Caracterización proceso Administrativo, Financiero y Jurídico

Macroproceso:
Programa Gobierno en Línea.
CARACTERIZACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO, FINANCIERO Y JURÍDICO.
Versión: 1.0
Pág. 1 de 6
OBJETIVO: Asegurar la prestación de los servicios administrativos, jurídicos y técnicos, requeridos para el funcionamiento del Programa Gobierno en Línea.
PROVEEDORES
INTERNOS
EXTERNOS

Fondo de
Comunicaciones.

Proceso de
Direccionamiento
del Programa
Gobierno en
Lìnea.


Proceso de
Articulación y
Gestión del
Programa
Gobierno en
Lìnea.
Administrador
Recursos.
Procesos del
Programa
Gobierno en
Línea.
Elaborado por: Consultores de
Administrativa, Financiera y Jurídica.
Fecha: 10-08-2007
ENTRADAS
de
ACTIVIDADES

Plan Nacional de Desarrollo
2006-2010,
Estado
Comunitario: desarrollo para
todos.

Documento Visión Colombia
Segundo Centenario: 2019.

Estrategia de Gobierno En
Línea.

Plan de acción Programa
Gobierno en Línea, del año
en vigencia.

CONPES 3072 de 2000.

CONPES 3292 de 2004.

CONPES 3249 del 2003.

Manuales de contratación.

PGELAFFM-001
Requerimiento
contratación.

Solicitud
de
contratación, con los
documentos requeridos
por el Administrador de
Recursos.

Contrato
y/o
convenio, cuando se
requiera.

Manuales
contratación.
de

Declaratoria
desierta.
de

1.1. Solicitar
ante
la
instancia
competente el inicio de la etapa
pre-contractual.
PGELAFFM-003
Consolidado
de
contratos
del
Programa Gobierno
en Línea.

de
1.2. Realizar seguimiento en la etapa
pre-contractual y contractual.
Certificado
disponibilidad
presupuestal.

Comunicación
designación
supervisor
interventor.
de
de
e/o

Acta de inicio del
contrato.

Cronograma
proyecto,
actualizado.

Informe
mensual
para pagos.

Solicitudes
prorroga,
modificación,
adición
suspensión
contrato.
1. Solicitar y hacer seguimiento a
los contratos de bienes y
servicios, y/o convenios.
de

Estudio de mercado.

Términos de referencia o
Pliego de condiciones.

Minuta de convenio.

Cronograma del proyecto.

PGELAGFM-002 Ficha de
proyecto.

Respuesta
a
las
observaciones de términos
de referencia definitivos.

Evaluación de ofertas.

Perfiles definidos para
consultores del Programa
CLIENTES
INTERNOS
EXTERNOS
SALIDAS
1.3. Consolidar
relacionada
contractual.
documentación
con
la
etapa
Procesos del
Programa Gobierno
en Línea.
del
de
o
del
 Certificado de recibo
Revisado por: Isabel Abello Albino. Directora
Aprobado por: María Isabel Mejía Jaramillo.
Administrativa, Financiera y Jurídica.
Directora del Programa Gobierno en Línea.
Fecha: 12-10-2007
Fecha: 09-11-2007
Una vez impreso este documento se considera documento no controlado
Administrador de
Recursos.
PROVEEDORES
INTERNOS
EXTERNOS
ENTRADAS
ACTIVIDADES
Gobierno en Línea.
No aplica.
Proceso
de
Direccionamiento
del
Programa
Gobierno en Línea.

Proveedores.

Contratistas.
Pago de aportes a seguridad
social y parafiscales, cuando
se requiera.

Cuenta de cobro.

Certificación
de
cumplimiento de requisitos
para pago a contratistas
mediante la modalidad de
pago
directo,
cuando
aplique.

Entregable o informe.

Aprobación del entregable.

Solicitud
viáticos.

Comunicación
de
autorización de tiquetes y
gastos.

Tiquete.

Pasabordo.

Factura.

Informe de viaje.

Plan de acción Programa
Gobierno en Línea, del año
en vigencia.

Administradores
de recursos.
a satisfacción.


Plan de
recursos.
de
tiquetes
asignación
2. Gestionar el pago a contratistas
y proveedores.
2.1. Gestionar el pago a contratistas y
proveedores.
y
de
Información recibida de los
Administradores
de
Recursos:
extractos
de
pago, informes de avance y
los que se requieran.
Macroproceso: Programa Gobierno en Línea
CLIENTES
INTERNOS
EXTERNOS
SALIDAS
2.2. Gestionar el pago de viáticos
para gastos de viaje nacionales e
internacionales.
3. Realizar seguimiento de los
recursos asignados.
3.1. Realizar seguimiento por medio
de una reunión de Seguimiento
Contractual.
3.2. Realizar seguimiento
recursos asignados.
de
los
3.3. Consolidación y análisis
información financiera.
de

Acta de liquidación
del contrato.

Autorización
desembolso,
aplique.

PGELAFFM-005
Relación histórica de
pagos.

Orden de pago.

Comunicación
relación
documentos
desembolsos.
de
cuando
con
de
y

Autorización de gastos
de viaje, con los
soportes:
tiquete,
pasabordo.

Orden de desembolso.

Acta de reunión

PGELAFFM-004
Cuadro de ejecución
financiera.

Observaciones
al
informe
del
Administrador
de
Recursos, cuando se
identifique la necesidad
de ajuste.

Fondo de
Comunicaciones.

Proceso de
Direccionamiento
del Programa
Gobierno en
Línea.

Proceso de
Direccionamiento
del Programa
Gobierno en
Línea.

Proceso de
Investigación y
Planeación del
Programa
Gobierno en
Línea.
PGELAFCR-001 CARACTERIZACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO, FINANCIERO Y JURÍDICO.
Una vez impreso este documento se considera documento no controlado
Versión 1.0

Administrador
de recursos.

Proveedores.

Contratistas.
Administrador de
recursos.
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PROVEEDORES
INTERNOS
EXTERNOS
ENTRADAS
ACTIVIDADES
CLIENTES
INTERNOS
EXTERNOS
SALIDAS
4. Administrar y mantener los
bienes muebles asignados.
4.1. Identificar y/o actualizar el
inventario de los bienes muebles
asignados.
Fondo de
Comunicaciones.
No aplica.

Inventario
muebles.

Requerimiento de bienes.

Bienes muebles asignados
para custodia.
de
bienes
4.2. Realizar la verificación física de
los bienes muebles asignados.
4.3. Realizar
mantenimiento
preventivo y correctivo de los
bienes muebles asignados.

Inventario
muebles.

Comunicación
para
devolución de bienes.

Requerimiento
para
mantenimiento
correctivo y preventivo.
Estudio de mercado,
para el mantenimiento
correctivo y preventivo.

Términos de referencia,
para el mantenimiento
correctivo y preventivo.

Inventario documental.

PGELAFFM-007
Préstamo
documentos.
4.6. Dar el soporte tecnológico
requerido a la infraestructura del
Programa Gobierno en Línea.
5. Administrar el archivo de
documentos del Programa
Gobierno en Línea.
Procesos
del
Programa Gobierno
en Línea.
No aplica.
Documentos para archivar.
5.1. Recibir la documentación de los
diferentes procesos.
5.2. Archivar de acuerdo a lo
establecido en las tablas de
retención documental.
bienes

4.4. Devolver los bienes muebles
asignados, cuando se requiera.
4.5. Gestionar requerimientos de
contratación, cuando se requiera.
de
de

Tablas de
documental.

PGELMEFM-003
Reporte
de
no
conformidades,
acciones correctivas y
preventivas.

Fondo de
Comunicaciones.

Proceso de
Direccionamiento
del Programa
Gobierno en
Línea.
Ministerio de
Comunicaciones.
Administrador de
Recursos.
No aplica.
retención
5.3. Disponer los documentos.


Proceso
Administrativo,
Financiero
y
Jurídico
del
Programa
Gobierno
en
Línea.
Proceso
Monitoreo
Evaluación
Programa
Gobierno
Línea.
de
y
del
en

Procedimientos
internos
relacionados con el proceso.

PGELMEMA-001 Manual de
calidad.

PGELMEMA-002 Manual de
indicadores de calidad.

PGELMEMA-003 Manual de
riesgos.

PGELMEFM-003
Reporte
de
no
conformidades,
acciones
correctivas
y
preventivas.
No aplica.
6. Seguimiento y autoevaluación de
la gestión del Proceso
Administrativo, Financiero y
Jurídico.
6.1. Realizar
seguimiento
implementación
de
procedimientos.
a
la
los
6.2. Realizar
seguimiento
a
la
aplicación de las acciones de
control asociadas a los riesgos.
6.3. Analizar
gestión.
los
indicadores
de
6.4. Formular y ejecutar las acciones
Macroproceso: Programa Gobierno en Línea


Informe consolidado de
información
de
la
Estrategia de Gobierno
En Línea: Proyectos
del Programa Gobierno
en Línea.
Informes de avance de
actividades, cuando se
requiera.

Proceso
Administrativo,
Financiero y
Jurídico del
Programa
Gobierno en
Línea.

Proceso de
Monitoreo y
Evaluación del
Programa
Gobierno en
Línea.
PGELAFCR-001 CARACTERIZACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO, FINANCIERO Y JURÍDICO.
Una vez impreso este documento se considera documento no controlado
Versión 1.0
No aplica.
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PROVEEDORES
INTERNOS
EXTERNOS
ENTRADAS
ACTIVIDADES
CLIENTES
INTERNOS
EXTERNOS
SALIDAS
correctivas y preventivas.
RESPONSABLES

Director Administrativo, Financiero y
Jurídico.
RECURSOS
DOCUMENTOS INTERNOS
REGISTROS DE CALIDAD

Humanos:

PGELAFFM-001 Requerimiento de contratación.

Contratistas (Personas Naturales
y/o Jurídicas).

Estudio de mercado.

Proveedores
Jurídicas).

Términos de referencia o Pliego de condiciones.

Solicitud de contratación.
(Personas

Recursos de información:

Certificado de disponibilidad presupuestal.

Sitio Web del Ministerio de
Comunicaciones:
www.mincomunicaciones.gov.co

Cronograma del proyecto.

Respuesta a las observaciones de los términos de
referencia definitivos.

Evaluación de ofertas.

PGELAFFM-003 Consolidado de contratos del
Programa Gobierno en Línea.

Comunicación de designación de Supervisor e/o
Interventor.

Acta de inicio del contrato.

Sitio Web del Programa Gobierno
en
Línea:
programa.gobiernoenlinea.gov.co

Sitio Web de la Intranet
Gubernamental: www.igob.gov.co

Sitio Web para el Sistema de
Seguimiento de Proyectos de
Inversión: www.dnp.gov.co

Guía de contratación y adquisición de bienes y
servicios.

Perfiles definidos para consultores del Programa
Gobierno en Línea.

PGELAFPR-001 Procedimiento
contratistas y proveedores.

PGELAFPR-002 Procedimiento de pago de viáticos.

Informe mensual para pago.

PGELAFPR-003 Procedimiento para administrar y
mantener los bienes muebles asignados.

Solicitudes de prórroga, modificación, adición o
suspensión del contrato.
Presentación de inducción
Programa Gobierno en Línea.
a

Certificado de recibo a satisfacción.
de

Acta de liquidación del contrato.

Pago de aportes a seguridad social y parafiscales.

Cuenta de cobro.

Certificación de cumplimiento de requisitos para
pago a contratistas mediante la modalidad de pago
directo.
Sistema de Correspondencia del
Ministerio de Comunicaciones:
ALFAWEB.

Entregable o informe.

Aprobación del entregable.
Hardware

Solicitud de tiquetes y viáticos.

Equipos de cómputo.

Comunicación de autorización de tiquetes y gastos.

Servidores de desarrollo.

Tiquete.

Infraestructura Física:

Instalaciones
del
Programa
Gobierno en Línea: oficinas y
salas de reuniones.

Puestos de trabajo.

PGELAFMA-001
correspondencia.

Plan de asignación de recursos.


Elementos de oficina.

Infraestructura Tecnológica:
Manual
para
pagos
a
consultores
del
archivo
y
Software:

Software de ofimática.
Macroproceso: Programa Gobierno en Línea
PGELAFCR-001 CARACTERIZACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO, FINANCIERO Y JURÍDICO.
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Versión 1.0
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PARTICIPANTES
RECURSOS

Impresoras.

Aparatos Telefónicos.

Video Beam.
DOCUMENTOS EXTERNOS


Comunicaciones.

Consultores
del
proceso
Administrativo, Financiero y Jurídico.

Equipo de trabajo del proceso
Administrativo, Financiero y Jurídico.
Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010, Estado
Comunitario: desarrollo para todos.
Documento Visión Colombia Segundo Centenario:
2019.
REGISTROS DE CALIDAD

Pasabordo.

Factura.

Informe de viaje.

Autorización de desembolso.

Autorización de gastos de viaje.

PGELAFFM-005 Relación histórica de pagos.

Orden de pago.

Comunicación con relación de documentos y
desembolsos.

CONPES 3072 del 2000.

CONPES 3292 de 2004.

Orden de desembolso.

CONPES 3249 del 2003.

Acta de reunión.

Contrato y/o convenio.

PGELAFFM-004 Cuadro de ejecución financiera

Declaratoria de desierta.

Otros:

Observaciones al informe del Administrador de
Recursos.
Manuales de contratación.

Multimedia.


Inventario de bienes muebles.

Financieros:
Contratos
de
préstamo
y
convenios
interadministrativos suscritos con Administradores de
Recursos.

Requerimiento de bienes.

Recursos Cofinanciación.

Minuta de convenio.

Comunicación para devolución de bienes.

Requerimiento para mantenimiento correctivo y
preventivo.

PGELAFFM-006 Inventario documental.

PGELAFFM-007 Préstamo de documentos.

Tablas de retención documental.

PGELMEFM-003 Reporte de no conformidades,
acciones correctivas y preventivas.

Informe consolidado de información de la Estrategia
de Gobierno En Línea: Proyectos del Programa
Gobierno en Línea.

Informe de avance de actividades.

Línea telefónica.

Red
física
comunicación.

Red
inalámbrica
comunicación.
interna
de
de

Recursos Propios.

Recursos asignados para el
desarrollo del Programa de
Renovación de la Administración
Pública,
PRAP
para
el
subcomponente de Sistemas de
Información desarrollado por el
Programa Gobierno en Línea.
Macroproceso: Programa Gobierno en Línea

Ley 594 de 2000.

Acuerdo 042 de 2002.

Estatuto de contratación para la Administración
Pública.

Norma Técnica de Calidad de Gestión Pública,
NTCGP1000:2004.

Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2000.
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RIESGOS
ACCIONES DE CONTROL

Las propuestas presentadas no cumplen con los requisitos
establecidos.

Ausencia de propuestas para el proceso contractual.

Entrega inoportuna por parte de los procesos del Programa
Gobierno en Línea de los términos de referencia.

Incumplimiento en la entrega de los informes presentados por el
Administrador de Recursos.

Pérdida de documentos.
Macroproceso: Programa Gobierno en Línea

Efectuar reuniones con los proveedores para explicar los
proyectos del Programa Gobierno en Línea.

Fijar tiempos para la entrega de solicitudes de contratación.

Realizar seguimiento para la entrega de los informes dentro de
los tiempos pactados.

Establecer en la PGELAGFM-002 Ficha de Proyecto un método
de semaforización relacionado con la ejecución presupuestal.

Elaborar y dar cumplimiento al PGELAFMA-001 Manual de
archivo y correspondencia.
P
H
A
V
INDICADORES

Ejecución presupuestal.

Porcentaje de ejecución presupuestal por proceso.
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