Guía de Excel: Funciones Básicas para la Gestión de la Información

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
DIRECCIÓN NACIONAL DE CAPACITACIÓN
GUÍA DEL PARTICIPANTE
MÓDULO
1
SESIÓN 1
Herramientas Ofimáticas Básica para la Gestión de la
Información
Guía del Participante - Módulo 1 / Sesión 1
CONTROL EN LOS PROCESOS INFORMATICO DE AUDITORIA
Función “SUMA”
Suma todos los elementos de intervalo de celdas
Sintaxis
La sintaxis de esta función, es simple. Los argumentos que requiere son tantos
valores numéricos como queramos sumar.
Estos argumentos, podremos indicarlos tanto directamente como valor en el
argumento de la función, como referencias a celdas o rangos de celdas que
contengan esos valores numéricos que queremos sumar.
Ejemplo:
Tengo una tabla de tres celdas con los siguientes valores:
Y deseo realizar las siguientes operaciones:
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CONTROL EN LOS PROCESOS INFORMATICO DE AUDITORIA
Para ello, hemos utilizado la función =SUMA(A2;B2), como vemos, le hemos
pasado dos argumentos separados por punto y coma, donde el primer
argumento A2 es la referencia a la celda que contiene Valor 1 y el segundo
argumento B2 es la referencia a la celda que contiene el valor 2. Si ejecutamos
dicha función vemos que el resultado es 13.
Ahora, para sumar los valores de las tres celdas, hemos usado la función
=SUMA(A2;B2;C2), si nos fijamos la función es prácticamente igual a la anterior,
solo que le hemos añadido un tercer argumento más, la referencia a la celda
C2. Observa el resultado, 23.
SUMAR UN RANGO
Si queremos sumar celdas adyacentes que abarcan un rango, podemos
hacerlo de la siguiente manera:
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En la fórmula hemos indicado el rango que comprende las celdas A2, B2 y C2
y para ello hemos introducido un solo argumento que es A2:C2, el resultado es
el mismo, 23.
FUNCIÓN “PROMEDIO”
Realiza la media aritmética de tantos números como le indiquemos.
Sintaxis:
=PROMEDIO(número1;[número2];...)
Los argumentos que requiere son tantos valores numéricos como queramos
para realizar su promedio.
Ejemplo:
Supongamos que tengo el expediente de un alumno con las notas que ha
sacado en las diferentes asignaturas del curso y basándome en esta
información, quiero saber su media aritmética.
Como vemos en la imagen, utilizaremos para ello la función PROMEDIO y le
pasamos
como argumento,
calificaciones.
El resultado es 7,44
el rango de
celdas
que
contienen
las
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También podríamos haberle pasado como argumento, cada una de las celdas
que contienen las notas, en la siguiente imagen y el resultado sería exactamente
el mismo.
FUNCIONES “MAX” Y “MIN”
La función MAX, devuelve el mayor valor de un conjunto de valores.
Sintaxis:
=MAX(número1;[número2];...)
Los argumentos que requiere son tantos valores numéricos como deseemos
para buscar el máximo entre todos ellos.
Ejemplo:
Podemos buscar cual es la máxima calificación obtenida de entre todas las
asignaturas. Para ello, introduzco en la celda donde quiero que aparezca dicha
calificación, la función =MAX y le paso como argumento el rango de celdas
sobre las que debe operar (B2:B5).
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El resultado que devuelve es 8,5
La función MIN, devuelve el menor valor de un conjunto de valores.
Sintaxis:
=MIN(número1;[número2];...)
Los argumentos que requiere son tantos valores numéricos como deseemos
para buscar el mínimo entre todos ellos.
Ejemplo:
Buscamos ahora cual es la mínima calificación obtenida de entre todas las
asignaturas.
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Similar al sistema que, en el anterior, llamamos esta vez a la función MIN, le
indicamos el rango de datos y listo, ya tenemos la menor calificación, 6,25.
FUNCIÓN “CONTAR”
Cuenta el número de celdas que contienen números dentro de un intervalo de
celdas.
Sintaxis:
=CONTAR(ref1;[ref2];...)
Los argumentos que requiere en este caso son REFERENCIAS A CELDAS, pues esta
función no requiere números como las anteriores, sino celdas donde analizará si
su contenido es un valor numérico, y dependiendo de esto las contabilizará o
no.
Ejemplo:
Vamos a contabilizar de cuantas asignaturas ha sido evaluado el alumno.
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Simplemente llamo a la función CONTAR y, como en todos los casos anteriores,
le paso el rango de celdas que deseo analizar. El resultado es 4.
Aprovechando esta tabla, vamos a insertar una fila debajo de filosofía donde
añadiremos la asignatura Gimnasia y le pondremos como calificación el texto
NP (No presentado).
Ahora deberemos modificar la función contar para pasarle como argumento
esta última celda que acabamos de añadir con la calificación de Gimnasia.
Se ha modificado el rango de B2:B5 a B2:B6, de esta forma ya estamos
trabajando también con esta última celda añadida.
El resultado de la función es 4, el mismo que antes, puesto que de entre todas
esas celdas, la función CONTAR ha encontrado 4 celdas que contienen números
y ha descartado 1 que contiene texto (NP).
FUNCIÓN “CONTARA”
Si deseamos contar celdas con contenido alfanumérico, es decir, celdas con
números y celdas con texto, o celdas que tengan cualquier otro carácter,
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utilizaremos la función CONTARA. Esta función contabilizará todas las celdas sin
importar el tipo de datos que contengan. En el ejemplo, observaremos el
resultado de utilizar la función CONTAR Y CONTARA para unos datos:
Recuerda, si deseas contar celdas con valor numérico puedes utilizar la función
CONTAR, pero si necesitas contar celdas que contienen una mezcla de tipos
de datos (numéricos, texto, fecha) asegúrate de utilizar la función CONTARA.
FUNCIÓN “SI”
Nos permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La
función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado
obtenido en la prueba lógica.
Sintaxis:
=SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Ejemplo:
Una lista de alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B.
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Utilizando la función SI desplegara un mensaje de APROBADO si la calificación
del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificación
es menor a 60. La función la utilizar es:
=SI(B2>=60;"APROBADO";"REPROBADO")
Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna
C.
FUNCIÓN “NO”
Cambia el valor lógico VERDADERO por FALSO y el FALSO por VERDADERO.
También evalúa si una expresión lógica (ejemplo: 1+2=3) es verdadera o falsa,
devolviendo lo contrario (VERDADERO si es falsa y FALSO si es verdadera).
Sintaxis:
=NO (valor_lógico)
Ejemplo:
En el departamento de recursos humanos de una empresa se quiere determinar
a qué trabajador se le otorgarán vacaciones extras según los domingos que
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haya trabajado ese empleado durante el año. Si trabaja más de diez domingos,
tendrá cinco días de vacaciones extra. No los tendrá en caso contrario.
Por lo tanto, si los domingos trabajados son igual o menos que diez, se asigna
mediante la fórmula NO el valor FALSO, mientras que si son más de diez es
VERDADERO. La sintaxis es la siguiente:
FUNCIÓN “Y”
Es una función que devolverá VERDADERO si todos los argumentos son
VERDADERO o FALSO si uno o más argumentos son FALSO. Será suficiente con
que cualquiera de las expresiones sea falsa para que el resultado de la función
también sea FALSO.
Sintaxis:
=Y(valor_lógico1;[valor_lógico2];…)
Ejemplo:
De una lista de estudiantes que tienen su promedio de matemáticas,
únicamente quienes tengan calificaciones mayores a 15 aprueban. Queremos
conocer quienes aprobaron.
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En la fórmula, la función “Y” valida si cada calificación es mayor o igual a 15, si
es “VERDADERO” cumple con la condición y si es “FALSO” no cumple.
Sintaxis:
=O(valor_lógico1;[valor_lógico2];…)
La función O en Excel nos ayudará a determinar si al menos uno de los
argumentos de la función es VERDADERO.
Ejemplo:
De una lista de estudiantes que tienen su promedio de matemáticas y lenguaje,
únicamente quienes tengan calificaciones mayores a 15 en cualquier materia
aprobarán. Queremos conocer quienes aprobaron.
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En la fórmula, la función “O” valida si cada calificación es mayor o igual a 15, si
alguno es “VERDADERO” cumple con la condición y si es “FALSO” en ambos
casos, no cumple.
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