la gestión homogénea de los colores, un ahorro de

IMAGINATION
LOGRA UNA MAYOR
LIBERTAD GRACIAS
AL SERVICIO
MANAGED PRINT
SERVICES DE CANON.
Imagination
Media
Imagination – Case Study
Nombre de la
empresa
Imagination London
Fundación
1978
Ubicación
Reino Unido
Servicios
Comunicaciones creativas y diseño
Sito Web
www.imagination.com
Presentación
Imagination, fundada en Londres en 1978,
es la agencia independiente de diseño y
comunicación creativa líder en el mundo. Con
una plantilla fija de más de 500 empleados y un
número similar de colaboradores autónomos
en todo el mundo, hoy es una empresa global
que cuenta con 13 oficinas. Se especializa en
crear experiencias de primera clase para marcas
internacionales destacadas. Imagination
reúne a profesionales creativos de múltiples
disciplinas: arquitectos, diseñadores en dos y tres
dimensiones, cineastas, periodistas, tecnólogos
creativos, bloggers y expertos en redes sociales,
directores artísticos, redactores publicitarios y
estrategas creativos. La agencia asegura que
su característica distintiva es «la capacidad de
afrontar y abordar la realidad recurriendo al
poder creativo de la mente».
Entre el verano de 2010 y el de 2011, un equipo de
Imagination y de Canon llevó a cabo un proyecto
recurriendo a una creatividad como la mencionada
para afrontar y abordar una realidad bastante rígida:
el sistema de impresiones interno de la agencia.
La solución llegó con el servicio Managed Print
Services (MPS) de Canon. En un periodo de 11
meses, se lograron sustituir más de 90 máquinas
de distintos fabricantes por una flota de solo 30
equipos Canon de última generación, entre los
que había dispositivos multifunción, de gran
formato e impresoras láser. El proyecto también
proporcionó gran cantidad de ventajas que resultan
fundamentales para cualquier agencia de servicios
creativos y más aún para un líder mundial, como
la gestión homogénea de los colores, un ahorro de
costes considerable, unas prácticas de impresión
más seguras y flexibles, y precisión a la hora de
recargar las impresoras.
El problema
La impresión es absolutamente crucial para el
buen funcionamiento de la agencia, como explica
la gestora de proyectos Sue Chick. «En la empresa
imprimimos de todo, desde documentos en blanco
y negro relativos a transacciones (como las facturas
del departamento financiero, por ejemplo) hasta
imágenes de colores vivos en los departamentos
creativos. Los formatos van desde A4 hasta A0.
Obtener colores homogéneos de alta calidad es
tan importante como la eficiencia y la rapidez de la
impresión».
A principios de 2010, Imagination lograba la mayoría
de estos objetivos a pesar de realizar sus impresiones
prácticamente sin ningún tipo de gestión ni
supervisión. Ante la ausencia de un departamento de
impresión centralizado y de un gestor que se ocupara
de este asunto, en cada departamento proliferaban
las impresoras. «Era común que hubiera hasta 13
dispositivos en un solo departamento», recuerda
Chick. Las más de 90 máquinas eran de distintos
fabricantes, usaban distintas controladoras y tenían
distintos contratos de servicio. Además, cada una era
de una época distinta y algunas tenían más de diez
años de antigüedad.
El hecho de comprar recargas de tóner sin ningún
tipo de gestión ni control, entre otros factores, hacía
que los costes fueran muy altos. Las impresiones
que quedaban fuera de las capacidades internas
de la agencia, como los pósteres, materiales para
giras promocionales, ciertos documentos de
presentación y dibujos complicados de mapas
a escala, se enviaban a imprentas comerciales
externas. Pero, con frecuencia, este tipo de encargos
se realizaban a última hora, lo que hacía que
aumentaran los costes. Además, para una agencia
como Imagination, que trabajaba con varias de
las marcas más conocidas del mundo, era crucial
obtener impresiones y colores con una alta calidad
constante. En palabras de Sue Chick: «En resumen,
aunque en nuestra empresa las impresiones eran
muy importantes, teníamos un sistema ineficiente y
anticuado. Había que hacer algo al respecto».
La solución
Canon fue uno de los ocho proveedores que
propusieron una solución a Imagination y muy
pronto se convirtió en uno de los tres finalistas,
junto con otra empresa que también recomendó
un servicio de impresión gestionado. «La idea de
contratar MPS era tentadora, porque no tenemos
un departamento de impresión específico que esté
al tanto de las últimas innovaciones en cuanto a
hardware, software y servicios. En consecuencia,
carecíamos de las competencias y conocimientos
necesarios para gestionar las impresiones por
nuestra cuenta», explica Chick. «Esperábamos que
este servicio resolviera todas nuestras exigencias
relacionadas con la impresión, así como que
controlara los costes, aumentara la eficiencia y
sirviera para que nuestro personal tuviera tiempo
para concentrarse en lo que sabe hacer mejor: ¡usar
la imaginación!».
Destaca que Imagination no buscaba un mero
proveedor sino un colaborador, y en este sentido
el enfoque de Canon marcó la diferencia. Según
una metodología de biblioteca de infraestructuras
informáticas, Canon divide los proyectos en cinco
etapas distintas pero interdependientes: análisis,
diseño, transición e implantación, asistencia y
gestión, y revisión. «Para nosotros, tiene sentido
seguir un sistema de este tipo, pues es muy similar
a nuestra forma de planificar y llevar a cabo un
proyecto para una gran marca», comenta Chick.
La primera fase consistió en una exhaustiva
auditoría del sistema de impresión, llevada a cabo
por los especialistas de MPS de Canon. La auditoría
reveló que más de un tercio de los dispositivos de
Imagination eran en color, una proporción mucho
más alta de lo que se pensaba. Dado lo importante
«Hemos salido ganando en muchos sentidos. Los costes relacionados con la impresión
han disminuido de forma considerable, lo cual incide notablemente en nuestros
beneficios. Ahora tenemos muchos menos dispositivos, que son más flexibles y
sólidos, y contamos con las máquinas adecuadas en los lugares correctos. Además,
las recargas se llevan a cabo con precisión y contamos con todo lo necesario para
ofrecer a nuestros clientes un color de alta calidad de forma constante».
Sue Chick, Project Manager.
que era para los clientes de Imagination la
homogeneidad y la calidad de los colores, la gestión
del color tuvo una amplia presencia en la propuesta
final de Canon.
drásticamente, sobre todo en el caso de documentos
en blanco y negro. También la impresión a doble cara
automática ha contribuido a reducir el gasto excesivo,
en ciertos casos hasta en un 50 %».
Canon e Imagination concibieron de forma
conjunta una solución basada en las anteriores
conclusiones, entre otras. Una mejora inmediata
fue la reducción del número de impresoras en color
y en blanco y negro, que pasaron de ser más de
90 a aproximadamente 30, una flota equilibrada
formada por dispositivos multifunción, impresoras
de gran formato A0 e impresoras láser de una
sola función. En lugar de tener instaladas varias
impresoras pequeñas en cada departamento, se
decidieron las ubicaciones y especificaciones de las
nuevas máquinas en función de las exigencias de los
departamentos, de forma que los usuarios que las
necesitaban pudieran acceder a ellas fácilmente.
«Estas innovaciones exigían que la implantación
se organizara cuidadosamente y que se pusieran
en marcha una serie de estrategias de formación
concebidas para usuarios muy variados. En este
sentido, la propuesta de Canon superó con creces
nuestras expectativas», comenta Chick. «Los
instructores y el equipo del proyecto de Canon fueron
excelentes por la velocidad con la que desarrollaron
y proporcionaron la formación necesaria para facilitar
el cambio. De este modo, la transición se llevó a cabo
sin trastornos».
La reducción del número de impresoras fue posible
en gran medida gracias a uniFLOW, el sistema Canon
de gestión integrada de impresión y escaneo, que
lleva a cabo un seguimiento de todas las tareas
de impresión, las almacena y registra sus costes.
De este modo, Imagination sabe cómo se usa
cada dispositivo y tiene la información necesaria
para cobrar las impresiones directamente a los
clientes mediante los códigos de proyecto de
referencia exclusivos de la agencia. La función
My Print Anywhere de uniFLOW proporciona un
nivel de seguridad y control aún más alto, pues
permite a los usuarios utilizar cualquier impresora
de la red: solo tienen que autenticarse con su
PIN personal de cuatro dígitos y, a continuación,
seleccionar e imprimir los documentos que
necesiten. «uniFLOW resulta muy útil», comenta
Chick. «Con este programa, hemos logrado reducir
el número de dispositivos y ahorramos tiempo,
porque ya no tenemos que usar una impresora
concreta. Así, nuestro sistema es más eficaz, lo cual
es fundamental, dada la importancia que tienen
las impresiones en nuestra actividad. Debido a las
características de nuestro modelo de negocio, a
veces creamos equipos ad hoc para ciertos clientes.
En estos casos, la función My Print Anywhere es
magnífica, pues brinda a nuestros empleados una
movilidad que antes no teníamos. La consecuencia
inmediata es que ya no tenemos que cambiar
de sitio las impresoras para que las use el nuevo
equipo. Además, como ahora cada departamento
es responsable de lo que imprime, la cantidad
de impresiones innecesarias ha disminuido
Para preparar a los empleados, Canon e Imagination
colaboraron en la creación y ejecución de un plan
de comunicación completo. Por ejemplo, se crearon
varios instrumentos, como pósteres y textos, que se
expusieron en distintos lugares de las instalaciones,
con enlaces a un portal de Canon con más
información. De este modo, se redujo la carga de
trabajo del departamento informático. «Para lograr
que el personal aceptara los cambios y la transición
se llevara a cabo con éxito, el plan de comunicación
era esencial. También decidimos que los usuarios
más afectados por los cambios participaran en la
prueba de concepto inicial y probaran el nuevo
sistema desde el principio, para que más adelante
pudieran enseñar a usarlo a sus compañeros».
Logros
La solución estaba en marcha en el verano de
2011, once meses después de la primera reunión
de lanzamiento del proyecto, y todo se llevó a cabo
dentro del presupuesto acordado. Según Sue Chick,
desde entonces las ventajas de Managed Print
Services se han apreciado claramente. «Hemos
salido ganando en muchos sentidos. Los costes
relacionados con la impresión han disminuido de
forma considerable, lo cual incide notablemente
en nuestros beneficios. Ahora tenemos muchos
menos dispositivos, que son más flexibles y sólidos,
y contamos con las máquinas adecuadas en los
lugares correctos. Además, las recargas se llevan a
cabo con precisión y contamos con todo lo necesario
para ofrecer a nuestros clientes un color de alta
calidad de forma constante».
Varias de las ventajas más destacadas son el
resultado de contar con procesos continuos de
gestión, asistencia y revisión de las capacidades de
impresión de Imagination. Para cualquier tipo de
exigencia relacionada con la impresión, Imagination
tiene a su disposición un gestor de servicio al cliente
de Canon, que colabora con la empresa y facilita una
gestión del servicio proactiva. El equipo de asistencia
de MPS de Canon gestiona y resuelve los problemas
que puedan surgir en el día a día, respondiendo
a todo tipo de preguntas, desde cuestiones de
uso básicas hasta complejas consultas relativas al
software.
El gestor de servicio al cliente, además de recopilar
y analizar los informes, se reúne una vez al mes con
el gestor de soporte informático de Imagination para
estudiar el uso que se hace de las impresoras y los
incidentes que se registran, con el fin de comprobar
que se esté respetando el acuerdo de nivel de
servicio (SLA). También se organizan reuniones
trimestrales en las que se aborda el ahorro de costes
y se evalúa el rendimiento, comparándolo con lo
estipulado en el SLA.
Ahora que el proyecto ya está en marcha, Sue Chick
asegura que la calidad del personal de Canon ha sido
un factor vital para su éxito.
«Lo que pedimos a Canon no era
fácil: había que sustituir un conjunto
muy heterogéneo de hardware
y prácticas de impresión por una
solución completa que ofreciera
rendimiento, calidad y transparencia.
Sencillamente, carecíamos de
los recursos y los conocimientos
necesarios para lograrlo sin ayuda.
Con Managed Print Services, hemos
alcanzado nuestro objetivo, pero
además, la paciencia y la atención al
detalle que ha demostrado Canon en
todo momento han estado a la altura
de sus exhaustivos conocimientos.
Nos mantuvieron informados de
todo en todas las fases del proyecto
y colaboraron con nosotros para
estudiar nuevas ideas y enfoques.
Está claro que, para Canon, el cliente
siempre es lo más importante».
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