Teniendo en cuenta que el ciclo PHVA, consiste en identificar y

Teniendo en cuenta que el ciclo PHVA, consiste en identificar y gestionar de manera eficaz
numerosas actividades relacionadas entre sí, la manera como se relacionan sinérgicamente los
elementos de cada sistema para el logro de los objetivos, y entendiendo que las entidades
distritales han avanzado en la implementación de los procesos de planear, hacer, verificar y
actuar, realicen el siguiente ejercicio:
1. Cada integrante del Equipo de Trabajo, debe realizar un inventario de los distintos
instrumentos de medición, para monitorear y evaluar el Sistema Integrado de Gestión –
SIG, de la Entidad en la que labora.
Para monitorear y evaluar el Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría de
Educación del Distrito Capital en los componentes de evaluación independiente con
sus elementos de autoevaluación del control y autoevaluación de gestión se utilizan
entre otros los siguientes instrumentos:
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Evaluación independiente a través de la evaluación del sistema de control interno y
auditorías internas.
Los informes de gestión y seguimiento que presentan las distintas áreas
Reportes del Plan operativo
Reporte de indicadores de gestión y de resultado
Informes sobre administración de riesgo
Informes de seguimiento al cumplimiento de las tareas
Revisión y seguimiento a los procesos y procedimientos establecidos por la entidad
para el desarrollo de la gestión
Planes de mejoramiento institucional, por procesos e individual
Evaluación del desempeño laboral
Revisión de la aplicación de las políticas del sistema integrado de gestión
2. Una vez efectuado el inventario, analice la efectividad de tales instrumentos de medición
diligenciando el siguiente cuadro:
Nombre y
Apellidos del
Alumno/a LUIS
FERNANDO
HERRERA /
CARMEN ELVIRA
GARCIA/
Entidad: SECRETARIA DE EDUCACION DISTRITAL
Inventario de
Instrumentos de
Medición
Evaluación
independiente a
través de la
evaluación del
sistema de control
interno y auditorías
internas.
Los informes de
gestión y
seguimiento que
presentan las
distintas áreas
Reportes del Plan
operativo
Análisis de Efectividad (*)
Efectivo
No Efectivo
(Argumentado)
Si es efectivo dado que a través de la
Oficina Asesora de Control interno se
realiza:
la evaluación del sistema de control
interno para medir el grado de
efectividad en el cumplimiento de los
objetivos de la SED
Auditorías internas para verificar el
cumplimiento de planes, programas ,
procesos y procedimientos
Si son efectivos porque:
Permiten verificar periódicamente el
cumplimiento de metas y objetivos
determinando el grado de avance
A través de ellos se evalúan los
procesos, mide el logro de los
objetivos y la optimización de los
recursos.
Establecen si se han logrado los
objetivos o que tan distantes se
encuentran
para
hacer
los
correspondientes ajustes.
Reporte de
indicadores de
gestión y de
resultado
Mide en términos de calidad eficacia y
eficiencia el cumplimiento de las
tareas, la satisfacción de los clientes,
revisión de resultados, incluye la
revisión y seguimiento a la planeación,
coordinación y seguimiento al área.
Permiten evaluar los procesos, medir
el logro de los objetivos y la
optimización de los recursos.
Establecen si se han logrado los
objetivos o que tan distantes se
encuentran
para
hacer
los
correspondientes ajustes.
Informes sobre
administración de
riesgo
Si porque se busca identificar, valorar
y tratar los riesgos a los que esta
expuesta la entidad en el desarrollo de
sus funciones para el cumplimento de
sus objetivos
Informes de
En cada una de las áreas se realiza a
seguimiento al
través de reuniones periódicas para
cumplimiento de las garantizar el cumplimiento de las
mismas en los períodos establecidos
de
acuerdo
al
grado
de
(Argumentado)
tareas
responsabilidad
Revisión y
seguimiento a los
procesos y
procedimientos
establecidos por la
entidad para el
desarrollo de la
gestión
Liderado por la oficina asesora de .
planeación a través del grupo de
sostenibilidad y mejoramiento de
procesos las áreas actualizan sus
procesos y procedimientos
Planes de
mejoramiento
institucional, por
procesos e
individual
Determinan el qué, quién y cómo. Con
qué recursos, cuánto tiempo, qué
normas
y
qué
políticas,
los
responsables etc.
Permiten determinar acciones para
.
mejorar posibles situaciones que se
den en el desarrollo propio de la
gestión del área, constantemente son
monitoreados por Control interno para
revisar los avances en el tiempo.
Evaluación del
Indica el desempeño de los servidores
desempeño laboral públicos en las responsabilidades del
cargo que ocupan
Revisión de la
Los resultados de la implementación
aplicación de las
de este ciclo permiten a la SED
políticas del sistema empresas una mejora integral de la
integrado de gestión competitividad, del servicios,
mejorando continuamente la calidad,
optimizando la productividad, e
incrementando la participación etc
(*) Entiéndase por efectividad, la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado,
en este caso que la implementación del SIG logre mejorar la gestión institucional de las
entidades distritales, y no efectivo, lo contrario.
3. Cada integrante del Equipo de Trabajo, dará a conocer al resto del grupo, el inventario y
análisis de la efectividad de los instrumentos de medición al SIG definidos y aplicados en su
Entidad, como producto de la labor realizada en los numerales 1 y 2.
4. Finalmente, después de haber compartido y enriquecido su análisis con las opiniones de
otros, cada uno colocará la tarea 3 en Espacio para construir la tarea 3 en la opción
Responder, hasta el jueves 4 de agosto de 2011.
5. El Coordinador elegido en forma concertada por el Grupo, consolidará las tareas 3
elaboradas, en el siguiente Cuadro:
CONSOLIDADO TAREA 3 - SOLO PARA EL COORDINADOR
Inventario de Instrumentos de
Medición
Análisis de efectividad
Efectivo
No efectivo
(argumentado)
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(argumentado)
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6. Igualmente, el Coordinador del Grupo diligenciará el siguiente Cuadro: