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Estructura Orgánica y Funcional CAPÍTULO I BASE LEGAL EL DIRECTORIO DE LA EMPRESA METROPOLITANA DE ALCANTARILLADO Y AGUA POTABLE DE QUITO CONSIDERANDO: Que, para dar cumplimiento al Art. I.416 del Código Municipal para el Distrito Metropolitano de Quito publicado en el Registro Oficial 226, del 31 de Diciembre de 1997, es necesario expedir la estructura administrativa de la Empresa, para asegurar su eficacia y efectivo funcionamiento; Que, se deben dictar normas para que la estructura y organización sean adecuadas a las realidades actuales de la Empresa y de su entorno, lo cual permitirá una gestión empresarial orientada en beneficio de todos los sectores poblacionales, con prioridad especial de los urbano marginales y rurales; Que, se requiere simplificar los procedimientos que ha venido utilizando la Empresa, para de esta forma agilitarlos y convertirlos en procesos empresariales que tiendan hacia una mejor atención al cliente; Que, la estructuración de la organización, debe inscribirse en torno a los sistemas de información, reduciendo el número de niveles administrativos a fin de asegurar el mejor cumplimiento de los objetivos y metas empresariales; Que, en el Plan de Desarrollo del Distrito Metropolitano de Quito, en lo relacionado con el programa: Agua Potable y Alcantarillado, uno de sus objetivos establece la necesidad de “fortalecer la capacidad de gestión mediante sistemas ágiles de trámite”; Que, para tal efecto se han analizado las recomendaciones de la Organización Mundial de la Salud (OMS) y de la Organización Panamericana de la Salud (OPS) en lo referente a su carácter general, con las correspondientes adaptaciones y adecuaciones a las condiciones específicas del país, dentro de estrategias adecuadas a la cultura y condiciones socio - económicas del mismo; y, En ejercicio de las atribuciones concedidas en el literal c) del Artículo I.418 del Código Municipal del Distrito Metropolitano de Quito, a través de los reglamentos, resoluciones y normas del Directorio que garanticen el funcionamiento técnico y administrativo, y el cumplimiento de los objetivos de la Empresa; 1 Estructura Orgánica y Funcional RESUELVE: Art.1. Expedir el presente "Reglamento Orgánico y Funcional de la Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable de Quito". Empresa CAPÍTULO II DISPOSICIONES GENERALES PRIMERA.- CONCEPTO El Reglamento Orgánico y Funcional es el principal instrumento que establece en forma estructural y funcional, la manera por la cual la Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable de Quito ha procedido a la asignación del trabajo a sus varias dependencias. SEGUNDA.- FINALIDADES - Permitir que los directivos, ejecutivos, funcionarios, empleados y trabajadores de la Empresa tengan una visión clara, global y detallada de las funciones y estructura de la misma; - Definir y difundir las funciones a cada dependencia responsable de su cumplimiento; e, - Informar a los servidores y usuarios, las líneas formales de comunicación, la jerarquía y las relaciones de línea y de asesoría existentes en la organización. TERCERA.- RESPONSABILIDAD El Reglamento Orgánico y Funcional establece los aspectos funcionales y estructurales que deberán ser cumplidos por todos y cada uno de los funcionarios, empleados y trabajadores de la Empresa, por lo tanto ninguno de ellos estará excento del cumplimiento de los mismos. Todos los jefes departamentales y de unidad, además de las funciones generales correspondientes a su unidad, deberán realizar aquellas relacionadas con: la dirección; la coordinación; la organización; el liderazgo, y la supervisión; así como aquellas dispuestas por su respectivo gerente de área y por el Gerente General para los jefes departamentales; y, las dispuestas por sus respectivos jefes de departamento y gerente de área, para los jefes de unidad. CUARTA.- PROPUESTA PARA MODIFICACIONES Todas las propuestas de modificación de la Estructura Orgánica y Funcional, deben ser dirigidas a la Función Desarrollo Institucional. 2 Estructura Orgánica y Funcional QUINTA.- APROBACION La aprobación del presente Reglamento y sus modificaciones hasta el nivel Gerencial, son potestad del Directorio de la Empresa; y las de los niveles dependientes de las funciones gerenciales serán atribución del Gerente General. CAPÍTULO III DEFINICIÓN DE NIVELES, SISTEMAS Y FUNCIONES NIVEL DIRECTIVO Es el nivel más alto de autoridad de la Empresa y está representado por el Directorio. Tiene la competencia para expedir los reglamentos generales, entre ellos el Orgánico y Funcional de la Empresa; aprobar con el carácter de dictamen de comisión, los proyectos de ordenanza que le conciernan. NIVEL EJECUTIVO Es el nivel de autoridad que orienta y ejecuta la política directriz emanada del nivel directivo y está constituido por el Gerente General y los Gerentes de Área. El Gerente General representa a la Empresa en todas las actuaciones de carácter oficial, en concomitancia con los deberes y atribuciones otorgados por el Código Municipal en el Registro Oficial No. 226, del 31 de diciembre de 1997, art. I. 422. SISTEMA ASESOR El sistema asesor esta formado por las unidades de asesoramiento que considere necesarias el Gerente General. NIVEL OPERATIVO 3 Estructura Orgánica y Funcional Es aquel que cumple directamente con las finalidades y objetivos de la Empresa, ejecuta los planes, programas y proyectos aprobadas por el nivel ejecutivo. Esta integrado por los departamentos y sus correspondientes unidades. CAPÍTULO IV LA EMPRESA AMBITO DE SU ACCIÓN Y COMPETENCIA Compete a la Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable de Quito, todo lo relacionado con la prestación de los servicios de alcantarillado y agua potable, dentro de los planes distritales de desarrollo físico. Uno de sus objetivos básicos es la prestación de los servicios de alcantarillado y agua potable, para preservar la salud de los habitantes y obtener una rentabilidad social en sus inversiones. Otro de sus objetivos es el de cuidar el entorno ecológico y contribuir al mantenimiento de las fuentes hídricas del Distrito Metropolitano de Quito, así como integrar los proyectos de agua potable y alcantarillado dentro de los programas de saneamiento ambiental. Para cumplir con sus objetivos, la Empresa se encargará, entre otros aspectos, del desarrollo, operación y mantenimiento de los sistemas de producción, distribución y comercialización de agua potable, la recolección de aguas lluvias y la conducción y tratamiento de aguas servidas; y, Los servicios podrán extenderse a otras jurisdicciones territoriales, mediante convenios celebrados con otros organismos del régimen seccional autónomo y entidades públicas o privadas dedicadas a la prestación de estos servicios. MISIÓN Contribuir al bienestar ciudadano del Distrito Metropolitano de Quito, a través de la prestación de servicios de Agua Potable y Alcantarillado de calidad, con el concurso de personal permanentemente comprometido con los intereses comunitarios. VISION Una población del Distrito Metropolitano de Quito con disponibilidad permanente de agua potable de la mejor calidad y con sistemas de alcantarillado que permitan adecuados niveles de evacuación, aún en condiciones climáticas severas. En el marco de esta visión se espera que la gestión de EMAAP-Q, responda a los intereses permanentes de la ciudadanía en una sociedad que respete sus derechos y el medio ambiente en el que desarrolla su vida. 4 Estructura Orgánica y Funcional CAPÍTULO V EL DIRECTORIO INTEGRACIÓN DEL DIRECTORIO El Directorio estará integrado por los siguientes miembros: a) b) c) d) El Alcalde Metropolitano o su delegado, quien lo presidirá; Dos Concejales o sus respectivos suplentes designados por el I. Concejo Metropolitano; El Director General de Gestión de Desarrollo o su suplente; Un delegado principal, o su respectivo suplente en representación de los empleados y trabajadores de la Empresa, designados en la forma establecida en el Contrato Colectivo; y, e) Un representante de los usuarios, electo cada dos años, por el Colegio Electoral integrado con los presidentes de las juntas parroquiales. f) El Gerente General de la Empresa o quien le subrogue asistirá al Directorio con voz informativa; y, g) El Directorio designará a su Secretario de fuera de su seno, de entre los candidatos propuestos por el Presidente. DEL DIRECTORIO Les corresponde la orientación general de la gestión de la Empresa, en el ámbito de sus respectivas atribuciones establecidas en Código Municipal y de conformidad con las políticas que determinan el Concejo y el Alcalde del Distrito Metropolitano; considerando como sus funciones principales las siguientes: - Determinar la estructura organizacional de la Empresa; Fijar las políticas y estrategias que aplicará la administración; Aprobar los planes institucionales u operativos; y, Evaluar el cumplimiento de los objetivos de la Empresa. DEL PRESIDENTE DEL DIRECTORIO Les corresponde la orientación general de la gestión de la Empresa, en el ámbito de sus respectivas atribuciones establecidas en Código Municipal y de conformidad con las políticas 5 Estructura Orgánica y Funcional que determinan el Concejo y el Alcalde del Distrito Metropolitano; considerando como sus funciones principales las siguientes: - Convocar y presidir las sesiones de Directorio y suscribir las actas conjuntamente con el Secretario; - Coordinar las acciones de la Empresa con los objetivos y fines del Municipio; - Someter a consideración del Consejo Metropolitano, cuando éste deba conocer, los asuntos aprobados por el Directorio; y, - Los demás que establezcan las normas vigentes. SESIONES Las sesiones del Directorio serán ordinarias y extraordinarias. Las primeras tendrán lugar cada mes; y, las extraordinarias cuando las convoque el Presidente o a petición del Gerente General o de la mitad más uno de los miembro QUORUM Y VOTACIONES El quórum para que el Directorio sesione válidamente será de 4 miembros. Las resoluciones se tomarán por mayoría absoluta de votos de los miembros concurrentes. El Presidente o quien lo subrogue tendrá voto dirimente. El Directorio podrá dictar su propio Reglamento de Sesiones. Los votos en blanco se sumarán a la mayoría. Está prohibido abstenerse de votar o retirarse de la sesión, una vez dispuesta la votación SECRETARIO DEL DIRECTORIO El Secretario designado por el Directorio, desempeñará las siguientes funciones: a) Preparar las actas de las sesiones y suscribirlas conjuntamente con el Presidente del Directorio; b) Preparar la documentación que conocerá miembros, conjuntamente con el orden del día; el Directorio y entregarla a todos sus c) Participar en las sesiones con voz informativa; d) Conferir copias certificadas con autorización del Presidente; y, e) Las que establezca el Reglamento de Sesiones y las demás disposiciones reglamentarias vigentes. 6 Estructura Orgánica y Funcional CAPÍTULO VI DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SIMBOLOGÍA Unidad Permanente de Línea Unidad Temporal de Linea Unidad Permanente Auxiliar Unidad Permanente Asesora Unidad Temporal Auxiliar Unidad Temporal Asesora DEPENDENCIA SIGLA DIRECTORIO COMITÉ DE CONTRATACIONES AUDITORIA INTERNA GERENCIA GENERAL COMITÉ DE COORDINACIÓN EMPRESARIAL DIRECCIÓN JURÍDICA Unidad Asesoría Legal Administrativa Unidad de Contratación Pública 7 CODIGO D DC DA 1000 1100 1200 G GT 2000 2010 GJ GJL GJC 2700 2710 2720 Estructura Orgánica y Funcional Unidad Procesos Judiciales Unidad de Formalización de los Recursos Hídricos y Legalización de Bienes Inmuebles GJP 2730 GJF 2740 ASESORÍAS ESPECIALES GE 2020 COMUNICACIÓN SOCIAL GS 2030 PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL GP 2040 SECRETARÍA GENERAL Unidad Gestión Documentaria Unidad Gestión Archivo GGS GGSD GGSA 2050 2051 2052 DEPENDENCIA SIGLA CODIGO GERENCIA ADMINISTRATIVA GA 2100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Unidad Mantenimiento y Servicios Unidad Transportes Unidad Seguridad y Central de Radio Unidad Seguridad e Higiene del Trabajo Unidad de Seguros GAS GASM GAST GASS GASH GASE 2110 2111 2112 2113 2114 2115 DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTOS Unidad Adquisiciones Unidad Bodegas Unidad Administración de Activos GAA GAAA GAAB GAAC 2120 2121 2122 2123 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Unidad Selección y Contratación Unidad Escalafón Unidad Nómina Unidad Capacitación Unidad Servicios Asistenciales GAR GARS GARE GARN GARC GARA 2130 2131 2132 2133 2134 2135 GF 2200 GFC GFCG GFCC GFCP GFCA GFCI 2210 2211 2212 2213 2214 2215 GERENCIA FINANCIERA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Unidad Contabilidad General Unidad Contabilidad de Costos Unidad Contabilidad de Proyectos Unidad Contabilidad de Activos Fijos Unidad Inventarios 8 Estructura Orgánica y Funcional DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTARIA Unidad Programación Unidad Ejecución Unidad Evaluación GFP GFPP GFPE GFPV 2220 2221 2222 2223 DEPARTAMENTO DE TESORERÍA Unidad Control de Ingresos Unidad Control de Egresos Unidad Control de Garantías GFT GFTI GFTE GFTG 2230 2231 2232 2233 DEPENDENCIA SIGLA CODIGO GERENCIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL GD 2300 DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL GDO 2310 DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN GDP 2320 DEPARTAMENTO DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD GDA 2330 DEPARTAMENTO DE RECURSOS INFORMÁTICOS Unidad Administración de Base de Datos y Sistemas Unidad Geoprocesamiento Unidad Desarrollo de Sistemas de Información Unidad Redes y Comunicaciones GDR GDRA GDRG GDRS GDRR 2340 2341 2342 2343 2344 GI 2400 GERENCIA DE INGENIERÍA UNIDAD EJECUTORA PROYECTO RIOS ORIENTALES GIR 2401 UNIDAD EJECUTORA PROGRAMA DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO AMBIENTAL –PRASA- 2402 GIS UNIDAD EJECUTORA PARA LACONSTRUCCIÓN DEL NUEVO EDIFICIO – UECNEGIN 2403 DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS GIP 2410 DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y DISEÑOS Unidad Agua Potable Unidad Proyectos de Agua Potable Unidad Alcantarillado 2420 2421 2422 2423 9 GIE GIEA GIEP GIEL Estructura Orgánica y Funcional Unidad Proyectos de Alcantarillado GIER 2424 GIF GIFP GIFV 2430 2431 2432 DEPARTAMENTO DE CONTRATACIONES TÉCNICAS GIC Unidad Especificaciones y Homologación Técnicas y Garantías de Calidad GICH Unidad Presupuesto Técnico y Costos Unitarios GICP 2440 DEPARTAMENTO DE DESARROLLO SOLIDARIO GID 2450 DEPARTAMENTO DE PROGRAMAS CON FINANCIAMIENTO EXTERNO GIX 2460 DEPARTAMENTO DE FISCALIZACIÓN Unidad Supervisión de Proyectos Unidad Valoración DEPENDENCIA 2441 2442 SIGLA CODIGO DEPARTAMENTO GESTIÓN AMBIENTAL Unidad Gestión del Agua Unidad Ingeniería Ambiental GIA GIAA GIAI 2470 2471 2472 DEPARTAMENTO ACUÍFERO DE QUITO Unidad Técnica Hidrogeología GIQ GIQT GIQH 2480 2481 2482 GC 2500 DEPARTAMENTO DE PROMOCIÓN SOCIAL Unidad Gestión Comunitaria Unidad Educación Sanitaria GCP GCPG GCPE 2510 2511 2512 DEPARTAMENTO DE SERVICIO AL CLIENTE Unidad Atención Personalizada Unidad Control de Servicios Unidad Recaudación GCS GCSP GCSC GCSR 2520 2521 2522 2523 DEPARTAMENTO DE CATASTRO Y FACTURACIÓN Unidad Administración de Clientes y Estadística Unidad Consumo y Medición GCF GCFA GCFC 2530 2531 2532 DEPARTAMENTO DE CARTERA Y COBRANZAS Unidad Control de Cuentas Unidad Cobranzas Unidad Cortes y Reconexiones GCC GCCC GCCO GCCR 2540 2541 2542 2543 DEPARTAMENTO DE MICROMEDICIÓN Unidad Planeamiento y Programación Unidad Laboratorio de Medidores GCM GCMP GCML 2550 2551 2552 GERENCIA COMERCIAL 10 Estructura Orgánica y Funcional DEPARTAMENTO DE GRANDES CLIENTES Unidad Administración y Desarrollo de Clientes Unidad Gestión de Servicios GCG GCGA GCGG 2560 2561 2562 GO 2600 DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA OPERATIVA Unidad Mejoramiento Operativo Unidad Macromedición y Control de Calidad GOI GOIM GOIC 2610 2611 2612 DEPARTAMENTO DE SISTEMAS ESPECIALES Y CONDUCCIONES Unidad Sistema Papallacta Integrado Unidad Sistema Mica – Quito Sur Unidad Conducciones Occidentales Unidad Conducciones Orientales GOS GOSP GOSM GOSC GOSR 2620 2621 2622 2623 2624 GERENCIA DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DEPENDENCIA SIGLA CODIGO DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN GOP 2630 GOPB GOPE GOPP GOPT GOPM GOPN 2631 2632 2633 2634 2635 2636 GOD 2640 Unidad Distrito Norte Ciudad Unidad Distrito Centro Ciudad Unidad Distrito Sur Ciudad Unidad Distrito La Mica Quito-Sur Unidad Distrito Nororiental Rural Unidad Distrito Noroccidental Rural GODN GODC GODS GODL GODO GODI 2641 2642 2643 2643a 2644 2644a Unidad Distrito Norte Rural Unidad Distrito Centro Rural Unidad Distrito Sur Rural Unidad Agua No Contabilizada Unidad Mantenimiento Electromecánico Unidad Planta de Recubrimiento GODO GODE GODU GODA GODM GODR 2644 2645 2646 2647 2647 2648 GOS 2650 GOSN GOSC 2651 2652 Unidad Sistema Bellavista Unidad Sistema El Placer Unidad Sistema Puengasí Unidad Sistema El Troje Unidad Mantenimiento de Sistemas Unidad Sistemas Menores DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN DE AGUA POTABLE DEPARTAMENTO DE SANEAMIENTO Unidad Distrito Norte Unidad Distrito Centro 11 Estructura Orgánica y Funcional Unidad Distrito Sur Unidad Mantenimiento de Colectores Unidad Laderas del Pichincha DEPARTAMENTO DE CUENCAS HIDROGRÁFICAS GOSS GOSM GOSP 2653 2654 2655 GOC 2660 NOTAS EXPLICATIVAS SIGLAS: están conformadas de la siguiente manera: - Primera letra, corresponde al Directorio o a la Gerencia General. - Segunda letra, corresponde a las Gerencias de Area, y Asesorías de la Gerencia General. - Tercera letra, corresponde a los Departamentos. - Cuarta letra, corresponde a las Unidades. Si en una unidad existen dos o más subunidades, cuyos nombres se inicien con una misma letra, se escogerá la segunda letra para las mismas. Si en una unidad existen dos o más subunidades, cuyos nombres se inicien con las dos mismas letras, se escoge la tercera letra para diferenciarlas. Si en una unidad existen dos o más subunidades, cuyos nombres estén compuestos por dos palabras; y, la primera palabra inicia con una misma letra, se escoge la primera letra de la segunda palabra para la segunda subunidad, y así sucesivamente. CODIGOS: están conformados por 4 dígitos y distribuido de la siguiente forma: - El primer dígito corresponde al Directorio o a la Gerencia General; - El segundo corresponde a las Asesorías de Gerencia General y Gerencias de Area; 12 Estructura Orgánica y Funcional - El tercer dígito corresponde a los Departamentos; y, - El cuarto dígito corresponde a las Unidades CAPÍTULO VII CUADRO CUANTITATIVO DEPENDENCIAS TOTAL DIRECTORIO (1) 1 GERENCIA GENERAL (1) 1 GERENCIAS DEPENDENCIAS 1 1 1 GERENCIAS ASESORIAS GD GF GA GC GI GO 2 1 1 1 4 1 1 3 1 4 6 31 UNIDADES 6 4 11 13 14 12 28 88 12 9 15 17 21 24 35 136 3 13 3 6 8 9 DEPARTAMENTOS TOTAL 3 6 Estructura Orgánica y Funcional 14 Estructura Orgánica y Funcional 1000 - D EL DIRECTORIO ESTRUCTURA ORGÁNICA DIRECTORIO COMITÉ DE CONTRATACIONES AUDITORIA INTERNA 1100-DC 1200-DA ESTRUCTURA FUNCIONAL FACULTADES Y ATRIBUCIONES a) Cumplir y hacer cumplir las normas legales y reglamentarias vigentes; b) Determinar las políticas generales y las metas de la Empresa; c) Dictar los reglamentos, resoluciones y normas que garanticen el funcionamiento técnico y administrativo y el cumplimiento de los objetivos de la Empresa; d) Aprobar con el carácter de Dictamen de Comisión, los proyectos de ordenanza que le conciernan; e) Estudiar y aprobar la pro forma del presupuesto de la Empresa y someterla oportunamente a consideración de los órganos competentes; f) Otorgar concesiones a personas naturales o jurídicas para la ejecución de obras o la prestación de servicios que le corresponda brindar a la Empresa, conforme las disposiciones legales; g) Designar al Director Jurídico y al Auditor Interno, de la terna presentada por el Alcalde Metropolitano; h) Determinar quién sustituirá al Gerente General en caso de ausencia de éste; i) Autorizar al Gerente General para absolver posiciones y deferir el juramento decisorio; allanarse a demandas, desistir en pleito, comprometerlo en árbitros y aceptar conciliaciones; 15 Estructura Orgánica y Funcional j) Presentar al Concejo Metropolitano un informe anual de las actividades desarrolladas de conformidad con el plan y programas anuales, e informar sobre la situación económica de la Empresa; k) Conocer los informes del Gerente General y los informes de Auditoría; l) Conocer y aprobar los balances semestrales de situación y de resultados; m) Conceder licencia o declarar en Comisión de Servicios por tiempo mayor a 60 días al Gerente General; n) Decidir sobre la venta, permuta, comodato o hipoteca de bienes inmuebles de propiedad de la Empresa. Para el caso de los bienes muebles se estará a lo que disponga la reglamentación pertinente; o) Aprobar la contratación de empréstitos internos o externos; p) Decidir sobre cualquier asunto cuya resolución no se hubiere confiado a otro órgano de la Empresa; y, q) Los demás que establezcan la Ley, este Código y los reglamentos de la Empresa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Decidir sobre la venta, permuta, comodato o hipoteca de bienes inmuebles de propiedad de la Empresa; b) Aprobar la contratación de empréstitos internos o externos; c) Decidir sobre cualquier otro asunto cuya resolución no se hubiere confiado, por el Reglamento General u otro órgano de la Empresa; d) Aprobar los estudios que requieran la aprobación del I. Concejo Metropolitano y los que tendrán el carácter de informes para la Comisión; y, e) Las demás que establezcan las leyes, ordenanzas y reglamentos pertinentes. 1100 – DC COMITÉ DE CONTRATACIONES FUNCIÓN ESPECÍFICA Cumplir con los trámites precontractuales que establece la Codificación de la Ley de Contratación Pública y su Reglamento General. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ El Comité estará integrado por: 16 Estructura Orgánica y Funcional - El Alcalde Metropolitano o su delegado que será un Concejal, quien lo presidirá en calidad de Presidente subrogante; - Un Concejal, miembro del Directorio y delegado por éste. Habrá un delegado alterno; - El Gerente General de la Empresa; - El Gerente del área que corresponda el proyecto de adquisición de obras, bienes y servicios la Empresa; y, - Un técnico, delegado del Colegio Profesional afín de la adquisición del proyecto correspondiente. Actuará como Secretario el Director Jurídico o un Abogado delegado por éste funcionario, de la Empresa. En caso de ausencia del Alcalde o de su delegado, actuará en calidad de Presidente del Comité, el Concejal delegado por el Directorio para conformar el Comité de Contrataciones. QUÓRUM El quórum se integrará con la presencia de por lo menos cuatro (4) de sus miembros. RESOLUCIONES Las decisiones que adoptare el Comité serán por cuatro votos. Los votos serán afirmativos o negativos. Prohíbese la abstención. Las decisiones serán motivadas y fundamentadas desde los puntos de vista técnico, económico y jurídico. 1200 - DA AUDITORÍA INTERNA FUNCIONES GENERALES a) Planificar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la Dirección de Auditoría Interna; b) Elaborar el Plan Anual de Actividades de Auditoría Interna; y, controlar y evaluar su ejecución; c) Efectuar auditorias de gestión a las diferentes unidades técnicas y administrativas; d) Efectuar auditorías y exámenes especiales solicitados por el Directorio y/o Gerencia General, dando prioridad e importancia al impacto ambiental; y, al asunto solicitado; e) Presentar al Presidente del Directorio de la Empresa, con copia a la Gerencia General los informes de los exámenes realizados, para que tome acciones correctivas adecuadas; y, f) Promover mejoras en las actividades administrativo – financieras de la Empresa a través de las recomendaciones pertinentes. 17 Estructura Orgánica y Funcional FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer el marco legal e institucional, normas y procedimientos en que ha de basar su gestión la auditoría interna, a cuyo efecto deberá: - Mantener archivos codificados de leyes, reglamentos, resoluciones y disposiciones del Directorio y Gerente General, que regulan las actividades de la Empresa; - Difundir entre las unidades administrativas involucradas en la Auditoría Interna, leyes, reglamentos, normas, procedimientos y disposiciones relacionadas con la misma; - Elaborar y proponer en colaboración con la función Desarrollo Organizacional, cambios y modificaciones a las leyes y reglamentos, que regulan las actividades de la Empresa, acoplándolos a los cambios del entorno; - Coordinar con la función Jurídico - Legal, la precisión en la aplicación de leyes y reglamentos que impidan tergiversaciones e interpretaciones extensivas por parte de los funcionarios de Auditoría Interna; b) Colaborar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control de gestión, y en la elaboración de las normas conjuntamente con las otras funciones de la Empresa; c) Colaborar en el mantenimiento de las relaciones con los diferentes organismos internacionales en materia de financiamiento y cooperación técnica; d) Definir el grado de colaboración que debe prestar Auditoría Interna a la función Desarrollo Organizacional, para la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para facilitar la gestión a cargo de la mencionada función; e) Revisar periódicamente los instructivos, procedimientos, y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en la Empresa, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos, a través de auditorías de calidad; f) Revisar y evaluar los sistemas de control interno, financiero y administrativo y de información gerencial; g) Examinar y evaluar el cumplimiento de la planificación, la aplicación de la estructura orgánico – funcional, la efectividad de la dirección y la eficiencia de la operación; h) Preparar programas de auditoría ambiental, respecto de los proyectos en que la Empresa realice estudios de impacto ambiental; i) Revisar y evaluar la eficiencia, efectividad y economía con que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros, con oportunidad de verificar las transacciones, registros, informes y estados financieros correspondientes al período examinado; j) Revisar y evaluar los resultados de las operaciones programadas a fin de determinar si se han alcanzado las metas propuestas, emitiendo informes que contengan comentarios, 18 Estructura Orgánica y Funcional conclusiones y recomendaciones, y realizar el correspondiente seguimiento para verificar su cumplimiento; k) Formular y proponer al Directorio las estrategias y acciones a seguir por la Empresa, en aspectos relacionados con el control interno, para un correcto manejo de los recursos financieros, administrativos, técnicos e informáticos de la misma; l) Informar al Directorio y a la Gerencia General sobre los resultados de la auditorías y/o exámenes especiales, así como del cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas; m) Evaluar periódicamente el grado de cumplimiento de las políticas, objetivos, metas, estrategias, leyes y reglamentos, normas y procedimientos de la Empresa, efectuando las recomendaciones de mejoramiento, así como el seguimiento para la implantación de los mismos; n) Absolver las consultas provenientes de los distintos órganos de la Empresa, referentes a las disposiciones legales y administrativas, así como del manejo de los recursos humanos, materiales, financieros e informáticos; o) Colaborar con las gestiones de Auditoría, sean estas de la Contraloría General del Estado o de firmas privadas; p) Planificar las labores de auditoría, supervisar su ejecución y controlar la calidad de los informes; q) Preparar y mantener actualizado el Manual de Auditoría Interna Específico, que norme el funcionamiento de la unidad; r) Suscribir los informes de auditoría, una vez aprobados por el Directorio o efectuar labores de seguimiento del grado de su aplicación en la organización; s) Preparar los datos a ser procesados, relacionados con los trabajos e información, competencia de Auditoría, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial, para lo cual deberá: - Mantener y actualizar los archivos de códigos; - Seleccionar la calidad y cantidad de información fuente, a ser procesada; - Clasificar y ordenar la documentación fuente, que debe ser codificada; - Codificar y/o revisar la información requerida para la captura de datos; - Realizar las pruebas de consistencia y validación de los documentos y datos recibidos, codificados, registrados y procesados; y, - Notificar a las unidades respectivas los errores detectados para su corrección. 19 Estructura Orgánica y Funcional t) Realizar exámenes y auditorías solicitados por el Directorio de la Empresa y por el Gerente General. 2000 - G GERENCIA GENERAL ESTRUCTURA ORGÁNICA COMITÉ DE COORDINACIÓN EMPRESARIAL GERENCIA GENERAL 2010 – GT ASESORIAS ESPECIALES DIRECCION JURIDICA 2020 – GE 2700- GJ PROGRAMA SANEAMIENTO AMBIENTAL COMUNICACIÓN SOCIAL 2030 – GS 2040 - GP SECRETARIA GENERAL 2050 - GSG ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial de la Empresa; b) Cumplir y hacer cumplir las normas que rigen las actividades corporativas; c) Supervisar las actividades de la Empresa; coordinar y controlar el funcionamiento de las dependencias de ésta y de los distintos sistemas empresariales y adoptar las medidas más adecuadas para garantizar una administración eficiente; d) Autorizar mediante resolución, conforme a los planes y programas de la Empresa, la iniciación de procedimientos precontractuales en los casos de licitaciones y concursos 20 Estructura Orgánica y Funcional públicos, así como la contratación directa determinada por la codificación, por la Ley de Contratación Pública, la Ley de Consultoría y el proceso de contratación; e) Aprobar y ejecutar los programas de obras, mejoras y ampliaciones, dentro del ámbito de su competencia y de conformidad con los planes y programas de la Empresa; f) Someter a la aprobación del Directorio los planes y programas que, contendrán las políticas y objetivos de ésta, sus programas de operación e inversiones y el plan financiero; g) Autorizar los traspasos, aumentos y reducciones de crédito en el presupuesto general de la Empresa; h) Informar semestralmente al Directorio de las gestiones administrativas, financieras y técnicas; así como, de los trabajos ejecutados y del avance y situación de los programas, obras y proyectos; i) Presentar al Directorio los balances de situación financiera y de resultados, así como el informe anual de actividades técnicas y financieras cumplidas; j) Establecer, de conformidad con la Ley y el Contrato Colectivo, las políticas generales del sistema de administración de recursos humanos; tales como las relacionadas con el nombramiento y remoción de funcionarios, empleados y trabajadores; la creación, supresión y fusión de cargos; la autorización de cambios o traslados administrativos; la concesión de licencias o declaración en comisión de servicios; y la delegación de facultades en esta materia; k) Supervisar y evaluar los planes y programas de ejecución de obras; l) Delegar atribuciones a funcionarios de la Empresa, dentro de la esfera de su competencia, siempre que tales delegaciones no afecten al interés público; m) Formular proyectos de ordenanzas, de reglamentos generales de la Empresa y de sus reformas, y someterlos a consideración del Directorio; n) Dictar las normas secundarias necesarias para el funcionamiento de la Empresa, a través de instructivos; o) Comparecer en juicio como actor o como demandado, conjuntamente con el Asesor Jurídico, y otorgar procuración judicial; p) Prestar asesoramiento al Concejo Metropolitano en todo lo que fuere necesario y tenga relación con las actividades de la Empresa; y, q) Las demás que la confieran las normas vigentes y las que le encomendare el Directorio. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Celebrar y ejecutar los actos y contratos que fueren necesarios, de conformidad con las leyes y demás disposiciones reglamentarias vigentes; 21 Estructura Orgánica y Funcional b) Presentar informes periódicos de actividades y los expresamente solicitados por el Directorio de la Empresa; c) Conocer la misión y objetivos institucionales, así como el marco legal en que ha de basar su gestión; d) Cumplir y hacer cumplir las decisiones y disposiciones adoptadas por el Directorio; e) Planificar y coordinar las actividades de la Empresa, de conformidad con los lineamientos formulados por el Directorio; f) Suscribir los documentos públicos o privados que deba otorgar la Empresa; g) Establecer la coordinación adecuada, con los niveles ejecutivos y operativos, para lograr una gestión integrada, que permita desarrollar armónicamente las actividades de la Empresa; h) Propender a la formación de niveles “ejecutivos profesionales”, que mantengan la estabilidad y continuidad de gestión; i) Supervisar las siguientes actividades inherentes a su función gerencial: - La elaboración y control de la ejecución del plan integral para el desarrollo armónico de los servicios de agua potable y alcantarillado, aplicando las medidas correctivas sugeridas por la función Desarrollo Institucional y controlando la supervisión que le compete ejercer a esta función, sobre su implementación; - Que la organización institucional, permita el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales; - El cumplimiento de los reglamentos estructurales, funcionales y posicionales; y, - El desempeño de las funciones gerenciales de apoyo, asesoras y auxiliares, midiendo los resultados obtenidos en cada una de ellas, evaluándolas con las normas y estándares establecidos, analizando los factores internos y externos que pudieren incidir en los índices de cumplimiento, y aplicando las medidas correctivas para superar deficiencias, garantizando un eficiente funcionamiento de las mismas. j) Dirigir las siguientes actividades inherentes a la administración de los recursos financieros: - Autorizar gastos e inversiones, fianzas, avales, garantías y créditos; y celebrar los contratos de la Empresa, de conformidad con las disposiciones legales y normas internas; - Administrar los bienes y fondos de la Empresa de conformidad con los reglamentos respectivos; - Establecer los procedimientos de asignación de los recursos financieros de la Empresa, con base en los presupuestos de operación e inversión, aprobados por el Directorio; - Autorizar la utilización de los servicios de los bancos privados que la Empresa requiera para sus transacciones y delegar esta facultad a los ejecutivos del área financiera de la Empresa; 22 Estructura Orgánica y Funcional - Aprobar los términos de referencia, bajo los cuales se negociarán los contratos de crédito, nacionales e internacionales, para el financiamiento de los proyectos de desarrollo de los servicios de agua potable y alcantarillado del Distrito Metropolitano; k) Velar por la conservación de los bienes de la Empresa y por su adecuado aprovechamiento y utilización; l) Aprobar los lineamientos de la comercialización de los servicios de agua potable y alcantarillado, establecer y supervisar los procedimientos de comercialización; m) Analizar los cambios internos y del entorno institucional, proponiendo las reformas legales, estructurales y funcionales para mejorar la producción y eficiencia de la Empresa; n) Suscribir en representación de la Empresa, convenios, actas y resoluciones con organismos y administraciones internacionales; o) Transigir en juicio con autorización del Directorio, allanarse a demandas, absolver posiciones, deferir el juramento decisorio, desistir de acciones y comprometerlo en árbitros o mediación; y, p) Ejercer las demás funciones que el Directorio le asignare y aquellas que le confieren las leyes, ordenanzas, reglamentos e instructivos vigentes. 2010 – GT COMITÉ DE COORDINACIÓN EMPRESARIAL FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Actuar como órgano consultivo de coordinación y cooperación del Gerente General. Estará integrado por el Gerente General que lo preside y por los Gerentes de Área, Asesor Jurídico, Auditor General y responsables de las funciones básicas y complementarias de la Empresa. Adicionalmente, el Gerente General podrá invitar a que participen los Asesores y Consultores que estime conveniente; b) Colaborar con el Gerente General en la búsqueda del mejoramiento de la problemática institucional, participando en la elaboración de los documentos que requieren de la aprobación del Directorio de la EMAAP-Q.; c) Elaborar cronogramas específicos para el cumplimiento de ciertas tareas que contribuyan al desarrollo, ejecución y fiel cumplimiento del plan de desarrollo del agua potable y del alcantarillado; 23 Estructura Orgánica y Funcional d) Proponer, analizar y aprobar las alternativas de mejoramiento y medidas correctivas, que permitan superar las dificultades y desventajas que se presenten en la Empresa, para la consecución de los objetivos y metas trazados; e) Presentar, discutir y aprobar alternativas, que permitan aprovechar de la mejor manera las ventajas y coyunturas favorables del entorno interno y externo de la Empresa; y, f) Mantener un archivo de las resoluciones adoptadas en las sesiones de trabajo, así como de las acciones, que hubieren sido necesarias, para garantizar el fiel cumplimiento de las resoluciones de este cuerpo colegiado responsable. 2700 - GJ DIRECCIÓN JURÍDICA ESTRUCTURA ORGÁNICA DIRECCIÓN JURÍDICA ASESORÍA LEGAL ADMINISTRATIVA CONTRATACION PÚBLICA 2710 – GJL PROCESOS JUDICIALES 2720 – GJC 2730 – GJP FORMALIZACIÓN DE RECURSOS HÍDRICOS 2740 - GJF ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la Dirección Jurídica y de las unidades a su cargo; b) Elaborar el plan anual de actividades de la función Dirección Jurídica en coordinación con las unidades a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente General; d) Llevar una recopilación de las normas y disposiciones legales actualizadas de la Empresa en coordinación con la función Desarrollo Institucional; y, e) Adoptar oportunamente las medidas correctivas necesarias para el cumplimiento de los planes y programas; y, 24 Estructura Orgánica y Funcional f) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente General y con aquellas establecidas por la Ley para su jurisdicción administrativa; FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer el marco legal general e institucional, normas y procedimientos en que ha de basar su gestión la función Dirección Jurídica, a cuyo efecto deberá: - Difundir entre las unidades administrativas de la Empresa, leyes, reglamentos, normas, procedimientos y disposiciones actualizadas relacionadas con la función Dirección Jurídica; - Elaborar y proponer en colaboración con la función Desarrollo Organizacional, cambios y modificaciones a las leyes y reglamentos, que regulan las actividades de la Empresa, acoplándolos a los cambios del entorno; y, - Coordinar con las funciones de la Empresa, la precisión en la aplicación de leyes y reglamentos que impidan tergiversaciones e interpretaciones extensivas por parte de los funcionarios; b) Participar en el proceso de planeación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas conjuntamente con las otras funciones de la Empresa; c) Coordinar las relaciones con los diferentes organismos internacionales en materia de cooperación internacional de regulación; d) Participar en la elaboración y revisión periódica de los instructivos, procedimientos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en la Empresa, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; e) Asesorar al Gerente General y gerentes de área de la Empresa, de modo que sus actuaciones se encuadren en la normatividad legal y reglamentaria, y se resguarde el patrimonio y los intereses de la Empresa; f) Actuar como Secretario en el Comité de Contrataciones, personalmente o por delegación; g) Emitir dictámenes de carácter jurídico que fueren sometidos a su consideración; h) Elaborar y hacer recomendaciones al nivel ejecutivo sobre los proyectos de contratos y convenios cuya elaboración o revisión le competan; i) Intervenir como patrocinador judicial de la Empresa en los juicios que mantenga en calidad de actora o demandada, excepto en los casos en los que con autorización de la Gerencia General, se decidiere entregar a abogados externos; j) Mantener un archivo actualizado de los juicios, contratos, convenios, acuerdos y resoluciones relacionadas con sus funciones y actividades; k) Concertar medios, esfuerzos y métodos entre todas las funciones de la Dirección Jurídica, para alcanzar una acción común y efectiva; 25 Estructura Orgánica y Funcional l) Recibir y procesar administrativamente la documentación e información que ingresa y egresa de la Dirección Jurídica; m) Llevar las estadísticas de las acciones cumplidas; n) Realizar el seguimiento de las disposiciones legales y reglamentarias de la Empresa; o) Manejar los datos a ser procesados, inherentes a la función Dirección Jurídica, integrados al Sistema de Información Gerencial y al Sistema de Información al Usuario; p) Evaluar los resultados obtenidos, confrontándolos con las normas y estándares establecidos, obteniendo los índices de gestión en el desarrollo de la función Dirección Jurídica; q) Analizar e indexar causales de orden interno y externo que pudieron incidir en los índices de cumplimiento presentados por la función Dirección Jurídica, obteniendo los niveles reales de desempeño para la mencionada función, sugiriendo y/o adoptando medidas correctivas para mejorar el área Dirección Jurídica; y, r) Realizar las actividades asignadas por el Director Jurídico y por el Gerente General y las demás dispuestas por el Directorio. 2710 – GJL ASESORÍA LEGAL ADMINISTRATIVA FUNCIONES GENERALES a) Planificar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la función Asesoría Legal Administrativa; b) Elaborar el plan anual de actividades de la unidad asesoría legal administrativa y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Director Jurídico; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Director Jurídico; y, con aquellas establecidas por la Ley para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de la función Asesoría Legal Administrativa; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de Control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la función de Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Asesoría Legal Administrativa, controlando su aplicación; 26 Estructura Orgánica y Funcional d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Asesoría Legal Administrativa; e) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en la Empresa, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; g) Sugerir, preparar cambios y modificaciones así como actualizar los reglamentos internos, relacionados con el área legal administrativa de la Empresa en coordinación con otras unidades administrativas a través de la Dirección Jurídica; h) Preparar y mantener actualizados los cambios relativos a la regulación administrativa de la Empresa; i) Colaborar en la preparación de manuales y la documentación para la aplicación de leyes y reglamentos en relación con la Empresa; j) Elaborar proyectos de ley y reglamentos bajo las directrices proporcionadas por el inmediato superior, tendentes a reformar el marco legal; k) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Legal Administrativa, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de la función Asesoría Legal Administrativa, que garanticen una eficiente gestión; l) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Asesoría Legal Administrativa, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, m) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Asesoría Legal Administrativa y aquellas dispuestas por el Director Jurídico. 2720 – GJC CONTRATACIÓN PÚBLICA FUNCIONES GENERALES a) Planificar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la función Contratación Pública; b) Elaborar el plan anual de actividades de la función Contratación Pública en coordinación con las gerencias de área respectivas, y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicite el Director Jurídico; 27 Estructura Orgánica y Funcional d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Director Jurídico; y, con aquellas establecidas por la Ley de Contratación Pública, Consultoría y reglamentos generales; y, e) Colaborar con la función Desarrollo Institucional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para fines de evaluación, coordinación y control. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión a su cargo; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de su función; d) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en la Empresa, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; e) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; f) Revisar los documentos precontractuales y contractuales en los procesos de licitación, concurso público de ofertas y selección de propuestas, previo a la aprobación por parte del Comité Correspondiente, cuidando que los mismos se sujeten a la Constitución, a la Ley de Contratación Pública, su Reglamento General, Código Municipal y más reglamentos internos, así como a la Ley de Consultoría, su reglamentación y leyes conexas; g) Llevar y custodiar la documentación y los libros de actas del Comité de Contrataciones de la EMAAP-Q. debidamente foliada y rubricada y, de aquellos en los que el Director Jurídico, participe como Secretario; h) Formular los proyectos de minutas y de contratos de acuerdo con los documentos precontractuales, ofertas actas de adjudicación, informes de organismos de control y disposiciones legales aplicables; i) Preparar informes para absolver consultas relacionadas con la aplicación de la Ley de Contratación Pública y su Reglamento General, Ley de Consultoría y su Reglamento, y más normas internas que corresponda al Distrito Metropolitano y a la EMAAP-Q.; j) Recibir y verificar que las garantías otorgadas a favor de la EMAAP-Q. que cumplan con los requerimientos de la Ley, y enviarlas para su custodia, control de vigencia, o ejecución; k) Distribuir sendos ejemplares de los contratos suscritos por la EMAAP-Q. a las diversas gerencias y dependencias, a fin de asegurar la supervisión y fiscalización oportunas; 28 Estructura Orgánica y Funcional l) Medir los resultados recopilados en las actividades desarrolladas por la función Contratación Pública, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de la función Contratación Pública, que garanticen una eficiente gestión; m) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Contratación Pública, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, n) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Contratación Pública y aquellas dispuestas por el Director Jurídico. 2730 – GJP PROCESOS JUDICIALES FUNCIONES GENERALES a) Planificar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la función Procesos Judiciales; b) Elaborar el plan anual de actividades de la función Procesos Judiciales y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicite el Director Jurídico; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Director Jurídico; y, con aquellas establecidas por la Ley para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de los procesos judiciales; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de Control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la función de Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Procesos Judiciales, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, normas, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Procesos Judiciales; e) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en la Empresa, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; 29 Estructura Orgánica y Funcional g) Intervenir en patrocinio de los juicios en los que la EMAAP-Q. comparezca como actor o demandado, aplicando las disposiciones de la ley de Federación de Abogados; h) Recopilar la información y proceder con el estudio de los procesos y demás diligencias judiciales; i) Comparecer a las audiencias y juntas de conciliación, inspecciones y demás diligencias judiciales, debiendo ratificar su intervención a través de la Gerencia General; j) Preparar las demandas y las respectivas contestaciones de cada uno de los procesos, dentro de los trámites legales y judiciales respectivos; k) Tramitar y monitorear el avance de los procesos judiciales; l) Preparar alegatos o informes en derecho; m) Preparar los escritos necesarios para la defensa de los intereses de la EMAAP-Q., de acuerdo con la Constitución y la Ley; n) Interponer bajo su responsabilidad directa recursos de apelación, de hecho, casación, etc., dentro de los términos previstos en la Ley; o) Estudiar y formular las respectivas denuncias y acusaciones particulares, en los casos de cometimiento de actos ilícitos; p) Supervisar e impulsar los procesos judiciales ante los juzgados y tribunales de justicia; q) Solicitar la práctica de diligencias previas; r) Comparecer en los procesos, por delegación del señor Procurador General del Estado; s) Mantener un catastro actualizado de procesos, identificando el juez competente, el objeto de la causa, el estado y las diligencias a efectuarse y ejercer vigilancia sobre la actuación de los depositarios judiciales y alguaciles; t) Elaborar proyectos de resoluciones en el ámbito de su competencia; u) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Procesos Judiciales, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de la función Procesos Judiciales, que garanticen una eficiente gestión; v) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Procesos Judiciales, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, w) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Procesos Judiciales y aquellas dispuestas por el Director Jurídico. 30 Estructura Orgánica y Funcional 2740 – GJF FORMALIZACIÓN DE LOS RECURSOS HIDRICOS Y LEGALIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES FUNCIONES GENERALES a) Planificar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la función Formalización de los Recursos Hídricos y Legalización de Bienes Inmuebles; b) Elaborar el plan anual de actividades de la función Formalización de los Recursos Hídricos y Legalización de Bienes Inmuebles y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Director Jurídico; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Director Jurídico; y, con aquellas establecidas por la Ley para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de la función Formalización de los Recursos Hídricos y Legalización de Bienes Inmuebles; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de Control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la función Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Formalización de los Recursos Hídricos y Legalización de Bienes Inmuebles, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Formalización de los Recursos Hídricos y Legalización de Bienes Inmuebles; e) Tramitar la legalización del uso y concesiones del derecho de aprovechamiento de aguas, autorización de construcción de obras de los sistemas y proyectos, y la imposición de servidumbres forzosas de acueductos, conexas y de alcantarillado; f) Iniciar, vigilar e impulsar, con base en la documentación técnica respectiva, los expedientes relacionados con los trámites de declaratoria de utilidad pública o interés social, con fines de expropiación total o parcial de los predios requeridos por la Empresa; g) Iniciar, vigilar e impulsar con base en la documentación técnica respectiva, los expedientes relacionados con los trámites administrativos de imposición de servidumbres forzosas de agua potable y/o alcantarillado; 31 Estructura Orgánica y Funcional h) Realizar los trámites de concesión del derecho de aprovechamiento de aguas superficiales y subterráneas; trámites de aprobación de los diseños y planos de obras de los diversos sistemas y proyectos, imposición de servidumbres forzosas de acueductos y conexas; i) Ejecutar los trámites relacionados con la celebración de las escrituras de transferencia de bienes por expropiación, permuta, compraventa directa, comodato y otras; j) Legalizar las servidumbres forzosas de acueducto y conexas de los sistemas de agua potable y alcantarillado; k) Iniciar e implementar bajo su personal y directa responsabilidad los juicios para la expropiación e imposición de servidumbres en caso de no haber acuerdo; l) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Formalización de los Recursos Hídricos y Legalización de Bienes Inmuebles, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de la función Formalización de los Recursos Hídricos y Legalización de Bienes Inmuebles, que garanticen una eficiente gestión; m) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Formalización de Recursos Hídricos y Legalización de Bienes Inmuebles, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, n) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Formalización de los Recursos Hídricos y Legalización de Bienes Inmuebles y aquellas dispuestas por el Director Jurídico. 2020-GE ASESORIAS ESPECIALES FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena Especiales; marcha de la función Asesorías b) Elaborar el plan anual de actividades de la función Asesorías Especiales y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente General; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente General; y, con aquellas establecidas por la Ley para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, normas técnicas, instructivos y manuales de procedimientos específicos, relacionados con la gestión de Asesorías Especiales; 32 Estructura Orgánica y Funcional b) Participar en el proceso de planeación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la función de Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Asesorías Especiales, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades específicas, dentro de la función Asesorías Especiales; e) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área de Asesorías Especiales, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; g) Coordinar los aspectos administrativos entre las diferentes áreas de la Empresa y la Gerencia General; h) Recomendar a la Gerencia General y a las funciones ejecutivas sobre políticas generales de Empresa; i) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Asesorías Especiales, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de Asesorías Especiales, que garanticen una eficiente gestión financiera; j) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Asesorías Especiales, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, k) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Asesorías Especiales y aquellas dispuestas por el Gerente General. 2030 - GS COMUNICACION SOCIAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena Comunicación Social; marcha del Departamento de b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Comunicación Social y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente General; y, 33 Estructura Orgánica y Funcional d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente General; y, con aquellas establecidas por la Ley para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de Comunicación Social; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de Control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la función de Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Comunicación Social, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Comunicación Social; e) Elaborar las estrategias, las tareas y las acciones de comunicación e información que requiere la Empresa en lo relacionado con publicaciones periódicas, folletos, boletines de prensa, radio y televisión, material audiovisual, publicitario y otros necesarios para difundir los objetivos, planes, programas, reglamentos y tareas institucionales; f) Establecer una interacción permanente entre el personal de la Empresa para lograr un cruce constante de información, trasmitiendo mensajes como: carteles, boletines, periódicos y murales, etc.; g) Procurar una buena imagen en la opinión pública de la Empresa, con la utilización de los instrumentos que ofrece la comunicación social; h) Coordinar la organización y realización de reuniones interinstitucionales de carácter local, nacional y otros eventos informativos y/o de comunicación social; i) Colaborar en la preparación de información al público sobre las funciones de la EMAAP-Q. y sus relaciones con otras instituciones y organismos del sector público, con el usuario y con los proveedores a través de: - El mantenimiento de una comunicación constante, con los responsables de las distintas funciones de la Empresa, para asumir conocimiento inmediato de las relaciones y hechos, que ameritan ser comunicados a la ciudadanía, a fin de que ésta conozca los avances y logros en materia de agua potable y alcantarillado; - La colaboración en la elaboración de instructivos, acerca de las normas y procedimientos a seguir para efectuar publicaciones en nombre de la Empresa, con previo conocimiento del Gerente General; - La elaboración de los artículos de prensa, relacionados con los procedimientos precontractuales de los servicios de agua potable y alcantarillado, atención a los usuarios y convocatorias, para su difusión a través de los distintos medios de comunicación colectiva; 34 Estructura Orgánica y Funcional - La coordinación de las declaraciones que deba realizar el Gerente General, como único vocero oficial autorizado de la Empresa. j) Elaborar campañas de publicidad, organizar eventos, ferias, presentaciones, seminarios y realizar publicaciones, autorizadas por el Gerente General, para lo cual: - Mantendrá comunicación constante con la función Desarrollo, para la preparación de información oportuna, dirigida a los usuarios de los servicios de agua potable y alcantarillado, sobre aspectos inherentes al desempeño de la Empresa; - Elaborará publicaciones institucionales y difundirá a nivel distrital, la información relativa al desarrollo y programas emprendidos por la EMAAP-Q.; k) Colaborar en la análisis de publicaciones y opiniones emitidas a través de los medios de comunicación, debiendo: - Recopilar todo el material informativo que traen los medios de comunicación y que afecta directa o indirectamente a la EMAAP-Q., por estar relacionado a la presentación de servicios de agua potable y alcantarillado; - Analizar el contenido de los temas y opiniones emitidos a través de los medios de comunicación, relacionados con los servicios de agua potable y alcantarillado; - Certificar de ser necesario la procedencia original de los temas y opiniones vertidas; - En colaboración con las funciones básicas y complementarias de la Gerencia General, formular el criterio institucional sobre las opiniones y temas que en materia de agua potable y alcantarillado se vertieren a través de los medios de comunicación; - Informar a su superior inmediato, sobre los temas y opiniones vertidos, así como de las opiniones vertidas por la Empresa; - Participar en la elaboración y difusión de artículos de prensa, que aclaren, puntualicen o rectifiquen las opiniones o temas que fueren vertidos sobre los servicios de agua potable y alcantarillado en los diferentes medios de comunicación; l) Preparar los datos a ser procesados inherentes a las función Comunicación Social, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Institucional e información a los usuarios, para lo cual deberá: - Seleccionar la calidad y cantidad de información fuente, ha ser procesada; - Clasificar y ordenar la documentación fuente que debe ser codificada; - Codificar y/o revisar la información requerida para la captura de datos; - Realizar las pruebas de consistencia y validación de los documentos y datos recibidos, codificados, registrados y procesados; - Notificar a las funciones respectivas los errores detectados para su corrección; y, - Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función. 35 Estructura Orgánica y Funcional m) Comunicación Social, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de comunicación social, que garanticen una eficiente gestión financiera; y, n) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Comunicación Social y aquellas dispuestas por el Gerente General. 2040 - GP PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Programa de Saneamiento Ambiental; b) Elaborar el plan anual de actividades del Programa de Saneamiento Ambiental y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente General; y, d) Cumplir con las demás actividades encomendadas por el Gerente General; y, con aquellas establecidas por la Ley para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión del Programa de Saneamiento Ambiental; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de Control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la función de Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Proyecto de Saneamiento Ambiental ; e) Administrar el Contrato de Préstamo con el BID del Programa de Saneamiento Ambiental. f) Coordinar con las áreas especializadas, la preparación de los Términos de Referencia y del Presupuesto Referencial para la ejecución de los estudios y trabajos de consultoría. g) Preparar el presupuesto referencial y el calendario de inversiones, incluyendo la fuente y aplicación de los fondos, para cada contrato. 36 Estructura Orgánica y Funcional h) Asesorar a la Comisión Técnica de Consultoría y al Comité de Contrataciones en las etapas precontractuales de los contratos de consultoría y en la instrumentación de los contratos de adquisición de bienes; i) Supervisar el cumplimiento de las etapas previas a la suscripción de los diferentes contratos para obras, bienes y servicios de consultoría y la administración y el cumplimiento de todos los contratos a través de los cuales se ejecuta el Programa de Saneamiento Ambiental; j) Gestionar los trámites para la declaratoria de utilidad pública y las expropiaciones de propiedades o constitución de servidumbres que se requieran, debiendo coordinar este particular con la Dirección Jurídica; k) Preparar el Informe Inicial del Programa de Saneamiento Ambiental de acuerdo con los lineamientos del BID; l) Preparar informes mensuales sobre el avance y ejecución del Programa de Saneamiento Ambiental, dirigidos a la Gerencia General de la EMAAP-Q y al BID cuando corresponda; m) Coordinar la difusión y publicaciones informativas del Programa de Saneamiento Ambiental; n) Preparar los datos a ser procesados inherentes a la función Programa de Saneamiento Ambiental, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Institucional; o) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Programa de Saneamiento Ambiental, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas del Programa de saneamiento Ambiental, que garanticen una eficiente gestión financiera; y, p) Realizar las actividades asignadas por el Director del Programa de Saneamiento Ambiental y aquellas dispuestas por el Gerente General. 2050 – GGS SECRETARÍA GENERAL ESTRUCTURA ORGÁNICA SECRETARIA GENERAL GESTION DOCUMENTARIA GESTIÓN ARCHIVO 2051 – GRD 2052 - GRA 37 Estructura Orgánica y Funcional ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la función Secretaría General, y de las unidades a su cargo; b) Elaborar el plan anual de actividades de la función Secretaría General, en coordinación con las unidades a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente General; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente General; y, con aquellas establecidas por la Ley para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de Secretaría General; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de Control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la unidad de Desarrollo Organizacional, en la elaboración de instructivos y procedimientos para el manejo de archivos y de gestión documentaria, observando el cumplimiento de las normas establecidas por el Gerente General; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Secretaría General; e) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área de Secretaría General, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; g) Formar un archivo encuadernado, sellado y numerado de las actas del Directorio de la Empresa y de Registros Oficiales de cada año; y, conferir copia de los documentos a sus integrantes, conforme lo determina la Ley; h) Custodiar el archivo general y mantener actualizadas las tarjetas de control de comunicaciones; i) Realizar anualmente, la depuración del archivo activo como paso previo del traslado de documentos al archivo general; j) Informar a los interesados sobre el estado de sus trámites; k) Recibir anualmente y archivar los documentos provenientes de los archivos específicos de todas las dependencias; 38 Estructura Orgánica y Funcional l) Supervisar que el manejo de la información documentaria, se realice con sujeción a los reglamentos, normas y procedimientos establecidos; m) Coordinar la implantación y utilización de técnicas modernas de archivo y gestión documentaria, para mejorar la eficiencia en el mantenimiento, conservación y manipulación de documentos, así como la eficiencia en el trámite y resolución de los mismos; n) Colaborar en la atención de los trámites, competencia del Gerente General; o) Preparar la correspondencia y demás comunicaciones dispuestas y a ser suscritas por el Gerente General; p) Enrutar la correspondencia, tanto interna como externa; q) Informar al Gerente General del desarrollo y estado de los trámites documentarios; r) Coordinar el mantenimiento de archivos; s) Coordinar con las funciones pertinentes, para el cumplimiento de las disposiciones del Gerente General; t) Disponer que se convoque, y supervisar que la elaboración de convocatorias, así como las notificaciones a los miembros del Directorio y a los interesados, para sesiones dispuestas por el Gerente General, sean oportunas y proporcionen a los participantes la información concreta y suficiente sobre el temario a tratarse; u) Elaborar de acuerdo a las instrucciones del Gerente General, la agenda diaria de trabajo; v) Conferir copias, certificaciones a solicitud de público de acuerdo con los reglamentos internos y autenticar documentos, previamente autorizados por el Gerente General; w) Supervisar el desempeño de la Secretaría General, en lo relacionado a la recepción, enrutamiento, seguimiento y archivo de los documentos, internos y externos de la Empresa, a través de: - La medición de los resultados alcanzados, en el enrutamiento y la administración documentaria; - La evaluación de los resultados obtenidos en el cumplimiento de las funciones de la Secretaría General; - La determinación del nivel de desempeño de cada actividad desarrollada por la Secretaría General; - La adopción de las medidas correctivas correspondientes para un eficiente cumplimiento de las funciones de la Secretaría General; x) Manejar y preparar los datos a ser procesados, inherentes al archivo, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Institucional, para lo cual deberá: - Mantener y actualizar los archivos de códigos en vigencia; - Seleccionar la calidad de información fuente, a ser procesada; 39 Estructura Orgánica y Funcional - Clasificar y ordenar la documentación fuente, que debe ser codificada; - Codificar y/o revisar la información requerida para la captura de datos; - Realizar las pruebas de consistencia y validación de los documentos y datos recibidos, codificados, registrados y procesados; y, - Notificar a las funciones respectivas, los errores detectados, para su corrección. y) Realizar las actividades asignadas por el Secretario General y aquellas dispuestas por el Gerente General. 2051 – GRD GESTIÓN DOCUMENTARIA FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer el marco legal e institucional, así como las normas y procedimientos en que ha de basar su gestión la unidad Gestión Documentaria; b) Manejar la información documentaria, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos; c) Receptar y organizar los documentos y distribuirlos de acuerdo al enrutamiento establecido por la Secretaría General, y realizar el seguimiento de los documentos internos y externos tanto del Directorio como de la Gerencia General; d) Recomendar la utilización de técnicas modernas para el manejo de documentos, mejorando la eficiencia en el trámite y resolución de los mismos; e) Informar a la Secretaría General, sobre el desarrollo y estado de los trámites documentarios; f) Elaborar las convocatorias, y notificar tanto a los miembros del Directorio como a los interesados acerca de las reuniones, dispuestas por el Gerente General suministrando la información relativa al temario a tratarse; g) Manejar y preparar los datos a ser procesados, inherentes a la unidad Gestión Documentaria, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial, para lo cual deberá: - Mantener y actualizar los archivos de códigos en vigencia; - Seleccionar la calidad y cantidad de información fuente, a ser procesada; - Clasificar y ordenar la documentación fuente, que debe ser codificada; - Codificar y/o revisar la información requerida para la captura de datos; - Realizar las pruebas de consistencia y validación de los documentos y datos recibidos, codificados, registrados y procesados; y, - Notificar a las unidades respectivas, los errores detectados, para su corrección. h) Medir los resultados alcanzados en todas y cada una de las actividades, responsabilidad de la unidad Gestión Documentaria; evaluar dichos resultados, obteniendo el nivel de desempeño 40 Estructura Orgánica y Funcional de cada actividad y del personal involucrado en su ejecución; y, adoptar y/o sugerir medidas correctivas para garantizar eficiencia, en la gestión documentaria; y, j) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad, y aquellas dispuestas por el Secretario General. 2052 – GRA GESTIÓN ARCHIVO FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer el marco legal e institucional, así como las normas y procedimientos en que ha de basar su gestión la unidad Gestión Archivo; b) Colaborar con la función Desarrollo Organizacional, en la elaboración de instructivos y procedimientos, para el manejo de archivos; c) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de Control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; d) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, normas y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Gestión Archivo; e) Manejar el archivo de documentos (incluidos microfilms y microfichas), internos y externos de la Empresa, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos; f) Controlar y custodiar el archivo pasivo de documentos originales tanto del directorio, como de las diferentes funciones de la Empresa, y el archivo activo y pasivo de la documentación incluidas las cintas magnéticas con las grabaciones de las sesiones, competencia del Directorio y de la Gerencia General; de acuerdo a lo contemplado: en el Art. 224 y en el Art. 353 de la Ley Orgánica de Administración Financiera; y, en los artículos 13 al 17 de la Ley Nacional del Sistema de Archivo; g) Proponer al Secretario General la adopción de técnicas modernas de archivo, para mejorar la eficiencia en el mantenimiento, conservación y manipulación de documentos; h) Supervisar el mantenimiento de una comunicación permanente, con la Secretaría del Comité de Contrataciones, con el objeto de preservar técnicamente las actas, resoluciones y demás i) documentos referentes a los procesos de contratación que tenga lugar en la Gerencia General; j) Manejar y preparar los datos a ser procesados, inherentes a la unidad Gestión Archivo, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial, para lo cual deberá; - Mantener y actualizar los archivos de códigos en vigencia; - Seleccionar la calidad y cantidad de información fuente, a ser procesada; 41 Estructura Orgánica y Funcional - Clasificar y ordenar la documentación fuente, que debe ser codificada; - Codificar y/o revisar la información requerida para la captura de datos; - Realizar las pruebas de consistencia y validación de los documentos y datos recibidos, codificados, registrados y procesados; - Notificar a las unidades respectivas, los errores detectados, para su corrección; k) Medir los resultados alcanzados en todas y cada una de las actividades, responsabilidad de la unidad Gestión Archivo; evaluar dichos resultados, obteniendo el nivel de desempeño de cada actividad y del personal involucrado en su ejecución; y, adoptar y/o sugerir medidas correctivas para garantizar eficiencia en la gestión del archivo; l) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Gestión Archivo, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, m) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad, y aquellas dispuestas por el Secretario General. 2100 - GA GERENCIA ADMINISTRATIVA ESTRUCTURA ORGÁNICA GERENCIA ADMINISTRATIVA SERVICIOS GENERALES ABASTECIMIENTOS RECURSOS HUMANOS 2110 – GAS 2120 – GAA 2130 - GAR ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Planificar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de Gerencia Administrativa y de las dependencias a su cargo; 42 Estructura Orgánica y Funcional b) Elaborar el plan anual de actividades de la Gerencia, en coordinación con las dependencias a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente General; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente General y con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer el marco legal e institucional, y procedimientos en que ha de basar su gestión la función Administrativa, a cuyo efecto deberá: - Mantener archivos codificados de leyes, reglamentos, resoluciones y disposiciones del Directorio y del Gerente General, que regulan las actividades administrativas. - Difundir entre las unidades administrativas involucradas en la función Administrativa; leyes, reglamentos, normas, procedimientos y disposiciones relacionadas con su función; - Participar y coordinar los comités: Obrero Patronal; Capacitación, Escalafón; y, de Seguridad e Higiene del Trabajo - Coordinar con la función Jurídico - Legal, la precisión en la aplicación de leyes y reglamentos que impidan tergiversaciones e interpretaciones extensivas por parte de los funcionarios del área Administrativa; b) Intervenir en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas conjuntamente con las otras gerencias de la Empresa; c) Coordinar la colaboración que debe prestar la función Administrativa a la función Desarrollo Organizacional, para la elaboración y actualización de reglamentos internos, manuales orgánico funcional, de procedimientos y de responsabilidades, para facilitar la gestión a cargo de la mencionada función; d) Participar en la elaboración y revisión periódica de los instructivos, procedimientos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área Administrativa, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; e) Realizar la supervisión del manejo, control y constatación física de los bienes de la Empresa; f) Intervenir, absolver y tramitar a través de la función Jurídico - Legal las acciones legales y jurídicas en lo relacionado con la administración de recursos humanos y los derivados de la preparación, negociación y ejecución del Contrato Colectivo; g) Tomar las medidas adecuadas para mantener un apropiado clima laboral y social entre la administración de la Empresa y los servidores; 43 Estructura Orgánica y Funcional h) Supervisar y controlar el eficiente abastecimiento y control de equipos, materiales y demás bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Empresa; i) Administrar el servicio y mantenimiento de transportes, maquinaria y equipo pesado de la Empresa, de conformidad con el reglamento vigente; j) Ejercer supervisión sobre el mantenimiento, cuidado y reparación de los bienes muebles e inmuebles de la Empresa de conformidad con el Reglamento vigente; k) Controlar y coordinar con las unidades encargadas del control físico de los inventarios de la Empresa en forma periódica; l) Controlar y coordinar con las unidades encargadas, el inventario y estado operativo de los vehículos de la Empresa; m) Coordinar acciones laborales con las instituciones relacionadas con la administración de recursos humanos; n) Colaborar con los programas de cooperación interinstitucional relacionados con la asistencia, capacitación y desarrollo del personal de la Empresa; o) Cumplir y hacer cumplir las estipulaciones del Contrato Colectivo, así como del: - Reglamento de Seguridad y Salud de los Trabajadores y Mejoramiento del Medio Ambiente de Trabajo. - Reglamentos que regulan el sistema escalafonario; - Reglamento interno de Guardería; - Manual de Clasificación y Valoración de Puestos de EMAAP-Q.; - Código del Trabajo; y, - Reglamento de Capacitación. p) Realizar el seguimiento del cumplimiento de los reglamentos Orgánico Funcional y Posicional en el área de su competencia; q) Manejar los datos a ser procesados, inherentes a la función Administrativa, integrados al Sistema de Información Gerencial y al Sistema de Información al Usuario; r) Evaluar los resultados obtenidos, confrontándolos con las normas y estándares establecidos, obteniendo los índices de gestión en el desarrollo de la función Administrativa; s) Analizar e indexar causales de orden interno y externo que pudieron incidir en los índices de cumplimiento presentados por la función Administrativa, obteniendo los niveles reales de desempeño para la mencionada función, sugiriendo y adoptando medidas correctivas para mejorar el área Administrativa; y, t) Realizar las demás actividades asignadas por el Gerente Administrativo y las demás dispuestas por el Gerente General. 44 Estructura Orgánica y Funcional 2110 - GAS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES ESTRUCTURA ORGÁNICA SERVICIOS GENERALES MANTENIMIENTO Y SERVICIOS 2111 – GASM TRANSPORTES 2112 - GAST SEGURIDAD Y CENTRAL DE RADIO 2113 – GASS SEGURIDAD E HIGIENE DEL TRABAJO SEGUROS 2114 – GASH 2115- GASE ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del departamento y de las unidades que lo conforman; b) Elaborar el plan anual de actividades del departamento de Servicios Generales, en coordinación con las unidades relacionadas a sus funciones; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente Administrativo; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente Administrativo y con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de la función Servicios Generales; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la unidad de Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Servicios Generales, controlando su aplicación; d) Verificar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Servicios Generales; 45 Estructura Orgánica y Funcional e) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área administrativa, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; g) Asistir a la Gerencia Administrativa en la programación de trabajos de servicios generales que sean solicitados por las diferentes dependencias de la Empresa; h) Supervisar y vigilar el cumplimiento de las actividades de servicios generales, de seguridad física, higiene del trabajo, de mantenimiento de las instalaciones y seguros, de la Empresa; i) Verificar el cumplimiento de los contratos suscritos por el departamento para la prestación de los servicios generales requeridos, y que son de su competencia; j) Vigilar el control, uso y funcionamiento del parque automotor; k) Comprobar el cumplimiento de la aplicación del Reglamento de Movilización para el Uso de Vehículos, Maquinarias y Equipo Pesado; y, del Reglamento General de Bienes del Sector Público, a fin de precautelar su uso, destino y sitios de parqueamiento, luego de finalizar la jornada de trabajo; l) Controlar el uso y destino adecuado de los vehículos de la Empresa; y mantener un control estadístico individual por vehículo, del consumo de repuestos, combustible, lubricantes y de los siniestros ocurridos en cada uno de ellos; m) Supervisar y vigilar el cumplimiento de las actividades de servicio de guardianía y de mantenimiento de las instalaciones de la Empresa; n) Preparar y tramitar las bases en coordinación con Dirección Jurídica y la función Técnica, para la contratación de pólizas de seguros de activos fijos, personal de la Empresa, cauciones, rotura de maquinaria, responsabilidad civil, robo y asalto, riesgos especiales, vehículos, equipo electrónico, incendio, transporte de dinero, accidentes personales, riesgos especiales y transporte de importaciones; o) Realizar un reconocimiento, avalúo comercial y evaluación de todos los bienes asegurables, tanto materiales de daño emergente, lucro cesante y personales; p) Elaborar los proyectos de seguridad antirrobo e incendio a ser instalados en el predio asegurable; q) Identificar con el personal del área correspondiente la máxima pérdida probable de mercado y la pérdida catastrófica en un predio asegurable; r) Identificar con el personal del área correspondiente los principales peligros y amenazas a que está expuesto el interés asegurable y recomendar las coberturas adecuadas para proteger debidamente el riesgo; 46 Estructura Orgánica y Funcional s) Realizar el debido análisis de eventos incidentales o accidentales que se presentan y establecer si gozan del amparo del seguro; t) Realizar estudios respecto de siniestros negados por la aseguradora, o los no amparados para la adopción de medidas correctivas; u) Investigar las causas de todos los siniestros importantes; v) Tramitar ante la aseguradora el pago por los siniestros que se presentan, estableciendo una política de comités de una manera periódica; w) Establecer un calendario de reinspecciones al predio y su contenido, ya sea para constatar si se han cumplido recomendaciones anteriores o para ratificar el estado de riesgo; x) Establecer las mejores alternativas económicas y de coberturas para los seguros del personal que labora en la Empresa y determinar la suma asegurable del conjunto; y) Definir la modalidad de los valores asegurables, el valor de reposición o el valor real comercial; z) Incorporar a las coberturas los activos que se adquieran y el personal que ingrese a la Empresa; aa) Mantener una política fija de revalorización de activos y sumas aseguradas a fin de evitar infraseguros; bb) Participar en la elaboración de proformas en lo que respecta a seguridad externa, industrial y mantenimiento; cc) Coordinar con la función Contabilidad en la actualización y mantenimiento de la base de datos en lo que respecta a los costos de activos fijos, maquinaria y equipos; dd) Administrar las pólizas de seguros en coordinación con la empresa asesora de seguros; ee) Controlar, monitorear y manejar los siniestros que se presenten en la vigencia de los programas de seguros de la EMAAP-Q., así como también todos los trámites que sean necesarios para el buen manejo del programa; ff) Autenticar los planes y programas de seguridad e higiene del trabajo; gg) Autenticar los planes de contingencia elaborados por la unidad seguridad e higiene del trabajo; hh) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Servicios Generales, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de servicios generales que, garanticen una eficiente gestión administrativa y de recursos humanos; 47 Estructura Orgánica y Funcional ii) Coordinar con la función Capacitación la organización de conferencias sobre seguridad y los amparos de las principales coberturas de seguros contratados; jj) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Servicios Generales, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, kk)Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente de Administrativo. 2111 – GASM MANTENIMIENTO Y SERVICIOS FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Mantenimiento y Servicios; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Mantenimiento y Servicios; d) Coordinar las actividades relacionadas con el traslado y mantenimiento de los bienes muebles propiedad de la Empresa; e) Coordinar, supervisar y hacer el seguimiento de los trabajos de mantenimiento del edificio matriz y de todos los inmuebles de la Empresa, sean éstos por contrato o por administración directa; f) Supervisar e inspeccionar los trabajos ejecutados por contratistas, en el ámbito de su actividad; g) Revisar y controlar el cumplimiento de los contratos y de las planillas telefónicas, de energía eléctrica y de radiofrecuencias de la Empresa, para optimizar éstos servicios; h) Velar por la seguridad, buen uso, conservación, mantenimiento y reparación de muebles y máquinas de oficina; i) Controlar el desempeño del personal de aseo y limpieza y guardias privados asignados a las diferentes dependencias de la Empresa; j) Revisar, controlar y tramitar el pago de planillas por servicios que la Empresa recibe de otras instituciones estatales o privadas y reportar las novedades, con el objeto de optimizar éstos servicios; k) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Mantenimiento y Servicios, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, 48 Estructura Orgánica y Funcional l) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Servicios Generales 2112 – GAST TRANSPORTES FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Transportes; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Transportes; d) Velar por la seguridad, buen uso, conservación, mantenimiento y reparación de los vehículos; e) Planificar y establecer un sistema de control, identificación, ubicación y usos de los vehículos, maquinaria y equipo pesado de la Empresa; f) Vigilar y controlar el uso y consumo de combustibles e implementar sistemas actualizados de control; g) Controlar el desempeño del personal de choferes y operadores de equipos asignados a las diferentes dependencias de la Empresa; h) Establecer los mecanismos adecuados para realizar el mantenimiento preventivo de los vehículos, maquinaria, equipo pesado y otros medios de transporte de la Empresa, que propendan a incrementar su vida útil; i) Verificar que el personal responsable del manejo de los medios de transporte, maquinaria, equipo pesado; del uso y mantenimiento adecuado a los mismos; j) Mantener registros y estadísticas actualizados de vehículos disponibles y costos de mantenimiento; k) Cumplir y hacer cumplir el reglamento de movilización de la Empresa; l) Mantener registros actualizados y adecuados de la plantilla de conductores, accidentes ocurridos y adquisiciones de vehículos, maquinaria y equipo pesado; 49 Estructura Orgánica y Funcional m) Coordinar con las dependencias pertinentes en la determinación de requerimientos para la adquisición de vehículos y emitir los informes correspondientes para rematar o dar de baja aquellos que por sus condiciones o necesidades de trabajo así lo precisan; n) Controlar el abastecimiento de combustibles en las gasolineras particulares de acuerdo con los cupos y disposiciones determinadas por la función Administrativa y de Recursos Humanos; o) Efectuar el control y registro periódico del kilometraje de cada vehículo para establecer parámetros comparativos de rendimiento por recorrido, uso y destino de cada automotor; p) Tramitar oportunamente la matriculación del parque automotor; q) Verificar, controlar e informar a la función de Servicios Generales sobre la circulación de todos los vehículos durante los sábados, domingos y feriados de acuerdo a los permisos preestablecidos; r) Informar al departamento de Servicios Generales acerca de: - Reparaciones mayores de vehículos, maquinaria y equipo pesado que requiera su autorización; y, - El uso indebido del (de los) vehículo (s) de la Empresa para que se sancione a los responsables. s) Tramitar la contratación y controlar mensualmente el servicio de transporte para el personal que labora en la Empresa; t) Controlar y registrar electrónicamente los vales emitidos manualmente para consumo de combustibles del parque automotor, maquinaria y equipo pesado; u) Contratar y controlar los vehículos arrendados a terceros, tanto en el abastecimiento de combustibles en las gasolineras particulares, como el uso de los mismos; v) Verificar la calidad y cantidad del combustible utilizado por el parque automotor, maquinaria y equipo pesado; w) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Transportes, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, x) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Servicios Generales. 50 Estructura Orgánica y Funcional 2113 – GASS SEGURIDAD Y CENTRAL DE RADIO FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los contratos de concesión de radiofrecuencias, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Seguridad y Central de Radio; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Controlar el buen funcionamiento de todos los equipos existentes en la Empresa, tales como repetidoras, radios base y móviles; d) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, contratos y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Seguridad y Central de Radio; e) Elaborar en coordinación con Desarrollo Organizacional los instructivos internos de seguridad para las dependencias y realizar el seguimiento de aplicación y supervisar su cumplimiento; f) Coordinar con el supervisor de mantenimiento preventivo y correctivo de todas las antenas repetidoras; g) Asesorar al personal de la Empresa acerca de los procedimientos y acciones para evitar robos, hurtos, asaltos, atentados y sabotajes; h) Asesorar sobre almacenamiento y manejo de información reservada de stocks de productos químicos, combustibles y explosivos; i) Asesorar sobre archivo y custodia de documentos clasificados; j) Preparar proyectos para completar los sistemas de seguridad electrónico integrado, en todas las instalaciones y plantas de tratamiento de la Empresa; k) Controlar, manejar y monitorear el sistema de circuito cerrado de TV, alarmas, detectores de humo, luces, puertas del edificio matriz y sucursales; l) Coordinar con las funciones Seguridad y Central de Radio, e Higiene del Trabajo las evacuaciones por atentados, incendios y desastres naturales; m) Supervisar el uso adecuado del sistema de radio por parte de los usuarios; 51 Estructura Orgánica y Funcional n) Coordinar y administrar con las empresas de seguridad contratadas, la supervisión del trabajo de los guardias privados, en cada puesto de servicio, de acuerdo con los contratos celebrados; o) Actualizar permanentemente en coordinación con Desarrollo Organizacional las normas de seguridad para contrarrestar la aparición de nuevos métodos delictivos; p) Asesorar al personal de recaudación sobre el manejo de valores y el procedimiento a observar en casos de substracción o robo; q) Preparar las bases, recomendaciones y medidas correctivas para la contratación de compañías de seguridad; r) Coordinar con la función Transportes, el buen uso de los salvo conductos; s) Coordinar con la función Gestión de Personal, el control de asistencia y ausentismo del personal que labora en el edificio matriz; t) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Seguridad y Central de Radio, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, u) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de seguridad y central de radio y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Servicios Generales. 2114 – GASH SEGURIDAD E HIGIENE DEL TRABAJO FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Seguridad e Higiene del Trabajo; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Seguridad e Higiene del Trabajo; d) Elaborar y actualizar los planes de contingencias en coordinación con la unidad Seguridad Física, así como la elaboración del programa anual de Seguridad e Higiene del Trabajo en coordinación con todas las dependencias de la Empresa; e) Detectar, evaluar y controlar los factores de riesgo en el trabajo; f) Participar, recomendar y vigilar el cumplimiento de lo estipulado en el contrato colectivo vigente, leyes y reglamentos, en el ámbito de su competencia; g) Programar y ejecutar el control de pérdidas por accidentes y/o incidentes de trabajo; 52 Estructura Orgánica y Funcional h) Determinar las especificaciones y los requerimientos técnicos de la ropa de trabajo y del equipo de protección individual (EPI), así como también las especificaciones técnicas del equipo de protección colectiva (EPC) para los grupos ocupacionales; i) Elaborar estadísticas de accidentes, incidentes y enfermedades profesionales y notificar a la División de Riesgos del Trabajo del IESS; j) Coordinar con instituciones públicas y/o privadas las acciones de seguridad e higiene del Trabajo; k) Coordinar con la Comisión Interna de Prevención de Accidentes –CIPA-; y, el cumplimiento por parte de los trabajadores de las normas, reglamentos y disposiciones internas y externas; l) Organizar actividades de capacitación en seguridad e higiene del trabajo; m) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Seguridad e Higiene del Trabajo contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, n) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de la Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Servicios Generales. 2115 - GASE SEGUROS FUNCIONES ESPECIFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad de Seguros; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, contratos de seguros, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad de Seguros; d) Preparar y tramitar las bases en coordinación con la Dirección Jurídica, para la contratación de Pólizas de Seguros que amparen al personal, bienes e instalaciones de la EMAAP-Q, en: RAMOS GENERALES : 1. Todo riesgo: Incendio Rotura de maquinaria Asalto y Robo y/o Hurto Equipo y Maquinaria Pesada Fidelidad Blanket 2. Responsabilidad Civil 3. Equipo Electrónico 4. Lucro Cesante por Todo Riesgo 5. Transporte Importaciones 53 Estructura Orgánica y Funcional 6. Transporte Interno 7. Accidentes Personales 8. Transporte y Permanencia de dinero y valores 9. Vehículos Todo Riesgo VIDA: Vida y Asistencia Médica e) Realizar una inspección de riesgo y evaluación de todos los bienes asegurables, tanto materiales lucro cesante y personales; f) Solicitar a cada unidad responsable los valores a asegurarse de cada bien de la Empresa; g) Coordinar con las Unidades de Seguridad y Central de Radio, Seguridad e Higiene del Trabajo, la elaboración de proyectos de seguridad antirrobo e incendio, planes de contingencia, simulacros de evacuación a ser instalados en los predios asegurados; h) Identificar con el personal del área correspondiente los principales riesgos, peligros y amenazas a que esta expuesto el interés asegurable y recomendar las coberturas adecuadas para proteger debidamente el riesgo; i) Identificar con el personal de área correspondiente y en coordinación con la Unidad de Seguridad e higiene del Trabajo los principales riesgos, peligros y amenazas a que esta expuesto el personal de la EMAAP-Q y recomendar las coberturas adecuadas para protegerlos adecuadamente (Accidentes Personales); j) Realizar el debido análisis y configuración de eventos incidentales o accidentales que se presentan y establecer si goza del amparo del seguro; k) Realizar estudios respecto de siniestros negados por la aseguradora, o los no amparados para la adopción de medidas correctivas; l) Investigar las causas y efectos de todos los siniestros importantes; m) Tramitar ante la aseguradora, a través del Corredor de Seguros, el pago de los siniestros que se presenten, estableciendo una política de comités de una manera periódica; n) Establecer un calendario de reinspecciones al predio y su contenido, ya sea para constatar si se han cumplido recomendaciones anteriores o para verificar el estado de riesgo; o) Establecer las mejores alternativas económicas y de coberturas para los seguros del personal que labora en la Empresa y determinar la suma asegurable del conjunto; p) Incorporar a las diferentes pólizas de seguros los activos que se adquieran y el personal que ingrese a la empresa; q) Coordinar con el departamento de Contabilidad la actualización y mantenimiento de la base de datos en lo que respecta a los costos de activos fijos, maquinaria y equipos; r) Administrar las pólizas de seguros en coordinación con la empresa asesora de seguros; y, 54 Estructura Orgánica y Funcional s) Controlar, monitorear y manejar los siniestros que se presente en la vigencia de los programas de seguros de la EMAAP-Q, así como también todos los trámites que sean necesarios para el buen manejo del programa. t) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Seguros, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, t) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Servicios Generales. 2120 - GAA DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTOS ESTRUCTURA ORGÁNICA ABASTECIMIENTOS ADQUISICIONES 2121 – GAAA ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS BODEGAS 2122 – GAAB 2123 - GAAC ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento y de las unidades que lo conforman; b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Abastecimientos, en coordinación con las unidades relacionadas a sus funciones; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente Administrativo y de Recursos Humanos; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente Administrativo y de Recursos Humanos y con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de la función Abastecimientos; 55 Estructura Orgánica y Funcional b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la unidad de Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Abastecimientos, controlando su aplicación; d) Verificar el cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Abastecimientos; e) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área Administrativa, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; g) Consolidar el plan anual de abastecimientos y supervisar la elaboración, ejecución y evaluación del mismo, en coordinación con las demás unidades; h) Administrar el proceso de adquisiciones no sujeto a los procedimientos comunes previstos en la Ley de Contratación Pública, y en la Ley de Consultoría, de acuerdo con las políticas y normatividad vigente y proponer los cambios necesarios para su actualización; i) Supervisar los procesos de compra local y de importaciones; j) Administrar el proceso para el manejo, control y constatación física de los bienes de la Empresa k) Participar en la comisión de calificación de proveedores de bienes y servicios de la Empresa, en coordinación con las gerencias de área; l) Mantener actualizado el registro único de proveedores de bienes y servicios de la Empresa, de acuerdo con la normativa vigente; m) Establecer los criterios para la clasificación de materiales y los procedimientos que sirvan de base para la gestión de stocks de los diversos productos; n) Supervisar la administración de bodegas de materiales, suministros e inventarios; o) Coordinar y/o supervisar con las distintas unidades las actividades de: abastecimiento, stock de bodega, adquisiciones, bodegas e importaciones relacionadas, así como también con instituciones proveedoras de servicios; p) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Abastecimientos, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas para el mejoramiento de las técnicas de abastecimientos, que garanticen una eficiente gestión administrativa y de recursos humanos; 56 Estructura Orgánica y Funcional q) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Abastecimientos, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, r) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente de Administrativo. 2121 – GAAA ADQUISICIONES FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Adquisiciones; b) Participar en el proceso de elaboración del plan anual de la función Abastecimientos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Cumplir las leyes, reglamentos, instructivos y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Adquisiciones; d) Realizar las adquisiciones con base en el Programa Anual del departamento de Abastecimientos y con sujeción a las normas técnicas, de calidad y marco legal vigente de la Empresa; e) Ejecutar y controlar el proceso de adquisiciones de cada producto que requiera la Empresa; f) Coordinar con las diferentes unidades de la Empresa las especificaciones y condiciones de los materiales requeridos; g) Mantener un registro y archivo general de todos los procesos de importación y exportación temporal, para conocimiento del nivel gerencial y de información reglamentaria al SRI; h) Gestionar ante las diferentes instituciones gubernamentales las autorizaciones previas que requiere una importación o el régimen de exportación temporal; i) Coordinar con la función Financiera y con el Banco Central la apertura de cartas de crédito; j) Realizar los procesos de importación de equipos y materiales que requiera la Empresa para el desarrollo de sus actividades, de acuerdo con las leyes y regulaciones de comercio internacional k) Asesorar a las gerencias de área y demás unidades que lo requieran, sobre asuntos de comercio internacional y tributario aduanero; 57 Estructura Orgánica y Funcional l) Coordinar con las compañías de seguros, verificadoras y agentes afianzados de aduanas, el seguro de transporte internacional, la verificación en el país de origen y la nacionalización de los bienes importados, de acuerdo con la Ley Orgánica de Aduanas y el régimen legal aduanero; m) Mantener un registro actualizado de precios unitarios de los productos que adquiere la Empresa; n) Mantener un registro estadístico de las adquisiciones que sirva de base para la toma de decisiones al nivel gerencial; o) Ingresar las adquisiciones al módulo de contabilidad general; p) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Adquisiciones, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, q) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Abastecimientos. 2122 – GAA B0DEGAS FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Bodegas; b) Participar en el proceso de elaboración del plan anual de abastecimientos; c) Establecer y controlar los stocks máximos y mínimos, por producto; d) Establecer la clasificación de los diferentes materiales con base en criterios técnicos, de utilidad y funcionamiento; e) Generar las requisiciones necesarias, de acuerdo con el plan anual de abastecimientos, que garanticen su provisión oportuna a las diferentes unidades de la Empresa y que aseguren su operación normal; f) Realizar la recepción física de los bienes y materiales adquiridos, y verificar conjuntamente con el delegado o comisión técnica respectivos, la cantidad, la calidad, la propiedad y conformidad de los bienes recibidos con las condiciones y especificaciones técnicas contractuales y, legalizar las actas de entrega recepción; g) Administrar, custodiar y conservar en forma adecuada los inventarios físicos de las bodegas; h) Despachar los materiales a las diferentes dependencias de la Empresa; i) Participar en la toma física de inventarios; 58 Estructura Orgánica y Funcional j) Determinar con base en criterios técnicos, de utilidad y funcionamiento, los materiales obsoletos que deben someterse al trámite de baja; k) Coordinar las entregas y devoluciones de materiales en obras que se realizan por administración directa; l) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Bodegas, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, m) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Abastecimientos. 2123 – GAAC ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Administración de activos; b) Participar en el proceso de elaboración del plan anual de la función Abastecimientos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Cumplir las leyes, reglamentos, instructivos y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Administración de activos; d) Mantener el control sobre el traslado interno de los bienes de una unidad a otra; e) Elaborar un catastro de los bienes inmuebles, así como fichas individuales de la propiedad donde consten: ubicación, planos, avalúos, fotografías, etc; f) Realizar constataciones físicas periódicas g) Intervenir en la recepción de los activos fijos adquiridos y verificar la veracidad de los contratos efectuados; h) Efectuar la recepción, almacenamiento temporal, control de los bienes muebles e institucionales; i) Mantener el control sobre el traslado interno de los bienes de una unidad a otra; j) Elaborar un catastro de los bienes inmuebles, así como fichas individuales de la propiedad donde consten: ubicación, planos, avalúos, fotografías, etc; k) Realizar constataciones físicas periódicas; 59 Estructura Orgánica y Funcional l) Mantener, para fines de control interno los bienes que no reúnan las condiciones para contabilizarlos como activos fijos, pero que tengan duración superior a un año, y un archivo que permita la fácil identificación de los mismos y de los responsables; m) Preparar informes relativos al control físico de los activos fijos; n) Realizar y mantener actualizadas las estadísticas de activos fijos; o) Mantener un control individualizado de los activos fijos por categorías y centros de costo; p) Codificar los bienes adquiridos por la Empresa y verificar las especificaciones técnicas y la calidad de los mismos; q) Entregar los bienes a los custodios finales mediante actas debidamente legalizadas; r) Registrar la fecha de adquisición o activación del bien, su valor inicial, vida útil estimada, porcentaje anual de depreciación, sus mejoras o siniestros; s) Asesorar a la Gerencia Administrativa en la contratación de seguros de los activos fijos de la empresa; t) Entregar los certificados de preexistencia de los bienes de la empresa, a los custodios de los bienes para fines de reclamos que se presentaren a las compañías aseguradoras; u) Preparar el cuadro resumen sobre la existencia de activos fijos y su variación; v) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Bodegas, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, w) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Abastecimientos. 2130 - GAR DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS ESTRUCTURA ORGÁNICA RECURSOS HUMANOS SELECCIÓN Y CONTRATACION ESCALAFÓN NÓMINA CAPACITACIÓN SERVICIOS ASISTENCIALES 2131 – GARS 2132 - GARE 2133 – GARN 2134- GARC 2135-GARS ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES 60 Estructura Orgánica y Funcional a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento y de las unidades que lo conforman; b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Recursos Humanos, en coordinación con las unidades relacionadas a sus funciones; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente Administrativo; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente Administrativo y con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con las actividades de la función Recursos Humanos; b) Intervenir y participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la unidad de Desarrollo Organizacional, en la elaboración de instructivos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Recursos Humanos, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Recursos Humanos; e) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área Administrativa, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; g) Supervisar la elaboración, ejecución, seguimiento y evaluación de los planes y programas de selección y contratación, escalafón, nómina, Capacitación y Servicios Asistenciales; h) Participar y tramitar a través de la función Jurídico – Legal, las acciones pertinentes en lo relacionado con la administración de recursos humanos de acuerdo con lo establecido en las leyes correspondientes y los derivados de la preparación, negociación y ejecución del contrato Colectivo; i) Administrar los expedientes de personal; 61 Estructura Orgánica y Funcional j) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Recursos Humanos, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas gestión de personal, que garanticen una eficiente gestión administrativa y de recursos humanos; k) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Recursos Humanos, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, l) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la Unidad Capacitación, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de desarrollo de personal, que garanticen una eficiente gestión de recursos humanos; m) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a estas funciones, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, n) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente Administrativo. 2131 – GARS SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Selección y Contratación; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Selección y Contratación; d) Programar y supervisar el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de ingreso de personal a la Empresa y su contratación; e) Definir los perfiles psicológicos de los posibles candidatos, en coordinación con las gerencias de área; f) Administrar el subsistema de contratos de personal de la Empresa y elaborar los proyectos de contratos en sus diferentes modalidades en coordinación con Dirección Jurídica; g) Coordinar la contratación de servicios de personal a través de empresas proveedoras de personal temporario; h) Analizar y efectuar el trámite reglamentario sobre cambios y traslados administrativos de personal, de acuerdo con la normatividad vigente; 62 Estructura Orgánica y Funcional i) Establecer los requisitos mínimos, funciones, ponderación de factores de selección para elaborar la convocatoria; j) Ejecutar el proceso de selección interno y externo del personal; k) Elaborar informes de los elegibles, en coordinación con el correspondiente Gerente de Área; l) Mantener un banco de datos sobre posibles candidatos; m) Programar y ejecutar el sistema de inducción del nuevo personal de la Empresa y realizar el seguimiento para evaluar el grado de adaptación laboral y del nivel de productividad de la persona seleccionada y/o contratada; n) Preparar informes estadísticos de procesos selectivos e ingresos; o) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la selección y Contratación contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; p) Mantener el seguimiento y control de los contratos para elaborar notificaciones de término de los mismos; y, q) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad, y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Recursos Humanos. 2132 - GARE ESCALAFÓN FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Escalafón; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Escalafón; d) Programar, y supervisar el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de clasificación, valoración de puestos, evaluación del desempeño, remuneraciones e incentivos; e) Analizar, revisar y proponer el Sistema Escalafonario, tanto del personal amparado por la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa como por el Código Laboral; f) Elaborar, ejecutar y proponer el programa de incentivos no económicos; g) Realizar estudios de remuneraciones y análisis del escalafón; h) Realizar auditorías de trabajo, y análisis de funciones e informes; 63 Estructura Orgánica y Funcional i) Programar, organizar, coordinar y ejecutar la evaluación anual del desempeño a todo el personal de la Empresa; j) Ejecutar los análisis de funciones para recategorizar, y recomendar su implementación; k) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Escalafón contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, l) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad, y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Recursos Humanos. 2133 – GARN NÓMINA FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de Procedimientos, en que basa su gestión la unidad Nómina; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Nómina; d) Ejecutar la nómina y elaborar los roles de pago quincenal del personal; e) Coordinar la provisión de información sobre ingresos y descuentos que se aplican al cálculo de las remuneraciones; f) Ejecutar proyecciones de la nómina en porcentajes a fin de tomar decisiones en los incrementos de remuneración tanto para el personal a nombramiento como para el sujeto al Contrato Colectivo; g) Mantener actualizado el distributivo de personal de la Empresa; h) Elaborar los cuadros estadísticos y por concepto de remuneraciones; i) Ejecutar los procesos de liquidación de horas suplementarias y extraordinarias, viáticos, pensión patronal y descuentos por fallos judiciales y demás beneficios de la contratación colectiva; j) Ejecutar los programas de concesión de anticipos de acuerdo con los reglamentos e instructivos vigentes; k) Ingresar al sistema contable los anticipos otorgados al personal, así como los descuentos y los reintegros; l) Emitir certificados solicitados por los empleados y trabajadores; 64 Estructura Orgánica y Funcional m) Mantener actualizados los respaldos que se generan por los procesos de nómina; n) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Nómina contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, o) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad, y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Recursos Humanos. 2134 – GARC CAPACITACIÓN FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Capacitación; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Capacitación; d) Detectar las necesidades de capacitación del personal; e) Elaborar, ejecutar y evaluar el plan y los programas anuales y actividades de capacitación; f) Mantener actualizado el sub-sistema de capacitación; g) Desarrollar actividades que ayuden a incrementar las capacidades y destrezas del recurso humano; h) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Capacitación contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, i) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad, y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Recursos Humanos. 2135– GARS SERVICIOS ASISTENCIALES FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Servicios Asistenciales; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de Control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; 65 Estructura Orgánica y Funcional c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Servicios Asistenciales; d) Elaborar y ejecutar los planes y programas de los servicios médico y odontológico, y trabajo social; e) Elaborar y ejecutar el programa de medicina y odontología preventivo; f) Ofrecer atención médica y odontológica curativa al personal; g) Elaborar y ejecutar planes, programas y proyectos específicos de bienestar social; h) Participar y recomendar acciones tendentes a buscar el bienestar de los trabajadores; i) Atender problemas que afectan al bienestar laboral o familiar de los empleados y trabajadores; j) Realizar análisis e informes relativos a la situación social de los trabajadores; k) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Servicios Asistenciales contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, l) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad, y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Recursos Humanos. 2200 - GF GERENCIA FINANCIERA ESTRUCTURA ORGÁNICA GERENCIA FINANCIERA CONTABILIDAD ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTARIA 2210 – GFC 2220 – GFP TESORERÍA 2230 - GFT ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Planificar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la Gerencia Financiera y de las dependencias a su cargo; b) Elaborar el plan anual de actividades de la Gerencia Financiera en coordinación con las dependencias a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; 66 Estructura Orgánica y Funcional c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente General; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente General y con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer el marco legal e institucional, y procedimientos en que ha de basar su gestión la función Financiera, a cuyo efecto deberá: - Mantener archivos codificados de leyes, reglamentos, resoluciones y disposiciones del Directorio y de la Gerencia General, que regulan las actividades financieras; - Difundir entre las unidades administrativas involucradas en la función Financiera; leyes, reglamentos, normas, procedimientos y disposiciones relacionadas con su función; - Elaborar y proponer, en colaboración con la unidad de Desarrollo Organizacional, cambios y modificaciones a los reglamentos, que regulan las actividades de la función Financiera, acoplándolos a los cambios del entorno; y, - Coordinar con la función Jurídico-Legal, la precisión en la aplicación de leyes y reglamentos que impidan tergiversaciones e interpretaciones extensivas por parte de los funcionarios del área Financiera; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas conjuntamente con las otras funciones de la Empresa; c) Manejar y coordinar con las unidades pertinentes las relaciones con los diferentes organismos internacionales en materia de financiamiento y cooperación técnica; d) Coordinar la colaboración que debe prestar la función Financiera a la función Desarrollo Organizacional, para la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para facilitar la gestión a cargo de la mencionada función; e) Participar en la elaboración y revisión periódica de los instructivos, procedimientos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área Financiera, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Controlar las actividades financieras, mediante los métodos y procedimientos implementados por la Organización y los entes de control para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables; g) Proporcionar información financiera y contable que permita el análisis de las operaciones por cada área, tipo de gasto, centro de costos, y proyectos en ejecución, con la finalidad de coadyuvar al proceso de planeación institucional y financiera de la Empresa; h) Procesar información con base en los requerimientos de sus administradores, siempre propendiendo a reflejar los costos y análisis de rentabilidad de los servicios que ofrece la Empresa; 67 Estructura Orgánica y Funcional i) Realizar la supervisión del manejo, control y constatación física de los Bienes de la Empresa j) Formular estados e informes sobre la posición financiera, resultados de las operaciones y flujos de efectivo de la Empresa con el propósito de constituir fuente de información básica para la toma de decisiones de los ejecutivos; k) Analizar los estados financieros de la Empresa a través de un estudio de los índices y tendencias para determinar el cumplimiento de metas y objetivos determinados para un período; l) Formular e implantar esquemas de control financiero sujetos a las disposiciones de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control –LOAFYC-, normas técnicas de control interno; y, reglamentos internos vigentes en la Empresa; m) Comprobar la legalidad y veracidad de los informes financieros y contables, la exactitud de cada uno de los rubros, procedencia de los gastos y supervisar la correcta administración económica de la Empresa; n) Cumplir y hacer cumplir las normas y políticas que sobre la administración financiera de los recursos públicos que ha dictado o dictare la Contraloría General del Estado; o) Administrar la gestión financiera, proponiendo los programas que permitan la provisión de los fondos para cubrir las necesidades de corto y mediano plazo; p) Colaborar en la elaboración del presupuesto institucional anual de la Empresa y sus modificaciones; q) Absolver consultas de carácter financiero a los clientes de la Empresa; r) Legalizar con la firma del tesorero, los cheques girados de las cuentas de la Empresa previo el requerimiento de toda la documentación de soporte del gasto; s) Realizar el seguimiento del cumplimiento de los reglamentos estructurales, funcionales y posicionales en el área de su competencia; t) Evaluar los resultados obtenidos, confrontándolos con las normas y estándares establecidos, obteniendo los índices de gestión en el desarrollo de la función Financiera; u) Manejar los datos a ser procesados, inherentes a la función Financiera, integrados al Sistema de Información Gerencial y al Sistema de Información al Usuario; v) Analizar e indexar causales de orden interno y externo que pudieron incidir en los índices de cumplimiento presentados por la función Financiera, obteniendo los niveles reales de desempeño para la mencionada función, sugiriendo y adoptando medidas correctivas para mejorar el área Financiera; y, w) Realizar las demás actividades asignadas por el Gerente Financiero y por el Gerente General. 68 Estructura Orgánica y Funcional 2210 - GFC DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD ESTRUCTURA ORGÁNICA CONTABILIDAD CONTABILIDAD GENERAL CONTABILIDAD DE COSTOS CONTABILIDAD DE PROYECTOS CONTABILIDAD DE ACTIVOS FIJOS INVENTARIOS 2211 – GFCG 2212 – GFCC 2213 - GFCP 2214 – GFCA 2215 – GFCI ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento, y de las unidades a su cargo; b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Contabilidad en coordinación con las unidades a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente Financiero; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente Financiero; y, con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de Contabilidad; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la función de Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Contabilidad, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y de responsabilidades, dentro de la función Contabilidad; 69 Estructura Orgánica y Funcional e) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área Financiera, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; g) Verificar la veracidad, propiedad y legalidad de los desembolsos, observando el cumplimiento de la LOAFYC, Ley de Contratación Pública, Ley de Consultoría, reglamentos generales o especiales, manuales, instructivos y demás disposiciones administrativas financieras vigentes; h) Ejecutar las actividades relacionadas con la identificación y constatación física de los inventarios de la Empresa, de acuerdo con las normas dictadas por la LOAFYC; i) Mantener un kardex actualizado y adecuado de los inventarios para bodegas y para subbodegas; j) Mantener un control actualizado y adecuado de los ingresos, egresos y bajas de los inventarios; k) Realizar constataciones físicas de los inventarios en forma periódica y/o sorpresiva; l) Coordinar con las diferentes áreas en la ejecución de la constatación física en bodegas una vez al año; m) Participar en la enajenación y baja de inventarios; n) Dar cumplimiento a lo prescrito en el Reglamento General de Bienes del Sector Público; o) Presentar informes periódicos, según módulo de inventarios de: - Del movimiento de inventarios; - De actividades; y, - Los solicitados por el Jefe Contabilidad. p) Suscribir y legalizar los estados financieros y otros informes contables; q) Vigilar el registro oportuno de las transacciones y obligaciones; r) Vigilar que se suministre en forma oportuna y sistemática la información para su procesamiento automático; s) Supervisar el control previo de la documentación relacionada con el pago por importaciones, seguros, adquisición de bienes y servicios, ejecución de obras y para otros egresos; t) Mantener un adecuado y actualizado Plan General de Cuentas; 70 Estructura Orgánica y Funcional u) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Contabilidad, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de contabilidad, que garanticen una eficiente gestión financiera; v) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Contabilidad, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, w) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente Financiero. 2211 - GFCG CONTABILIDAD GENERAL FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Contabilidad General; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Contabilidad General; d) Mantener actualizados los sistemas de contabilidad general de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados, e implantar las políticas, normas y técnicas establecidas; e) Vigilar y verificar que los recursos financieros de la Empresa se administren en forma correcta, eficiente, efectiva y económica para lograr los fines y metas definidas; f) Supervisar el registro e información fundamentada en principios, métodos y procedimientos de orden técnico, contable y financiero que incluye documentos, libros, registros y archivo de las transacciones; g) Controlar el registro de todas las entradas de dinero o valores que se originan por la venta de bienes o servicios durante el período contable; h) Determinar la veracidad de las salidas de fondos o desembolsos incurridos o ejecutados por la Empresa con el fin de verificar el cumplimiento de los niveles de autorización y disposiciones emitidas por los administradores, observando el cumplimiento de la LOAFYC, Ley de Contratación Pública, reglamentos, manuales, instructivos y demás disposiciones administrativas financieras vigentes; 71 Estructura Orgánica y Funcional i) Supervisar el control previo de la documentación relacionada con el pago por importaciones, seguros, adquisición de bienes y servicios; j) Elaborar la liquidación económica de cada egreso que sirve para el registro contable y pago; k) Verificar y conciliar con el sistema de contabilidad los partes diarios de recaudación procesados automáticamente; l) Codificar y revisar el rubro otros ingresos y registrar en el sistema de contabilidad; m) Revisar los reportes emitidos por Informática con los partes diarios de recaudación; n) Conciliar los saldos del sistema comercial con el sistema de contabilidad de las cuentas por cobrar clientes; ñ) Analizar las cuentas. relacionadas: caja recaudadora, anticipo clientes, cartera e ingresos; o) Analizar y controlar los documentos justificativos de los desembolsos efectuados con cajas chicas y fondos rotativos de conformidad con los reglamentos internos vigentes; p) Revisar las cuentas por cobrar y cuentas por pagar, y depurar los saldos contables; q) Codificar, ingresar y aprobar los asientos contables de los registros de gastos de cajas chicas y fondos rotativos, cuentas por pagar por adquisición de bienes o prestación de servicios, ingresos de caja, devoluciones de cartera, cuentas por cobrar, anticipos de sueldo; r) Elaborar liquidaciones mensuales de retenciones del Servicio de Rentas Internas, Contraloría General, Procuraduría General, Secretaría Nacional de Ciencia y Tecnología, colegios de profesionales, Ministerio Público, Consultoría, entre otras; s) Ingresar al sistema de contabilidad la baja de cuentas por cobrar de clientes con la información proporcionada por el sistema comercial; t) Proporcionar información contable requerida por los organismos de control; u) Realizar arqueos y analizar la rotación de los fondos y cajas chicas, de acuerdo a los procedimientos establecidos; u) Instruir a los custodios de fondos de caja chica, rotativos y especiales respecto al cumplimiento de la Ley de Facturación y demás disposiciones del Servicio de Rentas Internas; w) Liquidar fondos especiales, rotativos y cajas chicas que hayan sido previamente aprobados por la autoridad competente; x) Ingresar mensualmente al programa Confrontación de Operaciones Autodeclaradas –COA-, de obligatoria presentación, al Servicio de Rentas Internas, por ser la EMAAP-Q un contribuyente especial; 72 Estructura Orgánica y Funcional y) Procesar los estados de situación financiera, resultados, flujos de efectivo y cambios en el patrimonio; z) Presentar informes periódicos sobre la situación financiera de la Empresa, estados financieros mensuales y consolidados anuales, de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados, normas ecuatorianas de contabilidad y las disposiciones legales vigentes; aa) Revisar periódicamente el plan de cuentas y recomendar la creación de cuentas de mayor y auxiliares, de acuerdo con los cambios de la gestión operativa de la Empresa; bb) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Contabilidad General, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, cc) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Contabilidad. 2212 – GFCC CONTABILIDAD DE COSTOS FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Contabilidad de Costos; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Contabilidad de Costos; d) Realizar el “control previo” de la documentación de soporte para el pago de gastos y servicios; e) Codificar y decodificar los costos generados en los procesos de la operación y mantenimiento de la Empresa; f) Procesar y registrar los pagos de servicios y los gastos, desglosando la asignación a los centros de costos y unidades administrativas; g) Realizar investigación y análisis contable de costos y gastos por unidades administrativas y por productos; h) Determinar y crear centros de responsabilidad o costos; i) Elaborar e implementar sistemas paralelos (extracontables) que permitan costear razonablemente los procesos; 73 Estructura Orgánica y Funcional j) Ingresar y depurar la información contable de costos y gastos que permiten cerrar y generar los estados financieros; k) Preparar y presentar informes mensuales y acumulados para clientes internos: - Costos de producción de aducción y tratamiento; - Costos de horas extras por secciones; - Resumen de ingresos; y, - Resumen de gastos de operación y mantenimiento. l) Entregar información de costos, autorizada por la función Financiera y la jefatura de contabilidad, a clientes externos y organismos de desarrollo; m) Verificar y aprobar los registros de mano de obra cargados por el módulo de gestión de personal; n) Analizar, registrar y ajustar la incidencia de los diferentes conceptos de remuneraciones y sus variaciones relevantes; o) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Contabilidad de Costos, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; p) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Contabilidad. 2213 - GFCP CONTABILIDAD DE PROYECTOS FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Contabilidad de Proyectos; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Contabilidad de Proyectos; d) Mantener actualizada y adecuada la Contabilidad de Proyectos financiados con préstamos otorgados por el BIRF, BID, BEDE y otros organismos nacionales e internacionales dentro del sistema de la Empresa, en forma independiente, aplicando normas técnicas contables que permitan procesar estados financieros por cada proyecto y a la vez integrar a los estados financieros de la Empresa; e) Realizar el control previo de las operaciones que se registran en la contabilidad; 74 Estructura Orgánica y Funcional f) Proporcionar información financiera de los proyectos a usuarios internos y externos, así como también a los organismos que los financian; g) Entregar a los organismos que financian los proyectos, semestralmente toda la información estadística correspondiente a la actividad económica y financiera del proyecto; h) Preparar informes sobre el avance de los proyectos, que correspondan a un sistema de informes de desempeño del costo y del programa. Estos informes contendrán: - La comparación entre el costo presupuestado, costo real del trabajo realizado, saldo por invertir; y, - La comparación del avance contra el presupuesto original y contra el presupuesto revisado; i) Verificar la procedencia contractual y registrar los pagos que debe efectuar la Empresa durante el desarrollo de los proyectos, elaborando las solicitudes de desembolso a los organismos crediticios en los casos pertinentes; j) Llevar los registros contables de los proyectos financiados con préstamos BIRF, BID, BEDE, CAF y otros organismos nacionales e internacionales de acuerdo con las principios y normas de contabilidad, registros que en cualquier momento pueden ser objeto de examen por los organismos que financian los proyectos; k) Llevar la contabilidad de cada proyecto independientemente de las cuentas de la Empresa, aplicando normas técnicas contables que permitan procesar estados financieros por cada proyecto y a la vez se consoliden con los estados financieros generales de la Empresa; l) Generar y presentar oportunamente los siguientes estados financieros por cada proyecto: - Balance de comprobación; - Balance general; - Estado de efectivo recibido y desembolsos; - Estado de inversiones; y, - Notas aclaratorias a los estados financieros. m) Realizar la conciliación contable de los proyectos con la contabilidad de la Empresa; n) Verificar la procedencia contractual y registrar los pagos que debe efectuar la Empresa durante el desarrollo de los proyectos, elaborando las solicitudes de desembolso a los organismos crediticios en los casos pertinentes; o) Mantener el archivo adecuado y actualizado con toda la documentación de soporte de las operaciones financieras; p) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Contabilidad de Proyectos, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, 75 Estructura Orgánica y Funcional q) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Contabilidad. 2214 - GFCA CONTABILIDAD DE ACTIVOS FIJOS FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Contabilidad de Activos Fijos; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Contabilidad de Activos Fijos; d) Asesorar a la Gerencia Financiera en coordinación con la unidad de Administración de Activos, para su participación en la contratación de los seguros de activos fijos de la Empresa; e) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Contabilidad de Activos Fijos; f) Preparar informes relativos al control financiero de los activos fijos; g) Realizar por las bajas realizadas por enajenación, comodato o siniestro el correspondiente asiento contable en el módulo de contabilidad general; h) Realizar el registro contable relativo a la utilidad o pérdida en venta respecto de los activos fijos en el módulo de contabilidad general; i) Registrar el asiento contable correspondiente a los cargos por depreciación en el módulo de contabilidad general; j) Realizar el registro contable de compras, construcciones en proceso y las adquisiciones de activos fijos en general; k) Realizar el registro contable relativo a la utilidad o pérdida de los procesos de enajenación, venta o baja de activos fijos; l) Realizar el asiento contable correspondiente a los cargos por depreciación de activos fijos; m) Mantener actualizado, adecuado e individualizado el control financiero de Activos Fijos por categorías, centros de costos y sistemas hídricos. n) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control contable, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; 76 Estructura Orgánica y Funcional o) Registrar mediante el módulo de activos fijos, la información financiera y contable complementarias de los movimientos de altas por compras de activos fijos. p) Coordinar semanalmente la entrega de copias al Departamento de Contabilidad de los documentos (debidamente legalizados y firmados) que soportan el movimiento de los activos fijos en el módulo de inventarios; y, la información para el registro en el módulo de activos fijos. q) Realizar el asiento contable correspondiente a los cargos por depreciación de activos fijos r) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Activos Fijos, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, s) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Contabilidad. 2215 - GFCI INVENTARIOS FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Inventarios; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Inventarios; d) Ejecutar las actividades relacionadas con la identificación y constatación física de los inventarios de la Empresa, de acuerdo con las normas dictadas por la LOAFYC; e) Mantener un kardex adecuado y actualizado de los inventarios para bodegas y para sub bodegas; f) Mantener un control adecuado y actualizado de los ingresos, egresos y bajas de los inventarios; g) Realizar constataciones físicas de los inventarios en forma periódica y/o sorpresiva; h) Participar en la enajenación y baja de inventarios; i) Dar cumplimiento a lo prescrito en el Reglamento General de Bienes del Sector Público; j) Presentar informes periódicos, según módulo de inventarios de: - Del movimiento de inventarios; 77 Estructura Orgánica y Funcional - De actividades; y, - Los solicitados por el Jefe Contabilidad; k) Efectuar la recepción, almacenamiento temporal, control de los bienes muebles e institucionales; l) Mantener el control sobre el traslado interno de los bienes de una unidad a otra; m) Elaborar un catastro de los bienes inmuebles, así como fichas individuales de la propiedad donde consten: ubicación, planos, avalúos, fotografías, etc.; n) Mantener, para fines de control interno los bienes que no reúnan las condiciones para contabilizarlos como inventarios, pero que tengan duración superior a un año, y un archivo que permita la fácil identificación de los mismos y de los responsables; o) Mantener un control individualizado de los inventarios por categorías y centros de costo; p) Codificar los bienes adquiridos por la Empresa y verificar las especificaciones técnicas y la calidad de los mismos; q) Entregar los bienes a los custodios finales mediante actas debidamente legalizadas; r) Registrar en el modulo de inventarios, la fecha de adquisición o activación del bien, su valor inicial, vida útil estimada, porcentaje anual de depreciación, sus mejoras o siniestros; s) Realizar el cálculo correspondiente de los activos y el asiento contable correspondiente; t) Coordinar con la función Tesorería y controlar la contratación de seguros de los inventarios; u) Registrar en el módulo de inventarios las bajas realizadas por enajenación, comodato o siniestro y a su vez el correspondiente asiento contable en el módulo de contabilidad general; v) Realizar el registro contable de compras, construcciones en proceso, altas en el correspondiente asiento contable en el módulo de contabilidad general; w) Registrar el asiento contable correspondiente a los cargos por depreciación en el módulo de contabilidad general; x) Preparar el cuadro resumen sobre la existencia de inventarios y su variación; y) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Inventarios, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, z) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Contabilidad. 78 Estructura Orgánica y Funcional 2220 - GFP DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTARIA ESTRUCTURA ORGÁNICA ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTARIA PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA 2221 – GFPP EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 2222 – GFPE EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA 2223 - GFPV ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento y de las unidades a cargo; b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Administración Presupuestaria en coordinación con las unidades a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente Financiero; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente Financiero; y, con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de Administración Presupuestaria; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la unidad de Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Administración Presupuestaria, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Administración Presupuestaria; 79 Estructura Orgánica y Funcional e) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área Financiera, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; g) Coordinar con las funciones ejecutivas, la formulación del plan financiero anual, al que se incorporará el presupuesto anual de la Empresa, formalizando su presentación; h) Establecer el diagnóstico estructural anual del departamento a fin de analizar sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, y replantear su estructura frente a su participación en el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales; i) Desarrollar, implantar y administrar una metodología integral de control presupuestario; j) Controlar el proceso de programación presupuestaria para la obtención de las proformas anuales; k) Alcanzar y mantener un sistema presupuestario adecuado que satisfaga las necesidades de la Empresa; l) Efectuar las proyecciones de los estados financieros de la Empresa; m) Analizar la administración de los recursos financieros en la Empresa, proponiendo las adecuaciones requeridas; n) Evaluar la disponibilidad y uso de los recursos económicos de la Empresa y establecer las normas correctivas a las eventuales desviaciones presupuestarias; o) Analizar y recomendar las fuentes y condiciones de endeudamiento más convenientes; p) Coordinar con las funciones ejecutivas, la formulación del presupuesto operativo anual de la Empresa formalizando su presentación, considerando los presupuestos de ingresos, gastos, inversiones y endeudamiento; q) Analizar e informar las desviaciones del presupuesto operativo anual de la Empresa; r) Asesorar a las unidades de la Empresa, en la evaluación financiera de proyectos y de la situación patrimonial de contratistas; s) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Administración Presupuestaria, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de administración presupuestaria, que garanticen una eficiente gestión financiera; t) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Administración Presupuestaria, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; 80 Estructura Orgánica y Funcional u) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente Financiero. 2221 – GFPP PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Programación; b) Participar en el Proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Programación; d) Colaborar en la elaboración del plan institucional anual de la Empresa y en sus modificaciones; e) Coordinar con las diversas funciones ejecutivas la formulación del: plan operativo, plan de adquisiciones de activos fijos, plan de operación y mantenimiento, plan de ventas de servicios, plan de recursos humanos, para evaluación posterior; f) Recopilar los requerimientos presupuestarios de cada Departamento para su posterior consolidación y presentación al Jefe de Administración Presupuestaria en forma de programas y proyecciones financieras y coordinar con las diversas funciones ejecutivas la formulación provisional del plan financiero anual; g) Emitir fichas y cédulas presupuestarias por cada función de la Empresa, conforme a las líneas autorizadas en el plan financiero anual y mantenerlas actualizadas de acuerdo a reformas aprobadas; h) Realizar el control previo al compromiso de recursos presupuestarios; i) Transferir a la unidad de evaluación de su departamento los principios y supuestos en los que se sustenta el plan financiero anual, a fin de coordinar su seguimiento, control de ejecución, liquidación y evaluación; j) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Programación, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, k) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Administración Presupuestaria. 2222 - GFPE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 81 Estructura Orgánica y Funcional FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Ejecución; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de competencia; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Ejecución; d) Mantener actualizada la base de datos de órdenes de pago procesadas con registros presupuestarios por adquisición de activos y ejecución de obras de inversión; e) Mantener actualizada la base de información del control de proyectos por presupuestos referenciales de obra y contratos adjudicados (contratistas); f) Realizar el control previo al desembolso de recursos presupuestarios; g) Revisar, controlar y autorizar los registros presupuestarios emitidos por esta unidad, relacionados con la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras de inversión; h) Confirmar que el criterio contable sea al momento de asentar la transacción, el mismo del registro presupuestario; en caso de diferencias, ubicarlas y regularizarlas en la unidad en la que se produzcan, a fin de garantizar la homogeneidad de los registros de estas dos funciones; i) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Ejecución, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, j) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Administración Presupuestaria. 2223 - GFPV EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Evaluación; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Evaluación; d) Mantener actualizadas las fichas de evaluación presupuestaria asignadas para su administración; 82 Estructura Orgánica y Funcional e) Colaborar en la elaboración del plan institucional anual de la Empresa; f) Recomendar soluciones técnicas tendentes a superar variaciones económicas que distorsionan los resultados esperados en la operación y administración de la Empresa; g) Consolidar y analizar la ejecución de los programas de inversión financiados con recursos propios y externos, y el cumplimiento de sus cronogramas de avance físico; h) Informar trimestralmente a cada dependencia responsable, del avance presupuestario de los programas a su cargo y requerir las rectificaciones necesarias; i) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Evaluación, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, j) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Sección y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Administración Presupuestaria. 2230 - GFT DEPARTAMENTO DE TESORERÍA ESTRUCTURA ORGÁNICA TESORERÍA CONTROL DE INGRESOS CONTROL DE EGRESOS 2231 - GFTI 2232 – GFTE CONTROL DE GARANTIAS 2233 – GFTG ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento y de las unidades a cargo; b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Tesorería en coordinación con las unidades; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente Financiero; d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente Financiero; y, con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de Tesorería; 83 Estructura Orgánica y Funcional b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la unidad de Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Tesorería, controlando su aplicación; d) Supervisar el control, al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Tesorería; e) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área Financiera, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; g) Recibir y controlar los reportes de los valores que por ingresos como impuestos, derechos, pagos por servicios, contribuciones, participaciones, multas e ingresos no tributarios efectúan los clientes del servicio a la Empresa; h) Legalizar con la firma del Gerente Financiero, los cheques girados de las cuentas de la Empresa, previo el requerimiento de toda la documentación sustentadora del gasto; i) Revisar la documentación de soporte de los documentos de pago, depósitos diarios, cheques legalizados, que permitan mantener un control adecuado de todas las transacciones económicas de la Empresa; j) Tramitar la apertura y controlar las libretas de ahorro de los contratistas de obras con la EMAAP-Q.; k) Realizar los trámites para la entrega de fondos de garantía de los contratistas; l) Elaborar y tramitar certificaciones, depósitos y giros bancarios; m) Enviar oportuna y sistemáticamente a la función Contabilidad la documentación de control contable; n) Preparar reportes de flujo de caja con apertura diaria, semanal, mensual, trimestral y anual para la toma de decisiones; y, presentación de informes a los organismos de control; o) Planificar la ejecución de arqueos de caja a los fondos rotativos, cajas recaudadoras y cajas chicas que asigna la Empresa a diferentes áreas, para el buen funcionamiento de las mismas; p) Elaborar informes diarios y enviar al Gerente General, a la función Financiera, a Administración Presupuestaria y a Contabilidad para su conocimiento y adopción de las medidas adecuadas para la Empresa; 84 Estructura Orgánica y Funcional q) Manejar, controlar, custodiar y ejecutar los valores fiduciarios y garantías rendidas ante la Empresa, por diferentes conceptos, en coordinación con las áreas respectivas; r) Ejercer la función de Juez de Coactivas s) Realizar las transferencias de fondos para los pagos de valores en forma adecuada, y oportuna; t) Proporcionar información de carácter oficial interna y/o externa sobre documentos en custodia y/o garantía, fechas de caducidad, plazos de vigencia, a quien lo solicitare, con el objeto de dar cumplimiento a los compromisos establecidos; u) Efectivizar de manera inmediata los intereses ganados por documentos fiduciarios que tiene la Empresa; v) Realizar las notificaciones de anticipos a contratistas y proveedores, los pagos a contratistas y proveedores de toda la EMAAP-Q., y las transferencias bancarias, para cubrir los cheques girados, contra la cuenta del banco respectivo; w) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Tesorería, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de tesorería, que garanticen una eficiente gestión financiera; x) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Tesorería, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, y) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente Financiero. 2231 - GFTI CONTROL DE INGRESOS FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Control de Ingresos; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Control de Ingresos; d) Cuadrar el parte diario de Ingresos obtenidos a través de las cajas recaudadoras; 85 Estructura Orgánica y Funcional e) Registrar los ingresos y conciliar las cuentas diariamente, de los valores que fueren depositados en la cuenta de los diferentes bancos, instituciones financieras y cooperativas de ahorro y crédito; f) Registrar y controlar la recaudación que se realiza a través de débitos en las cuentas corrientes de los diferentes bancos; g) Recuperar los cheques devueltos por los bancos, para enviarlos al Departamento de Cartera y Cobranzas para que procedan a efectuar los ajustes respectivos en la cuenta de cada cliente; h) Elaborar informes bancarios diarios, de las cuentas que se mantienen en el Banco Central del Ecuador, sean éstos de recursos propios o de préstamos internacionales; i) Elaborar oficios para trámites de transferencias entre cuentas en el Banco Central y demás bancos autorizados; j) Analizar y controlar la información enviada por los bancos sobre las recaudaciones e inversiones efectuadas; k) Verificar diariamente los comprobantes de ingreso y, supervisar la asignación correcta de las cuentas en los registros contables; l) Realizar la conciliación bancaria a través del módulo de conciliación y confrontar los documentos pertinentes; m) Preparar informes respecto de los documentos de garantía, cobertura y riesgos; n) Coordinar con la función Administración Presupuestaria en la elaboración de planes y presupuestos financieros a corto, mediano y largo plazos; o) Elaborar las órdenes de cobro, para que los usuarios depositen en ventanillas, el valor señalado, por los diferentes servicios que la Empresa haya prestado; p) Liquidar los pagos por préstamos internacionales; q) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Control de Ingresos, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, r) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Tesorería. 2232 - GFTE CONTROL DE EGRESOS FUNCIONES ESPECÍFICAS 86 Estructura Orgánica y Funcional a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Control de Egresos; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Control de Egresos; d) Efectuar el control previo de la documentación de soporte de los comprobantes de egreso, que vienen de Contabilidad antes de elaborar el cheque; e) Proceder a través del generador de pagos a emitir los cheques, con sus respectivos comprobantes de retención en la fuente; f) Emitir los cheques de terceros, una vez girado el cheque principal, y cancelar sí procede a las personas naturales o jurídicas beneficiarias; g) Aprobar los pagos, con firmas conjuntas, una vez que se elabora el cheque, para entregar a Pagaduría; h) Conciliar las cuentas corrientes que mantiene la Empresa en los bancos seleccionados; i) Depositar los valores entregados como garantías a la EMAAP-Q., en las libretas de ahorro del banco respectivo; j) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Control de Egresos contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, k) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Tesorería. 2233 - GFTG CONTROL DE GARANTIAS FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Control de Garantías; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Control de Garantías; d) Registrar y codificar el ingreso de garantías, actas endosos, renovaciones y otros documentos de garantías al sistema contable; 87 Estructura Orgánica y Funcional e) Controlar la renovación de garantías y depurar su archivo; f) Enviar copias de las garantías a Contraloría General del Estado de los nuevos contratos, mediante informes y oficios; g) Verificar los valores y las cláusulas de las cartas de garantías convencionales y pólizas de seguro, de los contratos suscritos por la EMAAP-Q.; h) Tramitar las devoluciones de las pólizas de seguros entregadas como garantías, una vez que se hayan liquidado los contratos; i) Ejecutar la devolución de los fondos de garantías, depositados en el Banco correspondiente; j) Efectivizar las garantías vencidas, mediante trámite interno y externo para recuperar los valores a favor de la EMAAP-Q; k) Controlar los pagos que realiza la EMAAP-Q a diferentes contratistas y proveedores a través de cheques, confirmando que sus respectivas garantías se encuentren vigentes; l) Realizar el trámite de devolución del Fondo de Consultoría, una vez terminada la obra o servicio y cuando solicite el interesado; m) Mantener al día el registro de garantías vigentes, renovaciones, contratos y actas de contratistas y proveedores, a través de informes quincenales, en el sistema informático y documental; n) Coordinar con la función Capacitación la organización de conferencias sobre seguridad y los amparos de las principales coberturas de seguros contratados; o) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Control de Garantías, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y p) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Tesorería. 2300 GD GERENCIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ESTRUCTURA ORGÁNICA GERENCIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DESARROLLO ORGANIZACIONAL PLANIFICACIÓN ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 88 RECURSOS INFORMATICOS Estructura Orgánica y Funcional 2310 - GDO 2320 – GDP 2330 – GDA 2340 – GDR ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Planificar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la Gerencia de Desarrollo Institucional y de las dependencias a su cargo; b) Elaborar el plan anual de actividades de la Gerencia de Desarrollo Institucional en coordinación con las dependencias a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente General; y, d) Cumplir con las demás funciones que le encomendare el Gerente General y con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer el marco legal e institucional, y procedimientos en que ha de basar su gestión la función Desarrollo Institucional, a cuyo efecto deberá: - Mantener archivos codificados de leyes, reglamentos, resoluciones y disposiciones del Directorio y Gerente General, que regulan las actividades de desarrollo institucional; - Difundir entre las unidades administrativas involucradas en la función Desarrollo Institucional, leyes, reglamentos, procedimientos y disposiciones relacionadas con el área de Desarrollo Institucional; - Elaborar los cambios y modificaciones a las leyes y reglamentos, que regulan las actividades de la función Desarrollo Institucional, acoplándolos a los cambios del entorno; y, - Coordinar con la función Jurídica Legal, la precisión en la aplicación de leyes y reglamentos que impidan tergiversaciones e interpretaciones extensivas por parte de los funcionarios del área de Desarrollo Institucional. b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas conjuntamente con las otras funciones de la Empresa; c) Manejar y coordinar las relaciones con los diferentes organismos internacionales en materia de financiamiento y cooperación técnica; d) Coordinar la colaboración que deben prestar las diferentes funciones a la función Desarrollo Organizacional, para la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para facilitar la gestión a cargo de la mencionada función; e) Participar en la elaboración y revisión periódica de los instructivos, procedimientos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en la Empresa, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; 89 Estructura Orgánica y Funcional f) Organizar y coordinar la planificación de la Empresa, proponiendo los planes de desarrollo de los recursos de infraestructura, humanos, materiales y financieros requeridos para su gestión, priorizando las inversiones respectivas; g) Informar la concordancia del plan operativo anual con los objetivos de la Empresa así como las desviaciones registradas en su ejecución, proponiendo las correcciones a considerar; h) Proponer las adecuaciones necesarias para compatibilizar los ingresos de la Empresa con los objetivos y metas planteados; i) Administrar el desarrollo de los procedimientos y sistemas necesarios para racionalizar la gestión de la Empresa, así como, la explotación de los sistemas computacionales centrales; j) Asegurar el logro de las metas y objetivos de la Empresa, realizando las acciones necesarias para establecer las estrategias apropiadas para su cumplimiento, y apoyar el eficiente desarrollo de su gestión operativa y de inversiones, evaluando los resultados obtenidos y recomendando las correcciones requeridas; k) Asesorar al Gerente General sobre temas específicos de Desarrollo Institucional: Planificación; Control; Desarrollo Organizacional; y, Recursos Informáticos; l) Coordinar las labores de asesoría externa con las diferentes dependencias de la Empresa, que las precisaren, sobre conocimientos técnico administrativo y operativo que para el efecto haya sido diseñado previo a su ejecución; m) Asesorar a las diferentes dependencias de la Empresa en la formulación de objetivos, estrategias, programas generales de trabajo, planes operativos, organización, racionalización administrativa y sistemas de control de gestión de conformidad con los objetivos institucionales; n) Realizar el seguimiento para el cumplimiento de los reglamentos, instructivos, organigramas estructurales, funcionales y posicionales en el área de su competencia; o) Manejar los datos a ser procesados, inherentes a la función Desarrollo Institucional, integrados al Sistema de Información Gerencial; p) Evaluar los resultados obtenidos, confrontándolos con las normas y estándares establecidos, obteniendo los índices de gestión de la función Desarrollo Institucional; q) Analizar e indexar causales de orden interno y externo que pudieron incidir en los índices de cumplimiento presentados por la función Desarrollo Institucional, obteniendo los niveles reales de desempeño para la mencionada función, sugiriendo y adoptando medidas correctivas para mejorar el área de Desarrollo Institucional; y, r) Realizar las demás actividades asignadas por el Gerente de Desarrollo Institucional y por el Gerente General. 90 Estructura Orgánica y Funcional 2310 – GDO DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento de Desarrollo Organizacional; b) Elaborar el plan anual de actividades de Departamento de Desarrollo Organizacional, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente de Desarrollo Institucional; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente de Desarrollo Institucional; y, con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer el marco regulatorio y disposiciones internas y externas, en que se ha de basar la promulgación de normas, reglamentos y procedimientos internos, para conseguir un eficiente desempeño institucional; b) Elaborar reglamentos internos, instructivos, procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación y cumplimiento por parte de la Empresa; c) Normar todas y cada una de las actividades involucradas en el cumplimiento de las funciones inherentes a la EMAAP-Q.; d) Conocer y cumplir, dentro de su competencia, con lo dispuesto en el marco legal e institucional, así como con las normas, procedimientos, planes, programas, y disposiciones generales y/o especiales que regulan la actividad de la función Desarrollo Organizacional; e) Realizar el seguimiento, evaluación y control del cumplimiento de los reglamentos estructurales, funcionales y posicionales, así como de las normas, manuales y procedimientos establecidos; f) Normalizar la preparación y organización de procedimientos, para la elaboración de reglamentos internos, normas, manuales y demás aspectos relacionados con su actualización, codificación, contenido e impresión, entre otros aspectos; g) Conocer las funciones básicas y complementarias, así como los aspectos técnicos, administrativos, financieros y comerciales, que tienen lugar en la Empresa, a fin de elaborar 91 Estructura Orgánica y Funcional las normas administrativas, reglamentos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades; h) Establecer con base en experiencias de otras Empresas prestatarias de servicios de agua potable y alcantarillado y de la propia Empresa, estándares o índices de gestión y de desempeño, que marquen el comportamiento mínimo para cada actividad desarrollada por la EMAAP-Q.; i) Difundir los reglamentos, instructivos y manuales en forma oportuna y diligente, para su aplicación uniforme a nivel institucional; j) Elaborar instructivos que orienten hacia la correcta aplicación de lo establecido en la estructuras orgánicas, funcional y posicional de la EMAAP-Q.; k) Elaborar rutinas y formularios que permitan la evaluación del cumplimiento de los reglamentos funcionales y posicionales; l) Analizar, actualizar, racionalizar, estandarizar y supervisar el empleo de formularios e impresos, requeridos por las diferentes funciones de la Empresa, proporcionando los instructivos de impresión, aplicación y distribución; m) Analizar las actitudes y reacciones que presente el personal, frente a los reglamentos estructurales, funcionales y posicionales establecidos; n) Determinar las desviaciones producidas y proponer los correctivos que la situación amerite, para una correcta aplicación de leyes, reglamentos y demás aspectos, de la Empresa; o) Analizar los cambios internos y del entorno institucional proponiendo las reformas funcionales, y estructurales en coordinación con las áreas respectivas, para mejorar la productividad y eficiencia de la EMAAP-Q., a través de las siguientes actividades: - Estudiar las macro tendencias en el manejo de empresas similares a nivel nacional y mundial, a fin de preparar nuevos esquemas normativos y de procedimientos, que faciliten la incorporación de procesos en la gestión de la EMAAP-Q.; - Con base en estudios y diagnósticos realizados a la Empresa, analizar su estructura funcional, recomendando a su inmediato superior los cambios, ajustes, incorporaciones y desplazamientos, que acoplen la estructura funcional de la EMAAP-Q a las nuevas exigencias; - Racionalizar y estandarizar el empleo de formularios e impresos, proporcionando a las diferentes funciones los instructivos de impresión, aplicación, distribución y difusión; - Determinar la forma en que los cambios en los niveles de decisión “cultura corporativa” y actitudes de los servidores de la Empresa, inciden en la estructura, funciones, productividad y eficiencia de la EMAAP-Q. p) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área de Desarrollo Institucional, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; 92 Estructura Orgánica y Funcional q) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; r) Proyectar en coordinación con las áreas respectivas los requerimientos de personal de conformidad con los planes y programas, recomendando los ajustes, que dentro de este aspecto sean necesarios; s) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Desarrollo Organizacional, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de planificación, que garanticen una eficiente gestión; t) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Desarrollo Organizacional y sus diferentes instrumentos como reglamentos, procedimientos e instructivos, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, u) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente de Desarrollo Institucional. 2320-GDP DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento de Planificación; b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Planificación, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y las que solicitare el Gerente de Desarrollo Institucional; y, d) Cumplir con las demás acciones que le encomendare el Gerente de Desarrollo Institucional; y, con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de Planificación; 93 Estructura Orgánica y Funcional b) Integrarse como grupo de prospectiva -Think-Tank- para establecer las fuentes de abastecimiento de agua potable a largo plazo; conceptualizar los proyectos macro y aquellos que representen mejoramientos substanciales para el suministro de Agua potable y Alcantarillado, así como visualizar el futuro deseado y viable para la Empresa; c) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; d) Colaborar con la función Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Planificación, controlando su aplicación; e) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función de Planificación; f) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área de Desarrollo Institucional, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; g) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; h) Aplicar el marco legal e institucional, así como las normas y procedimientos en que basa su gestión la función Planificación; i) Participar en el análisis de los cambios internos y del entorno institucional, a fin de proponer las reformas necesarias, para el mejor desarrollo institucional de los servicios de agua potable y alcantarillado, así como para mejorar y facilitar la gestión de la función Planificación; j) Conocer la misión y objetivos institucionales, así como las políticas emanadas del Directorio y las estrategias adoptadas por el Gerente General para impulsar el desarrollo de la Empresa; k) Mantener comunicación permanente con las funciones responsables de la programación de proyectos, a fin de desarrollar un proceso de planificación y control integrales; así como para generar toda la información relacionado con la situación y el avance de los proyectos y obras de la Empresa; l) Definir en coordinación con los ejecutivos de la Empresa la orientación del proceso de planificación que observará la EMAAP-Q.; m) Definir de acuerdo a la política institucional y en forma consensuada con las diferentes unidades de la Empresa la misión, visión, objetivos institucionales, metas e indicadores de gestión; n) Diseñar y difundir en las diferentes unidades los instrumentos y metodologías a ser utilizadas en la Planificación; o) Realizar actividades con las diferentes unidades para la aplicación de los instrumentos y metodologías a ser utilizados en la Planificación; 94 Estructura Orgánica y Funcional p) Analizar, validar, sistematizar y hacer el seguimiento a la información generada en las diferentes unidades para la elaboración del Plan Institucional; q) Realizar estudios para la racionalización y actualización de los regímenes de tasas y tarifas de los servicios de agua potable y alcantarillado, basándose en el código municipal, ordenanzas y políticas del Directorio y del Gerente General; y, las directrices y consideración de parámetros básicos para el análisis, proporcionados por el ejecutivo responsable de la función Desarrollo; r) Realizar estudios de mercadeo en coordinación con las gerencias de área para la prestación de los diferentes servicios de agua potable y alcantarillado y de factibilidad integral técnica, económica, financiera y cultural para el mejoramiento institucional, sus recursos humanos y físicos, así como sus marcos legales e institucionales, de la calidad del servicio, incluida la atención al público, usuario y a los operadores, y para lograr índices de satisfacción aceptables de demanda insatisfecha, a través de: - La recepción de registros correspondientes a la demanda por los diferentes servicios de agua potable y alcantarillado, que no ha sido posible atender; así como la capacidad técnica disponible, con base en la cual procederá a la realización de los estudios completos de demanda, mediante el análisis de los índices de gestión y tarifas, entre otros; para los servicios de agua potable y alcantarillado que se presentan en la actualidad, y nuevos servicios; - La participación en la recepción de los estudios realizados por los operadores, sobre la prefactibilidad y factibilidad – técnicas, para la ampliación de los servicios de agua potable y alcantarillado - estrategias de ampliación -, y desarrollo de los mismos – estrategias de diversificación -; - El análisis de la factibilidad cultural, tanto en la Empresa - cultura corporativa -, como en las áreas y localidades a ser atendidas por estos, determinando los recursos humanos existentes en la Empresa, mercado de trabajo, niveles de instrucción, estándares de vida, etc; y, - La coordinación con las áreas correspondientes para la realización de los estudios de costos y financiamiento para los diferentes proyectos, en sus aspectos básicos y de apoyo. s) Ejecutar el proceso de la planificación institucional para el Alcantarillado y el Agua Potable, para lo cual deberá: - Considerar la misión, objetivos, políticas y estrategias institucionales, como elementos fundamentales del proceso de planificación; y, - Aplicar metodologías de planificación, como procesos integrados y multidisciplinarios. t) Realizar los estudios tarifarios que orienten la política en esta materia tarifaria que seguirá la empresa, relacionados con el cumplimiento de los objetivos técnicos de racionalidad económica y suficiencia financiera, combinada con objetivos sociales que permitan asegurar servicios de calidad y realizar sistemáticamente los planes de expansión que cubran la demanda de agua potable en el Distrito Metropolitano de Quito; 95 Estructura Orgánica y Funcional u) Coordinar con la función Programación y Evaluación Presupuestaria, la elaboración del Plan Financiero Anual; v) Diseñar e implementar un Sistema de Control de Gestión; w) Elaborar y mantener el Sistema de Información Gerencial; x) Preparar planes de contingencia, a cuyo efecto deberá: - Considerar proyectiva y prospectivamente, las contingencias que podrían presentarse en la Empresa y/o en el entorno, que determinarían una modificación sustancial de la Planificación Básica; - Analizar y evaluar la necesidad, de ejecutar planes contingentes, e informar a su inmediato superior sobre las conveniencias y consecuencias de ejecutar dichos planes; y, - Preparar planes alternativos para cada una de las probables contingencias, siguiendo las metodologías más afines a la situación y al entorno. y) Participar en la elaboración de pliegos y propuestas tarifarios y bases juntamente con las otras áreas de la Empresa involucradas en dichos procesos; z) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Planificación, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de planificación, que garanticen una eficiente gestión; aa) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Planificación, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, bb) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente de Desarrollo Institucional. 2330-GDC DEPARTAMENTO DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento de Aseguramiento de la Calidad; b) Coordinar, recopilar, analizar, preparar y divulgar la información estadística de la EMAAPQ. a fin de facilitar el proceso de toma de decisiones, planificación estratégica y análisis de la situación de la empresa; c) Elaborar el plan anual de actividades de Departamento de Aseguramiento de la Calidad, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; d) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente de Desarrollo Institucional; y, 96 Estructura Orgánica y Funcional e) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente de Desarrollo Institucional; y, con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de Aseguramiento de la Calidad; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de Control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la unidad Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Aseguramiento de la Calidad, evaluando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Aseguramiento de la Calidad; e) Establecer un sistema de información, que provea de manera actualizada datos comunes para el uso de las diferentes áreas; f) Elaborar un sistema de evaluación para los aspectos fundamentales del Plan Institucional; g) Mantener intercambio de estadísticas y proyecciones con otras empresas; h) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área de Desarrollo Institucional, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; i) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; j) Aplicar, las leyes, reglamentos, normas y procedimientos establecidos, en que basa su labor la función Aseguramiento de la Calidad, para efectuar el seguimiento y evaluación de la ejecución del Plan Institucional; k) Mantener Información Actualizada respecto de la misión, objetivos y políticas institucionales así como de las disposiciones y estrategias adoptadas por el Gerente General, y de los planes y programas, proyectos y presupuestos de la Empresa; l) Supervisar que tanto las políticas, como los planes, programas, proyectos y presupuestos así como los cronogramas e instructivos de ejecución, hayan sido íntegramente difundidos en los niveles ejecutivos y operativos correspondientes, para garantizar su eficiente seguimiento y cumplimiento; 97 Estructura Orgánica y Funcional m) Evaluar la correcta y oportuna asignación de responsabilidades, para la ejecución de los planes empresariales, en la parte que le compete a cada unidad administrativa, involucrada en su ejecución; n) Analizar el contenido de las políticas, planes programas, proyectos y presupuestos a la luz de la realidad regional, nacional y distrital, a fin de poder sugerir los cambios y/o modificaciones oportunas y completar metas y objetivos factibles de realización; o) Analizar el contexto legal, tecnológico, social y cultural, y el comportamiento de las empresas similares a nivel regional y mundial para conocer las nuevas oportunidades y amenazas del mismo; p) Analizar y determinar la coexistencia de los factores favorables y adversos que se presenten en la Empresa, para enfrentar dicha problemática; q) Basándose en el Plan Institucional, en las resoluciones y disposiciones del Directorio y de la Gerencia General, agilizar las medidas correctivas y oportunos seguimientos y cumplimientos de los mismos, por parte de las Funciones Básicas y Complementarias de la Empresa; r) Evaluar el avance del Plan Institucional, planes, programas y proyectos, a cuyo efecto deberá: - Elaborar, con la colaboración de la función Normalización, procedimientos, y diseñar formularios que permitan el control a nivel de proyectos y planes; - Establecer con los gerentes de área responsables de la administración de los contratos de obra, bienes y servicios - relativos a la prestación de servicios, así como a la adquisición de bienes para la Empresa -, la prioridad con que estos últimos deben remitir información relacionada con el avance en su ejecución de los contratos, determinando la forma como debe ser presentada esta información a efectos de orientar de mejor manera los análisis y conclusiones; - Recopilar la información, en los formularios diseñados, relacionados con el avance físico y desembolsos realizados, y comparar el avance del Plan con la programación básica elaborada y con los cronogramas establecidos; - Evaluar los procedimientos aplicados por los ejecutivos responsables de la ejecución de los programas y planes para cumplir las tareas de seguimiento y control sobre cada aspecto relacionado con su ejecución, así como las medidas correctivas adoptadas para lograr su cumplimiento dentro de los cronogramas establecidos; - Confrontar los resultados obtenidos con los estándares establecidos, determinando las desviaciones, en el cumplimiento de los programas; s) Determinar los índices de gestión de cada unidad administrativa, involucrada en la ejecución de los planes, para lo cual deberá: - Analizar los factores internos y del entorno que influenciaron para la falta de cumplimiento de proyectos, programas y Plan Institucional; 98 Estructura Orgánica y Funcional - Ponderar con los factores endógenos y exógenos, los índices de cumplimiento, que presentan los programas y planes, a fin de obtener los índices de gestión dentro de cada aspecto; y, - Comparar los índices de gestión obtenidos por la Empresa, con los índices de cumplimiento que presentan otras empresas e instituciones de agua potable y alcantarillado o con las recomendaciones de organismos internacionales. t) Elaborar y actualizar el Manual de Calidad de la Empresa; u) Coordinar con las diferentes dependencias de la Empresa, con el objeto de promover: - El conocimiento respectivo de procedimientos de calidad aplicados y sus cambios; - Mejorar la comunicación interna y externa crear nuevos canales de comunicación; - Establecer métodos para desarrollar y crecer la cultura organizacional de - Colaborar en el desarrollo del Proyecto ISO 9000; y, - Capacitar al personal en temas de aseguramiento de la calidad. EMAAP-Q.; v) Recomendar las acciones correctivas necesarias para lo cual se deberá: - Plantear alternativas para compensar las variaciones, entre índices de cumplimiento y estándares establecidos, y entre índices de gestión y rendimiento, de otras empresas y administraciones similares; - Analizar cada una de las propuestas, en términos de costo – beneficio tanto en lo social como en lo económico; - Recomendar modificaciones a los planes y a los estándares, de estimarse que éstos no se ajustan a la realidad distrital para su cumplimiento; y, - Proponer otras acciones correctivas, que de acuerdo a las circunstancias, influyan en el manejo de los recursos humanos, físicos y financieros. w) Realizar el seguimiento de las acciones correctivas recomendadas, para lo cual deberá: - Mantener información relacionada con las alternativas o propuestas de solución, a las desviaciones que presenta la ejecución de los planes, tanto de aquellas que fueron aprobadas, como de las que no fueron aceptadas para su implantación; - Vigilar la oportuna implantación de las medidas correctivas aprobadas, relacionadas con los ajustes o cambios que se introduzcan; - Recomendar la asignación y resignación de los recursos físicos, humanos y financieros, que coadyuven a una eficaz implantación de las medidas correctivas; y, - Comparar los resultados alcanzados con las medidas correctivas aprobadas y reportar a su inmediato superior, las novedades en la implantación de las medidas mencionadas. 99 Estructura Orgánica y Funcional x) Efectuar el control de calidad de los servicios de agua potable y alcantarillado prestados por la Empresa, a cuyo efecto deberá: - Supervisar el cumplimiento de los planes técnicos fundamentales; - Constatar periódicamente la atención que se brinda a los usuarios, por parte de la Empresa; - Realizar sondeos de opinión de los usuarios respecto a la administración del servicio de agua potable y alcantarillado y de la calidad, y otorgamiento de los mismos; - Efectuar chequeos sobre la atención que se brinda a los reclamos, así como para la instalación de servicios, manteniendo estadísticas sobre la agilidad existente en su tratamiento y resolución; y, - Sugerir las medidas correctivas que al implantarse garanticen una mejor calidad en la administración y la prestación de servicios de agua potable y alcantarillado. y) Coordinar la implantación, el mantenimiento y el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de la EMAAP-Q. bajo las normas ISO 9000, análogamente en lo que respecta al Sistema de Protección Ambiental bajo normas ISO 14000 en vigencia; z) Coordinar con la función Desarrollo de Personal el entrenamiento del recurso humano de la Empresa en los temas de gestión por procesos, mejoramiento continuo y aseguramiento de calidad, bajo Normas ISO 9000; aa) Coordinar el mantenimiento de la Certificación de Conformidad de Producto de agua potable bajo la Norma NTE INEN 1108 y las guías de la OMS, en especial con la función Operación y Mantenimiento. bb) Programar, realizar las auditorías de calidad requeridas para el mantenimiento del un Sistema de Cultura de Calidad de la Empresa; cc) Coordinar la formación de equipos multidisciplinarios de calidad, para fomentar y lograr el mejoramiento continuo de los procesos; dd) Coordinar la publicación y difusión de diversos instrumentos de motivación e información referentes a la cultura de calidad de la Empresa, tales como trípticos, volantes, afiches, etc.; ee) Tomar la iniciativa de analizar y proponer a la función Desarrollo, modelos y acciones para la reestructuración de procesos defectuosos de la Empresa, previo un diagnóstico basado en los resultados del Control de Gestión, de las auditorías de calidad y otras técnicas modernas de evaluación empresarial utilizadas por la Empresa; ff) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Aseguramiento de la Calidad, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de control de la ejecución del plan, que garanticen una eficiente gestión; 100 Estructura Orgánica y Funcional gg) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Aseguramiento de la Calidad, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, hh) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente Desarrollo Institucional. 2340-GDR DEPARTAMENTO DE RECURSOS INFORMÁTICOS ESTRUCTURA ORGÁNICA RECURSOS INFORMATICOS ADMINISTRACION DE BASE DE DATOS Y SISTEMA 2341 – GDRA GEOPROCESAMIENTO DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION 2342 - GDRG 2343 – GDRS REDES Y CONMUNICACIONES 2344 – GDRC ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento de Recursos Informáticos, y de las unidades a su cargo; b) Elaborar el Plan anual de actividades del Departamento de Recursos Informáticos, en coordinación con las unidades a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y las que solicitare el Gerente de Desarrollo Institucional; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente de Desarrollo Institucional; y, con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la Gestión de Recursos Informáticos; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; 101 Estructura Orgánica y Funcional c) Colaborar con la unidad Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función de Recursos Informáticos, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función de Recursos Informáticos; e) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área de Recursos Informáticos, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; g) Elaborar en coordinación con la función Planificación, el Plan de EMAAP-Q., y, proponer los cambios en el ámbito institucional de su competencia; h) Participar como Secretario Asesor Técnico del Comité de Informática de la Empresa, siendo su responsabilidad el asesorar en aspectos técnicos propios de la tecnología informática y la aplicación de sistemas de información; i) Evaluar, aprobar y controlar los planes operativos de informática de las distintas dependencias; j) Realizar la evaluación y control periódicos del Plan Informático e informar tanto a la función Desarrollo Institucional, como al Comité de Informática; k) Proponer los planes para el desarrollo informático de la Empresa; l) Administrar los recursos propios del área; el desarrollo de los sistemas de información computacional; la explotación de los sistemas computacionales centralizados; y, elaborar el Plan de Capacitación de informática de la Empresa; m) Asesorar en el desarrollo de los sistemas informáticos internos y externos suministrados por los diferentes proveedores, a fin de compatibilizar el alcance de dichos sistemas con las bases de datos; n) Identificar las necesidades de tecnología informática de todas las funciones de la Empresa; y, en coordinación con la función Abastecimientos para proceder a realizar los trámites respectivos para su adquisición; o) Coordinar con la función Abastecimientos las actividades de los proveedores de tecnología de información - hardware, software, comunicaciones -; p) Definir y mantener la estandarización en las plataformas tecnológica de la EMAAP-Q.; q) Proponer y sugerir periódicamente la actualización tecnológica a fin de garantizar la utilización de herramientas computacionales adecuadas; 102 Estructura Orgánica y Funcional r) Investigar la aplicación de nuevas tecnologías compatibles con las demandas de los distintos clientes; s) Definir y solicitar asesorías externas especializadas; t) Administrar los contratos de servicios informáticos, supervisando su cumplimiento; u) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Recursos Informáticos, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de recursos informáticos, que garanticen una eficiente gestión; v) Supervisar la preparación de los datos a ser procesados, inherentes a la función Recursos Informáticos, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, w) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente de Desarrollo Institucional. 2341-GDRA ADMINISTRACIÓN DE BASE DE DATOS Y SISTEMAS FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Administración de la Base de Datos y Sistemas; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Administración de la Base de Datos y Sistemas; d) Administrar las bases de datos y sistemas operativos e) Optimizar, calibrar y balancear bases de datos y sistemas operativos f) Verificar la integridad de las bases de datos; g) Diseñar y mantener las bases de datos de los sistemas de información de la Empresa; h) Definir y establecer políticas de respaldos de información electrónica de la Empresa; i) Administrar y custodiar los respaldos de información electrónica a nivel institucional; j) Definir y supervisar políticas de acceso a las bases de datos; k) Definir los perfiles de usuarios para acceso a las bases de datos en coordinación con la función Recursos Informáticos; l) Asignar claves a usuarios de los sistemas en producción; 103 Estructura Orgánica y Funcional m) Administrar el correo electrónico: - Mantenimiento servidor Proxy - Asignación de usuarios claves - Mantenimiento de Firewalls - Soporte a usuarios n) Administrar el Internet: - Mantenimiento y actualización del sitio WEB; - Monitorear el ingreso de información técnica; - Manejo de cuenta con proveedores del servicio; - Análisis de estadísticas de acceso a sitio WEB; - Asignación de cuentas personales; - Control de navegación; y, - Soporte a usuarios. o) Proporcionar el soporte técnico necesario a los usuarios de los sistemas; p) Elaborar el plan de contingencias del sistema de información; q) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Administración de la Base de Datos y Sistemas, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, r) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Recursos Informáticos. 2342–GDRG GEOPROCESAMIENTO FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Geoprocesamiento; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Geoprocesamiento; d) Asegurar la confiabilidad de la cartografía base y definir métodos de actualización; e) Determinar las escalas de trabajo y precisiones de la cartografía base; 104 Estructura Orgánica y Funcional f) Supervisar los datos actualizados antes de integrarlos al banco de datos; g) Coordinar con los usuarios, para la identificación de sus necesidades y preparar los datos para generar aplicaciones; h) Administrar el Sistema de Información Geográfica de la EMAAP-Q. – SIGEMAAP-Q. -, en el que se realizarán: - La toma de datos especiales; - La supervisión, mantenimiento y actualización de la base de datos espacial; - La integración y manejo de las bases de datos espacial y de atributo; - La supervisión en la elaboración de un diccionario de la base de datos y su permanente su actualización; - La preparación de datos para el análisis y modelamiento; y, - La elaboración y mantenimiento actualizado de un catálogo de información del SIGEMAAP-Q. i) Administrar los recursos informáticos del Sistema de Información Geográfica en lo que respecta a: - El Servidor de información geográfica; - La red gráfica; y, - Los respaldos de información. j) Coordinar, comunicar y difundir la información de geoprocesamiento oportunamente a los clientes internos y externos; k) Coordinar y supervisar a los grupos externos de trabajo del SIGEMAAP-Q. en cuanto a: - Recopilar y analizar la información; y, - Realizar la actualización de la cartografía. l) Proporcionar el soporte técnico a los usuarios del sistema; m) Optimizar el software de aplicación, como también de las aplicaciones desarrolladas; n) Elaborar y supervisar el plan de contingencias de su unidad; o) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Geoprocesamiento, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, p) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Recursos Informáticos. 2343– GDRS DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN 105 Estructura Orgánica y Funcional FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Desarrollo de Sistemas de Información; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Desarrollo de Sistemas de Información; d) Participar juntamente con la función Desarrollo Organizacional en el diseño del sistema de Información Gerencial, y en el Sistema de Información a los Usuarios; e) Desarrollar e implementar la metodología para el desarrollo y recepción de sistemas de información; f) Supervisar el cumplimiento de las metodologías de desarrollo y recepción de sistemas; g) Desarrollar e implantar la metodología para documentación de sistemas de información; h) Supervisar el cumplimiento de las metodologías de documentación; i) Coordinar el desarrollo e implantación de los sistemas de información contratados con empresas nacionales e internacionales proveedoras de este servicio; j) Recomendar las soluciones a los requerimientos de los usuarios a través del desarrollo de sistemas de información, adquisición de aplicaciones o cooperación técnica; k) Receptar y validar los sistemas de información provistos por empresas externas; l) Participar en los componentes informáticos de los proyectos contemplados en los convenios establecidos con organismos internacionales, en lo que concierne al desarrollo e implantación de sistemas de información; m) Proponer a la función Recursos Informáticos la contratación de tecnologías para el desarrollo de sistemas de información y programar su utilización; n) Cumplir con los procesos establecidos en la metodología para el desarrollo de sistemas de información; o) Elaborar y supervisar del plan de contingencias de su unidad; p) Proporcionar el soporte técnico necesario a los usuarios de los sistemas; y, q) Administrar, Optimizar, calibrar y balancear bases de datos y sistemas operativos. r) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Desarrollo de Sistemas de Información, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, 106 Estructura Orgánica y Funcional s) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Recursos Informáticos. 2344– GDRC REDES Y COMUNICACIONES FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos las estipulaciones convencionales, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Redes y Comunicaciones; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Redes y Comunicaciones; d) Administrar la operación de las redes locales y remotas, de datos, voz e imagen disponibles en la EMAAP-Q.; e) Optimizar el uso de redes de la Empresa; f) Diseñar, operar y mantener tanto las redes del área local – LAN - así como, las redes del área Metropolitana – MAN - de acuerdo con los requerimientos de comunicaciones de las diferentes funciones de la Empresa; g) Administrar y custodiar la documentación técnica de redes y comunicaciones; h) Controlar y asegurar el funcionamiento de la instalación de cablería inteligente, garantizando la disponibilidad permanente de las comunicaciones tanto internas como externas de la Empresa; i) Verificar el cumplimiento de la normatividad, por parte de las áreas usuarias, establecidas para la operatividad de las redes; j) Recomendar los cambios requeridos para las modificaciones en el diseño de redes institucionales; k) Actualizar permanentemente el inventario físico del recurso computacional de la Empresa; l) Actualizar el software operativo de la red, en sus distintos componentes; m) Cumplir con las actividades asignadas al área, en función de los lineamientos definidos en el Plan Institucional; n) Desarrollar y controlar la aplicación de la metodología para la administración de redes y comunicaciones; o) Proporcionar el soporte técnico necesario a los usuarios de los sistemas; 107 Estructura Orgánica y Funcional p) Elaborar el plan de contingencias de la unidad; q) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Redes y Comunicaciones contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; r) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Recursos Informáticos. 2400 - GI GERENCIA DE INGENIERÍA ESTRUCTURA ORGÁNICA GERENCIA DE INGENIERÍA U.E. Programa de Agua Potable y Saneamiento Ambiental - PRASA U. E. PROYECTO RÍOS ORIENTALES 2402 - GIS 2401 - GIR U.E. Construcción Nuevo Edificio UECNE 2403 - GIN PROGRAMACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS 2410 – GIP DESARROLLO SOLIDARIO 2450 – GID ESTUDIOS Y DISEÑO 2420 – GIE PROGRAMAS CON FINANCIAMIENTO EXTERNO 2460 – GIX FISCALIZACIÓN 2430 – GIF CONTRATACIONES TÍCNICAS 2440 – GIC GESTIÓN AMBIENTAL ACUIFERO DE QUITO 2470 - GIA 2480 - GIQ ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Planificar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la Gerencia y de las dependencias a cargo; b) Elaborar el plan anual de actividades de la función Ingeniería, en coordinación con las dependencias a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente General; y, 108 Estructura Orgánica y Funcional d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente General, con aquellas disposiciones establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa; FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer el marco legal e institucional, y procedimientos en que ha de basar su gestión la función Ingeniería, a cuyo efecto deberá: - Mantener archivos codificados de leyes, reglamentos, resoluciones y disposiciones del Directorio, y del Gerente General, que regulan las actividades de la función Ingeniería; - Difundir entre las unidades administrativas involucradas en la función Ingeniería leyes, reglamentos, normas, procedimientos y disposiciones relacionadas con su función; - En colaboración con la función Desarrollo Organizacional, elaborar y proponer cambios y modificaciones a las leyes y reglamentos, que regulan las actividades de la función Ingeniería, acoplándolos a los cambios del entorno; y, - Coordinar con la función Jurídico - Legal, la precisión en la aplicación de leyes y reglamentos que impidan tergiversaciones e interpretaciones extensivas por parte de los funcionarios del área de ingeniería. b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control y en la elaboración de las normas, conjuntamente con las otras funciones de la Empresa; c) Coordinar las relaciones con los diferentes organismos internacionales, en materia de financiamiento y cooperación técnica; d) Coordinar la colaboración que debe prestar la función Ingeniería a la función Desarrollo Organizacional, para la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para facilitar la gestión a cargo de la mencionada función; e) Supervisar la actualización de los costos de materiales y de conexiones que se realiza por instalación de los servicios; f) Preparar la documentación técnica necesaria para solicitar créditos a los organismos de financiamiento, internos y externos; g) Preparar la documentación requerida para la obtención de desembolsos de los créditos que tiene la Empresa con los organismos nacionales y multilaterales de crédito; h) Preparar las bases y especificaciones técnicas requeridas para los concursos privados, concursos públicos y licitaciones prescritos por la codificación de la Ley de Contratación Pública; i) Colaborar con las demás áreas técnicas en la elaboración de programas de trabajo de corto, mediano y largo plazos a desarrollarse en la Empresa; 109 Estructura Orgánica y Funcional j) Realizar los trámites técnicos, administrativos y presupuestarios que demande el cumplimiento eficaz de las funciones y/o actividades de los servicios a su cargo; k) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instrucciones y formularios de la Norma ISO 9000, que se manejan en el área de Ingeniería, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; l) Realizar el seguimiento del cumplimiento de los reglamentos estructurales, funcionales y posicionales en el área de su competencia; m) Manejar los datos a ser procesados, inherentes a la función Ingeniería, integrados al Sistema de Información Gerencial y al Sistema de Información al Usuario; n) Evaluar los resultados obtenidos, confrontándolos con las normas y estándares definidos, obteniendo los índices de gestión de la función Ingeniería; o) Analizar e indexar causales de orden interno y externo, que pudieron incidir en los índices de cumplimiento presentados por la función Ingeniería, obteniendo los niveles reales de desempeño para la mencionada función, sugiriendo y adoptando medidas correctivas para mejorar el área de Ingeniería; y, p) Realizar las demás actividades asignadas por el Gerente de Ingeniería y por el Gerente General. 2401 - GIR UNIDAD EJECUTORA PROYECTO RIOS ORIENTALES FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la Unidad Ejecutora y de los elementos que la conforman; b) Elaborar el plan anual de actividades de la "Unidad Ejecutora Ríos Orientales", en coordinación con las unidades a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución, para la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades, y los que solicitare el Gerente de Ingeniería; d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente de Ingeniería, y con aquellas dispuestas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa; FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión del manejo de la función Ríos Orientales , mientras continúe vigente el Proyecto; 110 Estructura Orgánica y Funcional b) Participar en el Proceso de Planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia ; c) Colaborar con la función Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Ríos Orientales controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Ríos Orientales; e) Realizar la administración, gestión y manejo económico y financiero y de recurso humano asignados a la función Ríos Orientales; f) Organizar, dirigir y administrar la Unidad Ejecutora Ríos Orientales, poniendo énfasis en la utilización de los recursos informáticos; g) Ejecutar los estudios de prefactibilidad de la Unidad Ejecutora Proyecto Ríos Orientales y elaborar los informes pertinentes; h) Organizar y participar en los otros estudios e investigaciones de mediano y largo plazo que requieran las siguientes etapas del Proyecto; i) Supervisar la administración y el cumplimiento de todos los contratos a través de los cuales se ejecuten los trabajos de la Unidad Ejecutora Ríos Orientales; j) Cumplir con las etapas previas a la suscripción de los contratos de consultoría, de acuerdo a la reglamentación interna; k) Autorizar el pago de planillas de los contratos administrados por la función Ríos Orientales, que hayan sido aprobadas y verificadas por los supervisores y administradores de los mismos; l) Someter a consideración de la Gerencia de Ingeniería, las prórrogas de plazo solicitadas por los contratistas; m) Tramitar cuando corresponda, las órdenes de cambio, de trabajo y contratos complementarios o modificatorios de acuerdo a la Ley; n) Informar a la Gerencia de Ingeniería sobre las solicitudes, recursos y reclamos presentados por los contratistas; o) Generar estudios, investigaciones, mediciones y diseños especializados que contribuyan al cumplimiento de los objetivos del proyecto ; p) Planificar los estudios e investigaciones que requieran las siguientes etapas del Proyecto; q) Participar en la Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la Unidad Ejecutora, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; 111 Estructura Orgánica y Funcional r) Coordinar la planificación de los proyectos, con la función Planificación y coordinar acciones con cada una de las unidades Ejecutoras de la EMAAP-Q; s) Evaluar los resultados obtenidos, confrontándolos con las normas y estándares definidos, obteniendo los índices de gestión de la Función Ríos Orientales; y, t) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de la Unidad Ejecutora Ríos Orientales y aquellas dispuestas por el Gerente de Área. 2402 - GIS UNIDAD EJECUTORA PROGRAMA DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO AMBIENTAL – PRASA - FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la Unidad Ejecutora PRASA y de los elementos que la conforman; b) Elaborar el plan anual de actividades de la Unidad Ejecutora PRASA, en coordinación con las unidades a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución, para la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades, y los que solicitare el Gerente de Ingeniería; d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente de Ingeniería, y con aquellas dispuestas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa; FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión del manejo de la función Unidad Ejecutora PRASA , mientras continúe vigente el Programa; b) Participar en el Proceso de Planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia ; c) Colaborar con la función Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Unidad Ejecutora PRASA controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Unidad Ejecutora PRASA; e) Realizar la administración, gestión y manejo económico y financiero y de recurso humano asignados a la función Unidad Ejecutora PRASA; f) Organizar, dirigir y administrar la Unidad Ejecutora PRASA, poniendo énfasis en la utilización de los recursos informáticos; 112 Estructura Orgánica y Funcional g) Supervisar la administración y el cumplimiento de todos los contratos a través de los cuales se ejecuten los trabajos de la Unidad Ejecutora PRASA; h) Cumplir con las etapas previas a la suscripción de los contratos a través de los cuales se ejecuten los trabajos de la Unidad Ejecutora PRASA, de acuerdo a la reglamentación interna; i) Autorizar el pago de planillas de los contratos administrados por la función a través de los cuales se ejecuten los trabajos de la Unidad Ejecutora PRASA, que hayan sido aprobadas y verificadas por los supervisores y administradores de los mismos; j) Someter a consideración de la Gerencia de Ingeniería, las prórrogas de plazo solicitadas por los contratistas; k) Tramitar cuando corresponda, las órdenes de cambio, de trabajo y contratos complementarios o modificatorios de acuerdo a la Ley; l) Informar a la Gerencia de Ingeniería sobre las solicitudes, recursos y reclamos presentados por los contratistas; m) Generar estudios, investigaciones, mediciones y diseños especializados que contribuyan al cumplimiento de los objetivos del programa; n) Participar en la Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la Unidad Ejecutora PRASA, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; o) Coordinar la planificación de los proyectos, con la función Planificación y coordinar acciones con cada una de las Unidades Ejecutoras de la EMAAP-Q; p) Evaluar los resultados obtenidos, confrontándolos con las normas y estándares definidos, obteniendo los índices de gestión de la Función Unidad Ejecutora PRASA; y, q) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de la Unidad Ejecutora PRASA y aquellas dispuestas por el Gerente de Área. 2403 - GIN UNIDAD EJECUTORA PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL NUEVO EDIFICIO - UECNE - FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la UECNE y de los elementos que la conforman; b) Elaborar el plan anual de actividades de la UECNE, en coordinación con las unidades a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución, para la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades, y los que solicitare el Gerente de Ingeniería; 113 Estructura Orgánica y Funcional d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente de Ingeniería, y con aquellas dispuestas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa; FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión del manejo de la función UECNE , mientras continúe vigente el Proyecto; b) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función UECNE; c) Realizar la administración, gestión y manejo económico y financiero y de recurso humano asignados a la función UECNE; d) Ejecutar los estudios de prefactibilidad de la Unidad Ejecutora Proyecto Ríos Orientales y elaborar los informes pertinentes; e) Dirigir la ejecución de las obras de la UECNE ; y la elaboración de los informes respectivos; f) Cumplir con las etapas previas a la suscripción de contratos de ejecución de obras y de adquisición de vienes que necesite la UECNE, así como supervisar la administración y cumplimiento de todos los contratos a través de los cuales se ejecuten los trabajos de la UECNE, de acuerdo a la reglamentación interna; g) Supervisar la preparación, el control y la actualización permanente del Presupuesto Global o Presupuesto Integral de ejecución del edificio y de su calendario de inversiones; h) Establecer y justificar las necesidades de fondos para la ejecución de los trabajos de la UECNE e informar a los niveles pertinentes de la Empresa. i) Preparar presupuestos con sus correspondientes justificativos, así como efectuar las demás actividades necesarias para lograr la asignación y la disponibilidad de recursos que requiera la UECNE; j) Adquirir materiales y equipos necesarios para el cumplimiento de los trabajos de la UECNE, de acuerdo a las normas y procedimientos de la EMAAP-Q; k) Autorizar el pago de planillas de los contratos administrados por la función UECNE, que hayan sido aprobadas y verificadas por los supervisores y administradores de los mismos; l) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de la UECNE y aquellas dispuestas por el Gerente de Área. 114 Estructura Orgánica y Funcional 2410 – GIP DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento; b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Programación y Control de Proyectos y, controlar su ejecución; c) Presentar informes periódicos de actividades, y los que solicitare el Gerente de Ingeniería; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare la Gerencia de Ingeniería, y con aquellas dispuestas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa; FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión del manejo de la función Ingeniería; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia ; c) Colaborar con la unidad Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Programación y Control de Proyectos, controlando su aplicación; d) Supervisar el cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades para su aplicación, dentro de la función Programación y Control de Proyectos; e) Coordinar con todas las funciones de la Gerencia de Ingeniería la integración y mantenimiento del Sistema de Gestión y Control, como una herramienta de programación y de toma oportuna de decisiones gerenciales; f) Elaborar y mantener el modelo de gestión de la función Ingeniería, acorde al modelo institucional; g) Retroalimentar el modelo de gestión en los procesos llevados a cabo en cada una de las funciones de Ingeniería para efectuar los ajustes necesarios; h) Realizar la evaluación ex – ante, durante y ex – post, de cada proyecto y de cada obra, para determinar el cumplimiento del programa y los ajustes que se requieran; 115 Estructura Orgánica y Funcional i) Elaborar y mantener las bases de datos para el manejo y procesamiento de la información, relacionada con todas y cada una de las fases de los proyectos y obras; j) Coordinar con la función Planificación la presentación de informes periódicos de la situación y avance de proyectos y obras o a petición del Gerente General k) Mantener actualizados los costos de los materiales para la elaboración de los presupuestos referenciales de los proyectos; l) Realizar el análisis de costos de los proyectos; m) Participar en la integración del Sistema de Información Geográfica que permita consolidar y modelar la infraestructura de la Empresa, los proyectos en fase de estudio y los proyectos en ejecución, para mantener en óptimo nivel los servicios de agua potable y alcantarillado; n) Controlar los parámetros de cobertura, cantidad, calidad, continuidad y costos de los proyectos; o) Garantizar que la información del Sistema de Información Geográfica sea “en tiempo real”, para que se convierta en una herramienta de gestión oportuna; p) Elaborar y revisar periódicamente de los procedimientos, instrucciones y formularios de la Norma ISO 9000, que se manejan en el área de Ingeniería, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; q) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; r) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Programación y Control de Proyectos, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de la técnica de Programación y Control de Proyectos, que garanticen una eficiente gestión financiera; s) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Programación y Control de Proyectos, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, t) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente de Ingeniería. 2420 - GIE DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y DISEÑOS ESTRUCTURA ORGÁNICA ESTUDIOS Y DISEÑOS 116 Estructura Orgánica y Funcional AGUA POTABLE PROYECTOS AGUA POTABLE 2421 – GIEA 2422 – GIEP ALCANTARILLAD O 2423 – GIEL PROYECTOS ALCANTARILLAD O 2424 – GIER ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento y de las unidades que lo conforman; b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Estudios y Diseños y, en coordinación con las unidades a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades, y los que solicitare el Gerente de Ingeniería; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente de Ingeniería, y con aquellas dispuestas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa; FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión del manejo de la función Estudios y Diseños; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la función Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Estudios y Diseños, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Estudios y Diseños; e) Planificar, programar y diseñar los proyectos de agua potable, alcantarillado y descontaminación, para satisfacer la demanda de los servicios en el Distrito Metropolitano de Quito; f) Programar el desarrollo de los proyectos: urgentes, inmediatos, a mediano y largo plazos para conseguir el incremento de la cobertura de los servicios; g) Ejecutar los estudios y diseños de los proyectos programados, utilizando el personal técnico de planta o consultores internos y/o externos contratados; 117 Estructura Orgánica y Funcional h) Coordinar y supervisar las actividades de los estudios y diseños juntamente con unidades de Agua Potable y Alcantarillado; las i) Atender a las solicitudes de los usuarios, organismos gubernamentales, no gubernamentales y seccionales, que mediante hojas de control, darán como resultado la programación e implementación de proyectos que serán puestos en consideración de la función de Ingeniería; j) Suscribir los planos y demás documentos, como memorias técnicas, formularios, a fin de que tengan su visto bueno para la aprobación final del proyecto; k) Aprobar los presupuestos de los proyectos, previo al envío a la unidad de Contrataciones; l) Aprobar todas las factibilidades de servicio, documento que requiere la Municipalidad del Distrito, previo a la aprobación de anteproyectos urbanizaciones o conjuntos habitacionales, así como para el cobro de los impuestos dispuestos por el Municipio; m) Elaborar el plan anual de actividades de esta función en coordinación con las dependencias de la función Ingeniería y controlar su ejecución; n) Coordinar y realizar inspecciones para estudios y diseños relacionados con los proyectos de agua potable y alcantarillado que correspondan a esta unidad; o) Preparar proyectos de agua potable y alcantarillado requeridos para la tramitación del financiamiento por parte de organismos nacionales e internacionales; p) Evaluar periódicamente la ejecución del plan anual de actividades de la unidad Estudios y Diseños y de las dependencias a su cargo, para la toma de decisiones oportunas; q) Implementar el sistema de información geográfica de la Gerencia de Ingeniería, coordinando con la función de Recursos Informáticos, de tal manera, que esta información sirva adicionalmente para cumplir los objetivos de la Empresa; r) Coordinar con las áreas usuarias del Sistema de Información Geográfica, la información que ingresará y servirá para consulta de las redes de agua potable y alcantarillado; s) Coordinar con la función Geoprocesamiento sobre la información que se manejará para el posterior uso en el sistema de información geográfica; t) Programar la actualización de la cartografía existente con la información que envía el Municipio a la EMAAP-Q., relacionada con la función Ingeniería; u) Atender los pedidos de los usuarios referentes a las ampliaciones de los sistemas de agua potable y alcantarillado, en coordinación con las unidades de Agua Potable y Alcantarillado; v) Realizar las inspecciones previas a la elaboración de diseños, en coordinación con las unidades de Agua Potable y Alcantarillado; w) Elaborar diseños de extensiones de redes de agua potable y alcantarillado; 118 Estructura Orgánica y Funcional x) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000, que se manejan en el área de Ingeniería con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; y) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; z) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Estudios y Diseños, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de Estudios y Diseños, que garanticen una eficiente gestión; aa) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Estudios y Diseños, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, bb) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente de Ingeniería. 2421 - GIEA AGUA POTABLE FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la Unidad Agua Potable; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la función Estudios y Diseños; d) Atender las solicitudes de los usuarios y organismos gubernamentales o seccionales, que mediante hojas de control soliciten estudios y diseños de agua potable; e) Programar proyectos a largo plazo y preparar los términos de referencia para que mediante consultoras internas y/o externas se pueda llegar a su implementación; f) Supervisar las actividades de los consultores y del personal interno, a fin de que se cumpla con las programaciones, y con la calidad de los productos establecidas en los respectivos contratos; g) Dar atención a los usuarios y a las entidades gubernamentales referente al avance de los diseños solicitados previamente; h) Elaborar el plan anual de actividades de agua potable en coordinación con las dependencias relacionadas a estas funciones y controlar su ejecución; 119 Estructura Orgánica y Funcional i) Coordinar y controlar la realización de estudios preliminares y diseños definitivos de proyectos de agua potable: captación, conducción, tratamiento y distribución, en la ciudad y en las parroquias; j) Coordinar y controlar la realización de diseños de: tanques de reserva, líneas de transmisión, redes de distribución y estaciones de bombeo; k) Realizar inspecciones previas para efectuar los diseños de agua potable, y emitir los informes técnicos correspondientes; l) Planificar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la unidad; m) Realizar diseños estructurales de obras de agua potable; n) Elaborar términos de referencia para la contratación de diseños estructurales; o) Revisar y aprobar diseños contratados por la EMAAP-Q.; p) Elaborar especificaciones técnicas de estructuras; q) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare la función Estudios y Diseños; r) Cumplir con las demás actividades que le asigne la función de Estudios y Diseños; s) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Agua Potable, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; t) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Estudios y Diseños. 2422 – GIEP PROYECTOS DE AGUA POTABLE a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Proyectos de Agua Potable de la ciudad y parroquias; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la función Estudios y Diseños; d) Cumplir con las disposiciones de la función Estudios y Diseños y las de la unidad de Agua Potable; e) Realizar estudios preliminares y diseños definitivos de proyectos de agua potable: captación, conducción, tratamiento y distribución, en la ciudad y parroquias; f) Realizar diseños de: tanques de reserva, líneas de transmisión, redes de distribución, estaciones de bombeo y obras complementarias para la ciudad y parroquias; 120 Estructura Orgánica y Funcional g) Supervisar proyectos de agua potable de la ciudad y parroquias contratados por EMAAP-Q.; h) Realizar inspecciones para efectuar diseños de agua potable; i) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Proyectos de Agua Potable de la Ciudad y Parroquias, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, j) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Estudios y Diseños. 2423 - GIEL ALCANTARILLADO FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Alcantarillado; b) Participar en el poseso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la función Estudios y Diseños; d) Atender las solicitudes de los usuarios y organismos gubernamentales, no gubernamentales o seccionales, que mediante hojas de control solicitan estudios y diseños de alcantarillado y descontaminación; e) Programar las actividades a realizar en forma mensual con respecto al incremento de la cobertura de alcantarillado; f) Supervisar las actividades del personal subalterno tanto de planta como de contrato y consultores externos; g) Preparar la contestación de las hojas de control dispuestas por la función Estudios y Diseños, con relación a la programación integral de los proyectos previamente aprobados por la función Ingeniería; h) Elaborar el plan anual de actividades de alcantarillado en coordinación con las dependencias relacionadas a estas funciones y controlar su ejecución; i) Controlar y coordinar la realización de diseños de: captaciones de quebradas, colectores, interceptores, emisarios sanitarios, colectores de alivio y tratamiento de aguas residuales; 121 Estructura Orgánica y Funcional j) Supervisar proyectos de alcantarillado de la ciudad y parroquias, contratados por la EMAAP-Q.; k) Realizar inspecciones para efectuar los diseños de alcantarillado, y emitir los informes técnicos correspondientes; l) Planificar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la unidad; m) Realizar diseños estructurales de obras de alcantarillado; n) Elaborar términos de referencia para la contratación de diseños estructurales; o) Revisar y aprobar los diseños contratados por la EMAAP-Q.; p) Elaborar especificaciones técnicas de estructuras; q) Presentar informes periódicos de actividades y los solicitados por la función Estudios y Diseños; r) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Alcantarillado, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, s) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Estudios y Diseños. 2424 – GIER PROYECTOS DE ALCANTARILLADO FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Proyectos de Alcantarillado de la ciudad y parroquias; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la función Estudios y Diseños; d) Realizar estudios preliminares y diseños definitivos de proyectos de alcantarillado en la ciudad y parroquias; e) Realizar diseños de: colectores marginales, y estructuras de disipación de energía; f) Supervisar proyectos de alcantarillado de la ciudad y parroquias, contratados por la EMAAP-Q.; g) Realizar inspecciones para efectuar diseños de alcantarillado; 122 Estructura Orgánica y Funcional h) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Proyectos de Alcantarillado de la Ciudad y Parroquias, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, i) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Estudios y Diseños. 2430 - GIF DEPARTAMENTO DE FISCALIZACIÓN ESTRUCTURA ORGÁNICA FISCALIZACIÓN SUPERVISION DE PROYECTOS VALORACIÓN 2431 – GIFP 2432 – GIFV ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento y de las unidades que lo conforman; b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Fiscalización y, en coordinación con las unidades a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución, para la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades, y los que solicitare el Gerente de Ingeniería; d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente de Ingeniería, y con aquellas dispuestas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa; FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión del manejo de la función Fiscalización; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la función Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Fiscalización, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Fiscalización; 123 Estructura Orgánica y Funcional e) Coordinar con la función Micromedición el cronograma de instalaciones a desarrollar, detalladas en las órdenes de trabajo correspondientes, para realizar una fiscalización adecuada; f) Cumplir y hacer cumplir las obligaciones contractuales estipuladas en los contratos de ejecución de obras a fin de que los proyectos se ejecuten de acuerdo a diseños definitivos, especificaciones técnicas, programas de trabajo y el reglamento de determinación de etapas del proceso de ejecución de obras y prestación de servicios públicos; g) Detectar oportunamente errores y/u omisiones de los diseñadores, así como imprevisiones técnicas que requieran acciones correctivas inmediatas; h) Coordinar con la función Ingeniería o a través de ella las supervisiones de obra que realicen las entidades de control; i) Detectar oportunamente errores y/u omisiones de los diseñadores, así como imprevisiones técnicas que requieran de acciones correctivas inmediatas que conjuren la situación; j) Garantizar la buena calidad de los trabajos ejecutados; k) Revisar los parámetros fundamentales utilizados para los diseños contratados, así como la elaboración o aprobación de "planos de construcción", de ser necesario; l) Evaluar periódicamente el grado de cumplimiento de los programas de trabajo; m) Exigir al contratista el cumplimiento de leyes laborales y de seguridad del trabajo; n) Registrar en el libro de obra las observaciones, instrucciones o comentarios que sean razonables; o) Verificar que el contratista disponga de todos los diseños, especificaciones, programas, licencias y demás documentos contractuales; p) Participar como observador en las recepciones provisional y definitiva informando sobre la calidad y cantidad de los trabajos ejecutados, su legalidad y exactitud; q) Registrar en los planos de construcción - AS BUILT- todos los cambios introducidos durante la construcción para la verificación final de la obra ejecutada, que entregará al contratista; r) Preparar memorias técnicas sobre los procedimientos y métodos a emplearse en la construcción de la obra; s) Expedir certificados de aceptabilidad de personal, equipos, materiales y obras o partes de ellos; t) Elaborar conjuntamente, con la función Planificación la programación anual de las actividades de fiscalización de proyectos de agua potable y alcantarillado, en coordinación con las dependencias relacionadas a estas funciones, a fin de determinar la ruta crítica y controlar eficientemente su ejecución; 124 Estructura Orgánica y Funcional u) Evaluar periódicamente el grado de cumplimiento de los programas de trabajo, disponiendo los correctivos necesarios, con base en los índices de gestión; v) Coordinar con la función Planificación la presentación de informes periódicos de la situación y avance de proyectos u obras, o a petición del Gerente General; w) Elaborar el plan anual de actividades de fiscalización de las obras de agua potable y alcantarillado, y controlar su ejecución; x) Coordinar con la jefatura de la función Fiscalización, los exámenes técnicos que realicen las entidades de control; y) Participar en los procesos de fiscalización externa y coordinar las decisiones que sean necesarias en proyectos en ejecución; z) Examinar cuidadosamente los materiales a emplear en la obra y/o a través de ensayos de laboratorio y rubros de trabajo correspondiente; aa) Exigir al contratista el cumplimiento de leyes laborales y de seguridad del trabajo; bb) Aprobar las planillas de obra y presentar el informe correspondiente, que incluya: - Evaluación del estado del proyecto en ejecución, atendiendo a los aspectos contractuales, económicos, financieros, técnicos y de avance de obra; - Medición y cálculo de cantidades de obra y volúmenes a planillar; - Informes de resultados de ensayos de laboratorio; - Informe sobre decisiones importantes, en la ejecución del proyecto; y, - Referencia de las comunicaciones cursadas con el contratista. cc) Realizar las labores de fiscalización aplicadas a los contratos de conexiones domiciliarias; dd) Preparar la documentación - presupuestos, planos, especificaciones, solicitud de bienes para la elaboración de los contratos de conexiones y extensiones de redes de agua potable y alcantarillado; ee) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000, que se manejan en el Area de Ingeniería con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; ff) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; gg) Medir los resultados obtenidos en las actividades por la función Fiscalización, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de la técnica de intervención, que garanticen una eficiente gestión fiscalizadora; 125 Estructura Orgánica y Funcional hh) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Fiscalización, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, ii) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente de Ingeniería. 2431 – GIFP SUPERVISION DE PROYECTOS FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Supervisión de Proyectos; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la función Fiscalización; d) Actualizar y mantener las bases de datos de los índices de precios de materiales, equipo, maquinaria y del consumidor; e) Elaborar las planillas de: obra, reajuste de precios y fórmulas polinómicas de las diferentes obras relacionadas con los proyectos de la unidad; f) Controlar y revisar los reajustes de precios, de las diferentes planillas de obra con el correspondiente control del cronograma aprobado por el fiscalizador, y además el reajuste de precios de consultoría, presentadas por los fiscalizadores externos; g) Procesar las planillas de obras revisadas por el fiscalizador y por el contratista, y aprobadas por el supervisor; h) Realizar el reajuste de precios con base a las planillas aprobadas; i) Evaluar el cumplimiento de los cronogramas de trabajo, conforme lo dispuesto en la Codificación de la Ley de Contratación Pública, su Reglamento General y los Contratos; j) Elaborar las fórmulas polinómicas de los contratos adjudicados, mediante concurso público de ofertas, y licitación; k) Programar, evaluar y seguir la marcha de los proyectos, que fiscaliza la unidad; l) Elaborar las actas de recepción provisionales y definitivas de las diferentes obras de la función de Fiscalización; m) Elaborar las actas de recepción de las obras particulares fiscalizadas por esta unidad; n) Elaborar y mantener de las bases de datos y estadísticas de los contratos fiscalizados por la unidad; 126 Estructura Orgánica y Funcional o) Realizar verificaciones topográficas cuando sean solicitadas por los fiscalizadores y/o constructores; p) Coordinar el control y el mantenimiento de los diferentes equipos a su cargo; q) Ejecutar la topografía en las obras de agua potable y alcantarillado, cumpliendo con las especificaciones y planos de la obra; r) Revisar el replanteo y nivelación realizado por los contratistas, en las obras a cargo de la unidad; s) Realizar ensayos de laboratorio: rotura de cilindros de hormigón, granulometría, diseño de hormigones y densidades, de los distintos proyectos de la función Fiscalización; t) Revisar parámetros fundamentales utilizados en los ensayos de laboratorio, así como la elaboración o aprobación de los diferentes informes; u) Participar conjuntamente con la función Normalización en la revisión y actualización permanentemente de las normas de la Empresa, INEN e internacionales para ensayos de materiales; v) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Supervisión de Proyectos, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; w) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Sección y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Fiscalización. 2432 – GIFV VALORACIÓN FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Valoración; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la función Fiscalización; d) Implementar las hojas de cálculo necesarias para realizar el prorrateo de valores que pagarán los usuarios, por concepto de contribución de mejoras de obras de agua potable y alcantarillado; e) Coordinar con la unidad Estudios y Diseños, a fin de obtener la información de los proyectos nuevos, para realizar el catastro, y prorrateo de los valores que deberán cancelar los usuarios, previo a la ejecución de las obras; 127 Estructura Orgánica y Funcional f) Coordinar con el función Catastros y Facturación del área Comercial, los planos de catastro, y bases de datos correspondientes a las áreas de influencia de cada proyecto; g) Coordinar con la función Contrataciones, la actualización periódica de los valores constantes que aplicará a los componentes del servicio de agua potable y alcantarillado; h) Coordinar con los representantes de los barrios, urbanizaciones o usuarios, a fin de realizar el catastro con datos de dimensión de frentes y áreas, de los predios que se beneficiarán de los proyectos de agua y alcantarillado; i) Controlar y revisar los listados de prorrateo de valores que deberán cancelar los usuarios, por concepto de contribución de mejoras de obras de agua potable y alcantarillado; j) Realizar inspecciones de campo, a fin de depurar el catastro, incluyendo nueva información de las dimensiones de frentes y áreas de los distintos predios; k) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Valoración, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, l) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Fiscalización. 2440 - GIC DEPARTAMENTO DE CONTRATACIONES TÉCNICAS ESTRUCTURA ORGÁNICA CONTRATACIONES TECNICAS ESPECIFICACIONES Y HOMOLOGACION TÉCNICAS Y GARANTÍAS DE CALIDAD PRESUPUESTO TECNICO Y COSTOS UNITARIOS 2441 – GICH 2442 – GICP ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento y de las unidades que lo conforman; b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Contrataciones Técnicas, en coordinación con las unidades a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución, para la toma de decisiones oportunas; 128 Estructura Orgánica y Funcional c) Presentar informes periódicos de actividades, y los que solicitare el Gerente de Ingeniería; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente de Ingeniería, y con aquellas dispuestas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa; FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión del manejo de la función de Contrataciones Técnicas; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la función Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Contrataciones Técnicas, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Contrataciones Técnicas; e) Conocer el marco legal e institucional, normativo y procedimental en que se ha de basar: la elaboración de bases y especificaciones técnicas, para los concursos tendentes a la adquisición de los bienes y/o servicios requeridos por la Gerencia General de la Empresa; f) Mantener información actualizada respecto de los planes, programas y presupuestos, y de una manera específica, de los cronogramas PERT-CPM, instructivos, normas y estándares de ejecución; g) Solicitar la preparación y entrega de los documentos correspondientes a otras áreas, indispensables para el proceso de contratación; h) Elaborar los términos de referencia, para sujetar las ofertas a las disposiciones técnicas y legales nacionales, Código Municipal y reglamentos conexos, a las normas y procedimientos que regulan las contrataciones y adquisiciones de la Empresa; i) Determinar la calidad que se debe exigir al contratista, para cada uno de los servicios, ampliaciones o modificaciones, motivo del contrato, estableciendo el grado de confiabilidad de las obras, materiales, equipos y sistemas, y el MTBF - Mean Time Before Failure -, el MTTR - Mean Time to Repair - y el MTTF - Mean Time to Failure - ; j) Receptar los informes elaborados por las respectivas Comisiones Técnicas designadas, relacionadas con: - Ofertas para adquisiciones de materiales de construcción; y, - Ofertas presentadas en las licitaciones y concursos públicos. 129 Estructura Orgánica y Funcional k) Coordinar con la función Planificación la presentación de informes periódicos sobre el avance de las contrataciones de: estudios, diseños y obras de la EMAAP-Q.; o a petición del Gerente General; l) Coordinar con el INEN la elaboración de normas nacionales e internacionales de los materiales que utiliza la EMAAP-Q.; m) Formular de manera precisa y detallada las especificaciones técnicas del equipamiento y materiales, así como de los servicios requeridos, tendiendo a que las propuestas a ser presentadas, guarden concordancia con las aspiraciones que en el campo técnico, financiero y comercial, tenga la Empresa; n) Considerar los rangos de tolerancia en las especificaciones técnicas, dentro de los cuales se puedan aceptar las ofertas del proveedor; o) Diseñar y proveer formularios - cuestionarios, que permitan a los oferentes consignar la información específica que más le interesa conocer a la Empresa; p) Proponer modelos de contratos en coordinación con Dirección Jurídica, con los términos de referencia - comerciales y de financiamiento -, que normarían la relación contratista contratante; q) Elaborar las bases, revisar las especificaciones técnicas y realizar el seguimiento y control, del trámite y aprobación hasta la obtención de los dictámenes favorables previstos en la Ley; r) Efectuar los ajustes demandados por los organismos señalados, durante la revisión misma, a fin de evitar informes negativos que obliguen a reformular esquemas de presentación que conlleven a desplazamientos en los plazos previstos; s) Realizar el seguimiento y control de los procesos de contratación en coordinación con Dirección Jurídica; vigilando que estos se cumplan dentro de los cronogramas establecidos, y participando directamente en los análisis técnicos, financieros y legales de las ofertas; t) Proporcionar una gestión integrada con la administración técnica, evitando interferencias o errores en el desarrollo de las tareas asignadas a cada unidad; u) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000, que se manejan en el Area de Ingeniería con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; v) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; w) Medir los resultados obtenidos en las actividades por la función Contratación Técnicas, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de la técnica de intervención, que garanticen una eficiente gestión de Contrataciones Técnicas; 130 Estructura Orgánica y Funcional x) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Contrataciones Técnicas, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, y) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento; y, aquellas dispuestas por el Gerente de Ingeniería. 2441 – GICH ESPECIFICACION Y HOMOLOGACIÓN TÉCNICAS, Y GARANTÍA DE CALIDAD FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Especificaciones y Homologación Técnicas, y Garantías de Calidad; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de competencia; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la función Especificaciones y Homologación Técnicas, y Garantías de Calidad; d) Realizar la revisión general de las especificaciones técnicas disponibles, clasificándolas de conformidad con la participación en las obras que realiza la Empresa; recopilar la información existente tanto nacional como internacional sobre normas, seleccionándolas de acuerdo con los requerimientos de las obras y su factibilidad de aplicación; e) Preparar y elaborar la normatividad y especificaciones técnicas propias de la Empresa, con la permanente actualización y optimización, contando para ello con las experiencias recogidas en la ejecución de obras; f) Estudiar las especificaciones en sus particularidades, a fin de conseguir el mayor número de detalles y la claridad total en su enunciado y formas de pago, lo que permitirá una participación acertada y menos errónea de los oferentes, y un desenvolvimiento y avance de los trabajos dentro de los estimados contractuales; g) Participar activamente en el control de la calidad de los materiales y productos utilizados en las obras de infraestructura sanitaria; visitar y realizar la observación del comportamiento de piezas y accesorios en sitio; h) Realizar los muestreos, la determinación de los ensayos, la revisión, el análisis y la clasificación de los resultados, conclusiones e informes; i) Estudiar las alternativas y tolerancias, definir los procedimientos para acelerar la aceptación y recepción de elementos y materiales, y la autorización para su empleo en las obras; 131 Estructura Orgánica y Funcional j) Atender fundamentalmente las inspecciones y la resolución de inquietudes técnicas y de construcción; k) Realizar los registros y calificaciones de proveedores de materiales y accesorios y controlar de comportamientos de producción, seguimiento y estadísticas; l) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Especificaciones y Homologación Técnicas, y Garantías de Calidad, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; m) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Contrataciones Técnicas. 2442 – GICP PRESUPUESTO TÉCNICO Y COSTOS UNITARIOS FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Presupuesto Técnico y Costos Unitarios; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la función Presupuesto Técnico y Costos Unitarios; d) Mantener y actualizar la información externa sobre costos básicos de los materiales, productos, mano de obra, equipos y otros, necesarios para el cálculo de los costos unitarios; e) Elaborar los costos unitarios de todos los rubros que se utilizan en los diferentes proyectos, en la construcción, operación y mantenimiento, y en estudios y consultoría; f) Elaborar de los presupuestos técnicos, de conformidad con las especificaciones técnicas y características o particularidades de las obras: así como de las fórmulas polinómicas para reajuste de precios, y cálculo de los reajustes de los anticipos; g) Elaborar informes y realizar observaciones a las propuestas técnicas económicas relacionadas con los precios unitarios, análisis de los datos de costos básicos del mercado, conclusiones e informes relativos al mejoramiento y optimización de resultados; h) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Presupuesto Técnico y Costos Unitarios, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; i) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Contrataciones Técnicas. 2450 – GID DEPARTAMENTO DE DESARROLLO SOLIDARIO 132 Estructura Orgánica y Funcional FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento; b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Desarrollo Solidario, y controlar su ejecución; c) Presentar informes periódicos de actividades, y los que solicitare el Gerente de Ingeniería; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare la Gerencia de Ingeniería, y con aquellas dispuestas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa; FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión del manejo de la función Desarrollo Solidario; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia ; c) Colaborar con la función Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Desarrollo Solidario, controlando su aplicación; d) Supervisar el cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Desarrollo Solidario; e) Desarrollar y ejecutar proyectos de agua potable y alcantarillado en los sectores urbano marginales y parroquias rurales, que no han podido solucionar sus necesidades de infraestructura por su situación económica, desorganización y/o asentamientos ilegales en predios baldíos; f) Atender y receptar los requerimientos de los barrios que solicitan los servicios de infraestructura de saneamiento; g) Realizar visitas de inspección y revisión de la posibilidad de prestación de los servicios solicitados por los barrios con necesidades específicas; h) Realizar los estudios de factibilidad de los diferentes proyectos coordinadamente con la unidad de Estudios y Diseños; i) Elaborar los estudios y diseños para la concesión de los servicios solicitados; j) Efectuar reuniones previas de organización con los diferentes barrios solicitantes, para comprometer el aporte de los mismos con mano de obra calificada y no calificada; así como, de materiales de menor cuantía, organización de los métodos de trabajo con mingas durante los fines de semana; 133 Estructura Orgánica y Funcional k) Coordinar con la administración zonal correspondiente sobre los aportes de material de áridos (ripio y arena), y cemento, proporcionándoles un cronograma para la entrega de materiales; l) Suscribir el convenio de participación tripartita, barrios involucrados, administración zonal y EMAAP-Q., relacionado con los aportes de mano de obra, materiales, dirección técnica y fiscalización de la obra; m) Ejecutar las obras de acuerdo con los estudios, diseños y con lo estipulado en el Convenio; contribuyendo con la participación de un jefe de Proyecto, como parte de la unidad; n) Coordinar con la unidad Fiscalización de la función Ingeniería para la supervisión, evaluación y control de las obras; o) Participar en la entrega – recepción de las obras conjuntamente con Fiscalización, a la función de Operación y Mantenimiento; incorporando este activo al patrimonio de la Empresa; p) Notificar a la unidad Estudios y Diseños acerca de la consecución de esta obra con la información As-Built para avocar conocimiento evitando la duplicación en la programación de obras; q) Preparar el informe con la liquidación de inversión de la EMAAP-Q., utilizado en la obra correspondiente; r) Elaborar los informes correspondientes para proceder a la recuperación de las inversiones; s) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000, que se manejan en el Area de Ingeniería con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; t) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; u) Medir los resultados obtenidos en las actividades por la función Desarrollo Solidario, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de la técnica de intervención, que garanticen una eficiente gestión de Desarrollo Solidario; v) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Desarrollo Solidario, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, w) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente de Ingeniería. 134 Estructura Orgánica y Funcional 2460 – GIX DEPARTAMENTO DE PROGRAMAS CON FINANCIAMIENTO EXTERNO FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento y de las unidades que la conforman; b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Programas con Financiamiento Externo, en coordinación con las unidades a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución, para la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades, y los que solicitare el Gerente de Ingeniería; d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente de Ingeniería, y con aquellas dispuestas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa; FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión del manejo de la función Programas con Financiamiento Externo; b) Participar en el Proceso de Planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia ; c) Colaborar con la función Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Programas con Financiamiento Externo, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Programas con Financiamiento Externo; e) Establecer con las diferentes funciones ejecutivas, la necesidad de ejecutar programas con financiamiento externo; f) Programar, gestionar, tramitar y liquidar los créditos de acuerdo con las necesidades de la EMAAP-Q; g) Administrar, supervisar y controlar el cumplimiento de los contratos de crédito suscritos; h) Controlar y hacer el seguimiento de los proyectos ejecutados con los créditos externos; i) Asesorar técnica, administrativa y juridicamente a la Gerencia de Ingeniería; 135 Estructura Orgánica y Funcional j) Determinar las necesidades de ejecutar nuevos proyectos con financiamiento externo; k) Recomendar la consideración de los proyectos que formarán parte de los contratos de crédito, a través de: - La organización de la documentación para justificar la gestión del posible crédito; - La gestión ante organismos externos para el establecimiento de líneas de crédito; - La coordinación con las autoridades correspondientes la consecución de los créditos solicitados; y, - El procesamiento de la información requerida para la suscripción del contrato de préstamo. l) Participar en la planificación de los proyectos, con la función Planificación y coordinar acciones con cada una de las unidades Ejecutoras de la EMAAP-Q; m) Administrar los contratos de crédito; n) Elaborar los documentos precontractuales para los diferentes proyectos con base en la información suministrada por la función Ingeniería y los organismos de crédito; o) Elaborar los documentos precontractuales para la contratación de consultorías con base en información suministrada por las diferentes funciones de la Empresa; p) Tramitar procesos de contrataciones durante la ejecución de los proyectos; q) Supervisar la ejecución de los diferentes proyectos; r) Solicitar informes periódicos a las diferentes unidades ejecutoras de los proyectos; s) Categorizar las inversiones previa la realización de los gastos a generarse con los créditos; t) Realizar el control financiero de las inversiones de los proyectos y créditos; u) Elaborar la base de datos para la establecer indicadores de gestión; v) Analizar las redistribuciones de categorización de inversiones; w) Participar en la terminación de los contratos de los proyectos y créditos; y, x) Realizar el seguimiento de la operación y mantenimiento de las obras en funcionamiento. y) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Programas con Financiamiento Externo, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial, y, z) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente de Ingeniería. 2470 – GIA DEPARTAMENTO DE GESTION AMBIENTAL 136 Estructura Orgánica y Funcional ESTRUCTURA ORGÁNICA GESTION AMBIENTAL GESTION DEL AGUA INGENIERIA AMBIENTAL 2471 – GIAA 2472 - GIAI ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento Gestión Ambiental, y de las unidades a su cargo; b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Gestión Ambiental en coordinación con las unidades a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente General; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente General; y, con aquellas establecidas por la Ley para su jurisdicción técnico administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con las actividades de gestión ambiental; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de Control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la unidad de Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Gestión Ambiental, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Gestión Ambiental; e) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de las Normas ISO 9000 e ISO 14000 que se manejan en el área de Gestión Ambiental, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo las normas ISO 9000 e ISO 14000; 137 Estructura Orgánica y Funcional g) Identificar las fuentes de impactos ambientales y los correctivos requeridos, en los proyectos que construya y/u opere la Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable; h) Supervisar el manejo del componente ambiental en la ejecución de obras; participar en la fiscalización del cumplimiento de las medidas ambientales; aprobar u objetar el pago de rubros ambientales o las decisiones de la fiscalización al respecto; aprobar u objetar, en coordinación con la Gerencia de Ingeniería, el pago de los rubros de ingeniería que tengan repercusiones ambientales significativas; i) Elaborar estudios y evaluaciones ambientales de los proyectos de la Empresa; j) Preparar los términos de referencia para los estudios e investigaciones ambientales; preparar especificaciones ambientales, normas y reglamentos en coordinación con las funciones Desarrollo Organizacional y Normalización; supervisar el desarrollo de los estudios ambientales y evaluar sus resultados; k) Gestionar la elaboración de planes de manejo de cuencas de captación y evaluar su cumplimiento, proponer estrategias de manejo de las cuencas, supervisar los servicios de vigilancia ambiental y contribuir al mantenimiento de relaciones positivas con las comunidades rurales que moran en las zonas de captación; l) Definir estrategias de saneamiento de los ríos contaminados, y gestionar la elaboración del proceso de descontaminación de los ríos del Distrito, con base en la concertación de las diferentes dependencias de la EMAAP-Q y el Distrito Metropolitano, instituciones, empresas, organizaciones y comunidades involucradas en el control de la contaminación o afectadas por la misma; m) Proponer políticas para la preservación ambiental y definir el alcance y contenidos que debería tener el manejo ambiental en los proyectos y actividades de la Empresa; n) Supervisar el cumplimiento de las políticas y acciones recomendadas para la preservación ambiental; o) Coordinar con todas las dependencias de la Empresa y con otras instituciones las actividades necesarias para mejorar la calidad del agua, y la conservación de los recursos; p) Generar, procesar y difundir información básica, previa autorización del Gerente General, sobre la calidad del agua y los procesos que influyen en ella; p) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Gestión Ambiental, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de Gestión Ambiental, que garanticen una eficiente gestión; r) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Gestión Ambiental, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, s) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente de Ingeniería. 138 Estructura Orgánica y Funcional 2041 – GMA GESTIÓN DEL AGUA FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Gestión del Agua; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de Control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Gestión del Agua; d) Generar, procesar y difundir información básica (para el mejoramiento continuo de los procesos y servicios, diseños, estudios, etc.) sobre el agua y los procesos que influyen en su calidad y disponibilidad, que permita identificar los impactos ambientales derivados de factores externos o de vacíos y deficiencias en los estudios, construcción u operación de los sistemas; e) Recopilar y procesar de manera sistemática la información técnica indispensable para el mejoramiento de la eficiencia de las actividades de operación y mantenimiento de las obras de captación, conducción y tratamiento, así como también para el diseño de obras de saneamiento en Quito, y para el manejo de cuencas; f) Procesar y difundir la información generada para la coordinación con las dependencias involucradas en el manejo del agua, principalmente con las funciones Operación y Mantenimiento e Ingeniería, para la resolución de problemas detectados con el monitoreo; g) Investigar aspectos y situaciones relacionados con los procesos de “producción del agua“ que, por ser específicos del Distrito Metropolitano y que no han sido suficientemente analizados de una manera científica requieren de un análisis más profundo y detallado; h) Maximizar la cantidad de agua aprovechable de las cuencas de captación, mejorar su calidad y facilitar su tratamiento, sobre la base de la ejecución de los planes de manejo, de la eficaz vigilancia del acceso y del establecimiento de relaciones de mutua cooperación con la comunidad que desarrolla sus actividades en dichas cuencas; i) Establecer una relación positiva y dinámica con las comunidades que habitan en las cuencas de captación que utiliza la Empresa, que permita mejorar las posibilidades de incorporación de las comunidades a las actividades de construcción y operación de las obras, con el objeto de optimizar el uso de recursos y crear una base de confianza mutua, que garantice la seguridad y normal funcionamiento de las obras; j) Gestionar la ejecución de medidas conducentes a la recuperación de la cubierta vegetal, repoblación y mantenimiento de bosques, control de la erosión y otras, que garanticen la conservación y mejoramiento de la cuenca, en cuanto a su capacidad de producción de agua de buena calidad y en cantidad suficiente; 139 Estructura Orgánica y Funcional k) Establecer un control de los accesos a las zonas de captación, que haga viable una adecuada preservación del ambiente y conservación de las instalaciones de la Empresa, previniendo daños que pudieran derivarse del ingreso indiscriminado a estas zonas; l) Reducir la carga contaminante de los ríos del Distrito Metropolitano de Quito, con base en la acción concertada de las instituciones y organizaciones relacionadas con el mejoramiento de esta problemática, y de las empresas y comunidades generadoras de aguas residuales; m) Proponer políticas, estrategias y acciones para la descontaminación de los ríos, que tomen en cuenta no sólo los aspectos técnicos del problema, sino las implicaciones de carácter económico y la realidad institucional, cultural y tecnológica, en la que deberán insertarse las propuestas de solución; n) Articular las acciones de los procesos de descontaminación que ejecuten los actores sociales involucrados; o) Evaluar los resultados de la aplicación de los procesos de descontaminación y generar la información necesaria para su actualización permanente; p) Preparar los datos a ser procesados, inherentes al manejo de la unidad Gestión del Agua, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, q) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad, y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Gestión Ambiental. 2042 – GMI INGENIERÍA AMBIENTAL FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Ingeniería Ambiental; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de Control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Ingeniería Ambiental; d) Lograr que las obras que construye y opera la EMAAP-Q. cuenten con diseños, estudios, normas y regulaciones adecuadas, de manera que se mitiguen los impactos ambientales negativos, se aplique medidas de mitigación cuando no sea posible eliminar estos impactos, y se fomente y maximice los impactos ambientales positivos; e) Garantizar que los impactos ambientales provocados por la construcción de las obras de la EMAAP-Q., sean mitigados, mediante el cumplimiento real de las especificaciones contractuales y una adecuada coordinación con el contratista, las unidades ejecutoras y la función Fiscalización; 140 Estructura Orgánica y Funcional f) Coordinar con las diferentes dependencias de la Empresa acciones conjuntas y supervisar proyectos en fase de operación, para evitar o mitigar efectos negativos al entorno, impactos debidos a las actividades y operación de los diferentes sistemas o a la omisión de consideraciones ambientales en el diseño y construcción de los proyectos en operación; g) Elaborar los diseños ambientales de todos los proyectos de la Empresa, y proveerlos de los instrumentos técnicos necesarios - planos, especificaciones, términos de referencia para auditoría, etc.- para un manejo ambiental adecuado de la construcción de sus obras y operación de sus instalaciones; h) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Ingeniería Ambiental, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, i) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad, y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Gestión Ambiental. 2480 –CIQ DEPARTAMENTO ACUÍFERO DE QUITO ESTRUCTURA ORGÁNICA ACUIFERO DE QUITO UNIDAD TECNICA HIDROGEOLOGIA 2481 – GIQT 2482 – GIQH ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento y de las unidades que la conforman; b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento Acuífero de Quito, en coordinación con las unidades a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución, para la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades, y los que solicitare el Gerente de Ingeniería; d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente de Ingeniería, y con aquellas dispuestas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa; 141 Estructura Orgánica y Funcional FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión del manejo de la función Créditos en Ejecución, mientras continúe vigente el Proyecto Papallacta; b) Participar en el Proceso de Planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia ; c) Colaborar con la función Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Acuífero de Quito controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Acuífero de Quito; e) Realizar la administración, gestión y manejo económico y financiero de la función Acuífero de Quito; f) Coordinar con las diferentes áreas los requerimientos que tuviere el proyecto Acuífero de Quito(parte logística); g) Implementar un sistema contable para el manejo correspondiente, el mismo que tenga compatibilidad con el utilizado por el Departamento de Contabilidad de la Empresa; h) Realizar la revisión, aprobación y el seguimiento del pago a contratistas y proveedores, para su área de responsabilidad; i) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad administrativa, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; j) Manejar, gestionar y realizar la administración técnico-económica de los Proyectos de aprovechamiento sostenible del recurso hídrico subterráneo del Distrito Metropolitano de Quito; k) Generar estudios y diseños técnicos especializados que permitan realizar la evaluación y el aprovechamiento del agua subterránea; l) Planificar los procesos de investigación de los acuíferos del DMQ. m) Ejecutar y controlar los proyectos de aprovechamiento del recurso, en las etapas de extracción, conducción y tratamiento; n) Realizar el monitoreo correspondiente, que permita verificar la calidad y cantidad del recurso; 142 Estructura Orgánica y Funcional o) Definir técnicamente las potenciales fuentes de abastecimiento de aguas subteraneas p) Participar en la planificación de los proyectos, con la función Planificación y coordinar acciones con cada una de las unidades Ejecutoras de la EMAAP-Q; q) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Acuífero de Quito, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, r) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente de Área. 2481 – GIQT UNIDAD TECNICA FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la Unidad Técnica. b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la Unidad Técnica; d) Elaborar, realizar el seguimiento y la fiscalización correspondientes, a los estudios especializados en Hidrogeología, Geología, Hidráulica, Obras Civiles, Hidroquímica Isotópica y Geofísica del Acuífero, tanto para la investigación como para la explotación del mismo; e) Analizar, coordinar con las diferentes áreas y realizar el seguimiento de los procesos de licitación para los estudios de construcción de los proyectos de investigación y explotación del Acuífero de Quito; f) Realizar el seguimiento y la supervisión a la ejecución de los proyectos de explotación de aguas subterráneas; g) Preparar los planes y acciones tendientes a la protección del acuífero; h) Controlar los niveles de calidad del recurso, mediante la creación de un sistema automático para el manejo de datos que monitoree la dinámica, estado y evolución de la calidad y cantidad del recurso hídrico subterráneo; i) Identificar y determinar las potenciales fuentes de aprovechamiento para el recurso; j) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la Unidad Técnica, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, k) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Acuífero de Quito. 143 Estructura Orgánica y Funcional 2482 – GIQH HIDROGEOLOGIA FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la Unidad Hidrogeología; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la Unidad Hidrogeología; d) Colaborar con las diferentes áreas en el proceso de licitación para estudios y construcción de los proyectos de investigación y/o explotación de los acuíferos existentes en el Distrito Metropolitano de Quito; e) Participar en los estudios y diseños especializados de los proyectos del acuífero; f) Ejecutar, construir y explotar los pozos y/o galerías de investigación; g) Participar en la supervisión de los proyectos que se encuentren en ejecución para el acuífero de Quito; h) Recuperar y rehabilitar los pozos existentes; i) Apoyar al control de los niveles y calidad del recurso; j) Colaborar con la función Dirección Jurídica mediante informes técnicos, para la realización de concesiones de aguas subterráneas; k) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad administrativa, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, l) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de la Función Acuífero de Quito y aquellas dispuestas por el Jefe de Hidrogeología. 2500 - GC GERENCIA COMERCIAL ESTRUCTURA ORGÁNICA GERENCIA COMERCIAL 144 Estructura Orgánica y Funcional PROMOCIÓN SOCIAL SERVICIO AL CIENTE 2510 – GCP 2520 – GCS CATASTRO Y FACTURACIÓN 2530 - GCF CARTERA Y COBRANZAS 2540 – GCC MICRO MEDICIÓN 2550 – GCM GRANDES CLIENTES 2560 – GCG ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Planificar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la Gerencia Comercial y de las dependencias a su cargo; b) Elaborar el plan anual de actividades de la función Comercial, en coordinación con las dependencias a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente General; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente General y con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer el marco legal e institucional, y procedimientos en que a de basar su gestión la función Comercial, a cuyo efecto deberá: - Mantener archivos codificados de leyes, reglamentos, instructivos y disposiciones del Directorio y de la Gerencia General, que regulan las actividades de comercialización de servicios de agua potable y alcantarillado; - Difundir entre las unidades administrativas involucradas en la función Comercial, leyes, reglamentos, procedimientos y disposiciones relacionadas con la comercialización de los servicios de agua potable y alcantarillado; - Elaborar y proponer en colaboración con la unidad de Desarrollo Organizacional, cambios y modificaciones a los reglamentos, que regulan las actividades de la función Comercial, acoplándolos a los cambios del entorno; y, - Coordinar con la función Jurídico-Legal, la precisión en la aplicación de leyes y reglamentos que impidan tergiversaciones e interpretaciones extensivas por parte de los funcionarios del área Comercial. b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas juntamente con las otras gerencias de la Empresa; c) Coordinar las relaciones con los diferentes organismos internacionales en materia de financiamiento y cooperación técnica; d) Coordinar la colaboración que debe prestar la función Comercial con la función Desarrollo Organizacional, para la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de 145 Estructura Orgánica y Funcional procedimientos y de responsabilidades, para facilitar la gestión a cargo de la mencionada función; e) Participar en la elaboración y revisión periódica de los instructivos, procedimientos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área Comercial, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar la colaboración de las unidades a su cargo con la función Desarrollo Organizacional, para la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Comercialización, controlando su aplicación; g) Sugerir al Gerente General, la modificación de leyes y reglamentos, que rigen las actividades de Comercialización, acoplándolas a los cambios del entorno; h) Supervisar que la recepción de solicitudes, reclamos, y consultas, para la prestación de los diversos servicios y su correspondiente venta, guarden concordancia con las normas de la Ley Orgánica de Defensa del Consumidor, de los reglamentos de abonados y de tasas y tarifas; y, que las recaudaciones y depósitos de los valores derivados de la prestación de servicios sean exactos y oportunos; i) Adoptar medidas correctivas para mejorar los niveles de recaudación, proponiendo la adopción de nuevos sistemas de control, manuales y/o automáticos para evitar fuga, peculado, malversación o retrasos en el depósito de las mismas; j) Supervisar el mantenimiento de la información documentaria, correspondiente a la cartera de la Empresa, así como del banco de datos, actualizado con información relativa a la estructura de la cartera, composición de saldos, antigüedad de los mismos, etc.; sugiriendo a su inmediato superior medidas apropiadas, para lograr su recuperación; k) Arbitrar las acciones legales correspondientes, para proceder a dar de baja a la cartera que por su antigüedad ha prescrito en su cobro, de conformidad con las leyes, reglamentos y procedimientos establecidos; l) Mantener información estadística, respecto de las reclamaciones presentadas por los usuarios de los servicios de agua potable y de alcantarillado, relativa a errores de facturación o fallas técnicas, clasificadas por tipo de error, tipo de fallas, frecuencia de irregularidades y tiempo de demora en la resolución de errores de facturación y de fallas técnicas; m) Supervisar que la prestación de servicios post-venta, brinde al usuario la seguridad de que sus reclamos de orden técnico y de planillaje, así como los requerimientos de información relacionada con el detalle de consumo, sean atendidos y evacuados satisfactoriamente, permitiendo adicionalmente reducir los errores de planillaje y de procesamiento de datos; n) Vigilar que el control de la producción, determine el grado de compatibilidad alcanzado entre los registros técnicos de la producción mensual de tráfico, y los reportes de facturación y recaudación; 146 Estructura Orgánica y Funcional o) Administrar el Sistema de Servicio al Cliente en materia de promoción y solicitudes de servicios, facturación, recaudación y cobranza de las prestaciones y de reclamos o consulta respecto de los servicios entregados; q) Administrar adecuadamente la gestión de micromedición de la Empresa; y, el Sistema de Detección, Control y Sanción del Uso Fraudulento de los Servicios; q) Administrar adecuadamente los proyectos a su cargo y controlar su fiel cumplimiento; r) Participar en los comités internos y externos en asuntos relativos al ámbito de su gestión; s) Coordinar permanentemente con la Gerencia de Operación y Mantenimiento, en lo relacionado con la atención oportuna de mantenimiento de los servicios; t) Realizar el seguimiento del cumplimiento de los reglamentos estructurales, funcionales y posicionales en el área de su competencia; u) Manejar los datos a ser procesados, inherentes a la función Comercial, integrados al Sistema de información gerencial y al sistema de información al usuario; v) Evaluar los resultados obtenidos, confrontándolos con las normas y estándares establecidos, obteniendo los índices de gestión en el desarrollo de la función Comercial; w) Analizar e indexar causales de orden interno y externo que pudieron incidir en los índices de cumplimiento presentados por la función Comercial, obteniendo los niveles reales de desempeño para la mencionada función, sugiriendo y adoptando medidas correctivas para mejorar el área Comercial; y, x) Realizar las demás actividades asignadas por el Gerente Comercial y por el Gerente General. 2510 – GCP DEPARTAMENTO DE PROMOCIÓN SOCIAL ESTRUCTURA ORGÁNICA PROMOCIÓN SOCIAL GESTIÓN COMUNITARIA EDUCACIÓN SANITARIA 2511 – GCPG 2512 - GCPE ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES 147 Estructura Orgánica y Funcional a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento y de las unidades a su cargo; b) Elaborar el plan anual de actividades de la función Promoción Social, en coordinación con las unidades relacionadas a sus funciones; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente Comercial; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente Comercial y con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de la función Promoción Social; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la función de Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Promoción Social, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Promoción Social; e) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área Comercial, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; g) Atender la demanda real del servicio de agua potable a la población; h) Lograr el mayor número de clientes reales, mediante la captación de nuevos clientes y el mantenimiento y expansión del mercado consumidor; i) Coordinar con las áreas de Ingeniería, y Operación y Mantenimiento, las expectativas de dotación del servicio de agua potable para los barrios marginales de la ciudad de Quito, así como también la extensión de redes y conexiones realizados por terceros para el respectivo ingreso al sistema; j) Realizar investigaciones de mercado potencial para la venta de los servicios de agua potable y alcantarillado e identificar la demanda potencial de nuevos usuarios en los barrios urbano marginales del cantón Quito y sus parroquias rurales; k) Atender la distribución del líquido vital a través de los tanqueros de la Empresa en los sectores urbano - marginales; 148 Estructura Orgánica y Funcional l) Coordinar con la función Ingeniería la dotación de los servicios de agua potable y alcantarillado en los sectores que carecen de éstos servicios; m) Promocionar campañas informativas de los nuevos proyectos en coordinación con la funciones de Ingeniería, de Comunicación Social y las distintas administraciones zonales del Distrito Metropolitano para el uso adecuado del agua potable y disminuir los usos indebidos; n) Promocionar los servicios que pueden ser atendidos por terceros; o) Investigar y proponer soluciones alternativas para atender con el servicio de agua potable a los que se encuentran fuera de las cotas del servicio actual (autoabastecimiento); p) Tramitar las solicitudes de conexiones de agua potable y alcantarillado en los barrios urbano marginales de la ciudad de Quito y parroquias rurales; q) Coordinar con la función Operación y Mantenimiento, la planificación para la ejecución de trabajos de mantenimiento en barrios populares, mercados, y otros; r) Coordinar institucionalmente tareas de promoción social y ejecución de obras de agua potable y alcantarillado entre la Alcaldía y las administraciones zonales; s) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Promoción Social, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de promoción social, que garanticen una eficiente gestión comercial; t) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Promoción Social, y que contribuye a la integración del sistema de información gerencial; y, u) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente Comercial. 2511 – GCPG GESTIÓN COMUNITARIA FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Gestión Comunitaria; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Gestión Comunitaria; d) Desarrollar actividades conjuntas con los diferentes barrios en las gestiones para ser atendidos con los servicios de agua potable y alcantarillado; 149 Estructura Orgánica y Funcional e) Impulsar la búsqueda de alternativas y soluciones a conflictos vinculados con las organizaciones barriales y las demandas de servicios, en coordinación con la función Comercial; f) Proponer soluciones alternativas para atender con el servicio de agua potable a los sectores que se encuentran fuera de las cotas de servicio actuales; g) Atender los requerimientos de los barrios dentro de la Empresa, realizar su seguimiento hasta llegar a la contratación individual de las conexiones domiciliarias e inauguración de las obras; h) Impulsar y coordinar con la función Desarrollo Solidario para el manejo de las relaciones comunitarias; i) Programar los cronogramas de suscripción de convenios de servicio individuales tanto de agua potable como de alcantarillado dentro del programa de desarrollo urbano marginal en coordinación con las funciones Comercial, Ingeniería, y Estudio y Diseño; j) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Gestión Comunitaria, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, k) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Promoción Social. 2512 – GCPE EDUCACIÓN SANITARIA FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Educación Sanitaria; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Educación Sanitaria; d) Producir material impreso, audiovisuales, y publicaciones educativas para el proceso de capacitación a la niñez y juventud del Distrito Metropolitano Quito; e) Coordinar con la función Ambiental para establecer convenios y ejecutar planes especializados, con países amigos y organismos multilaterales como: ONU, UNESCO, OMS, OPS, etc; f) Buscar los recursos materiales, financieros y auspicios tanto nacionales como internacionales para el proceso de capacitación; 150 Estructura Orgánica y Funcional g) Elaborar la programación anual de promoción y capacitación en coordinación con instituciones técnico–científicas y pedagógicas, para la formación de instructores y estudiantes, además diseñar las guías didácticas para los instructores por medio de seminarios, y talleres programados para el efecto; h) Coordinar la movilización de los estudiantes y docentes a los centros de capacitación, y a las plantas de tratamiento de agua potable, con el material logístico respectivo; i) Notificar a la función Agua no Contabilizada, las anomalías en los sistemas de distribución de agua, en cuanto se refiere al desperdicio de este recurso; j) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Educación Sanitaria, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, k) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Promoción Social. 2520 – GCS DEPARTAMENTO SERVICIO AL CLIENTE ESTRUCTURA ORGÁNICA SERVICIO AL CLIENTE ATENCION PERSONALIZADA CONTROL DE SERVICIOS RECAUDACION 2521 – GCSP 2522 – GCSC 2523 - GCSR ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento y de las dependencias que lo conforman; b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Servicio al Cliente, en coordinación con las dependencias relacionadas a sus funciones; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente Comercial; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente Comercial y con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional, para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS 151 Estructura Orgánica y Funcional a) Conocer y aplicar leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de Servicio al Cliente; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la función Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Servicio al Cliente, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Servicio al Cliente; e) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área Comercial, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; g) Coordinar con la unidad Cartera y Cobranzas, la distribución de agua a los barrios marginales con los tanqueros particulares; h) Absolver las reclamaciones en las materias de facturación, recaudación, consultas relacionadas con el servicio y reclamos en general; así como las i) Organizar y controlar el sistema comercial automatizado para la atención de solicitudes de servicios y actualización de datos en el catastro de clientes reales y potenciales de la Empresa; j) Administrar los contratos de servicios ofrecidos a clientes, relacionados con la instalación y mantenimiento de conexiones domiciliarias de agua potable, alcantarillado y otros servicios; k) Administrar correctamente los procesos de recaudación ; l) Identificar procesos comparativos de servicio al cliente en diferentes empresas del sector público y privado; m) Ejecutar programas mediante terceros sobre la investigación para obtener los niveles de satisfacción de los clientes, sobre los distintos servicios ofrecidos por la EMAAP-Q.; n) Mantener actualizadas y adecuadas las estadísticas de servicio al cliente; o) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Servicio al Cliente, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de servicio al cliente, que garanticen una eficiente gestión comercial; 152 Estructura Orgánica y Funcional p) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Servicio al Cliente, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, q) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente Comercial. 2521 - GCSP ATENCIÓN PERSONALIZADA FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Atención Personalizada; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Atención Personalizada; d) Informar y promocionar al cliente o clientes, de todos los servicios que ofrece la Empresa; como son factibilidad de servicio, valor de la conexión, valor del medidor, tarifas referente al consumo, la estimación y facturación, limpieza de pozos sépticos, servicios que pueden ser ejecutados por terceros; e) Atender los reclamos de suspensión del servicio, consumos estimados, facturación errónea e inspecciones consideradas como urgentes, dando soluciones adecuadas y oportunas al cliente; f) Atender las solicitudes de conexiones de agua potable y alcantarillado de nuevos usuarios, derivaciones, medidores, etc; en coordinación con la unidad de Control de Servicios; g) Realizar ajustes por facturación de agua potable del mes, en coordinación con la función Cartera y Cobranzas para su respectivo análisis; h) Realizar los presupuestos de conexiones de agua potable y alcantarillado; i) Informar y coordinar con las demás áreas competentes, los daños ocurridos en los diferentes sectores de la ciudad tanto de agua potable como alcantarillado y la oportuna toma de decisiones mediante las órdenes de trabajo establecidas a través del Sistema Integrado de Servicios; j) Solicitar a la función Control de Servicios que establezca cargos por multas, consumo anterior, usos indebidos y, otros; k) Realizar ajustes por facturación de agua potable del mes en módulos de atención o enviarlo al Departamento de Cartera para su respectivo análisis; 153 Estructura Orgánica y Funcional l) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Atención Personalizada, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; m) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Servicio al Cliente. 2522 - GCSC CONTROL DE SERVICIOS FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Control de Servicios; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Control de Servicios; d) Ingresar las órdenes de trabajo al Sistema Integrado de Servicios – SIS- y controlar el tiempo de ejecución del trabajo; y, de las no ejecutadas en el tiempo previsto; e) Realizar inspecciones físicas en forma oportuna, por reclamos de clientes; f) Determinar el tiempo anterior de consumos de agua potable y multas por conexiones a legalizar; g) Elaborar contratos de cuentas municipales y especiales; h) Coordinar con las demás unidades del departamento y otras dependencias de la Empresa la ejecución de trabajos solicitados por clientes; i) Controlar los datos e información de los documentos y cargar valores a las cuentas respectivas por varios trabajos realizados; j) Analizar, liquidar las órdenes de trabajo y solicitar las regulaciones de las transacciones respectivas; k) Determinar los valores de presupuestos de conexiones de alcantarillado y legalizar; l) proceder a Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Control de Servicios, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, m) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Servicio al Cliente. 154 Estructura Orgánica y Funcional 2523 – GCSR RECAUDACIÓN FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Recaudación; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Recaudación; d) Administrar los “Centros de Atención al Cliente”, a través de: La comercialización de los servicios de agua potable y alcantarillado en sujeción a los reglamentos, normas y procedimientos establecidos, para lo cual deberá: - Recopilar y clasificar la información referente a solicitudes y consultas de servicios de agua potable y alcantarillado; - Determinar las posibilidades de prestación de los diferentes servicios demandados, a nivel de sus componentes y su trámite; - Mantener estadísticas sobre la demanda de servicios, que no es posible atender; - Conocer en detalle la aplicación de los reglamentos de tarifas, de multas y sanciones; - Levantar registros y notificaciones para la función Micromedición, para que se realicen las conexiones respectivas; - Receptar y notificar a las funciones Operación y Mantenimiento, así como a la Comercial, sobre los reclamos de fallas técnicas y de planillaje, respectivamente; - Mantener estadísticas sobre reclamos presentados y los tiempos de respuesta; - Compatibilizar los registros técnicos de producción mensual de consumo, con los reportes de facturación y recaudación; - Recaudar, custodiar y depositar los valores derivados de la venta de servicios, comunicando a las funciones Comercial y Financiera, sobre dichos procesos; y, - Vigilar el envío oportuno de la información, relacionada con los registros de consumo y facturación. La atención a los usuarios de los servicios de agua potable y alcantarillado en sus reclamaciones relacionadas con la prestación eficiente de los servicios, con sujeción a las normas y procedimientos, debiendo: - Conocer los aspectos técnicos relacionados con los servicios de agua potable y alcantarillado que brindan en la zona bajo su responsabilidad; 155 Estructura Orgánica y Funcional - Informar al usuario acerca de la complejidad y demora de la reparaciones y los costos que ellas implican; - Mantener guías de información para el usuario, actualizadas y a nivel distrital para facilitar la buena utilización y la cobertura de los servicios de agua potable y alcantarillado; - Brindar una ágil atención a los requerimientos del usuario; y, - Realizar chequeos periódicos de la eficiencia de las reparaciones, notificando a la función Operación y Mantenimiento. - La realización de las actividades asignadas por el ejecutivo responsable de la función Servicio al Cliente y aquellas dispuestas por los ejecutivos responsables de las funciones Operación y Mantenimiento, y Comercialización; y, - La coordinación con la función Promoción Social para la provisión oportuna de los servicios de agua potable y alcantarillado. e) Distribuir la facturación del sector rural a las entidades comerciales y/o personas naturales encargadas de la recaudación, mediante convenios con la Empresa y, retirar éstos valores recaudados, para ingresar al sistema y cuadrar con base en los soportes respectivos; f) Recaudar los diferentes valores de pago por conexiones domiciliarias de agua potable y alcantarillado y otros servicios, pago de facturas, tasas y demás contribuciones de acuerdo a disposiciones legales y reglamentarias de la EMAAP-Q.; g) Presentar reportes diarios de las recaudaciones realizadas por el personal de la unidad en las ventanillas de la EMAAP-Q., y efectuar arqueos de caja sorpresivos sin previo aviso y por lo menos una vez al mes; h) Enviar a Contabilidad la documentación de respaldo de conexiones, convenios, alcabalas, comprobantes de ingreso y demás documentos de soporte utilizados en la ventanilla de varios ingresos; i) Presentar diariamente a Tesorería “el cuadre” de los partes generales de recaudación, y al siguiente día entregar los depósitos realizados en el banco; j) Depositar diariamente en los bancos autorizados a través de la empresa transportadora de valores, los montos recaudados en la oficina matriz y agencias; k) Efectuar los arqueos de caja sin previo aviso y por lo menos una vez cada dos meses l) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Recaudación, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, m) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Servicio al Cliente. 156 Estructura Orgánica y Funcional 2530 - GCF DEPARTAMENTO DE CATASTRO Y FACTURACIÓN ESTRUCTURA ORGÁNICA CATASTRO Y FACTURACIÓN ADMINISTRACIÓN DE CLIENTES Y ESTADÍSTICA CONSUMO Y MEDICIÓN 2531 - GCFA 2532 – GCFC ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento de Catastro y Facturación y de las unidades que lo conforman; b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Catastro y Facturación, en coordinación con las unidades relacionadas a sus funciones; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente Comercial; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente Comercial y con aquellas establecidas por el Marco regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de Procedimientos, relacionados con la gestión de Catastro y Facturación; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la función Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Catastro y Facturación, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Catastro y Facturación; e) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área Comercial, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; 157 Estructura Orgánica y Funcional g) Administrar los sistemas de catastros, lecturas y facturación de los servicios de agua potable y alcantarillado; h) Recomendar y controlar las normas y procedimientos para la lectura de medidores por consumo y facturación de servicios, efectuando su seguimiento y evaluación, planteando las modificaciones necesarias; i) Establecer programas de control de la prefacturación de consumos a los clientes; j) Emitir y distribuir las facturas por consumo de agua potable y alcantarillado, documentos de cobro y tasas; y, remitirlos al domicilio de los clientes; y, efectuar su despacho postal en los casos pertinentes; k) Controlar y mantener actualizado el catastro de clientes reales, factibles y potenciales; l) Controlar la organización del catastro en cuanto al manejo de archivos de facturación y toma de lecturas, efectuando las modificaciones necesarias; m) Establecer normas y procedimientos para el enrolamiento de los clientes y las modificaciones de los datos catastrales; y, controlar el oportuno y adecuado ingreso de información por este concepto; n) Determinar las acciones para la detección y control de los consumos fraudulentos o no medidos de agua potable; o) Supervisar y evaluar la ejecución de programas de optimización, estimación de la lectura de medidores de agua potable; p) Mantener información clasificada, actualizada y adecuada de: - Clientes con servicio de agua potable por categorías; doméstico, comercial, industrial, oficial y municipal; - Clientes con servicio de alcantarillado; - Número total de clientes; - Indices comerciales; y, - Medición. q) Realizar estudios que permitan racionalizar la conformación de ciclos, sectores y rutas que eleven el nivel de rendimiento de todos los procesos de la gestión comercial: toma de lecturas, entrega de facturas, cortes, conexiones, recuperación de cartera, instalación de medidores; r) Controlar la información estadística referente a facturación y catastro; s) Mantener actualizado el programa de control, crítica y prefacturación de los consumos reales y estimados; 158 Estructura Orgánica y Funcional t) Ofrecer información de los consumos, con base en las lecturas efectuadas para optimizar el balance entre el agua producida y el agua contabilizada en el sistema de facturación; u) Emitir y distribuir las facturas por consumo de agua potable, alcantarillado y tasas de los servicios ofrecidos por la Empresa, documentos de cobro y remitirlos al domicilio de los clientes, efectuar su despacho postal en los casos pertinentes; v) Controlar y mantener actualizado el catastro de clientes reales, factibles y potenciales; w) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Catastro y Facturación, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de catastro y facturación, que garanticen una eficiente gestión comercial; x) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Catastro y Facturación, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, y) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente Comercial. 2531 – GCFA ADMINISTRACIÓN DE CLIENTES Y ESTADÍSTICA FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Administración de Clientes y Estadística; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Administración de Clientes y Estadística; d) Implantar el catastro de clientes, organizado y constituido de modo adecuado para elaborar una nómina de todos los clientes reales, factibles y potenciales de los servicios; e) Caracterizar a cada uno de los clientes reales, determinando la identificación, clasificación y categorización para su incorporación en el catastro; f) Mantener la base de datos catastral con la incorporación oportuna de todas las novedades y modificaciones producidas, a fin de tenerlo permanentemente actualizado; g) Realizar acciones con la finalidad de actualizar la cartografía catastral; h) Facilitar la cartografía catastral y ubicación predial a las dependencias de la Empresa que así lo requieran; 159 Estructura Orgánica y Funcional i) Efectuar el control del mercado consumidor, por medio de censos a predios y servicios domiciliarios, a fin de eliminar fraudes y conexiones clandestinas, así como también para conocer e identificar los clientes factibles y los potenciales; j) Suministrar la información sobre los clientes, para efectos del cobro de los servicios, la comercialización y la formulación de los planes de la empresa; k) Actualizar y aprobar el ingreso o baja de los clientes reales, factibles y potenciales; l) Identificar e incorporar al sistema, a los clientes clandestinos solicitando a las unidades respectivas la generación de contratos y aplicación de las multas correspondientes; m) Generar, administrar, analizar e interpretar la información y datos estadísticos sobre los clientes reales, factibles y potenciales, así como también otros datos relacionados con la gestión comercial; n) Coordinar con las áreas involucradas para la implantación y mantenimiento del sistema de información geográfico comercial; n) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Administración de Clientes y Estadística, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, o) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Catastro y Facturación. 2532 – GCFC CONSUMO Y MEDICIÓN FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Consumo y Medición; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Consumo y Medición; d) Tomar lecturas mensuales en los medidores de agua que se hallen en funcionamiento; e) Controlar y mantener actualizado los sistemas de lecturas, prefacturación y facturación; f) Supervisar al personal de planta y a destajo sobre las tareas asignadas para que sean cumplidas a cabalidad; 160 Estructura Orgánica y Funcional g) Mantener actualizadas las rutas para optimizar la lectura de medidores en coordinación con la función Administración de Clientes y Estadística; h) Ingresar al sistema de facturación las lecturas de las máquinas microlectoras y de los listados aplicando la codificación correspondiente; i) Reportar novedades de los medidores que se encuentran sin funcionar, dañados, manipulados o que presenten novedades en la toma de lecturas; j) Verificar en el campo, el control de consumos y notificar las novedades en caso de haberlas, para su modificación; k) Ofrecer información de los consumos, con base en las lecturas efectuadas para optimizar el balance entre el agua producida y el agua suministrada al sistema de distribución; l) Actuar a nombre de la Empresa como Fiscalizador en la toma de lecturas y entrega de facturas a domicilio; m) Reaplicar las lecturas mal tomadas, o que presenten inconsistencias; n) Realizar análisis y gráficos estadísticos sobre facturación, consumos y otros; o) Ampliar la cobertura de toma de lecturas en entrega de facturas a domicilio por parte de terceros, de acuerdo a las necesidades de la Empresa; p) Controlar los trabajos realizados por contratistas en la toma de lecturas y entrega de facturas a domicilio; q) Reaplicar las lecturas mal tomadas o que presentan inconsistencias; r) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Consumo y Medición, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, s) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Catastros y Facturación. 2540 – GCC DEPARTAMENTO DE CARTERA Y COBRANZAS ESTRUCTURA ORGÁNICA CARTERA Y COBRANZAS CONTROL DE CUENTAS COBRANZAS 161 CORTES Y RECONEXIONES Estructura Orgánica y Funcional 2541 – GCCC 2542 – GCCO 543 – GCCR ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento de Cartera y Cobranzas y de las unidades que lo conforman; b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Cartera y Cobranzas, en coordinación con las unidades relacionadas a sus funciones; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente Comercial; y, d) Cumplir con las demás disposiciones establecidas por la Gerencia Comercial y con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de Cartera y Cobranzas; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la función Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Cartera y Cobranzas, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Cartera y Cobranzas; e) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área Comercial, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; g) Comprobar la situación morosa de clientes de agua potable y alcantarillado, proponiendo las acciones necesarias para la gestión de cobro; h) Examinar los informes de pago de las cuentas que emite la Empresa por concepto de servicios prestados; i) Coordinar y administrar los contratos de recaudación de agua potable y alcantarillado con bancos y demás agentes recaudadores externos (débitos bancarios), procesando la información relativa a la recaudación efectuada; 162 Estructura Orgánica y Funcional j) Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente respecto de la modificación de facturación, emisión de convenios de pago y tramitación de cargos; k) Controlar los valores a cobrar a clientes por los servicios entregados de acuerdo con los consumos registrados y las tarifas vigentes; l) Proporcionar la información del área requerida para la contabilización de los ingresos y el control de la gestión comercial; m) Comprobar el corte del suministro de agua potable a los usuarios en mora, reinstalándolo una vez cancelada la deuda; n) Verificar los informes o certificados relativos a saldos adeudados por los clientes que soliciten terceros u otras dependencias de la Empresa; o) Determinar mensualmente, mediante regulaciones internas y regulaciones de la Junta Monetaria, las Tasas de Interés que serán aplicadas a las cuentas en mora y a los clientes que requieran financiamiento de sus contratos; p) Presentar mensualmente el informe de las recaudaciones realizadas por agencias de administración directa y otros agentes externos, clasificadas en vigentes y vencidas; q) Administrar la actualización de pliegos tarifarios de consumos y contratos, en el sistema comercial; r) Coordinar la suscripción de convenios de recaudación mediante la banca electrónica y otros medios tecnológicos; a través del sistema bancario nacional; s) Coordinar y controlar la administración de los contratos tercerizados de las acciones coercitivas de cobro (cortes y reconexiones del servicio y tramite de juicios coactivos); t) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Cartera y Cobranzas, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de Cartera y Cobranzas, que garanticen una eficiente gestión comercial; u) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Cartera y Cobranzas, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, v) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente Comercial. 2541 – GCCC CONTROL DE CUENTAS FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Control de Cuentas; 163 Estructura Orgánica y Funcional b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Control de Cuentas; d) Realizar las regulaciones de cuentas en general, referente a lecturas, promedios, tipos de consumo u otros valores, con el fin de determinar el monto a cobrar al cliente de los servicios entregados por la EMAAP-Q.; e) Ingresar al sistema computarizado los débitos bancarios, las solicitudes de convenio y suspensión a través de bancos; f) Entregar facturas, listados y material magnético a los bancos para la ejecución del débito correspondiente, y posterior recaudación; g) Realizar las notificaciones para el cobro de los títulos de crédito (facturas) por diferentes trabajos realizados por la Empresa; h) Realizar las gestiones de recuperación de la cartera vencida de títulos de crédito por otros conceptos y evaluar el estado de la cartera. i) Conciliar los registros de recaudación de los títulos de crédito con los registros contables que permitan el cobro o depuración de las cuentas; j) Controlar y ejecutar el proceso de gestión coactiva, y emitir informes periódicos; k) Fiscalizar y evaluar la gestión realizada por los abogados externos en el proceso de juicios coactivos; l) Ejecutar el control y el análisis de todos los ajustes y cambios realizados al sistema de facturación, para todos los usuarios autorizados; m) Coordinar y requerir las modificaciones y/o actualizaciones del sistema de facturación, relacionados con la prefacturación y postfacturación; n) Realizar el seguimiento de las cuentas canceladas con cheques protestados, hasta la depuración de los valores, en coordinación con las funciones Recaudación, y Cortes y Reconexiones; o) Realizar el análisis y depuración de cuentas: bajas, activación, pendientes factibles, y por habilitarse; p) Ingresar al sistema computarizado las solicitudes de convenios y suspensión de recaudación a través de débitos bancarios; q) Analizar y controlar las cuentas de facturación con desvíos de lecturas en las cuentas del sistema de débitos bancarios –prefacturación-; r) Evaluar y apoyar en el control y ejecución del proceso de recuperación de cartera vencida por la gestión coactiva, y emitir el informe correspondiente; 164 Estructura Orgánica y Funcional s) Controlar y analizar todos los ajustes y cambios realizados al sistema de facturación, por todos los usuarios autorizados, y administrar y controlar el sistema de claves del SISCOM; y, manejador de aplicaciones ; t) Ejecutar y controlar el sistema de facturación de consumos a través de tanqueros particulares; u) Generar, controlar y realizar el seguimiento de los convenios de pago de las cuentas morosas y las que se encuentran en juicios coactivos; v) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Control de Cuentas, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, w) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Cartera y Cobranzas. 2542 – GCCO COBRANZAS FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Cobranzas; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de su competencia; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Cobranzas; d) Analizar la deuda morosa de clientes y realizar las acciones necesarias para la gestión de cobro; e) Efectuar las acciones de cobranza extrajudicial a los clientes que habiendo sido suspendido el suministro de agua potable permanecen en calidad de morosos, y aquellos que por sus características o montos resulte conveniente efectuar el cobro, a través de convenios de pago. f) Identificar y reportar para el inicio de las acciones de cobranza judicial, por la vía coactiva a los clientes que no han respondido a las acciones extrajudiciales de cobro; g) Emitir informes o certificaciones relativas a saldos adeudados por los clientes internos y externos; h) Elaborar y coordinar programas de trabajo que permitan la recuperación de la cartera vencida; i) Realizar acciones que permitan la depuración de la cartera vencida incobrable; 165 Estructura Orgánica y Funcional j) Mantener un actualizado y adecuado reporte de cuentas vencidas; k) Realizar un análisis periódico de antigüedad de saldos y vencimientos de clientes; l) Coordinar con las funciones Cortes y Reconexiones, y Distribución, la suspensión del servicio y retiro de conexiones, de cuentas de difícil cobro; m) Realizar la constatación física de los predios en mora, para verificar la condición actual de la conexión, que permita su depuración; n) Analizar y regular las cuentas en mora que de acuerdo con las inspecciones de campo, así lo ameriten; o) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Cobranzas, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, p) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Cartera y Cobranzas. 2543 – GCCR CORTES Y RECONEXIONES FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Cortes y Reconexiones; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Cortes y Reconexiones; d) Generar e imprimir las órdenes de suspensión de servicio y proceder a la suspensión del servicio de agua potable a los clientes que adeudan más de dos meses, realizando el corte con retiro de materiales; e) Reconectar el servicio de los clientes suspendidos o cortados el servicio por la falta de pago, luego que las facturas hayan sido canceladas; f) Mantener actualizados los: - Registros diarios, semanales y mensuales tanto de contratistas, como de las cuadrillas de plomeros de la EMAAP-Q., el número de cortes con retiro de materiales; - Registros de ingreso, egreso, devolución, reinstalación de medidores y piezas; y, - Registro diario en el sistema, de los resultados de las acciones de corte y reconexión del servicio de agua potable. 166 Estructura Orgánica y Funcional g) Entregar a clientes notificaciones por uso indebido, e informar a la función Control de Cuentas para que legalizadas, y cargados los valores por consumos anteriores, desperdicios de agua y otros se proceda a reinstalarles el servicio; y, aplicar las sanciones correspondientes de acuerdo con la reglamentación interna a los clientes suspendidos en el servicio y que arbitrariamente se han habilitado el mismo, de acuerdo a disposiciones legales; h) Coordinar procesos de trabajo de cortes y reconexiones con las demás dependencias de Cartera y Cobranzas; i) Fiscalizar diariamente los cortes y reconexiones del servicio de agua potable y realizados por los contratistas; j) Organizar física y adecuadamente los materiales de medidores y de piezas retirados; k) Realizar informes diarios de las ordenes de suspensión; l) Procesar las órdenes de corte del servicio y proceder a la suspención del servicio de agua potable a los clientes que adeudan de más de dos meses; realizando el corte del servicio con retiro de materiales en la caja vereda a los clientes con mora de 2 meses, en adelante; m) Llevar los registros diarios, semanales y mensuales de las cuadrillas de plomeros; así como, del número de cortes realizados diariamente; n) Registrar los ingresos y egresos, devolución, reinstalación de medidores y piezas; o) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Cortes y Reconexiones, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, p) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Sección y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Cartera y Cobranzas. 2550 - GCM DEPARTAMENTO DE MICROMEDICIÓN ESTRUCTURA ORGÁNICA MICROMEDICIÓN PLANEAMIENTO Y PROGRAMACIÓN LABORATORIO DE MEDIDORES 2551 – GCMP 2552 - GCML 167 Estructura Orgánica y Funcional ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento de Micromedición y de las unidades que lo conforman; b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Micromedición, en coordinación con las unidades relacionadas a sus funciones; y, controlar su ejecución y evaluar para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente Comercial; y, d) Cumplir con las demás disposiciones que le encomendare el Gerente Comercial y con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de Micromedición; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control; y, en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la unidad de Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Micromedición, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Micromedición; e) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área Comercial, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; g) Ejecutar la instalación de las conexiones domiciliarias de agua potable y alcantarillado, de acuerdo con los contratos suscritos; h) Receptar diariamente del área de Servicio al Cliente, vía informática, las órdenes de trabajo para instalación de conexiones domiciliarias de agua potable y alcantarillado, y los croquis que deben ser empatados con la respectiva orden, agruparlas por diámetros y zonas conforme a la zonificación del Distrito Metropolitano de Quito; i) Notificar a la función Fiscalización, acerca de las órdenes de trabajo y de los cronogramas de instalaciones; 168 Estructura Orgánica y Funcional j) Ubicar los predios en los planos catastrales; k) Receptar los informes de las conexiones atendidas y las que tienen novedades; l) Notificar al Jefe de la función Micromedición, las novedades reportadas de conexiones - no existe red, no hay quien atienda, lote baldío, rotura de pavimento, paso de servidumbre -, las mismas que quedaron pendientes, hasta superar el inconveniente o serán archivadas; m) Activar las cuentas de conexiones domiciliarias de agua potable y alcantarillado realizadas, en el sistema integrado de comercialización de la EMAAP-Q para el cobro del consumo mensual respectivo, incluyendo los casos de: conexiones largas, clandestinas, diferencia de costo por cambio de habilitación de conexión por conexión inicial; n) Informar mensualmente las conexiones realizadas, y mantener estadísticas; o) Informar trimestralmente para la evaluación del plan institucional (control de los indicadores correspondientes) p) Contestar las hojas de control referentes a conexiones en los diferentes casos que se presenten: - Enviar a inspección; - Cargo a cuenta municipal; y, - Certificaciones de fechas de conexiones. q) Legalizar las conexiones clandestinas detectadas en coordinación con la función Cartera y Cobranzas; r) Administrar el sistema de operación y mantenimiento del parque de medidores instalado en el cantón Quito; s) Controlar los programas de reparación y reinstalación de medidores de distintos diámetros y categorías de uso; t) Recomendar con base en los estudios y pruebas efectuadas, la adquisición de medidores de acuerdo a las necesidades de la EMAAP-Q.; u) Coordinar las actividades que permitan conocer de manera sistematizada los volúmenes de agua consumida por los clientes; v) Garantizar que los consumos sean registrados de manera real, permitiendo una cobranza justa y equitativa; w) Organizar física y adecuadamente los materiales de medidores adquiridos, retirados, y de piezas de repuestos; x) Controlar los registros de ingreso, salida, devolución, instalación y mantenimiento de medidores adquiridos, retirados y, de piezas de repuestos; así como, también las estadísticas de los mismos; 169 Estructura Orgánica y Funcional y) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Micromedición, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de micromedición, que garanticen una eficiente gestión comercial; z) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Micromedición, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, aa) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente Comercial. 2551 - GCMP PLANEAMIENTO Y PROGRAMACIÓN FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Planeamiento y Programación; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control; y, en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Planeamiento y Programación; d) Coordinar con el laboratorio de medidores, y con base en los estudios y pruebas, seleccionar las especificaciones de los medidores a adquirir y su posterior instalación; e) ntegrar a los catastros de la Empresa, información objetiva técnica de diámetros de conexiones, de marcas, de capacidad, de fechas de instalación de medidores; y, de otros datos relacionados; f) Definir criterios para cambio de medidores instalados, considerando su período de vida útil, volúmenes registrados, acumulaciones, manipulaciones realizadas en los mismos; g) Elaborar información estadística básica y proyecciones respecto al número de conexiones con y sin medidor; h) Formular el plan de mantenimiento preventivo de medidores instalados, incluyendo el programa de adquisición de medidores y piezas de repuestos; i) Programar las actividades de campo para la instalación, reposición o cambio de medidores; j) Presentar reportes diarios de las actividades realizadas por el personal de la unidad; k) Controlar y supervisar la ejecución de trabajos de campo y de oficina; l) Elaborar la información estadística de los trabajos realizados; 170 Estructura Orgánica y Funcional m) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Planeamiento y Programación, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, n) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Micromedición. 2552 - GCML LABORATORIO DE MEDIDORES FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Laboratorio de Medidores; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control; y, en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Laboratorio de Medidores; d) Controlar y analizar el funcionamiento de los medidores, aplicando las labores de mantenimiento preventivo y correctivo; e) Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de medidores para garantizar exactitud de registro de lecturas de consumo y el funcionamiento continuo; f) Mantener registros adecuados y actualizados de ingreso, egreso; por instalación, mantenimiento de medidores adquiridos, retirados y de piezas de repuestos; g) Ejecutar trabajos relacionados con medidores en: concursos, invitaciones, licitaciones, en las que se incluya: - Pruebas de precisión de lecturas; - Pruebas de arranque para el funcionamiento; - Pruebas de presión hidrostática a presiones de trabajo (pruebas de estanqueidad); - Pruebas de desgaste acelerado; y, - Pruebas metalográficas para la determinación del contenido de metales de los cuerpos de los medidores. h) Ejecutar pruebas de funcionamiento de los medidores adquiridos para su recepción y antes de su instalación; i) Determinar las necesidades de adquisición de medidores por cada diámetro; j) Investigar las variables que influyan sobre la presión del medidor; k) Investigar y determinar el período promedio para el mantenimiento de los medidores; 171 Estructura Orgánica y Funcional l) Preparar la documentación necesaria para la adquisición de medidores, a través de concursos, invitaciones y procesos licitatorios; m) Administrar y manejar bodegas, y repuestos de equipos instalados; n) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Laboratorio de Medidores, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, o) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Sección y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Micromedición. 2560 - GCG DEPARTAMENTO DE GRANDES CLIENTES ESTRUCTURA ORGÁNICA GRANDES CLIENTES ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO DE CLIENTES GESTIÓN DE SERVICIOS 2561 – GCGA 2562 - GCGG ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento de Grandes Clientes y de las unidades que lo conforman; b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Grandes Clientes, en coordinación con las unidades relacionadas a sus funciones; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades las que solicitare el Gerente Comercial; y, d) Cumplir con las demás disposiciones que le encomendare el Gerente Comercial y con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la función de Grandes Clientes; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control; y, en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; 172 Estructura Orgánica y Funcional c) Colaborar con la función Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Grandes Clientes, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Grandes Clientes; e) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área Comercial, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; g) Realizar el levantamiento catastral de todas las cuentas de grandes clientes que pertenecen al tipo de consumo industrial, municipal y oficial, y las cuentas que sobrepasen de los 500 m3, sea industrial, comercial o doméstico; h) Mantener registros actualizados de todas las cuentas de los grandes clientes activos que permitan entre otros: - Que exista una cuenta única para cada gran cliente que permita registrar y cobrar en forma cíclica los valores correspondientes a los servicios prestados; - Asegurar que a los grandes clientes se les emita la factura por consumos reales del servicio prestado; - Verificar que las cuentas no pagadas de los grandes clientes correspondan en cantidades y valores en los saldos pendientes; y, - Ejercer la acción de cobro de la cartera vencida de las cuentas de grandes clientes. i) Realizar un análisis periódico de antigüedad de saldos y vencimientos de los clientes industriales, comerciales, oficiales y domésticos, en la categoría de grandes clientes; j) Mantener los registros actualizados de las cuentas vencidas de grandes clientes; k) Participar en la elaboración catastral de todas las cuentas de grandes clientes; l) Coordinar la utilización del sistema comercial autorizado para la atención de consultas y reclamos de servicios; m) Ejecutar programas comparativos con terceros tanto del sector público como privado, nacionales e internacionales para mejorar los procesos de grandes clientes; n) Administrar adecuadamente las cuentas de grandes clientes, facturando consumos reales y manteniendo registros actualizados; o) Coordinar las inspecciones de campo que permita mantener un control de la facturación de las cuentas de grandes clientes; 173 Estructura Orgánica y Funcional p) Ejercer la acción de cobro de la cartera vencida de las cuentas de grandes clientes; q) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Grandes Clientes, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de grandes clientes, que garanticen una eficiente gestión comercial; r) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Grandes Clientes, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, s) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente de Ingeniería. 2561 - GCGA ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO DE CLIENTES FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Administración y Desarrollo de Clientes; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control; y, en la elaboración de las normas correspondientes a su área de competencia; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Administración y Desarrollo de Clientes; d) Realizar el mantenimiento catastral de todas las cuentas de grandes clientes que pertenecen al consumo doméstico, comercial, industrial, municipal y oficial; e) Atender los reclamos, consumos estimados, facturación errónea, dando soluciones adecuadas y oportunas al cliente; f) Mantener registros actualizados y adecuados de todas las cuentas de los grandes clientes activos; g) Asegurar que los grandes clientes se les emita la factura por consumos reales del servicio prestado; h) Identificar los mejores procesos de empresas nacionales e internacionales para aplicar en nuestra organización con miras a mejorar y desarrollar un servicio de calidad al cliente; i) Ejecutar programas con terceros para generar un Sistema de Escucha del Cliente que permita mejorar los niveles de satisfacción de los grandes clientes; j) Realizar análisis periódicos de antigüedad de saldos y vencimientos de los clientes domésticos, comerciales, industriales, oficiales y municipales, registrados en la categoría de grandes clientes; 174 Estructura Orgánica y Funcional k) Manejar y mantener los registros actualizados de las cuentas vencidas de grandes clientes; l) Coordinar y requerir las modificaciones y/o actualizaciones del Sistema de Facturación, relacionados con la prefacturación y postfacturación de los Grandes Clientes; m) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Administración y Desarrollo de Clientes, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, n) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Grandes Clientes. 2562 - GCGG GESTIÓN DE SERVICIOS FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Gestión de Servicios; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control; y, en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Gestión de Servicios; d) Programar las órdenes de trabajo en el Sistema Integrado de Servicios – SIS -; y, controlar el tiempo de ejecución del trabajo y reportar las no ejecutadas; e) Realizar inspecciones de campo, que permitan mantener un control de la facturación de las cuentas registradas como grandes clientes; f) Analizar los consumos de agua potable, y las multas por conexiones a legalizar; g) Coordinar con las demás funciones de la Gerencia Comercial y otras dependencias de la Empresa la ejecución de trabajos solicitados; h) Revisar la documentación respectiva y cargar valores a las cuentas de grandes clientes por trabajos realizados a solicitud de los clientes; i) Analizar las órdenes de trabajo y realizar las regulaciones respectivas cuando el caso lo amerite; j) Preparar los datos a ser procesados, inherentes al manejo de la unidad Gestión de Servicios, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, k) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Grandes Clientes. 175 Estructura Orgánica y Funcional 2600 - GO GERENCIA DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO ESTRUCTURA ORGÁNICA GERENCIA DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO INGENIERÍA OPERATIVA 2610–GOI SISTEMAS ESPECIALES PRODUCCIÓN 2620–GOS 2630-GOP DISTRIBUCIÓN SANEAMIENTO 2640–GOD 2650–GOA CUENCAS HIDROGRÁFICAS 2660-GOC ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Planificar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la Gerencia y de las dependencias a su cargo; b) Elaborar el plan anual de actividades de la función Operación y Mantenimiento en coordinación con las dependencias a su cargo; y, controlar su ejecución; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente General ; y, d) Cumplir con las demás disposiciones que le encomendare el Gerente General y con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer el marco legal e institucional, normas y procedimientos en que ha de basar su gestión la función Operación y Mantenimiento de los Servicios de Agua Potable y Alcantarillado, a cuyo efecto deberá: - Mantener archivos codificados de leyes, reglamentos, resoluciones y disposiciones del Directorio y Gerente General, que regulan las actividades de Operación y de Mantenimiento; - Difundir entre las unidades operativas involucradas en la función Operación y Mantenimiento, leyes, reglamentos, normas, procedimientos y disposiciones relacionadas con el área de Operación y de Mantenimiento; - Elaborar y proponer en colaboración con la unidad Desarrollo Organizacional, cambios y modificaciones a las leyes y reglamentos, que regulan las actividades de la función Operación y Mantenimiento, acoplándolos a los cambios del entorno; y, - Coordinar con la función Jurídico - Legal, la precisión en la aplicación de leyes y reglamentos que impidan tergiversaciones e interpretaciones unilaterales por parte de los funcionarios del área Operativa y de Mantenimiento. 176 Estructura Orgánica y Funcional b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas conjuntamente con las otras gerencias de la Empresa; c) Manejar y coordinar las relaciones con los diferentes Organismos Internacionales en materia de financiamiento y cooperación técnica; d) Coordinar la colaboración que debe prestar la función Operación y Mantenimiento a la función Desarrollo Organizacional, para la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para facilitar la gestión a cargo de la mencionada función; e) Participar en la elaboración y revisión periódica de los instructivos, procedimientos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área de Operación y Mantenimiento, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Administrar la operación y el mantenimiento de los sistemas de producción de agua potable y de recolección y disposición de aguas servidas y lluvias; g) Administrar los sistemas de apoyo necesario para la operación y mantenimiento de los sistemas y controlar la eficiencia y calidad del servicio entregado a los clientes; h) Proponer acciones y programas a mediano plazo con relación a la prestación de servicio de agua potable y alcantarillado, drenaje de aguas lluvias, disposición sanitaria y demás servicio a cargo de la Empresa; i) Participar con la Gerencia General y Gerencia de Ingeniería en la definición de objetivos, estrategias y recursos necesarios para extensión de la cobertura de servicios así como la optimización de la capacidad de producción, conducción y distribución de agua potable y de la recolección, tratamiento y disposición oficial para aguas servidas; j) Evaluar la factibilidad de los programas de inversión y operación a mediano plazo para la operación y el mantenimiento de los sistemas de agua potable, alcantarillado y drenaje; k) Formular con base en los programas a mediano plazo establecidos por la Gerencia General objetivos, metas y programas de corto plazo, cuantificando y organizando los recursos a nivel de unidades operacionales, así como controlando y evaluando su desempeño; l) Generar y mantener actualizada la base de datos para uso de esta Gerencia; m) Realizar inspecciones a las actividades de operación y mantenimiento de las diferentes unidades de esta Gerencia; como también en función de las inspecciones realizadas, determinar las obras emergentes, prioritarias o rutinarias, con el fin de aprovechar al máximo los recursos existentes; n) Mantener el control actualizado de contratos de ésta Gerencia; o) Recopilar y analizar la información necesaria de problemas específicos de las diferentes unidades y presentar recomendaciones claras de las posibles soluciones; 177 Estructura Orgánica y Funcional p) Desarrollar y mantener dentro de la Gerencia un ambiente de relaciones personales positivas; y, concientizar en forma permanente al personal de los objetivos y metas de la misma, con el fin de lograr un compromiso con las metas propuestas; q) Coordinar con el Departamento de Desarrollo de Personal en los programas de capacitación para el personal de las dependencias y grupos de trabajo del área; r) Realizar el seguimiento del cumplimiento de los reglamentos estructurales, funcionales y posicionales en el área de su competencia; s) Manejar los datos a ser procesados, inherentes a la función Operación y Mantenimiento, integrados al Sistema de Información Gerencial y al sistema de información al usuario; t) Evaluar los resultados obtenidos, confrontándolos con las normas y estándares establecidos, obteniendo los índices de gestión en el desarrollo de la función Operación y Mantenimiento; u) Analizar e indexar causales de orden interno y externo que pudieran incidir en los índices de cumplimiento presentados por la función Operación y Mantenimiento, obteniendo los niveles reales de desempeño para la mencionada función, sugiriendo y adoptando medidas correctivas para mejorar el área Operación y Mantenimiento; y, v) Realizar las demás actividades asignadas por el Gerente de Operación y Mantenimiento y por el Gerente General. 2610 – GOI DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA OPERATIVA ESTRUCTURA ORGÁNICA INGENIERÍA OPERATIVA MACROMEDICIÓN Y CONTROL DE CALIDAD MEJORAMIENTO OPERATIVO 2611 - GOIM 2612 – GOIC ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento y de las unidades a su cargo; 178 Estructura Orgánica y Funcional b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Ingeniería Operativa, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y las que solicitare el Gerente de Operación y Mantenimiento; y, d) Cumplir con las demás disposiciones que le encomendare el Gerente de Operación y Mantenimiento; y, con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de Ingeniería Operativa; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Elaborar el presupuesto anual, para cubrir el programa de la función Operación y Mantenimiento y coordinar con la función Desarrollo Institucional para la realización de la proforma presupuestaria; d) Colaborar con la unidad Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Ingeniería Operativa, controlando su aplicación; e) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Ingeniería Operativa; f) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área de Ingeniería Operativa, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; g) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; h) Colaborar en la elaboración y mantenimiento del sistema de información técnico y administrativo de la Gerencia; i) Evaluar periódicamente la ejecución del Plan Institucional en lo que compete a la función Operación y Mantenimiento, así como el Plan Anual de Inversiones de Departamento, para la toma de decisiones oportunas; j) Implantar y mantener el Sistema de Macromedición para orientar los procesos de producción, distribución y control de pérdidas; k) Evaluar los sistemas de conducción, producción y distribución de agua potable, determinando los problemas operacionales más comunes, analizando sus causas y posibles soluciones; l) Desarrollar modelos matemáticos de simulación para los diferentes estados de operación y coordinar con la función Ingeniería; 179 Estructura Orgánica y Funcional m) Desarrollar las metodologías y procesos que garanticen la eficiencia y efectividad de la función Operación y Mantenimiento y determinar el estado óptimo técnico - económico de la operación; n) Recomendar la elaboración de políticas, estrategias e implantar las acciones orientadas a la conservación de la calidad del agua potable dentro de las normas ISO 9000; o) Coordinar con la función Planificación la elaboración participativa del Plan Institucional; y, realizar su seguimiento y evaluación en lo que compete a la función Operación y Mantenimiento; p) Determinar y evaluar los índices de gestión de la función Operación y Mantenimiento; q) Desarrollar participativamente sistemas de información para recabar, procesar y difundir datos e información de la función Operación y Mantenimiento; r) Evaluar la operación y mantenimiento del sistema de alcantarillado, determinando los problemas operacionales más comunes, analizando sus causas y posibles soluciones; s) Recomendar a la función Ingeniería la realización de ajustes en los criterios de diseño y construcción, para minimizar los costos de inversión, operación, mantenimiento y control de los sistemas de conducción, producción y distribución; t) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Ingeniería Operativa, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de Ingeniería Operativa, que garanticen una eficiente gestión de operación y de mantenimiento; u) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Ingeniería Operativa, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, v) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente de Operación y Mantenimiento. 2611 – GOIM MEJORAMIENTO OPERATIVO FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Mejoramiento Operativo; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Mejoramiento Operativo; 180 Estructura Orgánica y Funcional d) Operar los sistemas de información de la función Operación y Mantenimiento, para trasmitir en línea, información y datos, en coordinación con la función Redes y Comunicaciones; e) Desarrollar participativamente y trabajar dentro de la creación, aplicación y/o ejecución de proyectos de sistemas de información especiales de la función Operación y Mantenimiento, en general; y, de Ingeniería Operativa en particular, dentro del ámbito de la generación, uso, normalización, estandarización, difusión de los datos e información digital o analógica, requeridos por la función Operación y Mantenimiento; f) Facilitar la entrega de información gerencial para la determinación del estado óptimo técnico - económico de las actividades de la función Operación y Mantenimiento; g) Coordinar la difusión y uso de la información digital y analógica entre las diferentes unidades de la función Operación y Mantenimiento y las funciones que generen los datos básicos que son utilizados por la misma, construyendo mecanismos para facilitar la distribución, manipulación y la actualización de los datos e información de esta función; h) Diseñar, desarrollar e implementar los sistemas de información ( software) especiales de la función Operación y Mantenimiento; i) Participar en la definición y el desarrollo de aplicaciones geomáticas ( informe geográfico) requeridas para el cumplimiento de las actividades de la función Operación y Mantenimiento, que sirvan para el mejor manejo de los datos e información por parte del personal técnico de la misma; j) Diseñar planes de estudio para la capacitación del personal técnico de la función Operación y Mantenimiento dentro de la tecnología de los Sistemas de Información Especiales que se requieren y desarrollen en esta función; k) Colaborar con la función Control en la operación y mantenimiento de un sistema de monitoreo y evaluación de la Gestión de la función Operación y Mantenimiento; l) Participar en la evaluación periódica de la ejecución del Plan Institucional y de Inversiones en lo concerniente a la función Operación y Mantenimiento, para su retroalimentación y la toma de medidas correctivas correspondientes; m) Identificar y recomendar las modificaciones necesarias en la ejecución del Plan Institucional y del plan anual de actividades en lo que compete a la función Operación y Mantenimiento; n) Mantener una base de datos especializada que contenga las causas de problemas nuevos y recurrentes para recomendar las soluciones técnicas, oportunas y apropiadas; o) Participar en el proceso de programación con el personal de las áreas de Operación y Mantenimiento de los sistemas de agua potable y alcantarillado; p) Implementar mecanismos de monitoreo, control y evaluación de las soluciones operativas planteadas como resultado de la programación participativa, en cada una de las áreas competencia de la función Operación y Mantenimiento; 181 Estructura Orgánica y Funcional q) Determinar los impactos técnico - económicos de los mejoramientos operativos durante y después de su aplicación; r) Recomendar a la función Ingeniería la realización de ajustes en los criterios de diseño y construcción de proyectos de inversión, para un posterior uso eficiente de los recursos humanos, económicos, materiales y de equipos de la función Operación y Mantenimiento; s) Realizar los estudios y diseños emergentes requeridos por la función Operación y Mantenimiento; t) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Mejoramiento Operativo contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, u) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Ingeniería Operativa. 2612 – GOIC MACROMEDICIÓN Y CONTROL DE CALIDAD FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Macromedición y Control de Calidad del Agua; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Macromedición y Control de Calidad del Agua; d) Organizar, planificar y ejecutar el monitoreo del control de calidad del agua, en los tanques, redes de distribución y grifos del usuario, de los diferentes sistemas urbanos y rurales; e) Participar en la elaboración de las normas, conjuntamente con la función Normalización para el monitoreo de la calidad del agua cruda que llega a las diferentes Plantas, para analizar los contaminantes orgánicos; f) Investigar los factores que influyen en la corrosión de las redes de distribución y determinar la existencia de metales pesados; g) Programar y organizar el monitoreo y análisis de los embalses: la Mica, Mogotes, Sucus y Salve Faccha, para estudios limnológicos y realizar su evaluación periódicamente; h) Realizar estudios y comparación de los resultados obtenidos, en la ejecución de los diferentes análisis, con normas de calidad establecidas por la Empresa, la OPS y la OMS; i) Realizar recomendaciones para la toma de acciones correctivas a diferentes problemas que se presentan en la calidad del agua que llega a los diferentes hogares de los usuarios; j) Brindar asistencia técnica a la función Producción para la toma de las acciones correctivas correspondientes; 182 Estructura Orgánica y Funcional k) Coordinar con los demás departamentos de la función Operación y Mantenimiento, con el fin de garantizar la calidad del agua; l) Investigar y recomendar medidas para el buen funcionamiento de captaciones, conducciones y redes de distribución de los diferentes sistemas de abastecimiento de la ciudad; m) Identificar los problemas de operación, determinar sus causas y recomendar las soluciones adecuadas; n) Programar el desarrollo del Sistema de Macromedición de la Empresa, tanto en el área urbana como en parroquias rurales; o) Supervisar la correcta toma de datos del sistema de macromedición, para aprovechar en forma óptima la infraestructura de la red de macromedidores; p) Definir y coordinar actividades con otras unidades de la Empresa para mantener en buenas condiciones de operación, toda la red de macromedición; q) Realizar el balance hídrico de los diferentes sistemas de abastecimiento de la ciudad; r) Investigar la capacidad de almacenamiento de los reservorios del sistema de distribución de agua potable, determinando los reservorios con problemas de desborde e insuficiencia de volumen útil; s) Retroalimentar a los sistemas de Distribución y Producción con las conclusiones y recomendaciones de los estudios que realiza esta función; t) Realizar estudios de control de operación de grandes obras hidraúlicas de la EMAAP-Q. Como: presas, túneles, captaciones, canales, etc.; u) Implementar nuevas tecnologías que permitan obtener la información del sistema de Macromedición en tiempo real, lo que posibilitará mejorar la operación de los Sistemas de Producción y Distribución; v) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Macromedición y Control de Calidad, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, w) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Ingeniería Operativa. 2620 - GOS DEPARTAMENTO DE SISTEMAS ESPECIALES Y CONDUCCIONES ESTRUCTURA ORGÁNICA SISTEMAS ESPECIALES Y CONDUCCIONES 183 Estructura Orgánica y Funcional SISTEMA PAPALLACTA INTEGRADO 2621 - GOSP SISTEMA MICA – QUITO SUR CONDUCCIONES OCCIDENTALES 2622 – GOSM 2623 – GOSC CONDUCCIONES ORIENTALES 2624 - GOSR ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento y de las unidades a su cargo; b) Elaborar el plan anual de actividades de Departamento de Sistemas Especiales y conducciones, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades, y los que solicitare el Gerente de Operación y Mantenimiento; y, d) Cumplir con las demás disposiciones que le encomendare el Gerente de Operación y Mantenimiento; y, con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de Sistemas Especiales y Conducciones; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la función Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Sistemas Especiales y Conducciones, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Sistemas Especiales y Conducciones; e) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área de Sistemas Especiales y Conducciones, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; 184 Estructura Orgánica y Funcional g) Dar asistencia técnica a otras áreas de la Empresa, en mantenimiento electromecánico, electrónico y de obras civiles; h) Efectuar las acciones correspondientes en coordinación con la función Jurídico - Legal para legalizar las servidumbres de paso por donde cruzan las conducciones; y, realizar las expropiaciones para las indemnizaciones de los terrenos cuando sea el caso, suministrando la información técnica y los planes correspondientes; i) Realizar los análisis de costos para las actividades propias del departamento; j) Coordinar con las demás funciones de hidroelectrificación para el suministro de información a los organismos externos de control: CONELEC, CENACE Y TRANSELECTRIC; k) Coordinar la preparación y ejecución del mantenimiento de las diferentes unidades a su cargo, a través del software profesional de mantenimiento MP2; l) Coordinar y poner en marcha las medidas preventivas y de mitigación en caso de eventuales desastres naturales; m) Mantener estándares de calidad de acuerdo a la NORMA ISO 9000; n) Prever la adquisición oportuna de repuestos, materiales e insumos necesarios para el mantenimiento de las conducciones y campamentos; o) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Sistemas Especiales y Conducciones, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de Sistemas Especiales y Conducciones, que garanticen una eficiente gestión operativa y de mantenimiento; p) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Sistemas Especiales y Conducciones, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, q) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente de Operación y Mantenimiento. 2621 – GOSP SISTEMA PAPALLACTA INTEGRADO FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Sistema Papallacta Integrado; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las Normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Sistema Papallacta Integrado; 185 Estructura Orgánica y Funcional d) Elaborar el plan anual de “mantenimiento preventivo” en la parte electromecánica y obras civiles para la instalación del Sistema Papallacta Integrado: represa, captaciones, conducción superior e inferior con todas las estaciones de regulación y control, central hidroeléctrica, línea de transmisión de energía y subestaciones; e) Administrar con la Empresa eléctrica Quito S.A. y coordinar con la función Sistema MicaQuito Sur el contrato para el mantenimiento de la línea de alto voltaje y subestación del sistema de transmisión de energía de la central Papallacta; f) Ejecutar, controlar y evaluar el programa de operación y mantenimiento del sistema Papallacta integrado; g) Coordinar con la función Producción, los subsistemas de aducción y tratamiento en las diferentes funciones relacionadas entre sí, para la optimizar el funcionamiento de ésta dependencia; h) Aplicar los manuales de procedimientos para la ejecución de trabajos específicos de mantenimiento; i) Establecer Bases de Datos para evaluar la gestión del Sistema Papallacta; j) Anticipar la adquisición oportuna y la disponibilidad de repuestos, materiales e insumos requeridos para las actividades de mantenimiento de las áreas bajo su responsabilidad; k) Proyectar la generación eléctrica correspondiente a las épocas invernales de zona y llevar registros diarios de las mismas para facturación; l) Realizar los análisis de costos para las actividades propias de la unidad; m) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Sistema Papallacta Integrado, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, n) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Sistemas Especiales y Conducciones. 2622 – GOSM SISTEMA MICA - QUITO SUR FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Sistema Mica - Quito Sur; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Sistema Mica - Quito Sur; 186 Estructura Orgánica y Funcional d) Elaborar el programa anual de mantenimiento preventivo en la parte electromecánica y de obras civiles para las instalaciones que comprenden el Sistema Mica - Quito Sur: represa, captaciones, conducciones superiores e inferior con todas las estaciones de regulación y control, central hidroeléctrica, línea de transmisión de energía y subestaciones; e) Administrar con la Empresa eléctrica Quito S.A. o con el organismo competente y coordinar con la función Sistema Papallacta Integrado, el contrato para el mantenimiento de la línea de alto voltaje y subestación del sistema de transmisión de energía de la central El Carmen; f) Operar, controlar y realizar el mantenimiento de hardware y software del “Centro de Control” del sistema, ubicado en la Planta de Bellavista; g) Ejecutar, controlar y evaluar el programa de operación y mantenimiento para el sistema Mica - Quito Sur; h) Coordinar con la función Producción, la entrega de caudales de agua cruda que ingresan para el tratamiento en las diferentes plantas relacionadas con el sistema; i) Aplicar los manuales de procedimientos para las actividades de operación y para los trabajos de mantenimiento; j) Implementar los manuales de procedimientos para la ejecución de trabajos específicos; k) Prever la adquisición oportuna y la disposición de repuestos, materiales, e insumos requeridos para las actividades de mantenimiento de las áreas bajo su responsabilidad; l) Realizar los análisis de costos para las actividades propias de la unidad; m) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Sistema Mica Quito Sur contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, n) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Sistemas Especiales y Conducciones. 2623 – GOSC CONDUCCIONES OCCIDENTALES FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Conducciones Occidentales; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de competencia; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Conducciones Occidentales; d) Elaborar el presupuesto anual para cubrir el programa de operación y mantenimiento; 187 Estructura Orgánica y Funcional e) Controlar la Ejecución de los trabajos programados y emergentes en los Sistemas El Placer, Noroccidente y la Estación de bombeo Santa Rosa de Lloa; f) Coordinar con la función Producción, la cobertura de sus necesidades para el abastecimiento de agua cruda en condiciones óptimas respecto a la calidad, cantidad y continuidad del suministro; g) Coordinar con los propietarios de los terrenos en donde se ubican las instalaciones de la EMAAP-Q., para lograr la coparticipación en el mantenimiento de caminos y el cuidado de las conducciones; h) Precautelar la conservación, seguridad y buen uso de las instalaciones y el medio ambiente en las áreas de influencia de los sistemas mencionados; i) Coordinar con las otras instituciones estatales o particulares la entrega de los caudales hídricos adjudicados, para garantizar el normal abastecimiento de agua a las plantas de tratamiento; j) Coordinar con otras áreas de la EMAAP-Q., la buena conservación de las cuencas y áreas de aportación de los ríos y vertientes, para garantizar la calidad de agua entregada; k) Procurar la conservación, seguridad y por el buen uso de las instalaciones de equipos y herramientas necesarias para desarrollar las actividades de operación y mantenimiento; l) Prever la adquisición oportuna de repuestos, materiales e insumos necesarios para el mantenimiento de las conducciones y campamentos; m) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Conducciones Occidentales contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, n) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Sistemas Especiales y Conducciones. 2624 – GOSR CONDUCCIONES ORIENTALES FUNCIONES ESPECÍFICAS a) aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Conducciones Orientales; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Conducciones Orientales; d) Elaborar el presupuesto anual para cubrir el programa de operación y mantenimiento; 188 Estructura Orgánica y Funcional e) Controlar la ejecución de los trabajos programados y emergentes en los sistemas Pita Tambo y Parroquias Nororientales; f) Coordinar con la función Producción, la cobertura de sus necesidades para el abastecimiento de agua cruda en condiciones óptimas respecto a la calidad, cantidad y continuidad del suministro; g) Coordinar con los propietarios de los terrenos en donde se ubican las instalaciones de la EMAAP-Q., para lograr la coparticipación en el mantenimiento de caminos y el cuidado de las conducciones; h) Precautelar la conservación, seguridad y buen uso de las instalaciones y el medio ambiente en las áreas de influencia de los sistemas mencionados; i) Coordinar con las otras instituciones estatales o particulares la entrega de los caudales hídricos adjudicados para garantizar el normal abastecimiento de agua a las plantas de tratamiento; j) Coordinar con otras áreas de la EMAAP-Q., la buena conservación de las cuencas y áreas de aportación de los ríos y vertientes, para garantizar la calidad del agua entregada; k) Realizar los análisis de costos para las actividades bajo su responsabilidad; l) Vigilar la conservación, seguridad y el buen uso de las instalaciones de equipos y herramientas; m) Prever la adquisición oportuna de repuestos, materiales e insumos necesarios para el mantenimiento de las conducciones y campamentos; n) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Conducciones Orientales contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, o) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Sistemas Especiales y Conducciones. 2630 – GOP DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN ESTRUCTURA ORGÁNICA PRODUCCIÓN SISTEMA BELLAVISTA SISTEMA EL PLACER SISTEMA PUENGASI SISTEMA EL TROJE MANTENIMIENT DE SISTEMAS SISTEMAS MENORES 2631 – GOPB 2632 – GOPE 2633 - GOPP 2634 – GOPT 2635 – GOPM 2636 – GOPN 189 Estructura Orgánica y Funcional ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento y de las unidades a su cargo; b) Elaborar el plan anual de actividades de Departamento de Producción, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y las que solicitare el Gerente de Operación y Mantenimiento; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente de Operación y Mantenimiento; y, con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de Producción; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la función Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Producción, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Producción; e) Elaborar informes y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área de Producción, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; g) Administrar los caudales a conducir, desde las fuentes de agua hasta las plantas de tratamiento; y, colaborar en el control de la conducción de agua potable a los tanques de salida que alimentan los sistemas de distribución, operando los equipos respectivos; h) Mantener actualizada y adecuada la información de los registros globales de caudales de producción de las fuentes de agua; i) Mantener actualizada la información de la base de datos con los registros globales de insumos utilizados, caudales tratados y calidad del agua y costos de cada una de las plantas; 190 Estructura Orgánica y Funcional j) Elaborar conjuntamente con los Jefes de los Sistemas, el programa anual de adquisiciones de los productos químicos y repuestos para maquinaria y equipos, a ser empleados en la captación, conducción y tratamiento del agua cruda; k) Supervisar el control de la calidad y cantidad de agua que se capte, se conduzca, y el consumo de productos químicos que se utiliza; l) Realizar inspecciones sanitarias y controlar la calidad del agua en los diferentes sistemas de producción de agua; m) Elaborar y reprogramar el plan anual de actividades de la función Producción y el presupuesto anual respectivo, en coordinación con las dependencias a su cargo; a fin de disponer de un instrumento que guíe las acciones y permita optimizar los procesos de trabajo, el tiempo y recursos utilizados; n) Coordinar y supervisar los procesos de operación de los sistemas de plantas de tratamiento urbanas y rurales, en coordinación con la función Sistemas Especiales y Conducciones a fin de garantizar el abastecimiento de agua cruda a las plantas, su tratamiento y la entrega de un servicio en condiciones optimas de calidad, continuidad y de costo beneficio; o) Vigilar la aplicación de las normas nacionales e internacionales de calidad física, química y bacteriológica para agua potable; a fin de garantizar un producto de calidad, apto para el consumo humano; p) Coordinar y supervisar el mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo de los equipos, máquinas y estructuras civiles de los sistemas de plantas; a fin de asegurar su normal funcionamiento y disponibilidad operativa, de acuerdo con los lineamientos técnicos establecidos en los manuales; q) Programar la adquisición de repuestos, materiales, productos químicos y demás insumos a ser empleados en los procesos de producción de los sistemas, en coordinación con la función Abastecimientos, a fin de disponer de los recursos necesarios que faciliten el desarrollo de los trabajos; r) Formular observaciones y recomendaciones técnicas para el desarrollo de los nuevos sistemas operativos; s) Coordinar reuniones de trabajo con los Jefes de los sistemas, para estudiar y evaluar el estado actual de las reservas de agua cruda y todas las plantas de tratamiento; a fin de detectar fallas en los procesos y procedimientos, y plantear los correctivos necesarios que mejoren la operación y producción de agua; t) Elaborar informes mensuales de costos de producción, consumos de productos químicos y control de calidad del agua; a fin de hacer una evaluación de los índices de gestión y aplicar los correctivos necesarios según el caso; u) Preparar y revisar especificaciones técnicas de productos químicos, equipos, materiales, etc, en coordinación con la función Abastecimientos, necesarios para la operación de las plantas de tratamiento; 191 Estructura Orgánica y Funcional v) Participar en la fiscalización de los trabajos de obras civiles, sanitarias, hidráulicas y electromecánicas, para el mejoramiento y rehabilitación de las Plantas asignadas al sistema; w) Elaborar los informes técnicos para la adquisición y recepción de productos químicos, materiales, equipos; x) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Producción, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de producción, que garanticen una eficiente gestión operativa y de mantenimiento; y) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Producción, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, z) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente de Operación y Mantenimiento. 2631 – GOPB SISTEMA BELLAVISTA 2632 – GOPE SISTEMA EL PLACER 2633 – GOPP SISTEMA PUENGASÍ 2634 – GOPT SISTEMA EL TROJE FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión el sistema correspondiente; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de competencia; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro del Sistema correspondiente; d) Programar, organizar, controlar y evaluar las actividades de operación, mantenimiento y control de procesos y calidad de las plantas de tratamiento incluidas en el sistema; con base en criterios técnicos, costos, parámetros óptimos de operación y control de calidad, a fin de garantizar la entrega del producto en términos de cantidad, calidad y continuidad; e) Programar, organizar, distribuir, y controlar el trabajo del personal de operación, mantenimiento, laboratorio y administrativo; a fin de garantizar el cumplimiento de las actividades y el normal funcionamiento del sistema de las plantas de tratamiento; f) Programar, supervisar y coordinar las actividades diarias de mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo de los equipos, máquinas, obras civiles, adquisición de repuestos, accesorios y piezas; a fin de asegurar el funcionamiento de los equipos y maquinarias, garantizar su vida útil y dar continuidad a la operación de las plantas del sistema correspondiente; 192 Estructura Orgánica y Funcional g) Elaborar, actualizar y revisar los manuales de operación y mantenimiento de las plantas de tratamiento del sistema; y, realizar investigaciones para formular proyectos de rehabilitación y mejoramiento; h) Adiestrar y capacitar al personal de las plantas de tratamiento del sistema para mejorar los procesos; i) Preparar las bases y especificaciones técnicas para adquisición de equipos, materiales o construcción de obras; a fin de asegurar la operación del sistema correspondiente; j) Realizar trámites administrativos, gestionar el ingreso y egreso de materiales y el control de personal; a fin de lograr un adecuado manejo administrativo y disponer de los recursos humanos, económicos y materiales para la operación normal del sistema correspondiente; k) Elaborar y presentar informes mensuales y anuales del Sistema de Plantas correspondiente; a fin de informar al Jefe de Producción el presupuesto de gastos, avance de actividades y proyectos, obtener índices de gestión, costos unitarios por m3 de agua, de recursos humanos, materiales y económicos; l) Programar, organizar, distribuir y controlar las actividades diarias de los vehículos asignados al Sistema y coordinar su mantenimiento con los responsables de los mismos; m) Participar en la fiscalización de los trabajos de obras civiles, sanitarias, hidráulicas, mejoramiento y rehabilitación de las Plantas de Tratamiento del Sistema correspondiente; n) Elaborar los informes técnicos para la adquisición de productos químicos, materiales, equipos y proyectos de su competencia; o) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión del Sistema correspondiente, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, p) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Producción. 2635 – GOPM MANTENIMIENTO DE SISTEMAS FUNCIONES ESPECÍFICAS: a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Mantenimiento de Sistemas; b) Participar en el Proceso de Planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Mantenimiento de Sistemas; 193 Estructura Orgánica y Funcional d) Programar, organizar, controlar, verificar y coordinar las actividades de mantenimiento de sistemas, ya sea mecánico, eléctrico, electrónico instrumental o civil; en las diferentes plantas de tratamiento de agua potable; e) Participar en los proyectos de rehabilitación, automatización, mejoramiento y optimización de procesos de tratamiento: sistemas, equipos, instrumentos e instalaciones civiles, elaborar las especificaciones técnicas para su adquisición, realizar los informes técnicos de la entrega- recepción de los mismos; en coordinación con los demás áreas involucradas; f) Programar, organizar, controlar, verificar y coordinar, las actividades de mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo especializadas en equipos, sistemas e instalaciones civiles, de las plantas de los sistemas; en coordinación con las demás áreas, de modo que se pueda asegurar la efectividad, confiabilidad, mantenibilidad y seguridad de los mismos; implementando, sistemas informáticos, de comunicación o de información modernos, g) Programar, organizar, distribuir, y controlar el trabajo del personal a su cargo; a fin de garantizar el cumplimiento de las actividades de mantenimiento, de manera que las mismas sirvan de soporte técnico efectivo en las plantas de tratamiento de los sistemas; h) Participar en la evaluación de la productividad y efectividad de las actividades de mantenimiento y proyectos de rehabilitación, mediante análisis de índices de gestión, presupuestación, reducción de costos, tiempos de parada, tiempos de respuesta, etc; i) Realizar los trámites administrativos, a fin de disponer de los recursos humanos, económicos, materiales tecnológicos, oportunamente para la operación normal del área a cargo; j) Participar en la fiscalización de los proyectos de rehabilitación y automatización, mejoramiento y optimización de procesos de tratamiento, para las plantas de los correspondiente sistemas; k) Receptar los informes mensuales y anuales sobre el avance de las áreas de mantenimiento, para así obtener los índices de gestión respectivos esta unidad; l) Colaborar en la elaboración y actualización de los manuales de mantenimiento, en los sistemas de tratamiento, conjuntamente con los Jefes de Plantas; m) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Mantenimiento de Sistemas contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, n) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Producción. 194 Estructura Orgánica y Funcional 2636 – GOPN SISTEMAS MENORES FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Sistemas Menores; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Sistemas Menores; d) Establecer los procedimientos, para garantizar el cumplimiento de las actividades y la entrega del servicio al usuario en términos de cantidad, calidad y continuidad; e) Verificar el cumplimiento de las actividades de mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo de equipos y obras civiles de su competencia; f) Realizar el control de calidad de agua cruda, y en distribución, efectuando el análisis de turbiedad, color y cloro residual; g) Solicitar a los laboratorios de la Empresa que realicen los análisis físicos, químicos y bacteriológicos; a fin de verificar que la calidad del agua cumpla con las normas nacionales e internacionales de calidad y sea apta para el consumo humano; h) Colaborar en la actualización y revisión de manuales de operación y mantenimiento de los sistemas menores, basándose en normas de los constructores, normas nacionales e internacionales, a fin de optimizar las actividades que se realizan en la planta y ahorrar costos; i) Realizar trámites administrativos como: pedidos o transferencias de productos químicos, control de personal; a fin de lograr un adecuado manejo administrativo y disponer de los recursos humanos, económicos y materiales para la operación normal de los sistemas menores; j) Receptar los informes mensuales de los sistemas menores; a fin de informarse del presupuesto de gastos de la planta, obtener índices gestión, costos unitarios por m3 de agua y asegurar los recursos humanos, materiales y económicos para su continuidad operacional; 195 Estructura Orgánica y Funcional k) Colaborar en la ejecución, programación de estudios, e investigación para la optimización de los procesos de tratamiento; l) Participar en la fiscalización de los trabajos de obras civiles, sanitarias, hidráulicas, electromecánicas, mejoramiento y rehabilitación de los sistemas menores; m) Elaborar los informes técnicos para la adquisición de productos químicos, materiales, equipos y proyectos de su competencia; n) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad sistemas menores contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, o) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Producción. 2640 - GOD DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN DE AGUA POTABLE ESTRUCTURA ORGÁNICA DISTRIBUCIÓN DISTRITO SUR 2641 – GODS DISTRITO CENTRO 2642 – GODC DISTRITO NORTE 2643 - GODN DISTRITO DISTRITO DISTRITO SUR RURAL CENTRO RURAl NORORIENTE R. 2644 – GODU 2645 – GODE DISTRITO LA MICA 2646 - GODO DISTRITO NOROCCIDENTE R. 2641 – GODL 2646 – GODI AGUA NO CONTABILIZADA 2647 – GODA MANTENIMIENTO ELECTROMECÁNICO 2648 – GODM PLANTA DE RECUBRIMIENTO 2649 – GODR ESTRUCTURA FUNCIONAL 196 Estructura Orgánica y Funcional FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento y de las unidades a su cargo; b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Distribución de Agua Potable, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades, y los que solicitare el Gerente de Operación y Mantenimiento; y, d) Cumplir con las demás disposiciones que le encomendare el Gerente de Operación y Mantenimiento; y, con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de Distribución de Agua Potable; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la unidad Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Distribución de Agua Potable, controlando su aplicación; d) Supervisar el cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Distribución de Agua Potable; e) Elaborar y revisar permanentemente los procedimientos, instructivos y formularios de la NORMA ISO 9000 que se manejan en el área de Distribución de Agua Potable; con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la NORMA ISO 9000; g) Asignar las órdenes de trabajo y contratos de obras civiles y/o hidráulicas entregadas a los Jefes de Distrito; a fin de cumplir en el menor tiempo posible con el servicio solicitado por la comunidad; h) Supervisar y evaluar el manejo y operación de los sistemas de distribución de agua potable de la ciudad y parroquias; coordinar con los Jefes de Distrito el volumen de agua que se necesita para la distribución, a fin de optimizar la operación y distribución del servicio, mantener el control de los desbordes de los tanques y disponer la instalación o mantenimiento de tuberías, piezas o partes de los sistemas de distribución; i) Coordinar con las demás unidades de la Empresa los grupos de mejoramiento continuo, a fin de unir esfuerzos para optimizar los procesos de Distribución de Agua Potable de los sistemas de agua potable; 197 Estructura Orgánica y Funcional j) Supervisar la realización de pruebas técnicas previas a la elaboración de las actas de entrega - recepción provisionales y definitivas de las obras civiles y/o hidráulicas realizadas por contratistas; y, analizar y evaluar el funcionamiento de la red y la capacidad de las instalaciones, a fin de recibir los trabajos de acuerdo a lineamientos y disposiciones técnicas de la Empresa para su óptima operación; k) Coordinar con el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito y las demás empresas o direcciones metropolitanas, el programa de mantenimiento y ampliación de las redes de distribución de la EMAAP-Q.; a fin de organizar e integrar trabajos y asegurar su correcta y efectiva realización; l) Elaborar informes de índices de gestión costeados, en los que se detallan las actividades realizadas y recursos empleados; a fin de mantener informada a la función Operación y Mantenimiento, a la gestión técnica y administrativa del Departamento, proponer y ejecutar correctivos para mejorar la productividad sobre la base del análisis costo/beneficio; m) Atender a los usuarios que denuncian irregularidades en el funcionamiento de los sistemas de distribución; a fin de brindar soluciones oportunas a sus necesidades y requerimientos; n) Elaborar los presupuestos y la programación anual de inversiones para la Distribución de Agua Potable del Distrito; o) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Distribución de Agua Potable, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de Distribución de Agua Potable, que garanticen una eficiente gestión operativa y de mantenimiento; p) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Distribución de Agua Potable, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, q) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente de Operación y Mantenimiento. 2641 - GODN 2642 - GODC 2643 GODS 2643a GODL 2644 – GODO 2644a GODI 2645 - GODE 2646 - GODU DISTRITO NORTE CIUDAD DISTRITO CENTRO CIUDAD DISTRITO SUR CIUDAD DISTRITO LA MICA - QUITO SUR DISTRITO NORORIENTAL RURAL DISTRITO NOROCCIDENTAL RURAL DISTRITO CENTRO RURAL DISTRITO SUR RURAL FUNCIONES ESPECÍFICAS 198 Estructura Orgánica y Funcional a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión el Distrito correspondiente; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de su competencia; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro del Distrito correspondiente; d) Coordinar y ejecutar los trabajos de sectorización, investigación de fugas y pérdidas operacionales; a fin de optimizar el funcionamiento del sistema, satisfacer la demanda y brindar un servicio oportuno para la zona de abastecimiento; e) Supervisar y coordinar la ejecución de obras hidráulicas y civiles realizadas por contratistas a través de la función Fiscalización y obras contratadas por la función Operación y Mantenimiento, así como la fiscalización del mantenimiento de tanques, redes de distribución, reparación de tuberías, hidrantes, eliminación de obstrucciones de las conexiones domiciliarias y otras obras civiles e hidráulicas; a fin de mantener el sistema de distribución en la mejores condiciones de operación; f) Integrar con otras unidades de la Empresa los grupos de mejoramiento continuo; a fin de unir esfuerzos para optimizar los procesos de operación y mantenimiento de los sistemas de agua potable; g) Elaborar informes de índices de gestión costeados en los que se detallan las actividades realizadas y recursos empleados; a fin de mantener informadas a las funciones Distribución y Operación y Mantenimiento de la gestión técnica y administrativa del Distrito correspondiente, proponer y ejecutar correctivos para mejorar la productividad sobre la base del análisis costo/beneficio; h) Atender a los usuarios que denuncian irregularidades en el funcionamiento de los sistemas de distribución; a fin de brindar soluciones oportunas a sus necesidades y requerimientos; i) Elaborar presupuestos y la programación anual de inversiones para la operación y mantenimiento del Distrito correspondiente; j) Realizar turnos semanales de 24 horas, para la atención bajo su responsabilidad de la operación y mantenimiento de los Sistemas de agua potable de ciudad y parroquias; k) Coordinar con las Juntas Parroquiales las necesidades de distribución de agua potable que se generan en cada sector, para optimizar el servicio; l) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión del Distrito correspondiente, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, m) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Distribución de Agua Potable. 199 Estructura Orgánica y Funcional 2647 – GODA AGUA NO CONTABILIZADA FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Agua no Contabilizada; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de su competencia; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Agua no Contabilizada; d) Programar organizar y controlar los estudios e investigaciones de control de pérdidas con base en la prioridad de la zona de estudio así como parámetros socioeconómicos de consumos de agua, a recuperar, perdidas físicas y comerciales elevadas; para señalar los trabajos que se van a realizar y conocer los índices de agua no contabilizada; e) Ejecutar y controlar la evaluación y diagnóstico del agua no contabilizada, realizar el análisis de los datos de macro y micromedición y la comparación de los informes de micromedición y facturación; a fin de recomendar soluciones a los Jefes de Distrito que promuevan la reducción y racionalización en el sistema de distribución; f) Efectuar estudios para optimizar la operación del sistema de distribución, determinar el estado actual de la red, sectorizar zonas de estudio, investigar el funcionamiento de redes, tanques y conexiones domiciliarias; g) Supervisar y ejecutar los trabajos de sectorización, proporcionar datos técnicos para operar la red, modificar la operación, revisar diseños; a fin de proporcionar informar que oriente el trabajo de investigación de las redes y permita la cobertura en un marco técnico y de costo / beneficio; h) Evaluar el porcentaje inicial de agua no contabilizada de cada sector; con base a la macromedición de caudales de agua que salen de los tanques a la distribución; a fin de investigar y proporcionar información que determine las razones de pérdida inicial de agua; i) Efectuar el catastro técnico de la red, realizar un diagnóstico técnico en el campo de las comunicaciones de operación, existencias y condiciones del sistema de distribución, a fin de obtener un plano actualizado en el que conste la información verificada de redes, válvulas, hidrantes y accesorios; j) Realizar simulaciones para el funcionamiento de la red utilizando programas automatizados, a fin de obtener una visión global de cómo va a operar el sistema y obtener una guía para la toma de decisiones en el campo; 200 Estructura Orgánica y Funcional k) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Agua no Contabilizada contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Distribución de Agua Potable. 2648 - GODM MANTENIMIENTO ELECTROMECÁNICO FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Mantenimiento Electromecánico; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de su competencia; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Mantenimiento Electromecánico; d) Programar, organizar, efectuar y controlar el mantenimiento electromecánico preventivo y correctivo de pozos y estaciones de bombeo; basado en los datos obtenidos mediante la utilización de equipo de diagnóstico y de acuerdo a los lineamientos técnicos estipulados en los manuales respectivos; a fin de evaluar los parámetros eléctricos, hidráulicos y mecánicos de las instalaciones y efectuar el mantenimiento que garantice su disponibilidad operativa y normal funcionamiento; e) Organizar y controlar el mantenimiento correctivo emergente de pozos y estaciones de bombeo, de acuerdo con los resultados de evaluación obtenidos en el campo, y en coordinación con el equipo de trabajo; a fin de establecer la magnitud de los daños y proceder a las reparaciones correspondientes para no interrumpir el normal abastecimiento de agua a los diferentes sectores del Distrito; f) Coordinar y controlar el mantenimiento de obras civiles de los pozos y estaciones de bombeo, lo cual involucra el mantenimiento de caminos de acceso, cerramientos, pintado de las instalaciones y otros; a fin de realizar las adecuaciones necesarias y evitar el deterioro de las estructuras civiles; g) Realizar el control del consumo de las instalaciones de la EMAAP-Q. en plantas de tratamiento, pozos, estaciones de bombeo, tanques y campamentos a fin de determinar los parámetros de funcionamiento y consumo de Kilovatios /hora/mes, que se ha utilizado en los procesos operativos, para comparar con las planillas de la Empresa Eléctrica Quito y realizar los reclamos en casos de haberlos; h) Brindar apoyo técnico a otras áreas de la Empresa en tareas relacionadas con la especialidad de Ingeniería Mecánica, a fin de colaborar en el mantenimiento o montaje de nuevos equipos en condiciones favorables que garanticen su operación y la seguridad del personal; 201 Estructura Orgánica y Funcional i) Presentar informes de trabajo y determinar estándares de mantenimiento; a fin de dar a conocer a la jefatura inmediata los índices de gestión, disponer de una base de datos que facilite la compra de repuestos y materiales y establecer mecanismos que permitan minimizar los costos y optimizar la mano de obra; j) Programar, coordinar, controlar y ejecutar el mantenimiento electrónico preventivo y correctivo de los equipos de macromedición ubicados en los tanques de distribución, estaciones de bombeo y plantas de tratamiento, con base a los procedimientos técnicos estipulados en los manuales respectivos; a fin de asegurar su optimo funcionamiento y su responsabilidad operativa en todo momento; k) Coordinar y controlar el mantenimiento electrónico preventivo y correctivo de los equipos de radio comunicación que realiza el personal contratado por la Empresa, a fin de que los trabajadores se ajusten a las especificaciones técnicas establecidas y elaborar las planillas para el pago correspondiente; l) Controlar y registrar el consumo y facturación eléctrica de los tanques de distribución de acuerdo a las planillas que envía la Empresa Eléctrica Quito, a fin de evitar desperdicios de energía y llevar un sistema de control de los costos que le representa a la Empresa el pago de este rubro; m) Instalar y mantener los equipos de medición. Colaborar con otras áreas de al Empresa (aducción, control de perdidas, plantas de tratamiento, tanques de distribución, pozos y estaciones de bombeo) en las mediciones de caudales con equipo ultrasónico portátil, a fin de coadyuvar a que los datos que se obtengan sena lo más cercano a la realidad; n) Participar en la elaboración de manuales de procedimiento e instructivos para la ejecución del mantenimiento; tomando como base los catálogos y la experiencia adquirida en el campo, a fin de que los trabajos se efectúen de acuerdo a lo que exige los estándares, con la herramienta y forma adecuada, determinando la cuantificación de las horas/hombre utilizadas y los costos que representan; o) Presentar informes de trabajo y determinar estándares de mantenimiento, a fin de dar a conocer a la jefatura inmediata los índices de gestión y establecer mecanismos que permitan minimizar los costos y optimizar la mano de obra; p) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Mantenimiento Electromecánico contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, q) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Distribución de Agua Potable. 2649 – GODR PLANTA DE RECUBRIMIENTO 202 Estructura Orgánica y Funcional FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Planta de Recubrimiento; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de su competencia; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Planta de Recubrimiento de Tubos; d) Solicitar a la función Distribución de Agua Potable los requerimientos internos y externos para los recubrimientos de tuberías y piezas especiales; e) Establecer los procedimientos requeridos para los diferentes tipos de recubrimiento de acuerdo con los materiales utilizados por la Empresa; f) Recubrir interior y exteriormente las tuberías de acero y piezas especiales, de todos los diámetros requeridos para las instalaciones de la Empresa; g) Controlar, con los instrumentos correspondientes, la calidad de los recubrimientos; h) Presentar informes de trabajo y determinar estándares de recubrimiento, a fin de dar a conocer a la jefatura inmediata los índices de gestión y establecer mecanismos que permitan minimizar los costos y optimizar la mano de obra; i) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Planta de Recubrimiento contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, j) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Distribución de Agua Potable. 2650 – GOS DEPARTAMENTO DE SANEAMIENTO ESTRUCTURA ORGÁNICA SANEAMIENTO DISTRITO NORTE DISTRITO CENTRO 2651 – GOSN 2652 – GOSC DISTRITO SUR 2653 - GOSS MANTENIMIENTO COLECTORES 2654 – GOSM ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES 203 LADERAS DEL PICHINCHA 2655 – GOSP Estructura Orgánica y Funcional a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento y de las unidades a su cargo; b) Elaborar el plan anual de actividades de Departamento de Saneamiento, controlar su ejecución y evaluar para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades, y los que solicitare el Gerente de Operación y Mantenimiento; y, d) Cumplir con las demás disposiciones que le encomendare el Gerente de Operación y Mantenimiento; y, con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) conocer la aplicación de las leyes, reglamentos, normas, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de Saneamiento; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la unidad Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Saneamiento, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Saneamiento; e) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área de Saneamiento, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; g) Administrar el mantenimiento de las redes de alcantarillado de las aguas servidas y aguas lluvias; h) Administrar el mantenimiento de conexiones domiciliarias de alcantarillado; i) Resolver problemas de las solicitudes de dotación de nuevos servicios de alcantarillado que no requieran factibilidad previa de extensiones de redes; j) Programar los presupuestos para extensiones de red; así como para las reparaciones de alcantarillado; k) Supervisar la operación y el mantenimiento de las redes de recolección y conexiones domiciliarias de aguas servidas; 204 Estructura Orgánica y Funcional l) Supervisar la realización de pruebas técnicas previas a la elaboración de las actas de recepción provisionales y definitivas de las redes de alcantarillado instaladas por particulares como también de las actas de entrega – recepción de las redes instaladas y contratadas por la Empresa; m) Supervisar la operación y el mantenimiento de las redes y demás elementos componentes del sistema de recolección de aguas lluvias incluyendo la limpieza de obras de regulación y quebradas; n) Programar la atención de solicitudes de reparación de redes y conexiones domiciliarias formuladas por los clientes y emergencias que afecten a los sistemas de alcantarillado; o) Supervisar el mantenimiento de las captaciones, colectores y cunetas de aguas lluvias; tomar decisiones en caso de emergencia; p) Supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo de los colectores, sumideros y quebradas; tomar decisiones de inmediato en caso de emergencia; q) Evaluar periódicamente la ejecución del plan anual de actividades de la función Saneamiento, Ciudad y Zona Rural, y de las unidades a su cargo, para la toma de decisiones oportunas; r) Supervisar la fiscalización de obras por contratación; s) Supervisar los trabajos de convenios por obras complementarias coordinando, con otras empresas y dependencias del I. Municipio de Quito; t) Recibir los nuevos proyectos que realiza la Gerencia de Ingeniería, concernientes a Alcantarillado, de acuerdo con los procedimientos establecidos; u) Coordinar con la función Servicios Generales el adecuado y oportuno mantenimiento de la maquinaria y equipos utilizados para la limpieza de quebradas, colectores y sumideros; v) Programar y coordinar con la función Saneamiento el plan anual de reparación de colectores y Laderas del Pichincha; w) Optimizar el funcionamiento de los sistemas, en coordinación con las dependencias afines; x) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Saneamiento, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de Saneamiento, que garanticen una eficiente gestión Operativa y de Mantenimiento; y) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Saneamiento, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, z) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente de Operación y Mantenimiento. 205 Estructura Orgánica y Funcional 2651 - GOSN 2652 - GOSC 2653 - GOSS DISTRITO NORTE DISTRITO CENTRO DISTRITO SUR FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión el Distrito correspondiente; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de su competencia; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro del Distrito correspondiente; d) Planificar y coordinar las actividades administrativas del Distrito correspondiente; e) Coordinar y supervisar la ejecución de los trabajos de mantenimiento emergente y preventivo del sistema de alcantarillado del Distrito respectivo; f) Cumplir con los indicadores del Distrito correspondiente, evaluando la eficacia, en cuanto a los resultados de las aplicaciones; g) Planificar y controlar el mantenimiento preventivo de las redes de alcantarillado del Distrito; h) Analizar los resultados de productividad, desempeño y eficiencia de ruta, detectando las causas de los eventuales desvíos, y haciendo los ajustes y correcciones necesarias; i) Asistir técnicamente a los equipos de campo, orientando en la solución de los problemas del Distrito respectivo; j) Proponer nuevas técnicas, equipos y herramientas que mejoren el rendimiento en la ejecución de los servicios del Distrito correspondiente; k) Desarrollar nuevos procedimientos, buscando reducir los costos y tiempos no productivos que mejoren la ejecución de los servicios del Distrito respectivo; l) Fiscalizar las obras contratadas con terceros dentro del área del Distrito respectivo; m) Participar en los procesos de recepción de obras contratas por las funciones de Ingeniería, Desarrollo Solidario, y obras particulares; n) Inspeccionar, asesorar técnicamente en la solución de problemas internos de redes auxiliares de alcantarillado que atraviesan por propiedades particulares; o) Realizar recorridos periódicos de los colectores secundarios, en coordinación con la unidad Mantenimiento de Colectores, con el fin de evaluar su estado y elaborar informes técnicos que permitan su rehabilitación; 206 Estructura Orgánica y Funcional p) Realizar inspecciones y evaluaciones técnicas de las obras de defensa y captación de quebradas; q) Mantener motivados a los equipos de trabajo, orientando la convergencia de esfuerzos hacia las metas del Distrito respectivo; r) Programar y ejecutar el aprovisionamiento oportuno de materiales para las diferentes obras, propendiendo a la determinación de un stock mínimo ideal en función de las demandas del Distrito correspondiente; s) Manejar indicadores de gestión operacional del Distrito correspondiente, elaborando los cuadros comparativos y los gráficos necesarios al acompañamiento de la ejecución de los trabajos; t) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión del Distrito respectivo contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, u) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Saneamiento. 2654 - GOSM MANTENIMIENTO DE COLECTORES FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Mantenimiento de Colectores; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de su competencia; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Mantenimiento de Colectores; d) Coordinar y supervisar la ejecución de los trabajos de mantenimiento emergente y preventivo del sistema de colectores del Distrito Metropolitano de Quito; e) Cumplir con los indicadores de gestión evaluando la eficacia, en cuanto a los resultados de las aplicaciones; f) Planificar y controlar el mantenimiento preventivo del sistema de colectores del Distrito Metropolitano de Quito; g) Analizar los resultados de productividad y desempeño, detectando las causas de los eventuales desvíos; haciendo los ajustes y correcciones necesarios; h) Asistir técnicamente a los equipos de reparación de colectores, orientando en la solución de los problemas; 207 Estructura Orgánica y Funcional i) Proponer nuevas técnicas, equipos y herramientas que mejoren el rendimiento en la ejecución del mantenimiento de colectores del Distrito Metropolitano de Quito; j) Desarrollar nuevos procedimientos, buscando reducir los costos y tiempos no productivos que mejoren la ejecución de la reparación de colectores; k) Supervisar y fiscalizar los trabajos ejecutados por contrato, dentro del área del Distrito Metropolitano; l) Mantener motivados a los equipos de trabajo, orientando la convergencia de esfuerzos hacia las metas del Departamento; m) Programar y ejecutar el aprovisionamiento oportuno de materiales para las diferentes obras, propendiendo a la determinación de un stock mínimo ideal en función de las demandas del proyecto; n) Manejar indicadores de gestión operacional de los Distritos: norte, centro, sur, ciudad y parroquias, elaborando los cuadros comparativos y los gráficos necesarios al acompañamiento de la ejecución de los trabajos; o) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Mantenimiento de Colectores contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, p) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Saneamiento. 2655 - GOSP LADERAS DEL PICHINCHA FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la unidad Laderas del Pichincha; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de su competencia; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad Laderas del Pichincha; d) Planificar, coordinar y evaluar la ejecución de la operación y mantenimiento del sistema de drenaje natural del proyecto Laderas del Pichincha dentro de su área de influencia, asegurando atención oportuna a la demanda y a la calidad de los servicios; e) Coordinar y supervisar la ejecución de los trabajos de mantenimiento preventivo, correctivo y emergente del conjunto de obras del Proyecto Laderas del Pichincha; f) Cumplir con los indicadores de gestión, evaluando la eficacia, en cuanto a los resultados de las aplicaciones; 208 Estructura Orgánica y Funcional g) Analizar los resultados de productividad, desempeño, eficiencia de ruta para todo el personal de administración directa, detectando las causas de los eventuales desvíos; y haciendo los ajustes y correcciones necesarios; h) Asistir técnicamente a los equipos de campo, orientando en la solución de los problemas en la operación y mantenimiento de las obras; i) Proponer nuevas técnicas, equipos y herramientas que mejoren el rendimiento en la ejecución de los trabajos de mantenimiento del proyecto; j) Desarrollar nuevos procedimientos, buscando reducir los costos y tiempos no productivos que mejoren la ejecución de los trabajos de mantenimiento del proyecto; k) Supervisar los trabajos ejecutados por contrato, dentro del área de influencia del Proyecto; l) Mejorar y controlar el drenaje natural de las diferentes estructuras componentes del proyecto Laderas del Pichincha, reservorios de regulación, presas, entrada a colectores, diques de lodos, cauces y taludes, con el fin de permitir la retención de flujos excesivos a lo largo de las laderas, la retención de sedimentos, la reducción o eliminación de riesgos de deslaves y la eliminación de sobrecargas al sistema de alcantarillado; m) Coordinar con las funciones: Hidrología e Hidrogeología, Estudios y Diseño, con el fin de obtener información necesaria que permita la planificación y atención oportuna en el mantenimiento de las obras del Proyecto; n) Realizar inspecciones programadas a fin de detectar obstrucciones en las estructuras de protección y cualquier otra condición anormal (deslizamiento de taludes, depósitos de basura, etc.) y estimar el volumen de sedimentos acumulados que permitan proceder a la limpieza de acuerdo a las características específicas de cada obra; o) Planificar en coordinación con la función Saneamiento las tareas riesgosas del mantenimiento, tales como: reparaciones de grietas en obras de hormigón, reparación de asentamientos y filtraciones, estabilización de taludes; p) Coordinar con la comunidad el control de: recolección y transporte de desechos sólidos, ocupación ilegal de fajas de protección, taludes y bordes de quebradas, con el fin de permitir la optimización y funcionamiento correcto de las obras del Proyecto; q) Llevar registros periódicos sobre el volumen de sedimentos retenidos según el tipo de obra y el tipo de lluvia que permitan programar el mantenimiento; r) Coordinar con las empresas y direcciones metropolitanas el programa del manejo integral de las Laderas del Pichincha; s) Solicitar los equipos, máquinas y vehículos para el mantenimiento de las quebradas; t) Efectuar campañas educacionales con los moradores del sector, para evitar que depositen basura y desperdicios a las quebradas; 209 Estructura Orgánica y Funcional u) Colocar letreros de advertencia, en los que se prohiba depositar basura y escombros en las quebradas; v) Controlar la disposición final de todos los sedimentos que son desalojados de las diferentes obras (los botaderos ubicados dentro del área del proyecto); w) Planificar y programar la construcción de obras complementarias al Proyecto que permitan mejorar su operación y prolongar su vida útil; x) Mantener motivados a los equipos de trabajo, orientando la convergencia de esfuerzos hacia las metas establecidas en la programación; y) Programar y ejecutar el aprovisionamiento oportuno de materiales para las diferentes obras, propendiendo a determinar un stock mínimo ideal en función de las demandas del Proyecto; z) Manejar indicadores de gestión operacional del proyecto, elaborando los cuadros comparativos y los gráficos necesarios al acompañamiento de la ejecución de los trabajos; aa) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la unidad Laderas del Pichincha contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, bb) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad y aquellas dispuestas por el Jefe de la función Saneamiento. 2660 - GOC DEPARTAMENTO DE CUENCAS HIDROGRAFICAS FUNCIONES GENERALES a) Planificar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento; b) Elaborar el plan anual de actividades de Departamento de Cuencas Hidrográficas, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y las que solicitare el Gerente de Operación y Mantenimiento; y, d) Cumplir con las demás disposiciones que le encomendare el Gerente de Operación y Mantenimiento; y, con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de Cuencas Hidrográficas; 210 Estructura Orgánica y Funcional b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; c) Colaborar con la función Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la función Cuencas Hidrográficas, controlando su aplicación; d) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la función Cuencas Hidrográficas; e) Elaborar y revisar periódicamente los procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el área de Cuencas Hidrográficas, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos; f) Supervisar y coordinar el cumplimiento de los procedimientos bajo la Norma ISO 9000; g) Planificar, organizar, controlar y ejecutar las diferentes acciones de la conservación y manejo de las cuencas, subcuencas y microcuencas que abastecen de agua a la ciudad de Quito y sus parroquias; h) Estudiar, investigar y ejecutar el control de avalanchas y crecidas en las quebradas que evacuan aguas servidas; i) Elaborar y ejecutar proyectos de conservación de suelos, forestación, reforestación de vertientes que forman las cuencas hidrográficas; j) Controlar y evitar las quemas y destrucción de la capa vegetal de las vertientes que convergen al cauce; k) Evitar la contaminación de las aguas, mejorando sus caudales y regulando los flujos mediante sistemas de recarga y protección forestal; l) Promover la participación de instituciones nacionales e internacionales, mediante la firma de convenios, en la elaboración y ejecución de proyectos para el manejo de cuencas; m) Mantener un proceso participativo, incorporando el componente de Promoción Social y Extensión con la integración de las comunidades rurales que se asientan en las zonas; n) Establecer contactos directos con barrios urbano - marginales de la ciudad, para coordinar acciones tendentes a organizar trabajos en sistemas comunitarios para proteger las cuencas y su entorno; 211 Estructura Orgánica y Funcional o) Fomentar la participación de instituciones educativas para la preservación de los ecosistemas, mediante proyectos de forestación y reforestación, con estudiantes y con el apoyo de miembros del Ejército; p) Construir diques y zanjas de azolve, así como canales de dispersión conjuntamente con la revegetación en las quebradas de evacuación de aguas servidas; q) Realizar estudios de investigación de los ecosistemas de páramos, a fin de mantener y conservar su estado natural; r) Investigar los cauces de las cuencas y el manejo de su cubierta vegetal incluyendo los embalses construidos en ellas, realizando las acciones necesarias para evitar su deterioro; s) Incorporar tecnologías modernas como: sistemas de información geográfica (SIG), teledetección, calibración de modelos para monitoreo y controles frecuentes de las diferentes actividades desarrolladas en las cuencas, microcuencas y áreas críticas; t) Investigar y localizar fuentes de aguas subterráneas a través de estudios biogeológicos para el incremento de caudales; u) Preparar anteproyectos y proyectos de protección para la mitigación de avalanchas y deslizamientos; v) Reproducir especies nativas y exóticas para ejecutar proyectos de forestación y reforestación, protección de laderas y mantenimiento de ecosistemas de acuerdo a los pisos ecológicos de cada área; w) Constituir la contraparte en los convenios internacionales destinados al estudio y manejo de las cuencas hidrográficas que abastecen de agua a la Ciudad; x) Elaborar en coordinación con la función Comunicación Social, anuncios publicitarios que impidan la utilización de las quebradas como botaderos de basura y crear espacios verdes o retiros, de acuerdo a lo contemplado en las Ordenanzas Municipales, para evitarla. y) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la función Cuencas Hidrográficas, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de Cuencas Hidrográficas, que garanticen una eficiente gestión operativa y de mantenimiento; z) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Cuencas Hidrográficas, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial; y, 212 Estructura Orgánica y Funcional aa) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente de Operación y Mantenimiento. DRA. HAYDEE CHIRIBOGA SECRETARIA DEL DIRECTORIO DE LA EMAAP-Q , CERTIFICA Que, el presente Reglamento Orgánico Funcional fue conocido y aprobado por el Directorio de la Empresa, en sesión del ..... de................................... de 200...; y, cuya acta fue conocida y aprobada en sesión del ......de .................... de .200.... Quito, ......... de ..........................de 200..... 213
