Manual SIDBPA - Consideraciones Previas

UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
ESTACIÓN EXPERIMENTAL AGRICOLA FABIO BAUDRIT MORENO
REGISTROS DOCUMENTALES DE BUENAS PRACTICAS AGRICOLAS
Documento
EEAFB 2003
Version 1.0
Programa:
FUNCIÓN Y CONSIDERACIONES DE SIDBPA
Consecutivo:
Función
El sistema de información digital para las Buenas Prácticas Agrícolas (SIDBPA) fue
creado con el fin de recolectar, almacenar y ordenar, los registros sobre uso de lote,
aplicaciones de agroquímicos, acopio de agroquímicos en bodega y recolección de
desechos. El objetivo de este es contar con un respaldo digital de la información mencionada
anteriormente, para contar con un registro histórico de las actividades realizadas en las
diferentes áreas de producción de la estación, así como contar con un sistema de
trazabilidad de los mismos. Además, con esta información se podrá elaborar mapas digitales
que permitan tener acceso a la información de una forma más práctica y amigable a la vista.
Adicionalmente, facilitara la supervisión de las normas de BPA.
Alcance
En cuanto a la visión a futuro del proyecto, esperamos que este sirva de base para
generar sistemas de soporte a la toma de decisiones y sistemas de modelación de cultivos,
que permitan generar predicciones de rendimientos de cultivos.
Seguridad
A cada programa y curso se le brindarán los correos necesarios y sus respectivas
contraseñas, los cuales deberá conservar. En el caso de los correos para cada programa, el
docente encargado decidirá quien puede tener acceso a este, dándole a conocer la
contraseña. Por otro lado, en cuanto a los correos asignados a cursos, el profesor se
encargará de administrarlos y repartirlos entre los grupos de estudiantes en caso que sea
necesario.
En cuanto a los lotes, a cada uno se le asignará una contraseña cada semestre. Esta se
utilizará la completar el formulario de uso de lote y tendrá la función de evitar malentendidos
por doble solicitud de un lote.
Herramientas para recolectar la información: boletas en papel y formularios digitales
Es importante aclarar que los formularios digitales fueron creados para contar con un
registro histórico de la información, pero, esta herramienta no excluye el uso de las boletas
físicas. Esto quiere decir que cuando se necesite aplicar un producto, se debe llenar la
respectiva boleta, con el fin de que los colaboradores cuenten con las instrucciones
necesarias para ello. Por lo tanto, no es permitido dar solamente indicaciones orales sobre la
aplicación de insumos con la excusa de que luego se llenara el formulario.
Solamente la boleta de “uso de lote” (EEAFBM 1001) se dejará de usar, más adelante se
explicará el proceso para la solicitud de lote.
Función de las personas relacionadas con la EEAFBM
•
El investigador/docente
Es el principal responsable de velar porque se cumplan las normas de BPA. Por lo tanto, es
necesario que conozca y ejecute las Buenas Prácticas Agrícolas, sus procedimientos y los
formularios necesarios para su cumplimiento. Además, debe velar porque los colaboradores
y estudiantes a su cargo, igualmente cumplan con las normas y procedimientos. El
investigador NO debe delegar toda la responsabilidad de este asunto a los asistentes,
colaboradores o estudiantes. Porque, lo que se busca es una integración entre las personas
relacionadas con la EEAFBM para mejorar la toma de decisiones
•
El colaborador
Debe acatar las directrices de sus jefe directo (investigador, docente...), con especial
atención a las relacionadas con las BPA. Los colaboradores se capacitaran periodicamente y
como parte de un proceso de inducción en las BPA, en los procedimientos y la forma de
llenar los formularios, Para lograr el cumplimiento de las Bpa. La responsabilidad directa de
llenar los formularios es del investigador o docente, el colaborar puede encargarse de esto
siempre y cuando cuente con la información completa por parte del investigador para llenar el
formulario
•
El estudiante
Al igual que el investigador, es responsable de seguir todas los requirimientos para cumplir
con las BPA. En la carta de estudiante de los cursos que se lleven a cabo en la estación, se
estipulará como un requisito indispensable el cumplimiento de estas, por lo tanto es
responsabilidad del docente, velar por que se cumpla
Registro de solicitud de lote
1. Para comenzar, debe solicitar en la administración una boleta de solicitud de
asignación de lote.
2. Este debe completarse y tener el visto bueno de:
◦ El director de la EEAFBM
◦ El encargado de la administración
◦ Por último, el encargado de Buenas Prácticas Agrícolas
3. Luego, en secretaría se le asignará una contraseña que deberá introducir en el
formulario de SIDBPA “Uso de Lote”.
4. Para completar el proceso de asignación de lote, deberá llenar el formulario digital
“Uso de lote”.
Con respecto a las diferentes boletas:
• Uso de lote: Se llena una vez por semestre una vez que usted a completado la boleta
“solicitud de asignación de lotes”.
• Aplicación de fertilizantes y enmiendas: Idealmente, esta boleta la debe llenar antes
de realizar la fertilización o enmienda. Si por razones de tiempo lo anterior no se lleva
a cabo, se debe llenar la boleta al final del día o en caso extremo al final de la
semana.
• Aplicación de agroquímicos: Idealmente, esta boleta la debe llenar antes de realizar la
aplicación. Si por razones de tiempo lo anterior no se lleva a cabo, se debe llenar la
boleta al final del día o en caso extremo al final de la semana.
• Inventario de agroquímicos en bodega: Esta se debe llenar una vez que usted entrega
almacena un producto en la bodega. Para aquellos que previamente estaban
guardados en bodega no se debe llenar un formulario SIDBPA; en este caso se debe
elaborar un inventario y los productos archivados con SIDBPA se añadirán a ese
inventario.
• Entrega de materiales de desecho clasificados: Se debe llenar una por tipo de
desecho. Por ejemplo: si usted va a entregar 20 contenedores vacíos de plástico, solo
debe llenar una boleta donde se especifique la cantidad exacta de material que
entrego. Otro ejemplo, si usted va a entregar 3 Kg de desecho orgánico, 8 envases de
agroquímicos que tenía guardados y 4 L de algún plaguicida vencido; debe elaborar 3
formularios, uno para el desecho orgánico, otro para los envases y el último para el
plaguicida vencido.
Correcciones
• Ya que el usuario no podrá editar las bases de datos, una vez que se envía un
formulario, este no se puede cambiar directamente.
• En el caso de cometer algún error:
◦ Primero envíe un correo a [email protected] con el siguiente asunto: “Error
al enviar fomulario”. En el texto especifique: la fecha en que fue enviado y el
número de lote.
◦ Luego, se borrará este registro de la base de datos.
◦ Una vez que reciba respuesta, complete nuevamente el formulario con las
correcciones.