Carlos Chac? - Instituto Nacional de Aprendizaje

GESTION DE NORMALIZACION Y
SERVICIOS DE APOYO
INFORME DE LABORES
Lic. CARLOS CHACON RETANA
GESTION DE NORMALIZACION Y SERVICIOS DE APOYO
16 DE SETIEMBRE DE 2005
En cumplimiento a las directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar informe
final de su gestión según Inciso E) del artículo 12 de la Ley de Control Interno.
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SERVICIOS DE APOYO
INTRODUCCION
La Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo es parte de la estructura organizacional del Instituto
Nacional de Aprendizaje desde el año de 1996, cuando se implementa la Reestructuración, definiéndolo
según el Manual de Organización como “responsable de brindar los servicios de apoyo necesarios para la
oportuna ejecución de las funciones sustantivas de la Institución, así como normalizar los procedimientos de
carácter administrativo que se ejecutan desconcentradamente”.
Aún cuando estaba definida esta figura dentro de la estructura fue hasta el año de 1999 cuando entró a
funcionar el cargo de Gestor, momento en el cual a instancias de la Administración Superior, y manteniendo
mi cargo de Jefe de la Unidad de Recursos Humanos asumí la función de Gestor de Normalización y Servicio
de Apoyo.
Las Gestiones sirven de coordinación y enlace entre las Unidades, Regiones y Núcleos con la Gerencia y las
Subgerencias, para impulsar proyectos importantes y dar el apoyo necesario para alcanzar las metas y
objetivos que persiguen las dependencias.
Debido a que mantuve el cargo de Jefe de la Unidad de Recursos Humanos, la Gestión no estableció
presupuesto propio, ni tampoco ubicó una oficina independiente y se utilizó al mismo personal que formaba
parte de la Unidad, esto para maximizar los recursos.
Como siempre se espera de un cambio, se debió asumir el período de resistencia y de ajuste al establecerse
un nivel jerárquico entre los Jefes de las Unidades Administrativas y la Subgerencia Administrativa, lo que
requirió interiorizar en los encargados la cooperación, coordinación, comunicación y aceptar el nivel
jerárquico, además de adaptar el área administrativa a las disposiciones de la actual administración que
asumió en el año 2002.
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ACCIONES DESARROLLADAS
Los principales cambios que se dieron en el ordenamiento jurídico y que requirió de un gran esfuerzo tanto de
la Gestión como de las Unidades Administrativas, fue la publicación de la Ley de Protección al Ciudadano del
Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos y la Ley de Control Interno, ambas significaron la necesidad
de girar instrucciones para que se analizara con detalle los alcances en conjunto con todos los colaboradores
de las Unidades, además de instruir para que de manera inmediata se tomaran las acciones necesarias para
garantizar un cumplimiento oportuno.
Mediante reuniones formales e informales se sustenta una buena comunicación con los Jefes de las
Unidades, en donde se informa de los cambios y pronunciamientos en la legislación vigente.
La Ley de Control Interno que fue precedida por la promulgación de las Normas de Control Interno, implicó
cambios, aún cuando siempre a existido un clima de control, especialmente cuando se analizaba el capítulo
dedicado a los riesgos.
Por solicitud de la administración, cada una de las Unidades integro un funcionario dentro de una comisión
creada con la finalidad de que se conociera más sobre las disposiciones y propiciaran los cambios de
procedimientos y comportamiento para encaminar hacia un cumplimiento total de las normas.
Estos
funcionarios recibieron una capacitación intensiva por parte de la Contraloría General de la República.
La detección y control del riesgo continua siendo un tema que genera muchas dudas, por lo novedoso de su
temática y porque representa una gran cantidad de trabajo para las unidades, pero la mayor dificultad se
encuentra en que no existe una metodología estándar para definir como se detectan los riesgos.
Sin embargo las Unidades Administrativas han realizado grandes esfuerzos para cumplir con los objetivos que
se plantean durante las dos autoevaluaciones realizadas en el año 2003 y 2004. También a través de la
Unidad de Recursos Humanos se están realizando cursos constantes sobre el tema de Control Interno, con lo
cual buscamos que en un corto plazo el tema sea ampliamente conocido por todo el personal.
La principal meta cuando se inició la labor de la Gestión fue lograr una adecuada comunicación y coordinación
que diera como resultado brindar un soporte eficiente a la labor técnica de la Institución, para lo cual fue
necesario realizar periódicas reuniones, en conjunto con la Gerencia General; abarcándose los temas donde
se detectan debilidades en la atención de los requerimientos de los clientes de las Unidades. Además, esta
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labor mediadora y guía también sirvió para fomentar la unidad en busca de un objetivo común de mejorar los
servicios que se brindan.
Las unidades administrativas atendidas por esta Gestión han mantenido una política de servicio al cliente,
para lo cual se propicia una búsqueda constante de soluciones y mejoras del servicio, mismas que son
apoyadas y evaluadas oportunamente para determinar las acciones más convenientes.
Las unidades
conocen de la disposición que se tiene para atender propuestas y la necesidad de estimar los resultados de
las actividades.
Se procuró la coordinación con las Unidades para una correcta ejecución presupuestaria, para lo cual se
mantenía un seguimiento constante y se valoraban los aspectos como las adquisiciones, dado que se
presenta el inconveniente de que el procedimiento para la compra de bienes y servicios es afectado en su
tiempo de respuesta por elementos externos.
En reiterados oficios se indicaba a los Jefes de las Unidades Administrativas mantener un monitoreo y
ejercicios de revisión de la ejecución presupuestaria para detectar sobrantes en cuentas durante un período
presupuestario, sobre todo por los resultados de procesos licitatorios, con la finalidad de establecer un
ambiente de control y reforzar cuentas para satisfacer necesidades.
El parámetro de evaluación que se utilizó para medir la ejecución presupuestaria fue la eficiencia, misma que
en muchas ocasiones se ve afectada por los procedimientos licitatorios, que no culminan con éxito durante el
período presupuestario por las diversas razones contenidas en la Ley de Contratación Administrativa.
Se promovió en los Jefes de las Unidades la iniciativa para la ejecución de proyectos que permitan que la
parte técnica pueda obtener una resolución más oportuna a sus inquietudes, con un mayor aprovechamiento
de los recursos.
Los informes de Auditoria fueron remitidos a las Unidades Administrativas involucradas para que procedieran
a girar las instrucciones necesarias para el cumplimiento de las observaciones, además de que a través de
oficios o reuniones formales e informales se dio el debido seguimiento para que en un plazo razonable los
cambios se dieran. Además de que se buscaron soluciones en conjunto cuando lo observado en el Informe
representaba un riesgo para los bienes institucionales.
Las recomendaciones que fueron giradas a la Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo se les dio la
atención inmediata y se encuentran cumplidas en un 100%.
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PRINCIPALES LOGROS
Los logros más importantes que son destacables durante el período de mi gestión tiene que ver
principalmente con:
1.
Consolidar la Gestión de Normalización y Servicios Administrativos como una dependencia
estratégica que fomenta la comunicación y coordinación, a la vez que sirve de enlace efectivo entre
la Administración Superior y las Unidades Administrativas.
2.
Apoyar la realización de programas, proyectos y actividades en las Unidades Administrativas para
fomentar el crecimiento laboral de los funcionarios y lograr una concientización en relación con el
servicio al cliente, además de brindar el respaldo a la realización de proyectos de mejora en las
funciones y productos que se dan en cada Unidad.
3.
Se establecieron las bases para cimentar los esfuerzos de cumplimiento a las regulaciones dadas
por la Ley de Control Interno en las dependencias administrativa. A la fecha se han efectuado dos
autoevaluaciones, con el inconveniente de que no son comparables para establecerlas como una
medida de nivel de avance, porque en la primera el conocimiento sobre los alcances de la Ley era
más limitado que en la del año anterior.
4.
Se mantiene la realización de un Plan de Capacitación bastante ambicioso, cuyo principal objetivo
se orienta a darle a los funcionarios las herramientas que necesita para alcanzar un mayor nivel de
eficiencia y eficacia en el cumplimiento de las metas de cada unidad y mantener actualizada a la
Institución y su recurso humano en las tendencias mundiales.
5.
Se revisaron y actualizaron reglamentos importantes para el accionar de la Institución, algunos aún
se encuentran en etapa de revisión por parte de las dependencias asesoras de las Autoridades
Superiores.
6.
Los sistemas de información de Recursos Humanos fueron actualizados a versiones más modernos,
lo que permitió ampliar los servicios al abrir módulos de consultas desconcentrados.
7.
Se acataron y se implementaron el 100% de las recomendaciones de la Auditoria Interna.
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8.
Mantener un diálogo profesional y sincero con la Administración Superior en aras de lograr un mejor
ambiente de trabajo y la resolución de los problemas institucionales.
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CONCLUSIONES
La Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo esta ideada para liderar las actividades de las Unidades
Administrativas de la Institución con la finalidad de brindar el apoyo que necesita las dependencias técnicas
en su objetivo de acciones formativas de calidad para los estudiantes.
En el año 2002 la Contraloría General de la República aprobó las Normas de Control Interno y posterior fue
publicado la Ley General de Control Interno, que vino a representan un cambio importante en cuanto al
accionar de las dependencias para alcanzar el nivel de control exigido.
El ente contralor diseñó un
instrumento de autoevaluación general para toda la administración pública, que presenta aún inconvenientes
de comprensión sobre el fin que persigue la pregunta, sin que la Institución tenga la posibilidad de adaptarlo a
la realidad interna, por disposición expresa de la Contraloría.
Se han realizado dos autoevaluaciones en los años 2003 y 2004, la primera se realizó con varias limitaciones,
siendo la principal lo reciente de la publicación de la Ley y las Normas, debido a esto, existía escaso personal
capacitado, insuficientes lineamiento e instrucciones y el instrumento enviado por el ente contralor demasiado
general que no se nos permitió adaptarlo a nuestro entorno.
De la Ley de Control Interno la mayor dificultad en cuanto a interpretación y aplicación lo representa el tema
de riesgos, aún el ente contralor está emitiendo disposiciones que deben ser asumidas por la Institución para
estandarizar la metodología que se sigue, así como brindar mayor capacitación en este campo para obtener
resultados satisfactorios en los siguientes procesos de autoevaluación. Es necesario considerar la urgencia
de tomar acciones en cuento a este tema.
A pesar de estos inconvenientes la Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo procuró que dentro de lo
que se tenía disponible se realizaran las actividades para iniciar la etapa de asimilación, aceptación y puesta
en marcha, tal como dispone la Ley.
En múltiples reuniones se analizó este tema, buscando motivar entre los Jefes una conciencia de control que
fuera multiplicada hacia los colaboradores, con la finalidad de crear el ambiente propicio para el control,
además de apoyar los esfuerzos en cuanto a capacitación.
Resulta sumamente importante mantener los esfuerzos realizados en cuanto a la eficiencia en la ejecución
presupuestaria, no solamente para cumplir con la Ley de Control Interno, sino para fomentar una cultura de
planificación y el desarrollo del capital humano, que permita visualizar en el corto, mediano y largo plazo un
área administrativa con mayores y mejores servicios.
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Las Unidades Administrativas requieren de mantener una adecuada interrelación respetando los ámbitos de
acción, con buena comunicación, para evitar duplicidad de funciones y mantener el cambio de actitud para
crear las iniciativas de un impulso agresivo a la labor administrativa, que derivaría en beneficios para toda la
Institución.
También es necesario continuar la política del control
de la correcta aplicación de los procedimientos
administrativos, lineamientos y normas de funcionamiento general que propicien la creatividad en la resolución
de problemas de adaptación a las nuevas disposiciones legales, en procura a la desconcentración de la toma
de decisiones y la satisfacción del usuario.
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