1D-PGE-IN005

PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Código: 1D-PGE-IN005
Versión: 001
Instrucciones para Programación y Actualización del Plan
de Acción para Proyectos de Inversión
Vigencia desde:
04 de enero de 2016
CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
VERSION 1
FECHA
1
20 de junio de 2011
2
13 de marzo de 2013
1
04 de enero de 2016
Es la primera emisión del procedimiento.
Reemplaza el procedimiento P-116302-04 Programación Plan de
Acción para Proyectos de Inversión
Ajustes en la descripción del propósito, de las actividades y
eliminación del un documento asociado.
Se incluye la palabra actualización en el titulo del instructivo, Se
amplia y concretan responsables, Se amplían los criterios y se
actualizan y amplían las actividades, Se actualiza la información
correspondiente a documentos relacionados y se pasa de
Instructivo con Código: 1D-PGE-I008 a Instrucciones con
Código: 1D-PGE-IN005.
1
Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se
encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
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PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Código: 1D-PGE-IN005
Versión: 001
Instrucciones para Programación y Actualización del Plan
de Acción para Proyectos de Inversión
Vigencia desde:
04 de enero de 2016
1. INFORMACIÓN GENERAL
Propósito de las Instrucciones:
Identificar las actividades que se requieren para programar las acciones del proyecto de inversión a ejecutar
en la vigencia, de acuerdo con los parámetros establecidos por la Secretaría Distrital de Planeación, en
términos de metas, actividades, territorialización y por la Secretaría Distrital de Hacienda en lo referente a
distribución de recursos.
Responsable:
Director o Directora de Planeación y Sistemas de Información y Gerentes/as de proyectos
2. Instrucciones
Para la aplicación de estas instrucciones se debe tener en cuenta los siguientes criterios:
a.
Este documento es de interés para todas las dependencias que tienen proyectos de inversión bajo su
responsabilidad.
b. Los gerentes de proyectos realizan la programación del plan de acción de los proyectos de inversión,
una vez se cuente con la apropiación asignada a la entidad y distribuida entre los proyectos de
inversión registrados en el SEGPLAN.
c.
Los gerentes de proyectos de inversión deben tener en cuenta las etapas de programación, ejecución
y reformulación del plan de acción, en coherencia con el proyecto de inversión y el Plan de
Desarrollo Distrital, dentro de los tiempos establecidos por la Dirección de Planeación y Sistemas
de Información.
d. Para la programación del plan de acción se debe tener en cuenta el “Manual de Usuario SIPSE”, el
Manual SEGPLAN y el Manual de PREDIS.
e.
Para la programación y actualización del Plan de acción de los proyectos de inversión se cuenta con
el documento de trabajo guía, diseñado para tal fin y proporcionado por la Dirección de Planeación
y Sistemas de Información, éste se debe diligenciar en su totalidad. La información se debe cargar
en el aplicativo SIPSE, en concordancia con los permisos de éste.
RESPONSABLE
Secretario/a Distrital de
Gobierno
Gerente de Proyecto
ACTIVIDAD
Asignar el presupuesto a cada proyecto de inversión a cargo de la entidad,
partiendo de la cuota global que fue asignada por la Secretaría Distrital de
Hacienda.
Direccionar de manera estructural la inversión, considerando el o los
proyectos prioritarios, las metas plan de desarrollo por cada proyecto
prioritario y la metas proyecto de inversión por cada meta plan de desarrollo.
Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra
publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
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de Acción para Proyectos de Inversión
RESPONSABLE
Vigencia desde:
04 de enero de 2016
ACTIVIDAD
Gerente de Proyecto
Programar las actividades de cada meta proyecto, de manera horizontal, mes a
mes ponderando para un total del 100% y de manera vertical estimando la
participación porcentual de la actividad en el total del proyecto, de manera
coherente con el aplicativo SEGPLAN; y la participación porcentual de la
actividad en el total de la meta proyecto en coherencia con el aplicativo
SIPSE.
Gerente de Proyecto
Programar los indicadores metas proyecto, metas plan de desarrollo y PMR,
mes a mes.
Gerente de Proyecto
Proyectar para cada actividad la modalidad de contratación y
consecuentemente definen los componentes PREDIS, SIPSE y definen la
codificación SECOP. También Se precisa el Producto Meta Resultado (PMR)
a asociar.
Gerente de Proyecto
Determinar la territorializaciòn de la inversión, de manera coherente con los
objetivos propuestos.
Gestor del Proyecto
Consolidar, un preliminar de plan de acción, en el documento de trabajo, que
aplica para tal fin, considerando las actividades y programaciones del gerente
arriba mencionados, que se resumen en la inclusión de: el plan de compras,
programación plurianual de metas, indicadores, programación de actividades y
territorialización. Lo anterior con la asesoría técnica del Analista de Proyecto
asignado.
Gerente de Proyecto
Actualizar el plan de Acción, según las necesidades que se deriven durante la
dinámica de ejecución del proyecto de inversión.
Analistas de Proyectos
Brindar asesoría a los gerentes y gestores en la programación y actualización
del plan de acción y Revisan la coherencia y pertinencia de estos, en
coherencia con las metas y objetivos de los proyectos de inversión, que
respaldan cada plan de acción.
Gestor del Proyecto
Consolidar el Plan Anual de adquisiciones de cada proyecto de inversión en el
formato SECOP, tomado del plan de compras del plan de acción. En esta
consolidación resulta importante precisar en la codificación de la contratación,
de tal manera que se concreten los procesos de contratación con claridad
frente a los comités de contratación que aprueban tales procesos
Analistas de Proyectos
Revisar y consolidar los planes anuales de Adquisiciones de los gastos de
inversión de la entidad en formato SECOP.
Director/a de
Planeación y Sistemas
de Información
Radicar ante la Subsecretaria de Planeación y Gestión el consolidado del Plan
anual de adquisiciones de inversión de la entidad.
Comité de Contratación
Aprobar los planes Anuales de Adquisiciones.
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ACTIVIDAD
Gestor de Proyecto
Ingresar en el aplicativo SIPSE el plan de acción, con la asesoría y el
acompañamiento de los analistas de proyectos.
Analista de Proyecto
Realizar el cargue del plan de acción en el aplicativo SEGPLAN, para generar
el reporte del Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) de la vigencia.
Esta actividad se debe ajustar a los tiempos establecidos por la Secretaría
Distrital de Planeación, para el cargue de información en el aplicativo
SEGPLAN. Genera reporte POAI de la vigencia
Director/a de
Planeación y Sistemas
de Información
Revisar y validar el plan de acción en el aplicativo SEGPLAN, envía correo
electrónico a la Secretaría Distrital de Planeación informando que los
proyectos de inversión de la entidad están cargados y que avala su contenido.
Analista de Proyecto
Ingresar el presupuesto financiero en el aplicativo PREDIS, en coherencia con
los componentes definidos en los planes de acción de cada proyecto de
inversión, verificando que la información sea consistente con el presupuesto
asignado.
Gestor/a del Proyecto
Ingresar el plan de compras aprobado en el aplicativo SIPSE.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1 Documentos internos
CÓDIGO
N/A
N/A
N/A
DOCUMENTO
Manual de Usuario SIPSE (Incluido en el aplicativo SIPSE)
Documento de trabajo Plan de Acción
Documento Plan Anual de Adquisiciones - SECOP
3.2 Normatividad vigente
NORMA
AÑO
EPÍGRAFE
ARTÍCULO(S)
N/A
N/A
N/A
N/A
3.3. Documentos externos
FECHA DE
PUBLICACIÓN
O VERSIÓN
ENTIDAD QUE LO
EMITE
MEDIO DE CONSULTA
Manual SEGPLAN
Reprogramación y Diciembre de 2008
Actualización
Secretaría de Planeación
Distrital
http://www.sdp.gov.co/portal/
page/portal/PortalSDP
Secretaría de Hacienda
Distrital
http://www.shd.gov.co/shd/pubpre-manuales Cartilla - Sistema de
Información PREDIS.compressed.pdf
NOMBRE
Cartilla Sistema de
Información
PREDIS
Versión 1.0 de
2015
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