07 EE GESTION EX JEFE DE TRANSPORTES

CAPITULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El Examen Especial a la gestión del Ex Jefe de Transportes de la EMAAP-Q, se
realizó en cumplimiento a la Orden de Trabajo 24-OT-AI-2009 de 3 de agosto de
2009, suscrita por el Auditor Interno de la EMAAP-Q, con cargo a imprevistos del Plan
Anual de Control de la Unidad de Auditoría Interna para el 2009.
Objetivos generales
-
Establecer si la gestión del Ex Jefe de Transportes se ha efectuado con apego a
las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, y
-
Establecer oportunidades de mejora para fortalecer el control interno.
Objetivos específicos
-
Determinar si se administró adecuadamente los contratos de servicios de
mantenimiento y reparación de los vehículos de la EMAAP-Q; arrendamiento de
automotores para el transporte de personal, y
-
Comprobar si la entrega de combustible se enmarcó en la normativa pertinente.
Alcance del examen
El examen especial cubrió el análisis de los contratos suscritos para el mantenimiento
y reparación vehicular; arrendamiento de automotores; transporte de personal de la
Empresa y suministro de combustible a los contratistas del servicio de transporte para
la EMAAP-Q, durante el período comprendido entre el 6 de agosto de 2007 y el 30 de
noviembre de 2008.
Base legal
Mediante Ordenanza Municipal 001, publicada en RO 226 de 31 de diciembre de
1997, se expidió el Código Municipal para el Distrito Metropolitano de Quito.
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Según el artículo I. 413 de dicho cuerpo legal, las Empresas Metropolitanas funcionan
como personas jurídicas de derecho público, con autonomía administrativa, operativa y
financiera.
Estructura orgánica
El Reglamento Orgánico y Funcional de la EMAAP-Q fue aprobado por el Directorio,
en sesión de 19 de diciembre de 2001. En el mismo se determinan los siguientes
niveles, en donde se desarrollaron las actividades examinadas:
Nivel
Dependencia
Directivo
Directorio
Ejecutivo
Gerencia General
Gerencia Administrativa
Operativo
Departamento de Servicios Generales
Unidad de Transportes
Objetivos de la Entidad
En el artículo I.423, del Código Municipal para el Distrito Metropolitano de Quito, se
determinan los objetivos de la EMAAP-Q, en los siguientes términos:
-
La prestación de los servicios de agua potable y alcantarillado, para preservar la
salud de los habitantes y obtener una rentabilidad social en sus inversiones.
- Cuidar el entorno ecológico y contribuir al mantenimiento de las fuentes hídricas del
Distrito Metropolitano de Quito, así como integrar los proyectos de agua potable y
alcantarillado dentro de los programas de saneamiento ambiental.
Para cumplir con su objetivo, la Empresa se encargará, entre otros aspectos, del
desarrollo, operación y mantenimiento de los sistemas para producción, distribución y
comercialización de agua potable, la recolección de aguas lluvias y la conducción y
tratamiento de aguas servidas.
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Monto de recursos examinados
Indeterminado.
Servidores relacionados
Anexo 1.
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CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento de Recomendaciones
En cumplimiento del artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado, se efectuó el seguimiento de la aplicación de las 25 recomendaciones
emitidas por Auditoría Interna, en el informe del Examen Especial UAI-0002-2008 al
Arrendamiento del Servicio de Transporte y Mantenimiento de Vehículos de la
EMAAP-Q, por el período comprendido entre el 1 de abril de 2002 y el 30 de abril de
2007, aprobado por el Organismo Superior de Control, mediante oficio 5599-DCAI de
25 de marzo de 2009, de las cuales la que se transcribe a continuación no se cumplió:
“…El Gerente Administrativo dispondrá:
3. Al Jefe de Servicios Generales, que una vez aprobada la contratación para
lo cual se observarán los procedimientos del instructivo para arrendamiento
comentado en este informe, se envíe este requerimiento con todos los
documentos justificativos al Departamento de Abastecimientos para que se
efectúen los procesos precontractuales acordes al Reglamento Sustitutivo
Interno para la Adquisición de Bienes, Ejecución de Obras y Prestación de
Servicios Generales, se verificarán en este proceso la propiedad de los
vehículos los cuales deben corresponder a la persona o entidad jurídica con la
cual se contrate...”.
Esta recomendación no fue implementada por cuanto está relacionada con la
aplicación del Reglamento Sustitutivo Interno para la Adquisición de Bienes, Ejecución
de Obras y Prestación de Servicios Generales, el mismo que dejó de tener vigencia
con la emisión de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública,
publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 395 de 4 de agosto de 2008, en
donde se regula los procedimientos de contratación para la adquisición o
arrendamiento de bienes, la ejecución de obras y la prestación de servicios.
Conclusión
De las 25 recomendaciones emitidas en el informe del examen especial al
Arrendamiento del Servicio de Transporte y Mantenimiento de Vehículos de la
EMAAP-Q, se evidencia el cumplimiento de 24, que representa el 96% y una que es el
4%, no se aplicó debido al cambio en la normativa.
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Recomendación
Al Gerente General
1. Dispondrá a los responsables de los procesos y demás servidores, el cumplimiento
de las recomendaciones generadas en los informe de Auditoría aprobados por la
Contraloría General del Estado.
Texto de contratos de mantenimiento de vehículos
Los contratos de prestación de servicios para el mantenimiento preventivo y correctivo
de vehículos de varias marcas y modelos, maquinaria semi pesada, pesada y
estacionaria de propiedad de la EMAAP-Q, eran elaborados en la Unidad de
Transportes y suscritos por el Gerente Administrativo.
El texto de algunas cláusulas contractuales era inadecuado y conducía a confusión al
momento de su aplicación en razón de que se utilizó un modelo tipo de contrato para
la ejecución de obras en la EMAAP-Q, modificando su texto y adaptándolo al objeto
del contrato de mantenimiento, así tenemos:
El último párrafo de la cláusula cuarta, referente a la forma de pago, señalaba:
“… El pago se lo realizará (sic) previa la presentación de las facturas antes del 20
de mes, caso contrario no se aceptará y no se cancelará.”
Esta condición se contraponía a lo que establece el numeral 17 del artículo 66 de la
Constitución de la República del Ecuador, en relación al derecho a la libertad de
trabajo, que expresa:
“... Nadie será obligado a realizar un trabajo gratuito o forzoso, salvo los casos
que determine la ley...”
El contenido de la indicada cláusula debe señalar que si hasta el 20 de cada mes no
se entrega la factura debidamente legalizada, ésta será cancelada el mes siguiente.
Asimismo, en las cláusulas séptima y octava, sobre la prórroga de plazo y multas se
establecían:
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“…Prórrogas de Plazo.-La EMAAP-Q prorrogará el plazo total, siempre que el
Contratista así lo solicite, por escrito, justificando los fundamentos de la solicitud,
dentro de los quince días siguientes a la fecha de producido el hecho que motiva la
solicitud. Si el contratista no comunica ni justifica a la EMAAP-Q el acaecimiento de
un hecho dentro del plazo previsto, no se le reconocerá prórroga de plazo alguno.
Esta prórroga regirá solo en los siguientes casos:…Por fuerza mayor o caso
fortuito aceptado como tal por la EMAAP-Q.-… Por suspensiones en los trabajos
ordenados por la EMAAP-Q.-... Por suspensiones o por cambios en el cronograma
de prestación de servicios ordenados por la EMAAP-Q.-…La prórroga del plazo no
será, en ningún caso, por un lapso mayor al tiempo de duración de las causas y
efectos del caso fortuito o la fuerza mayor, que impidan la continuación del
servicio… Los plazos se entenderán prorrogados estrictamente por un período
igual al que el contratista estuvo imposibilitado de continuar el servicio.- Cláusula
Séptima.- Multas.- Para el caso en que el contratista no prestare el servicio, dentro
del plazo establecido, se aplicará la multa diaria de dos milésimos (2/1.000) del
monto total del contrato por cada día de incumplimiento de la prestación del
servicio, sin perjuicio de que la EMAAP-Q dé por terminado unilateralmente el
contrato, dejando a salvo su derecho para demandar la indemnización de daños y
perjuicios…La EMAAP-Q podrá además aplicar multas diarias hasta del UNO POR
MIL, en los casos que se indican a continuación:. Si el contratista no atendiere las
órdenes e instrucciones del Departamento de Servicios Generales..Cuando
intencionalmente el contratista obstaculice el servicio que presta la EMAAP-Q y de
su personal..Cuando se realizaren trabajos sin conocimiento y ni autorización
escrita por parte del Departamento de Servicios Generales…En caso de que las
multas excedan el 5% del valor del contrato, la EMAAP-Q podrá declarar a
terminación unilateral y anticipada del contrato, conforme al Art. 104, letra c) de la
Codificación de la Ley de Contratación Pública..En caso de suspensión indebida
del servicio, la EMAAP-Q, cobrará al contratista US$ 200,00 diarios por cada día
de suspensión…”
Sin embargo, debemos mencionar que para el envío a reparar el parque automotriz
con cargo a los contratos de prestación del servicio de mantenimiento preventivo y
correctivo de vehículos de varias marcas y modelos se emiten órdenes de trabajo en
las que consta la siguiente información: Fecha
de autorización, kilometraje,
características del vehículo, nombre del chofer, sección la que pertenece, número de
orden, sin que se establezca los plazos de conclusión del bien reparado y la multa por
incumplimiento del mismo, lo cual debe estar en concordancia con lo estipulado en las
cláusulas séptima y octava del contrato.
Este hecho se dio en razón de que, en los contratos de prestación de servicios de
mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos de varias marcas y modelos, el
plazo es general, por lo que es procedente que se emitan órdenes de trabajo tipo
contrato simplificado estableciéndose los plazos y multas por cada actividad, a fin de
precautelar los intereses de la entidad.
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Conclusión
Para los contratos de mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos de la
EMAAP-Q, se utilizó un formato de contrato tipo que sirve para la ejecución de los
contratos de obra, lo que no facilitó la aplicación de las cláusulas contractuales
referentes a la forma de pago y multas.
Recomendación
Al Jefe de Servicios Generales
2. Solicitará la colaboración de la Dirección Jurídica para elaborar contratos
específicos para cada servicio requerido, los mismos que responderán al objeto de
la contratación y contendrán las cláusulas necesarias que permitan precautelar los
intereses de la Empresa.
Facturas presentadas por proveedor de servicios de mantenimiento vehicular.
El Gerente Administrativo, en representación del Gerente General de la EMAAP-Q,
suscribió el 23 de noviembre de 2007, el contrato de prestación de servicio GAS2007-154 con la Escuela Politécnica Nacional, para el mantenimiento preventivo y
correctivo de vehículos de varias marcas y modelos, maquinaria semipesada, pesada
y estacionaria, con vigencia de un año o hasta agotar los fondos de 65 000 USD, lo
que ocurriera primero, como lo establece la cláusula quinta, en los siguientes
términos:
“...El contratista se obliga a brindar el servicio de mantenimiento preventivo y
correctivo de vehículos de varias marcas y modelos, maquinaria semipesada,
pesada y estacionaria de propiedad de la EMAAP-Q, materia de este contrato,
por el lapso de un año o hasta agotar los recursos señalados en las
certificaciones de Fondos, lo que ocurra primero, contados a partir de la
suscripción del presente instrumento...”.
Asimismo, la cláusula cuarta.- Forma de Pago determina:
“...El valor del contrato se cancelará mediante el pago contra presentación de
planillas mensuales, debidamente aprobadas por el Departamento de
Servicios Generales...”.
El proveedor prestó servicios de mantenimiento dentro del plazo del contrato y
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presentó las planillas para el pago con la documentación de soporte; sin embargo,
éstas contenían errores importantes, como: facturas sin el detalle de la mano de obra
y repuestos, facturación de trabajos adicionales a los autorizados inicialmente por la
Unidad de Transporte, errores matemáticos en la sumatoria de valores facturados;
cobros excesivos, siendo necesario que en varias ocasiones se devuelva la
documentación al contratista para su rectificación, estos hechos determinaron que la
EMAAP-Q, no cancele oportunamente a la Metalmecánica San Bartolo de la Escuela
Politécnica Nacional las facturas por 64 401,47 USD, así:
Comprobante
Fecha de emisión de
Fecha de
Fecha de pago
Valor
No.
la orden de trabajo
aprobación de
de las planillas
pagado
la planilla
USD
30
2008-02*
2008-12-15
2009-03-2
17 240,64
637
2008-02*
2008-12-23
2009-02-18
16 883.67
22
2008-02*
2009-02-02
2009-05-4
11 569.17
137
2008-02*
2009-03-23
2009-07-7
18 707.99
Total USD
64 401,47
*En varias fechas del mes de febrero del 2010
El Jefe de Transportes no realizó un control y seguimiento de la documentación sobre
la reparación de los vehículos entregados a la metalmecánica para verificar los
trabajos efectuados y la liquidación de las planillas.
Conclusión
La falta de precisión en la elaboración de las planillas presentadas por la Metal
mecánica San Bartolo de la Escuela Politécnica Nacional y su demora en la
corrección de las mismas, ocasionó que los trámites de aprobación y pago de las
facturas por servicio de mantenimiento vehicular se postergaran.
Recomendación
Al Jefe de la Unidad de Transportes
3. Mantendrá una comunicación permanente con los proveedores y solucionará en
forma oportuna las diferencias que se presenten al momento de elaborar las
planillas, lo que permitirá agilitar el trámite del pago y controlar la ejecución del
trabajo, así como la utilización de los repuestos.
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Trabajos de mantenimiento vehicular
De la revisión a las órdenes de trabajo para servicios de mantenimiento vehicular,
autorizadas por el Ex Jefe de Transportes de la EMAAP-Q se verificó que las mismas
se realizaron sin suscribir los contratos respectivos, así:
a) Metalmecánica de la Escuela Politécnica Nacional
El Jefe de la Metalmecánica de la Politécnica Nacional, en oficio MSB 586-09 de 20
de agosto de 2009, dirigido al Jefe de Equipo de Auditoría Interna, informó que con
acuerdo verbal entre el Ex Jefe de Transportes de la EMAAP-Q y el
Jefe de la
Metalmecánica de la Escuela Politécnica Nacional, se resolvió que continúe
proporcionando el servicio de mantenimiento vehicular a la EMAAP-Q, previa una
solicitud de trabajo emitida por el Ex Jefe de Transportes, mientras se tramitaba la
renovación del contrato,
novedad que tenía conocimiento el Jefe de Servicios
Generales de la EMAAP-Q.
La EMAAP-Q canceló a la Metalmecánica de la Politécnica Nacional 64 401,47 USD,
habiéndose recibido el servicio de mantenimiento vehicular por 121 006,52 USD
adicionales, como precisa el Jefe de la Unidad de Transportes de la EMAAP-Q
encargado, en memorando GAST-2009-1654 de 26 de agosto de 2009; información
que es corroborada por el Jefe de la Metalmecánica de la Politécnica Nacional, en
oficio MSB 611-09 de la misma fecha.
Los trabajos solicitados a la Escuela Politécnica Nacional fueron autorizados por el Ex
Jefe de la Unidad de Transportes, según firma inserta en las órdenes de trabajo; sin
embargo, el Jefe de Servicios Generales, en memorando GAS-2009-3240 de 8 de
septiembre de 2009, manifestó que:
“…la EMAAP-Q, presta los servicios de instalación, mantenimiento y arreglo de los
sistemas de agua potable y alcantarillado en el Distrito Metropolitano de Quito,
motivo por el cual, no puede paralizarse el mantenimiento de vehículos y
maquinaria, bajo ningún concepto.- El Ex – Jefe de la Unidad de Transportes no
informó oportunamente que los recursos económicos que se disponía para realizar
trabajos en la EPN se habían agotado, llegando a concluir que no existía un
control adecuado de parte de la Jefatura de Transportes. Por tal motivo mediante
Memorando GAS-2008-4162 de 28 de noviembre de 2008, se recomienda al
Gerente Administrativo la sanción y el cambio administrativo del Ing….”
El Jefe de Servicios Generales manifestó que este hecho tuvo lugar por la necesidad
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de mantener el parque automotriz de la EMAAP-Q en funcionamiento, para que apoye
a las actividades operativas de las distintas áreas de la Empresa.
En el 2008 el Distrito Metropolitano de Quito soportó una fuerte etapa invernal,
producto de lo cual la EMAAP-Q debió afrontar algunas emergencias, entre ellas el
colapso del embaulamiento del Río Machángara en el sector denominado el “Trébol”
el 31 de marzo de 2008. Por este motivo la maquinaria pesada y semipesada trabajó
las 24 horas, lo que aceleró el mantenimiento preventivo.
La Unidad de transportes dispone de un sistema informático para la administración
del parque automotriz, que es el AS-400 módulo de control y mantenimiento de
automotores el que está instalado desde el año 2003, durante todo este tiempo
existieron dificultades que no permitieron lograr su óptimo funcionamiento, como es la
constante rotación de los responsables de la Unidad de Transportes, la falta de
colaboración de los responsables de los diferentes Departamentos de la EMAAP-Q.
Este sistema no ha sido utilizado en su totalidad, por cuanto el personal que
administra el parque automotriz que asciende a 810 unidades,
no ingresó la
información por la falta de capacitación al personal que maneja el sistema, por lo que
el Ex Jefe de la Unidad de Transportes autorizó órdenes de trabajo sin contar con la
información actualizada sobre la disponibilidad de recursos económicos de los
contratos suscritos con las diferentes mecánicas.
El Ex Jefe de Transportes fue sancionado mediante acción de personal 1767/2008
de 28 de noviembre del 2008, con el 10 % de su remuneración mensual, por autorizar
órdenes de trabajo fuera de contrato y por no haber observado y acatado
las
disposiciones contenidas en la Estructura Orgánica Funcional y los artículos 3 y 4 del
Instructivo Sustitutivo del Reglamento Interno de la EMAAP-Q, para la Adquisición de
Bienes, Ejecución de Obras y Prestación de Servicios Generales, que no se sujetan a
la Codificación de la Ley de Contratación Pública.
Al Ex Jefe de Transportes le cambiaron administrativamente al Departamento de
Abastecimientos, mediante acción de personal 1766/2008 de 28 de noviembre de
2008.
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A partir de diciembre de 2008, la Metalmecánica de la Escuela Politécnica Nacional,
no prestó el servicio de mantenimiento vehicular a la EMAAP-Q por la terminación del
contrato; y, hasta el 30 de noviembre de 2008, fecha de alcance del examen, el valor
de 121 006,52 USD se encontró impago, situación que se generó por la necesidad de
mantener el parque automotriz en funcionamiento para atender las actividades de la
EMAAPQ. El artículo 58 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control,
establece:
“...Requisitos para contraer compromisos y obligaciones.- Ninguna entidad y
organismo del sector público, ni funcionario o servidor de los mismos, contraerá
compromisos, celebrará contratos, autorizará o contraerá obligaciones, respecto
de recursos financieros, sin que conste la respectiva asignación presupuestaria y
sin que haya disponible un saldo suficiente para el pago completo de la obligación
correspondiente...”
Conclusiones
La falta de un adecuado control y la necesidad de mantener un parque automotriz en
funcionamiento, llevó al Ex Jefe de Transportes a autorizar órdenes de trabajo para
realizar mantenimiento vehicular, sin el respaldo de un contrato escrito, lo que
ocasionó que se reciba un servicio adicional por 121 006,52 USD por parte de la
Metalmecánica San Bartolo de la Politécnica Nacional.
El sistema informático de la Unidad de Transportes no ha sido
utilizado
adecuadamente por su personal, ocasionando la falta de oportunidad en el manejo
de la información.
Recomendaciones
Al Gerente Administrativo
4. Realizará los trámites conducentes con el propósito de determinar la pertinencia y
pago de las obligaciones contraídas con la Metalmecánica San Bartolo
de la
Politécnica Nacional toda vez que el servicio está recibido.
Al Jefe de la Unidad de Transportes
5. Mantendrá un registro actualizado de los contratos vigentes, con el detalle de:
fecha de suscripción, el saldo de disponibilidad de recursos económicos, fecha de
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vencimiento de los contratos de mantenimiento del parque automotriz; lo que
permitirá tomar acciones oportunas para evitar adquirir compromisos que no están
presupuestados.
6. Vigilará que el sistema informático de control y mantenimiento de automotores sea
utilizado, con la finalidad de que la Unidad de Transportes disponga de una
información ágil y oportuna para la toma de decisiones.
b) Taller Solo Motos
El 6 de marzo de 2008 se suscribió el contrato GAS-2008-18 con el Taller Solo Motos,
por 8 000,00 USD para la provisión de llantas para motocicletas, cuadrones, tricars y
cortadoras de césped, por el plazo de un año o hasta agotar el valor contratado.
Durante la vigencia del contrato el Taller Solo Motos proporcionó el servicio a la
EMAAP-Q, por 10 289,70 USD, habiéndose cancelado los 8 000,00 USD contratados,
quedando un saldo por pagar de 2 289,70 USD, fuera del contrato.
El propietario del Taller Solo Motos, con oficio sin número de 20 de julio de 2009,
solicitó al Gerente Administrativo la cancelación de la diferencia que se encontraba
impaga, lo que informó el Jefe de Transportes al Jefe de Servicios Generales; con
memorando GAST-2009 – 1866 de 21 de septiembre de 2009, este último funcionario
informó a la Unidad de Auditoría lo siguiente:
“...La mayoría de los trabajos fueron autorizados fuera de contrato y sin los
respectivos fondos, por el Ex Jefe de la Unidad de Transportes Ing...-Los servicios
de mantenimiento preventivo y correctivo, de motos y cortadoras de césped fueron
recibidos por los custodios de los bienes de la EMAAP-Q, a total satisfacción.Actualmente, se cuenta con los fondos necesarios para cancelar dichos valores,
como se puede verificar en la Solicitud de Bienes 1131 de 28 de mayo de 2009 y
en la Certificación de Partida y Disponibilidad de Fondos Presupuestarios CO
3688, emitida por la ... Jefe de Administración Presupuestaria...”
Esto generó que se incumpla con lo establecido en la Cláusula quinta del contrato
que dispone:
“...El contratista se obliga a brindar el servicio de provisión de llantas para
motocicletas, cuadrones, tricars y cortadoras de césped de propiedad de la
EMAAP-Q, materia de este contrato, por el lapso de un año o hasta agotar los
recursos señalados en las Certificaciones de Fondos, lo que ocurra primero,
contados a partir de la suscripción del presente instrumento…”
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En este caso, lo que ocurrió primero es que se agotaron los recursos; sin embargo, se
efectuaron trabajos fuera del monto del contrato por la necesidad de atender los
requerimientos, principalmente del Departamento de Distribución y por la falta de un
adecuado control de la Unidad de Transportes sobre la utilización del monto
contratado, lo que no permitió legalizar estos trabajos con un nuevo contrato,
acumulándose una deuda adicional al contrato de 2 289,70 USD que se encuentra
impaga.
Conclusión
Por la necesidad de atender los pedidos de llantas para las motocicletas, cuadrones,
tricars y cortadoras de césped de la EMAAP-Q y por la falta de un adecuado control
de la Unidad de Transportes sobre los montos contratados y los utilizados, se autorizó
el mantenimiento de automotores por 2 289,70 USD, fuera del monto del contrato.
Recomendaciones
Al Gerente Administrativo
7. Realizará los trámites conducentes con el propósito de determinar la pertinencia y
pago de las obligaciones contraídas con el Taller Solo Motos toda vez que el
servicio está recibido.
8. De igual manera, previo a la planificación anual del mantenimiento de automotores,
deberá realizar un estudio conducente a determinar las necesidades reales, lo que
permitirá contar con los recursos suficientes y evitar los desfases.
c) Auto Mekano
La EMAAP-Q adquirió a Auto Mekano el 3 de octubre de 2007, una retroexcavadora
marca JCB, Tipo VEH.3CX mediante contrato número ADQ-DJ-003-2007 a un costo
de 79 660,93 USD y una cargadora frontal marca JCB, Tipo VEH. 426 ZX con el
contrato ADQ-DJ-002-2007 por un valor de 115 301,28 USD.
En el contrato consta el mantenimiento de dichas maquinarias durante el período de
garantía de 1 000 horas de trabajo.
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El Ex Jefe de Transportes, con base a lo previsto en el contrato, con oficio GAST08217 sin fecha, solicitó a los talleres de Auto Mekano proporcionar el mantenimiento
preventivo a la retroexcavadora marca JCB, Tipo VEH.3CX, chasis 911569, por haber
cumplido las 100 horas de trabajo, pedido que fue ingresado a los talleres de
AUTOMEKANO, con orden de trabajo 3859 de 19 de noviembre de 2008, y tuvo un
costo de 279,19 USD.
De igual manera, por pedido del operador de la maquinaria y con el visto bueno del
Jefe del Distrito Centro de Saneamiento, se requirió al Taller Auto Mekano el servicio
de mantenimiento a la cargadora frontal marca
JCB, Tipo VEH. 426ZX, Chasis
1232021 por haber cumplido las 500 horas de trabajo, sin coordinar previamente con
el Jefe de Transportes. El pedido ingresó a los talleres de AUTOMEKANO con orden
de trabajo 2310 de 12 de mayo de 2008, con un costo de 292,10 USD.
Sin embargo, hasta la fecha de lectura del informe borrador el 31 de diciembre de
2009, dichos valores no fueron cancelados, a pesar de que su representante, con
oficio AKQR-C-T-122-08 de 13 de agosto de 2009, solicitó el pago al Gerente
Administrativo encargado.
Al respecto, el Jefe de Transportes encargado, con memorando GAST –2009-1622 de
18 de agosto de 2009, informó al Jefe de Servicios Generales lo siguiente:
“...Los trabajos que se hace mención en los documentos enviados, fueron
realizados en el período de la Jefatura del Ing..., motivo por el cual, actualmente la
Unidad de Transportes, no tenía conocimiento de los servicios recibidos en las
maquinarias de propiedad de la EMAAP-Q.-La Unidad de Transportes no disponía
de Contrato ni los recursos económicos, a esa fecha, para prestar el servicios de
mantenimiento preventivo o correctivo de maquinaria nueva, adquirida a
Automekano.- Las maquinarias y los vehículos nuevos, que son adquiridos en los
concesionarios, cuentan con la respectiva garantía del fabricante; por tal motivo, es
necesario realizar el mantenimiento en concesionarios que cuenten con mano de
obra calificada y garanticen la calidad de los repuestos.-La Unidad de transportes,
no fue informada oportunamente, al momento de la adquisición de maquinaria
nueva, que involucra el mantenimiento preventivo y correctivo de la misma, a fin de
precautelar su funcionamiento permanente.-Los trabajos de mantenimiento
preventivo, fueron realizados en el taller de AUTOMEKANO...”
Se incumplió lo dispuesto en el artículo 58 de la LOAFYC referente a:
“...Requisitos para contraer compromisos y obligaciones.- Ninguna entidad u
organismo del sector público, ni funcionario o servidor de los mismos, contraerá
compromisos, celebrará contratos, autorizará o contraerá obligaciones, respecto
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de recursos financieros, sin que conste la respectiva asignación presupuestaria y
sin que haya disponible un saldo suficiente para el pago completo de la obligación
correspondiente...”
Este hecho se dio en razón de que el Ex Jefe de Transporte no mantuvo el control de
la cargadora a fin de coordinar el control preventivo, sin embargo el Jefe del Distrito
Centro de Saneamiento a pedido del operador de la maquinaria, autorizó el envío a
Automekano para el mantenimiento de la cargadora, sin que haya comunicado al Ex
Jefe de Transportes para presupuestar los recursos del pago.
Conclusión
La falta de una adecuada coordinación entre el Jefe del Distrito Centro de
Saneamiento
y el Ex Jefe de Transportes, así como el inadecuado control de la
cargadora por parte de la Unidad de Transportes, no permitió la asignación de los
fondos necesarios para su financiamiento.
Recomendación
Al Gerente Administrativo
9.
Solicitará a los Gerentes de Área informar oportunamente a la Unidad de
Transportes sobre la adquisición de vehículos y maquinaria, para que esta
dependencia pueda planificar oportunamente el mantenimiento preventivo y
correctivo, de forma tal que no afecte la imagen institucional por la falta de pago
a los proveedores de este tipo de servicio.
Entrega de combustible al proveedor de servicio de transporte
La EMAAP-Q contrató el servicio de buses para el transporte del personal operativo
que labora en la Planta de Tratamiento de Rumipamba, el Gerente Administrativo
suscribió el contrato de menor cuantía GAS-2008-097, el mismo que no contempla el
pago de combustible a los contratistas de este servicio, estableciéndose un valor único
por el objeto del contrato.
Sin embargo, el contratista propietario del vehículo de placa PVU-309, fue beneficiado
con el despacho de combustible dos veces por semana, desde el 5 de mayo de 2008
hasta el 26 de mayo de 2009, por 1 675,60 USD.
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El funcionario de la Unidad de Transportes encargado del despacho, ingreso,
aprobación y control de combustible, asignó el código 10156 que permitió al contratista
del vehículo de placa PVU-309 proveerse de gasolina a partir de 5 de mayo de 2008,
acción que no se respaldó en una autorización escrita del Ex Jefe de Transportes, lo
que fue confirmado por dicho Ex funcionario en memorando 001-FA-2009 de 18 de
agosto de 2008, en los siguientes términos:
“…La Unidad de Transportes delegó, desde administraciones anteriores, la función
de entrega de combustible al Dr. …quien dentro de sus obligaciones tenía el
despacho, ingreso, aprobación y control del combustible entregado.- Cabe indicar
que cualquier acción que genere el pago de valores económicos requiere de una
disposición escrita por parte del Gerente Administrativo o el Jefe de Servicios
Generales, misma que no existe, de igual forma no existe ninguna disposición o
autorización por parte del Jefe de la Unidad de Transportes de la época para el
mencionado despacho…”
Opinión de los servidores
Dicho proveedor, mediante memorando sin número de 28 de mayo de 2009, informó al
Jefe de Transportes encargado lo siguiente:
“.. En el año 2007 me cancelaban USD $630,00 por el contrato que tengo con la
EMAAP-Q; de este valor yo ponía la gasolina y gasto alrededor de USD$200,00
valor que no me alcanzaba cubrir mis necesidades.- Ante esto solicité al Ing. …me
ayude dándome la gasolina, quien me manifestó que en realidad la Empresa le
estaba pagando muy poco; y él analizó esta propuesta y habló con el Sr... y
autorizó para que me den la gasolina...”
El Asistente de la Unidad de Transportes, con memorando GAS-2009-1101 de 27 de
mayo de 2009, informó que el pedido del contratista fue autorizado verbalmente por el
Ex Jefe de Transportes, ante lo cual no existe evidencia documentada que motive la
creación de un código
para
el abastecimiento de combustible al contratista del
servicio vehicular.
Conclusión
Se entregó combustible
al contratista del vehículo de placa PVU-309 por
1 675,60 USD, a pesar de que el contrato no estipulaba dicha entrega y sin contar con
autorización escrita del Ex Jefe de Transportes.
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Hecho Subsecuente
El valor de 1 675,60 USD fue descontado al contratista en las planillas 5, 6 y 7 del 11
de junio, 30 de junio y 7 de agosto del 2009, respectivamente las mismas constan con
las notas insertas de revisión del Jefe de Servicios Generales y aprobación del
Gerente Administrativo encargado.
Recomendación
Al responsable de la administración del combustible en la Unidad de
Transportes
10. Asignará los códigos para el abastecimiento de combustible y la entrega del
mismo, únicamente para aquellos vehículos de propiedad de la EMAAP-Q y los
arrendados cuando así se lo estipule en el respectivo contrato.
Atentamente,
Ing. Miguel Ángel Játiva
AUDITOR INTERNO
DE LA EMAAP-Q
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