GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD LOCAL Código: 1D-GGL-P001 Versión: 4 Asistencia técnica – jurídica y seguimiento a la ejecución de proyectos de inversión local VERSIÓN 1 1 2 3 4 Vigencia desde: 05 de diciembre de 2014 CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN 28 de septiembre de Primera versión del documento, código: P-114001-1 2007 Se actualizo el procedimiento dado la reformulación del marco estratégico de la Secretaría de Gobierno en el cual los procedimientos asociados a las 28 de octubre Subsecretaría de Asuntos Locales pasaron del proceso “Gestión de políticas de 2011 de descentralización y desconcentración para la gobernabilidad local” a “Gestión para la Gobernabilidad Local” Se actualizo el procedimiento, modificando algunas actividades, se cambio el nombre del procedimiento de: “Asesoría y asistencia técnica a la 26 de Marzo formulación de proyectos locales” a “Asistencia técnica – jurídica y de 2013 seguimiento a la ejecución de proyectos de inversión local”. Se eliminó el lineamiento 7 y se realizaron ajustes a otros lineamientos. Se actualizó el procedimiento, modificando las actividades de “Asistencia 05 de técnica – jurídica y seguimiento a la ejecución de proyectos de inversión diciembre de local”. Además se elimina el formato 1D-GGL-F8 “Plan de Contratación” y 2014 se constituye dos nuevos formatos “Matriz de seguimiento al plan anual de adquisición” y “Plan anual de adquisiciones Alcaldía Local”. Página 1 de 9 GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD LOCAL Código: 1D-GGL-P001 Versión: 4 Asistencia técnica – jurídica y seguimiento a la ejecución de proyectos de inversión local Vigencia desde: 05 de diciembre de 2014 1. INFORMACIÓN GENERAL Objetivo del Procedimiento Asistir técnica, financiera y jurídicamente a las Alcaldías Locales en la ejecución de proyectos de inversión a través de los procesos pre contractuales, contractuales y pos contractuales con el fin de mejorar el proceso de la planeación local y la utilización eficiente y racional de los recursos disponibles. Alcance Este procedimiento aplica para el proceso de Gestión para la Gobernabilidad Local, comprende desde atender las solicitudes de asesoría e información por parte de las Alcaldías Locales para ejecución de proyectos hasta el acompañamiento permanente para la gestión de los procesos contractuales en sus 3 etapas. Se espera responder oportunamente a las expectativas y necesidades de las entidades y superar los retrasos en la ejecución física asumiendo el proceso de contratación como una etapa fundamental en el marco de la planeación estratégica. Políticas de Operación 1. Se realizarán procesos permanentes de asesoría e información a los fondos de desarrollo local dando prioridad a las solicitudes que lleguen a la Dirección por correo electrónico, telefónicamente o radicadas. 2. Todo documento que resulte del presente proceso debe ser aprobado por el Director y dirigido a las dependencias de la Secretaría Distrital de Gobierno, a las Alcaldías Locales y entidades distritales radicadas y enviadas a través del CDI. 3. Toda comunicación oficial asociada al presente procedimiento, debe efectuarse a través del aplicativo de gestión documental (AGD) vigente y adoptado en la Secretaría Distrital de Gobierno, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el subsistema de gestión documental. 4. Las asesorías y apoyos ofrecidos a los FDL deben apuntar a mejorar la ejecución de planes, programas y proyectos locales que favorezcan la descentralización y el desarrollo local. 5. Como mejoramiento continuo de esta Dirección, se atenderán las recomendaciones que sobre materia de planeación y elaboración de los estudios previos hacen organismos de control, como la Procuraduría General de la Nación, la Personería de Bogotá, la Contraloría de Bogotá y la Veeduría Distrital. Glosario Asesoría: Es la acción de suministrar información y aconsejar a las localidades para la correcta formulación y ejecución de los proyectos de inversión local, respetando la iniciativa del gasto local. Asistencia Técnica: Es el apoyo que se le da a las localidades para la formulación y ejecución de los de los proyectos de inversión local, respetando la iniciativa del gasto local. Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno. Página 2 de 9 GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD LOCAL Código: 1D-GGL-P001 Versión: 4 Asistencia técnica – jurídica y seguimiento a la ejecución de proyectos de inversión local Vigencia desde: 05 de diciembre de 2014 Planeación: Es un proceso continuo que busca aprovechar las oportunidades, reducir o mitigar las amenazas, potenciar las fortalezas, transformar las debilidades, dar solución a problemas y atender las necesidades a través de estrategias que de manera eficiente apunten al cumplimiento de metas y objetivos 2 . Plan de Desarrollo Local. Es un instrumento de la planeación en el que se establece en el marco del desarrollo de la localidad con una visión estratégica compartida y de futuro, el cual es resultado de un proceso de concertación entre los diversos actores de la planeación local. En él se definen las prioridades del desarrollo para orientar la aplicación racional de los recursos de los Fondo de Desarrollo Local, permitiendo así concebir objetivos y metas coherentes y alcanzables en un período determinado. Estudios previos: Son los análisis, documentos y trámites que deben adelantar las entidades públicas antes de contratar, sin importar el régimen legal que las cobije, en cualquiera de las modalidades que señala la ley o el manual interno que se aplique, los cuales debe contener; la descripción de la necesidad; descripción del objeto a contratar con sus especificaciones técnicas; requisitos habilitantes; servicios conexos; capacidad del oferente, plazos de ejecución del contrato; fundamentos jurídicos de la contratación; definición de los criterios de verificación y ponderación, así como los factores de desempate; estudio de mercado o análisis económico del valor del contrato; análisis, estimación, tipificación y distribución de riesgos 3 . Lineamientos de política para las líneas de inversión local: Directriz establecida por las entidades distritales que busca garantizar la complementariedad, la subsidiariedad y la concurrencia de la inversión del nivel central frente a la inversión del nivel local que permite orientar el ejercicio de la planeación y presupuestación territorial en el ámbito local de manera coordinada, al ser el elemento articulador de la inversión propuesta para los diferentes territorios de la ciudad por el Plan de Desarrollo Distrital. 4 Siglas BPP-L: Banco de Programas y Proyectos Locales CDI: Centro de Documentación e Información D.E.L.: Dirección Ejecutiva Local D.T.S: Documento Técnico de Soporte F.D.L.: Fondo de Desarrollo Local PDD: Plan de Desarrollo Distrital PDL: Plan de Desarrollo Local POAI: Plan de Operación Anual de Inversión 2 Estrategias para la planeación, costeo y financiación de proyectos relacionados con los Objetivos de Desarrollo del Milenio en el municipio colombiano. Modulo tres Como planear y costear la inversión pública Local. Federación colombiana de municipios y GTZ. 3 Recomendaciones para la elaboración de estudios previos. Procuraduría General de la Nación. Abril 2010. 4 Directiva 005 del 05 de Julio de 2012. Lineamientos de política para las líneas de inversión local, Plan de Desarrollo Económico, Social, ambiental y de Obras Públicas para Bogotá D.C. 2012-2016 Bogotá Humana. Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno. Página 3 de 9 GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD LOCAL Código: 1D-GGL-P001 Versión: 4 Asistencia técnica – jurídica y seguimiento a la ejecución de proyectos de inversión local Vigencia desde: 05 de diciembre de 2014 Producto o servicio generado PRODUCTO O SERVICIO Asesoría y asistencia técnica y jurídica DESCRIPCIÓN Asistencia técnica en materia de; ejecución de proyectos de inversión y gestión de procesos precontractuales, contractuales y pos contractuales. Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno. Página 4 de 9 GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD LOCAL Código: 1D-GGL-P001 Versión: 4 Asistencia técnica – jurídica y seguimiento a la ejecución de proyectos de inversión local Vigencia desde: 05 de diciembre de 2014 2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD RESPONSABLE 2 ASIGNAR PROFESIONALES 3 REALIZAR SEGUIMIENTO A LA PROGRAMACIÓN DE LA CONTRATACIÓN LOCAL (PROYECTOS DE INVERSIÓN) A REGISTRO Inicio del procedimiento. INICIO 1 IDENTIFICAR LOS PROYECTOS A DESARROLLAR SEGÚN POAI DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Profesional (es) Técnico y Jurídico El Director Ejecutivo Local Profesional (es) Técnico y Jurídico Socializar y articular el POAI y el PAA para la inversión directa con los profesionales del FDL. Asigna a los profesionales técnicos y jurídicos para realizar el seguimiento a la ejecución de los proyectos de inversión a fin de mejorar el proceso de la planeación local y la utilización eficiente de los recursos disponibles. Se realiza seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones de los 20 FDL y se analiza la programación de la contratación estimada por la Alcaldía Local así como los procesos publicados en la Página de SECOP, teniendo presente la normatividad vigente y lo estipulado por Colombia Compra Eficiente generando alertas tempranas. Nota 1: La publicación del Plan Anual de Adquisiciones, se efectúa durante el mes de enero y en adelante del año de ejecución en el SECOP, por parte de las Alcaldías Locales. Podrá ser modificado cuantas veces requieran y una vez al año como mínimo. Acta de reunión Correo electrónico Plan Anual de Adquisiciones Alcaldía Local Acta de reunión Matriz de seguimiento a la programación de la contratación Local Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno. Página 5 de 9 GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD LOCAL Código: 1D-GGL-P001 Versión: 4 Asistencia técnica – jurídica y seguimiento a la ejecución de proyectos de inversión local ACTIVIDAD RESPONSABLE A 4 REALIZAR INFORME TRIMESTRAL A LA PROGRAMACIÒN DE LA CONTRATACIÒN LOCAL (PAA) 5 ENVIAR MEMORANDO INFORME PARA LAS ALCALDÌAS LOCALES (PAA) COPIA OFICINA DE CONTROL 6 ARCHIVO DE INFORMES 7 CONSULTAR QUINCENALME NTE LOS PROCESOS DE CONTRATACIO N EN SECOP. Profesional (es) Técnico y Jurídico Vigencia desde: 05 de diciembre de 2014 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Se elabora informe trimestral de gestión analítico de manera cualitativa y cuantitativa a la programación de los procesos estimados a contratar en los 20 FDL. Y consolidar la información de los 20 FDL. REGISTRO Informe Trimestral del PAA Nota: El profesional asignado consolida la información de los 20 FDL. Director Ejecutivo Local Profesional (es) Técnico y Jurídico Aprueba y firma los informes de seguimiento a la programación de la contratación estimada por cada una de las Alcaldías Locales. Archiva en la correspondiente carpeta copia del memorando enviado a la Alcaldía. Nota: Archivar a más tardar durante los dos siguientes días de radicar el documento. Revisar y producir un memorando de recomendaciones para la firma del Director, respecto de los procesos de contratación publicados en SECOP por los FDL. Profesional (es) Técnico y Jurídico Memorando radicado Informe de seguimiento al PAA Memorando con recomendaciones Nota: Se deberá realizar seguimiento a las recomendaciones emitidas. B Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno. Página 6 de 9 GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD LOCAL Código: 1D-GGL-P001 Versión: 4 Asistencia técnica – jurídica y seguimiento a la ejecución de proyectos de inversión local ACTIVIDAD RESPONSABLE Vigencia desde: 05 de diciembre de 2014 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO Análisis técnico y jurídico a los estudios previos de los procesos estimados a contratar remitidos por la Alcaldía Local. . Actas de reunión B 8 ASISTENCIA TÉCNICA Y JURÍDICA A ESTUDIOS PREVIOS 9. Dar Respuesta a las Solicitudes de apoyo a Estudios Previos – Radicado Profesional (es) Técnico y Jurídico Nota 1: Se recibe solicitud por parte de la Alcaldía Local mediante correo electrónico y/o documento radicado. Profesional (es) Técnico y Jurídico SI: Respuesta a la solicitud de la Alcaldía Local mediante Memorando radicado solicitado por parte de la Alcaldía Local NO: Respuesta verbal y se deja constancia mediante formato de Acta de Reunión si el profesional se encuentra en campo es decir en la Alcaldía Local. N/A Director Ejecutivo Local Aprueba y firma el documento de las recomendaciones y se remite la comunicación a las Alcaldías Locales. Memorando con las recomendaciones técnicas y jurídicas a los Estudios previos Profesional (es) Técnico y Jurídico Dar respuesta verbal y se deja constancia mediante Formato Actas de Reuniòn al ampañamiento tècnico y jurìdico realizado en campo . Nota 1: Tener presente que se presta apoyo y acompañamiento en la Alcaldìa Local en los FDL. (campo) Nota 2: Emitir respuestas a las solicitudes realizadas de los FDL en apoyo a la gestiòn de los proyectos de Inversiòn Local. NO 11 SI 10 APROBAR Y ENVIAR EL DOCUMENTO CON LAS RECOMENDACIONES PARA LAS ALCALDÌAS LOCALES 11 DAR RESPUESTA A LAS SOLICITUDES DE APOYO DE ESTUDIOS PREVIOS EN LOS FDL C Teniendo presente que las Alcaldías Locales solicitan el apoyo técnico y jurídico de los Estudios Previos mediante correo electrónico, documento radicado o verbal, la respuesta a esas solicitudes se generan por: Actas de reunión Correo electrónico Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno. Página 7 de 9 GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD LOCAL Código: 1D-GGL-P001 Versión: 4 Asistencia técnica – jurídica y seguimiento a la ejecución de proyectos de inversión local ACTIVIDAD Vigencia desde: 05 de diciembre de 2014 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO Profesional (es) Técnico y Jurídico Archiva en la correspondiente carpeta copia del documento enviado a la Alcaldía. N/A Profesional (es) Técnico y Jurídico Registrar y hacer seguimiento Mensual a los proyectos de inversión Local a través de la Matriz Unificada de seguimiento a la Inversión (MUSI) teniendo como insumo los reportes de PREDIS y carpetas contractuales. De acuerdo a la normatividad vigente. C 12 ARCHIVAR DOCUMENTOS 13 HACER SEGUIMIENTO AL PROCESO CO CONTRACTUAL Nota 1: El profesional asignado se encargará de consolidar la información para cumplir con la normatividad vigente. 14 IDENTIFICAR ALERTAS TEMPRANAS EN LA CONTRATACIÓN LOCAL 15 ARCHIVAR DOCUMENTOS 16 FIN Profesional (es) Técnico y Jurídico Profesional (es) Técnico y Jurídico Generar informes trimestrales que den cuenta de la dinámica de la contratación y la planeación local. Actas de reunión Plan de acción y tablero de control de los proyectos de inversión MUSI Informe trimestral de contratos celebrados Nota 1: Se tendrán en cuenta para la elaboración de los informes los criterios priorizados por trimestre por la Dirección y la Subsecretaría de Asuntos Locales. Archiva en la correspondiente carpeta copia de los documentos de gestión del seguimiento al proceso contractual de los FDL. N/A Fin del procedimiento. Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno. Página 8 de 9 GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD LOCAL Código: 1D-GGL-P001 Versión: 4 Asistencia técnica – jurídica y seguimiento a la ejecución de proyectos de inversión local Vigencia desde: 05 de diciembre de 2014 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS 3.1 Documentos internos CÓDIGO SIG NOMBRE DOCUMENTO 1D-GGL-F016 Plan de acción y tablero de control de los proyectos de inversión (MUSI) 1D-GGL-F025 Plan anual de adquisiciones Alcaldías Locales 1D-GGL-F026 Matriz de seguimiento a la programación de la contratación Local. 3.2 Normatividad vigente NORMA AÑO Ley 80 1993 Decreto 539 2006 Decreto 1510 2013 Directiva 005 Circular 003 EPÍGRAFE ARTÍCULO(S) Por el cual se expide el Estatuto General de Todos los artículos Contratación de la Administración Pública. Por la cual se determina el objeto, la estructura organizacional y las funciones Art. 15 de la Secretaría Distrital de Gobierno y se dictan otras disposiciones. Por el cual se reglamenta el sistema de compras y Todos los artículos contratación pública. Lineamientos de política para las Líneas de Inversión Local Todo en la formulación de los Planes Locales de Desarrollo. Matriz unificada de Todo seguimiento a la inversión local 3.3. Documentos externos NOMBRE No Aplica FECHA DE PUBLICACIÓN O ENTIDAD QUE LO EMITE VERSIÓN No Aplica No Aplica MEDIO DE CONSULTA No Aplica Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno. Página 9 de 9