parl015 reporte, solución y análisis de anomalías

PROCESOS DE APOYO
RECURSOS LOGISTICOS
CODIGO
PARL015
VERSION
2
DIA
MES
AÑO
23
07
2012
1
de
3
VIGENTE DESDE
REPORTE, SOLUCIÓN Y ANÁLISIS DE
ANOMALÍAS
PAGINA
1. OBJETIVO
Reportar por parte de los funcionarios las anomalías detectadas en la actuación, solucionarlas, analizarlas para
detectar sus causas y hacer plan de mejora para su eliminación.
2. ALCANCE
Aplica para todos los reportes, soluciones y análisis de anomalías que se realicen en la Personería de Medellín.
3. MÉTODO
Inicia:
Identificar anomalías a través de la observación constante de la variación de los procesos
Termina:
Presentar el Informe de análisis estadístico de anomalías en el Comité de Dirección
SECUENCIA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Identificar anomalías a través de la observación constante de la variación
de los procesos.
Registrar la anomalía del proceso en el sistema de información de
anomalías.
Buscar en el sistema de información de anomalías, las que se presentaron
en los procesos bajo su responsabilidad.
Analizar las anomalías correspondientes a los procesos de los cuales es
responsable.
Verificar el cumplimiento de estándares del proceso, verificando el
cumplimiento de los procedimientos operacionales.
Verificar si se tiene toda la información necesaria para remover el síntoma
de la anomalía o si se requiere desplazar al sitio donde se presente la
anomalía.
1
2
3
4
5
6
7
Solucionar la causa inmediata de la anomalía.
Registrar en el sistema de información de anomalías la solución dada a
cada una de las anomalías.
Elaborar Constancia solución de anomalías (RARL017), ejecutando el
procedimiento Elaboración de documento (PDPI001).
8
9
Funcionario
Funcionario
Funcionario del
Nivel directivo
Funcionario del
Nivel directivo
Funcionario del
Nivel directivo
Funcionario del
Nivel directivo
Funcionario del
Nivel directivo
Funcionario del
Nivel directivo
Funcionario del
Nivel directivo
ELABORÓ
REVISÓ:
APROBÓ:
FABIAN ALBEIRO GONZALEZ
LONDOÑO
MARTHA LIGIA MEJIA JARAMILLO
MAURICIO HOYOS SIERRA
FIRMA
DÍA
16
MES
AÑO
07
2012
FIRMA
DÍA
18
MES
AÑO
FIRMA
NRO. RESOLUCIÓN
DÍA
MES
AÑO
07
2012
268
23
07
2012
PROCESOS DE APOYO
RECURSOS LOGISTICOS
REPORTE, SOLUCIÓN Y ANÁLISIS DE
ANOMALÍAS
CODIGO
PARL015
VERSION
2
PAGINA
Firmar la comunicación sobre solución de anomalías.
11
Remitir al funcionario que registró la anomalía, la comunicación sobre
solución de anomalías.
12
Verificar si la anomalía fue solucionada.
14
MES
AÑO
23
07
2012
2
de
3
VIGENTE DESDE
10
13
DIA
Funcionario del
Nivel directivo
Funcionario del
Nivel directivo
Funcionario
Registrar si es del caso nuevamente la anomalía, indicando que la solución
dada no cumplió las expectativas.
Remitir la comunicación sobre solución de anomalías al centro documental
para su archivo.
Funcionario
Funcionario
Periódicamente.
15
16
17
Analizar las anomalías y elegir las más crónicas y más repetitivas
empleando técnicas estadísticas (ej.: Diagrama de Pareto).
Calcular los indicadores correspondientes, con base en el Documento de
apoyo MDPI003 "Documento de indicadores de Gestión".
Elaborar Informe de análisis estadístico de anomalías, ejecutando el
procedimiento Elaboración de documento (PDPI001), teniendo en cuenta
en la presentación de la información la utilización de técnicas estadísticas
identificadas en el manual de calidad.
18
Firmar el Informe de análisis estadístico de anomalías.
19
Presentar el Informe de análisis estadístico de anomalías en el Comité de
Dirección.
Personero
Auxiliar
Personero
Auxiliar
Personero
Auxiliar
Personero
Auxiliar
Personero
Auxiliar
4. DEFINICIÓNES
3.1 Anomalía
Es todo acontecimiento diferente de lo usual. Puede ser un defecto en un producto, un ruido extraño en la
máquina, un reclamo del cliente, una equivocación en un informe.
5. RESPONSABLES DE LAS COPIAS CONTROLADAS
Nº COPIA
CARGO
1
Intranet
2
Centro Documental
COPIA EN
PAPEL
ELECTRÓNICA
x
x
PROCESOS DE APOYO
RECURSOS LOGISTICOS
CODIGO
PARL015
VERSION
2
DIA
MES
AÑO
23
07
2012
2
de
3
VIGENTE DESDE
REPORTE, SOLUCIÓN Y ANÁLISIS DE
ANOMALÍAS
PAGINA
6. HISTORIAL
VERSION RESOLUCION
DIA
FECHA
MES AÑO
1
364
05
12
2
268
23
07
NATURALEZA CAMBIO
Ampliación y Fortalecimiento del Sistema de Gestión de la
Calidad
Por disposición en el comité de dirección se realizaron ajustes a
2012 todo el SGC como cambio de logo y tablas de retención
documental.
2006