Seguimiento a las Estrategias del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, 1er. período 2016 (60 Downloads)

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INSTITUCIONAL
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¡Siempre a la altura
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INFORME
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2016
ESTRATEGIA DEL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO
Decreto 2641 del 17 de diciembre de 2012 – Decreto 124 de 2016
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GENERALIDADES
GENERALIDADES
Fecha: 10/05/2016.
Referencia (Tema): Seguimiento a las estrategias del Plan Anticorrupción y de Atención
al Ciudadano (Primer seguimiento año 2016).
Responsable del informe: Jefe Oficina Asesora de Control Interno
Proceso o Subproceso: Autoevaluación y Planes de Seguimiento
Dependencia que lo emite: Oficina Asesora de Control Interno
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CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
El siguiente informe se presenta teniendo en cuenta el Decreto 2641 del 17 de diciembre
de 2012 “Por el cual se reglamenta los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011,” y el
Decreto 124 del 26 de enero de 2016 ambos de la Presidencia de la República.
Ahora, en virtud de lo previsto en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 “cada entidad del
orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de
lucha contra la corrupción y de atención a al ciudadano”. Dicha estrategia contemplará,
entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción de la respectiva entidad, las medidas
concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trámites y los mecanismos para
mejorar la atención al ciudadano.
Igualmente, el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011 establece que “en toda entidad pública,
deberá existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las
quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen, y que se relacionen con el
cumplimiento de la misión de la entidad.
En cuanto al Decreto 124 de 2016 “Por el cual se sustituye el Título 4 de la Parte 1 del
Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, relativo al Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano”, establece en su Artículo 2.1.4.6. Mecanismo
de seguimiento al
cumplimiento y monitoreo. De otra parte, el
mecanismo de seguimiento al
cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas de los mencionados
documentos estará a cargo de la Oficina de Control Interno, para lo cual se publicará en la
página web de la respectiva entidad, las actividades realizadas, de acuerdo con los
parámetros establecidos.
Para dar cumplimiento a los decretos antes señalados, se presenta y publica en la página
web de la Universidad de Cartagena informe sobre seguimiento a las estrategias del Plan
Anticorrupción y Atención al Ciudadano del año 2016.
1. OBJETIVO
Realizar seguimiento y monitoreo de verificación del cumplimiento a la implementación de
las disposiciones contenidas en los documentos de “Estrategias para la Construcción del
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano – Versión 2” y “Guía para la Gestión del
Riesgo de Corrupción”, como lo es la verificación de la elaboración y publicación del Plan.
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2. ALCANCE
Comprende la Universidad de Cartagena, relativo al periodo de enero a abril de 2016
respecto al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano en sus diversos componentes.
3. METODOLOGÍA
Métodos de recolección e interpretación de datos de forma descriptiva, lo cual comprende
resultados del informe del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano del año 2016
realizado por la Oficina Asesora de Planeación.
4. CUERPO O NÚCLEO DEL INFORME
El seguimiento y control a la implementación y a los avances de las actividades
consignadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano está basado en seis
(6) componentes los cuales se detallan a continuación y la forma como contribuyen a la
evolución del plan antes señalado.
a) Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa del Riesgo de Corrupción.
Instrumento que le permite a la entidad identificar, analizar y controlar los posibles hechos
generadores de corrupción, tanto internos como externos, y que a partir de la
determinación de los riesgos de posibles actos de corrupción, causas y sus
consecuencias se establecen las medidas orientadas a controlarlos.
De las actividades realizadas y que se enmarcan en este componente que suman un total
de 11, sólo 2 están en proceso, las cuales comprende la actualización de la política del
riesgos de la Institución y la actualización y análisis del contexto estratégico de la
Universidad de Cartagena. Ambas actividades tienen una fecha programada para su
cumplimiento el 3 de junio de 2016 estando la primera bajo la responsabilidad del Comité
de Buen Gobierno y la División de Calidad y Mejoramiento Institucional y la segunda de la
Oficina Asesora de Planeación y la División de Calidad y Mejoramiento Institucional.
b) Estrategias de Racionalización de Trámites.
Nos facilita el acceso a los servicios que brinda la Institución y le permite a la Entidad
simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites existentes,
aproximando al ciudadano a los servicios que presta la Entidad, mediante la
modernización y el aumento de la eficiencia de sus procedimientos.
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De las 22 actividades programadas para este componente, 4 están en proceso con un
25% de avance, lo cual comprende las actividades:
-
Devolución y/o compensación de pagos en exceso y pagos de lo no debido por
concepto no tributario.
Fraccionamiento de matrícula.
Matricula a cursos de idiomas.
Cursos intersemestrales.
Lo anterior obedece a que no toda la anterior información ha sido registrada en la
plataforma SUIT (Sistema Único de Información de Trámite), siendo los responsables la
Oficina Asesora de Planeación y la División Financiera; para lo cual programaron como
fecha de inicio para su implementación el 4 de julio de 2016 y fecha de finalización el 16
de diciembre del mismo año.
Es bueno dar a conocer que el SUIT tiene como propósito, ser la fuente única y válida de
la información de los trámites de todas las instituciones del Estado ofrece a la ciudadanía,
por tanto es el depositario de los trámites y procedimientos administrativos con cara al
usuario que ofrecen las instituciones del orden nacional y territorial.
c) Rendición de Cuentas.
Es una herramienta del control social que comprende acciones de petición de información,
diálogos e incentivos. Busca la adopción de un proceso transversal permanente de
interacción entre servidores públicos, entidades y ciudadanos y los actores interesados en
la gestión de los primeros y sus resultados. Así mismo, busca la transparencia de la
gestión de la administración para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno.
Componente que cuenta con 14 actividades, de las cuales 3 están en proceso, entre
estas tenemos:
-
Uso de redes sociales y fanpage institucional para la captura de necesidades y
expectativas de la ciudadanía.
Actividad bajo la responsabilidad de la División de Comunicaciones y Relaciones
Públicas, indicándose una fecha límite para su implementación el 16 de diciembre de
2016
-
Realizar informe de evaluación al proceso de rendición de cuentas.
Se tiene un avance del 75%. Está bajo la responsabilidad de la Oficina Asesora de
Control Interno.
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Divulgar documentos de la evaluación general de la estrategia de la rendición de
cuentas.
Recae esta diligencia en la División de Comunicaciones y Relaciones Públicas, la cual
tiene un margen de tiempo hasta el 23 de junio del año en curso.
d) Servicio al Ciudadano.
La Institución se esfuerza en garantizar el acceso de los ciudadanos a los trámites y
servicios que ofrece la Institución conforme a los principios de información completa,
clara, consistente, con altos niveles de calidad, oportunidad en el servicio y ajuste a las
necesidades, realidades y expectativas del ciudadano.
Componente con 16 actividades programadas, de las cuales 8 están en proceso, entre
ellas tenemos:
-
Gestionar la reingeniería funcional de la Sección de Archivo y Correspondencia
con sistema de mensajería con ruta vial y horarios del servicio, reubicación de
procedimientos PQRS, centro de notificación, centro de información,
certificaciones, reformas locativas.
Actividad bajo la responsabilidad de la Sección de archivo y Correspondencia con un
avance del 16,6%, lo cual debe quedar totalmente implementado a más tardar el 16 de
diciembre de 2016.
-
Revisar y actualizar la política de tratamiento de datos personales.
Con un avance del 50%, lo cual se cataloga como satisfactorio si se tiene en cuenta que
la fecha última para su ejecución es el 16 de diciembre de 2016. Item que está bajo la
responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación y la División de Sistemas.
-
Divulgar el procedimiento de PQRS a través de las redes sociales (facebook,
twitter) oficiales de la Universidad.
Con un estado de avance del 12,5% y direccionado por la Secretaria General la cual tiene
como fecha límite el 16 de diciembre de 2016.
-
Habilitar dentro del software las siguientes funciones: *Redireccionamiento de las
PQRS. Incluir los siguientes campos: fecha de remisión, plazo de respuesta y
requerimientos hechos. *Habilitar a Secretaria General para la realización de back
up”
Con un estado de avance del 50% y direccionado por la Secretaria General la cual tiene
un plazo para hacer la habilitación total hasta el 16 de diciembre de 2016.
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Implementar un botón PSE en la plataforma del sistema.
La implementación del PSE (Pago de Servicio Electrónico) tiene un avance muy
significativo correspondiente al 80%, se espera que el restante 20% se cumpla antes del
16 de diciembre de 2016. Está bajo la responsabilidad de la División de Sistemas y
División Financiera. El PSE le va permitir a los usuarios de la Universidad de Cartagena
hacer pagos en línea por cualquier concepto.
-
Desarrollar campañas de socialización de los procedimientos relacionados con el
plan institucional de capacitación y evaluación del desempeño basado en
competencias laborales para empleados públicos no docentes y trabajadores
oficiales.
No se indica nivel de avance por parte de la Oficina Asesora de Planeación, más sin
embargo se piensa hacer campañas de socialización durante todo el año, teniendo como
fecha de cierre el 16 de diciembre de 2016 y estando como responsable la División de
Desarrollo Organizacional.
-
Mejorar la herramienta de evaluación a los usuarios del procedimiento de PQRS
para conocer su percepción y grado de satisfacción con respecto al mismo
Con un avance muy revelador correspondiente al 80%, se espera que el restante 20% se
deba cumplir antes del 16 de diciembre de 2016. Está bajo la responsabilidad de la
Secretaria General y División de Sistemas.
-
Realizar campañas de socialización en los centros tutoriales de la Universidad.
Se tiene programado realizar tres campañas, de las cuales se ha llevado a cabo una, lo
que indica que se está en un 33,3%, avance satisfactorio; se espera que lo restante se
logre culminar el 16 de diciembre de 2016. Está bajo la responsabilidad de la Secretaria
General.
d) Transparencia y Acceso a la Información.
Aquí se allega los lineamientos para la garantía del derecho fundamental de acceso a la
información pública para que todas personas puedan acceder a la información
institucional en posesión o bajo el control de los sujetos obligados de la ley, excepto la
información y los documentos considerados como legalmente reservados.
Componente con 10 actividades programadas, de las cuales 7 están en proceso de
avance, como son:
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Divulgación y promoción de datos abiertos (GEL).
No se le hace una cuantificación de avance por parte de la Oficina Asesora de
Planeación, no obstante, la divulgación piensa hacerse a través del sitio web, lo que
estará bajo el compromiso de la División de Comunicaciones y Relaciones Públicas para
lo cual se tendrá un plazo hasta el 16 de diciembre de 2016.
-
Actualizar el registro de activo de información (GEL).
Actualizar el esquema de publicaciones obligatorias (GEL).
Actualizar el esquema de publicaciones obligatorias información que se publica de
manera proactiva (GEL).
Elaborar el índice de información clasificada y reservada.
Referente a estas cuatro actividades todas tienen un avance del 5%, igualmente se le
establecieron como plazo para su cumplimiento el 16 de diciembre de 2016 y donde la
primera y la cuarta son responsabilidad de la Sección de Archivo y Correspondencia y la
segunda y la tercera de la División de Comunicaciones y Relaciones Públicas.
-
Analizar la información que está en poder o custodia de la Entidad para identificar
lo clasificado y reservado de conformidad con las tablas de retención documental.
(GEL).
Está bajo el encargo de la Sección de Archivo y Correspondencia con un avance del 10%,
a lo cual se le debe dar cumplimiento a más tardar el 16 de diciembre de 2016.
-
Adecuar la página web institucional para que cumpla con las directrices de
accesibilidad y usabilidad. (GEL)
Con un avance del 50%, dirigido por la División de Comunicaciones y Relaciones
Públicas, área que está proyectando una página web con estándares requeridos de
acuerdo a las necesidades del entorno, donde se tiene un plazo hasta el16 de diciembre
de 2016.
Nota. La sigla GEL significa plan de gobierno en línea.
e) Código de Ética.
Se refiere a la promoción de “Acuerdos, compromisos y protocolos éticos,” que sirvan
para establecer parámetros de comportamiento en la actuación de los servidores de la
Universidad, lo que conlleva a que se incluyan lineamientos sobre la existencia de
conflictos de intereses, canales de denuncia de hechos de corrupción, mecanismos para
la protección al denunciante, unidades de reacción inmediata a la corrupción entre otras.
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Componente con 9 actividades programadas, de las cuales 7 están en proceso de avance
y una actividad no aplica. Entre las que se encuentran en proceso de avance tenemos:
-
Revisión y actualización del código de ética.
Revisión y actualización del comité de ética.
Aprobación del código y comité de ética.
Diseño de instrumentos de medición del código de ética.
Diseño de instrumentos de medición del Código de Buen Gobierno.
Todas las anteriores actividades tienen un avance del 20%, con excepción de la actividad
“Aprobación del código y comité de ética” a la cual no se le evidencia cuantificación por
parte de la Oficina Asesora de Planeación, a su vez tiene un plazo para su cumplimiento
hasta el 19 de agosto de 2016.
De otra parte y en su orden secuencial la primera, segunda, cuarta y quinta actividad
antes descrita quedó bajo la responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación, la
División de Calidad y Mejoramiento Institucional, la División de Sistemas y la División de
Comunicaciones y Relaciones Públicas.
Y la tercera actividad que se encuentra en revisión está direccionada por la Rectoría y
Secretaria General.
-
Elaborar y distribuir una cartilla digital relacionada con el régimen disciplinario de
los servidores públicos, gestión pública y código de ética.
Se tiene programado emitir dos cartillas al año, lo que le compete a la Oficina de Control
Disciplinario, la cual tiene como fecha límite para darlas a conocer el 16 de diciembre de
2016.
-
Desarrollar un programa de capacitación a funcionarios de la Universidad en
Código de Ética y Buen Gobierno.
A la fecha se ha desarrollado una, lo que indica un avance del 33,3%; se espera que para
la fecha límite que es el 16 de diciembre de2016 se hallan desarrollado las dos faltantes.
Está bajo la responsabilidad de la Oficina de Control Disciplinario.
5. CONCLUSIONES
De acuerdo a lo anteriormente descrito se evidencia que la universidad de Cartagena le
dio cumplimiento a la implementación de las disposiciones contenidas en los documentos
de “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano –
Versión 2” y “Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción”, lo anterior sustentado en
que se hace el análisis a las actividades programadas a cada uno de los componentes
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anteriormente descrito de donde se deduce
significativos.
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al tomar cada uno de ellos avances
Es así como en el componente Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgo de
Corrupción y Estrategia de Racionalización de Trámites se encuentran con un avance de
81,81%; Rendición de Cuentas en un 78, 57%; Servicio al Cliente con un 87, 5%;
Transparencia y Acceso a la Información con un 50,0%; Código de Ética con un 33,33%.
Respecto a este último componente a pesar de que 6 de sus 9 actividades se encuentran
con un avance del 20% se tiene programada fechas hasta el 16 de agosto y 16 de
diciembre del año en curso para darle cumplimiento.
6. RECOMENDACIONES
La alta dirección debe seguir velando de formas directa por que se implementen
debidamente las disposiciones contenidas en los documentos “Estrategias para la
Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano – Versión 2” y “Guía
para la Gestión del Riesgo de Corrupción” y Formato de seguimiento al plan
anticorrupción y de atención al ciudadano, en donde la Oficina Asesora de Planeación
tendrá el encargo de consolidar cada una de las actividades programada de los
componentes que hacen parte del documento antes señalado sirviendo de facilitadores
para todo el proceso de elaboración del mismo, todo lo anterior teniendo presente el
Artículo 2.1.4.5. Verificación del cumplimiento
de que trata el Titulo 4 Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano del Decreto 124 del 26 de enero de 2016.
De igual forma la Oficina Asesora de Control Interno cumplirá su rol dando obediencia al
Artículo 2.1.4.6. Mecanismos de seguimiento al cumplimiento y monitoreo basado en
la orientaciones y obligaciones derivadas de los mencionados documentos publicando en
la página web de la Institución las actividades realizadas de acuerdo a los parámetros
establecidos.
7. ANEXOS
Los documentos “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención
al Ciudadano – Versión 2” y “Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción” y Formato de
seguimiento al plan anticorrupción y de atención al ciudadano.
Elaboró
GASPAR PALACIO MENDOZA
Jefe Oficina Asesora de Control Interno
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