como comprender estados financieros 1

DATOS UTILES PARA LOS MICROEMPRESARIOS RURALES
Como comprender lo estados financieros de su empresa
Primera parte
Todo negocio, consiste básicamente en satisfacer
necesidades y deseos del cliente vendiéndole un producto o servicio
por más dinero de los que cuesta fabricarlo .La ventaja que se
obtiene con el precio, se utiliza para cubrir los costos y para obtener
una utilidad. Es muy importante que el dueño del negocio entienda
, dónde el negocio está ganando dinero y dónde no. Es fácil
demostrar el hecho de que el estancamiento o el fracaso de un
negocio con frecuencia se debe a comprar, comerciar o ampliar más
de lo debido. Por ejemplo, durante tres años seguidos un aserradero
aumentó sus ventas de un modo significativo y luego quebró.
¿Porqué? Porque su dueño no pudo resistirse a la tentación de
comprar más maderas que le ofrecieron con descuentos en grandes
cantidades. Usó tanto efectivo que después no pudo cubrir a tiempo
sus gastos permanentes, como el alquiler, los servicios públicos, etc.
De modo semejante, un fabricante de productos plásticos tenía una
fábrica moderna, que ahorraba trabajo, tenía un inventario bien
surtido y ventas en aumento; pero ese mismo fabricante tuvo que
ceder debido a un préstamo que no pudo pagar a tiempo.¿Porqué?
Porque las ventas se hicieron bajo malos términos de créditos y de
descuentos. El resultado fue que no hubo efectivo disponible para
pagar las deudas corrientes.
La diferencia entre el fracaso y el éxito no siempre es por falta de conocimiento del
producto o por no querer trabajar durante largas horas. Para lograr una competencia
mínima, es esencial entender totalmente los estados de contabilidad y los estados de
ganancias y pérdidas. A continuación se detalla la anatomía de un estado financiero.
LA ANATOMIA DE UN ESTADO FINANCIERO
Un estado de contabilidad típico muestra en el lado izquierdo los efectivos del negocio
los Activos y en el lado derecho, el Pasivo u obligaciones, se decir:
ESTADO DE CONTABILIDAD
ACTIVO
PASIVO
Los Activos: Todo con lo que la empresa cuenta y que se puede valorar
en dinero, todo aquello que pueda convertirse en efectivo en el término
de un año.
Se clasifican así:
Activo Circulante




Dinero en caja
Dinero en Bancos
Cuentas por Cobrar
Inventarios: Materia Prima y Productos
Activo Fijo





Maquinaria y Equipo
Vehículos
Muebles y Enseres
Construcciones y Terrenos
Otros Activos: Los que no se encuentran
en ésta clasificación
Los Pasivos: Son todos las obligaciones de pago, no importa si son a corto o
largo plazo .
Se clasifican Así:
Pasivo Circulante
 Deudas con plazo de pago menor a un año: Proveedores, impuestos,
préstamos corto plazo
Pasivo Fijo o a Largo Plazo
 Deudas con plazo de pago mayor a un año : Préstamos largo plazo
El Capital: Es el monto del dinero con que puede contarse, después de juntar
ganancias o pérdidas y calcular el valor de los activos.
La diferencia entre el Activo y el Pasivo equivale al capital contable; es decir, lo que
se le debe al dueño(a) ( o dueños(a) ) del negocio después de pagarse todas las
obligaciones.
COMO SE PREPARA UN ESTADO DE CONTABILIDAD
El estado de contabilidad es un documento que emplea el principio de entrada doble,
porque cada transacción del negocio afecta dos o más cuentas. Por ejemplo, una venta
aumenta el efectivo o las cuantas a cobrar, pero reduce el inventario. Una cuenta puede
ser de efectivos, inventario, cantidades que se deben (cuentas a pagar), o que se nos
deben (cuentas a cobrar), etc. Las cuentas se organizan en categorías llamadas activos
circulantes o fijos en un lado de la página, y pasivos en el otro lado. El pasivo y el Activo
siempre debe estar en balance, de aquí el nombre de hoja de balance.
Supongamos que un negocio se empezó con los ahorros de su dueño, una suma de
$100.000. El estado de contabilidad sería algo así:
ACTIVO
Efectivo $ 100.000
PASIVO
Capital Contable $ 100.000
Luego el dueño decide comprar mercancías y compra $ 50.000 en mercancías
(inventario); paga solamente $ 25.000 en efectivo (esto reduce el efectivo en $25.000) y
se compromete a pagar los otros $ 25.000 en treinta días (creándose una nueva cuenta a
pagar), que se coloca bajo la categoría de pasivo . Ahora el estado de contabilidad sería
así:
ACTIVO
Efectivo
Inventario
TOTAL
$ 75.000
$ 50.000
$125.000
PASIVO
Cuenta a pagar
$ 25.000
CAPITAL CONTABLE
$100.000
TOTAL
$125.000
El estado de contabilidad está en balance con los $ 25.000 que se deben al vendedor,
puestos bajo el pasivo, ya que deben pagarse en un período específico de tiempo, menor
de un año. El activo Circulante lo forman los reglones que pueden convertirse en efectivo
dentro de un año.
Bien, supongamos ahora que el dueño compra un local por $100.000, dando como
adelantado $ 25.000 y tomando una hipoteca con un valor de $75.000. Ahora el estado de
cuentas se parecería a éste: (observe que se han añadido dos cuentas nuevas, una
llamada “deudas a largo plazo”, ya que se debe pagarse en un período de tiempo mayor
de un año, y la segunda cuenta llamada “activos fijos”)
Activos Circulante
Efectivo
Inventario
$50.000
$ 50.000
Total Activos Circulante
$100.000 Total Pasivos
Activo Fijos
Local
$ 100.000
Pasivos
Cuentas por Pagar
Deuda a largo plazo
Hipoteca
$ 25.000
$ 25.000
$ 75.000
Total Activo Fijos $ 100.000
Total Deudas a largo plazo $ 75.000
Capital Contable
$ 100.000
Total $ 200.000
Total $ 200.000
Al hacerse alguna venta el inventario disminuye y el efectivo aumenta; si se hacen ventas
a crédito, será necesario agregar una cuenta nueva, llamada “cuentas a cobrar”, debajo
de activos Circulante. Supongamos que $20.000 de inventario se vende por $ 25.000
($15.000 se paga al contado y $10.000 a crédito)
El estado de contabilidad sería así:
ACTIVOS
Activos Circulantes
Efectivo
Cuentas por Cobrar
Inventario
PASIVOS
Pasivos Corrientes
$65.000
$10.000
$30.000
Total de Activos Circulantes $105.000
Activos Fijos
Local
Total de Activos Fijos
Total
$100.000
$100.000
$205.000
Cuentas a pagar
$25.000
Total de Pasivos
Deuda a Largo Plazo
Hipoteca
$25.000
$75.000
Total de deudas a Largo Plazo
$ 75.000
Comienzo
del
Capital
Contable
$100.000
Utilidad Bruta
$ 5000
Capital Contable Final
$ 105.000
Total
$ 205.000
Note que las transacciones del negocio afectaron a tres cuentas en el lado de los activos
en el estado de contabilidad , una cuenta (inventario) disminuyó, la cuenta del efectivo
aumentó y se agregó otra cuenta, las Cuentas a Cobrar así que el total no cambió.
Recuerde siempre que el estado de contabilidad es como una “ Foto instantánea “ del
estado de un negocio o empresa en cualquier momento dado.
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