AEROMENSAJERÍA LTDA. - FAST & ABS Auditores

NOMBRE DEL CLIENTE:
MEMORANDO DE PLANEACION
AÑO 2006
1.
Términos de referencia
a) Emitir una opinión sobre los Estados Financieros al 31 de Diciembre de 2006.
b) Emitir una opinión sobre los Estados financieros consolidados del año 2006 y sobre los Estados de
períodos intermedios según el requerimiento de las entidades de control y vigilancia.
c) Evaluar el Control Interno de la compañía y opinar sobre lo adecuado o no del mismo.
d) Verificar que se cumplen las disposiciones legales y las determinaciones de la Asamblea General, y
opinar sobre los actos de los administradores y las operaciones celebradas.
e) Verificar el grado de eficiencia conque se manejan los recursos disponibles y si se logran los objetivos
previstos.
f) Certificar las declaraciones tributarias.
g) Avalar los demás documentos que así lo requieran tales como certificaciones.
h) Impartir las instrucciones necesarias, mediante cartas de recomendaciones, para el mejoramiento de los
procesos, procedimientos y aspectos legales y cualquier otro tópico que se considere de importancia,
incluso los de carácter operativo.
2.
El negocio y sus riesgos inherentes
La Compañía SANCHO BBDO WORLDWIDE INC S.A. (Antes Sancho S.A. Mercadeo y Publicidad) se
constituyó el 29 de diciembre de 1970 mediante Escritura Pública No.1601 de la Notaría veintinueve de
Manizales.
El objeto de la sociedad es la explotación del negocio de la publicidad, propaganda, relaciones públicas y
actividades afines, así como los actos conexos con las actividades indicadas y las que tengan una relación
directa con medios y afines.
En 2000 la Superintendencia de Sociedades aprobó la decisión de la Asamblea respecto a la escisión de una
parte de su haber patrimonial, con lo cual se constituyó la Cía Moravo S.A. (Ver memorando de planeación
en p/t respectivos).
El capital autorizado de la Compañía está conformado por 3,200,000 acciones de valor nominal de $1,000
cada una, para un valor total de tres mil doscientos millones de pesos.
La Compañía registró ante Ca y Co la configuración de la situación de control con la Cía OMD Colombia S.A..
Al cierre de 2004 esta situación se presentan también con la compañía Brandingdang S.A cuyo registro ante
la cámara está pendiente.
El domicilio de la Compañía se encuentra en la ciudad de Bogotá y su duración es hasta el 29 de diciembre
del año 2069.
Nit. 890.801.783 - 5
El Revisor Fiscal Principal designado por la Firma, es el Señor Pedro Bonilla Fonseca y el suplente Alejandro
Bernal.
Fechas de importancia:
Las siguientes son algunas de las fechas claves en el desarrollo del trabajo de Revisoría Fiscal.
Las fechas claves en el desarrollo del trabajo de Revisoría Fiscal, se describen a continuación:
a) En las declaraciones fiscales los vencimientos son los cuartos en el calendario tributario, porque el último
dígito del Nit es 3 (tres); esto es, sobre el día 12 (doce) de cada mes según sea el tipo de declaración a
presentar. En consecuencia, con al menos un día de antelación se deberán tener los borradores de las
declaraciones para la revisión de parte de la revisoría fiscal. (Ver cronograma para la revisión de
impuestos en _________)
b) Etapa de planeación: iniciando, mayo 17 de 2006
c) Estados Financieros trimestrales: Las visitas se efectuarán con tres semanas (aprox) de antelación al
vencimiento del envío de la información. Estas fechas se establecerán una vez sea definida la
continuidad o no del requerimiento por parte de la Superintendecia de Sociedades.
d) Primera visita interina: iniciando, Septiembre 11 de 2006
e) Preparación de circularización: iniciando, Diciembre 18 de 2006
f) Visita final e informe: iniciando, enero 30 de 2007
Riesgos Inherentes
a) El negocio de la compañía no ha tenido riesgos inherentes importantes históricamente. (Idem. Año
anterior)
b) Los pagos permanentes a proveedores y acreedores requeridos para la producción de campañas
publicitarias, obligan a manejar un flujo de caja permanente y un nivel de apalancamiento propio
(recaudos de cartera) o externo (recaudos de costos).
c) La consecución de nuevos clientes está relacionada con el buen nombre de las Agencia más que por su
labor comercial; cualquier influencia negativa en los medios puede ser perjudicial, aunque en este
sentido el riesgo para la Compañía es mínimo puesto que es reconocida entre las Agencias más grandes
e importantes del país.
d) La situación económica de los clientes tiene efectos directos en los ingresos de la Compañía puesto que
el rubro de “publicidad” es de los más susceptibles a ser disminuido.
e) La implementación del sistema de información contable y financiera que se adelantaba desde el año
anterior, no ha sido concluido.
f) Los equipos de cómputo del área productiva se agotan rápidamente, por tanto las decisiones sobre
compra o arrendamiento pueden tener un efecto importante en resultados.
Riesgos de control
Los siguientes son algunos de los riesgos de control más significativos identificados en nuestra fase de
planeación:
a) La movilidad de títulos valores (Cheques). (Idem. Año anterior)
b) Los libros oficiales no se encuentran al día porque no se ha concluido la parametrización en el nuevo
sistema.
c) Se manejan reportes de tiempo en el área productiva para la distribución de los gastos de personal a
cada cliente; sin embargo estos reportes no se tienen actualizados y su utilización no es contable.
d) Aún cuando se tiene un sencillo sistema de costos, no se hacen análisis de rentabilidad por cliente
detallados.
e) Se han determinado deficiencias en el área de nómina relacionadas con el manejo por parte de la
funcionaria a cargo y con la parametrización del sistema para las liquidaciones definitivas de contratos.
f) La Compañía tiene historial de robo continuado en el área de tesorería y en el área de compra de
suministros (2000 y 2003 respectivamente).
g) La Presidencia de la Compañía estableció desde el año anterior, la política de obtener la firma de
aprobación de los presupuestos por parte de los clientes antes de comenzar a realizar un trabajo, sin
embargo, ésta no se estaba cumpliendo en su totalidad.
h) La compañía no cuenta con procedimientos escritos para sus diferentes ciclos tales como compras de
suministros, cajas menores, tesorería y pagos, entre otros; las actividades en su mayoría se realizan con
base en la experiencia del manejo del cargo.
i)
Con el sistema anterior, la labor de determinar los descuentos de los proveedores era manual lo cual
incrementaba la posibilidad de error en los cálculos.
j) Se han evidenciado retrasos en las novedades de ingreso a las entidades de seguridad social.
k) La Compañía fue sancionada económicamente por el Sena por incumplimiento en la cuota mensual de
aprendices.
l)
Actualmente se tienen abiertos procesos con la Dian relacionados con revisiones de renta. La Compañía
tiene previsto solucionar dichos procesos a la mayor brevedad mediante conciliaciones y acuerdos de
pago con la entidad y considera que los valores provisionados por estos conceptos son suficientes.
3.
Ambiente del sistema de información
La implementación de un nuevo sistema ocasiona traumatismos en la oportunidad y exactitud de la
información. El margen de error disminuye en la medida en que se aprende sobre el sistema. La
implementación no ha sido concluida.
4.
Ambiente de control
Teniendo en cuenta nuestro conocimiento acumulado de la Compañía y su ambiente de control, el enfoque
general será de cumplimiento y en menor proporción sustantivo, mediante la actualización de la información
y la aplicación de pruebas de detalle. En ese orden de ideas, las condiciones generales no son de alto riesgo
para la auditoría.
Por lo anotado, nuestro enfoque será verificar el cumplimiento de los controles específicos de los ciclos de
ingresos y egresos mediante pruebas de detalle de cumplimiento y levantamiento de información sobre
controles, con el propósito de disminuir significativamente los procedimientos sustantivos en la etapa final
de la auditoría. Sin embargo, enfatizaremos en los procedimientos de control sobre los giros de cheques
(pagos), compras de suministros y materiales y oportunidad en la facturación de costos a terceros.
De otro lado, realizaremos también pruebas de cumplimiento y sustantivas en las áreas de nómina y de
impuestos, estas últimas relacionadas con las revisiones periódicas de impuestos, teniendo en cuenta que
por la naturaleza de los componentes, estos son importantes dentro de los estados financieros aún cuando
no son los más representativos.
Las pruebas en la visita preliminar estarán encaminadas a verificar la confiabilidad y consistencia del nuevo
sistema contable.
5.
Políticas contables y significativas
En la contabilidad y en la preparación de sus estados financieros, la Compañía observa principios de
contabilidad de aceptación general en Colombia. Las principales políticas y prácticas que aplican de manera
especial o diferente en la Compañía son:
La Compañía utiliza el método de participación patrimonial para determinar el costo de las inversiones que
posee en compañías vinculadas, el cual se aplica en forma prospectiva a partir de 1994 de acuerdo con
normas contables en Colombia.
La provisión para clientes se revisa y actualiza al fin de cada ejercicio, sobre la base del análisis de la
antigüedad de los saldos y en la evaluación de la cobrabilidad de las cuentas. Las cuentas que son
consideradas incobrables se castigan contra la provisión antes mencionada. Mensualmente la Compañía
registra un valor determinado fijado por la Vicepresidencia financiera y administrativa.
Los equipos de cómputo se deprecian a 3 años en razón a que en el área de producción se deben mantener
tecnologías avanzadas (resolución de color) por tanto los equipos se agotan mas rápidamente.
Los cargos diferidos incluyen los programas de cómputo y remodelaciones con sus respectivos ajustes por
inflación y el impuesto de renta diferido originado por las diferencias temporales entre la utilidad contable
antes de impuesto sobre la renta y la renta líquida gravable, como las originadas en provisiones y otros
conceptos.
Los ajustes anuales del pasivo por pensiones de jubilación directamente a cargo de la Compañía, se hacen
con base en estudios actuariales ceñidos a las normas legales, sin inversión específica de fondos. El costo
diferido de las pensiones se carga gradualmente a resultados de acuerdo con las disposiciones vigentes.
6.
Unidades operativas y sus riesgos
La compañía no tiene diversificadas sus operaciones por áreas de negocios específicas.
7.
Oportunidades de servicio al cliente
Las principales expectativas que tiene nuestro cliente, con relación al desarrollo de su negocio y a la
participación de la Revisoría Fiscal, son:
a) Obtener la ayuda sobre la identificación de situaciones de riesgo operativo y financiero e identificación
de los controles óptimos para cumplir con los objetivos de la Compañía.
b) Consolidar su posición de líder en el sector, y generar un crecimiento de utilidades sostenido.
c) Agilizar la preparación de la información contable y financiera con ocasión al cambio de sistema.
d) Obtener soporte de parte nuestra respecto al tratamiento de la retención en la fuente en diversas
situaciones teniendo en cuenta las condiciones y características de los clientes y proveedores.
Elaborado por:
Encargado del Trabajo: ____________________
Fecha: Mayo 17 a 19 de 2006
Socio del Trabajo:
Fecha:
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