TRABAJO PRÁCTICO
Plan de cambio planificado para el proceso de gestión
de información en la FP UNA: Caso ETyCs
AUTOR
Jerutí Sánchez Sosa
PROFESORA
María Elena Torres
CÁTEDRA
··Gestión de la información IV··
UNIVERSIDAD NACIONAL DE ASUNCIÓN
FACULTAD POLITÉCNICA
SAN LORENZO, PARAGUAY
Primer periodo, 2026
Cambio Planificado: Parte I
1.1 Seleccionar la organización, unidad, departamento o sección, proceso o
procedimiento que conozcas bien.
Explicar cuál es su naturaleza, y dónde se encuentra.
Se tendrá como objeto del trabajo la comisión de la ETyC, que se creaba cada año mediante
resolución del decano de turno. Esta dependía de la dirección académica, que se encuentra en la
Facultad Politécnica.
Toda la información de la ETyC fue dada de baja. Solo se cuenta con la interfaz de algunas ediciones;
lo que sí se pudo encontrar fueron los videos de las charlas de 2020, 2021 y 2022, dispersas en
diferentes canales. Estas charlas fueron recopiladas en compendios divididos por año, como un
proyecto elaborado por alumnos de una cátedra de la carrera de LCI. Sin embargo, los datos sobre sus
miembros y funciones previos a la pandemia del COVID en 2020, fueron dados de baja del sitio web
oficial de la facultad, y se cuenta con poca o nula información al respecto, ya que la mayoría de
resoluciones anteriores al gobierno de la actual decana no se encuentran disponibles en la web, y se
desconoce su paradero en físico; tampoco están disponibles los programas de las charlas o los
formularios con el nombre y tema de las ponencias. Este inconveniente es el que motiva a desarrollar
un plan de cambio planificado.
1.2 Explicar cuál es su misión y quiénes son sus clientes
Desde el año 2002, su misión era organizar el evento Exposición Tecnológica y Científica (ETyC),
llevado a cabo cada año en la facultad. Sus clientes eran la comunidad educativa participante del evento:
docentes, investigadores y alumnos que tengan algo que mostrar en la exposición, ya sean charlas,
ponencias, investigaciones, etc. Se encargaban de coordinar y aprobar el programa del evento, así como de
designar los funcionarios encargados de cada actividad. En el evento formaban parte casi todas las
unidades académicas de la UNA, así como empresas y otras universidades que contaban con stands en el
evento.
Parte 2
a. Diagnóstico de la situación actual: conocer las capacidades de la organización
(fortalezas), los recursos con que cuenta, analizar valores, creencias y
comportamientos actuales. Las personas, ¿tienen miedo al error? ¿Hay silos entre
departamentos? ¿Cuál es el clima organizacional (el ambiente de la organización
generado por las actitudes, comportamientos y percepciones de las personas que la
integran. ¿Cuál es el nivel de compromiso y de estrés de las personas?). Revisar cómo
se gestionaron cambios anteriores: ¿hubo fracasos previos? Es importante considerar
esto porqué habrá mayor resistencia. Está basado en todas las actividades encaminadas
a lograr una visión más clara en cuanto a la situación que se desea cambiar y
determinar si realmente existe la necesidad de cambio para, luego, orientar
adecuadamente los esfuerzos de cambio.
En la situación actual, la información existente sobre la ETyC consiste únicamente en algunas
resoluciones de 2018 en adelante y un cronograma en formato Excel que había sido distribuido a
funcionarios de la UNA en 2010. En una entrevista a una funcionaria de la secretaria, pudimos
constatar que la totalidad de las resoluciones del decano referentes a la formación de la comisión de la
ETyC desde 2002 se encontraban en la zona afectada por el incendio en 2016, por lo cual fueron
destruidas, sin contar con copias o respaldos en la nube. De todo el periodo 2016-21, se cuenta con
muy escasa documentación referente a la ETyC; al solicitarla, solo pudieron brindarme dos
resoluciones, de 2018 y 2019 específicamente, consistentes en la conformación de la comisión de la
ETyC. Ningún documento se pudo encontrar sobre el contenido de las charlas o al menos la lista de
oradores; al consultar, la respuesta fue que ese tipo de información usualmente solo se compartía en
afiches y flyers de promoción del evento, así como cronogramas, de los cuales tampoco quedaron
registros que pudiéramos revisar.
Asimismo se constató que los documentos recién comenzaron a pasar por secretaría a partir de 2018,
cumpliendo recién desde esa fecha con el estatuto de la facultad que estipulaba que todos los
documentos oficiales debían contar con firma de secretaría. Al ser consultada la entrevistada sobre
cambios realizados en la comisión, aseguró que no hubo ningún cambio en los procesos desde el
2002, y que si bien los miembros rotaban, varios de ellos solían volver a conformar la comisión en
múltiples años consecutivos. Mencionó además que sugirió en reiteradas ocasiones que alumnos y
docentes participen en las jornadas de la ETyC ya que al ser días con suspensión de clases, había muy
poca concurrencia a las charlas y los funcionarios debían fungir de público. Su sugerencia nunca fue
atendida. Manifestó que el evento de la ETyC involucraba un esfuerzo considerable de los
funcionarios de la facultad, ya que estos debían encargarse de la logística, de la recepción de los
visitantes, de coordinar las salas para cada conferencia, de armar los toldos y puestos, entre otras
cosas. También que cada conferencia debía contar con un funcionario que cumpliera de secretario o
asistente del orador, un informático y un encargado de multimedia que manipulase proyector y
equipos de sonido.
b. Determinación del problema: identificar los verdaderos problemas o necesidades
sentidos, factores condicionantes (causas y síntomas) efectos. Utilizar diagrama de
Ishikawa o árbol de problemas (para identificar si el problema es técnico, de liderazgo
o de falta de capacitación). Identificar quiénes se verán afectados (puestos, procesos,
tecnología) y en qué medida.
Se verían afectados directamente el decanato, la secretaría y la secretaría académica. También el
departamento de gestión documental de la facultad, ya que se afectará todo el proceso de gestión de la
información desde la generación. El proceso a mejorar sería el de la administración y archivo de
documentos, en ese caso, se necesitaría también invertir en un mayor espacio en la nube para el
almacenamiento de los documentos y para el mantenimiento de las páginas web.
c. Determinación de la situación deseada o meta que se desea alcanzar. Se compara la
situación actual en la organización, con respecto a los resultados obtenidos en la etapa
de diagnóstico, y así mismo con los cambios esperados para, posteriormente
determinar una situación deseada. Se debe tener presente el factor de realismo: la
situación deseada es la que se puede alcanzar con los recursos con que se cuenta,
aunque no represente lo óptimo.
La situación deseada es un sistema más eficiente: backups digitalizados de toda la información
referente a las ETyCs, resoluciones de años anteriores en una base de datos que cuente con un sistema
de búsqueda y filtrado de información por año, temática y si es posible, nombres y cargos. (Por
ejemplo, resoluciones sobre alumnos, resoluciones sobre docentes, resoluciones sobre directores de
carrera o de departamento, etc.) La solución más viable y plausible es la mejora del espacio ya
existente en la página web de la politécnica de resoluciones de la decana; partiendo de esa base, se
puede realizar un plan de salvataje de la memoria histórica de la institución y además reestructurar el
sitio para que la información sea accesible de forma más rápida y precisa para los usuarios. Se podría,
en un estado óptimo, crear un website especial para las ETyCs, pero eso puede proponerse en un
futuro.
d. Diseño del plan, en cual se describen las acciones que se deben seguir para el
desarrollo y ejecución de las estrategias para lograr el cambio a partir de las
situaciones actuales dirigiéndola hacia la meta. Se define qué se espera lograr como
consecuencia del cambio, en términos de resultados observables y de preferencias
cuantificables; los medios que se utilizarán, las personas que se involucrarán, cómo y
cuándo se ejecutarán las acciones.
* definir los objetivos
- establecer una política de información a nivel institucional
- recuperar y poner a disposición toda la información referente a la ETyC
*acciones que se llevarán a cabo para cumplir con los objetivos
- conformar una comisión con especialistas para elaborar la nueva política de información
- conformar un equipo de trabajo en el que pueden incluirse a estudiantes de LCI, como
actividad de extensión (y de IIN/LCIk si desean ayudar con la parte informática)
- con la asistencia de los profesionales de informática de la facultad, añadir un apartado para las
ETyCs con un repositorio estructurado y categorizado por filtros: año, tipos de material,
expositores, temas, etc.
- reunir y organizar toda la información y materiales existentes sobre las ETyCs. digitalizar
todo lo recuperado en papel
- mejorar el filtro de búsqueda en la pestaña de resoluciones del website de la FP-UNA
-
cargar todos los recursos en el website y ponerlos a disposición del público
enviar la nueva política de información para su aprobación al consejo directivo
una vez aprobado, comenzar la difusión de la nueva política de información y de los
resultados del trabajo con las ETyCs
* Recursos que se utilizarán (humanos, tecnológicos)
Recursos humanos:
- docentes, egresados y estudiantes de LCI
- funcionarios de la FP-UNA de los departamentos de extensión, comunicación, el archivo de la
politécnica y la secretaría
- especialistas en informática de la FP-UNA
Recursos materiales:
documentos y materiales referentes a la ETyC, tanto impresos como en digital
- software de gestión documental
- servidores en la nube
- escáner para digitalización de los documentos
- internet
- computadoras
- carpetas archivadoras
Recursos económicos:
- presupuesto general de la FP-UNA
*cronograma de actividades (en gráfico de Gantt)
Fechas
Actividad
primer semestre
marzo
conformación del comité para la elaboración de las políticas y
el grupo de trabajo de las ETyCs
elaborar la nueva política de información de la FP-UNA en base
a las necesidades existentes
reunir y organizar toda la información y materiales existentes
sobre las ETyCs. digitalizar todo lo recuperado en papel
mejorar el filtro de búsqueda en la pestaña de resoluciones del
website de la FP-UNA
añadir un apartado para las ETyCs con un repositorio
estructurado y categorizado por filtros: año, tipos de material,
expositores, temas, etc.
cargar todos los recursos en el website y ponerlos a
disposición del público
enviar la nueva política de información para su aprobación al
consejo directivo
Evento de cierre con difusión de los resultados obtenidos por
ambos grupos de trabajo
abril
mayo
segundo semestre
junio
agosto
septiembre
octubre
noviembre
E) Ejecución del plan, esto es, la puesta en práctica de la estrategia conducente al
cambio, en la que también deben preverse los mecanismos de control que permitan
verificar periódicamente si el plan es respetado o no, y si la experiencia adquirida
indica que se marcha por buen camino hacia el logro de los objetivos.
Para la ejecución se requiere también una socialización previa de las actividades a realizar con todos
los funcionarios de los departamentos, áreas y procesos afectados, donde se les informe y haga
participe de todo el proceso. Durante y después de la ejecución del plan se debe también controlar los
cambios y sus consecuencias mediante la observación directa.
Se debe tener en cuenta también potenciales desafíos como la disponibilidad de presupuesto en
consecuencia, almacenamiento en la nube para mantener online el sitio, y evitar repetir la situación
actual, donde información “obsoleta” es dada de baja por falta de espacio.
f. Evaluación de los resultados: ¿cómo se sabrá si la implementación del plan ha
resultado exitosa? : confrontar los resultados con los objetivos establecidos, a fin de
medir el grado de éxito alcanzado y determinar qué factores o influencias explican
esos resultados.
Verificar el cumplimiento de las nuevas políticas de información con un seguimiento periódico, y
emplear el sitio web de la FP-UNA para verificar la información de la ETyC: se sabrá medir el éxito
de los resultados si dicha información es no solo visible sino más sencilla de encontrar.
Es importante mencionar que se busca con este plan de cambio planificado, no solo rescatar los
documentos relativos a la ETyC, sino también resaltar su importancia histórica como evento icónico
de la facultad Politécnica, por lo cual se recomienda hacer un evento de cierre presentando los
resultados del proyecto y así facilitar la difusión de la disponibilidad de los materiales en la web y de
la mejora en el sistema de gestión documental de la facultad, lo cual ayudaría enormemente a agilizar
trámites y facilitar el acceso a la información pública.
Anexos
Fecha
Desde
Hasta
Lugar
20-9
07:30
12:30
Aula Magna
20-9
09:00
21:00
Postgrado 1
20-9
10:00
12:00
CIC
Área
Tema
Disertante
Institución
Concursos
VI Concurso de Lectura Oral
Declarado de interés educativo por el MEC
Declarado de interés educativo y cultural por la Gobernación Dpto. Central
Acceso libre y gratuito
Niñas y niños del nivel de Educación Escolar
Básica
Coordinación : Facultad
Politécnica - UNA
Presentación de trabajos de investigadores que representarán a la UNA en la 18ª
Jornada de Jóvenes Investigadores de la Asociación de Universidades Grupo
Montevideo (AUGM)
Investigadores, docentes y estudiantes de la
UNA
Coordinación : Dirección General
de Investigación Científica y
Tecnológica - Rectorado UNA
Algoritmos paralelos: introducción y nuevos desafíos
Mg. Christian von Lucken
Facultad Politécnica - UNA
Cofinanciamiento de proyectos de innovación tecnológica en empresas paraguayas:
experiencias del Programa PROCIT del CONACYT
M.Sc. Sergio Britos Duarte
CONACYT
IV Jornada de
Jóvenes
Investigadores de la
UNA
Tecnologías de la
Información y la
Comunicación
20-9
11:00
12:00
Postgrado 2
Desarrollo Nacional
20-9
13:00
19:00
A53
Encuentro de
Bachilleres
Coordinado
res
María
Teresa
Rosas de
Maidana
Inocencia
Peralta
ACTO DE INAGURACION DE LA ETyC2010
Fig. 1. Horario en Excel compartido a los funcionarios de FP-UNA para la ETyC 2010.
Fig. 2. Estado actual de la página de la FP-UNA
Fig. 3. Anexo de las personas que conformaron la ETyC 2018, año en la que las resoluciones
comenzaron a pasar por secretaría.
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