1D-GGL-P002

GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD
LOCAL
Código: 1D-GGL-P002
Versión: 3
Seguimiento a las Obligaciones Por Pagar OXP – FDL
VERSIÓN 1
1
FECHA
27 de Agosto
de 2011
2
27 de Marzo
de 2013
3
05 de
diciembre de
2014
Vigencia desde:
05 de diciembre 2014
CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
Primera versión del documento, código: P-114001-1
Se rediseño el procedimiento cambiando el nombre de “Gestión de Apoyo y
Seguimiento de Obligaciones por Pagar” por “Seguimiento a Obligaciones
por Pagar de los FDL”, de igual manera se ajusto el objetivo, las actividades
y su descripción, se crearon 3 nuevos formatos para el registro de las
actividades
Se actualizo el procedimiento, modificando
las actividades – se
establecieron controles y responsables al procedimiento y se constituye un
nuevo formato y se eliminan los formatos: 1D-GGL-F4- 1D-GGL-F171D-GGL-F19
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05 de diciembre 2014
1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Realizar actividades para asesorar y asistir a las Alcaldías Locales, para la disminución de los
compromisos generadores de las obligaciones por pagar, dentro de los plazos de ejecución originados
en los proyectos de inversión local, financiados y cancelados mediante el PAC anual y mensual de
acuerdo con lo establecido por la Dirección distrital de Tesorería.
Alcance
Este procedimiento hace parte del proceso de Gestión para la Gobernabilidad Local, que
compromete la ejecución de los proyectos de inversión local y su presupuesto hasta registrar en cero
el valor de los compromisos generadores de obligaciones por pagar, en términos de los plazos
establecidos para la ejecución presupuestal del periodo.
Políticas de Operación
1. Las comunicaciones que surjan de este procedimiento dirigidas a las dependencias de la Secretaría
Distrital de Gobierno, a las Alcaldías Locales y entidades distritales deben ser radicadas y enviadas a
través del CDI.
2. Todo documento debe ser firmado por el Director.
3. Los documentos que surjan de este procedimiento deben archivarse en la carpeta oficial de la
Dirección Ejecutiva Local.
4. La información de los Compromisos generadores de las Obligaciones por Pagar debe ser actualizada
por parte de las Alcaldías Locales - Fondos de Desarrollo Local de acuerdo a las normas definidas
para el manejo presupuestal. Sera informado a la Subsecretaría de Asuntos Locales - Dirección
Ejecutiva de Localidades a través del sistema PREDIS. Debe reflejar la gestión de la Dirección
Ejecutiva de Localidades, Código: 1D-GGL-P2 disminuyendo en número y valor de las obligaciones
por pagar registradas en PREDIS.
5. El seguimiento a las Obligaciones Por Pagar, se desarrollara con forme al registrado en este
procedimiento.
6. Toda comunicación oficial asociada al presente procedimiento, debe efectuarse a través del Aplicativo
de Gestión documental (AGD), vigente y adoptado por la Secretaría Distrital de Gobierno, teniendo
en cuenta los lineamientos establecidos por el subsistema de gestión documental.
Glosario
Asesoría: Es la acción de suministrar información y proponer acciones a las localidades para la correcta
formulación y ejecución de los proyectos de inversión local, respetando la iniciativa del gasto local.
Obligaciones por pagar: Las obligaciones por pagar son los compromisos adquiridos y debidamente
registrados con cargo a los presupuestos de los Fondos de Desarrollo Local que no se alcanzan a pagar en la
vigencia respectiva, las cuales deberán incluirse en el presupuesto del año siguiente.
Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada
en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno.
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Siglas
AGD: Aplicativo de Gestión Documental
DEL: Dirección Ejecutiva de Localidades
ACF: Acta de Fenecimiento – Anulación de Pagos
PAC: Programa Anual de Pagos – Reprogramación PAC
ICOPP: Informe de Compromisos generadores de Obligaciones por Pagar - Mensual
CDI: Centro de Documentación e Información
F.D.L.: Fondo de Desarrollo Local
P.C.: Punto de Control
Producto o servicio generado
PRODUCTO O SERVICIO
DESCRIPCIÓN
Asesoría y asistencia técnica a los Fondos de
Desarrollo Local
Desarrollar actividades para realizar seguimiento y
evaluación de los compromisos generadores
disminuyendo las obligaciones por pagar de los
Fondos de Desarrollo local.
Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada
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2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
2
Revisar Que Las
Cifras, Información
Y Tiempo Cumplan
3
Convoca a las mesas
técnicas de
seguimiento
REGISTRO
Inicio del procedimiento.
INICIO
1
Solicita la
constitución de las
Obligaciones Por
Pa
Pagar – OxPPREDIS
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Dirección Ejecutiva
Local
Solicitar al FDL el diligenciamiento en el
formato establecido a 31 diciembre de la
vigencia inmediatamente anterior. De las
OBLIGACIONES POR PAGAR – OxP de
común acuerdo con el PREDIS
Correo
electrónico
Formato
obligaciones por
pagar
Revisa que la información suministrada
cumpla con los estándares exigidos en
cuanto a las cifras y tiempos
Responsable DEL
Profesional
Responsable de la
meta
N/A
Recibe la información y convoca a las mesas
técnicas de seguimiento a los Alcaldes y
equipos locales, profesionales Sectores –
UEL y profesional DEL responsable en
cada Localidad.
Correo electrónico
de convocatoria
Cronograma
4
Realiza mesas
técnicas de
seguimiento OXP
Profesional
Responsable de la
meta y Responsable
DEL
Desarrollar mesas técnicas de las OxP de
manera bimestral, en forma individual y
detallada por cada saldo que registre el
inventario de la OxP, generando
compromisos.
Acta de reunión
A
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Profesional
Responsable DEL
Realizar el análisis a los compromisos
pactados en la mesa técnica, desplazándose
al FDL, dos veces al mes, y produce un
informe con recomendaciones sobre el
avance, dificultades y logros.
A
5
Seguimiento a los
compromisos
6
Recibe informe
semanal
Profesional
Responsable DEL
PC (√): Revisa que la información
suministrada cumpla con los estándares
exigidos en cuanto a las cifras y tiempos
quincenalmente
¿Las recomendaciones
pactado?
7
Revisa que las
recomendaciones
cumplan
Profesional
Responsable de la
meta DEL
No
6
9
FIN
REGISTRO
Informe de
recomendación
N/A
cumplen con lo
SI: Continua con el procedimiento, produce
un memorando radicado por el AGD,
dirigido al Director DEL y registrando que
la información corresponde a lo solicitado
anexando el informe de Obligaciones por
Pagar y entrega al profesional responsable.
N/A
No: Devuelve al numeral 6, señalando los
ajustes a implementar según las diferencias
encontradas
SI
8
Elaborar informe de
recomendaciones
Vigencia desde:
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Profesional
Responsable DEL
Elaborar un informe mensual de
recomendaciones dirigido a los Alcaldes
Locales con firma del Director DEL,
debidamente radicado por el AGD y
presentarlo a los Alcaldes y Subsecretario
de Asuntos Locales y Desarrollo Ciudadano
en Consejo Local de Gobierno.
Informe de
recomendación
Memorando
Fin del procedimiento.
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3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1 Documentos internos
CÓDIGO SIG
1D-GGL-F027
NOMBRE DOCUMENTO
Obligaciones por Pagar
3.2 Normatividad vigente
NORMA
AÑO
Decreto 372
2010
Resolución 226
2014
Circular 009
2011
Circular 012
2011
Circular 031
2011
EPÍGRAFE
Por el cual se reglamenta el
proceso presupuestal de los
Fondos de Desarrollo Local –
F.D.L
Por medio de la cual se adopta
y consolida el manual de
Programación, Ejecución y
Cierre
Presupuestal
del
Distrito Capital
Lineamientos
para el
saneamiento
de
las
Obligaciones
por
Pagar
constituidas por los Fondos de
Desarrollo Local
Lineamientos
para
la
liquidación de contratos y
convenios
de
vigencias
anteriores.
Alcance Circular Nº026 de
2011.
ARTÍCULO(S)
28
Todo
Todo
Todo
Todo
3.3. Documentos externos
NOMBRE
No Aplica
FECHA DE
PUBLICACIÓN O ENTIDAD QUE LO EMITE
VERSIÓN
No Aplica
No Aplica
MEDIO DE CONSULTA
No Aplica
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