1D-GGL-P006

GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD
LOCAL
Código: 1D-GGL-P006
Versión: 01
Procedimiento de Gobiernos Zonales
VERSIÓN 1
1
Vigencia desde:
25 de septiembre de 2015
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
25 de septiembre de
Primera versión del procedimiento
2015
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1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Priorizar las necesidades de la población por Unidades de Planeamiento Zonal – UPZs ó Unidades
de Planeamiento Rural – UPRs construyendo colectivamente soluciones a problemas y
aprovechamiento de oportunidades de la, y por la, comunidad articulando acciones de gobierno local,
distrital, nacional y de los diferentes actores sociales para mejorar las condiciones de vida.
Alcance
Aplica para el Nivel I y II nivel 2L –Proceso Misional Agenciamiento de la Política Pública. Inicia
con solicitar al Alcalde/sa Local por medio de memorando que se incluya en el orden del día la
propuesta de gobiernos zonales en el Consejo Local de Gobierno y termina con la realización de la
convocatoria invitando a los sectores para que presenten avances frente a los compromisos asumidos
y contenidos en los planes de acción territorial por UPZ o UPR.
Inicia con la presentación de la estrategia de gobiernos zonales a los Alcaldes/as Locales, por parte
del/la Director/a de apoyo a Localidades y finaliza con el informe de gestión, evaluación y
seguimiento del Profesional de gobiernos zonales asignados a cada UPZ o UPR.
Políticas de Operación
1. Todo ejercicio de Gobierno Zonal debe contar con la participación de la comunidad de las
UPZs o UPRs a intervenir para establecer un diálogo que permita identificar las
problemáticas del territorio y plantear alternativas.
2. El Director/a de Apoyo a Localidades, apoyará los gobiernos zonales en las UPZs o UPRs
que sean priorizadas por los/as alcaldes/as locales.
3. Este procedimiento trabaja bajo la política de reducción en el consumo de papel y fomenta el
uso de herramientas electrónicas institucionales para comunicación.
4. Las comunicaciones que requieran radicación se tramitan a través del Aplicativo de gestión
documental (AGD) vigente y adoptado en la Secretaría Distrital de Gobierno, teniendo en
cuenta los lineamientos establecidos por el subsistema de gestión documental.
Glosario
ACTORES SOCIALES: Son las organizaciones sociales, comunitarias, de control social,
generadoras de opinión (Academia y medios de comunicación), gremios y organizaciones del sector
privado, organizaciones religiosas y la ciudadanía no organizada que interactúa con los agentes e
instituciones del Distrito, con el propósito de incidir en la toma de decisiones sobre los asuntos
públicos de su interés.
Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada
en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno.
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CONSEJOS LOCALES DE GOBIERNO.- Los Consejos Locales de Gobierno, son una instancia
de coordinación y articulación de las estrategias, planes y programas que se desarrollen en la
localidad, así como de la acción de las entidades distritales en lo local, la territorialización de la
política distrital en las localidades, y el seguimiento y control de su ejecución.
ENTIDADES INTERESADAS.- Organización pública o privada que tiene interés en coayudar a
solucionar las problemáticas de la UPZ o UPR priorizada que se va a intervenir a través de los
gobiernos zonales
GOBIERNO ZONAL.- Espacio de concertación entre ciudadanos y entidades públicas, en el
ámbito local y zonal del Distrito Capital, a partir del cual las partes se involucran de forma efectiva en
la toma de decisiones y la gestión de los asuntos públicos y el desarrollo de acciones orientadas a la
garantía del ejercicio de derechos y la satisfacción de necesidades de las comunidades.
UNIDADES DE PLANEAMIENTO ZONAL.- Son áreas urbanas más pequeñas que las localidades y
más grandes que el barrio. La función de las UPZ es servir de unidades territoriales o sectores para planificar el
desarrollo urbano en el nivel zonal. Son un instrumento de planificación para poder desarrollar una norma
urbanística en el nivel de detalle que requiere Bogotá, debido a las grandes diferencias que existen entre unos
sectores y otros. Son la escala intermedia de planificación entre los barrios y las localidades.
UNIDADES DE PLANEAMIENTO RURAL.- Instrumento de planificación del territorio rural que se
desarrolla en función de una unidad geográfica específica, que propende por la integración de los
componentes físico, social y económico, en el marco del principio del desarrollo económico sostenible,
asegurando la vinculación de los actores locales, de tal manera que se inscriba en un marco de equidad social.
TERRITORIALIZACIÓN DE LA INVERSIÓN.- Es el ejercicio mediante el cual las entidades
distritales y los FDL emprenden sus procesos de planeación, presupuestación e implementación de
las políticas públicas, programas, proyectos y actividades a partir de una lectura de realidades locales,
que permite fijar como referentes ineludibles de la acción pública la dinámica de los territorios en las
esferas interlocal, local y sublocal, el alcance de los objetivos estratégicos sectoriales, distritales y
locales, así como los problemas identificados por los ciudadanos, para ser abordados mediante
intervenciones diferenciadas, coherentes y consecuentes con las metas del desarrollo local y distrital.
Siglas
CLG.- Consejo Local de Gobierno
UPZ.- Unidades de Planeamiento Zonal
UPR- Unidades de Planeamiento Rural
DAL.- Dirección de Apoyo a Localidades
FDL.- Fondo de Desarrollo Local
AGD.- Aplicativo de gestión documental
SNC.- servicio no conforme
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Características de calidad del servicio generado
Servicio
Ficha de caracterización
Descripción del servicio
Documento que define el perfil particular de cada UPZ o UPR donde se va a trabajar el Gobierno Zonal
Requisito de calidad
Descripción del requisito de calidad
Registro donde se evidencia el cumplimiento del
requisito de calidad
Mecanismo
de control
Actualizada
La ficha de caracterización debe contener
información precisa y veraz sobre la población y
problemática a intervenir.
Servicio
Plan de acción
Descripción del servicio
Documento que da cuenta de la gestión conjunta de la Administración distrital/local y la ciudadanía, que permitirá
orientar estratégicamente procesos, instrumentos y recursos disponibles hacia el cumplimiento de objetivos
Requisito de calidad
Concertado
Descripción del requisito de calidad
Formulado entre entidades públicas del orden
distrital, local y la ciudadanía
Ficha de caracterización
Registro donde se evidencia el cumplimiento del
requisito de calidad
Plan de acción
C
Mecanismo
de control
C
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Servicio
Informe de gestión, evaluación y seguimiento
Descripción del servicio
Documento de seguimiento al cumplimiento del plan de acción que da cuenta de la gestión que permitirá tomar
decisiones de forma oportuna a la administración distrital/local hacia el cumplimiento de objetivos.
Requisito de calidad
Oportuno
Propositivo
Descripción del requisito de calidad
Registro donde se evidencia el cumplimiento del
requisito de calidad
El seguimiento se realizará y presentará en los
tiempos establecidos en el Informe de gestión, Medio por el cual se entrega el informe
evaluación y seguimiento.
Que en el informe se presenten propuestas de
solución cuando hay incumplimiento de las Informe de gestión, evaluación y seguimiento
acciones planteadas.
Mecanismo
de control
C
C
Nota 1: Los mecanismos de control de la calidad del servicio pueden ser:
− ( C ) Control del servicio no conforme: Cuando los requisitos que garantizan la calidad del servicio si son susceptibles de controlarse antes de la entrega al destinatario
− ( V ) Validación del proceso de prestación del servicio: Cuando los requisitos que garantizan la calidad del servicio no son susceptibles de controlarse antes de la entrega al
destinatario
Nota 2: Entiéndase por requisito de calidad la característica, en términos de adjetivo, que expresa el nivel de cumplimiento esperado del servicio frente a las necesidades o expectativas a las que
responde. Tienen como fuente a los usuarios, las normas, la entidad y/o las características inherentes del servicio.
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2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
REGISTRO
Inicio del procedimiento.
INICIO
Documento de
estrategia
1
PRESENTAR
ESTRATEGIA DE
GOBIERNOS
ZONALES
Director/a de
Apoyo a
Localidades
Presentar a los Alcaldes/as Locales la
estrategia de gobiernos zonales.
2
SOLICITUD DE
INCLUSIÓN DEL
TAME EN EL CLG
Director/a de
Apoyo a
Localidades
Solicitar a los Alcaldes/sas Locales que
se incluya en el orden del día la
socialización de la estrategia de
gobiernos zonales en la agenda del
Consejo Local de Gobierno.
3
SOCIALIZAR
ESTRATEGIA EN
LOS CLG
4
CONVOCAR A LAS
ORGANIZACIONE
S DE LAS UPZ O
UPR
5
SOCIALIZAR
ESTRATEGIA EN
LAS UPZ O UPR
A
Director/a de
Apoyo a
Localidades
Socializar la propuesta de gobiernos
zonales a los diferentes sectores que
hacen parte de los consejos locales de
gobierno de las Alcaldías Locales.
Memorando de
solicitud a los
alcaldes/as
locales
Presentación
Nota: Esta actividad puede ser delegada
de ser necesario en los profesionales
gobiernos zonales de la DAL
Realizar la convocatoria a las diferentes
organizaciones de las UPZS o las UPRS
priorizadas y a los Sectores del Distrito,
con el fin de realizar una reunión de
presentación de la estrategia de
Gobiernos Zonales.
Realizar la reunión de acuerdo con la
convocatoria, con el fin de socializar la
Profesionales
Gobiernos zonales estrategia y la metodología de Gobiernos
asignados a cada Zonales a la comunidad y a los
representantes
de
organizaciones
UPZ o UPR
sociales de las UPZS o UPRS y a las
entidades de los sectores.
Profesionales
Gobiernos zonales
asignados a cada
UPZ o UPR
Presentación
Comunicaciones
de convocatorias
Presentación
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ACTIVIDAD
A
6
REVISAR
DIAGNÓSTICOS
LOCALES
7
ACOMPAÑAR EN
LA PRIORIZACIÓN
DE
PROBLEMÁTICAS
8
INSTALA EL
GOBIERNO
ZONAL
9
PRESENTAR
PROPUESTAS
PRIORIZADAS
10
CONVOCAR A LOS
SECTORE
RES
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DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
Revisar
los
diagnósticos
locales
existentes elaborados por las diferentes
Entidades del Distrito para definir un
perfil particular de cada UPZ o UPR
Profesionales
donde se va a trabajar gobierno zonal y
Gobiernos zonales elabora la ficha de caracterización.
asignados a cada
La ficha de caracterización debe
UPZ o UPR
contener información precisa y veraz
sobre la población y problemática a
intervenir para garantizar que la misma
esté actualizada.
RESPONSABLE
Profesionales
Gobiernos zonales
asignados a cada
UPZ o UPR
Director/ a de
Apoyo a
Localidades
Alcalde/sa Local
Director/a de
Apoyo a
Localidades
Director/a de
Apoyo a
Localidades
Realizar acompañamiento técnico a la
comunidad, las organizaciones y las
entidades interesadas para priorizar
problemáticas en cada UPZs o UPRs.
Coordinar la convocatoria para invitar a
la comunidad, las organizaciones, las
entidades interesadas y a los sectores de
la Administración Distrital a la
instalación de Gobiernos Zonales.
Nota: La instalación del gobierno zonal
puede estar sujeta a la agenda del
Alcalde/sa Mayor de Bogotá D.C.
Presentar por UPZS o UPRS a los
sectores de la Administración Distrital
las propuestas priorizadas para que se
tengan en cuenta en los planes de acción
y en los presupuestos de los diferentes
sectores.
Convocar a los sectores de la
Administración Distrital, con el fin de
conocer las respuestas a las propuestas
priorizadas.
REGISTRO
Ficha de
caracterización
Acta de
reuniones
Comunicaciones
de convocatoria
Acta de
instalación del
gobierno zonal
Acta de
reuniones
Comunicaciones
de convocatoria
B
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
B
11
ABORDAR
INTERVENCIONE
S DE LAS
PROBLEMÁTICAS
Profesional
Gobiernos
Zonales asignados
a cada UPZ o
UPR
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DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
Realizar reunión con Alcaldía Local,
Dirección de Apoyo a Localidades y con
los responsables de los sectores
convocados, conformando mesas de
trabajo para abordar intervenciones a las
problemática priorizadas y formular plan
de acción territorial por UPZ por eje
temático.
REGISTRO
Acta de
reuniones
Plan de Acción
Nota 1: Se podrán llevar a cabo varias
reuniones hasta tener el plan formulado
de manera concertada.
12
PRESENTAR AL
CLG PLAN DE
ACCIÓN DE LA
UPZ O UPR
Profesionales
Gobiernos zonales
asignados a cada
UPZ o UPR
Presentar al CLG Plan de acción
territorial por UPZS o UPRS como
insumo técnico para la territorialización
de la inversión.
13
ACOMPAÑAR EN
LA
TERRITORIALIZA
CIÓN DE LA
INVERSIÓN
El profesional de
gobiernos zonales
asignados a cada
UPZ o UPR
Acompañar al Consejo Local de
Gobierno
en
el
ejercicio
de
territorialización de la inversión a partir
del Plan de acción territorial de la
UPZ’s o UPR’s.
Profesional de
gobiernos zonales
asignados a cada
UPZ o UPR
Efectuar seguimiento al cumplimiento
de los compromisos ante gobierno zonal
incluidos en el plan de acción territorial
en virtud de la atención a las
problemáticas sociales priorizadas y
presentarlo al/la Director/a de Apoyo a
Localidades.
Las acciones deben contar con
indicadores que permitan medir el
avance, bajo evidencias objetivas.
El seguimiento finaliza, hasta que
culminen las actividades del plan de
acción territorial por UPZ s o UPRs.
14
EFECTUAR
SEGUIMIENTO AL
PLAN DE ACCIÓN
C
Acta de
reuniones
Acta de
reuniones
Informe de
avance gestión,
evaluación y
seguimiento
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
C
15
EVALUAR LOS
RESULTADOS DEL
PLAN DE AC
ACCIÓN
16
FIN
Profesional de
gobiernos zonales
asignados a cada
UPZ o UPR
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25 de septiembre de 2015
DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
Realizar evaluación en términos de
resultados y productos, permitiendo
conocer el estado de avance del Plan de
Acción, como instrumento para toma de
decisiones orientadas a mejorar la
gestión y para presentar resultados a las
comunidades.
El informe debe contener alternativas de
solución al incumplimiento de las
acciones presentadas y debe realizarse
seguimiento de la totalidad de las
actividades.
Entregar al Director/a de apoyo a
localidades el informe.
REGISTRO
Informe de
gestión,
evaluación y
seguimiento
Fin del procedimiento.
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3. CARACTERIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DEL SERVICIO NO CONFORME: A continuación se describen las medidas que deben ser tomadas en
caso de que la Entidad o los usuarios identifiquen productos o servicios que no cumplan los atributos de calidad descritos en el presente procedimiento
DESCRIPCIÓN DEL
SERVICIO NO
CONFORME
La ficha de
caracterización NO
contiene la
información precisa y
veraz sobre la
población y
problemática a
intervenir.
Plan de acción NO es
concertado entre
entidades que deben
intervenir y la
ciudadanía
REGISTRO /
FUENTE QUE
PERMITE LA
IDENTIFICACIÓN
QUE
TRATAMIENTO 2
SE DEBE SEGUIR
RESPONSABLE
DEL
TRATAMIENTO Y
REPORTE DEL
SNC
REGISTRO DONDE
QUEDA LA
EVIDENCIA DEL
TRATAMIENTO
RESPONSABLE DE
AUTORIZAR LA
LIBERACIÓN DEL
SNC
REGISTRO
DONDE SE
EVIDENCIA LA
LIBERACIÓN
Ficha de
caracterización
Corrección:
completar la
ficha de
caracterización
con la
información
faltante
Profesionales
Gobiernos
zonales
asignados a cada
UPZ o UPR
Ficha de
caracterización
actualizada
Director/a de
Apoyo a
Localidades
Correo
electrónico
Acta de reunión
Reproceso:
hacer reunión
con las
entidades que
deben
intervenir y la
ciudadanía para
la
Profesional
Gobiernos
Zonales
asignados a cada
UPZ o UPR
Acta de reunión y
plan de acción
concertado
Director/a de
Apoyo a
Localidades
Acta de
reunión y
plan de
acción
concertado
TRATAMIENTO DEL
SERVICIO NO
CONFORME CUANDO
SE IDENTIFICA
LUEGO DE LA
ENTREGA O
DURANTE SU USO
2
Las alternativas de tratamiento pueden ser:
Corrección: Rectificación de las desviaciones en el cumplimiento de los requisitos del producto o servicio
Reproceso: Realización nuevamente del producto o entrega del servicio en su totalidad
Eliminación del producto o servicio
Concesión: Autorizar el uso o aceptación bajo concesión por parte del líder del proceso o por el usuario
Tratamiento sobre los efectos: Reducción de los efectos reales o potenciales de la no conformidad cuando se detecta un producto o servicio no conforme después de su entrega o cuando
haya comenzado su uso
Otro: Acciones que no cubra las anteriormente descritas
acción preventiva, acción correctiva, corrección (reproceso, reclasificación, reparación) desecho, concesión, liberación, desviación permitida
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DESCRIPCIÓN DEL
SERVICIO NO
CONFORME
El Informe de
gestión, evaluación y
seguimiento NO se
realiza y presenta en
los tiempos
establecidos.
El Informe de
gestión, evaluación y
seguimiento NO
presenta propuestas
de solución, cuando
hay incumplimiento
de las acciones del
plan de acción.
REGISTRO /
FUENTE QUE
PERMITE LA
IDENTIFICACIÓN
Acta de reunión
Informes de
gestión,
evaluación y
seguimiento
QUE
TRATAMIENTO 2
SE DEBE SEGUIR
reformulación
del plan de
acción
Concesión:
aceptar el
informe
después de la
fecha, siempre
que esté
completo
Corrección:
incluir
propuestas de
solución en el
informe
RESPONSABLE
DEL
TRATAMIENTO Y
REPORTE DEL
SNC
REGISTRO DONDE
QUEDA LA
EVIDENCIA DEL
TRATAMIENTO
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RESPONSABLE DE
AUTORIZAR LA
LIBERACIÓN DEL
SNC
REGISTRO
DONDE SE
EVIDENCIA LA
LIBERACIÓN
Profesional de
gobiernos
zonales
asignados a cada
UPZ o UPR
Acta de reunión
Director/a de
Apoyo a
Localidades
Acta de
reunión
Profesional de
gobiernos
zonales
asignados a cada
UPZ o UPR
Informes de
gestión, evaluación
y seguimiento
ajustado
Director/a de
Apoyo a
Localidades
Acta de
reunión
TRATAMIENTO DEL
SERVICIO NO
CONFORME CUANDO
SE IDENTIFICA
LUEGO DE LA
ENTREGA O
DURANTE SU USO
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3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1 Documentos internos
CÓDIGO SIG
NOMBRE DOCUMENTO
1D-GGL-F029
Ficha de Caracterización
1D-GGL-F030
Formato de Plan de Acción
1D-GGL-F031
Formato de Informes de gestión, evaluación y seguimiento.
3.2 Normatividad vigente
NORMA
AÑO
Decreto Ley 1421
1993
Decreto 739
1998
Acuerdo 12
1994
Acuerdo 13
2000
Acuerdo 257
2006
EPÍGRAFE
ARTÍCULO(S)
"Por el cual se dicta el régimen especial para
Artículo 2, 3, 60, 61
el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá"
Por el cual se fijan los procedimientos para la
elaboración, aprobación, ejecución y
seguimiento de los Planes de Desarrollo
Local, y se establecen mecanismos y espacios Artículo 3
permanentes para la participación de la
ciudadanía en los procesos económicos,
sociales, culturales y políticos de la vida local.
Por el cual se establece el Estatuto de
Planeación del Distrito Capital y se
reglamenta la Formulación, la Aprobación, la
Ejecución y la Evaluación del Plan de
Artículo 1
Desarrollo Económico y Social y de Obras
Públicas del Distrito Capital de Santa Fe de
Bogotá, y se dictan otras disposiciones
complementarias.
"Por el cual se reglamenta la participación
ciudadana en la elaboración aprobación,
ejecución, seguimiento, evaluación y control
del Plan de Desarrollo Económico y Social Artículo 25
para las diferentes Localidades que
conforman el Distrito Capital y se dictan
otras disposiciones."
"Por el se dictan normas básicas sobre la
estructura, organización y funcionamiento de
los organismos y de la entidades de Bogotá Artículo 3, 6,10, 27,33,34,45,49
Distrito Capital, y se expiden otras
disposiciones"
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publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno.
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Procedimiento de Gobiernos Zonales
NORMA
Circular 007
AÑO
2013
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EPÍGRAFE
ARTÍCULO(S)
Lineamientos para la elaboración del anexo
de materialización de la inversión 2014 Toda
establecido por el Decreto 101 de 2010
3.3. Documentos externos
NOMBRE
N/A
FECHA DE
PUBLICACIÓN O
VERSIÓN
N/A
ENTIDAD QUE LO
EMITE
MEDIO DE CONSULTA
N/A
N/A
Nota: “Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra
publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno.
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