Evaluación de la Gestión para Servidores Públicos Provisionales y

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OBJETIVO GENERAL
El presente instructivo tiene como finalidad brindar a los responsables del proceso de
evaluación en cada dependencia un conjunto de elementos que les permita llevar a cabo
de forma objetiva y homogénea, la evaluación de la gestión de los servidores públicos
Provisionales y Supernumerarios. Para tal efecto, se considera necesario lo siguiente:

Proporcionar un método sistémico a quien efectúe la evaluación, con el objeto de
que pueda reflexionar seriamente sobre las fortalezas y aspectos a mejorar de los
servidores públicos a su cargo.

Establecer un procedimiento estándar para la evaluación del desempeño de los
servidores públicos Provisionales y Supernumerarios a su cargo.

Propiciar que el evaluador disponga de una herramienta, que permita
retroalimentar a sus colaboradores los aspectos en los que debe mejorar.
Esta metodología incluye los pasos a seguir en la evaluación de la gestión de los
servidores públicos Provisionales y Supernumerarios y tiene como instrumento de
medición el formato “Evaluación de la gestión de los servidores públicos
nombrados en carácter Provisional y Supernumerarios” cuyo diseño es objetivo y de
fácil aplicación, tanto para el que evalúa, como para el servidor público evaluado; así
mismo, se consideran aspectos tales como: el establecimiento y cumplimiento de
actividades laborales y la medición de las competencias comunes a los servidores
públicos y del nivel jerárquico requeridos para desarrollar el puesto que ocupa cada
servidor público.
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INSTRUCTIVO
El formato contiene 05 ítems a diligenciar:
Aplicación del formato en Microsoft office Excel
1. Datos del evaluado y evaluadores
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Datos del servidor público evaluado
Datos del evaluador 1 (jefe inmediato)
Datos del evaluador 2 (libre nombramiento y Remoción)
Periodo de evaluación
Propósito principal del cargo tipo
Metas Plan Indicativo Institucional
2. Evaluación de las Actividades Laborales
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Actividades laborales
Evidencias del desempeño
Porcentaje
Calificación
Acuerdos Especiales
Fecha de fijación de compromisos
Porcentaje total
Porcentaje de cumplimiento
3. Evaluación de las competencias
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Competencias comunes a los servidores públicos
Conducta asociada
Nivel actual
Nivel esperado
Competencias por nivel jerárquico
Competencias específicas del cargo
4. Resultados de la evaluación
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Ponderación compromisos laborales
Ponderación competencias comunes
Ponderación competencias por nivel y específicas por cargo
Ponderación competencias específicas por cargo
Resultados evaluación
Fecha de evaluación
Fortalezas
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h) Aspectos a mejorar
i) Recursos
j) Firmas
A continuación se hace una descripción de lo que se debe tener en cuenta para
diligenciar cada uno de los ítems:
1. Aplicación del formato en Microsoft Office Excel: para la utilización del “Formato
de Evaluación de la Gestión de los Servidores Públicos Nombrados con Carácter
Provisional y Supernumerarios– SEG”, se debe tener en cuenta los siguientes
parámetros:
a) Este formato funciona bajo el aplicativo Microsoft Office Excel 2003 - 2007
b) Cuando el jefe inmediato y/o equipo evaluador se encuentre en el proceso de
evaluación y abra en Microsoft Office Excel deberá habilitar la opción de
Macros en la parte superior de Excel, para poder diligenciarlo en su totalidad.
c)
d) El “Formato de Evaluación de la Gestión de los Servidores Públicos
Nombrados con Carácter Provisional y Supernumerarios – SEG”, será
distribuido y utilizado por medio magnético y en cada una de las Regionales
deberá reposar una copia física en la hoja de vida del servidor público
susceptible a evaluar.
Una vez se surta este procedimiento se deberá enviar a la Dirección de
Gestión Humana de la Sede Nacional el formato debidamente diligenciado y
firmado digitalmente para que quede constancia de ésta entrega y este
guardará automáticamente toda la información consignada y quedará
protegida de manera digital.
El nombre que debe llevar el archivo al momento de guardarlo será la cédula
de ciudadanía del servidor público provisional sin puntos, ni comas ni nombres
seguido de raya al piso (_) y la siguiente codificación: 0220101
Ejemplo: servidor público evaluado Carlos Eduardo Martínez Cristancho
Número de cédula: 79.865.321
El archivo de la evaluación de ese servidor público deberá quedar así:
1
Esta nomenclatura corresponde en los dos primeros dígitos al bimestre que se está evaluando y los
cuatro (4) últimos al año. (por ningún motivo se deberá cambiar es una constante.
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79865321_022010
e) Es importante tener en cuenta que sólo se deberán diligenciar los datos que
se encuentran sombreados en color verde, las casillas o campos que se
encuentren sin color no deberán tener cambios, pues son cargadas
automáticamente en el formato y no son susceptibles a cambios.
2. Datos del evaluado y evaluadores: en ese aparte se deberán incluir los datos
personales y laborales del evaluado.
a) Datos del servidor público evaluado: En este campo se encuentran los
datos de identificación del servidor público así:
-
Nombre del servidor público
Documento de identidad
Empleo (denominación, código y grado)
Regional
Dependencia
Número cargo tipo
Es importante precisar que en este campo sólo se debe diligenciar el documento
de identidad del servidor público y el formato carga la información anteriormente
descrita.
b) Datos del evaluador 1 (jefe inmediato): En este espacio el jefe inmediato
(Jefe de Oficina, Coordinador Centro Zonal entre otros), deberá diligenciar
la información de los campos requeridos así:
- Nombre
- Documento de identidad
- Empleo (denominación, código y grado)
- Dependencia
c) Datos del evaluador 2 (Equipo evaluador): Este especio deberá ser
diligenciado únicamente si aplica el equipo evaluador que se encuentra
descrita en el artículo 4 de la Resolución 5881 de fecha 28 de Diciembre
de 2009 y en el artículo 4 de la Resolución 1415 del 31 de Mayo de 2010
d) Periodo de evaluación: El segundo periodo está comprendido entre el 01
de marzo de 2010 al 30 de Abril de 2010. En el caso de que se presente
alguna de estas situaciones:
 Cambio de las funciones (nuevo nombramiento provisional)
 Cambio del jefe inmediato
 Reubicación o traslado
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 Cambios en los planes, programas o proyectos
Se deberá realizar una evaluación extraordinaria a la cual se le aplicará la
siguiente fórmula:
Evaluación del periodo extraordinario x días del periodo evaluado
60 días del periodo a calificar
Para el segundo periodo de calificación se aplicaría la siguiente fórmula:
(Calificación de la evaluación) x (días del periodo evaluado)
60 (días del periodo a calificar)
e) Propósito principal del cargo tipo: Hace alusión al marco donde está
referenciado el empleo, estipula las actividades marco más relevante para
el cargo tipo2. Este apartado carga automáticamente una vez se digite el
documento de identidad del servidor público a evaluar.
f) Metas Plan Indicativo Institucional: Hace referencia a las metas
institucionales periodo 2007-2010 que enmarcan los objetivos puntuales
del Instituto. En este campo se debe seleccionar la(s) meta(s) en las que
participe el servidor público a evaluar, marcando en la columna “Aplica” SI
o NO, según corresponda (se deben marcar cuantas metas sean
necesarias para el cumplimiento de las actividades laborales)
3. Evaluación de las Actividades Laborales: El proceso consiste en el
establecimiento anticipado de las actividades laborales observables y medibles, que
se desean alcanzar en forma programada; con la intención de cumplir con los
objetivos del área, de la dependencia o del Instituto, en el periodo de evaluación.
El propósito fundamental del establecimiento y definición de actividades laborales es
la medición de logros específicos, ya que éstos deben arrojar datos cuantificables
que permitan verificar el avance y/o resultados obtenidos. Dichos logros se verán
reflejados en aportes a la dependencia o al Instituto.
Derivado de lo anterior, y con el objeto de apoyar a los jefes inmediatos responsable
de este proceso, e independientemente de la naturaleza del trabajo que tengan que
desarrollar los servidores públicos bajo su mando, se ha estructurado el siguiente
2 Agrupación de empleos semejantes en cuanto a la naturaleza general de sus funciones, sus responsabilidades y
que requiere conocimientos y/o competencias comunes.
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método que facilitará el establecimiento y definición de dichas metas; razón por la
cual, deberán cubrirse las etapas aquí establecidas.
a) Actividades laborales: En este campo se acuerda con el servidor público
las actividades laborales y/o metas del Plan Indicativo Institucional que
debe cumplir para el periodo de evaluación. Es importante precisar el qué
se espera del desempeño y el cómo se espera que sea el resultado, hacer
referencia a los aspectos que definen el resultado del desempeño
competente y definir las actividades de calidad.
El servidor público evaluado asumirá de manera proactiva y realista su
participación en el proceso de evaluación y manifestará las expectativas y
aportes significativos para el cumplimiento de las actividades y metas
programadas.
b) Evidencias de la gestión3: Una evidencia permite demostrar o poner
manifiesto algo, las evidencias determinan de manera precisa si la persona
es capaz de realizar la función referida en el elemento de competencia y/o
actividad de manera consistente.
Determinar la cantidad de evidencias tiene como objeto sustentar que
estas son las suficientes y necesarias para determinar la actividad o
competencia de un servidor público mediante la evaluación.
Los principios generales que aplican a las evidencias son que estas deben:
 Derivarse de un ambiente laboral real
 Ser normalmente, de fácil disposición, válidas y factibles de realizar
por el servidor público.
 En su conjunto, ser las suficientes y necesarias para emitir el juicio
sobre la actividad/competencia del servidor público evaluado.
Los tipos de evidencia son4:
 Por desempeño: Hace referencia a los desempeños requeridos por
los criterios delimitados por el campo de aplicación, que permiten
evaluar y probar la competencia del servidor.
3
Las evidencias de desempeño se deben llevar en la matriz de evidencias, la cual se deberá elaborar como parte del
desarrollo de la gestión del servidor público; se trata de una matriz de doble entrada en la cual una corresponde a los
criterios de desempeño y la otra al campo de aplicación; los cruces entre estos dos corresponden a las evidencias por
desempeño o por producto.
4 En cualquier caso las evidencias deberán tener soporte físico o virtual ejemplo: correos electrónicos, oficios,
memorandos, archivos de computador o físicos entre otros .
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 Por producto: Es el resultado que se le solicita obtenga el servidor
público para la evaluación del elemento de competencia y requiere
producir algo.
 De conocimiento: Forman el componente que hace referencia,
según proceda, a la teoría y a los principios técnicos y
metodológicos que sustentan el desempeño de la actividad
requerida por el elemento de competencia.
c) Porcentaje: Este hace referencia al peso porcentual (de 1% a 50%) que se
debe concertar entre el evaluado y el evaluador y corresponde a la
relevancia de cada una de las actividades laborales propuestas.
d) Calificación: Esta se debe realizar dentro de los quince (15) días
calendario concluido el periodo de evaluación y obedecerá a la siguiente
escala de cumplimiento (el valor digitado en este campo es un número
entero en la escala de uno (1) a cinco (5)):
Puntaje
1
2
3
4
5
Criterio
Durante el periodo no se alcanzaron las metas propuestas o estas no
poseen las evidencias físicas que sustentan el desarrollo de la
actividad.
Durante el periodo no se alcanzaron las metas o difiere de lo
estipulado en el formato y acordado previamente y las evidencias
distan de los criterios: desempeño, producto y conocimiento.
Las actividades se realizaron de tal forma que cumple con los
estándares esperados y acordados y las evidencias soportan el
desempeño adecuado de la actividad.
Las actividades se presentan de tal forma que supera con el nivel de
actividad establecido y las evidencias soportan este nivel con calidad
y oportunidad.
Las actividades superan amplia y suficientemente las actividades
concertadas y las evidencias muestran un desempeño sobresaliente
sobre la meta propuesta.
El evaluador deberá tener en cuenta los siguientes criterios para calificar el
grado de cumplimiento que ha tenido el evaluado para cada una de las
metas, se deberán considerar las siguientes preguntas:




¿Qué grado de cumplimiento real de las metas alcanzó el servidor
público?
¿Qué efectividad han tenido las contribuciones del empleado
cuando el cumplimento final de la meta estaba fuera de su control?
¿Qué tan bien se cubrieron las metas?
¿Existieron factores externos o fuera del control del empleado que
afectaron el cumplimiento de las metas?
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Una vez consideradas estas preguntas y posterior a su discusión con el
empleado, el evaluador deberá calificar cada una de las metas.
e) Acuerdos Especiales: En este campo se diligencian los acuerdos
solicitados por el servidor público referente a la(s) actividad(es) que el
evaluado considera que requiere para un adecuado desempeño de la
actividad propuesta. Ej., formación en aspectos legales de la Ley 909 de
2004. Es importante resaltar que es facultativo del Instituto acogerla o
no. Cuando el Evaluador o el Equipo Evaluador se encuentre valorando la
gestión del servidor público, se deberá consignar en esta celda si estos
acuerdos especiales se acogieron y bajo qué características destacando
en qué medida este acuerdo especial benefició la gestión del servidor. y si
no fueron aprobados el por qué de esta decisión.
f) Fecha de fijación de Actividades: En este espacio se diligenciará la
fecha en la cual se realiza la concertación de las actividades laborales se
expresa en términos de día, mes y año.
g) Porcentaje total: En este campo acumula el porcentaje total de la
sumatoria de las actividades laborales concertadas previamente. En caso
de que este porcentaje se presente en rojo se debe revisar los pesos
porcentuales asignados a cada una de las actividades laborales ya que
estos no deben sumar más del 50%.
h) Porcentaje de cumplimiento: en este ítem se evidencia automáticamente
el porcentaje de cumplimiento de las actividades laborales concertadas y
calificadas.
4. Evaluación de las competencias: La evaluación por competencias se lleva a cabo
como un proceso para acopiar evidencias de desempeño y comportamientos de un
servidor público en relación a las competencias laborales descritas para la
administración públicas en el Decreto 2539 de 2005, esta nos permite la definición
de los objetivos, la recolección de evidencias la comparación de evidencias con los
objetivos y la formación de un juicio (competente o no competente).
Algunas características de la evaluación por competencias son:




Está fundamentada en estándares que describen el nivel esperado de
competencia laboral.
Los estándares incluyen criterios que detallan lo que se considera un
trabajo bien hecho.
La evaluación es individual, no compara servidores públicos entre sí.
Configura un juicio para el servidor público evaluado: competente o no
competente.
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


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Se realiza preferentemente, en situaciones reales de trabajo.
Incluye el reconocimiento de competencias adquiridas como resultado de la
experiencia laboral.
Es una herramienta para la orientación del aprendizaje posterior del
trabajador; como tal tiene un importante rol en el desarrollo de las
habilidades y capacidades de los evaluados.
a) Competencias comunes a los servidores públicos: Todos los servidores
públicos del Instituto, deberán poseer y evidenciar las competencias
estipuladas en el artículo 7 del Decreto 2539 de 2005.
b) Conducta asociada: Consiste en la profundidad que alcanza cada
competencia, es decir con qué conducta o nivel de conducta ha de
reflejarse esa competencia en ese cargo. Estas están definidas y
establecen un escalado de conductas por las cuales se manifiesta cada
competencia, indicando que el mejor nivel de eficacia no tiene por qué
corresponder al nivel más alto de conducta, cada puesto requiere una
actuación diferente para conseguir los resultados óptimos.
c) Nivel actual: en este campo el evaluador deberá calificar de uno (1) a
cinco (5) el estado de la conducta en el momento de la evaluación de
acuerdo a la siguiente escala:
Puntaje
1
2
3
4
5
Criterio
Durante la evaluación la conducta no se presenta o su presencia
dista mucho del nivel establecido.
La conducta se presenta de tal forma que no alcanza los niveles
establecidos, requiere aplicar esfuerzos para satisfacer las
exigencias mínimas de la misma.
La conducta se presenta en los niveles establecidos.
La conducta se presenta por encima de los niveles establecidos
Supera ampliamente los niveles establecidos para la presencia de
la conducta.
d) Nivel esperado: los niveles están elaborados para reflejar condiciones
reales de trabajo, que se presentan en diferentes grados de complejidad,
variedad y autonomía. Tales grados representan distintos niveles de
competencia requeridos para el desempeño los niveles se han estructurado
a partir del análisis de las actividades productivas. Su intención fue la de
crear un marco de referencia lo suficientemente amplio para conservar un
sentido de flexibilidad y mantener las posibilidades de los servidores
públicos para transferir sus competencias a nuevos contextos laborales.
Los cinco niveles de competencia definidos son:
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Nivel 1: Competencia en la realización de una variada gama de actividades
laborales, en su mayoría rutinarias y predecibles.
Nivel 2: Competencia en una importante y variada gama de actividades
laborales, llevadas a cabo en diferentes contextos. Algunas de las
actividades son complejas o no rutinarias y existe cierta autonomía y
responsabilidad individual. A menudo, puede requerirse la colaboración de
otras personas, quizás formando parte de un grupo o equipo de trabajo.
Nivel 3: Competencia en una amplia gama de diferentes actividades
laborales desarrolladas en una gran variedad de contextos que, en su
mayor parte, son complejos y no rutinarios. Existe una considerable
responsabilidad y autonomía y, a menudo, se requiere el control y la
provisión de orientación a otras personas.
Nivel 4: Competencia en una amplia gama de actividades laborales
profesionales o técnicamente complejas, llevadas a cabo en una gran
variedad de contextos y con un grado considerable de autonomía y
responsabilidad personal. A menudo, requerirá responsabilizarse por el
trabajo de otros y la distribución de recursos.
Nivel 5: Competencia que conlleva la aplicación de una importante gama
de principios fundamentales y técnicas complejas, en una amplia y a veces
impredecible variedad de contextos. Se requiere una autonomía personal
muy importante y, con frecuencia, gran responsabilidad respecto al trabajo
de otros y a la distribución de recursos sustanciales. Así mismo, requiere
de responsabilidad personal en materia de análisis y diagnósticos, diseño,
planificación, ejecución y evaluación.
El evaluador deberá calificar al servidor público de acuerdo al nivel
propuesto, pero si el desempeño es superior a lo establecido, podrá
valorarlo por encima de este nivel; por ejemplo:
Conducta
Nivel Actual
Aprende de la experiencia 5* en este caso el
de otros y de la propia
servidor supera el nivel
esperado.
Nivel Esperado
4
e) Competencias por nivel jerárquico: estas competencias son las
reglamentadas por el artículo 8 del Decreto 2539 de 2005 que como
mínimo están establecidas para cada nivel jerárquico de empleos del
Instituto.
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f) Competencias específicas del cargo: En virtud del artículo 8 del Decreto
2539 de 2005 y la particularidad de los empleos de “Defensor de Familia”,
el Instituto estableció las siguientes competencias para este empleo.
Competencia
Sensibilidad
Social
Calidad del
Trabajo
Definición de la
Competencia
Habilidad
para
relacionarse
que
incluye los sentimientos
por
otros
y
la
capacidad
de
relacionamiento
que
facilita el desarrollo de
la sensibilidad social y
a la gerencia de sus
relaciones con otros
asegurando que éstos
a su vez cooperen con
usted, la integran la
inteligencia emocional,
el autoconocimiento y
la gerencia de sí
mismo.
Poseer la capacidad de
comprender la esencia
de
los
aspectos
complejos
para
transformarlos
en
situaciones prácticas y
operables
para
el
Instituto, tanto en su
propio beneficio como
el de los clientes y
otros
involucrados.
Conductas Asociadas
 Entiende las situaciones del
entorno
e
interpreta
el
comportamiento de los individuos
dentro del mismo.
 Interpreta y acepta las diferencias
individuales como: presentación
personal, lenguaje verbal y no
verbal,
patrones
culturales,
posturas, gestos entre otros, para
realizar su trabajo acorde a los
objetivos y valores Institucionales
con objetividad.
 Expresa ideas y conceptos, ilustra
los mismos, transmite información
cuantitativa y cualitativa, crea las
condiciones para que exista
cooperación
y
participación
contribuyendo al desarrollo de la
inteligencia social, individual y
colectiva.
 Demuestra empatía conectándose
con los sentimientos de otros. Es
capaz de desarrollar intereses
conjuntos para facilitar el logro de
retos compartidos.
 Establece un marco de trabajo
que respeta tanto políticas del
Instituto,
como
los
valores
morales, las buenas costumbres y
las
buenas
prácticas
profesionales.
 Posee una amplia visión y
capacidad de analizar el contexto,
que utiliza para planificar y diseñar
la misión y objetivos del Instituto
con resultados exitosos.
 Posee amplio conocimiento del
campo del derecho y sus
aplicaciones y comparte su visión
y
conocimiento
al
equipo
psicosocial.
 Promueve
el
desarrollo
de
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Posee
buena
prácticas sencillas y equilibradas
capacidad
de
sobre
la
base
del
discernimiento (juicio),
aprovechamiento de la diversidad
comparte
el
del conocimiento y experticia del
conocimiento
equipo psicosocial.
profesional y experticia,  Proyecta y pone en marcha
basándose
en
los
mecanismos de seguimiento y
hechos y en la razón
control de la gestión, orientados a
(equilibrio),
y
la medición de su calidad.
demuestra
 Elabora, coordina y pone en
constantemente
el
marcha soluciones operables en
interés de aprender
beneficio de los usuarios en pro
del logro de los objetivos
Institucionales.
5. Resultados de la evaluación: para orientar la estrategia hacia el logro de
resultados, se requiere un marco de seguimiento y evaluación sólido y coherente,
que promueva el aprendizaje y la medición de la gestión. Este marco debe ser
suficientemente simple y de uso accesible para todos los servidores públicos
(evaluados y evaluadores) para permitir que sea utilizado de modo flexible a fin
de mejorar la eficacia de la gestión Institucional.
a) Ponderación actividades laborales: En este campo se evidencia
automáticamente el resultado de los acuerdos laborales sobre el 50%
esperado.
b) Ponderación competencias comunes: En este apartado se refleja
automáticamente el estado actual de la evaluación de las competencias
comunes sobre el 20% esperado.
c) Ponderación competencias por nivel y específicas por cargo: En este
espacio se muestra automáticamente el porcentaje presente de la evaluación
de las competencias por nivel sobre un 30% esperado, este porcentaje se
computa con las competencias específicas de cargo.
d) Resultados evaluación: Este resultado refleja la sumatoria entre la
ponderación actividades laborales, ponderación competencias comunes,
ponderación competencias por nivel y específicas por cargo que tiene como
máximo esperado 100%.
Con la siguiente escala de valoración:
Valoración
SOBRESALIENTE
Porcentaje
Mayor a 95 a 100
DESTACADO
Entre 90 y 94.99
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SATISFACTORIO
SATISFACTORIO CON PLAN DE
MEJORA
NO SATISFACTORIO
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Entre 70 y 89.99
Entre 60 y 69.99
Menor de 60
e) Fecha de evaluación: Esta evaluación debe desarrollarse entre el primero
(01) y el dieciséis (16) una vez finalizado cada bimestre.
f) Fortalezas: Deben indicarse los aspectos comportamentales en los que se
destaca el evaluado y que contribuyen al fortalecimiento de la cultura y clima
organizacional, al cumplimiento de las metas y proyectos del área y en
consecuencia al cumplimiento de sus propias actividades laborales.
g) Aspectos a mejorar: Deberán identificarse los aspectos comportamentales
del evaluado que sean susceptibles a de mejora proponiendo las acciones
correctivas o preventivas que se requieran.
h) Recursos: En ese espacio se deberá diligenciar si el evaluado interpone o no
recursos.
i) Firmas: Una vez concluida la evaluación y para todos los efectos las partes
firmarán física y digitalmente el documento.
Se imprimirán dos copias del formato, una para el evaluado y la otra para la
hoja de vida de la Regional o Seccional, las cuales estarán firmadas en
original y físicamente.
Se firmará digitalmente a través del botón ubicado en la parte inferior del
formato (en ningún caso se podrá firmar antes puesto que inhabilita todas las
celdas del formato) dando así por terminada el proceso de evaluación, sin que
después de realizada esta operación se puedan efectuar cambios y se enviará
a la Dirección de Gestión Humana de la Sede Nacional vía electrónica.
Todas las evaluaciones de cada Regional deben enviarse desde un mismo
correo (Encargado de Gestión Humana).
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