Procedimiento Gestión Comisiones Servicios MDT

Procedimiento para la Gestión de Comisiones de Servicios
Autorizacion para comision de servicios
Responsable: Servidor que solicita la comisión / Gerencia solicitante
Ingreso:
Ingreso de documentación preliminar:
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Formulario oficial MDT para comisiones de servicios debidamente llenado.
Invitación al evento, convocatoria, agenda u otro documento justificativo.
Informe de la Gerencia del área solicitante, que contenga:
o Justificación de la necesidad institucional.
o Recomendación del o los funcionarios participantes.
o Análisis de la pertinencia.Documentos generados/requeridos por unidades:
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Talento Humano: Requiere el Informe de la Gerencia para la validación institucional.
Gerencia Financiera: Requiere el informe de Talento Humano y la solicitud para
evaluación presupuestaria.
Proceso:
Asesoría Jurídica: Elabora la resolución administrativa, previa revisión de todos los documentos
ingresados.
Salida: resolución administrativa
Adquisición de pasajes
Responsables: Gerencia Financiera, Gerencia Administrativa, Sub Gerencia General
Ingreso:
Recepción de documentación por parte de la Gerencia Administrativa para:
o
o
Cálculo de valores (viáticos, subsistencias, movilización).
Gestión de transporte (compra de pasajes aéreos o boletos terrestres /
asignación de vehículo institucional).
Proceso:
Remisión a Coordinación Financiera para Emisión de la certificación presupuestaria de
compra de pasajes
o
o
Si no hay disponibilidad presupuestaria: solicitud queda insubsistente.
Si hay disponibilidad: se entrega el 100% del valor al menos 3 día antes del viaje.
Solicitud de autorizacion de la Gerencia General para adquisicion de pasajes
Salida:
Adquisición de pasajes o transporte con al menos un día de anticipación al inicio del
viaje por parte de la Sub Gerencia General.
Transferencia de viaticos
Responsables: Gerencia Financiera, Gerencia Administrativa
Ingreso:
Recepción de documentación por parte de la Gerencia Administrativa para:

Gestión de transferencia de viaticos (de darse el caso)
Proceso:
Remisión a Coordinación Financiera para Emisión de la certificación presupuestaria de
de transferencia de viaticos
o Si no hay disponibilidad presupuestaria: solicitud queda insubsistente.
o Si hay disponibilidad: se entrega el 100% del valor al menos 1 día antes del viaje
Salida
Transferencia de viaticos
Liquidación de viaticos
Responsables: Servidor comisionado / Talento Humano / Gerencia Financiera
Ingreso:
Dentro de los 4 días posteriores a la finalización de la comisión:
o
o
Presentación del informe de cumplimiento (formulario MDT).
Contenido mínimo:
 Número de solicitud.
 Actividades diarias.
 Productos alcanzados.
 Horarios de inicio y fin.
 Comprobantes de movilización (pasajes, pases a bordo, etc.).
 Novedades (en observaciones).
 Solicitud de liquidación o reembolso si aplica.
Proceso
Revisión del informe:
o
o
Validación del cumplimiento de objetivos.
Aprobación y remisión:
 A Talento Humano: para el registro institucional.
 A Gerencia Financiera: para el proceso de liquidación económica.
Salida
Informe de liquidación de viaticos