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Juan Miguel Márquez
Director Div. Promoción de Servicios
INSTITUTO ESPAÑOL DE COMERCIO EXTERIOR
Pª de la Castellana, 14-16
28046 Madrid
T. 91 349 63 48
F. 91 349 06 85
[email protected]
www.icex.es
Asunto:
FERIA BIBF 2009/ Feria del Libro de Pekín
España, País Invitado de Honor
Pekín (China), 3 al 7 de septiembre de 2009
Madrid, 4 de febrero de 2009
Muy Sr. Mío,
El Instituto Español de Comercio Exterior organiza junto con el Ministerio de Cultura
y con la colaboración de la Federación de Gremios de Editores de España, el Pabellón
de España en la Feria del Libro de Pekín (BIBF´09) que tendrá lugar del 3 al 7 de
septiembre en Pekín, China.
China es el segundo mercado editorial más importante del mundo y el primero de
Asia. En el año 2008, la BIBF tuvo lugar en Tianjin, donde en un espacio de 35.000
m2 se dieron cita 1.370 expositores procedentes de 51 países y alrededor de 200.000
visitantes. Este año la feria vuelve a Pekín por lo que se espera que haya un
incremento en el número de expositores y visitantes.
La Feria del Libro de Pekín cuenta este año con el aliciente de que España será País
Invitado de Honor, por lo que está previsto que en el espacio de 1.000 m2
contratado haya una parte reservada para las empresas y en el resto tengan lugar
actividades culturales organizadas por la Dirección General del Libro del Ministerio de
Cultura.
Para ampliar información sobre la BIBF puede visitar su web: http://www.bibf.net/
Para cualquier consulta o aclaración adicional pueden ponerse en contacto con la
coordinadora de este Pabellón: Laura Velasco de Dios, Jefe del Sector Editorial del
Dpto. de Industrias Culturales; Tel.: 91 349 6303, Fax: 91 349 0685, Correo
electrónico: [email protected]
Atentamente les saluda,
Pabellón de España
Feria del Libro de BIBF,
“Beijing International Book Fair, BIBF’09”
3 al 7 de septiembre, Pekín (China)
CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN
1. LUGAR Y FECHA DE CELEBRACIÓN:
Feria
3 al 7 de septiembre de 2009 (montaje el día 2 de septiembre)
6 East Beisanhuan Road, Chaoyang District,
Beijing, 100028
P.R.China
中国国际展览中心
中国 北京朝阳区 北三环东路6号，100028
2. PLAZO DE ADMISIÓN DE SOLICITUDES
El plazo de admisión de solicitudes finaliza el 19 de marzo de 2009.
La documentación deberá enviarse al ICEX (Paseo de la Castellana, 14-16, 28046
Madrid o mediante correo electrónico a: Laura Velasco ([email protected]) con
copia a Mari Cruz Moreno ([email protected])
Una vez acabado el plazo de inscripción, se enviará una comunicación a las empresas
seleccionadas.
3. COSTE DE PARTICIPACIÓN Y SELECCIÓN DE EMPRESAS
Cuota de participación: 540 euros
El pago del 100% del coste de participación deberá estar realizado al presentar la
Solicitud de Asistencia.
•
Las editoriales agremiadas que deseen participar deberán abonar la
cuota con talón nominativo, a su Gremio correspondiente.
•
Las editoriales no agremiadas deberán abonar dicha cuota, con talón
nominativo, a la Federación de Gremio de Editores al realizar la inscripción.
Las empresas seleccionadas como expositoras, serán informadas por escrito.
Observaciones:
El ICEX se reserva el derecho a realizar una selección de empresas en base a criterios
objetivos tales como adecuación sectorial, idoneidad del producto, experiencia
comercial de la empresa en el mercado de la feria, etc. Si la empresa no es
seleccionada se le devolverá el importe que haya ingresado.
La empresa que después de haber recibido la notificación de su inclusión en el
Pabellón Español renuncie a participar, perderá el 100% abonado. Sólo en casos
aducidos de fuerza mayor, el ICEX se reserva el derecho de valorar las razones
presentadas por la empresa y, eventualmente, devolver un porcentaje del importe
abonado.
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En el caso de anulación de la participación del ICEX en el evento por causa de
fuerza mayor o insuficiencia de participantes, comunicada con suficiente antelación a
la fecha de celebración inicialmente prevista, este Instituto no será responsable de los
posibles daños y perjuicios que dicha anulación pudiera ocasionar a las empresas.
4. DOCUMENTOS A PRESENTAR POR LAS EMPRESAS
Ficha de solicitud, que se adjunta como ANEXO 1, debidamente cumplimentada. De
esta misma ficha transcribiremos literalmente los datos para el catálogo del Pabellón
Oficial, y para cualquier otra acción de promoción que se realice. Por ello rogamos
especial atención y claridad en su cumplimentación.
También debemos insistir en la importancia de la cumplimentación de los datos de
exportación y la temática de los libros comercializados en la feria, que nos son de gran
utilidad para la planificación de otras actividades en este mercado.
La ficha adjunta debe ser rellenada con los datos de la empresa y enviada, antes del
27 de febrero a Laura Velasco ([email protected]) con copia a Mari Cruz Moreno
([email protected])
5. DECORACIÓN
La decoración básica será uniforme para el Pabellón. El ICEX seleccionará a la empresa
decoradora que realizará el proyecto de decoración y montaje del Pabellón Español.
El ICEX se reserva el derecho de controlar previamente todo actuación individual de
las empresas expositoras
La empresa oficial de decoración proporcionada por el ICEX contará durante toda la
celebración de la feria con un seguro mínimo obligatorio de responsabilidad civil por
los daños a terceros que pudieran derivarse de su trabajo.
En los Pabellones Informativos cada empresa dispondrá de un módulo con cuatro
estanterías, en los que podrán exhibir sus publicaciones. Asimismo, se contará con
mesas y sillas para mantener entrevistas de trabajo
6. TRANSPORTE DE MERCANCÍAS
La cuota pagada será aplicada a paliar parte del coste del transporte, agrupado de los
libros a esta Feria. La FGEE se pondrá en contacto con usted para indicarle el
procedimiento.
Recepción de las mercancías: El ICEX comunicará a los expositores el día y hora
de recepción de las mercancías, siendo obligación de los expositores estar presentes
en el stand en el día y horas que el ICEX establezca, siendo de su entera
responsabilidad las contingencias que puedan producirse por incumplimiento de esta
obligación.
7. ORGANIZACIÓN DEL PABELLÓN
El ICEX, en colaboración con la Oficina Comercial de España en Pekín, financiará al
100% y facilitará los siguientes servicios:
-
Contratación del espacio a ocupar y decoración del Pabellón de España.
Edición de un catálogo de expositores del Pabellón de España.
Inclusión en el catálogo oficial de la Feria y publicidad de la presencia española.
Mantenimiento del pabellón (limpieza, electricidad, etc.).
Azafatas para información en stand ICEX
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Promoción a clientes potenciales de la zona (mailings informativos de la
presencia española, etc.)
Los participantes podrán contar con el apoyo de la Oficina Comercial de España
en Pekín, para cualquier tipo de información, previa a su participación, o durante los
días de la Feria.
Por su parte la FGEE pagará con las cuotas de las editoriales el transporte de libros.
8. MANTENIMIENTO
Los servicios de limpieza, agua (en su caso), vigilancia (en su caso) y electricidad,
desde la inauguración de la feria hasta su clausura, serán contratados directamente
por el ICEX con el Recinto Ferial o con empresas locales especializadas.
Durante el desarrollo de la feria los expositores serán los únicos responsables de sus
stands y, por tanto, deberán tomar las medidas adecuadas para evitar contingencias.
9. OTRAS CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN
Durante la celebración de la feria, los expositores deberán respetar las siguientes
normas:
•
Presentarse en el día y la hora indicados por el ICEX para la recepción de la
mercancía y ultimar la decoración de su stand con la antelación suficiente a la
inauguración del certamen.
•
Atender su stand todos los días de la feria y durante todo el horario de apertura de
la misma (salvo casos excepcionales). El horario de feria les será confirmado por el
ICEX.
•
Recoger adecuadamente todos sus productos al finalizar la feria y entregar los
elementos del stand en las mismas condiciones en las que fueron recibidos.
La firma de la solicitud de participación anexa a esta convocatoria por el expositor
conlleva la aceptación por su parte de las condiciones de participación establecidas en
la presente convocatoria y en la normativa ferial y el deber de actuar conforme a ella.
10. VIAJE
El ICEX dará una bolsa de viaje de 700 euros a aquellas empresas que trasladándose
desde España estén presentes en el Pabellón todos los días de feria.
El ICEX no organizará el viaje agrupado de los expositores, por lo que cada empresa
asumirá el coste total de estos conceptos y podrá contratar su viaje con la agencia que
considere más conveniente.
Para acceder al cobro de la misma deberán enviar una vez acabada la Feria:
1- Tapas originales del billete físico utilizado (de todo el trayecto, aunque el viaje
incluya escalas por motivos personales) con salida y entrada en España.
En el caso de billete electrónico, tarjetas de embarque y reserva del billete por
correo electrónico (de todo el trayecto, aunque el viaje incluya escalas por motivos
personales) con salida y entrada en España.
En defecto de tapas o tarjetas de embarque, declaración jurada de haber viajado y
factura original del hotel
2.
Certificado de la Agencia Estatal de Administración Tributaria de que el perceptor
de la actividad se encuentra al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones
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tributarias, actualizadas a la fecha de justificación. (Validez 6 meses)
3.
Certificado de la Tesorería General de la Seguridad Social de que el perceptor de
la actividad, se encuentra al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones de
cotización a la Seguridad Social, actualizadas a la fecha de justificación. (Validez 6
meses).
Los siguientes anexos que les haremos llegar más adelante:
4.
Anexo I: Declaración Jurada de Ayudas Viaje firmado por la persona que ha
realizado el mismo y con el sello de la empresa
5.
Anexo II: Escrito Aceptación Bolsa de Viaje firmado por la persona que ha
realizado el mismo y con el sello de la empresa
6.
Anexo III: Impreso con los datos bancarios
7.
Anexos IV: Informe de valoración de la feria.
11. INFORMACIÓN
La coordinadora de la BIBF 2009 dentro del ICEX y a quien ustedes deben dirigir sus
consultas son:
Laura Velasco de Dios
Tel.: 91 349 6303/ e-mail: [email protected]
Para consultas específicas acerca del pago de cuotas y transporte de libros puede
dirigirse a: Federación de Gremios de Editores (Mari Cruz Moreno): [email protected]
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