EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
1. Objetivo
Establecer el mecanismo para evaluar proveedores
2. Alcance
Este procedimiento es aplicable a proveedores de medicamentos, artículos de
perfumería, drogas y accesorios, productos varios (alcohol, leche, sueros).
3. Definiciones
Unidades Observadas: Unidades faltantes, rotas, manchadas, vencidas, próximo
vencimiento, abolladas, etc.
4. Documentos de Referencia
Norma ISO 9002/94 - Punto 4.6
Manual de Aseguramiento de la Calidad
PC 01 Compras
5. Responsabilidades
De la Dirección Técnica:
Evaluación de proveedores desde el punto de vista legal y técnico.
Del sector compras:
a) Solicitar la información necesaria para evaluar a los diferentes
proveedores de ....................... a todos los sectores de la empresa.
b) Evaluar proveedores desde el punto de vista operativo propios de este
sector.
c) Mantener un listado de proveedores evaluados.
Del sector logística:
Evaluación de proveedores en cuanto a calidad de lo recibido, cantidad y
fechas de entrega.
De los diferentes sectores de la empresa:
Cuando corresponda enviar a compras datos sobre los productos o servicios
recibidos.
6. Descripción
6.1. Evaluación Técnica
Los laboratorios que son proveedores habituales de ......................
deben poseer la autorización de su establecimiento otorgada por el ANMAT
(Administración Nacional de Medicamentos, Alimentos y Tecnología Médica).
Para las compras de medicamentos se solicita como requisito mínimo
obligatorio el certificado de habilitación del establecimiento, y las mismas
pueden realizarse tanto al laboratorio productor (fabricante) en forma
directa o a distribuidoras autorizadas por ANMAT y por los laboratorios
productores que han cedido a estas el área comercial.
Para esto la Dirección Técnica de ........................ envía en forma
periódica (cinco años) una nota solicitando al proveedor la siguiente
documentación:
· Habilitación del laboratorio otorgada por ANMAT.
· Habilitación de la distribuidora droguería otorgada por ANMAT.
· Constancia de datos de Dirección Técnica de laboratorios y distribuidores
según corresponda.
· En caso de distribuidoras autorización de la Dirección Técnica de cada uno
de los laboratorios donde le confiere a la misma el área comercial o
declaración jurada de la distribuidora presentada a ANMAT.
En caso de productos como los del rubro perfumería y suplementos dietarios,
es requisito mínimo que la autorización conste en el envase.
Con estos datos se procede a la actualización de legajos de proveedores.
La forma de compra se ajusta perfectamente a las exigencias legales en todos
los rubros, especialmente en medicamentos de extremo control como
estupefacientes y psicotrópicos, donde se confeccionan formularios
especiales de acuerdo a las exigencias legales y aprobados por la autoridad
sanitaria.
El ingreso de los productos debe ser autorizado por Dirección Técnica quién
verifica que se reúnen todos los requisitos legales establecidos para el
packaging como: responsable técnico, formula, lote, vencimiento, etc. y el
número de certificado otorgado al producto por la autoridad sanitaria.
6.2. Evaluación operativa
En primer lugar, el sector compras hace una evaluación del proveedor
considerando los antecedentes históricos que tiene en
......................., si es una empresa de prestigio reconocida en el
medio o por información de otras empresas que son clientes de este
proveedor.
Esta calificación varía entre 0 y 100.
El proveedor es calificado inicialmente desde el punto de vista técnico y
estos registros se mantienen en la planilla de ingreso de productos nuevos
en Recepción y área técnica.
Después que el proveedor es calificado por primera vez el sector compras
realiza una evaluación de seguimiento desde el punto de vista de cantidades
entregadas, cumplimiento de plazos de entrega y calidad de lo que se recibe.
Con los datos suministrados, compras calcula diferentes índices que ha
definido, realizando esta actividad como mínimo una vez cada seis meses,
teniendo en cuenta los datos de las compras realizadas suministrados por el
sistema informático, colocando la fecha y el período al que corresponde la
evaluación.
Los índices considerados son:
Índices de calidad
Índice de compras:
Ic = (Unidades Facturadas / Unidades Pedidas) x 100
Índice de recepción:
Ir = (Unidades Facturadas - Unidades Observadas/ Unidades Facturadas) x 100
Posteriormente se incorporan estos valores en la fórmula que da la
evaluación donde se pondera esto último con factores acorde a la
importancia del ítem.
Evaluación: 0,7 x Ic + 0,3 x Ir
El resultado es un valor que varía entre 0 y 100, siendo este el índice de
calificación del proveedor.
Con los datos suministrados, compras recalifica a los proveedores.
El resultado es un valor que varía entre 0 y 100, el mismo reemplaza la
calificación anterior, dando como resultado el índice de calificación del
proveedor.
6.3. Registro de proveedores calificados
Una vez realizada la evaluación de proveedores, compras mantiene un listado
de proveedores calificados, donde consulta la situación en particular de
cada uno antes de realizar la gestión de compras correspondiente.
7. Registros
Los registros se mantienen por el término mínimo de un año, se incluyen
dentro de este punto el listado de proveedores calificados.
8. Anexos
No aplicable.