Formato caracterización de procedimiento

PROCESO…
(nombre del proceso a cuyo objetivo contribuye el procedimiento)
ETAPA…
(nombre de la etapa que está relacionada con el procedimiento)
(escudo de Bogotá según el
artículo primero del Decreto
213/07 o la norma que lo
actualice)
PROCEDIMIENTO…
(nombre del procedimiento)
Código: (asignado por la Dirección
de Análisis y Diseño Estratégico,
de acuerdo con el procedimiento
PCD-BS-CD-533)
Versión:
(asignada
por
la
Dirección de Análisis y Diseño
Estratégico, iniciando en cero y
continuando consecutivamente en
números enteros cuando el código
se mantenga)
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(Este texto no debe eliminarse, pues es una advertencia al lector para evitar el uso no intencionado de un documento no controlado; toda
caracterización de procedimiento no controlada, debe usarse con la marca de agua “borrador” en todas sus páginas)
(Para la Secretaría Distrital de Integración Social, un procedimiento es la forma especificada y obligatoria para llevar a cabo parte de un proceso,
por dos o más dependencias; debe definir como mínimo quién hace qué, identificando además cuando sea aplicable:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
las aclaraciones de las actividades
las instrucciones para llevar a cabo sus actividades
el control de riesgos de seguridad de la información
el control de riesgos laborales
los controles de los aspectos ambientales
las disposiciones de almacenamiento y archivo de conformidad con lo dispuesto en el Subsistema Interno de Gestión Documental y
Archivo SIGA
7. la información relativa a las necesidades y expectativas identificadas de las partes interesadas, de conformidad con lo dispuesto en el
Subsistema de Responsabilidad Social SRS
8. el tiempo empleado en la realización de las actividades
Para la implementación de un procedimiento se debe, previamente a su aprobación, revisar su consistencia (suficiencia y calidad de insumos
frente a las características especificadas para los productos del procedimiento), conveniencia (valor agregado de contar con el procedimiento),
adecuación (correspondencia del procedimiento con la capacidad práctica actual de la entidad), eficacia (que las actividades permitan cumplir su
objetivo), eficiencia (que el procedimiento utilice el mínimo de recursos posible para ser eficaz) y efectividad (que la eficacia del procedimiento –
“qué” del objetivo- permita obtener los efectos esperados en la entidad –“para qué” del objetivo)
1. Objetivo del procedimiento
(Este punto muestra qué se busca al aplicar el procedimiento y cuál es su razón de ser. Este objetivo debe guardar coherencia con las actividades
definidas en el numeral 5 y con el objetivo del proceso al que contribuye)
F-EP-4
PROCESO…
(nombre del proceso a cuyo objetivo contribuye el procedimiento)
ETAPA…
(nombre de la etapa que está relacionada con el procedimiento)
(escudo de Bogotá según el
artículo primero del Decreto
213/07 o la norma que lo
actualice)
PROCEDIMIENTO…
(nombre del procedimiento)
Código: (asignado por la Dirección
de Análisis y Diseño Estratégico,
de acuerdo con el procedimiento
PCD-BS-CD-533)
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por
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Estratégico, iniciando en cero y
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2. Glosario
(Significados o convenciones breves y específicas de algunas palabras utilizadas en el procedimiento)
3. Condiciones generales
(Requisitos o características aplicables a todas las actividades del procedimiento, o insumos y situaciones previas necesarias para que el
procedimiento pueda llevarse a cabo; las referencias jurídicas del procedimiento son una condición general del mismo)
4. Relación con otros procedimientos y procesos
(Este gráfico tiene por objeto mostrar la ubicación exacta del procedimiento dentro del proceso y busca mostrar todas las interrelaciones con los
demás procesos, procedimientos e instancias de la entidad)
Convenciones:
Procedimiento principal
Procedimiento o instancia relacionada
Proceso relacionado
Insumo o producto
(lleva el color del tipo de proceso, ej: misional)
F-EP-4
PROCESO…
(nombre del proceso a cuyo objetivo contribuye el procedimiento)
ETAPA…
(nombre de la etapa que está relacionada con el procedimiento)
(escudo de Bogotá según el
artículo primero del Decreto
213/07 o la norma que lo
actualice)
PROCEDIMIENTO…
(nombre del procedimiento)
Código: (asignado por la Dirección
de Análisis y Diseño Estratégico,
de acuerdo con el procedimiento
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5. Diagrama de flujo del procedimiento
(dependencia 1; si no es
suficiente la
dependencia, puede
indicarse el equipo
informal de trabajo; la
responsabilidad debe ser
coherente con las
funciones establecidas
en el decreto 607/07 o la
norma que lo actualice)
(dependencia 2)
(dependencia n; deben
incluirse tantas
dependencias como sea
necesario)
ACTIVO DE INFORMACIÓN
(unidad de datos producida por la actividad, que puede ser
entendida, archivada, protegida y consultada por sí sola* y a
su vez constituye el registro oficial o evidencia de la actividad;
si el activo corresponde a un documento asociado, este debe
existir previamente a la aprobación del procedimiento y su
código debe indicarse)
(*Fuente:
Los
archivos
nacionales
del
Reino
Unido
www.nationalarchives.gov.uk/dc-guidance: United Kingdom Ministry of
Justice, The National Archives, Identifying Information Assets and Business
Requirements Version: 1.2, 2011, numeral 3.1)
(actividades en orden cronológico, empezando con la que origina el procedimiento, diagramadas de acuerdo con las convenciones indicadas
abajo o las que indique el software utilizado y enumeradas de manera consecutiva; la ejecución de las actividades debe dar alcance al objetivo
del procedimiento; el flujograma puede hacerse en cualquier software, en lo posible de una sola página y sin conectores. las actividades se
deben formular empezando con verbo en imperativo**; las actividades que deban realizarse de una manera específica -bajo ciertos criterios de
aceptación- constituyen los puntos de control y se deben identificar con la convención establecida)
(**Fuente: Universidad Nacional de Colombia, Facultad de Ciencias Económicas. Metodología para la Elaboración de Manuales de Procedimientos, Bogotá, 2000, página 12)
Inicio y fin de procedimiento
Punto de control
Actividad
Conector a actividad (alfabético)
Alternativa
Conector a procedimiento o documento con especificaciones adicionales
Conector a página (numérico)
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(nombre del proceso a cuyo objetivo contribuye el procedimiento)
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(nombre de la etapa que está relacionada con el procedimiento)
(escudo de Bogotá según el
artículo primero del Decreto
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PROCEDIMIENTO…
(nombre del procedimiento)
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de Análisis y Diseño Estratégico,
de acuerdo con el procedimiento
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6. Aclaración de las actividades
(Explicación de la actividad que lo requiera, incluyendo el número y la formulación de la misma tal y como aparece en el flujograma)
7. Posibles productos o servicios no conformes
(Para aquellas actividades que deban cumplir con ciertas especificaciones de calidad para ser aceptadas -criterios de aceptación- se debe hacer
explícito en la siguiente tabla: i) la actividad respectiva, ii) el producto que la actividad genera, iii) los criterios de aceptación que debe cumplir dicho
producto, iv) el tratamiento de la no conformidad en caso de presentarse y v) el registro de que los criterios de aceptación fueron controlados,
incluyendo la causa del incumplimiento si este se da y del tratamiento emprendido, sea este preventivo, correctivo o sancionatorio)
ACTIVIDAD
PRODUCTO
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
TRATAMIENTO
REGISTRO
(Número y nombre
según flujograma del
capítulo 5)
(A partir de la
actividad, identificar
el producto que
esta genera)
(Requisito de calidad que debe cumplir el
producto; debe escribirse al comienzo y en
negrilla la variable de calidad correspondiente)
(Medida que previene,
corrige o sanciona el
incumplimiento del criterio
de aceptación, en caso
de que este ocurra)
(Evidencia de que la verificación del criterio se
hizo, de la causa del incumplimiento si este se da,
así como de su tratamiento; se sugiere dejar como
registro el formato F-IM-PRO)
(Al final del procedimiento se debe incluir la siguiente tabla):
NOMBRE
CARGO
ELABORO
Nombre de la(s) persona(s) que diseñó(aron)
el procedimiento. Esta(s) persona(s) debe(n)
ser la(s) tutora(s) del procedimiento en la
entidad
Cargo y dependencia de quien elaboró
REVISO
APROBO
Persona(s) que revisó(aron)
Nombre del líder(esa) del proceso
Cargo y dependencia de quien revisó
Cargo y dependencia de quien aprobó
F-EP-4