Documento 96783

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE TAMAULIPAS
NORTE
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REVISIÓN N°. 04
ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO DEL GOBIERNO
DEL ESTADO DE TAMAULIPAS
CONTROL DE DOCUMENTOS
(P-SC-02)
AÑO
2006
MES
06
DÍA
21
PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 4.2.3
I.- OBJETIVO
Establecer y mantener un control de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad
II.- ALCANCE
Todos los documentos del SGC, incluyendo en el alcance aplicable, los documentos de origen externo tales
como normas, documentos del cliente o algún otro documento no elaborado en la UTTN pero incluido en el
SGC
III.- DEFINICIONES
UTTN: Universidad Tecnológica de Tamaulipas Norte
SGC: Sistema de Gestión de Calidad
Control de documentos: Mecanismos con los cuales se asegura la utilización efectiva (mecanismos como sellos
permitidos, número de copia asignada, lugar definido, etc.) de los documentos que conforman el SGC.
Documento: Información y su medio de soporte, su medio de soporte puede ser papel, disco magnético,
fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos
Documento Externo: Documento que forma parte del SGC y no elaborado por la UTTN.
Documento Interno: Documento que forma parte del SGC elaborado por la UTTN pudiendo ser:
1.- Manual del Sistema de Gestión de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de calidad de
la organización.
2.- Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso que interactúa con uno o
mas departamentos.
3.-Instrucción de Trabajo: Forma especifica y detallada para llevar a cabo una actividad y no interactúa con
otros departamentos.
4.- Sistema de Gestión de Calidad: Sistema para establecer la política y los objetivos y lo necesario para lograr
dichos objetivos, para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.
5.-Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades
desempeñadas.
6.-Documentos de Apoyo (Listas, Dibujos, Manuales, Reglamentos, etc.)
7.- Formato: Es una forma de estructurar y caracterizar la presentación de las informaciones en orden para que
através de éste se obtenga una entrada o edición de resultados
8.- Lista Maestra: Es un formato que contiene todos los documentos que integran el SGC
Requisitor: Individuo que genera o realiza un documento, ya sea procedimiento, instrucción de trabajo, etc.
Documento
No Controlado
Al ser impreso
ELABORÓ:
REVISÓ CONTENIDO:
PUESTO
CONTROLADOR DE
DOCUMENTOS
COORDINADOR DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD
FECHA
21 - JUNIO - 2006
21 - JUNIO - 2006
NOMBRE
Y FIRMA
LIC. ALONDRA MARISOL
RAMÍREZ SOLIS
ING. LORENA
ELIZABETH ESQUIVEL
SALAS
REVISÓ FORMA:
AUTORIZÓ:
COORDINADOR DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD
RECTOR
21- JUNIO - 2006
ING. LORENA
ELIZABETH ESQUIVEL
SALAS
21 - JUNIO - 2006
LIC. LUIS FELIPE ALCOCER
ESPINOSA
F-SC-02/R01
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REVISIÓN N°. 04
ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO DEL GOBIERNO
DEL ESTADO DE TAMAULIPAS
CONTROL DE DOCUMENTOS
(P-SC-02)
IV.- ENFOQUE DEL PROCESO
Proveedor
Entradas
Todos los documentos internos
Elaboradores de
con sus firmas de control.
Documentos
Todos los documentos externos
mencionados dentro del SGC.
Requerimientos
Cumplir
con
requerimientos
control del SGC
Indicadores
AÑO
2006
MES
06
DÍA
21
PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 4.2.3
Salidas o resultados
Documentos
controlados
en
las
áreas requeridas
Cliente
Personal
Administrativo
y
Docente que realiza
actividades relativas al
SGC.
Objetivos
los Número de No Conformidades detectadas Obtener un SGC documentado y
de por fallas en el control de los documentos.
controlado que asegure la eficacia y
eficiencia del mismo.
V.- POLÍTICAS
Los lineamientos para la codificación de documentos se describen en el procedimiento “Elaboración de
procedimientos” P-SC-01. La forma de elaborar procedimientos queda establecido en este mismo
procedimiento, para la elaboración de Instrucciones de Trabajo, se realizarán de acuerdo al formato
F-SC-04, y los documentos restantes, tienen libre formato solo respetando los lineamientos de control
establecidos a continuación.
- Quién efectúe un cambio en los documentos deberá dar aviso al Coordinador del Sistema de Calidad.
- Pueden existir documentos que en su momento fueron elaborados y revisados por personal que ya no se
encuentre laborando en la UTTN y pueden ser vigentes siempre y cuando su control sea como se describe
en este procedimiento. En este caso, el nuevo responsable será la persona que ocupe el puesto vacante,
sin necesidad de hacer cambios al documento ni a la fecha de revisión.
- Es responsabilidad del Controlador de Documentos mantener una lista maestra de control de documentos
(DI-SC-06) actualizada, como medio de control de los documentos internos y DI-SC-07 Lista maestra de
Control de documentos externos.
- Si alguna función determina la necesidad de solicitar una copia de un documento, el usuario podrá
obtenerla desde la página de Intranet de la UTTN.
- En caso de existir documentos en revisión, se considerará a tal documento como el vigente hasta que se
realice la difusión del nuevo documento.
En el caso de difusión de los niveles uno (Manual del Sistema de Gestión de Calidad) y dos (Documentación
Operativa: Instrucciones de Trabajo, Formatos, Documentos, listas, etc) del Sistema de Gestión de Calidad , ,
los titulares de área tienen la responsabilidad de difundir estos documentos al personal a su cargo para
su conocimiento.
- Las firmas de elaboró, revisó contenido, revisó forma y autorizó son colocadas como mínimo en la primera
página del documento, no es necesario firmar todas las hojas y su control queda definido por el número de
página. Cuando existan cambios en la documentación, (el elaborador de documentos debe dar inicio en la
actividad 1 de este procedimiento intervienen las funciones que participaron en la edición del documento
original (elaboración, revisión y autorización) a menos que hayan surgido cambios en dichas funciones, si
es así deberán participar las personas que ocupan los mismos puestos.
-
Documento
No Controlado
Al ser impreso
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CONTROL DE DOCUMENTOS
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PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 4.2.3
Tabla 1 (Responsable de controlar documentos originales según documento).
Documento
Responsable
Manual del Sistema de Gestión de Calidad
Coordinador del SGC
( Nivel I )
Procedimientos (Nivel II)
Coordinador del SGC
Instrucciones de trabajo (Nivel II)
Coordinador del SGC
Documentos de apoyo (Nivel II)
Director del área
Externos
Director del área
-
Tabla 2 (Requerimientos mínimos por documento)
Documento
Requerimientos mínimos
Manual del Sistema de Gestión de Código, título, nombre y firmas de las funciones de quien elaboró revisó
Calidad (Nivel I)
contenido, revisó forma y autorizó, No. de revisión, fecha de revisión, punto
de la norma que aplica, número y total de páginas, anexar el Control de
Cambios
Procedimientos (Nivel II)
Código, título, nombre y firmas de las funciones de quien elaboró, revisó
contenido, revisó forma ,autorizó, No. de revisión, fecha de revisión,
número y total de páginas, punto de la norma que aplica,
Instrucciones de trabajo (Nivel II), Código, título y nombre de las funciones de quien elaboró, revisó y autorizó,
No. de revisión, fecha de revisión, número y total de páginas, anexar el
Control de Cambios
Formatos y documentos de apoyo Título, código y solo para los formatos anexar el formato de registro de
Control de Cambios F-SC-03.
Externos
Sello de documento controlado externo y fecha de registro.
-
Documento
No Controlado
Al ser impreso
Tabla 3 (Revisión y autorización de documentos)
Documento
Revisa Contenido
Revisa Forma
Manual de Calidad (Nivel I)
Coordinadora del
Coordinador del
Sistema de Gestión Sistema de Gestión
de la Calidad
de Calidad
Procedimientos (Nivel II)
Director del área
Coordinador del
Sistema de Gestión
de Calidad
Instrucciones de trabajo
Director del área
Coordinador del
(Nivel II)
Sistema de Gestión
de Calidad
Documentos de apoyo
Director del área
Coordinador del
(Nivel II)
Sistema de Gestión
de Calidad
-
Autoriza
Rector
Rector
Rector
Director del área
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PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 4.2.3
A continuación se presenta una clasificación de los sellos de control:
 Sello de Documento Origina l (verde)
Documento que está vigente y en funcionamiento en el SGC, y que pertenece a control de documentos para su
registro de documento actualizado.
DOCUMENTO
ORIGINAL

Documento
No Controlado
Al ser impreso
Sello de Documento Controlado (verde)
Documento que está vigente y en funcionamiento en el SGC.
DOCUMENTO
CONTROLADO

Sello de Documento No Controlado (azul copia facilitada por Control de Documentos y Gris copia
facilitada por la INTRANET de la Universidad Tecnológica de Tamaulipas Norte)
Documento que no esté dentro de la lista maestra de control de documentos
Documento
No Controlado
Al Ser Impreso
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PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 4.2.3
 Sello de documento controlado externo (negro)
Documento que forma parte del SGC y no elaborado por la UTN
DOCUMENTO
CONTROLADO
EXTERNO

Sello de documento Cancelado (rojo)
Documentos obsoletos por la edición de una nueva revisión.
Documento
No Controlado
Al ser impreso
DOCUMENTO CANCELADO
-
Todo documento sin sello se considera como un documento que no debe utilizarse como parte del
SGC.
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VI.- RESPONSABILIDADES
Responsable
Secuencia
Elaborador del
1
Documento
Coordinador del
SGC
-
-
-
Controlador de
Documentos
-
-
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2006
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PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 4.2.3
Actividades
Inicia con la elaboración del nuevo y/o actualización del documento,
avisando a los involucrados para participar en los cambios o
creación del documento. Esta actividad podrá realizarse en las
juntas de las revisiones de calidad. Deberá detallar todos los
cambios realizados, en el apartado de control de cambios de cada
documento. Solo la revisión y/o asignación de nuevo código será
modificado por Control de Documentos. El nuevo y/o actualizado
documento debera cumplir con el P-SC-01.
Una vez que el documento(s) ha sido revisado y aprobado por las
áreas correspondientes el documento que se cancela debera ser
firmado por las areas que lo aprueban.
El Coordinador del SGC, revisa que el documento(s) elaborado
cumpla con los requerimientos mínimos establecidos en la Tabla 2 y
3 de este procedimiento, así como del P-SC-01, y cumpla con los
requerimientos de la norma, asi como la interacción cono otros
documentos del sistema. si NO cumple lo entrega al elaborador del
documento (s) para cu corrección.
si cumple, lo aprueba y entrega el documento(s) al Controlador de
Documentos.
Entrega al Controlador de Documentos por vía electrónica para dar
inicio a su proceso de registro y control, anexando el documento
aprobado con las firmas, en caso de que el documento(s) sea una
Instrucción de Trabajo ésta se realizará en el formato F-SC-04
incluido en el procedimiento P-SC-01,
el Controlador de documentos, pregunta si es Documento(s) Interno,
pasa a la actividad No. 2.
en caso de que NO ser un documento(s) interno pasa a la
actividad No. 3.
Documento
No Controlado
Al ser impreso
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(P-SC-02)
Controlador de
Documentos
2
-
-
Controlador de
Documentos
3
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PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 4.2.3
realiza la siguiente revisión de la estructura:
Recibe y revisa que el documento(s) ,
Cumpla lo establecido en el P-SC-01
Revisa que el documento(s) (interno) cuente con la siguiente
información:
 Requerimientos de la tabla 2 (Sección V Políticas).
Esté revisado y aprobado según las funciones descritas en tabla 3
(Sección V Políticas)
Si la estructura NO es correcta, lo entrega al requisitor del
documento(s) para su corrección, si la estructura SI es correcta lo
entrega al Coordinador del SGC.
Documento
No Controlado
Al ser impreso
El Controlador de documentos asigna el código al documento(s) de
acuerdo al P-SC-01,sea Procedimiento(s), Instrucción de trabajo(s),
formato(s) o Documento Externo(s).
Al realizar un cambio en un documento ( procedimiento o instrucción
de trabajo)se actualiza el número y la fecha de revisión del mismo, el
cual se encuentra en la parte superior derecha de los documentos
de acuerdo al procedimiento ``Elaboración de Procedimientos`` PSC-01 y ,
- para los documentos de
Formatos, documentos internos y
documentos externos, se realiza lo siguiente:
se coloca una diagonal (slash) y el número de revisión, ejemplo: FSC-01/R01 donde F-SC-01 es el código del formato y R01 muestra que
es el número de revisión 01. Este sería el nuevo código.
-
Responsable
Elaborador del
procedimiento
Secuencia
4
-
Actividades
Cuando la modificación al documento sea un procedimiento el
responsable del mismo dará una explicación de los cambios realizados
descritos en la sección VIII control de cambios, en caso de ser una
Instrucción de trabajo detallara los cambios es la sección V de la
misma.
- Para los formatos y documentos internos detallaran los cambios en el
formato F-SC-03 CONTROL DE CAMBIOS, que será incluido en cada
uno de ellos.
En caso de no existir ningún cambio, el documento se mantiene como
vigente.
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(P-SC-02)
Controlador de
Documentos
5
Controlador de
Documentos
5
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AÑO
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PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 4.2.3
- Una vez editada una nueva revisión de un documento, debe retirar la
revisión anterior de la página de Intranet de la UTTN, el documento original
modificado es sellado como “DOCUMENTO CANCELADO” en color rojo y
si existiera otro cancelado (obsoleto) del mismo documento en el archivo
del Controlador de Documentos, éste deberá ser retirado del mismo y
destruirse, solo se mantiene la última revisión cancelada y el nuevo cambio
efectuado en el documento.
El documento que permanecerá en Control de Documentos (incluye
los documentos del Nivel I, Nivel II, se le colocan 2 sellos como
sigue:
Sella cada hoja con la leyenda: ´´ DOCUMENTO ORIGINAL ´´ en
color verde, y,
- Sella cada hoja con la leyenda “DOCUMENTO CONTROLADO” en
color verde ,
- Recibe el documento sellado por control de documentos le da tramite
para las firmas correspondiente.
- Regresa a controlador de documentos,
- El sello de Documento No controlado al ser impreso, se colocara a los
Procedimientos e instrucciones de trabajo almacenados en la intranet,
en color gris.
- Los Documentos aprobados serán almacenados electrónicamente en
página de Intranet, de la UTTN para su difusión y su protección.
El Controlador de documentos da Difusión de los documentos
modificados a través del sistema de correo electrónico de la
Universidad Tecnologica de Tamaulipas Norte a cada usuario
-
Coordinador de SGC
Controlado de
Documentos
Controlador de
Documentos,
Cordinador del SGC,
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Documento
No Controlado
Al ser impreso
VII.- CONTROL DE REGISTROS
Código
DI-SC-06
DI-SC-07
F-SC-03
Nombre
Lista Maestra de Control de
Documentos Internos
Lista Maestra de Control de
Documentos Externos
Control de Cambios
Retención
Por Evento
Por Evento
Constante
Almacenaje
Disposición
Final
Destrucción
Archivo del
Coordinador del SGC
Archivo del
Destrucción
Coordinador del SGC
Archivo del
Destrucción
Coordinador del SGC
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DEL ESTADO DE TAMAULIPAS
CONTROL DE DOCUMENTOS
(P-SC-02)
VIII.- CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Revisión
02 de Septiembre
00
del 2002
PAG 9 DE 9
REVISIÓN N°. 04
AÑO
2006
MES
06
DÍA
21
PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 4.2.3
Descripción
Inicial
08 de Mayo del
2003
01
Se modifica el título ( encabezado ) de la Universidad
Tecnológica de Tamaulipas Norte.
Se actualiza la pagina INTRANET http://uttnrespaldo/iso-9001,
POR UNA NUEVA DIRECCION DE INTRANET http://reyfp01//
DONDE SE ENCUENTRAN TODOS LOS DOCUMENTOS DEL
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
08 de Julio del
2003
02
- En la Secuencia 1 de la sección de Responsabilidades se
anexa que la entrega del documento sea por: ´´ por vía
electrónica ´´ , y
- En la secuencia 8, se anexa una IT-SC-06, Instrucción
para la Difusión de documentos del Sistema de Gestión de
Calidad, así como se explican las responsabilidades del
Requisitor, del Coordinador del SGC y del controlador de
Documentos
- En la sección IX políticas, en la tabla 2, se incluye los
documentos deben contar con el Control de Cambios
-En la sección VIII de Responsabilidades, secuencia 3; se
incluye la forma de realizar las revisiones de los documentos.
Documento
No Controlado
Al ser impreso
09 de Enero de
2006
03
Se eliminaron la interacción con otros procesos o
documentos del sistema de calidad. Se eliminó el
diagrama de proceso. Se eliminó la lista de distribución
21 de Junio de
2006
04
En la sección VI de RESPONSABILIDADES se mejoro la
secuencia de las actividades para cada responsable. Y
Se actualizaron los nombres del Coordinador de Calidad y
Control de Documentos.
IX.- ANEXOS.
DI-SC-06 Lista Maestra de Control de Documentos Internos.
DI-SC-07 Lista Maestra de Control de Documentos Externos
F-SC-03 Control de Cambios
F-SC-02/R01