Informe de Seguimiento Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Abril de 2016 (166 Downloads)

SEGUIMIENTO PLAN
ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN
AL CIUDADANO ABRIL DE 2016
Presentación
De acuerdo a la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 124 del 2016, el cual establece la metodología para
la elaboración y seguimiento al Plan Anticorrupción y atención al ciudadano de las entidades del
estado, establecido en la guía “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano-versión 2”
Por lo cual, a partir de la información reportada por los responsables de los procesos y subprocesos
del Sistema Integrado de Calidad de la Universidad de Cartagena (SIGUC), la Oficina Asesora de
Planeación realizó el seguimiento al avance de las acciones planteadas en el Plan Anticorrupción y
de Atención al Ciudadano de la Universidad de Cartagena para la vigencia 2016. A continuación se
detallan los avances alcanzados a fecha 30 de abril de 2016, en la ejecución de las acciones
propuestas.
Objetivo
Realizar el seguimiento y visualización de la ejecución de las acciones y estrategias definidas en el
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Universidad de Cartagena para la vigencia
2016, ajustado a la metodología expuesta en el documento “Estrategias para la Construcción del
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano V.2” publicado por la Secretaria de Transparencia
de la Presidencia de la Republica, Departamento Nacional de Planeación (DNP), Departamento
Administrativo de la Función Pública (DAFP) y la Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el
Delito (UNODC).
Alcance
Este informe de seguimiento corresponde al monitoreo y seguimiento del avance de las acciones
definidas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Universidad de Cartagena
para la vigencia 31 de Diciembre de 2015, realizado por la Oficina Asesora de Planeación de
acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 5 del Decreto 2641 del 2012.
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de los tiempos!
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CÓDIGO: FO-DE/GE-013
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
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MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2016
Fecha de Seguimiento:
FECHA: 05-05-2016
S:1
OBJETIVO: Asegurar una gestión pública trasparente, que por medio de la prevención de riesgos de corrupción, fortalezca la atención a los ciudadanos y por tanto su satisfacción frente a la efectividad en la prestación
de los servicios misionales de la Universidad de Cartagena.
Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción
OBJETIVO ESPECIFICO:Fortalecer los criterios para la identificación y prevención de los riesgos de corrupción en el desarrollo de los procesos institucionales
Actividades
Meta o producto
Responsable
% Avance
Fecha programada
1.1
Actualización de la Politica de Riesgos de la Institución
Politica de Riesgos Actualizada
Comité de Buen Gobierno / Divisón de
Calidad y Mejoramiento Institucional
En proceso
03/06/2016
2.1
Actulización y analisis del contexto estrategico de la Universidad de
Cartagena
Contexto estrategico actualizado
Oficina Asesora de Planeación /Divisón
de Calidad y Mejoramiento
Institucional
En Proceso
03/06/2016
2.2
Gestionar la revisión e identificación de los riesgos de corrupción de la
Institución -Reunión por macro procesos y procesos identificados
100% de cumplimiento
Analizar los Riesgos de corrupción
2.3
Matriz de identificación de riesgos de corrupción actualizada
Valorar los Riesgos de corrupción
Divisón de Calidad y Mejoramiento
Institucional
2.4
100% de cumplimiento
18/03/2016
100% de cumplimiento
actualizar el mapa de riesgos de corrupción de la Institución
2.5
3.1
3.2
100% de cumplimiento
Socializar y sencibilizar a los responsables de procesos en estrategias de
construcción del plan anticorrupción, para la identificación de Riesgos
de Corrupción
Socializar el ciclo de identificación de riesgos de corrupción.
Evidencias Reuniones de socialización
Oficina Asesora de Planeación /Divisón
de Calidad y Mejoramiento
Institucional
100% de cumplimiento
Evidencias de la Socialización
División de Calidad y aseguramiento /
Oficina Asesora de PlaneacIón
100% de cumplimiento
Mapa de Riesgos Publicado
Oficina Asesora de PlaneacIón/
División de Comunicaciones
100% de cumplimiento
31/03/2016
Monitoreos Realizados
Responsables de procesos
100% de cumplimiento
Permanente
100% de cumplimiento
16/05/2016
No aplica
14/09/2016
No aplica
14/012017
Publicación del mapa deriesgo decorrupción
3.3
4.1
Monitorear o Revisar el mapa de riesgos de corrupción
Informe de seguimiento con corte a abril
5.1.
Realizar seguimiento al mapa de riesgos de corrupción
Informe de seguimiento con corte a septiembre
Informe de seguimiento con corte a diciembre
Oficina Asesora de Control Interno
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Fecha de Seguimiento:
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OBJETIVO: Asegurar una gestión pública trasparente, que por medio de la prevención de riesgos de corrupción, fortalezca la atención a los ciudadanos y por tanto su satisfacción frente a la efectividad en la prestación
de los servicios misionales de la Universidad de Cartagena.
Componente 2: Estrategia de Racionalización de Tramites
OBJETIVO ESPECIFICO: Facilitar el acceso de los ciudadanos a los servicios que brinda la Universidad de Cartagena.
NOMBRE DEL TRÁMITE, PROCESO O PROCEDIMIENTO
1
2
3
DESCRIPCIÓN DE LA
TIPO DE
ACCIÓN ESPECÍFICA
MEJORA A REALIZAR AL
RACIONALIZ
SITUACIÓN ACTUAL
DE RACIONALIZACIÓN
TRÁMITE, PROCESO O
ACIÓN
PROCEDIMIENTO
FECHA REALIZACIÓN
BENEFICIO AL
CIUDADANO
Y/O ENTIDAD
DEPENDENCIA
RESPONSABLE
Certificado de paz y salvo
Oficina Asesora de
Planeación /
División Financiera
Fraccionamiento de matrícula
N/A
Matrícula a cursos de idiomas
5
Cursos intersemestrales
6
Certificados academicos
7
Renovación de matrícula de estudiantes
8
Certificado de notas
9
Reingreso a un programa académico
INICIO
dd/mm/aa
FIN
dd/mm/aa
04/07/2016
16/12/2016
01/02/2016
16/12/2016
11/07/2016
28/10/2016
100% de cumplimiento
Devolución y/o compensación de pagos en exceso y
pagos de lo no debido por conceptos no tributarios
4
Avance
Registrar información
en el SUIT.
Emisión de
Tecnologicas
certificados
academicos virtuales
N/A
Incluido en el
inventario de
tramites de la
Institución, para el
registro en la
plataforma SUIT
En proceso de
estudio para su
posterior
Implementación
25% de avance en el proceso
25% de avance en el proceso
Registrar en el SUIT los
Ofrecer atención
trámites de procesos
Oficina Asesora de
al Ciudadano
misionales priorizados
Planeación
/Facultad de
Ciencias Humanas /
Departamento de
Idiomas
Condiciones
Implementar el servicio de
Certificado en línea, para la favorables para
obtención de certificados
realizar el
académicos mediante la trámite por parte
web.
del usuario.
Actualizar la
Mantener actualizada
informacion de los
la información
tramites inscritos en la
referente a los
Tramites Inscritos en
plataforma SUIT de a
tramites de la
la plataforma SUIT V3
cuerdo a los cambios
Universidad de
que hayan lugar a
Cartagena.
vigencia del año 2016
25% de avance en el proceso
Vicerrectoria de
Docencia / Oficina
Asesora de
Planeación
25% de avance en el proceso
Centro de
Admisiones,
Registro y Control
Académico
100% de cumplimiento
100% de cumplimiento
Información
oportuna al
Ciudadano
Oficina Asesora de
Planeación /
Administradores de
tramites
100% de cumplimiento
100% de cumplimiento
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OBJETIVO: Asegurar una gestión pública trasparente, que por medio de la prevención de riesgos de corrupción, fortalezca la atención a los ciudadanos y por tanto su satisfacción frente a la efectividad en la prestación de los servicios misionales de la Universidad de Cartagena.
Componente 2: Estrategia de Racionalización de Tramites
OBJETIVO ESPECIFICO: Facilitar el acceso de los ciudadanos a los servicios que brinda la Universidad de Cartagena.
FECHA REALIZACIÓN
NOMBRE DEL TRÁMITE, PROCESO O PROCEDIMIENTO
TIPO DE
RACIONALIZ
ACIÓN
ACCIÓN ESPECÍFICA DE
RACIONALIZACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A REALIZAR
SITUACIÓN ACTUAL
AL TRÁMITE, PROCESO O
PROCEDIMIENTO
BENEFICIO AL
CIUDADANO Y/O
ENTIDAD
DEPENDENCIA
RESPONSABLE
Avance
10
Cancelación de la matrícula académica
100% de cumplimiento
11
Registro de asignaturas
100% de cumplimiento
12
Inscripción aspirantes a programas de posgrados
Mantener actualizada la
información referente a Tramites Inscritos en
los tramites de la
la plataforma SUIT
Universidad de
V3
Cartagena.
Actualizar la informacion de los tramites
inscritos en la plataforma SUIT de a
cuerdo a los cambios que hayan lugar a
vigencia del año 2016
Información oportuna
al Ciudadano
Oficina Asesora de
Planeación /
Administradores de
tramites
INICIO
dd/mm/aa
FIN
dd/mm/aa
11/07/2016
28/10/2016
01/02/2016
16/12/2016
100% de cumplimiento
13
Inscripción aspirantes a programas de pregrados
14
Transferencia de estudiantes de pregrado
100% de cumplimiento
15
Matrícula aspirantes admitidos a programas de posgrado
100% de cumplimiento
16
Aplazamiento del semestre
100% de cumplimiento
17
Matrícula aspirantes admitidos a programas de pregrado
18
Movilidad académica
100% de cumplimiento
N/A
100% de cumplimiento
100% de cumplimiento
Mantener actualizada la
información referente a Tramites Inscritos en
los tramites de la
la plataforma SUIT
Universidad de
V3
Cartagena.
Actualizar la informacion de los tramites
inscritos en la plataforma SUIT de a
cuerdo a los cambios que hayan lugar a
vigencia del año 2016
Información oportuna
al Ciudadan
Oficina Asesora de
Planeación /
Administradores de
tramites
19
Inscripción y matrícula a programas de trabajo y desarrollo humano
20
Préstamo bibliotecario
En proceso
21
Carnetización
100% de cumplimiento
22
Matrícula aspirantes admitidos a programas de pregrado y posgrado
Tecnologicas
Mejora en el
procediminto de
matricula
En proceso de
implementación
Realizar acuerdo con distintas entidades
financieras para facilitar el pago de
matrículas.
Facilidades en en lo
canales de pagos a los
ciudadanos
División Financiera
100% de cumplimiento
100% de cumplimiento
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MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2016
Fecha de Seguimiento:
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OBJETIVO: Asegurar una gestión pública trasparente, que por medio de la prevención de riesgos de corrupción, fortalezca la atención a los ciudadanos y por tanto su satisfacción frente a la efectividad en la prestación de los servicios misionales de la Universidad de Cartagena.
Componente 3: Rendición de Cuentas
OBJETIVO ESPECIFICO: Fortalecer la democratización y control social a la gestión pública de la Universidad de Cartagena mediante la realización de una audiencia de rendición de cuentas.
Actividades
Meta o producto
Responsable
Avance
Fecha programada
1.1
Aplicar una estrategia de comunicaciones de la rendición de cuentas.
Plan de Comunicaciones elaborado
División de Comunicaciones y Relaciones Públicas
100% de cumplimiento
28/04/2016
1.2
Consolidar y elaborar el Informe de Rendición de Cuentas.
Informe elaborado
Oficina Asesora de Planeación
100% de cumplimiento
17/02/2016
1.3
Publicar Informe de Rendición de Cuentas.
Informe Publicado
División de Comunicaciones y Relaciones Públicas
100% de cumplimiento
28/03/2016
1.4
Elaborar informe de avance en el cumplimiento del Plan Acción 2016.
Informe elaborado
Oficina Asesora de Planeación
100% de cumplimiento
30/07/2016
1,5
Divulgar Informe del Plan Anticorrupción y atención al Ciudadano
Plan Publicado
División de Comunicaciones y Relaciones Públicas
100% de cumplimiento
31/03/2016
2.1
Realizar la Audiencia Pública de Rendición de cuentas.
Realización de Audiencia Publica
Rectoria
100% de cumplimiento
28/04/2016
2.2
Reuniones del Rector con el maximo organo Institucional "concejo superior de la Universidad de Cartagena"
Actas e Informes de Gestión
Rectoría
100% de cumplimiento
Permanente
2.3
Uso de Redes Sociales y Fanpage Institucional para la cartura de necesidades y expectativas de la ciudadania
Informe Consolidado de Gestión de Redes Sociales
División de Comunicaciones y Relaciones Públicas
En proceso
16/12/2016
2.4
Generar espacios de diálogo entre la institución, la comunidad universitaria y la ciudadanía en general.
Desarrollo de espacios de dialogo y participación ciudadana
100% de cumplimiento
Secretaria General / Oficina Asesora de Planeación /
Divición de Comunicación
3.1
Sensibilizar a la comunidad Universitaria en la realizacion de la RendiCión de Cuentas
Jornadas de Sensivilización Realizadas
4.1
Evaluar la audiencia pública de Rendición de cuentas, a traves de un formato de evaluación en el cual el ciudadano
ademas depositar sus datos basicos, podra emitir una valoración de la actividad en cuantom a forma y contenido.
Encuentas Realizadas
Permanente
100% de cumplimiento
28/04/2016
Oficina Asesora de Planeación
100% de cumplimiento
4.2
Realizar y tabular Informe Estadistico de los reesultados de la encuesta a los sistentes de la Rendición de Cuentas
Informe Realizado
13/05/2016
4.3
Realizar informe de Evaluación al Proceo de Rndición de Cuentas
Informe Realizado
Oficina Asesorade Control Interno
70% de avance en el proceso
20/05/2016
4.4
Divulgar documento de la evaluación general de la estrategia de Rendición de cuentas.
Informe publicado
División de Comunicaciones
En proceso
23/05/2016
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MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2016
FECHA: 05-05-2016
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OBJETIVO: Asegurar una gestión pública trasparente, que por medio de la prevención de riesgos de corrupción, fortalezca la atención a los ciudadanos y por tanto su satisfacción frente a la efectividad en la prestación de los servicios misionales de la Universidad de Cartagena.
Componente 4: Servicio al Ciudadano
OBJETIVO ESPECIFICO:Mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios de la Universidad de Cartagena dirigido a la satisfacción de las necesidades de la ciudadanía.
Actividades
Meta o producto
Responsable
Avance
Fecha programada
1.1
Gestionar la reingeniería funcional de la Sección de Archivo y Correspondencia con sistema de mensajería con ruta vial y
horarios del servicio, reubicación del procedimiento PQRS, Centro de Notificación, Centro de Información, Certificaciones,
Reforma Locativa
Reingenieria de la Sección Implementada
Jefe Sección Archivo y Correspondencia
16,6% de avance en el proceso
01/02/2016
16/12/2016
1.2
Revizar y Actualizar la política de tratamiento de datos personales
Polita de datos personales actualizada
Oficina Asesora de Planeación / División de Sistemas
50% de avance en el proceso
01/08/2016
16/12/2016
2.1
Actualizar en la página web el módulo de servicio al ciudadano
Modulo actualizado
Division de Comunicaciones
Modulo actualizado
2.2
Remodelar y adecuar las oficinas del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico.
Oficina del centro de Admisiones, Registro y Control Académico remodelado y adecuado.
Centro de Admisiones, Registro y Control Académico
100% de cumplimiento
2.3
Divulgar el Procedimiento de PQRS a través de las redes sociales (facebook, Twitter) oficiales de la Universidad
3 campañas durante el año
2.4
Habilitar dentro del software las siguientes funciones:
*Re direccionamiento de las PQRS.
*Incluir los siguientes campos: Fecha de Remisión, plazo de respuesta y requerimientos hechos.
*Habilitar a Secretaría General para la realización de Back Up
Secretaria General
Implementar un Botón PSA en la plataforma de sistemas.
Boton PSA implementado
3.1
Desarrollar campañas de socialización de los procedimientos relacionados con el Plan Institucional de Capacitación y
Evaluación del Desempeño basado en Competencias Laborales para Empleados Públicos no Docentes y Trabajadores Oficiales
Desarrollo de campañas de socialización durante el año
16/12/2016
14/01/2016
16/12/2016
18/01/2016
16/12/2016
14/01/2016
16/12/2016
12.5% de avance en el proceso
Funciones del Sofware PQRS habilitadas
2.5
04/07/2016
50% de avance en el proceso
Jefe División de Sistemas/Jefe División Financiera
80% de avance en el proceso
En proceso
Durante el transcurso del año
División de Desarrollo Organizacional
3.2
Incluir y desarrollar en el Plan Institucional de Capacitacion, acciones formativas sobre cultura del servicio al ciudadano, etica y
valores del servidor público, competencias y habilidades personales
Desarrollo de las capacitaciones establecidas en el Plan Institucional de Capacitación durante del año
2016
4.1
Mejorar la herramienta de Evaluación a los usuarios del procedimiento de PQRS para conocer su percepción y grado de
satisfacción con respecto al mismo.
Herramienta de Evaluación optimizada
5.1.
Realizar campañas de socialización en los Centros Tutoriales de la Universidad
3 campañas durante el año
5.2.
Realizar encuestas de satisfacción a los usuarios y conocer su percepción.
Encuestas Realizadas
5.3.
Aplicar herramientas de medición de la satisfacción al ciudadano en relación con los trámites y servicios que presta la
institución, que resultaron priorizados desde la División Financiera, División de Calidad y el Centro de Admisiones, Registro y
Control Académico.
Herramienta de medición aplicadas
5.4
Desarrollar campañas para la divulgación de actividades nacionales e internacionales
100% de cumplimiento
Secretaria General / Jefe División de Sistemas
80% de avance en el proceso
01/04/2016
01/04/2016
16/12/2016
16/12/2016
33.3% de avance en el proceso
01/02/2016
16/12/2016
En proceso
01/04/2016
16/12/2016
División Financiera/ Jefe Centro de Admisiones/ Registro y Control
Académico/ Dicisión de Asuntos Laborales/ Jefe División de Calidad
Herramientas de medicion implementadas
01/02/2016
16/12/2016
Desarrollo de campañas de socialización
Vicerrector de Relaciones y Cooperación
Campañas de socialización implementadas
01/02/2016
16/12/2016
Aplicar herramientas de medición de la
satisfacción a los estudiantes y egresados en relación con
los trámites y servicios que presta el Centro de Prácticas e Inserción Laboral.
Herramientas de
medición aplicadas
Director Centro de Prácticas e Inserción Laboral
100% de cumplimiento
Desarrollar campañas de socialización de información relacionada con los trámites y servicios prestados por la División
Financiera.
Desarrollo de campañas de socialización
División Financiera
100% de cumplimiento
Secretaria General
5.5
18/02/2016
5.6
01/11/2016
1827
¡Siempre a la altura
de los tiempos!
Fecha de Seguimiento:
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
CÓDIGO: FO-DE/GE-013
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
VERSIÓN: 00
MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2016
FECHA: 05-05-2016
S:1
OBJETIVO: Asegurar una gestión pública trasparente, que por medio de la prevención de riesgos de corrupción, fortalezca la atención a los ciudadanos y por tanto su satisfacción frente a la efectividad en la prestación de los servicios misionales de la Universidad de Cartagena.
Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información
OBJETIVO ESPECIFICO:Garantizar el acceso a la información pública de La Universidad de Cartagena a la ciudadania en general.
Actividades
Meta o producto
Responsable
Avance
Fecha programada
1.1
Alimentar la información del botón de transparencia y
Acceso a la Información (GEL)
Página Web Actualizada
División Comunicaciones Y RR. PP
Procedimiento realizado
Permanente
1.2
Divulgación y promoción de datos abiertos. (GEL)
Sitio Web GEL
División Comunicaciones
En proceso
16/12/2016
Solicitudes atendidas en los términos establecidos en la Ley.
Secretaría General
Procedimiento realizado
16/12/2016
Oficina de Archivo
5%
16/12/2016
5%
16/12/2016
5%
16/12/2016
50%
16/12/2016
10%
16/12/2016
Atender las solicitudes PQRS de acceso a la información en los términos establecidos en la Ley.
2.1
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
Actualizar el registro de activo de información (GEL)
Actualizar el esquema de publicacionesobligatoria (GEL)
Registro de activos de información actualizado
Esquema de publicaciones
actualizado-información mínima obligatoria
Actualizarel esquema de publicaciones
información que se publica de manera proactiva (GEL)
Publicación esquema de publicaciones-información que se publica de manera proactiva
Elaborar el índice de información
clasificada y reservada
Índice elaborado
Analizar la información que está en poder o custodia de la entidad para identificar la clasificada y la reservada, de
conformidad con las tablas de retención documental. (GEL)
División Comunicaciones
Sección de Archivo y Correspondencia
Índice de información
clasificada y reservada
4.1
Adecuar la página web institucional para que cumpla con las directrices de accesibilidad y usabilidad. (GEL)
Página web en cumplimiento de los estándares establecidos
División Comunicaciones
50% de avance en el proceso
16/12/2016
5.1.
Elaborar el informe de solicitudes de acceso a la información de la vigencia 2016. (GEL)
Informe de solicitudes de acceso a la información
División de Sistemas
100% de cumplimiento
16/12/2016
Meta o producto
Responsable
Avance
Fecha programada
Comité de Buen Gobierno
100% de cumplimiento
29/02/2016
Componente 6: Código de ética
OBJETIVO ESPECIFICO: Establecer las normas de conducta y las acciones que debe observar todo aquel funcionario que preste servicios bajo cualquier modalidad, en la Universidad de Cartagena
Actividades
1.1
Conformación de comisión para la revisión del código y comité de ética
Comisión Conformada
1.2
Revisión y actualización del código de ética
Código de ética revisado
1.3
Revisión y actualización del comité etica
Comité de ética Revisado
Comisión de revisión (Oficina Asesora de PlaneacIón/ División de
Calidad y M.I, División de Sistemas, División de Comunicaciones y
RR.PP)
1.4
Aprobación del Código y comité de ética
Resolución de aprobación
Rectoría / Secretaria general
2.1
Diseño de instrumentos de medición del código de ética
Instrumentos de medición elaborados
Comisión de revisión (Oficina Asesora de PlaneacIón/ División de
Calidad y M.I, División de Sistemas, División de Comunicaciones y
RR.PP)
20% de cumplimiento
20% de cumplimiento
En revisión
19/08/2016
20% de cumplimiento
2.2
Diseño de instrumentos de medición del código de Buen Gobierno
2.3
Aprobación deInstrumentos de medición
Instrumentos de medición aprobados
3.1
Elaborar y distribuir una cartilla digital relacionada con el Régimen Disciplinario de los Servidores Públicos, Gestión Pública y
Código de Ética
2 cartillas durante el año
20% de cumplimiento
Comité de Buen Gobierno
No aplica
En proceso
Oficina Asesora de Control Disciplinario
3.2
Desarrollar un programa de capacitación a funcionarios de la Universidad en Código de Ética y Buen Gobierno.
3 capacitaciones desarrolladas durante el año
16/12/2016
1 Capacitación desarrollada a ala fecha
resentación