Políticas de Correo Electrónico

Políticas de Correo Electrónico Corporación Universitaria UNITEC
[Direccion de Tecnología de la Información y las Comunicaciones]
Coordinación de Gestion de Redes y Comunicaciones
1. Definiciones
1.1. Correo electrónico (correo-e, conocido también como e-mail ), es un
servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y
archivo rápidamente utilizando las redes de datos.
2. Etiqueta para la creación de un correo electrónico
2.1. Si estamos enojados, esperemos antes de contestar. Si recibimos un
mensaje que nos provoque el deseo de responder de manera visceral,
desagradable, desconsiderada o, simplemente, si por cualquier motivo
estamos alterados lo más conveniente será esperar a otro momento para
dar una respuesta más sosegada y ajustada al citado mensaje.
2.2. Mejor, mensajes breves. Los mensajes compuestos por muchas líneas se
leen mal. Son preferibles los mensajes breves y ajustados al tema que
deseamos plantear o responder.
2.3. Los mensajes largos, mejor sólo en el caso de que sea imprescindible o
muy aconsejable enviar un texto extenso y así evitar adjuntar algún archivo.
Nunca se publicarán en la lista mensajes con archivos adjuntos.
2.4. Cuidemos el lenguaje, el español o castellano. Como son muchas
personas, generalmente de alto nivel académico, los receptores de los
mensajes, será conveniente que cuidemos el español. Tanto en su
corrección gramatical como en el uso de determinados términos que en
contextos geográficos diferentes contienen significados distintos y pueden
ser mal interpretados. Algunas expresiones de humor o divertidas, pueden
entenderse de manera errónea por algunos miembros de la Lista. Los
componentes de la Lista nos van a conocer por lo que escribimos. Por
tanto, antes de pulsar el botón “enviar” deberíamos repasar el texto de
nuestro mensaje.
2.4.1. ¿A quién y por qué respondemos a otro mensaje? Cuando
respondemos a un mensaje conviene que todos sepan a quién se
Ing. Jorge Iván Saboya Pulido
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responde, citando sólo la parte del mensaje al que se responde. Si no
se indica a qué estamos contestando, perderemos la secuencia o
cadena de los mensajes, dado que éstos no son publicados
inmediatamente a su envío. Por otra parte, conviene no perder el hilo
del
debate
porque,
si
no
estamos
atentos,
podemos
estar
respondiendo a algo que ya ha sido contestado por otro miembro de
unitec.
2.5. Mensajes preguntando o respondiendo a lo que ya ha sido respondido. Ni
mucho menos, enviar mensajes que deseamos dirigir sólo a una persona.
2.6. Diálogos personales. Cuando se trate de requerir ayuda, opinión o
respuesta
concreta
a
una
persona
deberemos
dirigirnos
a
él
particularmente, evitando el envío a la Lista de mensajes que muchos
destinatarios no desean leer, a no ser que entendamos que la pregunta o
respuesta puede interesar a otros. Debe evitarse cualquier diálogo
personal en la Lista, de la manera que se indica en el siguiente consejo.
2.7. Mensajes con tono agresivo o meramente ofensivo hacia otros miembros
de la Lista, sus instituciones o personales.
2.7.1. No pulse “Responder” o “Reply” cuando lo que desea es comunicarse
con una sola persona. Si a un determinado mensaje recibido por
ustedes,
en
su
aplicación
de
correo
electrónico,
pulsan
en
“Responder”, “Reply” o similar, el mensaje-respuesta llegará a TODOS
los miembros de la Lista, porque tenemos definido el Reply-to hacia la
propia Lista.
2.8. “Para:”, “To:” Cuando alguien desee responder personalmente a un
determinado mensaje, deberá escribir en el apartado “Para” o “To” la
dirección electrónica de la persona con la que desea contactar. De esta
manera evitaremos la recepción en la Lista de mensajes no deseados o
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faltos de interés para la mayoría y cuyo destinatario, en la mente del
emisor, es sólo una persona.
2.9. Insistimos, antes de enviar un mensaje compruebe siempre la dirección
que aparece en “Para” o “To” con el fin de que el destinatario sea quien el
emisario realmente desea.
2.10.
La firma. Se hace preciso que al final de cada uno de los mensajes
que se envíen, se inserte la firma del autor. Esta firma debe ser corta pero
debe ayudar a localizar la procedencia del texto. Entendemos que podría
ser suficiente: nombre y apellidos, institución, departamento, número
telefónico, dirección y correo electrónico. En todo caso, el nombre y
departamento deberían ser imprescindibles. Si se incorpora una firma
automática, resulta interesante incluir en su primera línea dos guiones (--).
Éstos son caracteres entendidos por nuestro servidor de Listas como el
comienzo de la firma.
2.11.
No a largas presentaciones. Sin embargo, conviene evitar las largas
presentaciones a la Lista. Para mostrar quiénes somos podemos
aprovechar nuestro primer mensaje en el que ya, además de presentarnos
muy brevemente, exponemos algún punto de vista o inquietud.
2.12.
Las siglas. En algunos contextos geográficos o institucionales las
personas son muy proclives a la utilización de siglas. Cuando abusamos de
ellas, muchas veces el lector pierde la referencia y no sabe de qué se
habla. Se recomienda ser parcos en su uso y cuando se utilicen, siempre
se debe explicar el significado en la primera aparición de la misma.
2.13.
Resulta útil titular descriptivamente nuestros mensajes. En el
apartado "Asunto" o "Subject" del mensaje enviado abordando un nuevo
tema, debemos esforzarnos por escribir un título breve que describa lo
mejor posible el contenido del texto. Así el receptor podrá decidir si lo lee o
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no, con más elementos de juicio. Si respondemos a un mensaje, mejor no
cambiar el título que ya trae, así ayudamos a ubicar el hilo de la discusión.
2.14.
No escribamos frases enteras en MAYÚSCULAS. Esta forma de
escribir mensajes de correo electrónico puede indicar a algunos receptores
que se les está gritando (que se les levanta la voz). Así pues, cuando
escribamos en mayúsculas asegurémonos de que ésa es nuestra
intención.
3. SPAM o Correo Basura
3.1.1. Se podría traducir como bombardeo publicitario o publicidad basura.
Son esos anuncios que, sin haberlos solicitado, recibimos de forma
masiva a través del correo electrónico.
4. Webmail
4.1. Se diferencia del email normal por la forma de acceder a tu correo. En vez
de utilizar un programa (cliente) especifico como Outlook u Outlook
Express empleas un navegador como Internet Explorer o Chrome, Mozilla.
Eso significa que puede acceder a s u correo electrónico desde cualquier
ordenador del mundo con una conexión al Internet. (mail.unitec.edu.co).
5. Servidor
5.1. Un servidor en informática o computación es: Una computadora que realiza
algunas tareas en beneficio de otras aplicaciones llamadas clientes.
Algunos servicios habituales son los servicios de archivos, que permiten a
los usuarios almacenar y acceder a los archivos de un ordenador y los
servicios de aplicaciones, que realizan tareas en beneficio directo del
usuario final.
6. Usuario
6.1. Persona que tiene una cuenta en una determinada computadora por medio
de la cual puede acceder a los recursos y servicios que ofrece una red. Un
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usuario que reside en una determinada computadora tiene una dirección
única de correo electrónico.
6.2.
7. Password
7.1. Una contraseña (password en inglés) o clave, es una forma de
autenticación que utiliza una información secreta para controlar el acceso
hacia algún recurso. La contraseña normalmente debe mantenerse en
secreto ante aquellos a quien no se le permite el acceso. Aquellos que
desean acceder a la información se les solicitan una clave, si conocen o no
conocen la contraseña, se concede o se niega el acceso a la información
según sea el caso.
8.
Correo Cadena
8.1. Se le llama cadenas de correo electrónico a los mensajes masivos que
cohesionan o convencen de varias maneras a sus lectores de re-enviarlos
a otro grupo de personas, el nombre de "cadena" proviene del
encadenamiento de pasajes que hacen estos mensajes de usuario a
usuario. Esta clase de mensajes, la mayoría de las veces indeseable, son
potencialmente una pérdida de tiempo y dinero para el receptor.
9. Cuota
9.1. Es un sistema del que se vale el administrador, para regular el espacio que
los diferentes usuarios de un sistema ocupan con sus ficheros en disco.
Cuando la cuota de su correo se encuentre en un 90% le solicitara que por
favor depuré su buzón. Si el usuario hace caso omiso y completa un 95%
de su capacidad el sistema le enviara un mensaje donde le notifica que
puede enviar correo más NO recibir y si completa el 100% no le permitirá ni
enviar ni recibir hasta que haga una depuración del más del 40% de
capacidad de su buzón.
9.2.
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10. Responsabilidad de los Usuarios
10.1.
Mantener la confidencialidad del Password.
10.2.
Depurar periódicamente su buzón para liberar espacio.
11. Hacer buen uso de su cuenta, entendiendo por buen uso:
11.1.1.
El empleo de la cuenta con fines académicos o institucionales.
11.1.2.
Leer diariamente su correo y borrar aquellos mensajes
obsoletos para liberar espacio en su buzón de correo del servidor
WEBMAIL y en el disco duro de cada maquina asignada.
11.1.3.
El uso del lenguaje apropiado en sus comunicaciones.
11.1.4.
No permitir que segundas personas hagan uso de su cuenta.
11.1.5.
Comprimir los archivos anexos.
12. Backups Mensajes
12.1.
Mantener copia de su correo electrónico, dichos respaldos deben
hacerse con la periodicidad que el usuario disponga. El usuario debe
crear una carpeta en su PC y descargar allí sus correos bien sea los
enviados o recibidos guardándolos como un archivo normal.
13. PROHIBICIONES
13.1.
Esta estrictamente prohibido:
13.2.
Usar la cuenta con fines comerciales
13.3.
Enviar o reenviar cadenas de correo
13.4.
Enviar spam (correos basura) o correos adjuntos que contengan
información nociva para otros usuarios como virus y pornografía.
13.5.
Usar la cuenta de otro usuario.
13.6.
Utilizar como repositorio de música la cuenta de correo
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14. ADMINISTRACION
14.1.
El administrador de la red se reserva el derecho de enviar
información que considere como un medio de información institucional.
14.2.
El incumplimiento del usuario en el manejo y buen uso de la cuenta
podrá ocasionar la suspensión o cancelación de la misma.
14.3.
Para cualquier aclaración sobre su password es necesario
presentarse a la Direccion de Tecnología con el administrador de la red
mostrando su carne o documento de identidad que compruebe su identidad
institucional. No se dará password o alguna otra información vía telefónica.
14.4.
La vigencia de la cuenta comprende el periodo de compromiso de
trabajo o estudio con la institución.
14.5.
El administrador de la red indicara al usuario por medio de un
mensaje a su buzón de correo el tiempo de expiración de la cuenta con
diez días de anticipación. El usuario se compromete a contestar el mensaje
con cinco días de anticipación, indicando si desea o no continuar con la
cuenta activa.
14.6.
Los mensajes ubicados en la bandeja de entrada del servidor de
correo Webmail por más de 10 días serán borrados automáticamente del
servidor de correo.
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