
--------------------------------
X
Son una síntesis.
X
A principio de año se pasa
una encuesta con los
requerimientos
de
23
necesidades futuras? ¿Cuál es el
mecanismo implementado para su
manifestación y toma de conocimiento?
9) ¿A través de qué medidas se
implementan las necesidades de
capacitación y desarrollo establecidas en
el punto anterior?
10) ¿Se han establecido procedimientos
apropiados para corregir o prevenir las
deficiencias de desempeño?
X
X
capacitación y los jefes
evalúan dichas solicitudes y
elevan los requerimientos.
Algunas a través de becas,
formación de postgrados y
el plan de capacitación.
(cursos y seminarios)
Actividades
de
capacitación específica de
ser necesario.
Riesgo Involucrado: De lo expuesto surge que el Programa, para el reclutamiento de personal
contempla las Normas aplicables en la materia, definiéndose mecanismos y medidas en materia
de capacitación. Aún no se ha establecido una política tendiente a la retención de personal que
contribuya al fortalecimiento institucional y a la prevención de deficiencias en el desempeño
durante la vida del Proyecto. La falta de establecimiento de las políticas enunciadas involucra un
riesgo de alta rotación y de pérdida de personal y/o de mal desempeño, cuestión clave que podría
afectar el cumplimiento adecuado de los objetivos.
Recomendaciones: Una adecuada política de recursos humanos es fundamental para obtener el
mejor rendimiento del personal. Por lo tanto se debería implementar un funcionamiento
organizacional que signifique el reconocimiento de los más capaces así como la detección
oportuna de mal desempeño y su corrección.
24
3) Estructura Organizacional
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
Determinación de la estructura
organizacional
1) ¿Se ha definido claramente la estructura
de la organización?
X
---------------------------
2) ¿Se cuenta con manuales de
procedimiento actualizados que incluyan
tanto los procedimientos operacionales
como los financieros y contables que
deban aplicarse?
3) ¿Cuáles son las variables que
determinan la vigencia, remuneración,
condiciones de trabajo, etc., de los
contratos de trabajo de los funcionarios?
4) ¿Existe supervisión de la labor de los
funcionarios por una autoridad superior
apropiada?
X
Los
manuales
se
encuentran en proceso de
actualización y adecuación
a la nueva estructura.
X
El Decreto 485/13. El
Contrato y los Términos de
referencia de acuerdo a la
normativa del Banco.
Dentro del Proyecto según
organigrama
hasta
la
máxima
autoridad:
el
Coordinador Ejecutivo. El
Programa es sometido a
distintas
auditorías
y
revisión ex post de los
Bancos.
X
25
4)
Sistemas
Información
computarizados
de
(El programa cuenta con sistema de
desarrollo propio el SIIG (Sistema
Integrado e Integral de Gestión) y un
sistema financiero proporcionado por el
Ministerio de Economía (UEPEX)
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
A) Evaluación de los controles
generales del sistema
1) El sistema ¿es administrado por un
funcionario de alto nivel que informe a las
autoridades superiores?
X
-----------------------
2) Los desarrolladores de los sistemas
¿tienen prohibido operar las computadoras
y utilizar los programas con datos reales?
X
3) El sistema de información y las bases
de datos ¿están protegidos contra el uso
por parte de terceros no autorizados?
X
Se aplica el criterio por
considerarlo
habitual
dentro de las buenas
prácticas de administración
de recursos informáticos.
(Comentario del auditor:
No hay procedimiento por
escrito).
Se aplica el criterio por
considerarlo
habitual
dentro de las buenas
prácticas de administración
de recursos informáticos.
(Comentario del auditor:
No hay procedimiento por
escrito).
El mismo opera con su
clave de administrador
sobre ellos para realizar sus
tareas propias.
No existe un acta donde
consten las contraseñas
dadas de alta.
4) El administrador del sistema de
información y de la base de datos ¿tiene
prohibido el acceso a los equipos que
están en operación?
5) Las contraseñas ¿se asignan
formalmente y están protegidas para evitar
el uso no autorizado?
X
X
26
6) ¿Se ha establecido una rutina en el
sistema que obligue a los usuarios al
cambio de contraseñas en forma
periódica?
X
7) ¿Se han asignado códigos de
identificación a las terminales para evitar
que las terminales no autorizadas tengan
acceso a las líneas de comunicación?
8) ¿Existen listas del personal autorizado
que especifiquen los límites de
autorización?
9) ¿Se mantienen esas listas de
autorización debidamente actualizadas?
X
La política empleada exige
cambiar la contraseña una
vez al mes no pudiendo
repetir ninguna de las 10
últimas.
Uso de perfiles de usuarios
con accesos establecidos.
X
Se establecen permisos
desde el sistema.
X
Se revisan periódicamente
10) ¿La información confidencial es
cifrada o encriptado cuando se transmite?
X
11) ¿Se hacen inventarios periódicos de
los equipos y se concilian sus resultados
con los registros financieros?
X
12) ¿ Existe una segregación de funciones
o la debida asignación de autorizaciones
en los sistemas informáticos, de tal forma
que una misma persona no pueda registrar
una transacción desde su origen hasta su
asiento final en los auxiliares y libro
mayor o en los registros similares de la
base de datos?
13) ¿Los sistemas de información son
confiables, cumpliendo con las normas
técnicas vigentes?
X
14) ¿Se han establecido procedimientos
para enfrentar las situaciones que pudieran
afectar la información y equipos, como
son: procedimientos de recuperación ante
desastres,
sitio
alternativo
de
procesamiento de información, respaldos,
almacenamiento de información de
X
X
27
El UEPEX, es sistema
cerrado. En el SIIG la
información viaja abierta.
El sistema está preparado
para efectuar trasmisiones
cifradas.
Se ha formalizado en los
procedimientos
e
implementado
su
realización.
(Comentario del auditor:
Se verificó en el desarrollo
de la auditoría a través del
análisis del registro de las
operaciones)
(Comentario del auditor:
No hay constancia escrita
de lo manifestado por el
proyecto).
Además de procedimientos
de
resguardo
de
información (se aplican
rutinas diarias de back up
en
su
modalidad
incremental a cinta. Los
medios son conservados en
respaldo en sitios lejanos a la oficina
principal, etc., que permitan continuar con
las operaciones básicas de la oficina?
15) ¿Toda transacción está debidamente
respaldada por documentación acorde con
la legislación aplicable y demás
normativa?
16) ¿Antes de poner en funcionamiento un
sistema de información nuevo o las
modificaciones a uno ya existente, se
realizan las pruebas para verificar que la
información se procese adecuadamente,
de manera íntegra y confiable?
17) ¿A la fecha se encuentra
implementado el Sistema de Seguimiento
y Monitoreo?
B) Evaluación de los controles de
aplicación del sistema
1) El sistema de información ¿contiene
reglas y rutinas de verificación, que
permitan comprobar la exactitud de los
datos que se introducen en las
computadoras?
X
2) ¿Existen procedimientos establecidos
por escrito para realizar la comunicación a
los responsables de administrar el sistema
de información, de los errores en que se
incurre al procesar las transacciones y
cualquier otra deficiencia que se observe
durante el ingreso, procesamiento y
emisión de datos e información? ¿Cuáles?
3) ¿Los errores y deficiencias se
investigan y se subsanan, documentando
adecuadamente lo actuado?
4) ¿Se utilizan controles de archivo para
verificar que se actualice la información
correcta y evitar la destrucción accidental
de los archivos?
cajas
de
seguridad
ignifugas), en las oficinas
del
desarrollador
del
sistema existe un servidor
alternativo en línea.
----------
X
Existe un servidor de
desarrollo para ensayar el
correcto funcionamiento.
X
--------------
X
Esto se aplica únicamente
en el SIIG.
X
Existen
medios
electrónicos para el reporte
de incidentes
X
Por reportes electrónicos
X
En forma periódica se
chequea la actualización de
la información y se
inutiliza la documentación
que está procesada y
contabilizada
28
5) ¿Existen procedimientos para realizar y
conservar copias de respaldo de los
archivos, programas y documentos
relacionados con las operaciones?
(Ver A.14)
X
Riesgo involucrado: No existe un control adecuado de contraseñas y sus correspondientes
actualizaciones. Esto podría generar situaciones no deseadas en el manejo de los sistemas
computarizados, con la posibilidad de perjuicios operativos y económicos para el Programa.
Recomendaciones: Llevar un adecuado control de contraseñas de los sistemas operados por el
Programa y sus correspondientes actualizaciones, dejando plasmados dichos hechos en los
registros llevados al efecto.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
A) Determinación de la
existencia o no de indicios de
riesgo operacional y de fraude en
la Unidad
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
1) ¿Los propósitos generales del
Proyecto
están
claramente
definidos y publicados de forma
que
puedan
ser
fácilmente
comprendidos?
X
Los objetivos del Programa, así como
también de sus subproyectos están
claramente definidos en sus respectivos
documentos y en los sistemas de
administración y gestión.
2) ¿Los objetivos del Proyecto
están comunicados al personal?
X
Están comunicados mediante la intranet
del Proyecto.
3) ¿El personal entiende cómo los
objetivos
del
Proyecto
se
relacionan con los objetivos de sus
áreas?
4) ¿Qué entiende el Proyecto por el
término “riesgo en el logro de los
objetivos”?
X
(Comentario del auditor:
constancia escrita).
X
Los que afecten a la subsistencia y
eficiencia del Programa
29
No
hay
5) ¿Qué entiende el Proyecto por el
término
“administración
del
riesgo”? Detallar.
X
El objetivo de la administración de
riesgos es minimizar la probabilidad de
ocurrencia de los mismos, y contar con
acciones de mitigación en el caso que los
riesgos se presenten como hechos
concretos y consumados.
6) ¿Con qué frecuencia el Proyecto
valora los riesgos de alcanzar sus
objetivos?
X
Semestralmente se analizan los supuestos
o riesgos críticos, tanto del programa en
su conjunto como de cada sub proyecto.
7) ¿En qué áreas del Proyecto se
garantiza la administración del
riesgo?
X
Área de Control de Gestión – Unidad de
Monitoreo y Evaluación.
8)
¿El
Proyecto
tiene
procedimientos
para
reportar
riesgos? ¿En qué consisten?
X
El proyecto utiliza la metodología de
gestión de riesgos del BID. La misma
ofrece acciones de mitigación ante la
ocurrencia/presentación de riesgos.
9) ¿El personal responsable de los
activos (bienes, efectivo) está
separado de los que realizan los
registros contables?
X
--------------------------------
10) ¿El acceso a las cuentas
bancarias y otra información
relacionada está prohibido al
personal de contabilidad?
X
Es responsabilidad de Tesorería
11) ¿El personal que autoriza las
transacciones está separado de la
custodia
de
los
activos
correspondientes?
X
-------------------------------
12) ¿Cuál es el nivel de
autorizaciones para efectuar los
pagos del Proyecto?
X
Jefe de área y Jefe de Unidad. Para todos
los casos es el mismo nivel de
autorización.
13) ¿Con qué frecuencia se
produce el envío de la
precontabilización de los pagos por
parte de la UCAR?
X
30
No se realiza precontabilización
14) ¿Con qué frecuencia se
produce
la validación de la
precontabilización por parte de la
UCAR?
15) ¿Se efectúan todos los pagos
con cheques emitidos no a la
orden?
16) ¿Se efectúa la firma de cheques
teniendo
a
la
vista
la
documentación de respaldo?
X
No se realiza precontabilización.
X
--------------------------------
X
------------------------------
17) ¿Existen procedimientos de
cancelación o anulación de facturas
pagadas? ¿Cómo se instrumentan?
X
Sello de pagado en facturas.
18) ¿Se mantienen en custodia
adecuada las chequeras?
X
En caja fuerte.
19) ¿Existe un control de la
numeración de los cheques?
¿Quién lo efectúa?
X
Tesorería.
20) ¿Existe un procedimiento para
el depósito del fondo de reparo en
una cuenta especial creada para tal
fin?
21) ¿Se cancelan los fondos
enviados por la UCAR a las
jurisdicciones
contra
documentación de respaldo?
22) Vencido el plazo para
rendición del anticipo, ¿cómo se
procede en caso de existir un saldo
remanente?
23)
¿Prohíbe
el
sistema
computarizado la cancelación de
rendiciones con facturas con
idéntica o similar numeración?
24)
¿Permite
el
sistema
computarizado la rendición con
distinta documentación (recibos,
facturas)?
X
Sin comentario de la UCAR.
X
------------------------------
X
Se reitera el pedido de rendición y en
caso de no realizarse el pago o quedar un
saldo, se solicita su devolución a la
UCAR.
X
-----------------------
X
31
------------------------
B) Determinación de la existencia
o no de indicios de fraude en la
Unidad
1) ¿Tiene el Proyecto un programa
para prevenir, detener y detectar el
fraude?
2) ¿Tiene identificadas el proyecto
las áreas de más alto riesgo de
fraude?
X
X
Se realizó una capacitación de Seguridad
informática.
Capacitación en manejo de claves,
contraseñas, políticas de escritorios
limpios. Actualización de antivirus y
control de acceso al sistema.
Riesgo Involucrado: Del relevamiento realizado surge que se han implementado controles
internos pero aún no se puede aseverar que se hayan realizado estrategias destinadas a tener
identificados y evaluados los distintos riesgos ni a desarrollar acciones para minimizarlos. Lo
expuesto puede generar demoras en el logro de los objetivos planteados, derivadas de
circunstancias internas o externas que pueden ser prevenidas.
Recomendaciones: Realizar la identificación de los riesgos tanto internos como externos a los
cuales el Programa se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de
efectuar la estimación de los mismos y elaborar un plan que incluya las actividades de control a
fin de evitar o minimizar sus efectos.
32
ACTIVIDADES DE CONTROL
Determinación de la aplicación de
políticas de control generales en lo que
respecta al registro eficaz y eficiente de
las transacciones, la salvaguarda de los
activos, la conciliación de las cifras de la
contabilidad y la transparencia de los
informes
1) ¿Para el registro de las operaciones se
han diseñado formas apropiadas que se
utilicen correctamente para asentar todos
los datos tales como la fecha de las
transacciones, su monto original, el plazo
de pago, detalle de la operación el
proveedor y la moneda?
2) ¿La información se registra en una sola
unidad o base de datos integrada para
evitar errores por duplicación de registros
e inconsistencias en los informes y para
reducir los costos?
3) ¿El sistema que se utiliza para numerar
las transacciones es consistente con el que
se emplea para informar a los interesados
en el exterior, como el BID y el Banco
Mundial? (Ej. Nº PRISM)
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
X
--------------------------
X
-----------------------------
X
------------------------------
33
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Determinación de la recepción por
parte de las autoridades superiores de
la información sobre el Proyecto
necesaria para cumplir con sus
responsabilidades.
1) ¿Los informes sobre el Proyecto se
presentan de acuerdo con las normas que
al respecto ha establecido la comunidad
internacional?
2) ¿La coordinación del Proyecto tiene
reuniones frecuentes con los funcionarios
de las distintas áreas y con la auditoría
interna a los fines de estar informados
sobre el desarrollo de las actividades en
general y las relacionadas con control
interno en particular?
SI
X
X
NO
NC
OBSERVACIONES
Los informes sobre el
progreso del Proyecto se
confeccionan de acuerdo a
la metodología de los
organismos financiadores o
de
aquellos
que
puntualmente lo soliciten.
-----------------------
Riesgo Involucrado: Si bien se desarrollan reuniones frecuentes y los informes respetan las
normas establecidas, se presentan situaciones en las que distintas áreas del Programa no logran la
comunicación necesaria para la ejecución con el nivel de eficiencia deseado.
Recomendaciones: Mantener reuniones frecuentes y actividades en pos de la comunicación
organizacional, propiciando un clima de trabajo que promueva la interacción entre las personas y
los distintos equipos de trabajo para el mejor logro de los objetivos comunes.
34
SUPERVISIÓN
Evaluación de la eficacia de las
actividades de Supervisión
SI
1) ¿La Coordinación del Proyecto recibe
información suficiente y oportuna que le
permita supervisar los objetivos y
estrategias del Proyecto?
X
2) ¿Cómo transmite la coordinación de
forma explícita y contundente su
compromiso respecto del control interno?
3) ¿Existen variaciones significativas
entre las cifras presupuestadas y las
reales?
4) ¿El personal con tareas de supervisión
está obligado a hacer constar con su firma
que se han efectuado actividades
esenciales para el control interno?
X
NO
NC
X
X
CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 24 de abril de 2014
35
OBSERVACIONES
La
Coordinación
del
Proyecto,
recibe
información con distinta
frecuencia
(semanal,
mensual,
trimestral,
semestral, anual) sobre el
progreso del Proyecto, en
lo relativo a su ejecución
financiera y física.
Mediante reuniones.
Aprobación del Manual de
Procedimientos.
Demoras en el inicio de
algunos
Proyectos
Provinciales.
----------------------------
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II)
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1956/OC-AR
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de 2013)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- test o prueba de transacciones;
- circularización y reconciliación bancaria;
- análisis de la naturaleza y elegibilidad de los gastos;
- análisis de legajos correspondientes a procesos de adquisiciones;
- revisión de legajos de consultores;
- cotejo de las cifras expuestas en los Estados Financieros con las imputaciones efectuadas en
los registros contables y contra documentación respaldatoria;
- revisión del Sistema de Control Interno de acuerdo con el enfoque C.O.S.O;
- Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período y
- otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
36
El alcance de la tarea realizada comprendió el 100,00 % de las fuentes de fondos y el 49,59 % de
las erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en dólares estadounidenses al
31 de diciembre de 2013, de acuerdo al siguiente detalle:
Categoría
1- Unidad Ejecutora Central
2- Costos Directos
Importe de
Muestra en USD
% de muestra
sobre la
categoría
Total ejecutado en
USD
%
Incidencia
779.605,82
1,67
139.518,31
17,90
41.463.423,62
88,73
44,82
33.972.373,40
72,70
18.585.787,21
(*)18.267.933,4
6
2.2- Negocios Agroalimentarios
4.812.051,26
10,30
269.142,07
5,59
2.3- Fortalecimiento Institucional
2.1- Infraestructura Rural y Servicios
53,77
2.633.794,89
5,63
48.711,67
1,85
2.4- Preparación de Proyectos
45.204,07
0,10
0,00
0,00
3- Costos Concurrentes
38.354,28
0,08
0,00
0,00
4.448.536,72
46.729.920,44
9,52
100,00
4.448.536,72
23.173.842,24
100,00
49,59
4- Costos Financieros
TOTAL EJECUTADO
(*) la inversión se encuentra centralizada en pocas obras de monto significativo
CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 24 de abril de 2014
37