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Armstrong Watson se alía con Canon para aplicar su estrategia de rsc “future vision”.
Armstrong Watson
Servicios contables
Armstrong Watson – Case Study
Armstrong Watson se alía con Canon para aplicar su
estrategia de rsc “future vision”.
Resumen
Armstrong Watson es una empresa de
servicios contables con fuerte presencia
en el norte de Inglaterra, donde cuenta
con un total de 14 oficinas. Fundada hace
más de 140 años, la empresa está
firmemente consolidada en la lista de las
40 principales empresas de contabilidad
del Reino Unido, con una facturación de
18,5 millones de libras (21,2 millones de
euros) y fama de ofrecer una cartera de
soluciones equiparable a la de las grandes
firmas con un estilo personalizado y
cercano, propio de una empresa local.
Cuenta con una clientela variada: desde
empresas de reciente creación hasta
compañías consolidadas con presencia
internacional. En los últimos años,
Armstrong Watson se ha especializado en
los sectores de las energías renovables y
la sostenibilidad medioambiental.
Con la adquisición de una serie de pequeñas
empresas contables, Armstrong Watson
heredó una infraestructura heterogénea de
equipos de distintos fabricantes: 140
impresoras, 30 fotocopiadoras, 22 máquinas
de fax y 20 escáneres. La plantilla de la
empresa, formada por más de 350
empleados, no tenía establecidos unos
criterios uniformes de impresión, y muchos
de esos empleados utilizaban sus propios
dispositivos personales.
La abundancia y heterogeneidad de estos
dispositivos suponía un obstáculo
importante para la eficiencia. Algunos se
iban quedando obsoletos y representaban
un coste innecesario, resultaban poco
fiables y carecían de las funciones
necesarias para implantar los
procedimientos que requieren las
empresas de hoy en día. Los usuarios
empleaban los equipos cada uno a su
manera. Además, como eran de diversas
marcas, era necesario abastecerse de un
variado surtido de consumibles, el servicio
técnico difería en cada caso y los puntos de
contacto eran numerosos. Armstrong Watson
trató de externalizar el mantenimiento de las
impresoras a una empresa informática, pero
esta opción resultó ser cara e ineficiente. Al
mismo tiempo, dado que no existía una red ni
un flujo de trabajo uniforme automatizado en
toda la empresa, los directivos no podían
valorar con exactitud el volumen, el formato
ni la autoría de las impresiones.
Impacto medioambiental
Otra de las preocupaciones que tenía sobre la
mesa David Clarkson, director comercial de
Armstrong Watson, era encajar las
operaciones de impresión con la política de
responsabilidad social corporativa (RSC)
de la empresa, denominada Future Vision.
Adoptada en 2008, Future Vision
establecía una serie de objetivos para
reducir al mínimo el impacto ambiental
de la empresa en cinco áreas principales,
que incluían el papel, los residuos y la
energía. Así lo describe David Clarkson:
«Future Vision es un aspecto esencial de las
propuestas que planteamos a posibles
clientes de todos los sectores, y muy
especialmente a los de las energías
renovables y la sostenibilidad, ámbitos en los
que hemos trabajado mucho para afianzar
nuestra presencia. Tener una política de RSC
propia es un factor que nos diferencia de la
competencia, pero también debemos
demostrar que todo lo que hacemos está en
sintonía con ella».
Tras valorar las propuestas de una serie de
proveedores, Armstrong Watson seleccionó a
Canon para que diseñara e implantara una
nueva infraestructura de impresión en toda la
empresa. David Clarkson afirma que la
elección de Canon no se debió
únicamente a su cartera de productos y
soluciones, sino también a su gran interés
por determinar las verdaderas
necesidades de impresión y escaneo de la
empresa. «Antes de elaborar sus
recomendaciones, Canon trabajó a conciencia
para ponerse en la piel de nuestra empresa
con el fin de determinar lo que debía
mejorarse y la manera más adecuada de
hacerlo. Comprender cómo funciona el
negocio de nuestros clientes es una filosofía
que compartimos plenamente, y no había
duda de que Canon era el socio adecuado
que estábamos buscando».
Auditoría de impresión
Sin dejar nada al azar, lo primero que hizo
Canon fue llevar a cabo una auditoría
completa de las operaciones de impresión.
Para ello, visitó todas las oficinas de
Armstrong Watson con un cuestionario y
pidió a todos los empleados que explicaran
sus experiencias con los equipos existentes y
sus necesidades de cara al futuro. Las
conclusiones confirmaron que había margen
para realizar de inmediato mejoras
significativas. Muchos usuarios se sentían
frustrados por la poca fiabilidad de los
dispositivos y las diferencias de calidad, y
fueron claros con respecto a las funciones
que necesitaban para trabajar de una forma
más productiva.
Una vez cotejados los resultados, Canon
elaboró una propuesta con cinco objetivos:
recortar costes, reducir el impacto
medioambiental, incrementar la
productividad, mejorar la gestión documental
y aumentar la seguridad de la información.
La solución de Canon pasaba por sustituir los
equipos originales por únicamente 43
dispositivos multifuncionales (MFD). El
director técnico, Paul Cullen, que siguió muy
de cerca el diseño y la implantación de la
solución, señala que la reducción en más de
un 70 % del número de dispositivos comporta
un ahorro inmediato en el consumo de
energía, y que el software de Canon para
administrar dispositivos y documentos,
denominado uniFLOW, ya ha transformado
las prácticas de impresión de toda la
empresa».
Hechos constatables
uniFLOW proporciona a Armstrong Watson la
posibilidad de administrar la producción de
todos los dispositivos multifuncionales de la
empresa. No solo permite tener una
perspectiva más amplia y controlar las
operaciones de impresión y escaneo, sino
que además aumenta la seguridad de los
documentos y garantiza una mayor
protección de la información confidencial. En
palabras de Paul Cullen: «Podemos saber el
volumen total de impresión y ver exactamente
en qué consiste: los documentos que se
imprimen, quién los imprime, cuántos son en
color y cuántos en blanco y negro, y cuántos
de ellos están a doble cara». Está
especialmente satisfecho con el módulo
MyPrintAnywhere, que garantiza la seguridad
y la confidencialidad de la información en
toda la empresa sin tener que proporcionar
impresoras personales a los empleados. Con
MyPrintAnywhere, los trabajos de impresión
se retienen en un servidor centralizado del
centro de datos de Armstrong Watson hasta
que el usuario los autentica con un código
PIN de cuatro dígitos en el dispositivo
correspondiente. Si nadie los selecciona, los
trabajos de impresión se eliminan del servidor
Armstrong Watson – Case Study
transcurridas 72 horas. «Ahora los
documentos ya no se pueden dejar en la
impresora, lo cual mejora la eficiencia, reduce
los residuos y aumenta la seguridad de los
documentos. Hasta ahora, mensualmente se
ha eliminado el 4 % de las impresiones una
vez transcurridas las 72 horas». Además,
uniFLOW también mejora la seguridad de los
documentos escaneados, porque los usuarios
solo pueden enviarlos a sus direcciones de
correo electrónico corporativas.
Rentabilización rápida
El proyecto ha destacado por la rapidez con la
que se ha hecho patente la rentabilidad de la
inversión, revela David Clarkson. «El 60 % de
las impresiones se ha podido realizar a doble
cara, lo que ha supuesto un ahorro de un
millón de páginas durante los tres primeros
meses. Lograr esto y además gastar menos
en energía y consumibles ha tenido una
repercusión muy positiva en nuestro flujo de caja».
En el departamento informático, Paul Cullen
también ha constatado cambios importantes,
como un 50 % menos de llamadas para
solucionar cuestiones técnicas de las
impresoras o los escáneres. «En lugar de
perder el tiempo en solucionar diversos
problemas con varios proveedores, con
Canon tenemos un único número de contacto
con el que podemos llamar a la sede de la
compañía y resolver cualquier problema de
hardware o software que pueda surgir. Otro
aspecto que conlleva ventajas importantes es
el hecho de tratar directamente con el
fabricante, especialmente si necesitamos
alguna pieza de repuesto».
Gestión del cambio
La transición del sistema antiguo al nuevo
se ha realizado de una forma totalmente
diligente y sin contratiempos, gracias a
que Armstrong Watson y Canon han
colaborado estrechamente para
desarrollar una estrategia eficaz de la
gestión del cambio. Tal como explica David
Clarkson: «Nosotros proponíamos una
reorganización integral que inevitablemente
hubiera despertado reticencias entre el
personal pero, al hacer a todos partícipes del
proceso desde el principio, vieron que sus
peticiones estarían reflejadas en la solución».
Desde entonces, hemos seguido
compartiendo la información con los
empleados. Actualmente, la empresa elabora
informes mensuales (generados por
uniFLOW) que detallan el ahorro en papel,
energía y consumibles.
Tras una minuciosa evaluación del hardware y
el software durante dos meses en dos de las
oficinas, la nueva infraestructura se acabó
implantando en un solo mes, en marzo de
2011, finalizando cada oficina en un solo día
en días alternos. Canon colaboró con Paul
Cullen para diseñar el programa de formación
y estuvo presente durante todo el despliegue.
«Además de formar a todos los usuarios en
las funciones básicas de los dispositivos,
también hemos instruido a ‘superusuarios’ en cada oficina a fin de dotarlos de una mayor
autonomía para solucionar cualquier
problema».
David Clarkson ejemplifica el éxito de la
implantación aludiendo a la rapidez con la
que el personal ha asimilado la solución.
«Prácticamente de forma unánime, la
valoración de los usuarios al cabo de 48 horas
ha sido absolutamente positiva». Por último,
asegura que esta tecnología ha tenido un
efecto inesperado en la cultura de la empresa:
«Como los empleados se congregan en las
impresoras para recoger sus documentos,
ahora conversan más entre sí y no se limitan
a enviarse correos electrónicos. Han dejado
de estar aislados y han empezado a
comunicarse de nuevo».
«Antes de elaborar sus
recomendaciones, Canon
trabajó a conciencia para
ponerse en la piel de
nuestra empresa con el fin
de determinar lo que debía
mejorarse y la manera
más adecuada de hacerlo. Comprender cómo funciona
el negocio de nuestros
clientes es una filosofía que
compartimos plenamente, y
no había duda de que Canon
era el socio adecuado que
estábamos buscando».
«El 60 % de las impresiones se
ha podido realizar a doble
cara, lo que ha supuesto
un ahorro de un millón de
páginas durante los tres
primeros meses».
«50 % menos de llamadas
para solucionar cuestiones
técnicas de las impresoras o
los escáneres».
«Prácticamente de forma unánime, la
valoración de los usuarios al cabo de 48
horas ha sido absolutamente positiva.»
David Clarkson
director comercial
Canon Europe Ltd
Canon (UK) Ltd
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