GESTION DE NORMALIZACION Y SERVICIOS DE APOYO INFORME DE LABORES Lic. CARLOS CHACON RETANA GESTION DE NORMALIZACION Y SERVICIOS DE APOYO 16 DE SETIEMBRE DE 2005 En cumplimiento a las directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar informe final de su gestión según Inciso E) del artículo 12 de la Ley de Control Interno. Página 1 GESTION DE NORMALIZACION Y SERVICIOS DE APOYO INTRODUCCION La Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo es parte de la estructura organizacional del Instituto Nacional de Aprendizaje desde el año de 1996, cuando se implementa la Reestructuración, definiéndolo según el Manual de Organización como “responsable de brindar los servicios de apoyo necesarios para la oportuna ejecución de las funciones sustantivas de la Institución, así como normalizar los procedimientos de carácter administrativo que se ejecutan desconcentradamente”. Aún cuando estaba definida esta figura dentro de la estructura fue hasta el año de 1999 cuando entró a funcionar el cargo de Gestor, momento en el cual a instancias de la Administración Superior, y manteniendo mi cargo de Jefe de la Unidad de Recursos Humanos asumí la función de Gestor de Normalización y Servicio de Apoyo. Las Gestiones sirven de coordinación y enlace entre las Unidades, Regiones y Núcleos con la Gerencia y las Subgerencias, para impulsar proyectos importantes y dar el apoyo necesario para alcanzar las metas y objetivos que persiguen las dependencias. Debido a que mantuve el cargo de Jefe de la Unidad de Recursos Humanos, la Gestión no estableció presupuesto propio, ni tampoco ubicó una oficina independiente y se utilizó al mismo personal que formaba parte de la Unidad, esto para maximizar los recursos. Como siempre se espera de un cambio, se debió asumir el período de resistencia y de ajuste al establecerse un nivel jerárquico entre los Jefes de las Unidades Administrativas y la Subgerencia Administrativa, lo que requirió interiorizar en los encargados la cooperación, coordinación, comunicación y aceptar el nivel jerárquico, además de adaptar el área administrativa a las disposiciones de la actual administración que asumió en el año 2002. Página 2 GESTION DE NORMALIZACION Y SERVICIOS DE APOYO ACCIONES DESARROLLADAS Los principales cambios que se dieron en el ordenamiento jurídico y que requirió de un gran esfuerzo tanto de la Gestión como de las Unidades Administrativas, fue la publicación de la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos y la Ley de Control Interno, ambas significaron la necesidad de girar instrucciones para que se analizara con detalle los alcances en conjunto con todos los colaboradores de las Unidades, además de instruir para que de manera inmediata se tomaran las acciones necesarias para garantizar un cumplimiento oportuno. Mediante reuniones formales e informales se sustenta una buena comunicación con los Jefes de las Unidades, en donde se informa de los cambios y pronunciamientos en la legislación vigente. La Ley de Control Interno que fue precedida por la promulgación de las Normas de Control Interno, implicó cambios, aún cuando siempre a existido un clima de control, especialmente cuando se analizaba el capítulo dedicado a los riesgos. Por solicitud de la administración, cada una de las Unidades integro un funcionario dentro de una comisión creada con la finalidad de que se conociera más sobre las disposiciones y propiciaran los cambios de procedimientos y comportamiento para encaminar hacia un cumplimiento total de las normas. Estos funcionarios recibieron una capacitación intensiva por parte de la Contraloría General de la República. La detección y control del riesgo continua siendo un tema que genera muchas dudas, por lo novedoso de su temática y porque representa una gran cantidad de trabajo para las unidades, pero la mayor dificultad se encuentra en que no existe una metodología estándar para definir como se detectan los riesgos. Sin embargo las Unidades Administrativas han realizado grandes esfuerzos para cumplir con los objetivos que se plantean durante las dos autoevaluaciones realizadas en el año 2003 y 2004. También a través de la Unidad de Recursos Humanos se están realizando cursos constantes sobre el tema de Control Interno, con lo cual buscamos que en un corto plazo el tema sea ampliamente conocido por todo el personal. La principal meta cuando se inició la labor de la Gestión fue lograr una adecuada comunicación y coordinación que diera como resultado brindar un soporte eficiente a la labor técnica de la Institución, para lo cual fue necesario realizar periódicas reuniones, en conjunto con la Gerencia General; abarcándose los temas donde se detectan debilidades en la atención de los requerimientos de los clientes de las Unidades. Además, esta Página 3 GESTION DE NORMALIZACION Y SERVICIOS DE APOYO labor mediadora y guía también sirvió para fomentar la unidad en busca de un objetivo común de mejorar los servicios que se brindan. Las unidades administrativas atendidas por esta Gestión han mantenido una política de servicio al cliente, para lo cual se propicia una búsqueda constante de soluciones y mejoras del servicio, mismas que son apoyadas y evaluadas oportunamente para determinar las acciones más convenientes. Las unidades conocen de la disposición que se tiene para atender propuestas y la necesidad de estimar los resultados de las actividades. Se procuró la coordinación con las Unidades para una correcta ejecución presupuestaria, para lo cual se mantenía un seguimiento constante y se valoraban los aspectos como las adquisiciones, dado que se presenta el inconveniente de que el procedimiento para la compra de bienes y servicios es afectado en su tiempo de respuesta por elementos externos. En reiterados oficios se indicaba a los Jefes de las Unidades Administrativas mantener un monitoreo y ejercicios de revisión de la ejecución presupuestaria para detectar sobrantes en cuentas durante un período presupuestario, sobre todo por los resultados de procesos licitatorios, con la finalidad de establecer un ambiente de control y reforzar cuentas para satisfacer necesidades. El parámetro de evaluación que se utilizó para medir la ejecución presupuestaria fue la eficiencia, misma que en muchas ocasiones se ve afectada por los procedimientos licitatorios, que no culminan con éxito durante el período presupuestario por las diversas razones contenidas en la Ley de Contratación Administrativa. Se promovió en los Jefes de las Unidades la iniciativa para la ejecución de proyectos que permitan que la parte técnica pueda obtener una resolución más oportuna a sus inquietudes, con un mayor aprovechamiento de los recursos. Los informes de Auditoria fueron remitidos a las Unidades Administrativas involucradas para que procedieran a girar las instrucciones necesarias para el cumplimiento de las observaciones, además de que a través de oficios o reuniones formales e informales se dio el debido seguimiento para que en un plazo razonable los cambios se dieran. Además de que se buscaron soluciones en conjunto cuando lo observado en el Informe representaba un riesgo para los bienes institucionales. Las recomendaciones que fueron giradas a la Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo se les dio la atención inmediata y se encuentran cumplidas en un 100%. Página 4 GESTION DE NORMALIZACION Y SERVICIOS DE APOYO PRINCIPALES LOGROS Los logros más importantes que son destacables durante el período de mi gestión tiene que ver principalmente con: 1. Consolidar la Gestión de Normalización y Servicios Administrativos como una dependencia estratégica que fomenta la comunicación y coordinación, a la vez que sirve de enlace efectivo entre la Administración Superior y las Unidades Administrativas. 2. Apoyar la realización de programas, proyectos y actividades en las Unidades Administrativas para fomentar el crecimiento laboral de los funcionarios y lograr una concientización en relación con el servicio al cliente, además de brindar el respaldo a la realización de proyectos de mejora en las funciones y productos que se dan en cada Unidad. 3. Se establecieron las bases para cimentar los esfuerzos de cumplimiento a las regulaciones dadas por la Ley de Control Interno en las dependencias administrativa. A la fecha se han efectuado dos autoevaluaciones, con el inconveniente de que no son comparables para establecerlas como una medida de nivel de avance, porque en la primera el conocimiento sobre los alcances de la Ley era más limitado que en la del año anterior. 4. Se mantiene la realización de un Plan de Capacitación bastante ambicioso, cuyo principal objetivo se orienta a darle a los funcionarios las herramientas que necesita para alcanzar un mayor nivel de eficiencia y eficacia en el cumplimiento de las metas de cada unidad y mantener actualizada a la Institución y su recurso humano en las tendencias mundiales. 5. Se revisaron y actualizaron reglamentos importantes para el accionar de la Institución, algunos aún se encuentran en etapa de revisión por parte de las dependencias asesoras de las Autoridades Superiores. 6. Los sistemas de información de Recursos Humanos fueron actualizados a versiones más modernos, lo que permitió ampliar los servicios al abrir módulos de consultas desconcentrados. 7. Se acataron y se implementaron el 100% de las recomendaciones de la Auditoria Interna. Página 5 GESTION DE NORMALIZACION Y SERVICIOS DE APOYO 8. Mantener un diálogo profesional y sincero con la Administración Superior en aras de lograr un mejor ambiente de trabajo y la resolución de los problemas institucionales. Página 6 GESTION DE NORMALIZACION Y SERVICIOS DE APOYO CONCLUSIONES La Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo esta ideada para liderar las actividades de las Unidades Administrativas de la Institución con la finalidad de brindar el apoyo que necesita las dependencias técnicas en su objetivo de acciones formativas de calidad para los estudiantes. En el año 2002 la Contraloría General de la República aprobó las Normas de Control Interno y posterior fue publicado la Ley General de Control Interno, que vino a representan un cambio importante en cuanto al accionar de las dependencias para alcanzar el nivel de control exigido. El ente contralor diseñó un instrumento de autoevaluación general para toda la administración pública, que presenta aún inconvenientes de comprensión sobre el fin que persigue la pregunta, sin que la Institución tenga la posibilidad de adaptarlo a la realidad interna, por disposición expresa de la Contraloría. Se han realizado dos autoevaluaciones en los años 2003 y 2004, la primera se realizó con varias limitaciones, siendo la principal lo reciente de la publicación de la Ley y las Normas, debido a esto, existía escaso personal capacitado, insuficientes lineamiento e instrucciones y el instrumento enviado por el ente contralor demasiado general que no se nos permitió adaptarlo a nuestro entorno. De la Ley de Control Interno la mayor dificultad en cuanto a interpretación y aplicación lo representa el tema de riesgos, aún el ente contralor está emitiendo disposiciones que deben ser asumidas por la Institución para estandarizar la metodología que se sigue, así como brindar mayor capacitación en este campo para obtener resultados satisfactorios en los siguientes procesos de autoevaluación. Es necesario considerar la urgencia de tomar acciones en cuento a este tema. A pesar de estos inconvenientes la Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo procuró que dentro de lo que se tenía disponible se realizaran las actividades para iniciar la etapa de asimilación, aceptación y puesta en marcha, tal como dispone la Ley. En múltiples reuniones se analizó este tema, buscando motivar entre los Jefes una conciencia de control que fuera multiplicada hacia los colaboradores, con la finalidad de crear el ambiente propicio para el control, además de apoyar los esfuerzos en cuanto a capacitación. Resulta sumamente importante mantener los esfuerzos realizados en cuanto a la eficiencia en la ejecución presupuestaria, no solamente para cumplir con la Ley de Control Interno, sino para fomentar una cultura de planificación y el desarrollo del capital humano, que permita visualizar en el corto, mediano y largo plazo un área administrativa con mayores y mejores servicios. Página 7 GESTION DE NORMALIZACION Y SERVICIOS DE APOYO Las Unidades Administrativas requieren de mantener una adecuada interrelación respetando los ámbitos de acción, con buena comunicación, para evitar duplicidad de funciones y mantener el cambio de actitud para crear las iniciativas de un impulso agresivo a la labor administrativa, que derivaría en beneficios para toda la Institución. También es necesario continuar la política del control de la correcta aplicación de los procedimientos administrativos, lineamientos y normas de funcionamiento general que propicien la creatividad en la resolución de problemas de adaptación a las nuevas disposiciones legales, en procura a la desconcentración de la toma de decisiones y la satisfacción del usuario. Página 8