1D-GDC-P1

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
Generación de Información para la
Formulación y Seguimiento de Políticas
Publicas
Código: 1D-GDC-P1
Versión: 3
Vigencia desde:
24 de junio de 2011
1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Gestionar, recepcionar, consolidar, analizar y suministrar información a través de los equipos de trabajo
de los Observatorios y el CEACSC, como insumo para la formulación, seguimiento y evaluación de
políticas públicas.
Alcance
Este procedimiento es implementado por el CEACSC y los Observatorios de la Secretaria Distrital de
Gobierno. Inicia con la gestión para el suministro de la información y termina con el trámite para el envío
de información.
Políticas de Operación
1. Los tiempos establecidos para la ejecución de las actividades de la realización de los productos
y/o prestación de los servicios asociados a este procedimiento se definirán de acuerdo con lo
enunciado, así:
• Legales, según sea el caso: Quejas, reclamos y manifestaciones: 15 días; derecho de
petición de información: 10 días; consultas: 30.Nota: Cuando los tiempos de las actividades
desarrolladas obedezcan a una normativa específica, se establecen en la descripción de
actividades que hace parte del presente documento.
2. Toda comunicación oficial asociada al presente procedimiento, debe efectuarse a través del
aplicativo de gestión documental (AGD) vigente y adoptado en la Secretaría Distrital de Gobierno,
teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el subsistema de gestión documental.
3. Los productos y/o servicios generados en este procedimiento, aportan al logro de los objetivos y
metas formulados para la gestión del proceso de Gestión del Conocimiento, y que se encuentran
formulados en los planes vigentes.
4. Los controles a los riesgos asociados al presente procedimiento se encuentran establecidos en la
matriz de riesgos del proceso Gestión del Conocimiento , los cuales buscan gerenciar el riesgo en
todos los ámbitos de la gestión institucional que afecten la misionalidad y la gestión
administrativa. Estos son gestionados de acuerdo a los lineamientos establecidos en el manual
de gestión del riesgo M-116302-02.
5. Los archivos recepcionados para la consolidación de la información, deben ajustarse a las
estructuras acordadas para cada entidad fuente.
6. Todas las solicitudes de información deben estar soportadas, ya sea en medio magnético o en
físico.
Normatividad y/o Documentos Asociados
1. Ver normograma
2. Ver listado maestro de documentos externo
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Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada.
La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
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Código: 1D-GDC-P1
Versión: 3
Vigencia desde:
24 de junio de 2011
Glosario
ANÁLISIS MULTIDIMENSIONAL: Análisis de un fenómeno con la utilización sincrónica de múltiples
variables.
CEACSC: El Centro de Estudio y Análisis en Convivencia y Seguridad Ciudadana (CEACSC) tiene como
objetivo fundamental la investigación y comprensión de las conflictividades, violencias y delitos que
afectan la convivencia y la seguridad en la ciudad de Bogotá, con el fin de generar los insumos
necesarios para el diseño, la aplicación y la evaluación de las políticas públicas encaminadas a su
prevención y control.
ENTIDADES FUENTE: Entidades del orden distrital o nacional que generan y suministran la información
de según los convenios suscritos. Dentro de estas están :Policía Metropolitana de Bogotá, el Instituto
Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, la Fiscalía General de la Nación, el Cuerpo Técnico de
Investigación, la Gobernación de Cundinamarca, la Universidad Nacional de Colombia, ONGs ,
Municipios, entre otros.
OAP: Observatorio de Asuntos Políticos, Una herramienta orientada al análisis de la información derivada de
la gestión de los asuntos relacionados con el trámite de iniciativas normativas y políticas. Un medio para
producir conocimiento específico y actualizado sobre el sistema político de la ciudad, con miras a su
comprensión y al mejoramiento de la toma de decisiones políticas.
ODP: Observatorio de Participación y Descentralización, es un instrumento de la Secretaría de Gobierno
Distrital, organizado por la Subsecretaría de Asuntos Locales y Desarrollo Ciudadano con el propósito de
ofrecer a la administración insumos para la formulación y evaluación de las políticas e información,
conocimiento y documentación a la ciudadanía.
Siglas
1. AGD: Aplicativo de Gestión Documental
2. CEACSC: Centro de Estudio y Análisis en Convivencia y Seguridad Ciudadana
3. CICRI: Centro de Investigaciones Criminológicas
4. CRNV: Centro de Referencia Nacional sobre Violencia
5. CTI: Cuerpo Técnico de Investigaciones
6. INMLCF: Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.
7. MEBOG: Policía Metropolitana de Bogotá
8. OAP: Observatorio de Asuntos Políticos
9. ODP: Observatorio de Participación
10.ODDHHAJ: Observatorio de Derechos Humanos y Acceso a la Justicia
11.PC ( ): Punto de Control del procedimiento.
12.SDG: Secretaría Distrital de Gobierno.
Salidas generadas del procedimiento
Salidas
Información analizada para la toma de
Decisiones
Descripción
Información analizada de interés para la formulación y
evaluación de política publica.
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Versión: 3
Vigencia desde:
24 de junio de 2011
2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
INICIO
1
GESTIONAR EL
SUMINISTRO DE
INFORMACIÓN
2
RECIBIR
INFORMACIÓN
3
INCORPORAR
INFORMACIÓN EN
LA BASE DE
DATOS
RESPONSABLE
Secretaría
Distrital de
Gobierno
Subsecretario/
a de Seguridad
y Convivencia
Ciudadana
,Subsecretario/
a de Asuntos
Locales y /o
el/la directora/a
de
Seguimiento y
Análisis
Estratégico y
Convivencia
El/la
Profesional
Responsable
El/la
Profesional
Responsable
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Requiere información relacionada
con temáticas de interés para la
misionalidad de la entidad.
N/A
Son los responsables de la gestión
de los acuerdo del suministro de
información que se debe reportar a
los Observatorios y al CEACSC
por parte de las entidades fuentes.
Profesional recibe periódicamente,
de acuerdo a cada convenio con
las entidades fuente, la información
acordada en archivos.
Incorpora la información en la base
de datos correspondiente a cada
uno de los Observatorios o al
CEACSC
ACUERDO O
CONVENIO
INFORMACIÓN
BASE DE
DATOS
Ver instructivos asociados.
4
EXTRAER
INFORMACIÓN
DE LA BASE DE
DATOS
El/la
Profesional
Responsable
Extrae la información de la bodega
de datos o base de datos para ser
consultada y analizada.
N/A
A
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Generación de Información para la
Formulación y Seguimiento de Políticas
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
A
5
ANALIZAR LOS
DATOS
El/la
Profesional
Responsable
10
Versión: 3
Vigencia desde:
24 de junio de 2011
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Analizan los datos de acuerdo a la
temática
asignada,
para
la
generación
de
información
estadística y espacial.
REGISTRO
N/A
Ver instructivos asociados.
6
LA
GENERACIÓ
N DEL
INFORME ES
POR
SOLICITUD
Código: 1D-GDC-P1
El/la
Profesional
Responsable
La generación del informe es
estandarizada continua en la
actividad 7, y si el informe
responde a una solicitud continúa
en la actividad 10.
N/A
Producen los informes.
ESTANDAR
7
PRODUCIR EL
INFORME
8
APROBAR
INFORME Y
PRESENTARLO
B
El/la
Profesional
Responsable
Subsecretario/
a de Seguridad
y Convivencia
Ciudadana
,Subsecretario/
a de Asuntos
Locales y /o
el/la directora/a
de
Seguimiento y
Análisis
Estratégico y
Convivencia
Los informes son una de la entrada
necesaria para la formulación de
política
pública,
presentan
resultados de implementación de la
misma.
Dentro
de
estos
podemos
encontrar:
o Documentos
de
análisis
(Boletines Estadísticos)
o Documentos de Monitoreo de
Política publica
o Recomendaciones
sobre
Política pública
o Ver instructivos asociados.
Aprueba la información y la
presenta informes al Secretario
(ria) Distrital de Gobierno.
INFORME S
N/A
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
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24 de junio de 2011
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
B
Profesional
Responsable
9
DIVULGAR
INFORMACIÓN
Se divulga la información de
diferentes formas: publicaciones,
informes, o pagina web.
INFORME DE
ESTADISTICA
S
PUBLICADOS
Ver instructivos asociados.
13
PAGINAS WEB
6
10
AUTORIZAR
ELABORACIÓN Y
SUMINISTRO DE
INFORMACIÓN
11
ELABORAR
REPORTE O
RESPUESTA
12
TRAMITAR ENVÍO
DE LA
INFORMACIÓN
13
FIN
Profesional
Responsable/C
oordinador/a
Profesional
Responsable
Profesional
Responsable/
Coordinador
CEACSC u
Observatorios
Se recibe solicitud de partes
interesadas, a través del formato
del Formato Único de Solicitud de
Información.
El Coordinador/a de CEACSC o del
Observatorio,
autoriza
la
elaboración y suministro de la
información.
Elabora reporte o respuesta y
devuelve al Coordinador para visto
bueno.
FORMATO
UNICO DE
SOLCITUD DE
INFORMACIÓN
1D-GDC-F1
INFORME DE
ESTADISTICAS
REPORTE/RE
PUESTA
Coordinador de CEACSC o de los
Observatorios tramita envío de la
información al solicitante.
N/A
Fin del procedimiento
N/A
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GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
Versión: 3
Generación de Información para la
Formulación y Seguimiento de Políticas
Públicas
Vigencia desde:
15 de junio de 2011
3. DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS
CÓDIGO
DOCUMENTO
1D-GDC-F1
Formato único de solicitud de información
1D-GDC-F2
Formato hoja de vida de indicador
1D-GDC-I1
Instructivo para actualización del Sistema de Catalogación Documental
1D-GDC-I2
Instructivo para actualización de la Canasta de Indicadores
1D-GDC-I3
Instructivo para Carga de contenidos al Portal Web del Observatorio de Asuntos
Políticos
1D-GDC-I4
Instructivo para la actualización del módulo Actores del SIMAT -SIGOB
1D-GDC-I5
Instructivo para la elaboración del documento Información, Análisis y
Recomendación (IAR)
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