1997_010_06info.pdf

INFORME DEL AUDITOR SOBRE EL
ETADO DE ORIGEN Y APLICACIÓN DE FONDOS DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA RECONVERSIÓN PRODUCTIVA”
ARG 93-024
(Ejercicio 1995)
Al señor Director Nacional
del Proyecto ARG 93-024
Programa de Apoyo a la Reconversión Productiva
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado
el Estado Financiero detallado en el apartado I siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1995, correspondiente al proyecto ARG 93-024, “Programa de Apoyo a la
Reconversión Productiva”, suscripto entre el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
(PNUD) y la Nación Argentina.
Cabe aclarar que este Proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes de los
Convenios de Préstamo N° 816/OC-AR y N° 925/SF-AR otorgados por el Banco Interamericano
de Desarrollo.
I-
ESTADOS AUDITADOS
- Estado de Origen y Aplicación de Fondos, período 1995, en pesos y dólares
estadounidenses.
- Notas al Estado de Origen y Aplicación de Fondos.
Los estados financieros antes mencionados fueron preparados por el organismo ejecutor,
son de su exclusiva responsabilidad y fueron presentados a esta auditoría con fecha 8/5/96.
Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en nuestro examen de
auditoría, cuya labor de campo finalizó el 3 de mayo de 1996.
El estado contable surge de registros y planillas auxiliares llevados en pesos. La información
en dólares, tal como se describe en la nota respectiva se expone al tipo de cambio
operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0.998).
II
ALCANCE
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN, las cuales son compatibles con las de
aceptación general para la profesión contable en la República Argentina, con las
recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(INTOSAI) y con las establecidas para la Junta de Auditores Externos de las Naciones
Unidas de acuerdo al Reglamento Financiero del PNUD, incluyendo, dicho examen, pruebas
de los registros contable-financieros y demás procedimientos de auditoría que se
consideraron necesarios en las circunstancias, excepto por lo que a continuación se indica:
1- La Unidad de Coordinación no lleva un registro inventario integral de todos los bienes y
equipos adquiridos con fondos del Proyecto. Se cuenta con un inventario llevado por la
Gerencia de Sistemas que brinda información parcial de los bienes del Proyecto (Equipos
de Computación). Esta situación afecta la certeza de la integridad de la información
contable.
2- Durante el ejercicio, según confirmación del PNUD y documentación tenida a la vista, se
canalizaron al mismo $ 34.403.594,65 (U$S 34.472.539,11). De este total se
transfirieron $ 1.050.000.- a otros proyectos según el siguiente detalle:
Total Transferido al Proyecto ARG 93/024 $ 33.353.594,65
Transf. al Proyecto ARG 91/014
$
350.000.- (1)
Transf.al Proyecto ARG 91/014
$
700.000.- (2)
$ 34.403.594,65
(1) Transferido al Proyecto ARG 91/014, según Nota del 26/01/95 del MEyOSP referida a
la remesa al PNUD de $1.900.000.- (cancelando adelantos de ejercicios anteriores).
(2) Transferido al Proyecto ARG 91/014, según Nota 25/04/95 del MEyOSP referida a la
remesa al PNUD (para cancelar adelantos de ejercicios anteriores).
III
ACLARACIONES PREVIAS
Se ha observado que el Proyecto ha imputado erróneamente a la categoría Varios, gastos
por $ 39.000, cuando, por el concepto de la erogación, correspondía que hubieran sido
imputados en el rubro Subcontratos.
IV
DICTAMEN
En nuestra opinión, teniendo en cuenta las consideraciones expuestas en el apartado II y
excepto por lo mencionado en el apartado III precedente, el Estado de Origen y
Aplicación de Fondos y Notas que lo acompañan detallados en I, exponen razonablemente
la situación financiera del Proyecto N° ARG 93/024 "Programa de Apoyo a la
Reconversión Productiva” al 31 de diciembre de 1995, así como las transacciones
realizadas durante el período finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas
contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Documento del
Proyecto.
BUENOS AIRES, 20 de mayo de 1996.
MEMORANDO A LA DIRECCION
PROYECTO N° ARG 93/024
“PROGRAMA DE APOYO A LA RECONVERSION PRODUCTIVA”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1995)
Al señor Director Nacional
del Proyecto ARG 93-024
Programa de Apoyo a la Reconversión Productiva
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el
período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1995, correspondiente al
Proyecto ARG 93-024 "PROGRAMA DE APOYO A LA RECONVERSION PRODUCTIVA",
han surgido las observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a los
procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existente en la Unidad de
Ejecución Central del Proyecto (UNEC), que hemos considerado necesario informar para su
conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen surgen los
siguientes comentarios:
Falencias administrativas en el sector administración y finanzas.
-Si bien el Organismo Gubernamental de ejecución abrió una cuenta bancaria para el manejo de
los fondos del PNUD, no hizo uso exclusivo de ésta para el pago de los gastos realizados bajo
este convenio.
Tampoco es permitido mezclar adelantos de fondos con otras cuenta bancarias (Capítulo V,
Recursos Financieros, punto B. 2. del Manual de Gestión)
En este sentido el proyecto utiliza dos cuentas;
La cuenta Citibank N° 804505-016 para solventar erogaciones correspondientes a viáticos y
honorarios y;
La cuenta B.N.A. N° 2545/88
para el pago correspondiente a las demás categorías de
inversión.
Comentarios de la UNEC: En conocimiento del tema planteado, la UNEC solicitó autorización
al PNUD para operar de esa forma, sin que a la fecha haya obtenido respuesta del mencionado
organismo.
Con referencia a las reconciliaciones de anticipos de fondos enviadas al PNUD se observó que:
(1)-La fecha de presentación es posterior a la de vencimiento.
Reconciliaciones
1° Trimestre
2° Trimestre
3° Trimestre
4° Trimestre
Fecha Presentación
05/07/95
22/08/95
26/10/95
17/01/95
Fecha Vencimiento
15/04/95
10/08/95
15/10/95
15/01/96
Por lo tanto se recomienda la preparación y envío en término de las planillas de reconciliación de
anticipos de fondos pendientes del PNUD.
(2)-Se solventaron gastos con fondos no participados al PNUD (no utilizan la cuenta exclusiva
requerida por dicho organismo).
(3)-No se expone el saldo no participado al PNUD por gastos anteriores al 1/1/95 ($226.310,58).
Comentarios de la UNEC: Durante el ejercicio 1996 se corregirán las observaciones planteadas.
-Se observó que no se analizan las partidas pendientes que forman parte de las conciliaciones
bancarias realizadas por el proyecto.
Con referencia a lo expresado precedentemente, se verificó que dichas conciliaciones contienen
gran cantidad de partidas pendientes registradas por el Banco y no imputadas por la Unidad de
Coordinación, como así también registradas por el Proyecto y no contabilizadas por el Banco.
Estas partidas pendientes de conciliación se vienen arrastrando por varios meses, observándose
que las mismas no son analizadas para su depuración y realización de los ajustes correspondientes.
En los casos de cheques emitidos cuyo plazo de circularización expiró, su importe debe ser
depurado de la cuenta por carecer de validez legal para el cobro.
-También pudo detectarse que no se analiza el concepto al cual corresponden aquellos pagos
realizados por el Banco que no tienen registración del Proyecto.
Todo ello se produce porque la UNEC no expone en sus conciliaciones las partidas de ajuste en
forma clara y precisa, generándose una falta de confiabilidad en las mismas, dificultando su
seguimiento y reduciendo la veracidad a la información contable.
Tampoco se registran los débitos bancarios por gastos que genera el uso de la cuenta, quedando
pendientes en las conciliaciones bancarias. Se recomienda su regularización.
El proyecto debería implementar un método de análisis de todas aquellas partidas pendientes en
las conciliaciones bancarias, de manera tal de poder reducir su número a efectos de que la
información contable sea lo más precisa posible.
Comentarios de la UNEC: En este sentido el Proyecto afectó una persona para el análisis y
depuración de partidas pendientes de las conciliaciones bancarias del Proyecto.
-Otro de los motivos por el cual existe gran cantidad de partidas pendientes en las conciliaciones
bancarias del Proyecto -registrados por el Banco y no por la UNEC- es a causa de que el sector
Equipos “Gerencia de Formación y Administración de Equipos” envía con excesivo retraso la
información al sector contable; por lo tanto, al momento de practicarse la conciliación bancaria,
existe información no contabilizada.
Comentario de la UNEC: La UNEC está realizando las gestiones pertinentes, a fin de que la
información se reciba, de la gerencia mencionada en el párrafo precedente, en forma adecuada y
oportuna.
Centralización de la información- Sector Equipos
Se ha observado que la Gerencia de Formación y Administración de Equipos centraliza el manejo
de la información sobre la contratación y determinación de los pagos referidos al servicio de
consultoría contratado por el Proyecto.
Este sector, que es el encargado de la contratación de los consultores, también prepara los pagos
y emite los cheques o transferencias bancarias.
Esto significa que no existe en el Proyecto una adecuada separación de funciones que permita un
eficiente y recomendable control por oposición; por lo tanto, se sugiere que la responsabilidad del
pago (envío de cheques u órdenes de transferencias bancarias) esté a cargo del Sector
Administrativo-Contable.
Comentarios de la UNEC: En nuestra reunión final, la UNEC nos informó que en el transcurso
del presente ejercicio, la función de autorización de pago (firma de cheques) fue transferida al
Sector de Administración, parte contable.
Legajos de Consultores
Consultores Nacionales
-La selección de consultores se debe realizar en base a las descripciones aprobadas en el
documento del proyecto, que prescribe efectuar la búsqueda y evaluación de un mínimo de tres
postulantes para cumplir cada función. (Capítulo III, B 12, Manual de Gestión)
De la muestra seleccionada sobre algunos de los legajos individuales de consultores, se ha
detectado la falta, en algunos de ellos, del cumplimiento de ese requisito (ternas). Como ejemplo,
podemos citar las contrataciones correspondientes a los consultores: Benedetti, Daniel y Bonesi,
Laura.
-Se ha observado que dentro de la documentación básica requerida para la contratación de los
servicios de consultoría, existen algunas solicitudes de contratación y términos de referencia que
especifican los resultados a alcanzar sin firmar, no cumpliendo con lo requerido en el Manual de
Gestión. (capitulo III 15 b y c)
Como ejemplo podemos citar los legajos correspondientes a los consultores:Boido, Carlos;
Alvarez, Adrián y Buzzetti Thomsom, Beatriz.
-No se ha tenido a la vista el informe final que da respuesta a la obtención de resultados y
cumplimiento del programa de control de avance establecido en el contrato, condición necesaria
requerida por el PNUD (Capitulo III, 22 del Manual de Gestión) para habilitar el apoyo de los
servicios profesionales a través de la locación contratada. Ejemplo: Consultora Ana Cutts.
-Se ha detectado que muchas de las declaraciones juradas sobre incompatibilidades están
incompletas.
Esto hace que se diluya la responsabilidad que tiene el Proyecto, al momento de contratar, acerca
de la no elegibilidad de quien accede a la función. Ejemplo: Reynoso Héctor.
-En el caso de rescisiones de contratos, sólo se tuvo a la vista nota simple de renuncia de parte del
consultor, especificando la fecha de rescisión. No observándose la existencia del acuerdo de
terminación del contrato que el Director Nacional debe acordar con el profesional, siempre dentro
del período de notificación (15 días previos a la rescisión), (Manual de Gestión Capítulo III, 21,b)
-En otro orden de cosas merece señalarse que pudo detectarse la contratación de un consultor
que, a lo largo de los distintos períodos de su contratación para la realización de igual tarea, se lo
categorizó en forma no homogénea, conforme con lo que se expone seguidamente:
Contrato N°
745
1097
1440
Categ.
A
C
A
Rem. Mensual: Pesos
3501
1920
3501
-También se detectaron diferencias en la aplicación de los índices para la determinación del pago
de honorarios para períodos irregulares.
El proyecto toma días/mes (divisor 30) y el Manual recomienda Promedio anual días hábiles/mes
(divisor 21,75).
Consultores Internacionales:
-Del análisis realizado sobre este rubro se han observado dos legajos en los cuales no estaba
firmado el contrato respectivo que formaliza la relación de prestación de servicios.
Tal es el caso de los contratos correspondientes a:
N° Contrato
Consultor
404
Espinosa, Valentín
702
Valdivia Valenzuela, Mario
Se debe tener en cuenta que los responsables del Proyecto deberían abstenerse de autorizar el
inicio de las actividades del profesional hasta tanto se haya firmado el respectivo
contrato.(Capitulo III, 17 del Manual de Gestión- PNUD)
No se tuvieron a la vista los informes requeridos en los términos de referencia de la contratación
al consultor internacional Valentín Espinosa.
-Idénticas consideraciones a las expuestas en el párrafo quinto del apartado Consultores
Nacionales merecen señalarse con respecto a la rescisión de contrato presentada por el profesional
internacional Valdivia Valenzuela, Mario.
Comentarios de la UNEC: Se tomó nota de lo planteado y se tratará de corregir en el presente
ejercicio.
Departamento de Auditoría Interna.
El Proyecto no cuenta con un departamento de Auditoría Interna que emita informes periódicos
sobre los elementos de control instrumentados en el proyecto. Su implementación generaría un
mejor control interno de la administración financiera del Proyecto.
Comentarios de la UNEC: En el curso del presente ejercicio se trató internamente en la UNEC
la situación, llegando a la conclusión de que deberá ponerse en práctica la sugerencia planteada.
Falencias en el sistema de registros de inventario de bienes y equipos- inexistencia de
seguros.
Equipos fungibles y no fungibles.
De nuestro trabajo pudo observarse que la Unidad de Coordinación no lleva un registro de
inventario integral en el que se asienten todos los bienes y equipos adquiridos por el Proyecto.
Sólo se puso a disposición de la auditoría un registro (planillas auxiliares) donde consta en forma
parcial la información. Esto es, equipos de computación solamente.
También se ha observado que el Proyecto no practica recuentos físicos periódicos, a efectos de
cerciorarse sobre la consistencia entre lo registrado y lo existente y así realizar los ajustes
pertinentes en caso que corresponda.
De nuestra inspección ocular, realizada sobre una muestra de los equipos adquiridos por el
proyecto, se determinó que alguno de éstos no se encontraban dispuestos físicamente conforme se
lo tenía registrado.
Citaremos como ejemplos los siguientes:
Descripción
N° inventario s/registro
Equipo computación 1465
Metropolitana (uc)
“
“
1466
Mercado (uc)
“
“
1467
Mercado (uc)
“
“
1476
Centro
“
“
1479
Sistemas
“
“
1486
Equipos
s/UNEC
OR Córdoba
MT y SS
Neuquén
OR Oeste
OR Córdoba
OR Formosa
En algunos casos se verificó que el N° de identificación del equipo (Nro. de serie) no coincide con
el expuesto en el inventario (errores de tipeo), lo que genera incertidumbre sobre la
documentación tenida a la vista acerca de la identificación del bien.
Seguros.
Con respecto a la situación de bienes, no se informa a la companía de seguros (o se lo hace en
forma extemporánea), acerca de las transferencias internas de bienes y equipos de la Unidad de
Coordinación a las OR (Oficina Regional) o entre Oficinas Regionales.
Ejemplo:
Fax Panasonic KY4700 s/N°de inventario serie 20684 OR Alberti, no incluida en póliza
de seguros N° 14274.
No se dan de baja los bienes faltantes del Proyecto, afectando la integridad y veracidad de la
información.
Por todo lo expuesto, se recomienda implementar un Registro de Inventario integral de los bienes
y equipos del Programa, en el que se registren las altas y bajas que se producen en el mismo en
forma actualizada, que permita, además, identificar los bienes fungibles y no fungibles, su
valuación, ubicación física y responsable de su custodia, a fin de poder realizar recuentos físicos
periódicos y obtener una información actualizada sobre el rubro que nos ocupa.
Comentarios de la UNEC: Se está en la etapa de implementar un sistema de Inventario integral
de bienes y equipos adquiridos por el Proyecto a fin de permitir identificar la ubicación física de
los bienes, el responsable de su custodia, su valuación, registrar las altas, bajas y modificaciones,
asignarle un número interno de inventario, y así poder realizar inspecciones físicas periódicas para
su validación.
Operatoria de Viajes y Viáticos
Se plantea idéntica situación a la expuesta para la liquidación de los servicios de consultoría, en la
cual se genera una concentración de funciones sobre las liquidaciones de los viajes, pasajes y
viáticos correspondientes.
Aplicación de gastos no correspondientes al proyecto
Se observó que el proyecto procedió a financiar erogaciones correspondientes a otro proyecto en
relación con el gasto del servicio de publicidad referente a la selección de empresas de
exportación.
BUENOS AIRES, 20 de mayo de 1996.
DECLARACION DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.
ESTADO DE ORIGEN Y APLICACIÓN DE FONDOS DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA RECONVERSIÓN PRODUCTIVA”
ARG 93-024
(Ejercicio 1995)
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, El examen fue practicado de
conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la AUDITORIA
GENERAL DE LA NACION, las cuales son compatibles con las de aceptación general
por la profesión contable en la República Argentina, por las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y por las
establecidas para la Junta de Auditores Externos de las Naciones Unidas de acuerdo al
Reglamento Financiero del PNUD, incluyendo entre otros, los siguientes procedimientos
de auditoría, con el alcance antes indicado:
-Verificación de que los desembolsos para el proyecto se hayan realizado de conformidad
con el Documento del Proyecto;
-Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio contra la documentación
que les diera origen - test o prueba de transacciones-;
-Circularizaciones y comprobaciones de terceros;
-Comparación de las cifras de los estados financieros con planillas analíticas no rubricadas
y registros contables;
-Análisis sobre la metodología de contratación de consultores y adquisiciones de bienes y
equipos
-Reconciliaciones bancarias.
-Inspecciones oculares.
Como así también, la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los
consideró necesarios en las circunstancias, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad
auditada, excepto por lo que a continuación se indica;
1- La Unidad de Coordinación no lleva un registro inventario integral de todos los bienes y
equipos adquiridos con fondos del Proyecto. Se cuenta con un inventario llevado por la
Gerencia de Sistemas que brinda información parcial de los bienes del Proyecto (Equipos
de Computación). Esta situación afecta la certeza de la integridad de la información
contable.
2- Durante el ejercicio, según confirmación del PNUD y documentación tenida a la vista, se
canalizaron al mismo $ 34.403.594,65 (U$S 34.472.539,11). De este total se
transfirieron $ 1.050.000.- a otros proyectos según el siguiente detalle:
Total Transferido al Proyecto ARG 93/024 $ 33.353.594,65
Transf. al Proyecto ARG 91/014
$
350.000.- (1)
Transf.al Proyecto ARG 91/014
$
700.000.- (2)
$ 34.403.594,65
(1) Transferido al Proyecto ARG 91/014, según Nota del 26/01/95 del MEyOSP referida a
la remesa al PNUD de $1.900.000.- (cancelando adelantos de ejercicios anteriores).
(2) Transferido al Proyecto ARG 91/014, según Nota 25/04/95 del MEyOSP referida a la
remesa al PNUD (para cancelar adelantos de ejercicios anteriores).
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Se señala que la auditoría realizada sobre los estados financieros expuestos en el apartado I del
Informe de Auditoría, se centró en el análisis de los movimientos operados durante el ejercicio
1995 por el "Programa de Crédito y Apoyo Técnico para Pequeños Productores Agropecuarios ".
BUENOS AIRES, 20 de mayo de 1996.