A.S.P.A. FEDERACIÓN DE SERVICIOS DE PREVENCION AJENOS

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FEDERACIÓN DE SERVICIOS DE PREVENCION AJENOS
CONSULTA ASOCIADOS
Consulta: Realizada mediante contacto por página web el día 3 de octubre
de 2008:
Asunto: Obligación del Servicio de Prevención Ajeno de guardar los
documentos de una empresa relacionados con la parte técnica de la
prevención de riesgos laborales y los reconocimientos médicos.
“Tenemos documentación muy antigua tanto de clientes, como de la
JCyL y reconocimientos médicos. Queremos aligerar el archivo y me gustaría
saber cuantos años estamos obligados a guardar dicha documentación.”
CONSIDERACIONES A LA CONSULTA:
1.- SOBRE LA OBLIGACIÓN EMPRESARIAL DE REGISTRO Y ARCHIVO:
No existe una regulación específica sobre la materia, sin embargo, si existen
referencias normativas a las obligaciones de los empresarios en materia de
documentación de las actividades preventivas que debemos contemplar,
como ratios mínimos, para los Servicios de Prevención Ajenos (SPA) en
aquellos casos en que la referida documentación sea elaborada para los
empresarios por estos Servicios. Es jurídicamente razonable que al menos
durante el periodo en que el empresario deba mantener obligatoriamente
documentación preventiva también la conserve el SPA que la elabora para
poder responder de la misma.
El artículo 23 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales
establece, para el empresario, el deber de elaborar y conservar la
documentación relativa a la prevención de riesgos.
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Jorge Juan, nº 38, bajo Izq. * 28001 * MADRID * Teléfono 91 781 71 07 * Fax 91 575 51 96
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Se califica como infracción grave (artículo 12.4 de la LISOS)1 por la
Inspección del Trabajo el incumplimiento de la obligación de registro y
archivo de los datos obtenidos de las evaluaciones, controles,
reconocimientos, investigaciones o informes referidos a la prevención de
riesgos laborales.
Básicamente, el contenido de los documentos que el empresario debe
registrar y archivar es el siguiente:
-
plan de prevención de riesgos laborales que incluya la estructura
organizativa,
las
responsabilidades,
funciones,
prácticas,
procedimientos, procesos y recursos necesarios para realizar la
prevención de riesgos en el empresa;
-
evaluación de los riesgos incluyendo el resultado de los controles
periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los
trabajadores, teniendo en cuenta la naturaleza de la actividad y las
características de los puestos de trabajo existentes y de los
trabajadores que deban desempeñarlos;
-
planificación de la actividad preventiva, incluidas las medidas de
prevención a adoptar así como, en su caso, el material de protección
necesario, señalando el plazo para llevar a cabo cada actividad,
designación de responsables y recursos humanos y materiales para
ello;
-
práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores y
sus conclusiones2;
-
relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales
que hayan causado al trabajador una incapacidad laboral superior a
un día de trabajo3.
Esta obligación de registro y archivo no tiene un plazo máximo. No
obstante, la infracción grave que constituye el incumplimiento de la
obligación de registro y archivo de los datos obtenidos de las
evaluaciones, controles, reconocimientos, investigaciones o informes
referidos a la prevención de riesgos laborales se prescribe a los tres años,
por ser una infracción en materia de prevención de riesgos laborales.
En caso de cese de actividad el empresario debe remitir esta documentación
a la autoridad laboral.
Artículo 12.4. LISOS. “No registrar o archivar los datos obtenidos en las evaluaciones, controles,
reconocimientos, investigaciones o informes, a que se refieren los artículos 16, 22 y 23 de esta Ley.”
2
En este caso, se deba aplicar la legislación específica sanitaria, con sus concretos plazos que desarrollaremos
en un apartado posterior.
3
En lo relativo a datos de la salud ver nota anterior.
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Para determinada información se establecen plazos mínimos de
conservación. Así en los trabajos con riesgo de exposición al amianto se
establece un plazo mínimo de 40 años desde que cese la exposición para
conservar los datos relativos a la evaluación y control ambiental, datos de
exposición de trabajadores y datos referidos a la vigilancia de la salud (RD
396/2006 art. 18.4).
2.- SOBRE LA OBLIGACIÓN DEL SPA DE CONSERVAR LOS
DOCUMENTOS TÉCNICOS DE PREVENCIÓN DE SUS EMPRESAS
CLIENTES:
Además de las obligaciones de archivo mínimas referidas en ele apartado
anterior, hemos de tener en cuenta que es aconsejable para toda empresa
conservar aquella documentación por aquellos periodos de tiempo durante
los cuales le puedan ser exigidas responsabilidades jurídicas por los
servicios que ha prestado. Mantener esa documentación disponible evita
problemas de prueba a la hora de enfrentarse con reclamaciones
extemporáneas sobre las prestaciones realizadas.
El SPA puede tener que responder de la actividad preventiva llevada en sus
empresas clientes en dos casos:
a) en caso de acta de infracción de la Inspección del Trabajo, que sea
el SPA directamente sancionado por incumplimiento de las
obligaciones derivadas de actividades correspondientes a servicios de
prevención ajenos respecto de sus empresarios concertados, de
acuerdo con la normativa aplicable (LISOS ART. 12.22) o su empresa
cliente, por el incumplimiento de la obligación de registro y archivo
de
los
datos
obtenidos
de
las
evaluaciones,
controles,
reconocimientos, investigaciones o informes referidos a la prevención
de riesgos laborales (LISOS art. 12.4). En este último caso, la empresa
podrá demandar al SPA por incumplimiento del Contrato de
Prestación de Servicios (responsabilidad contractual).
Estas dos infracciones prescriben a los tres años por ser calificadas
por la LISOS de infracciones graves en materia de prevención de
riesgos laborales. Así, el SPA debería conservar los documentos
técnicos relativos a la prevención de riesgos de sus empresas clientes
y los resguardos de entrega, firmados y con fecha de la entrega, de
la documentación recibida por las empresas durante un mínimo de
tres años.
b) en caso de accidente de trabajo o de enfermedad profesional
sufrido por un trabajador de una de sus empresas clientes: el
trabajador o sus herederos pueden directamente demandar al SPA
por indemnización por daños y perjuicios basados en cumplimiento
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negligente del Contrato de Prestación de Servicios del SPA
(responsabilidad extra-contractual) o bien la empresa, a fin de
eximirse de su deber de protección y de sus responsabilidades, puede
demandar al SPA por incumplimiento del Contrato de Prestación de
Servicios (responsabilidad contractual).
La responsabilidad extra-contractual prescribe al año, “desde que lo
supo el agraviado” (artículo 1968 Código Civil) y la responsabilidad
contractual a los quince años ya que la declaración de
responsabilidad contractual por incumplimiento de las obligaciones
derivadas de un contrato es, sin duda, una acción personal, la cual,
de acuerdo con el artículo 1964 del Código Civil, prescribe a los
quince años4.
El plazo de prescripción de la responsabilidad contractual aun siendo
mucho más alto que el de un año de la responsabilidad extracontractual o de tres años de las infracciones graves en materia de
prevención de riesgos, es el que los SPA deberían tomar como
referencia para sus periodos de archivo. Con ello en cuenta se
recomienda conservar la documentación técnica relativa a la
prevención durante un mínimo de quince años a partir del fin del
Contrato de Prestación de Servicios concertado con sus empresas
clientes.
3.- SOBRE LA OBLIGACIÓN DE CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN
CLÍNICA SEGÚN EL DERECHO SANITARIO:
Lo expuesto en los apartados anteriores sirve para la documentación técnica
pero en materia de vigilancia de la salud y por aplicación del principio
jurídico de especialidad rigen los plazos establecidos en la normativa
sanitaria.
La Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía
del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y
documentación clínica (LAPIDC) “tiene por objeto la regulación de los
derechos y obligaciones de los pacientes, usuarios y profesionales, así como
de los centros y servicios sanitarios, públicos y privados, en materia de
autonomía del paciente y de información y documentación clínica” (artículo 1).
Los servicios sanitarios son “las unidades asistenciales con organización
propia, dotadas de los recursos técnicos y del personal cualificado para llevar
a cabo actividades sanitarias” (artículo 3). De acuerdo con lo dispuesto en el
artículo 1 de la Ley, el ámbito de aplicación de la misma abarca los servicios
sanitarios tanto públicos como privados.
4
En este sentido citamos a modo de ejemplo, entre unánime jurisprudencia, Sentencia del Tribunal Supremo,
Sala de lo Civil, Sentencia núm. 76/1998 de 9 febrero.
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Con las anteriores definiciones normativas es evidente que esta Ley se aplica
entonces a los servicios sanitarios de los Servicios de Prevención Ajenos.
El artículo 17 (LAPIDC) regula la conservación de la documentación clínica:
Artículo 17. La conservación de la documentación clínica.
1. Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la
documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto
mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte
original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo
adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde
la fecha de alta de cada proceso asistencial.
2. La documentación clínica también se conservará a efectos judiciales
conforme con la legislación vigente. Se conservará asimismo cuando
existan razones epidemiológicas, de investigación o de organización y
funcionamiento del Sistema Nacional de Salud. Su tratamiento se hará
de forma que se evite en lo posible la identificación de las personas
afectadas.
3. Los profesionales sanitarios tienen el deber de cooperar en la creación
y el mantenimiento de una documentación clínica ordenada y
secuencial del proceso asistencial de los pacientes.
4. La gestión de la historia clínica por los centros con pacientes
hospitalizados, o por los que atiendan a un número suficiente de
pacientes bajo cualquier otra modalidad asistencial, según el criterio de
los servicios de salud, se realizará a través de la unidad de admisión y
documentación clínica, encargada de integrar en un solo archivo las
historias clínicas. La custodia de dichas historias clínicas estará bajo la
responsabilidad de la dirección del centro sanitario.
5. Los profesionales sanitarios que desarrollen su actividad de manera
individual son responsables de la gestión y de la custodia de la
documentación asistencial que generen.
6. Son de aplicación a la documentación clínica las medidas técnicas de
seguridad establecidas por la legislación reguladora de la conservación
de los ficheros que contienen datos de carácter personal y, en general,
por la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter
Personal.
El plazo para la conservación de la documentación clínica previsto en el
artículo 17.1 de la Ley 41/2002 es de cinco años.
Este plazo y habida cuenta de las competencias autonómicas en la materia
es modificado por algunas Leyes Autonómicas de las cuales referimos
algunas sin carácter exhaustivo.
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En Cataluña: El artículo 12 de la Ley 21/2000, de 29 de diciembre,
establece lo siguiente:
“1. La historia clínica debe conservarse como mínimo hasta veinte años
después de la muerte de la paciente. No obstante, se pueden seleccionar y
destruir los documentos que no son relevantes para la asistencia,
transcurridos diez años desde la última atención al paciente.
2. En cualquier caso, en la historia clínica deben conservarse, junto con los
datos de identificación del paciente: las hojas de consentimiento informado,
los informes de alta, los informes quirúrgicos y el registro de parto, los datos
relativos a la anestesia, los informes quirúrgicos y el registro de parto, los
datos relativos a la anestesia, los informes de exploraciones complementarias
y los informes de necropsia.
3. A pesar de lo establecido en los apartados 1 y 2 de este artículo, la
documentación que a criterio del facultativo sea relevante a efectos
preventivos, asistenciales o epidemiológicos, debe conservarse durante todo el
tiempo que sea necesario.”
En Galicia: la Ley gallega 3/2001 opta por un sistema diferente: la
conservación indefinida de una serie de documentos, y un plazo de cinco
años para los demás, computados desde la última asistencia prestada al
paciente o desde su fallecimiento.
En el País vasco: El Decreto 45/1998, de 17 de marzo, recoge una serie de
documentos que deben conservarse de manera definitiva, mientras que
otros se pueden destruir a los cinco años, en incluso dos años, en el caso
de ciertos documentos generados en los servicios de urgencias.
En Cantabria: El artículo 72 de la Ley 7/2002, de 10 de diciembre establece
el siguiente esquema: “1. La historia clínica se ha de conservar como mínimo
hasta quince años desde la muerte del paciente. No obstante, se podrán
seleccionar y destruir los documentos que no sean relevantes para la
asistencia, transcurridos dos años desde la última atención al paciente. 2.
En cualquier caso, en la historia clínica se han de conservar durante quince
años como mínimo contados desde la muerte del paciente, y juntos con los
datos de identificación del paciente: las hojas de consentimiento informado,
los informes de alta, los informes quirúrgicos y el registro de parto, los datos
relativos a la anestesia, los informes de exploración complementarias y los
informes de necropsia. 3. Sin perjuicio de lo establecido en los apartados 1 y
2 de este artículo, la documentación que a criterio del facultativo sea
relevante a efectos preventivos, asistenciales o epidemiológicos, se
conservará le tiempo que se considere oportuno.”
En Aragón: La Ley 6/2002, de 15 de abril, se limita a decir en el artículo 18
c)
que
el
departamento
responsable
de
salud
determinará
reglamentariamente, en relación con la historia clínica, “el tiempo durante el
cual deberá conservarse”.
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En Castilla y León: El artículo 39.2 de la Ley 8/2003, de 8 de abril, dispone
que Castilla y León regulará “los mecanismos para la destrucción de la
historia clínica en aquellos casos en que se contemple legalmente, así como
para garantizar la conservación de aquellos datos que puedan ser relevantes
o deban preservarse para ulteriores estudios”. Por lo que al no establecer un
plazo específico se aplica el nacional de cinco años.
En Navarra: La Ley Foral 29/2003, de 4 de abril, se limita a reproducir el
artículo 17 de la Ley 41/2002, sustituyendo la obligación de conservación
contenida la Ley Foral 11/2002, de 6 de mayo, de veinte a cinco años.
CONCLUSIONES:
A la vista de lo expuesto se puede concluir que:
La documentación técnica es recomendable que conservada por un plazo de
quince años (plazo de prescripción de las acciones de naturaleza
contractual).
La documentación relativa a Vigilancia de la Salud debe ser archivada por
aquellos periodos que marque la legislación específica con especial atención
a la normativa dictada en cada Comunidad Autónoma
Tal es el parecer del letrado que suscribe y que, desde luego, somete a
cualquier otra opinión más autorizada.
En Madrid, 10 de octubre de 2008.
Fdo.: Eduardo Burés Fraile.
Colegiado 77868 del Ilustre Colegio de Abogados de Madrid.
Secretario Jurídico de la Federación de Servicios de Prevención Ajenos ASPA
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