Acuerdo Único de la Función Archivística 2024: Criterios técnicos y jurídicos para archivos en Colombia

ACUERDO No. 001 del 2024
(29 de febrero)
“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Contenido
TÍTULO 1 ........................................................................................................................... 7
DISPOSICIONES GENERALES ........................................................................................ 7
CAPÍTULO 1 .................................................................................................................. 7
Objeto, ámbito de aplicación y definiciones .................................................................... 7
CAPÍTULO 2 .................................................................................................................. 7
Planeación de la función archivística ............................................................................. 7
CAPÍTULO 3 ................................................................................................................ 10
Responsabilidad con los documentos y archivos ......................................................... 10
CAPÍTULO 4 ................................................................................................................ 11
Inspección, Vigilancia y Control ................................................................................... 11
TÍTULO 2 ......................................................................................................................... 12
ÓRGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVOS ............................................................................................. 12
CAPÍTULO 1 ................................................................................................................ 13
Comité Evaluador de Documentos ............................................................................... 13
CAPÍTULO 2 ................................................................................................................ 15
Archivos Generales Territoriales y Consejos Territoriales de Archivo .......................... 15
CAPÍTULO 3 ................................................................................................................ 18
Comités Internos de Archivo ........................................................................................ 18
TÍTULO 3 ......................................................................................................................... 18
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS ................................................................................ 18
CAPÍTULO 1 ................................................................................................................ 19
Requisitos para la administración de archivos.............................................................. 19
CAPÍTULO 2 ................................................................................................................ 23
Lineamientos generales para la prestación de servicios archivísticos .......................... 23
TÍTULO 4 ......................................................................................................................... 23
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ........................................................................................ 23
CAPÍTULO 1 ................................................................................................................ 24
Planeación y Producción documental .......................................................................... 24
CAPÍTULO 2 ................................................................................................................ 25
Gestión y trámite de los documentos ........................................................................... 25
CAPÍTULO 3 ................................................................................................................ 29
Principios y criterios para el proceso de organización documental ............................... 29
SECCIÓN 1 ............................................................................................ 29
Organización de archivos: clasificación, ordenación y descripción .................... 29
SECCIÓN 2 ............................................................................................ 33
Expediente electrónico ............................................................................. 33
SECCIÓN 3 ............................................................................................ 35
Expediente híbrido ................................................................................... 35
CAPÍTULO 4 ............................................................................................................ 36
Transferencias documentales .................................................................................. 36
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
CAPÍTULO 5 ............................................................................................................ 38
Disposición final de los documentos......................................................................... 38
TÍTULO 5 ......................................................................................................................... 41
VALORACIÓN DOCUMENTAL........................................................................................ 41
CAPÍTULO 1 ................................................................................................................ 41
Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental ........................ 41
SECCIÓN 1.............................................................................................................. 41
Elaboración y aprobación de las Tablas de Retención Documental - TRD y Tablas de
Valoración Documental – TVD ................................................................................. 41
SECCIÓN 2.............................................................................................................. 44
Evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental y Tablas de
Valoración Documental ............................................................................................ 44
SECCIÓN 3.............................................................................................................. 48
Inscripción en el Registro Único de Series Documentales – RUSD y publicación de
las Tablas de Retención Documental - TRD y Tablas de Valoración Documental –
TVD.......................................................................................................................... 48
SECCIÓN 4.............................................................................................................. 49
Actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD ................................. 49
SECCIÓN 5.............................................................................................................. 51
Implementación de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de
Valoración Documental – TVD ................................................................................. 51
CAPÍTULO 2 ................................................................................................................ 52
Valoración de fondos documentales acumulados ........................................................ 52
TÍTULO 6 ......................................................................................................................... 54
CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS ........................................... 54
CAPÍTULO 1 ................................................................................................................ 54
Sistema Integrado de Conservación ............................................................................ 54
SECCIÓN 1 ............................................................................................ 54
Generalidades ........................................................................................ 54
SECCIÓN 2 ............................................................................................ 56
Plan de Conservación Documental ............................................................. 56
SECCIÓN 3 ............................................................................................ 58
Plan de Preservación Digital a Largo Plazo .................................................. 58
TÍTULO 7 ......................................................................................................................... 62
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS.......................................................... 62
CAPÍTULO 1 ................................................................................................................ 62
Acceso a la información y los documentos................................................................... 62
CAPÍTULO 2 ................................................................................................................ 64
Reproducción de documentos por otros medios técnicos ............................................ 64
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
TÍTULO 8 ......................................................................................................................... 65
PATRIMONIO DOCUMENTAL ........................................................................................ 65
CAPÍTULO 1 ................................................................................................................ 65
Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos – RENAHC ............................ 65
CAPÍTULO 2 ................................................................................................................ 66
Declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico -BICCDA ............................................................................................................................. 66
SECCIÓN 1 ............................................................................................ 66
Disposiciones generales ........................................................................... 66
SECCIÓN 2 ............................................................................................ 68
Procedimiento para la declaratoria de BIC-CDA ............................................ 68
SECCIÓN 3 ............................................................................................ 70
Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural de Carácter
Documental Archivístico – LICBIC-CDA....................................................... 70
SECCIÓN 4 ............................................................................................ 72
Régimen Especial de Protección de los Bienes de Interés Cultural de Carácter
Documental Archivístico – BIC-CDA ........................................................... 72
CAPITULO 3 ................................................................................................................ 78
Adquisición y expropiación de archivos privados ......................................................... 78
SECCIÓN 1.............................................................................................................. 79
Adquisición de archivos privados por donación o compra ........................................ 79
SECCIÓN 2.............................................................................................................. 80
Expropiación administrativa de archivos privados .................................................... 80
TÍTULO 9 ......................................................................................................................... 83
DISPOSICIONES ESPECIALES...................................................................................... 83
CAPÍTULO 1 ................................................................................................................ 83
Archivos, Derechos Humanos - DDHH y Derecho Internacional Humanitario DIH ....... 83
SECCIÓN 1.............................................................................................................. 84
Criterios para la identificación y valoración de documentos relativos a los Derechos
Humanos.................................................................................................................. 84
SECCIÓN 2.............................................................................................................. 85
Criterios para la identificación y valoración de documentos referidos a las graves y
manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e infracciones al Derecho
Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno. ....... 85
CAPÍTULO 2 ................................................................................................................ 87
Archivos fotográficos, sonoros y audiovisuales ............................................................ 87
CAPÍTULO 3 ................................................................................................................ 88
Reconstrucción de Expedientes ................................................................................... 88
CAPÍTULO 4 ................................................................................................................ 90
Expedientes Pensionales ............................................................................................. 90
CAPÍTULO 5 ................................................................................................................ 92
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Historias Laborales ...................................................................................................... 92
CAPÍTULO 6 ................................................................................................................ 93
Cámaras de Comercio ................................................................................................. 93
CAPÍTULO 7 ................................................................................................................ 94
Licencias urbanísticas y demás documentos que se producen en ejercicio de la función
pública asignada a los curadores urbanos por mandato legal. ..................................... 94
TÍTULO 10 ....................................................................................................................... 96
DISPOSICIONES FINALES ............................................................................................. 96
ANEXOS DEL ACUERDO ............................................................................................... 98
ANEXO 1. “Definiciones”.............................................................................................. 98
ANEXO 2. “Lineamientos generales para la formulación de la Política Institucional de
Gestión Documental.” ................................................................................................ 123
ANEXO 3. “Formato Único de Inventario Documental - FUID” ................................... 130
ANEXO 4. “Programa de Gestión Documental – PGD” .............................................. 134
ANEXO 5. “Instructivo y Formato de Cuadro de Clasificación Documental - CCD” .... 136
ANEXO 6. “Etapas, instructivo y formato - Tablas de Retención Documental – TRD” 139
ANEXO 7. “Instructivo y formato - Tabla de Valoración Documental – TVD” .............. 144
ANEXO 8. “Instructivo y formato para descripción de Fondos o Colecciones de
documentos fotográficos” ........................................................................................... 147
ANEXO 9. “Instructivo y formato para descripción de Fondos o Colecciones de
documentos sonoros”................................................................................................. 151
ANEXO 10. “Instructivo y formato para descripción de Fondos o Colecciones de
documentos audiovisuales” ........................................................................................ 155
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
JORGE PALACIOS PRECIADO
En ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere la Ley 80
de 1989, el artículo 76, literal b) de la Ley 489 de 1998, la Ley 594 de 2000, el
Decreto 158 de 2022, el Decreto 1080 de 2015, el Acuerdo 09 de 2012 y,
CONSIDERANDO:
Que el literal b) del artículo 76 de la Ley 489 de 1998, faculta al Consejo Directivo
del Archivo General de la Nación para: “Formular a propuestas del representante
legal, la política de mejoramiento continuo de la entidad, así como los programas
orientados a garantizar el desarrollo administrativo; (…)”.
Que el artículo 1º de la Ley 594 de 2000, establece las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del país.
Que, el artículo 3 de la Ley 594 del 2000 define la Función Archivística como las
“(…) actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que
comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o
conservación permanente”, por tanto, incluye todos los procesos de la gestión
documental y administración de archivos sin importar el soporte o formato de
los documentos.
Que, el artículo 4 de la mencionada Ley, designa, dentro de los principios
generales de la función archivística, al Archivo General de la Nación como la
Entidad: “(…) e) del Estado encargada de orientar y coordinar la función
archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar
el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación,
cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los
principios fundamentales de la Constitución Política; (…)”. “(...) g) Los archivos
actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración
pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo,
constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla”;” (…).
Que el artículo 4, en su literal a) determina que “(…) los archivos harán suyos
los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y
garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la
Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del
ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley
(…)”
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(29 de febrero)
“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Que el artículo 34 de la Ley 594 de 2000, faculta al Archivo General de la Nación
para fijar: “(…) los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la
creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos
públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones”.
Que la parte VIII del Decreto 1080 de 2015, Decreto Único Reglamentario del
Sector Cultura, reglamenta el Patrimonio Archivístico.
Que el literal i) del artículo 9º del Acuerdo 009 de noviembre 30 de 2012, faculta
al Consejo Directivo del Archivo General de la Nación para: “Expedir las normas
y reglamentos generales sobre el desarrollo de la función archivística del Estado,
de conformidad con la Ley 594 de 2000 y en general sobre aquellos aspectos
que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel
nacional y territorial”.
Que, para facilitar el acceso a la información, las Entidades obligadas al
cumplimiento del presente Acuerdo, deberán establecer y desarrollar criterios
diferenciales, preferenciales y efectivos de acceso para personas y grupos que
requieren atención diferenciada, tales como los niños, niñas y adolescentes,
mujeres, adultos mayores, población LGBTIQ+, las personas en situación de
discapacidad y los grupos étnicos, acatando lo ordenado en el artículo 8°,
artículo 21° último inciso de la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 1081 de 2015,
artículo 2.1.1.5.4.7. numeral 1 ° y demás normas que las modifiquen, adicionen
o sustituyan.
Que, con el fin de racionalizar las disposiciones vigentes expedidas por el
Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, se hace necesario unificar,
actualizar y reglamentar otros aspectos técnicos adicionales, para establecer los
criterios técnicos y jurídicos de la función archivística en el Estado Colombiano y
fijar otras disposiciones.
Que en mérito de lo expuesto:
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
ACUERDA:
TÍTULO 1
DISPOSICIONES GENERALES
CAPÍTULO 1
Objeto, ámbito de aplicación y definiciones
Artículo 1.1.1. Objeto. Establecer los criterios técnicos y jurídicos para
implementar la función archivística en el Estado Colombiano y fijar otras
disposiciones en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y el Decreto 1080 de 2015
“Decreto Único del Sector Cultura” o por las normas que lo modifiquen.
Artículo 1.1.2. Ámbito de aplicación. El presente Acuerdo comprende a la
administración pública, en sus diferentes niveles: nacional, departamental,
distrital, municipal, así como las entidades privadas que cumplen funciones
públicas y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.
Parágrafo. Para efectos del presente Acuerdo, se hará referencia al término de
sujetos obligados, en concordancia con el ámbito de aplicación de la Ley 594 de
2000, Ley General de Archivos, para referir a las entidades públicas o privadas
que cumplen funciones públicas, que por efecto incluye a: servidores públicos;
trabajadores oficiales; personas naturales o jurídicas de derecho privado que por
mandato legal cumplen una función pública.
Artículo 1.1.3. Definiciones. Para todos los efectos del presente Acuerdo, se
tendrán en cuenta las definiciones del anexo. (Ver anexo 1 “Definiciones”). Así
mismo, se tendrá como referente el glosario de términos publicado por el Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Parágrafo. Los anexos que hacen parte integral del presente Acuerdo se podrán
actualizar sin que sea necesaria su aprobación a través de un nuevo Acuerdo por
parte del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado.
CAPÍTULO 2
Planeación de la función archivística
Artículo: 1.2.1. Deber de la planeación. Los sujetos obligados deben
establecer e implementar estrategias organizacionales dirigidas a la planeación,
dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y
del talento humano, encaminadas al diseño, elaboración, aprobación y
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
evaluación de los lineamientos de la gestión documental y administración de
archivos, en concordancia con el plan nacional de desarrollo, el plan sectorial o
el plan territorial, según corresponda, y con el plan estratégico institucional y
planes de acción; así mismo, la planeación y desarrollo de la función archivística
se debe articular con las políticas de gestión y desempeño institucional definidas
en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, de conformidad con el
Decreto 1083 de 2015 “Decreto único reglamentario del sector Función Pública”,
modificado por el Decreto 1499 de 2017, o las normas que los modifiquen,
sustituyan o deroguen.
Parágrafo 1. Las entidades que no están obligadas al cumplimiento del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, podrán considerar armonizar la
planeación de la función archivística con los planes estratégicos que se adopten
por el máximo órgano de gobierno.
Parágrafo 2. Representantes legales de las Entidades, secretaria/os generales
o funcionarias/os administrativos de igual o superior jerarquía deben velar por
la debida planeación y ejecución de los recursos tendientes al desarrollo de la
función archivística, en concordancia con los componentes del Modelo de Gestión
Documental y Administración de Archivos – MGDA, para la implementación de la
Política Nacional de Archivos y Gestión Documental.
Artículo 1.2.2. Investigación institucional. Desde la etapa de planeación, es
necesario comprender la procedencia, contexto y valores testimoniales de los
documentos que genera, tramita o produce la entidad, por lo cual, se debe
realizar una investigación que aborde el origen, desarrollo y transformación, a
partir del análisis funcional y desde un enfoque sociocultural, político,
económico, entre otros. Como resultado de la investigación se debe elaborar un
documento denominado “Historia Institucional”. Dicha historia será el soporte
para abordar la elaboración y actualización de los instrumentos archivísticos.
Parágrafo 1. Para elaborar la Historia Institucional se debe tener en cuenta
documentos legales de creación o transformación de la entidad y por los cuales
se establezcan las funciones de las unidades administrativas, oficinas
productoras y cuerpos colegiados o asesores; procedimientos; documentos que
permitan el estudio y análisis de contexto; entrevistas a los productores de
documentos, entre otros.
Parágrafo 2. La Historia Institucional debe fundamentarse en las normas
técnicas de descripción y presentar, como mínimo, la línea del tiempo y fechas
extremas, organigramas, descripción y análisis del contexto de la creación o
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
transformación de la entidad y análisis de la producción documental, por cada
uno de los periodos orgánico-funcionales.
Artículo 1.2.3. Diagnóstico integral de la gestión documental y
administración de archivos. Para realizar una adecuada planeación de la
función archivística, los sujetos obligados deben realizar un diagnóstico integral
de la gestión documental y administración de archivos. El diagnóstico debe ser
elaborado considerando la totalidad de los documentos producidos o gestionados
en soportes físicos o formatos electrónicos, dispuestos en diferentes medios y
sistemas de información.
Parágrafo 1. En el diagnóstico se debe evaluar como mínimo: los procesos de
la gestión documental, aspectos administrativos, de conservación y preservación
de los documentos, infraestructura física y tecnológica, estado de las diferentes
políticas de gestión y desempeño institucional que inciden en el manejo de la
información y en el desarrollo de la función archivística.
Parágrafo 2. Servirán de insumo para dicho diagnóstico los resultados del
índice de medición de desempeño institucional - IDI, el índice de transparencia
y acceso a la información pública - ITA, los resultados del autodiagnóstico del
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos – MGDA u otros
modelos de madurez o mediciones realizadas a la entidad.
Parágrafo 3. El diagnóstico debe ser actualizado periódicamente de acuerdo
con la planeación, seguimiento y evaluación que realice la entidad.
Artículo 1.2.4. Instrumentos archivísticos para la planeación de la
función archivística. Para la armonización de la planeación de la función
archivística con la planeación estratégica institucional, los sujetos obligados
deben formular, actualizar e implementar el Plan Institucional de Archivos –
PINAR, el Programa de Gestión Documental – PGD con sus programas específicos
y los planes del Sistema Integrado de Conservación.
Artículo 1.2.5. Formulación de la Política institucional de Gestión
Documental. Los sujetos obligados deben formular su Política institucional de
Gestión Documental, teniendo en cuenta los elementos establecidos en los
artículos 2.8.2.5.6 y 2.8.2.5.7 del Decreto 1080 de 2015, Decreto Único
Reglamentario del Sector Cultura, las normas que los modifiquen, deroguen o
sustituyan y armonizarla con las políticas de gestión y desempeño institucional
relacionadas con el manejo y seguridad de la información, sistemas
administrativos y de gestión, y con el Modelo de Gestión Documental y
Administración de Archivos – MGDA, para establecer el direccionamiento
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
estratégico de la alta dirección frente al cumplimiento de la Política Nacional de
Archivos y de Gestión Documental.
Parágrafo 1. Se tendrá como referencia para la formulación de la Política
Institucional de Gestión Documental los lineamientos generales establecidos por
el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. (Ver anexo 2
“Lineamientos generales para la formulación de la Política Institucional de
Gestión Documental”)
Parágrafo 2. La Política Institucional de Gestión Documental debe ser aprobada
por el Comité de archivo o Comité institucional de Gestión y Desempeño, o quien
haga sus veces, y publicada en la página web de la respectiva entidad.
CAPÍTULO 3
Responsabilidad con los documentos y archivos
Artículo 1.3.1. Responsabilidades. Representantes legales, secretarias/os
generales, funcionarias/os de igual o superior jerarquía, así como jefes de
oficina, tienen la responsabilidad de velar por el cumplimiento y seguimiento de
las disposiciones establecidas en la normatividad archivística.
Parágrafo. Los sujetos obligados serán responsables de la adecuada recepción,
gestión, conservación, organización, uso, manejo y entrega de los documentos
y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones u obligaciones.
Artículo 1.3.2. Recibo y entrega de documentos de archivo. Todo servidor
público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo recibirá o
entregará, según sea el caso, los documentos y archivos mediante inventarios
documentales de conformidad con el Cuadro de Clasificación Documental - CCD,
con el fin de garantizar la continuidad de la gestión pública; las áreas de Gestión
Humana, o quien haga sus veces, apoyadas en la Política Institucional de Gestión
Documental de la entidad, establecerán los procedimientos internos que
permitan cumplir con esta disposición, los cuales deben estar incluidos en el
Sistema Integrado de Gestión – SIG.
Parágrafo 1. Los sujetos obligados son responsables de incorporar acciones en
los procedimientos y minutas de contrato para garantizar la entrega de los
documentos de archivos derivados de las obligaciones contractuales, de
conformidad con lo establecido en el artículo 2.8.2.2.4 del Decreto 1080 de
2015. Los cuales deben estar incluidos en el Sistema Integrado de Gestión –
SIG.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Parágrafo 2. El inventario documental para la entrega y recibo de los
documentos y archivos se hará de conformidad con el Formato Único de
Inventario Documental- FUID. (Ver anexo 3 “Formato Único de Inventario
Documental - FUID”). Los documentos deben estar registrados en la respectiva
hoja de control o índice electrónico.
Artículo 1.3.3. Omisión en la recepción, gestión y entrega de
documentos. Los servidores públicos que se trasladen, retiren o posesionen,
omitiendo la entrega, la debida gestión y el recibo de los documentos y archivos,
responderán ante las autoridades disciplinarias, penales, fiscales o
administrativas por las consecuencias de esta omisión.
Parágrafo. Por ningún motivo el servidor público o contratista podrá llevarse la
documentación producida en ejercicio de sus funciones u obligaciones
contractuales, según corresponda, por cuanto los documentos públicos son de
propiedad del Estado, so pena de encontrarse incurso en cualquiera de las
sanciones previstas por la Ley.
Artículo 1.3.4. Responsabilidad en la conformación y acceso de los
archivos. Es responsabilidad de los sujetos obligados implementar acciones en
articulación con las áreas de tecnologías de la información, o quien haga sus
veces, para garantizar la conformación de expedientes, organización,
conservación, preservación y acceso a los documentos y archivos, que se
gestionan a través de sistemas de información o plataformas transaccionales de
uso común en las entidades del Estado. Por lo anterior, los sujetos obligados
deben garantizar la implementación del Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo para la conformación y gestión de los expedientes
electrónicos, atendiendo el ciclo vital de los documentos y de conformidad con
los Cuadros de Clasificación Documental y Tablas de Retención Documental.
Parágrafo. Las condiciones o restricciones para el acceso y seguridad aplicables
a los documentos deben estar claramente señaladas en los instrumentos de
acceso a la información pública, en concordancia con lo establecido en el Título
7 “Acceso y consulta de documentos” del presente Acuerdo.
CAPÍTULO 4
Inspección, Vigilancia y Control
Artículo 1.4.1. Facultades. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado, ejercerá las facultades reglamentadas en el artículo 35, en
concordancia con lo establecido en el artículo 32 y el artículo 33 de la Ley 594
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
de 2000, Ley General de Archivos, dirigidas a prevenir y sancionar el
incumplimiento del presente Acuerdo.
Artículo 1.4.2. Documentos técnicos. Con base en las facultades otorgadas
en el artículo 34 de la Ley 594 de 2000 y para la implementación del presente
Acuerdo, se desarrollarán lineamientos a través de documentos técnicos, tales
como, procedimientos, manuales, guías o instructivos, expedidos y publicados
en la página web del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Parágrafo. Se podrán considerar para la implementación de la Política de
Archivos y de Gestión Documental los parámetros establecidos por las normas
técnicas colombianas (NTC) y estándares internacionales.
Artículo 1.4.3. Auditorías internas. Los jefes de control interno, o quien haga
sus veces, en cumplimiento del artículo 2.8.2.5.11 del Decreto 1080 de 2015
“Decreto Único del Sector Cultura” o por el que se modifique, derogue o
sustituya, incorporará en su plan anual de auditorías las acciones tendientes a
verificar el cumplimiento del presente Acuerdo en desarrollo del Programa de
Gestión Documental, y en articulación con las herramientas o instrumentos
adoptados por la entidad del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG,
según corresponda.
Parágrafo 1. Se tendrá como referente para el desarrollo de auditorías internas,
el autodiagnóstico del Modelo de Gestión Documental y Administración de
Archivos - MGDA, en articulación con la Política Institucional de Gestión
Documental de la entidad.
Parágrafo 2. Los resultados de las auditorías internas deben ser presentados
ante el representante legal de la entidad y el Comité Institucional de
Coordinación de Control Interno y/o Comité de Auditoría y/o Junta Directiva, y
deberán ser remitidos al nominador, para que se adopten las decisiones a que
haya lugar, así como establecer acciones correctivas a través de planes de
mejoramiento.
TÍTULO 2
ÓRGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVOS
Artículo 2.1. Objetivo. Establecer directrices para la articulación y el
cumplimiento de las funciones de los órganos asesores del Sistema Nacional de
Archivos.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
CAPÍTULO 1
Comité Evaluador de Documentos
Artículo 2.1.1. Comité Evaluador de Documentos. Es la instancia de
articulación a nivel nacional del Sistema Nacional de Archivos, responsable de
asesorar a la dirección general del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado en temas referentes a la valoración de los documentos, la convalidación
de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental de los
sujetos obligados al cumplimiento de la Ley 594 de 2000, y la declaratoria de
bienes de interés cultural de carácter documental archivístico, los Planes
Especiales de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico - PEMP,
con miras a proteger el patrimonio documental del país y propender por su
conservación permanente.
Artículo 2.1.2. Conformación del Comité Evaluador de Documentos. El
Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado, se integra de la siguiente forma:
1. Director(a) General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado quien lo presidirá.
2. Subdirector(a) de Política y Normativa Archivística, quien actuará
como secretario(a) técnico (a) del Comité.
3. Subdirector(a) del Sistema Nacional de Archivos.
4. Subdirector(a) de Gestión del Patrimonio Documental.
5. Subdirector(a) de Transformación Digital e Innovación Archivística.
6. Subdirector(a) de Archivos de Entidades Liquidadas.
7. Director(a) de Patrimonio del sector Cultura, o en su ausencia un
delegado de este.
8. Presidente (a) de la Academia Colombiana de Historia o su delegado.
9. Un archivista de reconocida experiencia en valoración de patrimonio
documental archivístico, designado por el Colegio Colombiano de
Archivistas.
Parágrafo 1. La Oficina Asesora Jurídica del Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado, podrá participar como invitado sin voto, cuando así se
requiera.
Parágrafo 2. La secretaría del Comité Evaluador de Documentos invitará a los
representantes de que tratan los numerales 7, 8, 9, del presente artículo,
mediante comunicación dirigida a los respectivos directivos de las entidades,
para que designen por el término de dos (2) años a la persona delegada que los
representará en el Comité.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Parágrafo 3. Las personas delegadas que tratan los numerales 7, 8, 9, del
presente artículo, se designarán por un periodo de dos (2) años. Su inasistencia,
a más de dos (2) sesiones, dará lugar a solicitar al ente competente su
reemplazo.
Parágrafo 4. La secretaría técnica del Comité es responsable de levantar las
Actas y garantizar su custodia y protección.
Artículo 2.1.3. Funciones del Comité Evaluador de Documentos. Son
funciones del Comité Evaluador de Documentos, las siguientes:
1. Servir de órgano o instancia asesora del Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado, para estudiar los asuntos relativos al valor
secundario de los documentos y la preparación de lineamientos sobre
selección y eliminación de estos.
2. Asesorar a la dirección general del Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado sobre la convalidación de las Tablas de Retención
Documental y las Tablas de Valoración Documental aprobadas por las
entidades públicas en los diferentes niveles territoriales, ramas del
poder público y los particulares que cumplen funciones públicas, que
por competencia sean de su conocimiento o las que de oficio asuma
para tal fin.
3. Conceptuar a solicitud de la dirección general del Archivo General de
la Nación Jorge Palacios Preciado, cuando existan controversias entre
las entidades públicas y los Consejos Departamentales y Distritales de
Archivos, sobre los resultados de la evaluación de las Tablas de
Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, aprobadas
por las entidades departamentales, distritales y municipales, a
solicitud de las mismas entidades o de los Consejos Departamentales
y Distritales de Archivos.
4. Pronunciarse sobre los inventarios de documentos objeto de
eliminación, publicados por las entidades públicas del orden nacional,
departamental, distrital y municipal, cuando lo considere pertinente.
5. Conceptuar, a solicitud de la dirección general del Archivo General de
la Nación Jorge Palacios Preciado, sobre las observaciones y
objeciones presentadas por los ciudadanos a las listas de eliminación
de documentos publicadas por las diferentes entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas.
6. Conceptuar y recomendar a la dirección del Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado, sobre las solicitudes de declaratoria
de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico BIC
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
– CDA del ámbito nacional, e inclusión en la Lista Indicativa de
Candidatos a Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental
Archivístico LIC – BIC, de entidades públicas y privadas, de
conformidad con la normatividad vigente sobre esta materia.
7. Conceptuar y recomendar a la dirección general del Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado sobre la necesidad de formular
Planes Especiales de Manejo y Protección de Carácter Documental
Archivístico PEMP – CDA del orden nacional y aprobarlos.
8. Conceptuar, a solicitud de la dirección general del Archivo General de
la Nación Jorge Palacios Preciado, cuando existan controversias entre
las Entidades Públicas y los Consejos Departamentales y Distritales de
Archivos, sobre la viabilidad de la declaratoria de Bienes de Interés
Cultural de Carácter Documental Archivístico, presentadas entre las
Entidades departamentales, distritales y municipales, a solicitud de las
mismas entidades o de los Consejos Departamentales o Distritales de
Archivos.
9. Pronunciarse sobre la solicitud de inscripción al Registro Nacional de
Archivos Históricos Colombiano – RENAHC de los archivos privados de
significación histórica, de interés público o social.
10. Presentar al Consejo Directivo y a la dirección general, informe anual
de sus actividades.
11. Las demás que le sean asignadas por el Consejo Directivo.
Artículo 2.1.4. Reuniones. El Comité Evaluador de Documentos del Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado se reunirá ordinariamente una vez
al mes, y extraordinariamente cuando sea necesario, a solicitud de la dirección
general.
Parágrafo. El Comité podrá sesionar y decidir con la presencia de la mitad más
uno de los miembros que lo conforman y las decisiones se adoptarán con el voto
favorable de la mayoría simple de los asistentes.
CAPÍTULO 2
Archivos Generales Territoriales y Consejos Territoriales de Archivo
Artículo 2.2.1. Creación de los Archivos Generales Territoriales. El acto
administrativo de creación de los Archivos Generales Territoriales deberá fijar los
recursos, actividades y personal para el cumplimiento de las funciones
establecidas en el artículo 2.8.2.1.6 del Decreto 1080 de 2015 “Decreto único
del sector cultura” o la norma que lo modifique, sustituya o derogue.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Parágrafo 1. Los Archivos Generales Territoriales deben elaborar y publicar en
su página web un informe anual de las actividades adelantas durante la vigencia,
el cual debe ser remitido a la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos del
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado durante el primer bimestre
de la vigencia siguiente, de conformidad con los procedimientos y formatos
establecidos para tal fin.
Parágrafo 2. Los Archivos Generales Territoriales tienen como fin proteger y
difundir el patrimonio documental de su jurisdicción, para lo cual deben formular
y ejecutar planes, programas o proyectos, que integren el uso de las tecnologías
de la información y comunicación disponibles, con el propósito de promover y
garantizar un acceso efectivo y oportuno al patrimonio documental bajo su
custodia; así como, generar acciones para impulsar la implementación de la
política de archivos y gestión documental en su territorio.
Artículo 2.2.2. Transferencias secundarias a los Archivos Generales
Territoriales. De conformidad con las funciones establecidas en el Decreto 1080
de 2015 “Decreto único del sector cultura” o la norma que lo modifique, sustituya
o derogue, los Archivos Generales Territoriales deben garantizar que las
entidades de su jurisdicción hayan dado aplicación a los instrumentos
archivísticos establecidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado, previo a la recepción de las transferencias secundarias. Así mismo
deben elaborar y publicar, en su página web, la Guía de los fondos documentales
recibidos producto de las transferencias secundarias o producto de la liquidación,
fusión o supresión de entidades de su jurisdicción, este instrumento de
descripción debe elaborarse conforme a las normas técnicas de descripción y
contener como mínimo: nombre del fondo documental, volumen documental
(metros lineales o tamaños de los documentos electrónicos), fechas extremas
del fondo, soportes o formatos electrónicos, y fecha de la transferencia
documental, descripción del contexto o historia institucional de la entidad.
Parágrafo 1. Los Archivos Generales Territoriales facilitarán la consulta y el
acceso a los documentos recibidos producto de las transferencias secundarias, a
través de los instrumentos de descripción elaborados por la respectiva entidad
que efectúa la transferencia y conforme a las normas técnicas de descripción.
Parágrafo 2. Los Archivos Generales Territoriales que, a la entrada en vigencia
del presente Acuerdo, hayan recibido transferencias secundarias, sin los
respectivos instrumentos de descripción, deben elaborarlos conforme a las
normas técnicas, para garantizar la consulta y acceso.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Parágrafo 3. Las entidades que por efecto de otras disposiciones normativas
no efectúen transferencias documentales a los Archivos Generales, deben
conformar archivos históricos institucionales, para conservar sus acervos
históricos y facilitar su consulta para el público.
Artículo 2.2.3. Conformación de los Consejos Territoriales de Archivo. El
acto administrativo o documento equivalente, por el cual se conforme el Consejo
Territorial de Archivos, debe fijar el reglamento de funcionamiento para el
cumplimiento de las funciones establecidas en el artículo 2.8.2.1.9 del Decreto
1080 de 2015 “Decreto único del sector cultura” o la norma que lo modifique,
sustituya o derogue.
Parágrafo. El documento por el cual se reglamenta el funcionamiento de los
Consejos Territoriales de Archivos debe establecer que los representantes de la
Academia de Historia, Colegio Colombiano de Archivistas, instituciones de
educación superior o del Servicio Nacional de Aprendizaje y Cámara de
Comercio, deben ser elegidos por las mismas agremiaciones.
Artículo 2.2.4. Presentación de informes de los Consejos Territoriales de
Archivo. Los Consejos Territoriales de Archivo deben elaborar y publicar en la
página web de la entidad que lo preside, un informe semestral de las actividades
adelantas durante la respectiva vigencia, el cual debe ser remitido a la
Subdirección del Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado, a más tardar la segunda semana de enero y la última
semana de julio de cada año. Dichos informes deben contener una relación
detallada de los avances logrados por los Consejos Territoriales de Archivo,
debidamente sustentados y soportados, de acuerdo con el plan de acción
establecido. Es de precisar que estos informes deben contener lo gestionado y
ejecutado según sus funciones y procedimientos.
Artículo 2.2.5. Creación de nuevos Consejos Territoriales de Archivo.
Ante la creación de nuevas entidades territoriales, con categoría de
departamento o distrito, para la administración del Estado, la nueva jurisdicción
debe crear el Consejo Territorial de Archivos, conforme a la normatividad
archivística vigente.
Parágrafo. Cuando el municipio cambie su naturaleza jurídica a distrito, debe
asumir las funciones como Consejo Distrital de Archivos, siendo la instancia
asesora de la política de archivos y gestión documental en las entidades de su
jurisdicción. El periodo de transición que se establezca para tal efecto debe ser
utilizado para la adecuación de los procesos y procedimientos necesarios, con el
fin de asumir las funciones como Consejos Territoriales de Archivos, sin perjuicio
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
del cumplimiento de las obligaciones que genera, de manera inmediata, dicha
transformación.
CAPÍTULO 3
Comités Internos de Archivo
Artículo 2.3.1. Funciones de los Comités Internos de Archivo. Las
funciones establecidas a los Comités Internos de Archivo, en el artículo
2.8.2.1.16 del Decreto 1080 de 2015 “Decreto único del sector cultura”, deben
ser ejercidas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, en articulación
con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG establecido mediante
Decreto 1083 de 2015 “Decreto único reglamentario del sector Función Pública”,
modificado por el Decreto 1499 de 2017, o las normas que los modifiquen,
sustituyan o deroguen.
Parágrafo 1. Las entidades que no están obligadas al cumplimiento del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, deben conformar el Comité Interno
de Archivo.
Parágrafo 2. Los sujetos obligados cuya estructura administrativa no permita
la conformación del Comité Interno de Archivo tomarán las decisiones a que
haya lugar a través de acto administrativo, motivado y proferido por el
representante legal.
Artículo 2.3.2 Responsabilidad de los Comités Internos de Archivo. Los
Comités Institucionales de Gestión y Desempeño o Comités de Archivo, deben
dejar constancia en las actas de comité sobre las acciones efectuadas en
cumplimiento de las funciones establecidas en el artículo 2.8.2.1.16 del Decreto
1080 de 2015 “Decreto único del sector cultura, como instancias asesoras de la
alta dirección, para garantizar que se aborde de manera integral los aspectos
relacionados con la gestión documental y la administración de archivos, en
articulación con las demás políticas de gestión y desempeño institucional
relacionadas con el manejo y seguridad de la información.
TÍTULO 3
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Artículo 3.1. Objetivo. Establecer las especificaciones técnicas y requisitos
mínimos que deben cumplir los sujetos obligados para garantizar las condiciones
generales de las instalaciones que contengan documentos y archivos públicos,
así como las personas naturales o jurídicas que presten servicios para la
administración, el depósito, la custodia, organización, reprografía y conservación
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
de documentos y archivos o administración de archivos históricos, salvo que
existan disposiciones de carácter especial.
CAPÍTULO 1
Requisitos para la administración de archivos
Artículo 3.1.1. Condiciones generales de las instalaciones que
contengan documentos y Archivos. Los edificios y áreas destinadas para la
custodia, el almacenamiento y la conservación de documentos de archivo en
cualquier soporte, medio o formato, deben cumplir con los requisitos técnicos
señalados en el artículo 3.1.2., además de lo establecido en el Título 6
“Conservación y preservación de documentos”, del presente Acuerdo y demás
lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado.
Artículo 3.1.2. Instalaciones para servicios de depósito, custodia y
administración integral de documentos de archivo. Los sujetos obligados,
así como las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito,
custodia o administración integral, deben cumplir las siguientes especificaciones
y requisitos:
1.
2.
3.
4.
5.
Se deben cumplir las normas que reglamentan el artículo 13 de la Ley
594 de 2000 sobre las condiciones físicas necesarias para la
construcción o la adecuación de edificios y áreas de custodia
documental (ubicación, aspectos estructurales, capacidad de
almacenamiento, estantería, distribución, redes de servicios,
adecuaciones locativas, entre otros) y que los riesgos sean mitigados.
Se debe cumplir el Reglamento Colombiano de Construcción Sismo
Resistente vigente.
Se deberá garantizar el cumplimiento de las normas técnicas
colombianas, metodologías, sistemas y demás disposiciones
establecidas para el diseño, adecuación o construcción de áreas
destinadas a la custodia de archivos.
Los pisos, muros, techos, puertas y estanterías deben estar
construidos con materiales ignífugos de alta resistencia mecánica y
desgaste mínimo a la abrasión. Las puertas deben contar con un
sistema de apertura de emergencia interno.
Las zonas para procesos de conservación y restauración; las zonas de
trabajo archivístico; las zonas destinadas para la ubicación de
servidores o sistemas de almacenamiento digital y las áreas técnicas,
deben ser independientes de las otras áreas y deben contar con
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los
archivos y documentos y su adecuada manipulación.
6. Las zonas para procesos de saneamiento de material documental con
biodeterioro, deben tener un aislamiento para evitar que los agentes
microbiológicos puedan contaminar las demás áreas y poner en riesgo
la salud del personal que trabaja en otras dependencias.
7. Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios,
deben estar separadas de las áreas de almacenamiento, tanto por
razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las
condiciones ambientales en las áreas de custodia documental.
8. Las áreas técnicas deben estar conectadas con las áreas de custodia
documental, teniendo en cuenta el necesario aislamiento que debe
existir en cuanto a la función desarrollada, así como su accesibilidad
con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de
los documentos.
9. El personal encargado deberá restringir el acceso a las áreas de
almacenamiento y de procesos técnicos, con el fin de garantizar la
seguridad de los documentos custodiados.
10. Garantizar la implementación de todos los planes y programas del
Sistema Integrado de Conservación - SIC.
Parágrafo 1. Los edificios y áreas de custodia documental y administración
integral deben tener en cuenta las condiciones de infraestructura, dotación y
mantenimiento que se deben aplicar con el fin de garantizar las condiciones
ambientales adecuadas, la seguridad, la prevención de emergencias, mitigación
del riesgo y la distribución de áreas y mobiliarios óptimos para la conservación
documental y la integridad de la información, en concordancia con las
características de los archivos, soportes y medios de almacenamiento.
Parágrafo 2. Para el desarrollo de procesos técnicos se debe garantizar la
disponibilidad de la infraestructura necesaria en cuanto a instalaciones,
mobiliario, infraestructura tecnológica de software, hardware, redes, servidores,
equipos y materiales, que permitan la adecuada intervención de los documentos.
Artículo 3.1.3. Perfiles y competencias del personal para la
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. Los
sujetos obligados, así como las personas naturales o jurídicas que realicen
procesos técnicos para la organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo o administración de archivos, deben contar con personal
que acredite el perfil y competencias para el desarrollo de los procesos técnicos
relacionados:
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
1.
2.
3.
4.
Para el desarrollo de los procesos técnicos de conservación preventiva,
se debe contar con personal capacitado y que acredite experiencia
certificada en procesos de conservación documental.
Para el desarrollo de los procesos técnicos de conservaciónrestauración, se debe contar con personal que acredite título
universitario en Conservación y Restauración de Bienes Muebles o
formación especializada en esta área en instituciones nacionales o
extranjeras debidamente acreditadas.
Para el desarrollo de procesos técnicos reprográficos se debe contar
con personal que acredite experiencia certificada en procesos
reprográficos.
Para el desarrollo de los procesos técnicos de organización deben
acreditar que cuentan con personal idóneo con formación académica
en Archivística, o en las disciplinas relacionadas con el desarrollo de
los procesos de organización, según su especialidad.
Parágrafo. Los sujetos obligados deben garantizar que para el desarrollo de los
procesos de la gestión documental se cumpla con los parámetros establecidos
en la Ley 1409 de 2010 “por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la
archivística, se dicta el código de ética y otras disposiciones” y con la resolución
629 de 2018 “Por la cual se determinan las competencias específicas para los
empleos con funciones de archivista que exijan formación técnica profesional,
tecnológica y profesional o universitaria de archivista”.
Artículo 3.1.4. Repositorios digitales de expedientes electrónicos. Los
sujetos obligados deben garantizar la utilización de repositorios digitales
confiables, para la preservación a largo plazo de los documentos y expedientes
electrónicos de archivo de acuerdo con los tiempos de retención establecidos en
la Tabla de Retención Documental y deben cumplir las siguientes especificaciones
y requisitos:
1. La estructura para el almacenamiento de los documentos electrónicos de
archivo debe estar conforme al cuadro de clasificación documental.
2. Se debe realizar una estructura de metadatos con el fin de posibilitar la
producción, registro, clasificación, acceso, conservación y valoración de
los documentos a lo largo del tiempo identificando el contexto, estructura
y contenido, asociados permanentemente al documento.
3. El acceso a los documentos electrónicos de archivo debe articularse con
las políticas de acceso y seguridad de la información, así como los
lineamientos que se han dado para su publicación en el portal de datos
abiertos.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
4. El seguimiento, control y monitoreo del repositorio debe incorporar
herramientas o metodologías que permitan realizar auditorías. El
mantenimiento, así como la estrategia para la implementación del plan de
preservación digital a largo plazo, debe seguir políticas y procedimientos
documentados para asegurar que la información sea preservada contra
toda contingencia, y conforme a normas técnicas y estándares para la
preservación, migración o actualización.
Parágrafo 1. Las especificaciones técnicas y requisitos para la custodia y
almacenamiento de documentos electrónicos de archivo en repositorios digitales
de confianza y que garanticen la preservación digital, deben estar acorde con el
entorno propio de la entidad y en concordancia con las normas técnicas
colombianas, estándares internacionales y demás lineamientos que establezca
el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Parágrafo 2. Los sujetos obligados deben garantizar la interoperabilidad de los
diferentes sistemas de información para permitir la recuperación, conservación
y preservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.
Parágrafo 3. En los casos que se contrate el servicio de almacenamiento y
custodia de documentos electrónicos de archivo con personas naturales o
jurídicas que presten este tipo de servicio a entidades públicas, se debe
garantizar que cumplen con los requisitos establecidos en el presente artículo.
No obstante, la responsabilidad frente a la preservación de los documentos
permanece en cabeza del sujeto obligado, por lo que, debe adoptar medidas
para garantizar la autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad y el acceso
a los documentos electrónicos de archivo, cuando se encuentra en repositorios
de terceros.
Artículo 3.1.5. Intervención de Bienes de Interés Cultural de Carácter
Documental Archivístico- BIC-CDA. Cuando se trate de contratos cuyo objeto
sea la intervención en conservación y restauración documental de los bienes
declarados Bien de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico- BICCDA, públicos y privados del ámbito nacional o territorial, independientemente
del tipo de soporte, la entidad deberá contar con la aprobación de la autoridad
competente nacional o territorial, según corresponda, quien autorizará la
intervención en conservación y restauración, disponiendo que esta solo podrá
realizarse bajo la dirección de profesionales idóneos en conservación y
restauración de bienes muebles y se oficializará mediante acto administrativo,
de conformidad con lo establecido en Capítulo 2 “Declaratoria de Bienes de
Interés Cultural de carácter documental archivístico BIC – CDA”, del título 8 del
presente Acuerdo.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Artículo 3.1.6. Administración de archivos históricos. Los sujetos obligados
no podrán contratar con empresas privadas, la custodia de documentos de
conservación permanente, sobre los cuales exista la obligación de transferirlos
al Archivo General de la Nación o a los archivos generales territoriales; tampoco
podrán contratar con firmas privadas o terceros la custodia o administración de
documentos declarados como Bienes de Interés Cultural (BIC-CDA). Solo se
podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de
reconocida solvencia académica e idoneidad. Para la administración de archivos
históricos se debe contar con personal que certifique idoneidad en las actividades
a desarrollar.
CAPÍTULO 2
Lineamientos generales para la prestación de servicios archivísticos
Artículo 3.2.1. Cumplimiento de la normatividad archivística. En
desarrollo de un contrato estatal de servicios archivísticos, cualquiera que sea
su duración, objeto, alcance y naturaleza, el prestador del servicio contratado
está obligado a cumplir las normas expedidas por el Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado, que le sean aplicables, toda vez que intervendrá
documentos públicos.
Parágrafo. En los pliegos de condiciones, invitaciones, contratos y anexos
técnicos, se debe incluir la normatividad archivística aplicable, según el objeto
del contrato.
Artículo 3.2.2. Obligaciones del contratista en ocasión al proceso de
inspección, vigilancia y control de la función archivística. La persona
natural o jurídica contratada para la prestación de servicios archivísticos, por
una entidad pública o privada que cumple funciones públicas, no podrá impedir
el acceso de los funcionarios del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado, junto con sus equipos y elementos de trabajo para llevar a cabo las
visitas de inspección y vigilancia que se programen en el seguimiento y control
al contrato estatal, inspección que no requerirá de autorización previa de la
entidad pública contratante.
TÍTULO 4
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 4.1. Objetivo. Establecer los lineamientos que deben implementar los
sujetos obligados, en el marco de su política institucional de gestión documental,
para la formulación del Programa de Gestión Documental - PGD y los programas
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
específicos atendiendo la estructura definida por el Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciados, (ver anexo 4 “Programa de Gestión Documental PGD”), a fin de garantizar la planeación, producción, gestión y trámite,
organización, transferencias, disposición, preservación a largo plazo y
valoración, de los documentos de archivo en cualquier soporte físico o formato
electrónico, que los sujetos obligados produzcan o gestionen en desarrollo de
sus funciones, y en armonía con las políticas de gestión y desempeño
institucional.
Artículo 4.2. Guía para la formulación del Programa de Gestión
Documental. Se tendrá como referente para la formulación del Programa de
Gestión Documental -PGD, los aspectos o criterios indicados en el Manual de
implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD, publicado por
el Archivo General de la Nació Jorge Palacios Preciado, en articulación con las
normas técnicas colombianas o estándares internacionales, para el desarrollo de
los procesos de la gestión documental.
Parágrafo. Los procedimientos que se establezcan por el sujeto obligado para
la implementación de los procesos de la gestión documental deben garantizar el
cumplimiento de los principios, requisitos, características y demás aspectos
dispuestos para la gestión de documentos, en los artículos 2.8.2.5.1 al
2.8.2.7.13 del Decreto 1080 de 2015 “Decreto Único del Sector Cultura” o la
norma que lo modifique, sustituya o derogue, y deben estar aprobados en el
Sistema Integrado de Gestión - SIG.
CAPÍTULO 1
Planeación y Producción documental
Artículo 4.1.1. Proceso de planeación técnica. Las oficinas de gestión
documental o quien haga sus veces, en articulación con el área de Planeación,
deben establecer las directrices para la creación y diseño de los documentos de
archivo a partir del análisis de las funciones, uso y finalidad de los documentos,
análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.
Parágrafo. Para la creación y diseño de formas, formularios y documentos
electrónicos, los sujetos obligados deben establecer en el programa específico
de normalización de formas y formularios electrónicos del Programa de Gestión
Documental y en articulación con las áreas de tecnología, las acciones y
directrices encaminadas al cumplimiento de los requisitos y características para
la gestión de documentos electrónicos.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Artículo 4.1.2. Proceso de Producción documental. Los sujetos obligados
deben generar los documentos a partir de procedimientos planificados y
documentados, en los cuales se determine su soporte o formato electrónico, el
diseño del documento, los medios y técnicas de producción, para garantizar la
conformación de los expedientes, las series y subseries documentales, conforme
a los Cuadros de Clasificación Documental - CCD y las Tablas de Retención
Documental - TRD, y garantizando su conservación y preservación acorde con
las estrategias definidas en el Sistema Integrado de Conservación – SIC.
Artículo 4.1.3. Firmas responsables. Todos los sujetos obligados deben
establecer en los procedimientos los tipos de firma, ya sea autógrafa, digital o
electrónica y los cargos de los funcionarios autorizados para la firma de las
comunicaciones oficiales con destino interno y externo. Las ventanillas únicas
deben velar por el cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los
documentos que cumplan con lo establecido.
Parágrafo. El uso de firmas digitales o electrónicas debe atender las
disposiciones que regulan sobre la materia, para garantizar el uso de
mecanismos de protección y autenticidad de los documentos electrónicos de
archivo.
Artículo 4.1.4. Documento electrónico de archivo. Los sujetos obligados
que determinen efectuar la producción documental a través de medios
electrónicos deben registrar en las Tablas de Retención Documental - TRD los
formatos electrónicos de los tipos documentales, para la conformación de los
expedientes, series o subseries documentales. Los documentos electrónicos de
archivo deberán ser tratados conforme a los principios y procesos archivísticos
y permanecer almacenados electrónicamente durante todo su ciclo de vida y de
conformidad con el Plan de Preservación Digital a largo plazo.
Parágrafo. Desde la planeación y producción de los documentos electrónicos
de archivo se deben incorporar mecanismos que garanticen la fiabilidad,
autenticidad, integridad, veracidad, e inalterabilidad, durante todo el ciclo vital
de los documentos, con el fin de impedir la utilización no autorizada, la
modificación, el traslado, el ocultamiento o la destrucción de estos.
CAPÍTULO 2
Gestión y trámite de los documentos
Artículo 4.2.1. Proceso de gestión y trámite de los documentos. Las
oficinas de gestión documental o quien haga sus veces, deben establecer los
criterios y controles para el seguimiento de la gestión y trámite de los
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
documentos que se producen o ingresan a la entidad y adoptar acciones para la
adecuada recepción, registro, vinculación a un trámite, distribución, con su
respectiva descripción (metadatos) que garanticen la disponibilidad,
recuperación y acceso para la consulta de los documentos durante todo el ciclo
vital, en relación con el sistema de gestión de documentos o sistema de gestión
de documentos electrónicos de archivo.
Artículo 4.2.2. Ventanilla Única. Los sujetos obligados deben establecer, de
acuerdo con su infraestructura, la ventanilla única que gestione de manera
centralizada y normalizada, independientemente si es manual o automatizada,
presencial o integrada a la sede electrónica, la recepción, radicación y
distribución de los documentos, de tal manera que estos procedimientos
contribuyan al desarrollo y control de los procesos de producción, gestión y
trámite, durante su ciclo de vida.
Parágrafo 1. Los sujetos obligados deben formular los procedimientos para la
recepción, radicación y distribución de documentos en concordancia con los
lineamientos establecidos en la normatividad vigente y demás documentos
técnicos desarrollados por el Ministerio de las Tecnologías y las Comunicaciones,
en el marco de los lineamientos y estándares aplicables a la Transformación
Digital Pública.
Parágrafo 2. La Ventanilla Única deberá contar con personal suficiente y
debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan de manera
oportuna y ágil la recepción, radicación y distribución, así como controlar el
trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de
mensajería interna y externa y sistemas de información, que faciliten la atención
de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la
observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
Parágrafo 3. La Ventanilla Única debe habilitar los canales básicos de recepción
de documentos físicos o electrónicos, en cualquier soporte, medio o formato,
entre los cuales se encuentran: presencial, correo electrónico, página web,
formularios electrónicos, sedes electrónicas o sistemas de información, dejando
constancia del número de radicado, la fecha y hora de recepción y envío, con el
propósito de oficializar el trámite, cumplir con los términos de respuesta que
establezca la normatividad vigente y hacer seguimiento a todas las actuaciones
recibidas. Sí al momento de la recepción de documentos, la Entidad receptora
cambia el formato o el soporte, deberá dar aplicación a lo dispuesto en el
Capítulo 3 “reproducción de documentos por otros medios técnicos”, del Título 6
del presente Acuerdo.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Artículo 4.2.3. Procedimientos para la radicación de comunicaciones
oficiales. Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales
velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no
se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos,
enmendados, corregidos o tachados. Al momento de la radicación se debe dejar
constancia de la fecha, hora de recibo o envío y el número único del radicado de
entrada o de salida. La numeración será asignada en estricto orden consecutivo,
se iniciará el primero (1) de enero de cada año a partir del radicado número uno
(1), utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados. El sistema debe
permitir generar reportes del registro de las comunicaciones oficiales que
contenga el nombre de la persona o entidad remitente, nombre o código de la
dependencia competente, número de radicado de entrada y de salida, nombre
de la persona responsable del trámite, anexos y tiempos de respuesta.
Parágrafo 1. Si la entidad cuenta con un Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo – SGDEA, el módulo de radicación deberá centralizar la
administración del servicio de la Ventanilla Única para que desde cualquier sede
o medio de atención se recepcionen las comunicaciones oficiales o peticiones, y
en concordancia con la normatividad y lineamientos vigentes para el registro de
documentos electrónicos.
Parágrafo 2. Si la entidad cuenta con regionales, sucursales o sedes,
determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la
recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada regional, sucursal o sede,
habrá oficina o Ventanilla Única para la radicación.
Parágrafo 3. Cuando el usuario realice peticiones de manera presencial o a
través de canales electrónicos o de manera verbal, el sujeto obligado deberá
asignarle un número de radicado a su derecho de petición conforme a los
procedimientos establecidos por la entidad en concordancia con las normas y
políticas vigentes para la atención y servicio al ciudadano.
Parágrafo 4. Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números,
se debe dejar constancia en un acta o documento equivalente, con la respectiva
justificación y firma del jefe de la unidad o área responsable de la función de
archivo o gestión documental en la entidad.
Artículo 4.2.4. Comunicaciones internas. Para las comunicaciones internas
de carácter oficial, se deben establecer controles manuales o automatizados que
permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos
de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la
consulta oportuna, dejando documentado el procedimiento.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Artículo 4.2.5. Control de comunicaciones oficiales. Para el control y
distribución de las comunicaciones oficiales, los sujetos obligados deben
disponer de sistemas manuales o automatizados que a través de planillas o
formatos electrónicos permitan constatar la recepción de los documentos por los
canales habilitados, bien sean físicos o electrónicos, por parte de las personas
competentes de su gestión y trámite, y disponer de servicios de alerta para el
seguimiento a los tiempos de respuesta, de acuerdo con las disposiciones
vigentes sobre la materia.
Parágrafo. Todas las comunicaciones oficiales enviadas o recibidas, así como
las peticiones presentadas por ciudadanos, sin importar que se encuentren
registradas en sistemas manuales o automatizados, deben ser incluidas en el
expediente de la serie o subserie de acuerdo con lo establecido en la Tabla de
Retención Documental de la oficina o dependencia competente para resolver el
trámite.
Artículo 4.2.6. Comunicaciones oficiales recibidas. Las comunicaciones que
ingresen a la Entidad por cualquier canal o a través de los correos electrónicos
institucionales de los servidores públicos o contratistas, conforme a las series y
subseries registradas en las Tablas de Retención Documental, deben ser
remitidas a la Ventanilla Única o sede electrónica para ser radicadas junto con
sus anexos, verificando que la comunicación cuente con los datos de contacto
para dar respuesta o notificación.
Parágrafo 1. Cuando se presenten fallas en el sistema de información para la
radicación de las comunicaciones oficiales, la entidad deberá activar estrategias
de continuidad o planes de contingencia para la radicación.
Parágrafo 2. Cuando se reciba un derecho de petición que no esté firmado ni
presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se
considerará anónimo, deberá ser radicado y atendido conforme la ley 1755 de
2015 o la norma que la modifique, complemente, sustituya o derogue.
Artículo 4.2.7. Comunicaciones oficiales enviadas. Las comunicaciones
oficiales enviadas por parte de los sujetos obligados deben contener un número
consecutivo único de radicado de salida, dejando constancia de la fecha y hora
de envío. Esto se realizará de manera controlada por la Ventanilla Única o con el
uso de la herramienta tecnológica, para efectos de control de las comunicaciones
oficiales enviadas, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los
términos de vencimiento establecidos por la Ley.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Parágrafo 1. El número de copias de las comunicaciones enviadas obedece a
los lineamientos y políticas establecidos por la entidad, con base en las
necesidades y bajo los principios de economía, eficiencia y eficacia.
Parágrafo 2. Las comunicaciones oficiales enviadas que no puedan ser
entregadas a su destinatario, deben ser direccionadas de forma inmediata al
área competente para que verifique lo correspondiente y se reinicie el trámite,
con el fin de garantizar la entrega efectiva de las comunicaciones.
Artículo 4.2.8. Horarios de Atención al Público. Las Ventanillas Únicas
presentarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso
para los ciudadanos. Para las sedes electrónicas, se debe garantizar la atención
conforme a las disposiciones normativas que regulan sobre la materia.
Artículo 4.2.9. Numeración de actos administrativos. Los sujetos obligados
deben efectuar la numeración de los actos administrativos de forma consecutiva.
A partir del primero (1) de enero de cada año, se iniciará la numeración de los
actos administrativos iniciando desde el número uno (1), utilizando sistemas
manuales, mecánicos o automatizados.
Parágrafo. La oficina responsable de numerar los actos administrativos debe
hacer la descripción en la hoja de control, llevar los controles para generar los
reportes necesarios, atender las consultas y garantizar que no se reserven,
tachen o enmienden números y se cumplan todas las disposiciones establecidas
para el efecto.
Artículo 4.2.10. Archivo de documentos de notificación de envío de los
actos administrativos. Para garantizar la actuación de notificación de los actos
administrativos que refieren los códigos procesales, bien sea a través de medios
electrónicos o servicios postales y atendiendo las disposiciones normativas
sobre la materia, los sujetos obligados deben establecer los procedimientos y
controles sobre los sistemas de confirmación, o sobre los documentos que dan
cuenta de la notificación, así como garantizar su archivo o vinculación con el
expediente de la serie o subserie documental conforme al trámite.
CAPÍTULO 3
Principios y criterios para el proceso de organización documental
SECCIÓN 1
Organización de archivos: clasificación, ordenación y descripción
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Artículo 4.3.1.1. Procesos de la organización documental. Las oficinas de
gestión documental o quien haga sus veces, deben establecer en el Programa
de Gestión Documental – PGD, los criterios para la organización de los
documentos de archivo y de los archivos a partir de los procesos técnicos de
clasificación, ordenación y descripción, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivística.
Artículo 4.3.1.2. Respeto del principio de procedencia. En el marco del
proceso de organización documental, los sujetos obligados deben respetar el
principio de procedencia para determinar, a partir de su estructura orgánicofuncional, las unidades administrativas u oficinas que producen los documentos
en desarrollo de las funciones.
Artículo 4.3.1.3. Respeto del principio de orden original. En el marco del
proceso de organización documental, los sujetos obligados deben respetar el
principio de orden original, para establecer la secuencia y orden en el que son
gestionados y tramitados, hasta su resolución definitiva, para garantizar la
integridad y conformación de las unidades documentales.
Artículo 4.3.1.4. Clasificación documental. Los sujetos obligados deben
desarrollar actividades de clasificación documental, conforme a la estructura
orgánico-funcional. Las agrupaciones documentales deben ser codificadas
representando la jerarquía en la cual se subdivide el fondo, es decir, subfondos
(de ser el caso), secciones, subsecciones, series y subseries documentales,
conforme al Cuadro de Clasificación Documental.
Parágrafo. Para el diligenciamiento del Cuadro de Clasificación Documental (Ver
anexo 5 “Instructivo y Formato del Cuadro de Clasificación Documental - CCD”).
Artículo 4.3.1.5. Ordenación documental. Los sujetos obligados deben
desarrollar actividades para la ordenación documental, a partir de las series y
subseries documentales registradas en el Cuadro de Clasificación Documental y
debe establecer la secuencia de los tipos documentales al interior de los
expedientes, para garantizar la adecuada disposición y control de los
documentos.
Parágrafo. En el Programa de Gestión Documental – Proceso de Organización,
se debe definir el sistema de ordenación a utilizar para las series documentales,
teniendo en cuenta las características propias de cada una de ellas.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Artículo 4.3.1.6. Descripción documental. Los sujetos obligados deben
elaborar instrumentos de descripción, conforme a las normas técnicas de
descripción y definir los metadatos para garantizar la búsqueda, recuperación
acceso y control de los documentos.
Parágrafo 1. Para facilitar el acceso y consulta de los documentos de archivo,
las oficinas productoras desde la fase de gestión de los documentos deben
elaborar Inventarios Documentales, Hojas de Control o Índice electrónico, de tal
forma que se asegure la integridad de las unidades documentales, durante todo
el ciclo vital del documento.
Parágrafo 2. Los sujetos obligados adoptarán el Formato Único de Inventario
Documental (FUID) junto con su instructivo de diligenciamiento. (Ver anexo 3
“Formato Único de Inventario Documental – FUID”).
Parágrafo 3. Los metadatos para la descripción documental de las unidades de
conservación o de almacenamiento deben estar en articulación con las series y
subseries documentales registradas en los Cuadros de Clasificación Documental
y Tablas de Retención Documental – TRD.
Artículo 4.3.1.7. Obligatoriedad de la conformación de las unidades
documentales en sus diferentes soportes físicos o formatos
electrónicos. Los sujetos obligados deben crear y conformar unidades
documentales simples, o unidades documentales complejas o expedientes, con
la totalidad de los documentos de archivo agrupados en desarrollo de un mismo
trámite, actuación o procedimiento; independientemente del tipo de
información, soporte físico o formato electrónico; las unidades documentales
deben agruparse conformando series o subseries documentales.
Artículo 4.3.1.8. Criterios para la organización de las unidades
documentales en sus diferentes soportes físicos o formatos
electrónicos: Las oficinas productoras son responsables de garantizar la
conformación de las unidades documentales, conforme a los lineamientos que
se establezcan en el Programa de Gestión Documental y atendiendo los
siguientes criterios:
1. La clasificación de las unidades documentales debe basarse en el
Cuadro de Clasificación Documental – CCD.
2. Los tipos documentales se ordenarán de tal forma que se pueda
evidenciar el desarrollo del trámite (principio de orden original).
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
3. En el caso de unidades documentales simples que presenten una
secuencia numérica o cronológica en su producción, se ordenarán
siguiendo dicha secuencia.
4. Los documentos deben estar debidamente foliados con el fin de
facilitar su ordenación, consulta y control. Para los documentos
electrónicos, el equivalente funcional de la foliación será su asociación
a un índice electrónico.
5. La hoja de control se diligencia para las unidades documentales
complejas. En esta se debe consignar la información por cada tipo
documental y debe ser ubicada al inicio de cada unidad de
conservación. Para los expedientes electrónicos, el índice electrónico
será el equivalente funcional de la hoja de control. La hoja de control
no se debe foliar. La hoja de control o índice electrónico debe ser
firmada al cierre del expediente. Para las unidades documentales
simples, se debe establecer desde el Programa de Gestión Documental
los controles para la descripción de los tipos documentales.
6. Las unidades de conservación se deben identificar, marcar o rotular
de tal forma que permitan la ubicación y recuperación de la
información. Dicha identificación general será: fondo, sección,
subsección, código, nombre de la serie y subserie, nombre del
expediente, número del expediente, número de folios, fechas
extremas, número de caja y número de carpeta.
7. Los expedientes electrónicos deben estar organizados manteniendo la
estructura lógica: fondo, sección, subsección, serie, subserie; se
deben establecer los metadatos tanto del documento como del
expediente para su recuperación y consulta.
8. En la organización de los archivos públicos se debe velar porque las
unidades de almacenamiento y sistemas de almacenamiento
garanticen la autenticidad, integridad, accesibilidad y disponibilidad de
los documentos.
Parágrafo. El sujeto obligado organizará los documentos de archivo conforme
al Cuadro de Clasificación Documental — CCD, aprobado por el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces. Una vez
convalidadas las Tablas de Retención Documental, deberá realizar los ajustes a
los procesos técnicos de organización documental, a fin de que estos coincidan
con el instrumento archivístico convalidado.
Artículo 4.3.1.9. Cierre de las unidades documentales. El cierre de las
unidades documentales se debe llevar a cabo una vez finalizado el trámite
administrativo que le dio origen. Una vez cerrada la unidad documental se
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
empezarán a contar los tiempos de retención teniendo en cuenta lo estipulado
en las Tablas de Retención Documental – TRD.
SECCIÓN 2
Expediente electrónico
Artículo 4.3.2.1. Conformación de expedientes electrónicos de archivo.
Los sujetos obligados deben conformar los expedientes electrónicos de acuerdo
con el Cuadro de Clasificación Documental – CCD y las Tablas de Retención
Documental – TRD e incorporarlos al Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo – SGDEA, desde el inicio de un trámite, actuación o
procedimiento hasta su finalización o disposición final.
Parágrafo 1. Durante la conformación y gestión de los expedientes, conforme
al ciclo vital de documento, deberá garantizarse el almacenamiento en
repositorios digitales de confianza con criterios de seguridad de la información.
Parágrafo 2. Los expedientes electrónicos de archivo se conformarán con la
totalidad de los documentos de archivo generados en desarrollo de un mismo
trámite, actuación o procedimiento, independientemente del tipo de información
y formato, respetando el principio de orden original y deben agruparse conforme
a las series y subseries documentales.
Parágrafo 3. Para la implementación del Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo – SGDEA, las entidades deben previamente elaborar el
Modelo de Requisitos de Documentos Electrónicos de Archivo, atendiendo los
lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado.
Artículo 4.3.2.2. Elementos del expediente electrónico de archivo. El
expediente electrónico tendrá mínimo los siguientes elementos:
1.
2.
3.
4.
Documentos electrónicos de archivo.
Índice electrónico.
Firma del índice electrónico.
Metadatos de contenido, estructura, contexto y los demás que se
definan por la entidad para los documentos y expedientes electrónicos
creados, garantizando que se conserven y se actualicen durante el
ciclo de vida de los documentos. Los metadatos describen los
documentos y los expedientes electrónicos.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Parágrafo. Los estándares técnicos de documentos electrónicos, expediente
electrónico, índice electrónico y metadatos serán establecidos por el Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado en articulación con el Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, a partir de los estándares
internacionales. Por su parte, los estándares de gestión documental de los
documentos electrónicos serán los que señale el Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado.
Artículo 4.3.2.3. Índice electrónico. Las entidades públicas deben
implementar mecanismos tecnológicos que permitan llevar un índice electrónico
de sus expedientes electrónicos, el cual deberá:
1. Permitir la identificación de la totalidad de los documentos electrónicos
de archivo que conforman un expediente.
2. Asegurar la secuencia de los documentos electrónicos de archivo
dentro del expediente electrónico, garantizando el orden original
definido para cada serie documental.
3. Garantizar la integridad del expediente electrónico durante todo su
ciclo de vida.
4. Actualizarse automáticamente cada vez que se incorpore un
documento electrónico de archivo al expediente electrónico para
asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad y
disponibilidad del expediente electrónico.
5. Permitir la recuperación de los documentos electrónicos de archivo
que conforman el expediente electrónico y sus metadatos.
Artículo 4.3.2.4. Cierre del expediente electrónico. Cuando finalice la
actuación o procedimiento administrativo, el funcionario autorizado por
procedimiento deberá cerrar el expediente y firmar el índice electrónico.
Parágrafo 1. Se deben utilizar mecanismos electrónicos seguros e
interoperables para garantizar la autenticidad, integridad, inalterabilidad,
fiabilidad y disponibilidad durante el ciclo vital de los expedientes electrónicos
de archivo, de manera que no puedan ser modificados, eliminados o
reemplazados conforme a los lineamientos tecnológicos establecidos por el
Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y los
lineamientos archivísticos establecidos por el Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado.
Parágrafo 2. Cuando los documentos del expediente se archiven, se debe
generar o convertir en un formato que permita asegurar la autenticidad,
integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y preservación a mediano y
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
largo plazo, conforme a los criterios de valoración de la serie o subserie
documental registrados en las Tablas de Retención Documental, en articulación
con el Plan de Preservación Digital a largo plazo.
Artículo 4.3.2.5. Eliminación de documentos y expedientes electrónicos.
Los documentos y expedientes electrónicos de archivo que hayan cumplido sus
tiempos de retención documental y que no sean objeto de conservación
permanente, deben eliminarse mediante procedimientos de borrado seguro, de
conformidad con las Tablas de Retención Documental, para lo cual se dará
cumplimiento a los lineamientos que sobre esta materia haya establecido el
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Parágrafo. Los procesos de digitalización en ningún caso podrán aumentar o
disminuir el tiempo de retención documental establecido en las Tablas de
Retención Documental, así como tampoco podrán eliminarse documentos
originales con el argumento de que han sido digitalizados.
Artículo 4.3.2.6. Preservación a largo plazo del expediente electrónico.
La preservación a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo en
cualquier etapa del ciclo vital, manteniendo sus características de autenticidad,
integridad, inalterabilidad, fiabilidad y disponibilidad, para lo cual los sujetos
obligados deben elaborar el Plan de Preservación Digital a largo plazo,
atendiendo lo dispuesto en el Título 6 “Conservación y preservación” del
presente Acuerdo.
SECCIÓN 3
Expediente híbrido
Artículo 4.3.3.1. Conformación de expedientes híbridos. Cuando se
conformen de manera simultánea expedientes por documentos en soportes
físicos y formatos electrónicos, a pesar de estar separados por ser conservados
en sus formatos nativos (soportes originales), se debe garantizar que forman
una sola unidad documental en razón al trámite o actuación y mantener el
vínculo archivístico apoyado por el uso de herramientas tecnológicas.
Parágrafo 1. Los sujetos obligados deben implementar estrategias que les
permitan asegurar la completitud del expediente, cuya ordenación debe respetar
el principio de orden original; así mismo, el expediente deberá cumplir los
tiempos de retención y disposición final establecidos en la Tabla de Retención
Documental.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Parágrafo 2. En la hoja de control y en el índice electrónico, debe existir una
referencia cruzada que relacione y describa los documentos de naturaleza
diferente (físico y electrónico) que conforman el expediente híbrido con el fin de
garantizar su integridad y vínculo archivístico.
CAPÍTULO 4
Transferencias documentales
Artículo 4.4.1. Proceso de transferencia documental. Las oficinas de
gestión documental, o quien haga sus veces, deben establecer en el Programa
de Gestión Documental – PGD, el Plan de Transferencias Documentales
(primarias y secundarias) con los criterios para la entrega y recepción de los
archivos, garantizando que las Unidades Documentales objeto de transferencia
cumplan con los principios y procesos archivísticos de la organización
documental, en concordancia con las Tablas de Retención Documental – TRD o
las Tablas de Valoración Documental – TVD.
Parágrafo. Los procedimientos establecidos para las transferencias de
expedientes electrónicos deben contemplar las técnicas que aseguren la
integridad, autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad, disponibilidad y preservación
a largo plazo, así como los metadatos que facilitarán la posterior consulta de las
series y subseries objeto de transferencia documental.
Artículo 4.4.2. Responsabilidad en la recepción de las transferencias
documentales. Los sujetos obligados deben conformar un archivo central
institucional, responsable de recibir, custodiar, describir, controlar y prestar el
servicio de consulta de los documentos recibidos en transferencia primaria de
los distintos archivos de gestión de la entidad. Al momento de recibir la
transferencia documental se debe verificar la correcta aplicación de los
instrumentos archivísticos.
Parágrafo: Una vez recibida la transferencia documental no se deben incorporar
nuevos documentos a los expedientes.
Artículo 4.4.3. Plan de transferencias documentales primarias. Los
sujetos obligados deben elaborar anualmente un Plan de Transferencias
Documentales para la entrega de las series y subseries documentales desde el
archivo de gestión al archivo central, independiente de su soporte físico o
formato electrónico, de conformidad con los tiempos de retención establecidos
en las Tablas de Retención Documental —TRD.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Parágrafo 1. La transferencia documental primaria se debe realizar por series
y subseries documentales con fundamento en la Tabla de Retención Documental
– TRD vigente al momento del cierre del expediente y una vez cumplidos los
tiempos de retención en el archivo de gestión.
Parágrafo 2. Cuando se realice la transferencia documental, las unidades
documentales deben ir acompañadas de la respectiva hoja de control o índice
electrónico firmado.
Parágrafo 3. Las unidades de conservación o almacenamiento que se utilicen
para las transferencias documentales se identificarán así: fondo, sección (unidad
administrativa), subsección (oficina productora), código y nombre de la serie y
subserie, nombre del expediente, número de unidades de conservación
(carpetas, libros, tomos), número de caja y fechas extremas.
Parágrafo 4. La entrega de las series o subseries documentales desde los
archivos de gestión al archivo central debe estar soportada con los inventarios
documentales y se debe suscribir un acta de entrega firmada por las partes
intervinientes.
Parágrafo 5. Las actas de entrega deben contener como mínimo: nombre de la
oficina productora, nombres de las series y subseries transferidas, número de
unidades de conservación o almacenamiento; referenciar la Tabla de Retención
Documental – TRD utilizada para realizar la transferencia; ubicación del servidor,
repositorio o sistema de información en el cual se habrán de conservar y
preservar los documentos en formatos electrónicos; identificación de medios de
almacenamiento; explicar la estructura lógica bajo la cual se almacenaron los
expedientes y documentos electrónicos; indicar el tamaño (en megas o gigas
bytes) de los documentos electrónicos producto de la transferencia.
Artículo 4.4.4. Plan de transferencias documentales secundarias. Los
sujetos obligados deben elaborar el Plan de Transferencias Documentales para
efectuar las transferencias documentales secundarias para la entrega de las
series y subseries documentales, en soportes físicos o formatos electrónicos,
desde el archivo central de la entidad al Archivo Histórico: Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado, o a los Archivos Generales Territoriales, o a quien
haga sus veces, de conformidad con la disposición final (conservación total y
selección) establecida en las Tablas de Retención Documental —TRD o Tablas de
Valoración Documental — TVD.
Artículo 4.4.5. Instrumentos de descripción para las transferencias
documentales secundarias. Los sujetos obligados deben elaborar el
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
inventario documental, catálogos e índices, para la transferencia documental
secundaria, dado que facilitarán el acceso a la documentación una vez ha sido
valorada, seleccionada y organizada para su conservación permanente, en
concordancia con los Cuadros de Clasificación Documental, las Tablas de
Retención o Tablas de Valoración Documental, independientemente de los tipos
documentales en soportes físicos o formatos electrónicos y conforme a las
normas técnicas de descripción y los lineamientos establecidos por el Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
CAPÍTULO 5
Disposición final de los documentos
Artículo 4.5.1. Proceso de disposición final de los documentos. Los
sujetos obligados deben establecer en el Programa de Gestión Documental –
PGD, la metodología para aplicar los criterios de disposición final de las series o
subseries documentales (conservación total, selección o eliminación) de acuerdo
con la valoración registrada en las Tablas de Retención Documental – TRD o en
las Tablas de Valoración Documental – TVD, para la totalidad de las series y
subseries documentales, sin importar el soporte físico o formatos electrónicos
que las conformen.
Artículo 4.5.2. Conservación total. La conservación total de las series o
subseries documentales, debe ser establecida en las Tablas de Retención
Documental – TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD, campo disposición
final – Conservación total (CT), teniendo en cuenta los valores históricos,
socioculturales, científicos o estéticos de los documentos, como evidencia y
testimonio, entre otros, de las funciones, decisiones, hechos, acciones, modos
de vida, costumbres, tradiciones, ideologías, de las instituciones, comunidades,
pueblos, grupos sociales e individuos.
Artículo 4.5.3. Selección. La selección de las series o subseries documentales
debe ser establecida en las Tablas de Retención Documental – TRD o Tablas de
Valoración Documental — TVD, campo disposición final – Selección (S). Se aplica
a series y subseries de gran volumen o cuyo contenido informativo se repite o
se encuentra registrado en otras. La selección documental debe estar sustentada
en los tamaños de las muestras y en los métodos de selección.
Parágrafo. Las series y subseries documentales de conservación permanente
deben tener un tratamiento preferente frente a las diferentes técnicas de
conservación y preservación, para garantizar la permanencia de los documentos
a lo largo del tiempo, ya que constituyen el patrimonio documental.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Artículo 4.5.4. Eliminación. La eliminación de documentos de archivo en
soportes físicos o formatos electrónicos, debe ser establecida en las Tablas de
Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD, campo
disposición final – eliminación (E). La decisión de eliminación debe estar
ampliamente sustentada conforme al proceso de valoración documental. Dicha
eliminación debe ser aprobada por el Comité Institucional de Gestión y
Desempeño o quien haga sus veces.
Para adelantar procesos de eliminación, los sujetos obligados deben cumplir el
siguiente procedimiento:
1. Previo a adelantar el proceso de eliminación de documentos, los
sujetos obligados deben acreditar la inscripción de las Tablas de
Retención Documental - TRD o Tablas de Valoración Documental —
TVD en el Registro Único de Series Documentales – RUSD.
2. Como requisito para adelantar el proceso de eliminación, los sujetos
obligados deben publicar en su sitio web, por un periodo de sesenta
(60) días hábiles, el inventario de los documentos que han cumplido
su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser eliminados,
de forma que los ciudadanos puedan enviar sus observaciones sobre
este proceso a la entidad, a los Consejos Territoriales de Archivos o al
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
3. En caso de que el sujeto obligado reciba directamente las
observaciones por parte de los ciudadanos, a partir de su radicación,
contará con treinta (30) días hábiles para solicitar concepto técnico a
los Consejos Territoriales de Archivos o al Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado sobre la pertinencia de suspender el proceso
de eliminación, para lo cual deberá remitir copia de las observaciones
de los ciudadanos y la propuesta de eliminación documental.
4. Los Consejos Territoriales de Archivos o el Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado deben estudiar las observaciones de
los ciudadanos y emitir concepto técnico, para lo cual contarán con
sesenta (60) días hábiles contados a partir de su radicación. Tales
instancias, con fundamento en lo requerido por los ciudadanos, podrán
solicitar al sujeto obligado que suspenda el proceso de eliminación,
amplíe el plazo de retención de los documentos de archivo y, de ser el
caso, modifique su disposición final. Todo lo anterior se hará público
en el sitio web de la entidad.
5. De acuerdo con la solicitud del respectivo Consejo Territorial de
Archivos o el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, el
sujeto obligado debe suspender el proceso de eliminación y modificar
la disposición final registrada en las Tablas de Retención Documental
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
— TRD o las Tablas de Valoración Documental — TVD para las series,
subseries o asuntos que propuso eliminar.
6. La aprobación de la eliminación de documentos de archivo, en
soportes físicos o formatos electrónicos, deberá constar en un acta de
eliminación de documentos, la cual suscribirán el presidente y
secretario técnico del Comité Institucional de Gestión y Desempeño o
quien haga sus veces.
7. Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han
sido eliminados se conservarán permanentemente y la entidad deberá
mantenerlos publicados en su sitio web para consulta.
8. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado será la última
instancia para decidir sobre las solicitudes de suspensión de los
procesos de eliminación de acuerdo con la naturaleza de los
documentos y su valor legal, cultural, histórico o científico, cuando a
su juicio se pueda afectar el patrimonio documental del país.
9. La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y
subseries documentales. Por ningún motivo se pueden eliminar tipos
documentales de una serie o expediente, excepto que se trate de
copias idénticas.
10. En el acta de eliminación se debe especificar el método empleado para
la eliminación de los expedientes físicos o electrónicos, en articulación
entre las Tablas de Retención Documental – TRD o Tablas de
Valoración Documental - TVD y el Programa de Gestión Documental,
proceso de disposición final.
Parágrafo 1. En las actas de eliminación de documentos de archivo, tanto
físicos como electrónicos, deben constar los nombres de las series y subseries
documentales que fueron objeto de eliminación, las fechas extremas de los
documentos y el volumen de las unidades documentales (simples o compuestas)
eliminadas. De igual forma, los datos del acta de aprobación y acto
administrativo de convalidación de las Tablas de Retención Documental — TRD
o Tablas de Valoración Documental — TVD en las que se estableció esa
disposición final.
Parágrafo 2. Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de
Retención Documental – TRD de las dependencias y, por lo tanto, pueden ser
eliminados cuando pierdan su utilidad, dejando constancia en Acta suscrita o
documento equivalente y conforme a los procedimientos aprobados por el
Sistema Integrado de Gestión – SIG, de la entidad.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
TÍTULO 5
VALORACIÓN DOCUMENTAL
Artículo 5.1. Objetivo. Establecer los lineamientos que deben implementar los
sujetos obligados en el marco del Programa de Gestión Documental, para la
valoración de los documentos de archivo que se producen, ingresan o gestionan,
en diferentes soportes físicos o formatos electrónicos.
Artículo 5.2. Criterios para la valoración documental. Los criterios de
valoración documental se deben definir a partir del estudio y análisis del
contexto, de las funciones y de los procedimientos, de la entidad. Los sujetos
obligados deben elaborar Tablas de Retención Documental – TRD determinando,
desde la planificación de la producción de los documentos, los criterios de
valoración documental para definir los tiempos de retención documental y la
disposición final de las series y subseries documentales
Parágrafo 1. Los criterios para definir los tiempos de retención de las series y
subseries documentales se establecen a partir del estudio y análisis del valor
administrativo, legal, jurídico, contable o técnico de los documentos y deben
estar sustentados en normas jurídicas.
Parágrafo 2. Los criterios para definir la disposición final de las series o
subseries documentales se establecen a partir del estudio y análisis del valor
estético, histórico, científico o sociocultural de los documentos. Se deben tener
en cuenta los lineamientos establecidos en el Capítulo 5 “Disposición final de los
documentos” del presente Acuerdo.
CAPÍTULO 1
Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental
SECCIÓN 1
Elaboración y aprobación de las Tablas de Retención Documental - TRD
y Tablas de Valoración Documental – TVD
Artículo 5.1.1.1. Requisitos. Las Tablas de Retención Documental — TRD o
Tablas de Valoración Documental – TVD deben elaborarse, con fundamento en
los siguientes requisitos técnicos generales:
1. Las Tablas de Retención Documental – TRD se elaboran para valorar
los documentos de archivo que debe producir la entidad, en desarrollo
de las funciones asignadas a cada unidad administrativa u oficina
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
2.
3.
4.
5.
6.
7.
productora que la conforma, bien sea en soportes físicos o formatos
electrónicos.
Las Tablas de Valoración Documental – TVD se elaboran para
documentos ya producidos, que han pasado a su segunda o tercera
etapa del ciclo vital, es decir, a documentación semiactiva de uso
administrativo y legal ocasional o inactiva que ha dejado de emplearse
con fines legales o administrativos. Las Tablas de Valoración
Documental — TVD se elaboran para los documentos producidos en
los periodos de la historia de la entidad que no cuentan con Tablas de
Retención Documental — TRD.
Las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración
Documental – TVD deben seguir la estructura orgánico-funcional de la
entidad, es decir, deben estar en relación con las unidades
administrativas productoras o dependencias creadas y las funciones
atribuidas, mediante acto administrativo o documento equivalente,
proferido por la autoridad o instancia competente.
Las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración
Documental – TVD deben respetar el principio archivístico de
procedencia y contemplar el ciclo vital de los documentos.
Las Tablas de Retención Documental – TRD deben partir del Cuadro
de Clasificación Documental — CCD, que represente, de forma
unificada y debidamente codificadas y jerarquizadas, las agrupaciones
documentales en las cuales se subdivide el fondo.
Las Tablas de Retención Documental – TRD deben reflejar la totalidad
de la producción documental de la entidad a través de la identificación
de las series, subseries o asuntos (en el caso de Tablas de Valoración
Documental — TVD) que surgen como resultado de las funciones
propias que tiene asignadas la entidad.
Las Tablas de Retención Documental - TRD deben registrar los tiempos
de retención y la disposición final de la totalidad de las series,
subseries o asuntos (en el caso de Tablas de Valoración Documental
— TVD) identificados, como resultado del proceso de valoración
documental. Los tiempos de retención y disposición final registrados
deben definirse y aplicarse a series, subseries y asuntos (en el caso
de Tablas de Valoración Documental — TVD) y no a tipologías
documentales.
Parágrafo. Las figuras de personero, curador urbano, notario, liquidador, entre
otras, que cumplen funciones públicas y que por su naturaleza carecen de una
estructura organizacional definida, deben elaborar sus Tablas de Retención
Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD a partir de las
funciones asignadas por ley de acuerdo a su naturaleza jurídica.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Artículo 5.1.1.2. Procedimiento para la elaboración de las Tablas de
Retención Documental — TRD. Las Tablas de Retención Documental – TRD
deben elaborarse teniendo en cuenta la metodología establecida por el Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado. (Ver anexo 6 “Etapas, formato e
instructivo - Tablas de Retención Documental”)
Artículo 5.1.1.3. Banco Terminológico de Series y Subseries. Para la
elaboración de las Tablas de Retención Documental — TRD, se podrá tomar como
referencia las denominaciones, los tiempos de retención documental y la
disposición final para series y subseries, propuestos en el Banco Terminológico
del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Parágrafo. En los casos en que no se adopten las denominaciones, tiempos de
retención documental o disposición final para series y subseries, la entidad que
elabora las Tablas de Retención Documental — TRD deberá sustentar su decisión
a partir del proceso de valoración documental.
Artículo 5.1.1.4. Procedimiento para la elaboración de las Tablas de
Valoración Documental — TVD. Las Tablas de Valoración Documental – TVD
deben elaborarse teniendo en cuenta las etapas establecidas en el Capítulo 2
“Valoración de fondos documentales acumulados”, del presente título del
Acuerdo.
Artículo 5.1.1.5. Equipo para la elaboración de las Tablas de Retención
Documental — TRD o las Tablas de Valoración Documental. Las Tablas de
Retención Documental — TRD o las Tablas de Valoración Documental – TVD
deben ser elaboradas por la oficina de gestión documental o quien haga sus
veces en articulación con las áreas responsables de la producción documental
de la entidad. De requerirse, se conformará un equipo interdisciplinario, liderado
por el jefe de la oficina de gestión documental, que contemple: archivistas,
historiadores, abogados, administradores públicos, ingenieros industriales y de
sistemas, según la misión de la entidad, para garantizar los procesos de
valoración documental.
Parágrafo. Tener en cuenta los perfiles y competencias señaladas en el artículo
3.1.3 del presente Acuerdo.
Artículo 5.1.1.6. Firmas Responsables. Las Tablas de Retención Documental
– TRD o las Tablas de Valoración Documental – TVD deben ser firmadas por la
secretaría general u oficina administrativa de igual o superior jerarquía, jefes de
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
las oficinas productoras y por la persona responsable del área gestión
documental de la entidad.
Artículo 5.1.1.7. Aprobación. Las Tablas de Retención Documental – TRD o
Tablas de Valoración Documental – TVD deben ser aprobadas por el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, lo cual deberá
quedar consignado en el acta del respectivo comité.
Parágrafo 1. Las entidades que no están obligadas al cumplimiento del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, deben aprobar las Tablas de
Retención Documental o Tablas de Valoración Documental a través del Comité
Interno de Archivo.
Parágrafo 2. Los sujetos obligados cuya estructura administrativa no permita
la conformación del Comité Interno de Archivo aprobarán las Tablas de Retención
Documental o Tablas de Valoración Documental a través de acto administrativo,
motivado y proferido por el representante legal.
Artículo 5.1.1.8. Término para la elaboración de las Tablas de Retención
Documental – TRD. La elaboración de las Tablas de Retención Documental –
TRD y aprobación por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño o
quien haga sus veces, deberá realizarse dentro de los dos (2) años siguientes a
la expedición del acto administrativo o documento equivalente, por el cual se fija
la estructura y establecen las funciones de la Entidad.
SECCIÓN 2
Evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental y
Tablas de Valoración Documental
Artículo 5.1.2.1. Presentación de las Tablas de Retención Documental –
TRD o Tablas de Valoración Documental – TVD para evaluación técnica
y convalidación. La persona responsable de la secretaría general de la entidad,
o quien haga sus veces, presentará a la instancia competente las Tablas de
Retención Documental – TRD o Tablas de Valoración Documental – TVD, para su
evaluación técnica y convalidación, dentro de los treinta (30) días hábiles
siguientes a su aprobación por parte del Comité Institucional de Desempeño o
quien haga sus veces.
Parágrafo. Las instancias competentes para la evaluación técnica y
convalidación de las Tablas de Retención Documental – TRD o Tablas de
Valoración Documental – TVD son las siguientes:
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
1. El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado, para las entidades del orden nacional, las
Alcaldías Distritales y las Gobernaciones.
2. Los Consejos Territoriales de Archivos, para las entidades del orden
territorial (departamento, distrito y municipio) de su respectiva
jurisdicción.
Artículo 5.1.2.2. Requisitos para la evaluación técnica de las Tablas de
Retención Documental - TRD. Las instancias competentes deben verificar que
las Tablas de Retención Documental – TRD acrediten el cumplimiento de los
siguientes requisitos:
1. Memoria descriptiva.
2. Actos administrativos que establecen la estructura orgánica de la
Entidad y las funciones de las Unidades Administrativas u oficinas
productoras.
3. Procedimientos aprobados por el Sistema Integrado de Gestión - SIG.
4. Documentos de creación de Órganos Consultores de la entidad,
expedidos por los órganos de dirección o administración competentes,
el representante legal o quien haga sus veces.
5. Organigrama de la entidad, sustentado en los documentos que
establecen la estructura orgánica, expedido por los órganos de
dirección o administración competentes, el representante legal o quien
haga sus veces.
6. Cuadro de Clasificación Documental – CCD, que represente las
agrupaciones documentales en las cuales se subdivide el fondo.
7. Tablas de Retención Documental, por cada unas de las unidades
administrativas u oficinas productoras, según estructura orgánica de
la entidad.
8. Acta de aprobación de las Tablas de Retención Documental - TRD,
emitido por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien
haga sus veces, o documento equivalente expedido por el
representante legal.
Artículo 5.1.2.3. Requisitos para la evaluación Técnica de las Tablas de
Valoración Documental – TVD. Las instancias competentes deben verificar
que las Tablas de Valoración Documental – TVD acrediten el cumplimiento de los
siguientes requisitos:
1. Memoria descriptiva.
2. Historia Institucional.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
3. Documentos que contribuyeron a establecer o reconstruir las
estructuras orgánicas de cada periodo de la Historia Institucional de
la Entidad.
4. Documentos que contribuyeron a establecer las funciones de las
unidades administrativas que conformaron las estructuras orgánicas
de la Entidad.
5. Cuadros de Clasificación Documental – CCD por periodo orgánicofuncional que representen las agrupaciones documentales en las
cuales se subdivide el fondo, de forma unificada y debidamente
codificadas y jerarquizadas.
6. Inventarios documentales por cada periodo orgánico-funcional en el
Formato Único de Inventario Documental – FUID, aprobado por el
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
9. Tablas de Valoración Documental, por cada una de las unidades
administrativas u oficinas productoras que registre producción
documental en los inventarios, conforme a los periodos orgánicofuncionales.
7. Acta de aprobación de las Tablas de Valoración Documental - TVD,
emitido por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien
haga sus veces, o documento equivalente expedido por el
representante legal.
Artículo 5.1.2.4. Término para la evaluación técnica. Las instancias
competentes tendrán un plazo máximo de hasta sesenta (60) días hábiles, para
evaluar y emitir Informe Técnico de Evaluación, sobre las Tablas de Retención
Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental TVD que le sean
presentadas para convalidación. Este término inicia desde el día siguiente a la
radicación de la solicitud de convalidación de tales instrumentos archivísticos.
Parágrafo 1. Los sujetos obligados no podrán implementar las Tablas de
Retención Documental TRD y las Tablas de Valoración Documental — TVD a las
cuales, una vez surtido el término de sesenta (60) días, no se les haya emitido
Informe Técnico de Evaluación.
Parágrafo 2. Si pasado el término establecido, el sujeto obligado no ha recibido
el informe técnico de evaluación del instrumento archivístico, deberá informar
de manera inmediata a la Subdirección de Inspección, Vigilancia y Control del
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, a través de oficio y con los
soportes que evidencien la solicitud de evaluación.
Artículo 5.1.2.5. Evaluación técnica y solicitud de ajustes. El proceso de
evaluación y convalidación se efectuará cumpliendo los requisitos técnicos
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
establecidos en la “Guía Metodológica para la evaluación de las Tablas de
Retención Documental o Tablas de Valoración Documental” expedida por el
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. No obstante, las instancias
competentes podrán solicitar documentación o requisitos técnicos adicionales,
siempre y cuando contribuyan a aclarar aspectos técnico-archivísticos para el
proceso de evaluación.
Parágrafo 1. Cuando la instancia competente, verifique que el sujeto obligado
no acredita el cumplimiento de los requisitos, devolverá la solicitud para que en
un tiempo de 10 días hábiles se aporten los documentos faltantes, so pena de
rechazo de la solicitud.
Parágrafo 2. A partir del día siguiente a la radicación del informe técnico de
evaluación, el sujeto obligado contará con un plazo máximo de hasta treinta (30)
días hábiles, para realizar los ajustes ordenados al instrumento archivístico,
radicarlo nuevamente ante la instancia competente para reanudar el proceso de
evaluación técnica y convalidación, los cuales podrán ser prorrogables hasta por
otros treinta (30) días hábiles, del plazo inicialmente indicado, siempre que lo
solicite por escrito, antes del vencimiento del plazo otorgado y se motive con
argumentos técnicos, jurídicos y administrativos.
Parágrafo 3. Si el sujeto obligado no efectúa los ajustes solicitados a las Tablas
de Retención Documental – TRD o Tablas de Valoración Documental – TVD,
dentro del término establecido anteriormente, el secretario técnico del Comité
Evaluador de Documentos o del Consejo Territorial de Archivos deberá dar
traslado inmediato a la Subdirección de Inspección, Vigilancia y Control del
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado a través de oficio y con los
respectivos soportes.
Artículo 5.1.2.6. Organización de los documentos durante el proceso de
evaluación. A partir de la aprobación de las Tablas de Retención Documental –
TRD por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, o quien haga
sus veces, el sujeto obligado podrá organizar los documentos de archivo que
produce en razón del cumplimiento de sus funciones conforme al Cuadro de
Clasificación Documental — CCD siguiendo el principio de procedencia, y ordenar
los documentos al interior de los expedientes siguiendo el principio de orden
original y los procedimientos que tenga adoptados.
Parágrafo. Una vez convalidadas las Tablas de Retención Documental — TRD,
el sujeto obligado deberá realizar los ajustes a los procesos de organización
documental, a fin de que estos coincidan con el instrumento archivístico
convalidado.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Artículo 5.1.2.7. Convalidación. Surtido el proceso de evaluación, la instancia
competente determinará, con base en el informe técnico de evaluación, si las
Tablas de Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental —
TVD cumplen los requisitos técnicos exigidos para su convalidación. El Comité
Evaluador de Documentos o Consejo Territorial de Archivos dejará constancia de
la decisión en la respectiva acta, adoptada por el mínimo quorum establecido
para tal efecto y conforme al Decreto 1080 de 2015, “Decreto Único del Sector
Cultura”, o por las normas que lo modifiquen, deroguen o sustituyan.
SECCIÓN 3
Inscripción en el Registro Único de Series Documentales – RUSD y
publicación de las Tablas de Retención Documental - TRD y Tablas de
Valoración Documental – TVD
Artículo 5.1.3.1. Inscripción en el Registro Único de Series
Documentales — RUSD. Los Consejos Territoriales de Archivos, dentro de los
quince (15) días hábiles siguientes a la suscripción del acta por medio del cual
se toma la decisión de la convalidación, deben solicitar ante el Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado, la inscripción de las Tablas de Retención
Documental – TRD o de las Tablas de Valoración Documental – TVD, en el
Registro Único de Series Documentales – RUSD, de conformidad con el
procedimiento establecido, para la emisión del respectivo Certificado de
Inscripción.
Parágrafo 1. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado realizará
el proceso de inscripción en el Registro Único de Series Documentales — RUSD
de las Tablas de Retención Documental — TRD y Tablas de Valoración
Documental — TVD que convalide el Comité Evaluador de Documentos.
Parágrafo 2. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado se
abstendrá de efectuar la inscripción en el Registro Único de Series Documentales
de las Tablas de Retención Documental TRD o de las Tablas de Valoración
Documental TVD, que no cumplan con los criterios de valoración documental, las
cuales serán devueltas al Consejo Territorial de Archivos, mediante oficio, a fin
de que este inicie las acciones a que haya lugar para el cumplimiento de la
normatividad archivística.
Parágrafo 3. Conforme al parágrafo anterior y como consecuencia de la
devolución de la solicitud de inscripción en el Registro Único de Series
Documentales – RUSD, el Consejo Territorial de Archivos informará al Archivo
General de la Nación en un término no mayor a 15 días las acciones que iniciará
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(29 de febrero)
“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
para el cumplimiento de la normatividad archivística, y posteriormente efectuar
una nueva solicitud de inscripción.
Artículo 5.1.3.2. Publicación. Los sujetos obligados deben publicar en la
sección de transparencia y acceso a la información pública del sitio web de la
entidad respectiva, el Cuadro de Clasificación Documental, las Tablas de
Retención Documental – TRD, y las Tablas de Valoración Documental – TVD,
conforme a las disposiciones normativas del esquema de publicación de
información.
SECCIÓN 4
Actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD
Artículo 5.1.4.1. Actualización. Las Tablas de Retención Documental deben
actualizarse en los siguientes casos:
1.
2.
3.
4.
Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad.
Cuando se creen o supriman grupos internos de trabajo.
Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad.
Cuando se redistribuyan funciones entre las unidades administrativas
de la entidad.
5. Cuando la entidad sea sometida a procesos de fusión o escisión.
6. Cuando se expidan normas que impacten la producción documental
de la entidad.
7. Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos.
8. Cuando se generen nuevas series y subseries documentales.
9. Cuando se generen nuevos tipos documentales.
10. Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración y, por lo tanto,
se modifiquen los tiempos de retención documental y disposición final
de las series y subseries documentales; o por la identificación de
series y subseries documentales relativas a los Derechos Humanos –
DDHH y al Derecho Internacional Humanitario – DIH que no habían
sido identificadas anteriormente como tales.
Parágrafo. Los sujetos obligados deben llevar un registro documentado con los
cambios que se hayan realizado, de tal forma que permita mantener el control
y la trazabilidad de las Tablas de Retención Documental – TRD.
Artículo 5.1.4.2. Término para la actualización de las Tablas de
Retención Documental – TRD. La actualización y aprobación de las Tablas de
Retención Documental – TRD por parte del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño o quien haga sus veces, deberá efectuarse dentro de los seis (6)
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
meses siguientes al momento en el cual se configura la causal que da lugar a la
actualización.
Artículo 5.1.4.3. Aprobación de la actualización de las Tablas de
Retención Documental TRD. Todas las actualizaciones de las Tablas de
Retención Documental – TRD deben ser estudiadas y aprobadas por el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento
deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité.
Artículo 5.1.4.4. Evaluación y convalidación de la actualización de las
Tablas de Retención Documental – TRD. La evaluación y convalidación de la
actualización de las Tablas de Retención Documental — TRD se efectuará por
parte de la instancia competente, cuando haya sido motivada únicamente por
las siguientes situaciones:
1.
2.
3.
4.
5.
Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad.
Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad.
Cuando la entidad sea sometida a procesos de fusión o escisión.
Cuando se generen nuevas series y subseries documentales.
Cuando ocurran cambios en los criterios de valoración.
Parágrafo 1. La evaluación y convalidación se adelantará de conformidad con
los lineamientos establecidos en la Sección 2 “Evaluación y convalidación de
Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental” del
presente capítulo del Acuerdo.
Parágrafo 2. Las actualizaciones de las Tablas de Retención Documental — TRD,
que no requieren evaluación y convalidación, deben ser remitidas por el sujeto
obligado ante el Consejo Territorial de Archivos o el Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado, según sea el caso, dentro de los treinta (30) días hábiles
siguientes a su aprobación por parte del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño o quien haga sus veces, para que la instancia competente valide que
no se hayan modificado los criterios de valoración que permitieron la inscripción
en el Registro Único de Series Documentales – RUSD. Resultado de la validación,
la instancia competente emite concepto ratificando la permanencia de la entidad
en el Registro.
Parágrafo 3. Como consecuencia de lo establecido en el parágrafo anterior, el
Consejo Territorial de Archivos presentará al Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado dentro del informe de gestión semestral, la información de las
entidades que actualizaron las Tablas de Retención Documental que no
requirieron evaluación y convalidación.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Artículo 5.1.4.5. Disposición final de los expedientes de Tablas de
Retención Documental TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD.
Los sujetos obligados deben conservar de manera permanente todos los
documentos referentes a la elaboración de las Tablas de Retención Documental
— TRD y las Tablas de Valoración Documental — TVD, así como los referentes a
su actualización, aprobación, evaluación, convalidación e inscripción en el
Registro Único de Series Documentales — RUSD efectuado ante la instancia
competente.
SECCIÓN 5
Implementación de las Tablas de Retención Documental – TRD y
Tablas de Valoración Documental – TVD
Artículo 5.1.5.1. Implementación. Una vez emitido el Certificado de
Inscripción en el Registro Único de Series Documentales – RUSD, los sujetos
obligados efectuarán las transferencias documentales y la disposición final de las
unidades documentales cerradas, conforme a los tiempos de retención
establecidos en las Tablas de Retención Documental – TRD o Tablas de Valoración
Documental – TVD.
Parágrafo 1. Convalidadas las Tablas de Retención Documental la
implementación aplica desde el momento en el cual se configuró alguna de las
causales que dio lugar a la elaboración o actualización (Artículo 5.1.4.1.
Actualización).
Parágrafo 2. La implementación de las Tablas de Retención Documental – TRD
y Tablas de Valoración Documental – TVD se debe realizar conforme a los
lineamientos establecidos en el Título 4 “Gestión Documental – Capítulo
Transferencias Documentales y Capítulo 5 Disposición final de documentos” del
presente Acuerdo.
Parágrafo 3. Los sujetos obligados al cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley
General de Archivos, a quienes les fueron aprobadas o convalidadas las Tablas
de Retención Documental – TRD, por la instancia competente, y que
corresponden a estructuras orgánicas no vigentes, deben implementarlas de
manera inmediata y no deben elaborar Tablas de Valoración Documental – TVD
para el mismo periodo orgánico-funcional que ya cuenta con instrumentos
archivísticos.
Parágrafo 4. Como consecuencia de lo establecido en el parágrafo anterior,
cuando el sujeto obligado detecte que las Tablas de Retención Documental – TRD
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
o las Tablas de Valoración Documental – TVD no cumplen con criterios técnicos
para su implementación, se abstendrá de implementarlas y procederá, de forma
inmediata, a la actualización para las Tablas de Retención Documental – TRD o
ajustes para las Tablas de Valoración Documental – TVD, y deberá seguir el
mismo procedimiento de evaluación y convalidación para su posterior
implementación.
CAPÍTULO 2
Valoración de fondos documentales acumulados
Artículo 5.2.1. Lineamientos para la valoración. Los fondos documentales
acumulados deben ser organizados conforme a los principios y procesos
archivísticos, para ser valorados a partir de la metodología de elaboración de las
Tablas de Valoración Documental – TVD, conforme a las etapas señaladas en el
presente capítulo del Acuerdo.
Artículo 5.2.2. Diagnóstico del fondo documental. Esta etapa debe
comprender la identificación de todos los documentos y unidades documentales
que integran el fondo documental conforme a sus funciones, independiente del
soporte físico o formatos electrónicos. El diagnóstico debe reflejar la situación
real del fondo acumulado, explicando en él, todas las circunstancias observadas;
tales como, el estado de conservación y organización documental, instrumentos
de recuperación de la información (inventarios, relaciones, libros de control y de
registro, entre otros), tipos de soporte (papel, audiovisuales, fotográficos,
fílmicos e informáticos), fechas extremas teniendo en cuenta desde la más
antigua hasta la más reciente y el volumen de la documentación dado en metros
lineales, entre otros.
Artículo 5.2.3. Plan de Trabajo Archivístico Integral. A partir de los datos
obtenidos en el diagnóstico se debe elaborar un Plan de Trabajo Archivístico
Integral que contemple el tiempo y los recursos necesarios para atender los
gastos de organización, conservación, depósito o almacenamiento, migración a
nuevas tecnologías o reproducción de los documentos y elaboración de
instrumentos archivísticos. Este plan de trabajo debe ser aprobado por el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño.
Artículo 5.2.4 Etapas para la ejecución del Plan de Trabajo Archivístico
Integral. La ejecución del plan debe obedecer a las siguientes etapas:
1. Elaboración de la Historia Institucional.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
2. Clasificación: Este proceso se desarrolla atendiendo la estructura
orgánica del organismo u organismos productores. Elaboración de los
Cuadros de Clasificación Documental.
3. Ordenación: Las unidades documentales previamente clasificadas se
agruparán siguiendo un sistema de ordenación y conforme a las
funciones de las unidades administrativas productoras.
4. Descripción: Se diligenciará el Formato Único de Inventario
Documental – FUID adoptado por el Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado, incluyendo la documentación afectada
biológicamente o los medios que contienen información a la cual no
se puede acceder. El inventario documental debe describir todas las
unidades documentales que hacen parte del fondo documental y debe
estar articulado con el Cuadro de Clasificación Documental.
5. Valoración Documental: Se deben estudiar e identificar los valores
primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y técnicos) y
los valores secundarios (históricos, científicos y socioculturales), que
posea la documentación. Esta valoración dará como resultado el
establecimiento de los tiempos de retención y su disposición final, los
cuales quedarán plasmados en la Tabla de Valoración Documental, de
manera armonizada con los Cuadros de Clasificación Documental e
inventarios documentales.
6. Implementación de las Tablas de Valoración Documental: Proceder
con las transferencias documentales y disposición final de los
documentos, conforme a los lineamientos establecidos en el Título 4
“Gestión Documental – Capítulo Transferencias Documentales y
Capítulo 5 Disposición final de documentos” del presente Acuerdo.
Parágrafo. De requerirse el traslado de archivos o centralización de documentos
para la intervención del fondo documental en el Plan de Trabajo Archivístico
Integral se deben establecer los protocolos para garantizar las medidas de
control y seguridad para que no exista pérdida de información.
Artículo 5.2.5. Historia Institucional. Esta etapa debe comprender los
aspectos que cita el artículo 1.2.2. Investigación institucional, del presente
Acuerdo y conforme a los lineamientos establecidos por el Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado.
Artículo 5.2.6. Formato Tabla de Valoración Documental. Las entidades de
la Administración Pública adoptarán el formato de Tabla de Valoración
Documental para la valoración de los fondos documentales acumulados. (Ver
anexo 7 “Instructivo y Formato de Tabla de Valoración Documental”)
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Artículo 5.2.7 Requisitos técnicos para la elaboración, aprobación,
convalidación, inscripción e implementación de las Tablas de Valoración
Documental – TVD. Para la elaboración, aprobación, convalidación, inscripción
e implementación de las Tablas de Valoración Documental – TVD, se atenderán
todos los requisitos establecidos en el Capítulo 1 del Título 5, Valoración
Documental.
TÍTULO 6
CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 6.1. Objetivo. Establecer los lineamientos que deben implementar los
sujetos obligados en el marco del Programa de Gestión Documental, durante el
ciclo vital de los documentos para su conservación y preservación en soportes
físicos o formatos electrónicos.
CAPÍTULO 1
Sistema Integrado de Conservación
SECCIÓN 1
Generalidades
Artículo 6.1.1.1. Propósito del Sistema Integrado de Conservación – SIC.
Garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información,
independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado,
manteniendo atributos tales como: integridad, autenticidad, fiabilidad y
accesibilidad de toda la documentación de una entidad, desde el momento de la
producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de
acuerdo con la valoración documental.
Artículo 6.1.1.2. Componentes del Sistema Integrado de Conservación –
SIC. En virtud de la naturaleza de los diferentes tipos de información o
documentos, los componentes del SIC son:
1. Plan de Conservación Documental: aplica a documentos de archivo
creados en soportes físicos o analógicos.
2. Plan de Preservación Digital a largo plazo: aplica a documentos
digitales o electrónicos de archivo.
Parágrafo. El diagnóstico integral de la gestión documental y administración de
archivos es un requisito para la formulación de los planes del Sistema Integrado
de Conservación – SIC.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Artículo 6.1.1.3. Formulación de los Planes del Sistema Integrado de
Conservación – SIC. Los sujetos obligados deben formular, implementar, hacer
seguimiento, control y evaluación de los planes del Sistema Integrado de
Conservación – SIC, estableciendo acciones a corto, mediano y largo plazo a
partir de las necesidades evidenciadas en el diagnóstico integral de gestión
documental y administración de archivos, de conformidad con la valoración de
los documentos y su ciclo vital, y atendiendo los parámetros y lineamientos
establecidos a través de los documentos técnicos expedidos por el Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Artículo 6.1.1.4. Programas de Conservación Preventiva. Son el conjunto
de procesos y procedimientos de conservación aplicables al Plan de conservación
documental y al Plan de preservación digital a largo plazo. Los programas de
conservación preventiva son los siguientes:
1. Capacitación y sensibilización.
2. Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e
instalaciones físicas.
3. Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación
4. Monitoreo y control de condiciones ambientales.
5. Almacenamiento y realmacenamiento.
6. Prevención de emergencias y atención de desastres.
Parágrafo. El Programa de prevención de emergencias y atención de desastres
en archivos, debe estar articulado con el panorama de riesgos de desastres y de
seguridad de la información de la entidad. Este programa debe estar enfocado
en minimizar los riesgos que puedan incidir en el deterioro o pérdida de los
documentos de archivo.
Artículo 6.1.1.5. Principios del Sistema Integrado de Conservación –
SIC. Los principios que orientan la implementación del Sistema Integrado de
Conservación – SIC, son los establecidos en el Artículo 2.8.2.5.5. del Decreto
1080 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, “Principios del
proceso de gestión documental” y en el Artículo 2.8.2.5.9. “Procesos de la
gestión documental” del Literal g “Preservación a largo plazo” que aplican a la
administración pública, o los que establezca la norma que lo modifique, sustituya
o derogue.
Artículo 6.1.1.6. Coordinación del Sistema Integrado de Conservación –
SIC. El Sistema Integrado de Conservación – SIC implica la ejecución de
procesos transversales al proceso de gestión documental para garantizar la
conservación y preservación de los documentos teniendo en cuenta el ciclo vital;
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
por lo que, le corresponde a los respectivos secretarios generales o funcionarios
de igual o superior jerarquía la coordinación del Sistema Integrado de
Conservación – SIC, a través de las áreas responsables de la implementación de
los planes y programas del SIC. La implementación debe ser articulada con
áreas, tales como, gestión documental, personal en conservación documental,
área de tecnologías de la información y auditores internos.
Artículo 6.1.1.7. Aprobación y publicación de los planes del Sistema
Integrado de Conservación – SIC. Los planes de implementación del Sistema
Integrado de Conservación – SIC deben ser aprobados por el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento
debe quedar registrado en las actas del respectivo Comité y publicarse en la web
de la entidad luego de su aprobación.
Parágrafo. Cuando no sea posible integrar o conformar el Comité Institucional
de Gestión y Desempeño que apruebe los planes del Sistema Integrado de
Conservación – SIC, por no contar taxativamente con los cargos que integran
dicha instancia o sus equivalentes, la aprobación se hará por acto administrativo
o documento equivalente expedido por el representante legal.
Artículo 6.1.1.8 Seguimiento y evaluación a los planes del Sistema
integrado de Conservación. Los sujetos obligados periódicamente deben
realizar el seguimiento y evaluación a la ejecución de los planes del Sistema
Integrado de Conservación - SIC para actualizar o ajustar los aspectos que sean
necesarios. Así mismo, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, o quien
haga sus veces, verificará el cumplimiento de lo establecido en el Sistema
Integrado de Conservación - SIC, e incluirá en los planes de mejoramiento de la
entidad, las acciones necesarias para corregir los hallazgos de las auditorías del
Sistema Integrado de Conservación - SIC.
SECCIÓN 2
Plan de Conservación Documental
Artículo 6.1.2.1. Plan de conservación documental. Es el conjunto de
acciones tendientes a garantizar la estabilidad estructural y funcional de los
documentos de archivo en soportes físicos, manteniendo los atributos de
autenticidad, integridad, fiabilidad y accesibilidad a través del tiempo.
Artículo 6.1.2.2. Niveles de intervención en conservación documental.
Para los documentos de archivo existen dos niveles de intervención:
conservación preventiva y conservación – restauración.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
1. Conservación preventiva: Conjunto de acciones tendientes a
minimizar el riesgo de deterioro de los documentos, mediante el
desarrollo e implementación de los programas de conservación
preventiva referidos en el Artículo 6.1.1.4 del presente Acuerdo.
2. Conservación – restauración: La conservación hace referencia a los
procesos y procedimientos que buscan corregir y detener el deterioro
de los documentos, evitando daños mayores. La restauración busca
además restituir los valores estéticos. Las intervenciones menores (o
de primeros auxilios) buscan detener el deterioro presente en los
documentos, sin generar alteraciones al soporte físico y a la
información. Son intervenciones directas sobre los documentos y
hacen parte de las acciones de conservación.
Parágrafo 1. Cualquier intervención que se realice sobre un bien documental
debe estar precedida del diagnóstico de su estado de conservación. La
intervención debe quedar debidamente documentada en un informe que
sustente y justifique el tipo y alcance de las medidas o tratamientos a
implementar.
Parágrafo 2. Tanto los reportes de las acciones de conservación, como la
trazabilidad de los procedimientos ejecutados, darán cuenta del estado inicial,
los factores y mecanismos de deterioro, el tratamiento aplicado, los materiales
y métodos usados, los criterios con los cuales se intervino y las recomendaciones
para procurar la preservación del bien documental; igualmente, en ella se
consignará el nombre del profesional que ejecutó el tratamiento, quien con su
firma asumirá la responsabilidad derivada de su actuación.
Artículo 6.1.2.3. Procesos y procedimientos de conservación
documental. El plan de conservación documental debe incluir todos los
procesos y procedimientos utilizados para la conservación de los documentos de
archivo a lo largo del ciclo vital de los documentos, de acuerdo con la política
institucional de gestión documental, los instrumentos archivísticos para la
gestión documental y otros sistemas administrativos y de gestión, de
conformidad con las normas técnicas y estándares internacionales vigentes.
Parágrafo. Los procesos y procedimientos para la conservación documental de
manera general deben tener en cuenta:
1. Perfiles y competencias laborales del personal que realizará la
intervención.
2. Infraestructura física y tecnológica para adelantar los procesos de
conservación – restauración.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
3. Elementos de protección personal y bioseguridad de acuerdo con la
normatividad vigente en la materia.
Artículo 6.1.2.4. Archivos audiovisuales, fotográficos o sonoros. Se
aplicarán los criterios establecidos por el Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado, mediante la normatividad relativa a la conservación y
preservación de archivos audiovisuales, sonoros, fotográficos y otros archivos
especiales, generados en medio analógico, de conformidad con normas técnicas
y estándares internacionales vigentes.
SECCIÓN 3
Plan de Preservación Digital a Largo Plazo
Artículo 6.1.3.1. Responsabilidad sobre la preservación a largo plazo.
Los sujetos obligados son responsables de la preservación a largo plazo de los
documentos, datos, metadatos y expedientes electrónicos de archivo,
independientemente del sistema informático que los generó, tramitó, o en el
cual se almacenan, y deben adoptar las políticas, medidas y estándares
necesarios para asegurar su consulta en el tiempo, así como su autenticidad,
integridad, accesibilidad, disponibilidad y confiabilidad necesaria para
reproducirlo, cumpliendo las directrices emitidas por el Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado.
Artículo 6.1.3.2. Formulación del Plan de Preservación Digital a Largo
Plazo. Los sujetos obligados deben formular el plan de preservación digital a
largo plazo, tendiente a mantener accesibles los documentos electrónicos a largo
plazo y debe hacer parte del Sistema Integrado de Conservación-SIC. El plan es
el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin
implementar los programas, estrategias, procesos y procedimientos, tendientes
a asegurar la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de
archivo, manteniendo sus características de autenticidad, integridad,
confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación, comprensión y
disponibilidad a través del tiempo.
Parágrafo. Además de las disposiciones generales del presente Acuerdo, el Plan
de Preservación Digital a Largo Plazo debe partir de los lineamientos definidos
en los siguientes elementos:
1. Política Institucional de Gestión Documental: Las estrategias de
preservación deben desarrollarse en marco de la Política institucional de
Gestión Documental y en articulación de con las demás políticas de
gestión y desempeño institucional, que responda a las necesidades
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
específicas de preservación digital identificadas en el diagnóstico integral
de la gestión documental y administración de archivos.
2. Estructura normalizada que responda a las necesidades específicas de
preservación digital de la entidad. Esta estructura debe presentar el marco
conceptual y el conjunto de estándares para la gestión de la información
electrónica; metodología general para la creación, uso, mantenimiento,
retención, acceso y preservación de la información; repositorios, sistemas
de información o plataformas que produzcan, gestionen y almacenen
documentos electrónicos; mecanismos de cooperación, articulación y
coordinación permanente entre las áreas de tecnologías de la información,
gestión documental, auditorías internas y usuarios. Debe describir las
necesidades de preservación que incluyen todos los repositorios, sistemas
de información o plataformas que produzcan, gestionen y almacenen
documentos electrónicos.
3. Obligaciones legales: aspectos jurídicos del sector, la entidad y de gestión
documental.
4. Limitaciones de la entidad, en términos jurídicos, financieros y las
limitaciones técnicas, respecto de la infraestructura tecnológica con que
cuenta la entidad.
5. Necesidades de los usuarios, en cuanto a medios tecnológicos y
capacitación, con base en la evaluación de la capacidad técnica de la
entidad y el nivel de conocimiento de los usuarios.
6. Buenas prácticas establecidas al interior de la entidad, guías, normas
técnicas y estándares vigentes.
Artículo 6.1.3.3. Criterios para la preservación digital a largo plazo. Cada
entidad, de acuerdo con su contexto organizacional, debe definir los criterios
para la priorización de las actividades relacionados con la preservación digital,
entre las cuales se deben desarrollar las siguientes:
1. Identificar flujos de información.
2. Caracterizar los documentos electrónicos a preservar.
3. Identificar y evaluar estrategias de preservación.
4. Los documentos electrónicos de archivo que han de preservarse en el
tiempo deben cumplir con los tiempos de retención documental
establecidos en las Tablas de Retención Documental – TRD o las Tablas
de Valoración Documental – TVD de la entidad.
5. Los documentos electrónicos de archivo deben ser interpretables,
recuperables, protegidos y almacenados en un entorno seguro
independientemente del formato electrónico.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Artículo 6.1.3.4. Riesgos para la preservación digital a largo plazo. Las
estrategias técnicas de preservación se identifican de acuerdo con los aspectos
técnicos de los diferentes tipos de información, soportes y formatos digitales, en
función de los riesgos de la preservación digital. Teniendo en cuenta la
naturaleza única de los documentos electrónicos o digitales, deben evaluarse y
dar tratamiento, entre otros, a los siguientes riesgos mínimos para la
formulación de un Plan de Preservación Digital a Largo Plazo:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Obsolescencia y degradación del soporte físico.
Obsolescencia del formato del documento digital.
Obsolescencia del software.
Obsolescencia del hardware.
Desastres naturales.
Ataques deliberados a la información.
Fallas organizacionales.
Errores humanos que pudiesen afectar la preservación de la
información.
Artículo 6.1.3.5. Estrategias de preservación digital a largo plazo. Las
estrategias para la preservación digital a largo plazo, que pueden aplicarse, sin
perjuicio de emplear aquellas que pudiesen surgir en el futuro, son las
siguientes:
1. Migración: Cambio a nuevas plataformas (hardware y software) o
nuevos medios.
2. Conversión: Proceso de cambio de los documentos electrónicos de un
formato a otro, con fines de preservación o de consulta, previa
identificación de las necesidades de los sujetos obligados.
3. Emulación: Recreación en sistemas computacionales actuales del
entorno, software y hardware para permitir la lectura de formatos
obsoletos.
4. Refreshing: Consiste en la transferencia de datos de un soporte a otro,
sin alterar el contenido.
Parágrafo. La estrategia seleccionada para la preservación digital deberá estar
soportada, documentada y justificada de acuerdo con los requisitos de
preservación de los documentos, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
1. El registro histórico de todas las acciones de gestión y administración
relativas a los documentos digitales o documentos electrónicos de
archivo.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
2. Llevar a cabo de manera regular la vigilancia de los desarrollos
técnicos, las técnicas de conversión, migración y las normas técnicas
pertinentes.
3. Elaborar un modelo aceptado de conceptos y utilizarlo como base para
el plan de preservación digital a largo plazo.
4. Definir el esquema de metadatos y asegurar su almacenamiento.
Artículo 6.1.3.6. Procesos y procedimientos de la preservación digital a
largo plazo. El Plan de Preservación Digital a Largo Plazo debe incluir todos los
procesos y procedimientos utilizados para la preservación de los documentos
digitales o electrónicos de archivo, de acuerdo con la política general de gestión
documental, los instrumentos archivísticos para la gestión documental y otros
sistemas administrativos y de gestión, de conformidad con las normas técnicas
y estándares internacionales vigentes, adoptados por la entidad, de tal manera
que se garantice la cadena de preservación de los documentos electrónicos de
archivo a lo largo del ciclo vital de los documentos.
Parágrafo 1. Los procesos y procedimientos para la preservación digital de
manera general deben tener en cuenta:
1. Los documentos digitalizados y nativos digitales, desde el proceso de
planeación y valoración de la gestión documental.
2. El cronograma de transferencias y eliminación de documentos de
conformidad con la TRD o TVD de la entidad.
3. Los formatos y medios o soportes de almacenamiento de los
documentos digitales.
4. Los requisitos de los metadatos asociados para documentos digitales.
5. Las acciones de preservación necesarias para garantizar la fiabilidad y
autenticidad de los documentos digitales.
6. Los requisitos legales y reglamentarios específicos para los
documentos digitales en cada jurisdicción.
7. Los riesgos asociados a la obsolescencia tecnológica.
8. Los requisitos de auditoría.
9. La Vigilancia tecnológica
Parágrafo 2. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
reglamentará los lineamientos generales para la preservación de los documentos
a largo plazo, teniendo en cuenta los estándares nacionales, internacionales y
las demás actualizaciones referentes sobre la materia.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
TÍTULO 7
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Artículo 7.1. Objetivo. Establecer los lineamientos que deben implementar los
sujetos obligados en el marco del Programa de Gestión Documental, para
garantizar el acceso y consulta de los documentos de archivo.
CAPÍTULO 1
Acceso a la información y los documentos
Artículo 7.1.1. Acceso a los documentos de archivo. Los documentos de
archivo en soportes físicos o formatos electrónicos se pondrán a disposición de
los interesados en el marco del cumplimiento de las disposiciones legales
vigentes sobre el acceso a la información, salvo que la ley disponga su reserva,
por lo cual, deberán estar calificados si corresponden a información pública,
clasificada o reservada en el “Índice de Información Clasificada y Reservada” y
en articulación con los demás instrumentos de la gestión de la información
pública.
Artículo 7.1.2. Disponibilidad y accesibilidad de los documentos
electrónicos de Archivo. Los documentos electrónicos de archivo y sus
metadatos se mantendrán disponibles a los grupos de interés, atendiendo los
niveles de acceso a la información en concordancia con la Ley 1712 de 2014 o
las normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan, garantizando siempre
la autenticidad, fiabilidad, integridad de los documentos a lo largo de su ciclo
vital, independientemente del sistema de gestión de documentos que se utilice.
Parágrafo. Los documentos electrónicos se dispondrán en formatos abiertos,
libres y accesibles que permitan su correcta representación. Si se trata de
documentos que cuentan con firmas electrónicas o digitales, estampas o sellos
(electrónicos o digitales), al interesado se le deben ofrecer los mecanismos que
le permitan la verificación de la autenticidad del documento o expediente en el
caso que así lo requiera.
Artículo 7.1.3. Reserva de la información. Criterios. En concordancia con
lo establecido en la Ley 1712 de 2014, Ley de transparencia y de Acceso a la
Información Pública, la reserva aplica a la información, no a los documentos,
para lo cual el responsable de la información verificará qué información está
sometida a reserva y cuál no, y elaborará una versión pública que mantenga la
reserva de los titulares de los datos, para garantizar el principio de máxima
publicidad y conforme a las disposiciones legales vigentes sobre el acceso a la
información.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Parágrafo 1. De existir reserva legal, se aplicarán, como mínimo, los siguientes
criterios:
1.
2.
3.
La reserva opera sobre el contenido del documento, no sobre la
existencia de este. Estos documentos deben ser identificados de
manera clara en los instrumentos de la gestión de información
pública.
La reserva legal solo opera sobre la información que compromete
derechos fundamentales o bienes constitucionales, no sobre los
procesos o actuaciones de los que hace parte. Para tal efecto se
realizarán versiones públicas de estos documentos, que impidan la
identificación de los titulares de los datos personales, como lo ordena
la normativa vigente.
La reserva deberá ser temporal, como lo determine la Ley.
Parágrafo 2. Para elaborar versiones públicas de documentos que contengan
información clasificada o reservada, la entidad aplicará estándares para la
anonimización de datos. El proceso de anonimización de datos requiere una
adecuada comprensión del propósito final y uso de la información. Por tal motivo,
es importante que el administrador de los documentos identifique los datos
objeto de anonimización en articulación con la normativa vigente para la
protección de datos personales y acceso a la información.
Artículo 7.1.4. Restricciones de acceso a los documentos originales por
razones de conservación. Con el fin de facilitar la prestación de los servicios
de información que deben brindar los archivos en el territorio nacional, se
dispone que solo por razones de conservación de soportes físicos, se podrá
restringir el acceso a los documentos originales, más no a la información en ellos
contenida, para lo cual se tomarán las previsiones que garanticen suministrar la
información por medio de las técnicas de reproducción que garanticen la
preservación del original.
Parágrafo 1. La decisión de la restricción al acceso a los documentos originales
por razones de conservación debe obedecer a un análisis y evaluación efectuado
por personal especializado en conservación-restauración.
Parágrafo 2. Para suministrar la información contenida en aquellos documentos
que por razones de conservación se restrinja su acceso, se deben utilizar técnicas
de reproducción que propicien tanto la preservación del original como la calidad
y estabilidad del medio utilizado, previendo la posterior reproducción a partir de
la copia generada. Para ello se recomiendan las técnicas de microfilmación,
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
fotografía y digitalización. En todo caso se debe evitar el proceso de fotocopiado
porque puede incidir en la preservación del original.
CAPÍTULO 2
Reproducción de documentos por otros medios técnicos
Artículo 7.2.1. Reproducción de documentos por otros medios técnicos.
Los sujetos obligados deben adoptar mecanismos para la reproducción de los
documentos por otros medios técnicos para su administración y consulta,
aplicando los lineamientos técnicos expedidos por el Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado.
Parágrafo 1. La reproducción de documentos en otros medios no implica que
se puedan eliminar los documentos originales. La eliminación solo puede
realizarse atendiendo los tiempos de retención y disposición final establecidos
en la Tabla de Retención Documental o la Tabla de Valoración Documental.
Parágrafo 2. Los procedimientos para la reproducción de los documentos por
cualquier medio técnico deben estar indicados en el Programa Específico de
Reprografía, en desarrollo del Programa de Gestión Documental y en
concordancia con el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo.
Parágrafo 3. La reproducción de documentos debe obedecer a los lineamientos
establecidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, las
normas técnicas colombianas o estándares internacionales y lo dispuesto en los
artículos 8, 9, 12 y 13 de la Ley 527 de 1999 y el artículo 19 de la Ley 594 de
2000.
Artículo 7.2.2. Reproducción de documentos de gran formato. Para la
reproducción de documentos de gran formato como mapas y planos y en general
de documentos con información textual y gráfica, deberá adoptarse la técnica
de reproducción fotográfica, micrográfica o digital, de acuerdo con las
características del documento, garantizando la reproducción exacta y el cuidado
del material original.
Artículo 7.2.3 Reproducción de documentos analógicos o en formatos
electrónicos. Para la reproducción de los documentos provenientes de
formatos, medios y soportes analógicos, como microfilme, cintas magnéticas
(fonográficas, cintas de video, entre otros), rollos cinematográficos, o
documentos en formatos electrónicos en diferentes soportes y medios, como
disquetes y discos ópticos, se deberá recurrir a la copia en formato digital o
conversión de la información a un medio de almacenamiento y formato que
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
garantice la preservación y desde el cual se pueda realizar una copia con destino
a la consulta.
Artículo 7.2.4. Descripción de documentos provenientes de otros medios
técnicos. Los sujetos obligados deben garantizar la descripción de los
documentos provenientes de otros medios técnicos, bien sean estos analógicos
o en formatos electrónicos, atendiendo las normas técnicas de descripción y los
lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado.
TÍTULO 8
PATRIMONIO DOCUMENTAL
Artículo 8.1. Objetivo. Establecer los lineamientos generales y los
procedimientos para el Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos –
RENAHC y Declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental
Archivístico – BIC-CDA, de personas naturales o jurídicas propietarias,
poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de significación histórica, así
como la adquisición y expropiación de archivos que hacen parte del patrimonio
documental.
Parágrafo. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados
declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia
de los mismos.
CAPÍTULO 1
Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos – RENAHC
Artículo 8.1.1. Registro Nacional de Archivos Históricos ColombianosRENAHC. El Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos es el
instrumento de identificación, acreditación y registro de los fondos documentales
de valor histórico, científico, técnico o cultural, ante el Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado, por parte de las personas naturales o jurídicas,
públicas o privadas, propietarias, poseedoras o tenedoras de estos documentos,
o de los declarados de carácter documental archivístico, y que continúan en
propiedad, posesión o tenencia de los mismos.
Artículo 8.1.2. Iniciativa para solicitar la inscripción. Pueden solicitar la
inscripción en el RENAHC las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas,
propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de significación
histórica o patrimonial.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado podrá
requerir la inscripción en el registro a los propietarios, poseedores o tenedores
de dichos documentos, cuando considere que estos son susceptibles de ser
incluidos.
Artículo 8.1.3. Instancia competente ante la que se formula la solicitud
de inscripción en el RENAHC. La solicitud de inscripción en el RENAHC deberá
formularse ante la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, quien analizará la solicitud
de registro y emitirá concepto para aprobación ante el Comité Evaluador de
Documentos.
Artículo 8.1.4. Inclusión en el Registro Nacional de Archivos Históricos
Colombianos-RENAHC. La acreditación y registro de los fondos documentales
de valor histórico, científico, técnico o cultural se realizará mediante acto
administrativo expedido por la dirección general del Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado.
Artículo 8.1.5. Actualización de información. Las personas propietarias,
poseedoras o tenedoras de documentos o archivos que se encuentren
registrados en el RENAHC deben actualizar la información reportada en el
mencionado registro cada dos (2) años contados a partir de la fecha de su
registro, conforme a los procedimientos establecidos por la Subdirección de
Gestión del Patrimonio Documental.
Artículo 8.1.6. Requisitos y procedimiento para la inclusión en el
Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos-RENAHC. La
Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado, establecerá los requisitos y el procedimiento para
la identificación, acreditación y registro en el RENAHC, el cual debe publicarse
en la página web de la entidad.
CAPÍTULO 2
Declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental
Archivístico -BIC-CDA
SECCIÓN 1
Disposiciones generales
Artículo 8.2.1.1. Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental
Archivístico – BIC-CDA. Categoría legal especial de bienes del patrimonio
cultural de la Nación de naturaleza documental, que tienen características y
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
valores de importancia para el patrimonio cultural de la nación. Son susceptibles
de ser declarados BIC-CDA, una unidad documental simple, un expediente, una
serie documental, una sección documental, o un fondo documental archivístico,
que reúna las características de documento de archivo, sin importar el medio o
tecnología con la cual se haya elaborado.
Parágrafo 1. Se consideran BIC-CDA del ámbito nacional y territorial, los bienes
declarados como archivos, fondos documentales de archivo, unidades
documentales, u otras denominaciones que hayan sido objeto de tal declaratoria
por las autoridades competentes y, en consecuencia, quedan sujetos al Régimen
Especial de Protección.
Parágrafo 2. Los BIC-CDA pueden pertenecer, según el caso, a la Nación, a
entidades públicas de cualquier orden o a personas naturales o jurídicas de
derecho privado.
Artículo 8.2.1.2. Competencia. Para la declaratoria de los BIC-CDA serán
competentes las siguientes instancias:
1. Del nivel Nacional. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado será el responsable de la declaratoria de los BIC-CDA del
ámbito nacional público y privado, previo concepto favorable del
órgano asesor, Comité Evaluador de Documentos.
2. Del nivel Territorial. Los gobernadores, alcaldes, autoridades indígenas
y autoridades de comunidades afrodescendientes serán los
responsables de las declaratorias de los BIC-CDA del ámbito territorial,
debido al interés especial que el bien revista para la comunidad en su
jurisdicción, previo concepto favorable del órgano asesor, Consejo
Territorial de Archivos correspondiente.
Parágrafo. La declaratoria de un BIC-CDA debe realizarse mediante acto
administrativo motivado firmado por el representante legal de la instancia
competente.
Artículo 8.2.1.3. Criterios de valoración. Un bien puede reunir todos o
algunos de los criterios de valoración señalados en este artículo para ser
declarado por la autoridad competente como BIC-CDA del ámbito nacional o
territorial, según su representatividad.
Los criterios de valoración son:
1. Antigüedad.
2. Autoría.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
3. Constitución del bien.
4. Estado de conservación.
5. Representatividad y contextualización sociocultural.
Parágrafo. Los criterios de valoración antes señalados, permiten atribuir valor
a los bienes tales como histórico, estético y simbólico.
SECCIÓN 2
Procedimiento para la declaratoria de BIC-CDA
Artículo 8.2.2.1. Requisitos para la Declaratoria de BIC-CDA. Podrán ser
declarados BIC-CDA por la autoridad competente del orden nacional o territorial,
previo concepto del órgano asesor, aquellos documentos de archivos públicos o
privados que cumplan los siguientes requisitos:
1. Estar incluidos en la Lista de Candidatos de Bienes de Interés Cultural
de Carácter Documental Archivístico – LICBIC-CDA.
2. Contar con la aprobación del Plan Especial de Manejo y Protección de
Carácter Documental Archivístico – PEMP-CDA, en caso de que este
haya sido requerido.
Artículo 8.2.2.2. Procedimiento para la declaratoria de los BIC-CDA. La
declaratoria de BIC-CDA del ámbito nacional y territorial, atenderá el siguiente
procedimiento:
1. Una vez se reciba la solicitud de declaratoria de Bienes de Interés
Cultural de Carácter Documental Archivístico – BIC-CDA, la autoridad
competente tendrá un término no mayor a noventa (90) días
calendario para evaluar si hay lugar o no a la declaratoria.
2. La solicitud será remitida al órgano asesor para que emita concepto
sobre la viabilidad de la declaratoria.
3. Si el órgano asesor emite concepto favorable, la autoridad competente
procederá a efectuar la declaratoria mediante acto administrativo.
4. En caso de requerirse Plan Especial de Manejo y Protección de Carácter
Documental Archivístico – PEMP-CDA, deberá quedar señalado en el
acto administrativo.
Parágrafo. Si el solicitante tiene alguna objeción de carácter técnico con
respecto al proceso de inclusión del bien en la LICBIC-CDA o la declaratoria como
BIC-CDA realizada por la autoridad del orden territorial, podrá solicitar un
segundo concepto al Archivo General de la Nación, adjuntando una solicitud
motivada, en un plazo no superior al de los diez (10) días hábiles siguientes a la
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
notificación del acto administrativo correspondiente; en este caso el Archivo
General de la Nación tendrá un plazo de noventa (90) días para pronunciarse.
Sobre esta decisión no procede nueva revisión.
Artículo 8.2.2.3. Declaratoria de BIC-CDA para los bienes de carácter
documental archivístico que hayan finalizado su trámite administrativo
antes del día 1 de enero de 1911. Se presumen BIC-CDA todos los
documentos públicos y privados que hayan finalizado su trámite administrativo
antes del 1 de enero de 1911, no obstante, para obtener su declaratoria formal
como de BIC-CDA, se debe adelantar el procedimiento establecido.
Artículo 8.2.2.4. Registro de BIC-CDA. La autoridad competente, según
corresponda, deberá llevar un registro de los bienes declarados como BIC-CDA
y deben registrarse de manera oficiosa los bienes que se declaren BIC-CDA, así
como aquellos que hubieran sido declarados con anterioridad a la Ley 1185 de
2008, “por la cual se modifica y adiciona la Ley 397 de 1997, Ley General de
Cultura”.
Parágrafo. El registro de los BIC-CDA debe contener la información básica
indicada en el artículo 8.2.3.2. “Requisitos para la inclusión de un bien en la
LICBIC-CDA” y 8.2.1.3 “Criterios de valoración”, del presente Acuerdo, y debe
ser publicado en la página web de la autoridad competente.
Artículo 8.2.2.5. Reportes de declaratorias. El Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado consolidará la información recibida de las declaratorias
BIC-CDA de bienes del orden territorial, e incluirá el reporte de la declaratoria
del orden nacional y presentará anualmente un informe al Ministerio de las
Culturas, las Artes y los Saberes.
Parágrafo. Los Consejos Territoriales de Archivo deben incluir, en los informes
semestrales presentados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,
la información de las declaratorias y la inclusión de los bienes en las LICBIC-CDA
de su jurisdicción.
Artículo 8.2.2.6. Revocatoria. En el caso que los bienes pierden los valores
que dieron lugar a la declaratoria, la revocatoria del acto administrativo de la
declaratoria del BIC-CDA se realizará conforme a lo establecido en la Ley 1437
de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo”, o la norma que la modifique, derogue o
sustituya.
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SECCIÓN 3
Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural de Carácter
Documental Archivístico – LICBIC-CDA
Artículo 8.2.3.1. Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés
Cultural de Carácter Documental Archivístico – LICBIC-CDA. La Lista
Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental
Archivístico, en adelante LICBIC-CDA, es un registro de información al cual se
debe ingresar el bien que esté en proceso de declaratoria. El Archivo General de
la Nación Jorge Palacios Preciado y las autoridades competentes conformarán y
administrarán su propia LICBIC-CDA y velarán por su publicación y actualización.
Parágrafo. La LICBIC-CDA deberá contener como mínimo la siguiente
información: el nombre del bien incorporado a la misma, la fecha de inscripción,
la coincidencia del bien con los valores y criterios de valoración requeridos para
la declaratoria, la solicitud del Plan Especial de Manejo y Protección de Carácter
Documental Archivístico – PEMP-CDA (si se requiere) y el número del acto
administrativo de inclusión. Así mismo, contendrá un campo de información
sobre las solicitudes no aceptadas, señalando los motivos de la no inclusión y
número de acto administrativo que así lo declaró.
Artículo 8.2.3.2. Requisitos para la inclusión de un bien en la LICBICCDA. Las personas naturales o jurídicas que soliciten a la autoridad competente
la inclusión de un bien en la LICBIC-CDA, deben acreditar los siguientes
requisitos:
1. Información del solicitante:
1.1. Persona natural: nombre y fotocopia de la cédula de ciudadanía o
cédula de extranjería.
1.2. Persona jurídica: razón social; acta de posesión del representante
legal de la entidad pública (en el caso de entidades privadas se
deberá presentar certificado de existencia y representación
expedido por la Cámara de Comercio o la autoridad competente,
con fecha de expedición no superior a dos (2) meses); fotocopia de
la cédula de ciudadanía o de extranjería del representante legal.
1.3. Datos de ubicación: Domicilio o dirección de ubicación, correo
electrónico y teléfonos. Si el solicitante reside fuera del país debe
designar un apoderado en Colombia.
1.4. Calidad en la que actúa: Manifestación de ser propietario,
poseedor, usufructuario, custodio o tercero interesado en la
declaratoria del -BIC-CDA. En caso de que la solicitud se presente
por un tercero interesado, deberá contar con la autorización,
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
nombre y dirección del propietario. En caso de que los derechos de
propiedad sobre el bien se encuentren en discusión, se debe
advertir esta situación al momento en que se realiza la solicitud, e
informar el desarrollo y decisión final que defina la propiedad, con
el propósito de actualizar la información en el registro de los -BICCDA”.
2. Información del bien de interés cultural de carácter documental
archivístico para inclusión en la LICBIC-CDA.
2.1. Identificación: nombre con el que se conoce el bien
2.2. Localización: departamento, municipio o distrito y dirección exacta
de ubicación del bien.
2.3. Descripción: debe incluir las fechas extremas, técnica de
elaboración, formato y volumen del bien (horas de grabación),
tamaño o dimensiones. Además, deberá indicar:
2.3.1. Contexto del bien: describe la historia de este, el nombre del o
los productores, la historia institucional/reseña biográfica,
historia archivística (cadena de custodia) y forma en que ingresó
el bien a su propiedad o tenencia.
2.3.2. Estado de conservación: en caso de que el bien presente
deterioro, se debe especificar los distintos tipos y niveles (físico,
químico y biológico; alto, medio o bajo), así como las condiciones
de almacenamiento.
2.3.3. Estado de organización y descripción: se debe detallar el estado
de organización (clasificación y ordenación), especificando el
nivel de organización y descripción, señalando los instrumentos
de consulta con que cuenta el bien: guías, catálogos, índices,
inventarios, u otros).
2.3.4. Condiciones de acceso al bien: describir su disponibilidad física o
mediante servicios reprográficos.
2.3.5. Existencia y localización de documentación asociada: identificar
si existe documentación asociada de originales, copias y
unidades de descripción asociadas al bien.
2.4. Inventario documental: deberá estar diligenciado en el Formato
Único de Inventario Documental - FUID, normalizado por el Archivo
General de la Nación.
2.5. Material de apoyo: documentos e información independiente de su
soporte o formato, por ejemplo, fotos a color que permitan
visualizar el bien y estado en que se encuentra. El solicitante deberá
precisar si cuenta con equipos de grabación y reproducción, los
cuales se asocian como parte integral de los documentos, bienes y
archivos grabados en tecnología analógica o digital.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
3. Razones de la solicitud: El solicitante deberá exponer de manera
concreta las razones que soportan su solicitud y específicamente,
deberá analizar y sustentar, de conformidad con lo dispuesto en el
presente Acuerdo, los criterios de valoración atribuidos al bien cuya
declaratoria se solicita.
Artículo 8.2.3.3. Inclusión. Una vez reciba la solicitud de inclusión de un bien
en la Lista de Candidatos de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental
Archivístico – LICBIC-CDA, la autoridad competente tendrá un término no mayor
a noventa (90) días calendario para evaluar e incluir o no, el bien en la citada
Lista, previo concepto favorable del órgano asesor.
Parágrafo 1. La autoridad competente definirá si requiere de un Plan Especial
de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico -PEMP-CDA e
indicará el término en el cual deberá presentarse el mencionado Plan.
Parágrafo 2. Cumplidos los requisitos de inclusión y valoración, la autoridad
competente, previo concepto favorable del órgano asesor, incluirá dicho bien en
la LICBIC-CDA.
Parágrafo 3. La inclusión de un bien en la LICBIC-CDA del orden nacional o
territorial, no implica para éste la aplicación de las obligaciones, restricciones y
demás aspectos propios del Régimen Especial de Protección establecido en la
Ley 397 de 1997, modificada y adicionada por la Ley 1185 de 2008, ni obliga a
que éste sea declarado como BIC-CDA.
Parágrafo 4. Cuando exista discusión o litigio sobre la propiedad de un bien,
esta no afecta ni condiciona la inclusión del bien en la LICBIC-CDA ni la
declaratoria de un bien como BIC-CDA.
SECCIÓN 4
Régimen Especial de Protección de los Bienes de Interés Cultural de
Carácter Documental Archivístico – BIC-CDA
Artículo 8.2.4.1. Régimen Especial de Protección. Los BIC-CDA del orden
nacional y territorial, gozan de un Régimen Especial de Protección, el cual se
compone de cuatro elementos: Plan Especial de Manejo y Protección – PEMP, la
autorización de intervención en conservación documental, la salida temporal del
país y la enajenación del bien.
Artículo 8.2.4.2. Plan Especial de Manejo y Protección de Carácter
Documental Archivístico – PEMP-CDA. El Plan Especial de Manejo y
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Protección de Carácter Documental Archivístico, en adelante PEMP-CDA, como
parte del Régimen Especial de Protección, es el instrumento de planeación y
gestión, mediante el cual se establecen las acciones necesarias con el objetivo
de garantizar la protección del bien, considerando la sostenibilidad del plan en
cuanto a los aspectos de la administración, organización, conservación,
apropiación social y divulgación de los BIC-CDA.
Artículo 8.2.4.3. Solicitud de un Plan Especial de Manejo y Protección de
Carácter Documental Archivístico PEMP-CDA. La autoridad competente,
previo concepto del órgano asesor, determinará mediante acto administrativo si
se requiere de un PEMP- CDA.
Artículo 8.2.4.4. Plazo para formular y presentar el Plan Especial de
Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico – PEMP-CDA
ante la autoridad competente. El PEMP-CDA deberá ser formulado y
presentado por el solicitante de la declaratoria (propietario, poseedor,
usufructuario, custodio o tercero interesado), en el término que la autoridad
competente determine, a partir de la notificación del acto administrativo que
determine su inclusión en la LICBIC-CDA y realice la solicitud del Plan Especial
de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico – PEMP-CDA. En
todo caso, el plazo máximo para presentar un PEMP-CDA no superará los dos
(2) años.
Parágrafo. El plazo para formulación y presentación del PEMP- CDA podrá ser
ampliado por una sola vez, a solicitud del interesado, por un término de tiempo
igual al inicial.
Artículo 8.2.4.5. Formulación de un Plan Especial de Manejo y Protección
de Carácter Documental Archivístico PEMP-CDA. Un PEMP-CDA, deberá
formularse teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
1. Contexto y valoración: Es la descripción física y valoración del bien
para efectos de su declaratoria como BIC-CDA
2. Diagnóstico Integral de la Gestión Documental y Administración de
Archivos, en armonía con los artículos 2.8.7.2.3. y 2.8.7.2.4 del
Decreto 1080 de 2015, Decreto Único del Sector Cultura.
3. Propuesta Integral: niveles de intervención, condiciones de manejo y
plan de divulgación armonizado con el Programa de Gestión
Documental, de conformidad con el artículo 2.4.1.3.3. del Decreto
1080 de 2015 y el Título 6 “Conservación y Preservación de
documentos” del presente Acuerdo.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Parágrafo. En las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas
El PEMP-CDA debe ser aprobado por el Comité Institucional de Gestión y
Desempeño, o quien haga sus veces, como requisito previo a la aprobación que
debe expedir la autoridad competente de acuerdo con lo establecido en el
artículo 8.2.4.6., aprobación del PEMP- CDA, del presente Acuerdo.
Artículo 8.2.4.6. Aprobación del PEMP- CDA. La autoridad competente,
previo concepto favorable del órgano asesor respectivo, aprobará el PEMP- CDA,
dentro de los seis (6) meses siguientes a la presentación del citado plan.
Parágrafo 1. Si el órgano asesor lo considera necesario, requerirá al solicitante
para que realice las aclaraciones y allegue los soportes que le sean solicitados.
Parágrafo 2. En caso de emitirse concepto no favorable para la aprobación del
PEMP- CDA se devolverá el Plan y deberá presentarlo nuevamente en un término
no mayor a un (1) año.
Parágrafo 3. Los Órganos Asesores verificarán la implementación de los Planes
Especiales de Manejo y Protección de los BIC-CDA de su competencia.
Artículo 8.2.4.7. Salida temporal de BIC-CDA. La autorización de salida
temporal del país de los BIC-CDA, tanto públicos como privados, es un trámite
que se adelanta ante la autoridad competente nacional o territorial, según
corresponda, quien autorizará mediante acto administrativo la salida temporal
del país del bien.
El acto administrativo deberá contener como mínimo:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Identificación del acto administrativo mediante el cual el bien obtuvo
la declaratoria.
Identificación del propietario o tenedor del bien declarado, así mismo,
domicilio y datos de contacto actualizados.
Explicación detallada de las actividades para las cuales se autoriza la
salida temporal.
Descripción del estado actual de conservación del bien.
Plazo máximo por el que se autoriza la salida temporal del bien.
Descripción del régimen sancionatorio, así como de los efectos del
incumplimiento del plazo establecido.
Obligación del autorizado, en el sentido de informar a la autoridad que
concede la autorización, sobre el reingreso del bien, indicando el
término dentro del cual deberá presentar el informe.
Obligación de cumplir cualquier otro requisito de carácter aduanero.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Parágrafo 1. Los Consejos Territoriales de Archivo informarán al Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado, en los reportes semestrales sobre
las autorizaciones de salida del país de los BIC-CDA del orden territorial, para lo
cual deben solicitar la información respectiva a las autoridades competentes.
Parágrafo 2. En el informe anual que debe presentar el Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado al Ministerio de las Culturas, las Artes y los
Saberes, informará sobre las autorizaciones de salidas temporales de BIC-CDA
tanto del orden nacional como territorial.
Parágrafo 3. En ningún caso, el plazo de autorización de las salidas temporales
del país de los BIC-CDA podrá exceder un periodo de dos (2) años.
Artículo 8.2.4.8. Fines de la salida temporal. La salida temporal de estos
bienes se autorizará exclusivamente para fines: probatorios en procesos legales,
procesos técnicos y exposiciones culturales.
Artículo 8.2.4.9. Requisitos de la Solicitud de Autorización de Salida del
País. La solicitud de autorización de salida temporal del país de los BIC-CDA
deberá presentarse ante la autoridad competente y deberá contener:
1.
2.
3.
4.
5.
Motivo de la salida temporal: razones en las que soporta la solicitud
de autorización de salida del país. Deberá estar acompañado por los
documentos que soporten la solicitud.
Descripción: relación de la documentación y descripción de los bienes,
adjuntando: muestra fotográfica de los bienes, en fondo blanco, de 9
x 12 centímetros; inventarios en el Formato Único de Inventario FUID-.
Destino: se especificará país, ciudad y dirección de destino del bien y
fecha de salida y de retorno.
Solicitante: propietario o su apoderado con el número de teléfono, fax,
dirección y correo electrónico.
Identificación: documento de identidad del propietario o apoderado,
representante legal y copia de la identificación tributaria para
personas jurídicas.
Parágrafo 1. Si la autoridad competente considera viable autorizar la salida del
país de un BIC-CDA, previamente a la expedición del acto administrativo de
autorización, requerirá al solicitante para que presente la póliza de seguro. En
el acto administrativo debe quedar claramente señalada la fecha de retorno del
bien a su ubicación original en Colombia.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Parágrafo 2. Al momento de retornar el bien a su ubicación original en
Colombia, la autoridad competente debe verificar que este ingrese en las mismas
condiciones.
Artículo 8.2.4.10. Póliza de Seguro. En todos los casos, cuando se trate de
la salida temporal de BIC-CDA de entidades públicas, éstos deben asegurarse
durante el tiempo que duren fuera del país, mediante una póliza de seguro para
obras de arte, póliza denominada seguro clavo a clavo, cuyo beneficiario será la
autoridad competente que expide la autorización.
Parágrafo 1. Se asegurará el 100% del valor del -BIC-CDA-. Si el valor del bien
no fuere tasable, el valor de la cobertura del seguro no podrá ser inferior a cien
(100) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Parágrafo 2. En el caso de -BIC-CDA- de propiedad privada, lo aquí
contemplado podrá pactarse directamente a voluntad de su propietario, caso en
el cual el beneficiario deberá ser la instancia competente que otorga la
autorización.
Parágrafo 3. La póliza será solicitada por la autoridad competente previamente
a expedir el acto administrativo de autorización de salida temporal y su vigencia
deberá cubrir desde la fecha que se prevé que el bien salga del país, durante el
tiempo que éste estará fuera y treinta (30) días más, después de su retorno a
su ubicación original en Colombia.
Artículo 8.2.4.11. Exigencias aduaneras. Una vez cumplidos los requisitos
anteriores, el solicitante deberá cumplir las exigencias del Régimen Aduanero,
en particular del artículo 374 y pertinentes del Decreto 1165 del 2019, o por la
norma que lo modifique, derogue o sustituya, incluida la constitución de la
Garantía de Reimportación, o las normas que lo modifiquen, deroguen o
sustituya.
Artículo 8.2.4.12. Autorización de intervención a nivel de conservación
restauración. Los bienes, públicos y privados, del ámbito nacional y territorial,
declarados como BIC-CDA deben contar con la aprobación de la autoridad
competente nacional o territorial, según corresponda, quien autorizará la
intervención en conservación y restauración, disponiendo que esta solo podrá
realizarse bajo la dirección de profesionales idóneos en conservación y
restauración de bienes muebles y se oficializará mediante acto administrativo.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Parágrafo. Las intervenciones menores (o de primeros auxilios) no requieren
de autorización. Deben ser realizadas por personal debidamente capacitado.
Artículo 8.2.4.13. Requisitos para autorizar la intervención en
conservación restauración de los bienes declarados BIC-CDA. La solicitud
de autorización para intervenir un BIC-CDA a nivel de conservación restauración
deberá presentarse ante la autoridad competente. Los requisitos y soportes para
autorizar proyectos de intervención son los siguientes:
1. Solicitud de autorización expresa del propietario, representación legal,
poseedor, usufructuario o custodio del BIC-CDA, para la ejecución del
proyecto de intervención y datos básicos de contacto.
2. Autorización del propietario, representante legal, poseedor,
usufructuario o custodio del -BIC-CDA- a un profesional idóneo, para
presentar el proyecto y los documentos que acrediten dicha condición:
título profesional.
3. Diagnóstico del estado de conservación del bien que incluya:
identificación del bien, soporte, técnica de elaboración, descripción de
los deterioros presentes.
4. Propuesta de intervención que deberá ajustarse a la normatividad y
lineamientos que el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado ha expedido en la materia, siempre enmarcado dentro del
Sistema Integrado de Conservación - SIC.
Parágrafo. La información descrita anteriormente deberá estar sustentada en
estudios técnicos, memoria descriptiva y registro fotográfico de acuerdo con los
principios generales de intervención contemplados en el artículo 2.4.1.4.3. del
Decreto 1080 de 2015, o las normas que lo modifiquen, deroguen o sustituya.
Artículo 8.2.4.14. Informes de intervención en conservación
restauración de los bienes declarados BIC-CDA. El propietario del bien
declarado BIC-CDA intervenido en conservación restauración, deberá enviar a la
autoridad competente, en un término de treinta (30) días, finalizada la
intervención, un informe de la intervención realizada, incluyendo una memoria
descriptiva y registro fotográfico.
Parágrafo 1. Los Consejos Territoriales de Archivo informarán al Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado, en los informes semestrales sobre
las autorizaciones de intervención y de los informes de las intervenciones en
conservación y restauración realizadas de los BIC-CDA del orden territorial, para
lo cual deben solicitar la información respectiva a las autoridades competentes.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Parágrafo 2. En el informe anual que debe presentar el Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado al Ministerio de las Culturas, las Artes y los
Saberes informará sobre las autorizaciones de intervención y de los informes de
las intervenciones en conservación restauración realizadas de los BIC-CDA, tanto
del orden nacional, como territorial.
Artículo 8.2.4.15. Enajenación de Bienes Declarados como Interés
Cultural de Carácter Documental Archivístico – BIC- CDA. La declaratoria
BIC-CDA del orden nacional o territorial a documentos de personas naturales o
jurídicas de derecho privado, no establece limitación al derecho de dominio, es
decir, no los saca del comercio. Sin embargo, en caso de enajenación de los
mismos, dentro de los seis (6) meses siguientes a la enajenación, el enajenante
y el nuevo propietario deberán informar de dicha enajenación al Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado o a la autoridad territorial correspondiente,
con la única finalidad de actualizar el nombre del propietario en el Registro de
los BIC – CDA, so pena de perder la declaratoria de acuerdo con lo establecido
en la normatividad aplicable.
Parágrafo 1. Los BIC-CDA públicos, así como aquellos de las entidades privadas
que cumplen funciones públicas, conforme lo dispuesto en el artículo 72 de la
Constitución Política de Colombia, en concordancia con el artículo 14 de la Ley
594 de 2000, son bienes culturales que conforman la identidad nacional,
pertenecen a la Nación y son inalienables, imprescriptibles e inembargables y,
en consecuencia, no son susceptibles de enajenación.
Parágrafo 2. En los informes anuales que debe presentar el Archivo General de
la Nación Jorge Palacios Preciado al Ministerio de las Culturas, las Artes y los
Saberes informará sobre la enajenación de BIC-CDA.
CAPITULO 3
Adquisición y expropiación de archivos privados
Artículo 8.3.1. Adquisición de archivos privados. El Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado o los Archivos históricos, podrán adquirir archivos
privados con cargo a su presupuesto, en los casos que se indican a continuación.
1. Archivos privados declarados de interés público o de interés social,
cuando el propietario los ofreciere en venta.
2. Archivos privados que representen un interés cultural para la nación,
o que se encuentren en riesgo, declarados de interés público o de
interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Artículo 8.3.2. Competencia. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado queda facultado para declarar bienes de interés público o de interés
social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que se refiere
la Constitución Política.
SECCIÓN 1
Adquisición de archivos privados por donación o compra
Artículo 8.3.1.1. Procedimiento para la adquisición por donación. El
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado o los Archivos históricos
públicos podrán recibir donaciones de archivos privados de interés público o de
interés social en cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. Una vez se reciba la oferta de donación, la autoridad competente evaluará
si hay lugar o no a recibirla, teniendo en cuenta los criterios de valoración
señalados en el Artículo 8.2.1.3 del presente Acuerdo.
2. Si la evaluación es favorable, se presenta ante el órgano asesor de la
instancia competente, para que emita concepto sobre la pertinencia de la
aceptación de la oferta de donación.
3. La donación se perfeccionará a través del contrato suscrito por las partes
en el cual se dejará constancia de la cesión de los derechos para uso,
difusión y divulgación del bien, y conforme al procedimiento establecido.
Artículo 8.3.1.2. Procedimiento para la adquisición por compra. La
compra de los archivos privados descritos en el artículo 8.3.1. “Adquisición de
archivos privados”, deben contar previamente con una Declaratoria de Bienes de
Interés Público o Social realizada por el director general del Archivo General de
la Nación Jorge Palacios Preciado, mediante acto administrativo motivado y ser
objeto de un avalúo por parte del AGN, el cual servirá para determinar el precio
máximo de adquisición con cargo al presupuesto del Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado.
Parágrafo 1. Para tasar el valor de los archivos, se acudirá a curadores,
expertos o peritos idóneos, quienes establecerán la suma de dinero que debe
ser pagada a quien acredite ser el titular del derecho de dominio.
Parágrafo 2. Como criterios para tasar la suma a ser pagada, debe
considerarse, por lo menos, los requisitos indicados en el artículo 8.3.2.2.
“requisitos para la presentación de la solicitud de declaratoria Bien de Interés
Público o Social”, del presente Acuerdo.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Parágrafo 3. La adquisición por compra se realizará a través de contratación
directa.
SECCIÓN 2
Expropiación administrativa de archivos privados
Artículo 8.3.2.1. Expropiación administrativa de archivos privados. El
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, por medio del
representante legal, podrá expropiar por la vía administrativa a la que se refiere
la Constitución Política, archivos privados que representen un interés público o
social, o que se encuentren en riesgo. Para ello deberá:
1. Efectuar la declaratoria del Bien de Interés Público o Social, de oficio o a
solicitud de parte, conforme al artículo 8.3.2.2. del presente Acuerdo y
previo concepto del órgano asesor.
2. Surtir las etapas establecidas en el artículo 8.3.2.3. del presente Acuerdo,
para declarar la expropiación administrativa.
3. Expedir acto administrativo que decreta la expropiación administrativa,
conforme al artículo 8.3.2.4 del presente Acuerdo.
Artículo 8.3.2.2. Requisitos para la presentación de la solicitud de
declaratoria de un Bien de Interés Público o Social con fines de
expropiación. La solicitud de declaratoria Bien de Interés Público o Social con
fines de expropiación deberá contener la siguiente información y
documentación:
1. Información del propietario: para persona natural: copia de cédula
de ciudadanía o extranjería; para persona jurídica: Certificado de
existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio
de su respectiva jurisdicción con fecha de expedición no superior a un
mes, fotocopia de la cédula de ciudadanía o de extranjería del
representante legal, y manifestación escrita de ser el propietario del
bien, lo cual será entendido bajo la gravedad de juramento.
2. Señalar los datos de ubicación: domicilio o dirección, correo
electrónico y teléfonos.
3. Información del bien: Elaborar un informe pormenorizado de las
características del archivo privado candidato de ser declarado como
de interés público o social con la siguiente información.
3.1. Identificación: nombre con el que se conoce el bien.
3.2. Localización: departamento, municipio o distrito y dirección exacta
de ubicación del bien.
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3.3.
Descripción: debe incluir las fechas extremas, soporte, formato y
volumen del bien, tamaño o dimensiones. El volumen del bien
puede ser expresado en: unidades de almacenamiento, unidades
documentales o expedientes, número de folios (si está
identificado), metros lineales para los documentos en soporte
papel, tamaño expresado en MB en archivos electrónicos y horas
de grabación, entre otros.
3.4. El contexto del bien: en se debe describir la historia del mismo, el
nombre del o los productores, la historia institucional/reseña
biográfica (si aplica), historia archivística, cadena de custodia (si
aplica), y forma en que ingresó el bien a su propiedad o tenencia,
(si aplica).
3.5. Diagnóstico del estado de conservación: se debe especificar los
distintos tipos y niveles de deterioro (físico, químico y biológico;
alto, medio o bajo), así como las condiciones de almacenamiento.
3.6. Estado de organización y descripción: se debe detallar el estado de
organización (clasificación y ordenación), especificando el nivel de
organización y descripción, señalando los instrumentos de consulta
con que cuenta el bien.
3.7. Condiciones de acceso al bien: en cuanto a si el bien cuenta con
alguna reserva de ley.
3.8. Existencia y localización de documentación asociada: identificar si
existe documentación asociada de originales, copias y unidades de
descripción asociada al bien (si aplica).
3.9. El informe: deberá ser presentado en medio físico y electrónico,
acompañado de un registro fotográfico que dé cuenta de las
características de los bienes objeto de la declaratoria. Si dentro de
los bienes hay documentos analógicos o digitales, especificar si el
archivo cuenta con equipos de reproducción para documentos
sonoros o audiovisuales.
4. Listado o inventario documental: Este listado o inventario describirá
de manera general la documentación objeto de declarar y debe
contener como mínimo para cada unidad de conservación, las fechas
extremas, tema o asunto, y un aproximado del número de folios, o
inventario documental, si existe.
5. Criterios de valoración de carácter histórico-cultural: Los criterios de
valoración son los establecidos en el artículo 8.2.1.3 “criterios de
valoración”, del presente Acuerdo.
Parágrafo. En caso de que el propietario se niegue a atender la solicitud del
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para atender el
procedimiento de declaratoria de bien de interés público o social con fines de
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
expropiación, se realizará la declaratoria de manera oficiosa mediante acto
administrativo, sin considerar los requisitos establecidos en el presente artículo.
Artículo 8.3.2.3. Procedimiento para declarar la expropiación
administrativa. Previa a la declaratoria de expropiación por parte del
representante legal del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,
deben surtirse las siguientes etapas:
1. Etapa de oferta de compra: El director general del Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado ordenará la compra de los
archivos privados de carácter histórico-cultural o, que se encuentren
en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida, previa
solicitud de avalúo, el cual servirá para determinar el precio máximo
de adquisición o indemnización y precio base de oferta que se hará
mediante un acto administrativo que contendrá la información de
oferta de compra que se hace al propietario. En el mismo acto se
indicará que el propietario podrá: (i) Aceptar la oferta de compra, en
cuyo caso se acudirá a lo dispuesto en el artículo 8.3.1.2
“Procedimiento de Adquisición por compra” del presente Acuerdo, (ii)
Aceptar la compra e iniciar la etapa de negociación sobre el precio
base o (iii) No aceptar la oferta de compra, en cuyo caso se continuará
con el proceso de expropiación administrativa.
2. Etapa de Negociación: Dentro de los 30 días siguientes contados a
partir de la ejecutoria del acto administrativo que determina que la
expropiación se hará por vía administrativa, se procederá a realizar la
negociación directa en la cual se podrá modificar el precio base,
teniendo como máximo el arrojado por el avalúo y así terminar el
proceso anticipadamente por enajenación voluntaria acudiendo a un
contrato de compraventa.
3. Etapa de expropiación propiamente dicha: En caso de que no se
reciba respuesta o fracase la etapa de negociación, se expedirá un
nuevo acto administrativo en el cual se identifique el bien expropiado,
el valor de la indemnización, que será el mismo valor de la oferta
inicialmente presentada y la forma de pago del mismo.
Parágrafo. En caso en el que el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado no realice el pago correspondiente a la indemnización o no acredite su
depósito dentro de los 10 días a la ejecutoria del acto administrativo que ordena
la expropiación, la decisión de expropiación no surtirá efecto alguno y el Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado deberá surtir nuevamente el
proceso expropiatorio.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Artículo 8.3.2.4. Contenido del acto administrativo que decreta la
expropiación administrativa. El acto administrativo que decreta la
Expropiación Administrativa también deberá contener:
1. Indicación del acto administrativo de Declaratoria del Bien de Interés
Público o Interés Social, objeto de expropiación, debido a su carácter
patrimonial o por encontrarse en peligro de destrucción, desaparición,
deterioro o pérdida.
2. Identificación precisa del documento o archivo a expropiar.
3. El valor del precio indemnizatorio y la forma de pago soportado en el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal correspondiente.
4. Órdenes de notificación al titular o titulares del derecho de dominio
sobre el archivo privado de carácter histórico-cultural que haya sido
Declarado de Interés Público o de Interés Social, debido a su carácter
patrimonial o por encontrarse en peligro de destrucción, desaparición,
deterioro o pérdida, expropiado, indicando los recursos que proceden
en la vía gubernativa.
5. Los motivos de utilidad pública o de interés social, con las condiciones
de urgencia que se hayan declarado.
Artículo 8.3.2.5. Requisitos para adelantar los procesos técnicos para la
protección del patrimonio documental. Una vez que ingresen al Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado los documentos o archivos privados
de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción,
desaparición, deterioro o pérdida, se les adelantarán los procesos técnicos
necesarios para la protección del patrimonio documental.
TÍTULO 9
DISPOSICIONES ESPECIALES
CAPÍTULO 1
Archivos, Derechos Humanos - DDHH y Derecho Internacional
Humanitario DIH
Artículo 9.1.1. Objetivo. Establecer las directrices generales para que los
sujetos obligados identifiquen, valoren y apliquen los instrumentos archivísticos,
a la información y documentos relativos a los Derechos Humanos – DDHH y al
Derecho Internacional Humanitario – DIH.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
SECCIÓN 1
Criterios para la identificación y valoración de documentos relativos a
los Derechos Humanos
Artículo 9.1.1.1. Identificación. Serán considerados documentos relativos a
los Derechos Humanos, aquellos producidos, custodiados y divulgados por
entidades, organizaciones y personas de diversa naturaleza y procedencia, en
cualquier soporte o formato electrónico, que contenga información que, más allá
de la finalidad para la cual fueron concebidos, puedan servir para:
1. Atestiguar o evidenciar la vulneración de derechos;
2. Justificar o sustentar la protección, satisfacción, garantía, exigencia,
ejercicio, restablecimiento individual y colectivo de los Derechos
Humanos, o los deberes correlativos a ellos;
3. Testimoniar las actuaciones de los sujetos obligados, en ejercicio de
sus obligaciones constitucionales y legales, en torno a los Derechos
Humanos.
4. Reflejar y soportar el reconocimiento y progresividad de derechos, de
acuerdo con la evolución del ordenamiento jurídico colombiano.
Artículo 9.1.1.2. Criterio Orgánico – Funcional. Dentro de las actividades
propias de la Gestión Documental, los sujetos obligados identificarán aquellas
funciones relacionadas con la protección, satisfacción, garantía, exigencia,
ejercicio y restablecimiento de los Derechos Humanos, así como las áreas y
dependencias encargadas de ejecutar su cumplimiento a través de planes,
programas y proyectos, teniendo en cuenta el contexto de producción
documental.
Artículo 9.1.1.3. Criterios de contenido. La información relativa a los
Derechos Humanos contenida en los documentos y los archivos debe servir como
criterio de valoración para atribuir valores primarios y secundarios, teniendo en
cuenta algunas de las siguientes características:
1. Evidencien la asignación y cumplimiento de funciones en torno a los
Derechos Humanos a través de la ejecución de planes, programas y
proyectos.
2. Testimonien coyunturas, hechos extraordinarios o de relevancia social.
3. Contengan datos e información únicos o representativos de un
momento de la historia de la entidad y de la sociedad, en materia de
Derechos Humanos, que puedan servir para la investigación en
diversas áreas (ciencias sociales, ciencias humanas, demografía,
estadística, investigación periodística, etc.).
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
SECCIÓN 2
Criterios para la identificación y valoración de documentos referidos a
las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e
infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con
ocasión del conflicto armado interno.
Artículo 9.1.2.1. Criterios para la identificación. Los sujetos obligados
deben efectuar los procesos de identificación de los archivos referidos a las
graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho
Internacional Humanitario, a partir de los criterios y características establecidas
en el “Protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y
manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho
internacional humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado” emitido
por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Centro Nacional
de Memoria Histórica, en el marco de lo ordenado por la Ley 1448 de 2011 “Por
la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las
víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones.".
Artículo 9.1.2.2. Valoración documental. Serán de conservación permanente
los documentos que guarden relación con acciones imprescriptibles, crímenes de
lesa humanidad y graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos e
infracciones al Derecho Internacional Humanitario.
Artículo 9.1.2.3. Ajustes en los tiempos de retención y disposición final.
Los sujetos obligados deben ajustar, en sus Tablas de Retención Documental o
en las Tablas de Valoración Documental, los tiempos de retención documental
para que se garantice la disponibilidad de aquellos documentos que se puedan
valorar bajo los criterios de: verdad, justicia y reparación a las víctimas, la no
repetición, acceso a la justicia, entre otros.
Artículo 9.1.2.4. Medidas de protección de los archivos. Los sujetos
obligados que custodien, controlen o tengan en posesión documentos de archivo,
o sean responsables o encargadas del tratamiento de información relativa a las
graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e infracciones al
Derecho Internacional Humanitario, verificarán que se apliquen las medidas de
protección establecidas en el “Protocolo de gestión documental de los archivos
referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e
infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión del
conflicto armado”, garantizando que no se desagreguen los expedientes o
unidades documentales y que los mismos se encuentren plenamente
identificados en los instrumentos archivísticos.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Parágrafo. De conformidad con lo ordenado en el artículo 15 de la Ley 594 de
2000, desarrollado por el artículo 2.8.2.2.4. del Decreto 1080 de 2015, los
servidores públicos, así como los contratistas, entregarán un inventario de los
documentos de archivo a su cargo, indicando de manera específica cuando
corresponden a documentos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho
Internacional Humanitario. Obligación que deberá quedar de forma clara y
expresa en los respectivos contratos o disposición legal que detalle las funciones
de quién las ejecuta.
Artículo 9.1.2.5. Acceso a documentos relativos a los Derechos
Humanos, Derecho Internacional Humanitario o Lesa Humanidad. Para
el acceso a la información contenida en los documentos referidos a las graves y
manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e infracciones al Derecho
Internacional Humanitario, se debe tener en cuenta todos los aspectos señalados
en el Título 7 “Acceso y Consulta de los documentos”, del presente Acuerdo.
Artículo 9.1.2.6. Integridad de los fondos documentales. En cumplimiento
de los principios de procedencia y de orden original, así como para mantener la
integridad, veracidad, autenticidad y fidelidad de los documentos de archivo,
referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e
infracciones al Derecho Internacional Humanitario deben conformarse con todos
los documentos que integran cada expediente o acreditan hechos específicos.
Parágrafo. Se debe conservar la integridad de las series documentales,
manteniendo el vínculo archivístico y no separando series y subseries de su lugar
según la estructura orgánico–funcional de las entidades. No se deben establecer
colecciones o agrupaciones de documentos de Derechos Humanos fuera de las
series o subseries establecidas en los instrumentos archivísticos.
Artículo 9.1.2.7. Convenios y contratos nacionales e internacionales. Los
convenios y contratos suscritos con personas naturales o jurídicas, nacionales y
extranjeras, para desarrollar acciones, proyectos, planes e investigaciones
relacionadas con Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario en
Colombia, deben incluir una cláusula donde se establezca la obligación de estas
instituciones de entregar al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,
copias de los archivos y documentos públicos relacionadas con estas acciones y
relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario,
conforme a lo ordenado en el artículo 42 de la Ley 594 de 2000.
Artículo 9.1.2.8. Articulación con otras entidades públicas para la
protección de los archivos referidos a las graves y manifiestas
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
violaciones a los Derechos Humanos, e infracciones al Derecho
Internacional Humanitario. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado, en articulación con otras entidades públicas, podrá suscribir convenios
interadministrativos o de cooperación, entre otros, para la administración
integral, control, conservación, preservación, posesión, custodia y acceso, de los
documentos públicos relativos a Derechos Humanos y el Derecho Internacional
Humanitario.
CAPÍTULO 2
Archivos fotográficos, sonoros y audiovisuales
Artículo 9.2.1. Objetivo. Establecer criterios técnicos y administrativos
específicos que deben tenerse en cuenta para la organización, gestión,
conservación y preservación a largo plazo de archivos y documentos
fotográficos, sonoros y audiovisuales en cualquier soporte físico, formato
electrónico o medio de almacenamiento.
Artículo 9.2.2. Almacenamiento. Debe ser específico para cada soporte físico
y formato electrónico. Se debe incluir la referencia cruzada con los expedientes
de origen para su organización y control, y registrarse en los inventarios
correspondientes.
Artículo 9.2.3. Conservación de soportes analógicos. Los documentos
sonoros y audiovisuales en soportes o medios analógicos están necesariamente
vinculados y unidos a un tipo específico de soporte. De esa relación indivisible
entre el soporte y la grabación se obtiene su calidad, su estética, su integridad,
su originalidad y algunos de los criterios para su valoración, si son documentos
de conservación permanente, por sus valores históricos, tecnológicos o
estéticos.
Parágrafo. Tecnológicamente se debe conservar
independiente de las copias o migraciones efectuadas.
el
soporte
original,
Artículo 9.2.4. Tecnología y bienes asociados. Las tecnologías y bienes
asociados como las máquinas, hardware, dispositivos, repuestos, mobiliario y
otros, necesarios para la producción, reproducción, copiado, proyección,
transmisión, distribución y almacenamiento de documentos fotográficos,
sonoros y audiovisuales deben ser conservados asegurando el mantenimiento.
Artículo 9.2.5. Procesos de la gestión documental. Los documentos
fotográficos, sonoros y audiovisuales hacen parte integral de la gestión
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
documental, ya sea como parte de los expedientes, unidades documentales,
series o subseries.
Parágrafo. Serán considerados como fondos o colecciones solo cuando no
exista posibilidad ninguna de ser vinculadas con expedientes, unidades
documentales, series o subseries.
Artículo 9.2.6. Descripción de documentos fotográficos, sonoros y
audiovisuales. Para los fondos o colecciones de documentos fotográficos,
sonoros y audiovisuales, se deben diligenciar los formatos de descripción (ver
anexo 8 “Instructivo y formato para descripción de Fondos o Colecciones de
documentos fotográficos”; ver anexo 9 “Instructivo y formato para descripción
de Fondos o Colecciones de documentos sonoros”; ver anexo 10 “Instructivo y
formato para descripción de Fondos o Colecciones de documentos
audiovisuales”). En estos formatos se referenciarán todos aquellos elementos
conexos que den cuenta de su origen y gestión.
CAPÍTULO 3
Reconstrucción de Expedientes
Artículo 9.3.1. Objetivo. Establecer el procedimiento técnico archivístico que
debe seguirse para la reconstrucción de los expedientes en caso de pérdida total
o parcial.
Artículo 9.3.2. Deber de reconstrucción. Conocida la pérdida de los
expedientes, de forma inmediata, el responsable a cargo de la documentación o
quien lo tuviera en custodia, debe dar inicio al proceso de reconstrucción.
Artículo 9.3.3. Determinación de la pérdida total o parcial de
expedientes. De acuerdo con las evidencias materiales de la pérdida parcial o
total de los expedientes, se debe proceder a verificar los instrumentos de
consulta y registro con los que cuente la entidad responsable de la custodia,
tales como inventarios documentales, sistemas de registro y control de
préstamos de expedientes, así como testimonios y evidencias aportadas por los
titulares de los expedientes o la información aportada por las autoridades para
identificar cuáles son los expedientes que se han perdido parcial o totalmente.
Artículo 9.3.4. Identificación de los expedientes a reconstruir. Advertida
la pérdida total o parcial de los expedientes y su identificación, incluidos los
casos en que la pérdida haya sido parcial o sin importar el soporte, medio o
formato de los documentos, se realizará un diagnóstico integral de los mismos
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
para determinar, cuáles son los expedientes que deben ser intervenidos y,
posteriormente reconstruidos.
Artículo 9.3.5. Instrumentos y trámites para facilitar la reconstrucción
de los expedientes. Se deben utilizar instrumentos archivísticos como:
Inventarios Documentales, Cuadros de clasificación, Tablas de Retención
Documental, Tablas de Valoración Documental, Sistemas de Registro y Control
de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales, generados tanto por la entidad
responsable de adelantar el proceso de reconstrucción como de entidades en las
que puedan reposar tipos documentales o expedientes completos que faciliten
la labor con el fin de lograr, en lo posible, la reconstrucción total o parcial de los
expedientes según corresponda.
Artículo 9.3.6. Procedimiento para la reconstrucción de expedientes.
Para la reconstrucción de los expedientes se debe realizar el siguiente
procedimiento:
1. De inmediato, informar, a la Entidad propietaria de la información, de
lo cual se dejará constancia, de la pérdida del o los expedientes, por
parte del jefe inmediato que tenga a su cargo el expediente, al
secretario general o el funcionario de igual o superior jerarquía.
2. Presentar la correspondiente denuncia a la Fiscalía General de la
Nación, toda vez que los archivos e información pública son bienes del
Estado.
3. Elaborado el diagnóstico integral de los expedientes para determinar,
cuáles son los que deben ser intervenidos y, posteriormente
reconstruidos, se procederá a elaborar el Acto administrativo, de
apertura de la investigación por pérdida de expediente.
4. La investigación por pérdida de expedientes debe incluir la declaración
de pérdida del expediente y la información que se debe reconstruir.
5. Los secretarios generales de las entidades, o quienes hagan sus veces,
deben realizar un seguimiento periódico sobre el avance de la
reconstrucción de los expedientes hasta que culminen todas las
acciones que correspondan.
6. Reconstrucción del Expediente: Con las copias de los documentos
obtenidos debidamente certificadas o autenticadas según el caso, se
procederá a conformar el o los expedientes, dejando constancia
mediante acto administrativo del procedimiento realizado, el cual hará
parte integral del expediente.
Artículo 9.3.7. Requerimiento a terceros. Cuando se identifique en los
diferentes instrumentos archivísticos que la información para la reconstrucción
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
de los expedientes se encuentra en poder de terceros, el funcionario competente
solicitará a quién la tiene en su poder, que pida copia auténtica o copia con la
anotación que “el documento es fiel copia del que reposa o se encuentra en sus
archivos”, para que forme parte del expediente reconstruido.
Artículo 9.3.8. Práctica de pruebas. El funcionario competente practicará las
pruebas que estime conducentes y pertinentes, conforme lo reglamentado en el
Código General del Proceso, con el fin de lograr la integridad, veracidad y
autenticidad de la información contenida en los expedientes.
Parágrafo. La práctica de pruebas puede consistir en visitas de inspección a
archivos o sistemas de información donde se pueda encontrar información que
sea pertinente para la correspondiente reconstrucción.
Artículo 9.3.9. Valor probatorio de los expedientes reconstruidos. El valor
probatorio de los expedientes reconstruidos será el que le asignen los Códigos
de Procedimiento de cada especialidad del Derecho.
Artículo 9.3.10. Autenticidad de los expedientes reconstruidos. El
funcionario competente, encargado del procedimiento de reconstrucción,
durante la ejecución de este, deberá asegurar que los expedientes reconstruidos
cumplan con requisitos de autenticidad, integridad, veracidad y fidelidad.
Artículo 9.3.11. Principio de prueba por escrito. Cuando con los
instrumentos archivísticos disponibles no sea posible la reconstrucción total de
los expedientes, se dará aplicación al principio de prueba por escrito.
CAPÍTULO 4
Expedientes Pensionales
Artículo 9.4.1. Objetivo. Establecer los lineamientos que deben seguir los
operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su
cargo la resolución de solicitudes pensionales u otras prestaciones periódicas,
además de las obligaciones propias en el manejo de sus archivos y la adecuada
gestión del expediente pensional, frente a la conformación, tiempos de retención
y cierre del expediente, sin importar el soporte físico o formato electrónico en
que se encuentren, sin perjuicio de lo establecido en la Ley General de Archivos
y sus normas reglamentarias.
Artículo 9.4.2. Características del Expediente
características del expediente Pensional son:
Pensional.
Las
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Integridad: El Expediente Pensional se conforma por todos los
documentos o tipos documentales relacionados con una misma
persona y que sirven para decidir cualquier prestación económica.
2. Secuencialidad: Los documentos o tipos documentales del
Expediente Pensional deben ordenarse de manera cronológica,
atendiendo los procesos que se surten en cada trámite de la prestación
económica.
3. Racionalidad técnica, jurídica y administrativa: Aplicación de criterios
técnicos, jurídicos y administrativos en la organización del expediente
pensional evidenciándose en forma lógica, clara y completa el
desarrollo y trazabilidad del proceso.
1.
Artículo 9.4.3. Organización del Expediente Pensional. Los operadores del
Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolución
de solicitudes pensionales u otras prestaciones periódicas deben, en relación con
el Expediente Pensional, realizar las acciones orientadas a la clasificación,
ordenación, control y actualización de los documentos que conforman dicho
expediente. Se deberá incluir una hoja de control o índice electrónico para
registrar los documentos que conforman el Expediente Pensional.
Parágrafo. Las entidades públicas y privadas que prestan servicios como
administradoras de pensiones deben implementar la hoja de control o índice
electrónico que se regula mediante el presente Acuerdo. Este formato podrá ser
adaptado de acuerdo con las particularidades de cada entidad, adicionando los
campos que requiera, sin suprimir los incluidos.
Artículo 9.4.4. Consulta del Expediente Pensional. Los operadores del
Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolución
de solicitudes pensionales u otras prestaciones periódicas, deben facilitar el
acceso y entregar la información requerida a los usuarios que respecto de su
propia información acrediten un interés legítimo y a las autoridades que tengan
acceso por ley a dicha información manteniendo la reserva legal a que haya
lugar.
Artículo 9.4.5. Protección del Expediente Pensional. Los operadores del
Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolución
de solicitudes pensionales u otras prestaciones periódicas deben implementar
medidas y mecanismos apropiados para proteger los documentos del Expediente
Pensional, asumiendo la responsabilidad jurídica en la administración y
conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Parágrafo. Las Entidades públicas y privadas que prestan servicios como
administradoras de pensiones podrán utilizar medios tecnológicos como la
digitalización para generar una copia digital o virtual del expediente con fines de
consulta y protección, sin que por este hecho se entienda que puede eliminarse
el expediente físico.
Artículo 9.4.6. Disposición Final del Expediente Pensional. Los operadores
del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la
resolución de solicitudes pensionales u otras prestaciones periódicas
(asignaciones de retiro) deben realizar el proceso de valoración del expediente
pensional en cualquier etapa y registrarlo en las respectivas Tablas de Retención
Documental o Tablas de Valoración Documental con el fin de determinar un
mecanismo apto para su conservación y reproducción y definir su disposición
final.
Artículo 9.4.7. Tiempo de retención del expediente pensional. El tiempo
de retención documental para el expediente pensional será mínimo de veinte
(20) años, contados a partir de la fecha en que se extinga el derecho a la
prestación por cualquiera de las causales de ley.
CAPÍTULO 5
Historias Laborales
Artículo 9.5.1. Objetivo. Establecer lineamientos frente a la conformación,
tiempos de retención y cierre de las historias laborales, sin importar el soporte
físico o formato electrónico en que se encuentren, sin perjuicio de lo establecido
en la Ley General de Archivos y sus normas reglamentarias.
Artículo 9.5.2. Conformación de la Historia Laboral. La Historia laboral se
debe conformar con los tipos documentales mínimos establecidos para la serie
documental, descrita en el Banco Terminológico – BANTER del Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado
Parágrafo. Podrán identificarse tipos documentales adicionales a los señalados,
según la naturaleza jurídica de la Entidad y las funciones asignadas a esta.
Artículo 9.5.3. Custodia y seguridad de la Historia Laboral. El área de
custodia documental del archivo de historias laborales debe ser de acceso
restringido, limitado únicamente al personal autorizado y llevando un estricto
control de su consulta.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Parágrafo. Las áreas de custodia documental deben cumplir con las condiciones
técnicas, locativas, materiales y ambientales que ha establecido el Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado para este tipo de espacios, de
manera tal que se garantice la integridad física y técnica de las historias
laborales, sin alterar la información que contienen.
Artículo 9.5.4. Cierre de la Historia Laboral. El cierre de la Historia Laboral
se determina una vez cumplido todo el trámite administrativo establecido para
el retiro y pago de las prestaciones sociales definitivas del funcionario.
Parágrafo. Una vez efectuada la transferencia documental de la Historia Laboral
al archivo central, no se deben incluir nuevos documentos en los expedientes.
Frente a trámites posteriores que requieran la consulta de la Historia Laboral
para certificar hechos relacionados con el desempeño de sus funciones o del
tiempo de servicio con la entidad, los documentos generados deben ser
archivados en la serie o subserie documental correspondiente por la cual se
adelanta el trámite.
Artículo 9.5.5. Tiempo de retención de la serie historias laborales. Para
las historias laborales se recomienda un tiempo de retención de dos (2) años en
archivo de gestión contados a partir de la desvinculación del funcionario de la
entidad. Una vez se ha realizado la transferencia al Archivo Central se
recomienda un tiempo de retención mínimo de ochenta (80) años.
Parágrafo. La entidad podrá aumentar el tiempo de retención de las historias
laborales en archivo de gestión y archivo central de acuerdo con sus necesidades
particulares, pero no podrá reducir el tiempo de retención.
CAPÍTULO 6
Cámaras de Comercio
Artículo 9.6.1. Objetivo. Identificar acciones en relación con los procesos de
la gestión documental de los archivos generados, enviados, recibidos y
almacenados por las Cámaras de Comercio, en ejercicio de las funciones públicas
que le han sido delegadas por ley.
Artículo 9.6.2. Registro público. Entiéndase archivísticamente por registro
público, el conjunto de documentos, en cualquier soporte físico o formato
electrónico, administrados por las Cámaras de Comercio en ejercicio de las
facultades legales, respecto de los cuales la ley exige su inscripción.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Artículo 9.6.3. Series y subseries documentales. En ejercicio de la función
pública delegada a las Cámaras de Comercio, se deben identificar las series y
subseries documentales, acorde con los principios y procesos archivísticos.
Parágrafo. Se tendrán como referente para la elaboración o actualización de
las Tablas de Retención Documental – TRD, las series y subseries documentales
publicadas en el Banco Terminológico – BANTER del Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado, relacionadas con el desarrollo de la función pública de
las Cámaras de Comercio.
Artículo 9.6.4. Eliminación documental. La eliminación de aquellos
documentos que iniciaron trámites con fines registrales ante Cámara de
Comercio que no concluyeron en una operación de registro, no requieren su
conservación permanente y, en consecuencia, podrán ser eliminados cumplido
un (1) año después de ejecutoriado el acto administrativo que decreta el
desistimiento tácito, para lo cual se debe cumplir con el procedimiento de
eliminación establecido en el presente Acuerdo.
CAPÍTULO 7
Licencias urbanísticas y demás documentos que se producen en
ejercicio de la función pública asignada a los curadores urbanos por
mandato legal.
Artículo 9.7.1. Objetivo. Reglamentar la gestión documental de los
expedientes de las licencias urbanísticas y otras actuaciones relacionadas con la
expedición de las licencias que se producen en ejercicio de la función pública, a
cargo de los curadores urbanos por mandato legal.
Parágrafo. Los curadores urbanos en ejercicio de la función pública se
encuentran obligados al cumplimiento del presente Acuerdo en su integridad.
Artículo 9.7.2. Series y subseries documentales. Los documentos que se
producen durante el desarrollo de la función pública que la Ley les asigna a los
curadores urbanos, a partir de la descentralización por colaboración, se deben
identificar y clasificar en series y subseries documentales, acorde con los
principios archivísticos y procesos de la gestión documental.
Parágrafo. Los curadores urbanos tendrán como referente para la elaboración
o actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD, las series y
subseries documentales publicadas en el Banco Terminológico – BANTER del
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, relacionadas con el
desarrollo de su función pública.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Artículo 9.7.3. Valoración documental. Los curadores urbanos deben aplicar
la metodología de intervención de fondos documentales acumulados, indicados
en el Capítulo 2 del Título 5 “Valoración Documental”, del presente Acuerdo, para
los documentos que no hayan sido entregados a la autoridad municipal, o
distrital competente, cuyo trámite haya finalizado en periodos anteriores y que
carecen de criterios de organización archivística.
Artículo 9.7.4. Transferencia documental. Las series y subseries
documentales que deban ser entregadas a la autoridad de planeación municipal
o distrital, o la entidad que haga sus veces, sin importar el soporte físico o
formato electrónico, deben identificarse en la casilla de procedimiento de las
Tablas de Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental —
TVD. Dicha entrega se realizará conforme al procedimiento establecido por la
autoridad municipal o distrital y conforme a los tiempos de retención documental
indicados por el Gobierno Nacional.
Artículo 9.7.5. Eliminación documental. La eliminación de los expedientes
de los trámites desistidos y demás documentos derivados del desarrollo de la
función pública de los curadores urbanos, que se valoren con disposición final
eliminación, deben estar identificados por series y subseries en las Tablas de
Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD (campo
disposición final – eliminación (E), y se debe cumplir con el procedimiento de
eliminación establecido en el presente Acuerdo.
Artículo 9.7.6. Procedimiento para la entrega documental por faltas
temporales o absolutas o la pérdida de la función pública por parte del
curador urbano, por cualquier causa. En los casos de pérdida de la calidad
de curador urbano o suspensión temporal o definitiva, se procederá de la
siguiente manera para la entrega de los archivos:
1. Cuando haya cambio de curador urbano, la entrega de las licencias
urbanísticas y otras actuaciones relacionadas con la expedición de las
licencias de competencia del curador urbano debe hacerse
personalmente al nuevo curador o a la autoridad municipal o distrital
competente, en presencia del jefe correspondiente o su delegado. Esta
entrega se realizará mediante acta, anexando el inventario
documental de los expedientes e indicando la fecha y lugar de esta,
así como los demás asuntos relacionados con la función.
2. El curador urbano saliente deberá entregar toda la documentación
debidamente ordenada, foliada, con hoja de control o índice
electrónico e inventario documental en unidades de conservación, a
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
quién se haya posesionado en su reemplazo, describiendo la etapa en
la que quedan los expedientes.
3. En caso de muerte, incapacidad por enfermedad o ausencia definitiva
por cualquier causa del curador urbano, un auditor, dos (2) testigos
designados por la autoridad municipal o distrital competente y la
persona que asuma sus funciones, procederán a levantar un acta de
entrega y recibo dejando constancia del estado en que se encuentran
los archivos.
TÍTULO 10
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 10.1. Derogatoria. Según lo dispuesto en el artículo 3º de la Ley 153
de 1887, por existir una nueva reglamentación que regula íntegramente la
función archivística del Estado, quedan derogados los Acuerdos: Acuerdo 007
de 1994; Acuerdo 011 de 1996; Acuerdo 047 de 2000; Acuerdo 049 de 2000;
Acuerdo 056 de 2000; Acuerdo 060 de 2001; Acuerdo 038 de 2002; Acuerdo
042 de 2002; Acuerdo 002 de 2004; Acuerdo 027 de 2006; Acuerdo 006 de
2011; Acuerdo 007 de 2012; Acuerdo 005 de 2013; Acuerdo 002 de 2014;
Acuerdo 006 de 2014; Acuerdo 007 de 2014; Acuerdo 008 de 2014; Acuerdo
003 de 2015; Acuerdo 004 de 2015; Acuerdo 006 de 2015; Acuerdo 003 de
2018; Acuerdo 005 de 2018; Acuerdo 008 de 2018; Acuerdo 010 de 2018,
Acuerdo 009 de 2018; Acuerdo 001 de 2019; Acuerdo 002 de 2019; Acuerdo
004 de 2019; Acuerdo 006 de 2019; Acuerdo 001 de 2020; Acuerdo 002 de
2021 y demás actos administrativos que le sean contrarios.
Parágrafo. Los actos administrativos expedidos con fundamento en las
disposiciones
anteriormente derogadas mantendrán su vigencia
y
ejecutoriedad, teniendo en cuenta que los fundamentos jurídicos permanecen
vigentes en el presente Acuerdo.
Artículo 10.2. Vigencia. El presente Acuerdo rige a partir de su expedición.
Parágrafo 1. Los sujetos obligados establecidos en el artículo 1.1.2 tendrán
seis (6) meses para su adopción.
Parágrafo 2. Los procesos, trámites o actuaciones que se vienen adelantando,
cuyo trámite no ha finalizado a la entrada en vigencia del presente Acuerdo,
continuarán desarrollándose con base en las normas que fundamentaron el
inicio del trámite, hasta la culminación o el vencimiento de los plazos otorgados.
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PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Expedido en Bogotá D.C.
Firmado digitalmente
TRUJILLO
por TRUJILLO BERNAL
BERNAL LUISA LUISA FERNANDA
Fecha: 2024.03.11
FERNANDA
19:59:39 -05'00'BERNAL
LUISA FERNANDA TRUJILLO
Presidenta Consejo Directivo
Firmado
Yanina R.
digitalmente por
Arrieta Leottau Yanina R. Arrieta
Leottau
YANINA ROSA ARRIETA LEOTTAU
Secretaria técnica Consejo Directivo
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
ANEXOS DEL ACUERDO
ANEXO 1. “Definiciones”
A
Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos y atribución de
las autoridades a consultar la información que conservan los archivos de las
instituciones u organizaciones que desarrollan funciones públicas, en los
términos consagrados por la Ley; dicho ejercicio estará limitado cuando se trate
de información sujeta a reserva, previa autorización por la Constitución y la Ley.
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por
su valor sustantivo, histórico o cultural.
Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales
dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos,
tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento
de los archivos.
Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente
documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación
apropiadas.
Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de
los archivos.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública
o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede
entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos
por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su
documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa.
Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos
documentales procedentes de organismos del orden departamental y por
aquellos que recibe en custodia.
Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentales
procedentes de los organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en
custodia.
Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos documentales
procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en
custodia.
Archivo del orden nacional: Archivo integrado por los fondos documentales
procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en
custodia.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y
tratados archivísticamente, siguiendo la estructura-orgánico funcional del
productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado: Establecimiento
público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística
nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de
la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la
difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.
Archivo General Territorial: es el Archivo General de su respectivo nivel
territorial (departamentales, distritales, municipales), cuya función principal es
coordinar y desarrollar la política archivística en los archivos de las entidades de
su territorio, de acuerdo con los lineamientos impartidos por el Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado. Estos serán creados, de acuerdo con su
autonomía, por las respectivas autoridades departamentales, distritales,
municipales, de los territorios indígenas y de los territorios especiales
biodiversos y fronterizos. Los Archivos Generales Territoriales son a su vez
archivos históricos.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Archivo histórico: Archivo conformado por los documentos que por decisión
del correspondiente Comité Interno de Archivo o quién ejerza las mismas
funciones, deben conservarse permanentemente, dado su valor como fuente
para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede
conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario,
adquisición o expropiación.
Archivos relativos a los Derechos Humanos: Todos los documentos,
información y archivos producidos, recibidos y custodiados por entidades de la
Administración Pública y particulares que cumplen funciones públicas, deben ser
considerados en su función de garantes de los Derechos Humanos,
independientemente de la fase del ciclo vital en el que se encuentren (archivo
de gestión, archivo central, archivo histórico). De la misma manera, los valores
primarios y secundarios de los documentos deben ser determinados teniendo en
cuenta, como criterio transversal, su relación con los Derechos Humanos.
Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas
naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o
actividades.
Archivo privado de interés público: Aquel que, por su valor para la historia,
la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal
por el legislador.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales
y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades
privadas.
Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
Área de custodia documental: espacio especialmente equipado y adecuado
para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan
las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.
Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción
administrativa.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Autenticación electrónica: Es la acreditación por medios electrónicos de la
identidad de una persona o autoridad, para elaborar o firmar documentos, o para
adelantar trámites y procedimientos administrativos.
Autenticidad: Característica técnica que permite identificar al autor de un
mensaje de datos, el cual es conservado en condiciones que permitan garantizar
su integridad, para preservar la seguridad de la información que busca asegurar
su validez en tiempo, forma y distribución. Así mismo, garantiza el origen de la
información, validando el emisor para evitar suplantación de identidades. Que
pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser, que ha sido creado o
enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido
creado o enviado en el momento que se afirma.
B
Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico – BICCDA: Corresponde a una categoría legal especial de bienes del patrimonio
cultural de la Nación de naturaleza documental que tienen características y
valores de importancia para el Patrimonio Cultural de la Nación.
Banco terminológico - BANTER: Instrumento archivístico por el cual se
estandariza la denominación de series y subseries documentales producidas en
razón de las funciones administrativas y misionales de la administración pública.
Registro de conceptos o términos, cuyo fin es brindar una herramienta que
facilite información (desde el punto de vista documental) de la entidad para una
buena comprensión de los términos y conceptos ligados a la actividad misional
de la entidad con fundamento en las temáticas del sector al cual pertenece.
C
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservación.
Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
Certificación de documentos: Acción de constatar
determinados documentos o datos en los archivos.
la
presencia
de
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Clasificación documental: Es la fase del proceso de organización documental,
en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con
la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección,
subsección, series, subseries o asuntos) y su resultado está basado en el Cuadro
de Clasificación Documental – CCD respetando así el principio de procedencia en
cada una de las etapas del ciclo vital del documento.
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las
unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que
debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios
subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los
principios de respeto a la procedencia y al orden original.
Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir
y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de
documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos
y técnicos de los archivos.
Comité Evaluador de Documentos: Órgano asesor del Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado, encargado de conceptuar sobre: el valor
secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las privadas
que cumplen funciones públicas.
Comité Institucional de Gestión y Desempeño: Comité creado por el
Decreto 1499 de 2017 (sustituye el título 22 de la parte 2 del libro 2 del Decreto
1083 de 2015), artículo 2.2.22.3.8. En relación con la función archivística es un
Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las
políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer
recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los
archivos, en cada una de las Entidades en las que se encuentran integrados.
Comités Técnicos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado: Comités creados por el Archivo General de la Nación como instancias
asesoras para la normalización y el desarrollo de los procesos archivísticos.
Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas
desarrollo de las funciones asignadas legalmente
independientemente del medio utilizado.
o producidas en
a una entidad,
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Consecutivo: Asignación de números que siguen de uno al otro sin saltos, de
menor a mayor, utilizado para llevar el control anual de la producción de
documentos.
Consejos Territoriales de Archivo: Instancias asesoras y de articulación del
Sistema Nacional de Archivo en el orden territorial.
Conservación – Restauración: Acciones que se realizan de manera directa
sobre los bienes documentales, orientadas a asegurar su conservación a través
de la estabilización de la materia. Incluye acciones urgentes en bienes cuya
integridad material física y/o química se encuentra en riesgo inminente de
deterioro y/o pérdida, como resultado de los daños producidos por agentes
internos y externos, sean estas acciones provisionales de protección para
detener o prevenir daños mayores, así como acciones periódicas y planificadas
dirigidas a mantener los bienes en condiciones óptimas.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas de conservación
preventiva y conservación – restauración, adoptadas para asegurar la integridad
física y funcional de los documentos analógicos de archivo.
Conservación permanente: Decisión que se aplica a aquellos documentos que
tienen valor histórico, científico o cultural, que conforman el patrimonio
documental de una persona o entidad, una comunidad, una región o un país y
por lo tanto no son sujeto de eliminación.
Conservación preventiva de documentos: Se refiere al conjunto de políticas,
estrategias y medidas de orden técnico y administrativo con un enfoque global
e integral, dirigidas a reducir el nivel de riesgo, evitar o minimizar el deterioro
de los bienes y, en lo posible, las intervenciones de conservación – restauración.
Comprende actividades de gestión para fomentar una protección planificada del
patrimonio documental
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de
documentos con el fin de conocer la información que contienen.
Convalidación: Procedimiento técnico mediante el cual la instancia competente
certifica que las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración
Documental – TVD cumplen con los requisitos técnicos de elaboración y
aprobación. El proceso inicia con la evaluación de los instrumentos archivísticos,
la emisión de informes de evaluación, hasta la solicitud de inscripción en el
Registro Único de Series Documentales - RUSD.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Copia: Reproducción exacta de un documento.
Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por
el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.
Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la
información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan
a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No
generan trámites para las instituciones, ni son objeto de radicación.
Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar
formado por la costura de uno o varios cuadernillos.
Cuadro de Clasificación Documental - CCD: Esquema que refleja la
jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el
que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries
documentales.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una
institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la
administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
D
Dato: Elemento primario de información y punto de partida para obtener
conocimiento. Por si solo carece de significación propia, pero cuando es sometido
a un tratamiento, procesamiento o análisis da como resultado una abstracción
que tiene sentido por sí misma.
Datos abiertos: Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se
encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y
reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o
privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de
cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros
puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
Declaratoria de un Bien de Interés Cultural de Carácter Documental
Archivístico: Acto administrativo mediante el cual las autoridades competentes,
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
declaran los bienes muebles de Carácter Documental Archivístico como Bienes
de Interés Cultural, previo cumplimiento del procedimiento establecido en el
presente Acuerdo, quedando cobijados por el Régimen Especial de Protección
previsto en la Ley.
Depuración: Operación, dada en la fase de ordenación por la cual se retiran
documentos duplicados o documentos en blanco, para su posterior eliminación.
Acción de retirar de los documentos material metálico y abrasivo tales como
ganchos de cosedora, ganchos metálicos y cualquier otro elemento que pueda
ocasionar deterioro a los soportes documentales físicos.
Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que
consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y
cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.
Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y
se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de
información.
Deterioro de documento: Alteración o degradación de las propiedades físicas,
químicas y/o mecánicas del documento, causada por envejecimiento natural u
otros factores.
Diagnóstico integral de la gestión documental y administración de
archivos: procedimiento de observación, levantamiento de información y
análisis, mediante el cual se establece el estado de los archivos y se determina
la aplicación de los procesos archivísticos necesarios, con fundamento en el
Modelo Integral de Gestión Documental y Administración de Archivos.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra guardada de manera analógica (papel, video, casettes, cinta, película,
microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por sistemas de
información.
Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.
Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y
externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su
elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales
y determinar su valor como fuentes para la historia.
Disponibilidad: Que se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer.
Su presentación debe mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
documentos debe ser suficientemente claro y contener la información necesaria
para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser
posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las
funciones de la organización. Se deben mantener los vínculos existentes entre
los documentos que reflejan una secuencia de actividades. Propiedad de que la
información sea accesible y utilizable por solicitud de una entidad autorizada.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha
en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de
retención y/o Tablas de Valoración Documental, con miras a su conservación
total, eliminación o selección.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras
oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es
de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una
persona o entidad pública o privada en razón a sus actividades o funciones, que
tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y
debe ser objeto de conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior.
Documento digital: información representada por medio de valores numéricos
diferenciados – discretos o discontinuos-, por lo general valores numéricos
binarios (bits), de acuerdo con un código o convención preestablecidos.
Documento electrónico de archivo: Registro de información generada,
producida o recibida o comunicada por medios electrónicos, que permanece
almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida, por una
persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal, legal, o valor científico, histórico, técnico o cultural y que
debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un
organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su
desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones
idénticas o comunes en todas las entidades.
Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o
autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección
del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades
científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio
histórico.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus
valores primarios.
Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en
razón de su objeto social.
Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en
ejercicio de su cargo o con su intervención.
Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.
Duplicado: Segundo ejemplar o documentos repetidos del mismo tenor literal
que el primero. Puede ser simple o autenticado.
E
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada
en las Tablas de Retención o de Valoración Documental para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios.
Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma
de libro. La unidad producto del empaste se llama “legajo”.
Encuadernación: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos
de formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad
producto de la encuadernación se llama “libro”.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Equivalente funcional: Cuando se requiera que la información conste por
escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la
información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.
Esquema de metadatos para la gestión de documentos: Instrumento que
facilita la interoperabilidad y ayuda a asegurar el mantenimiento de los
documentos a largo plazo, cuyo objetivo es mostrar de manera lógica las
relaciones entre los diferentes componentes del conjunto de metadatos, a través
de reglas para el uso y gestión específicamente relacionadas con la semántica,
la sintaxis y la obligatoriedad de los valores.
Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus
respectivas unidades de conservación.
Evaluación Técnica: Gestión mediante la cual se evalúa que las Tablas de
Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD
reúnan los requisitos técnicos de elaboración y aprobación establecidos en la
norma.
Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el
desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona,
dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que
se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde
su inicio hasta su resolución definitiva.
Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos
documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato
electrónico mediante procesos de digitalización.
Expediente
electrónico:
Conjunto
de
documentos
electrónicos
correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo
de información que contengan. El expediente electrónico deberá garantizar
condiciones de autenticidad, integridad y disponibilidad.
Expediente electrónico de archivo: Conjunto de documentos y actuaciones
electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o
procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y
vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo
del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo
su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.
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Expediente híbrido: Conjunto conformado por documentos en soportes físicos
y formatos electrónicos simultáneamente que, a pesar de estar separados por
ser conservados en sus formatos nativos (soportes originales), forman una sola
unidad documental en razón al trámite o actuación que tratan, manteniendo un
vínculo archivístico, apoyado por el uso de herramientas tecnológicas.
Expediente virtual: Conjunto de documentos relacionados con un mismo
trámite o procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas
electrónicos o de información, que se pueden visualizar simulando un expediente
electrónico, pero no puede ser gestionado archivísticamente, hasta que no sean
unificados mediante procedimiento tecnológicos seguros.
F
Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio
mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.
Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión
de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos
aportados como antecedente o prueba. Fechas: la más antigua y la más reciente
de un conjunto de documentos.
Fiabilidad: Condición técnica de un sistema de información de garantizar la
integridad de los datos. Su contenido representa exactamente lo que se quiso
decir en él. Es una representación completa y precisa de lo que da testimonio y
se puede recurrir a él para demostrarlo. Los documentos de archivo deben ser
creados en el momento o poco después en que tiene lugar la operación o
actividad que reflejan, por individuos que dispongan de un conocimiento directo
de los hechos o automáticamente por los instrumentos que se usen
habitualmente para realizar las operaciones.
Firma digital: Corresponde a un valor numérico que se adhiere a un mensaje
de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a
la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor
se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial
no ha sido modificado después de efectuada la transformación. Esta firma se
puede verificar utilizando la clave pública correspondiente al firmante. Si la firma
digital se verifica correctamente y el documento no ha sido modificado desde su
firma, se puede confiar en la autenticidad e integridad del documento.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Firma electrónica: Corresponde a métodos tales como códigos, contraseñas,
datos biométricos o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una
persona en relación con un mensaje, siempre y cuando el mismo sea confiable
y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, teniendo en
cuenta todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.
Foliación: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta. Operación incluida
en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos
los folios de cada unidad documental.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Folio: Hoja.
Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas
administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de
organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la
posibilidad de ser fuente de información y consulta.
Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de
producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las
personas naturales o jurídicas que los generaban.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona
natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni
traducida. Se llama también “fuente de primera mano”.
Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.
G
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos
documentales de uno o varios archivos indicando sus características
fundamentales, como: organismos que los originan, secciones y series que los
forman, fechas extremas y volumen de la documentación, entre otros.
H
Hoja de control: Instrumento descriptivo en el cual se relacionan cada uno de
los tipos documentales que conforman un mismo expediente.
I
Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que
consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y
archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.
Implementación de Tablas de Retención Documental y/o Tablas de
Valoración Documental: Conjunto de actividades tendientes a realizar los
procesos de transferencias documentales primarias y secundarias y aplicar los
procesos de disposición final de series, subseries o asuntos, de acuerdo con los
tiempos de retención documental y disposición final establecidos en las Tablas
de Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD.
Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o
numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos, temáticos,
entre otros, acompañados de referencias para su localización.
Índice Electrónico: Documento electrónico generado por el Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA para cada expediente electrónico, con
la capacidad de alimentación y actualización automática. Constituye un objeto digital
donde se establecen e identifican los documentos electrónicos que componen el
expediente, ordenados de manera cronológica y según la disposición de los
documentos, así como otros datos con el fin de preservar la integridad y permitir la
recuperación. Se ha determinado que “el foliado de los expedientes electrónicos se
llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad,
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órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del
expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se requiera.
Información pública: Es toda información que un sujeto obligado genere,
obtenga, adquiera o controle.
Integridad: Característica técnica de seguridad de la información con la cual se
salvaguarda la exactitud y totalidad de la información y los métodos de
procesamiento asociados a la misma. Condición que garantiza que la información
consignada en un mensaje de datos ha permanecido completa e inalterada.
Integridad de los expedientes: Los expedientes deben ser conformados
respetando los principios archivísticos, con la totalidad de los documentos que
lo integran.
Interdependencia de los metadatos: En el esquema de metadatos para la
gestión de documentos pueden existir conjuntos de metadatos relacionados que,
por razones de integridad, necesitan ser gestionados como un conjunto, por
ejemplo, describir en un documento un evento específico, necesita de metadatos
como fecha, actividad, agente, entre otros. Los conjuntos de metadatos
identificados requieren de la definición de una secuencia lógica, creando una
interdependencia entre dichos metadatos, la cual ayuda a soportar la integridad
de estos.
Instrumentos Archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que
tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión
documental y la función archivística.
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que
describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo
documental.
Interoperabilidad. Habilidad de transferir y utilizar información de manera
uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así
como la habilidad de los sistemas (computadoras, medios de comunicación,
redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de
interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin
de obtener los resultados esperados.
L
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su
manipulación.
Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer
archivístico en un país.
Lista Indicativa de Candidatos de Bienes de Interés Cultural de Carácter
Documental Archivístico -LICBIC-CDA: Es un registro de información al cual
deben ingresar los bienes que están en proceso de ser declarados como un Bien
de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico.
M
Manuscrito: Documento elaborado a mano.
Marca de agua (Filigrana): Señal transparente del papel usada como
elemento distintivo del fabricante.
Material gráfico: Todos aquellos dibujos, croquis, mapas, planos, fotografías,
ilustraciones, pictografías, códices, prensa, entre otros.
Medio electrónico: Mecanismo tecnológico, óptico, telemático, informático o
similar, conocido o por conocerse que permite producir, almacenar o transmitir
documentos, datos o información.
Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos
como pequeñas imágenes en película de alta resolución.
Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios
cuantitativos y cualitativos.
Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos:
Instrumento archivístico para la gestión de documentos electrónicos que
establece los requisitos funcionales y técnicos para la gestión de documentos
electrónicos y proporciona una guía para la implementación de sistemas de
gestión de documentos electrónicos, definiendo los criterios mínimos esenciales
que deben tener estos sistemas para garantizar la autenticidad, integridad,
fiabilidad y disponibilidad de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo
de vida.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Metadatos: Se define como la información adicional que se utiliza para
clasificar, ordenar, describir y gestionar otros datos. Los metadatos son datos
que proporcionan información sobre otros datos. Los metadatos ayudan a los
sistemas de búsqueda y recuperación de información a encontrar y filtrar los
datos de manera eficiente, desempeñando un rol fundamental en la
interoperabilidad y la preservación a largo plazo de los documentos de archivo.
N
Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios
en la aplicación de la práctica archivística.
O
Objeto Digital: Conjunto de datos binarios que permite la representación de
una unidad de información (Documento Textual., Imagen digital, Video o audio
digital, Base de datos, Hoja de cálculo, etc.) que tiene un identificador o nombre
único y que es creado, gestionado, almacenado y reproducido mediante recursos
informáticos.
Ordenación documental: Es la fase del proceso de organización documental
que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales
definidas en la fase de clasificación, respetando así el principio de orden original
en cada una de las etapas del ciclo vital del documento.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En
archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los
documentos.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas
cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con
criterios orgánicos o funcionales.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la
ordenación y la descripción de los documentos de archivo.
P
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor
histórico o cultural. También se refiere a los bienes documentales de naturaleza
archivística declarados como Bien de Interés Cultural de Carácter Documental
Archivístico.
Patrimonio documental archivístico: Conjunto de documentos conservados
por su valor histórico o cultural, producidos, recibidos y conservados por
cualquier organización o persona en el ejercicio de sus funciones, competencias
o en el desarrollo de una actividad.
Periodo orgánico-funcional: Periodo de tiempo de transformación de una
institución, fundamentado en actos administrativos, determinado por los
cambios a nivel de su estructura administrativa (creación, aparición de nuevas
dependencias, cambio de nombre, supresión de dependencias, fusión con otras
entidades, liquidación de la entidad) o cambios en el cumplimiento de sus
funciones (asignación o eliminación).
Plan de preservación digital a largo plazo: Documento estratégico que
incorpora una serie principios, políticas, estrategias y acciones específicas,
tendientes a asegurar la preservación a largo plazo de los documentos
electrónicos de archivo, donde se deben establecer las necesidades generales y
específicas para la preservación de los documentos electrónicos de archivo de
una Entidad, determinando las prioridades e identificando las acciones y
estrategias a implementar.
Preservación digital: Es el conjunto de principios, políticas, estrategias y
acciones específicas que tienen como fin asegurar la estabilidad física y
tecnológica de los datos, la permanencia y el acceso de la información de los
documentos digitales y proteger el contenido intelectual de los mismos por el
tiempo que se considere necesario.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos
debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la
ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Producción documental: Generación de documentos
instituciones en cumplimiento de sus funciones.
hecha
por
las
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Productor: Entidad, familia o persona que ha producido, acumulado y
conservado los documentos en desarrollo de su propia actividad.
Programa de Gestión Documental – PGD: Es el instrumento archivístico que
permite a los sujetos obligados, formular y documentar a corto, mediano y largo
plazo, el desarrollo sistemático de los procesos de gestión documental,
encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de
documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, para
facilitar su uso, conservación y preservación. (AGN).
Plan Institucional de Archivos - PINAR: Instrumento archivístico que
permite agrupar la planeación, seguimiento e implementación de aspectos
relevantes de los procesos de gestión documental y administración de archivos
en cumplimiento de las normas y directrices determinadas por el Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado.
R
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual
las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la ley.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control
que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son
remitidos por una persona natural o jurídica.
Reconstrucción de expedientes: Proceso técnico archivístico que debe
adelantarse con aquellos expedientes que se han deteriorado, extraviado o se
encuentran incompletos, para lograr su integridad, autenticidad, originalidad y
disponibilidad.
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los
instrumentos de consulta, los documentos requeridos.
Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las
entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del
funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre
otros.
Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a
un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos
provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.
Repositorios digitales: Sistema de almacenamiento que tiene como objetivo
conservar, preservar y almacenar los documentos electrónicos de archivo de
acuerdo con los tiempos de retención establecidos en la Tabla de Retención
Documental, mientras se encuentren bajo su custodia. Un repositorio digital de
confianza es un sistema que almacena datos digitales de manera segura. Estos
datos pueden incluir documentos, imágenes, videos, audio y otros tipos de
archivos. Los repositorios digitales de confianza utilizan una variedad de técnicas
para proteger los datos de acceso no autorizado, pérdida o destrucción. Estas
técnicas pueden incluir encriptación, controles de acceso y software de detección
y prevención de hackeos.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la
microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos
originalmente consignados en papel.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el
archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retención documental.
S
Sección: En la estructura archivística, es la unidad administrativa productora de
documentos.
Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o
de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger
una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación
permanente.
Sede electrónica: Es el sitio oficial en internet de cada autoridad, al que se
accede a través de una dirección electrónica en la que se dispone información,
trámites, servicios y demás elementos ofertados por la autoridad y cuya
titularidad, administración y gestión le corresponde.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Serie documental: Documentos organizados de acuerdo con un sistema de
archivo o conservados formando una unidad como resultado de la acumulación
del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que tienen una forma
particular, o como consecuencia de cualquier actividad derivada de su
producción, recepción o utilización.
Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de
una unidad de conservación en el área de custodia documental y en el mobiliario
de archivo.
Sistema integrado de conservación - SIC: Es el conjunto de planes,
programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental
y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política
de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar
el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del
medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales
como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y
accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su
gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.
Sistema Nacional de Archivos: Conjunto de instituciones archivísticas
articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los
procesos archivísticos.
Sistema de información: Es un conjunto organizado de datos, operaciones y
transacciones que interactúan para el almacenamiento y procesamiento de la
información que, a su vez, requiere la interacción de uno o más activos de
información para efectuar sus tareas. Un sistema de información es todo
componente de software ya sea de origen interno o de origen externo, ya sea
adquirido por las entidades públicas o privadas como un producto estándar de
mercado o desarrollado para las necesidades de la entidad.
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA:
Sistema de información que integra todos los documentos identificados como
documentos electrónicos de archivo, además de centralizar todas las actividades
inherentes a la gestión documental, asegurando su autenticidad, integridad,
inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, conservación, preservación a largo
plazo, seguridad y almacenamiento, entre otros criterios de referencia para su
implementación y seguimiento.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Situación de riesgo para el material documental: Es un estado temporal
que a corto plazo produce un cambio en el ambiente donde se encuentran los
acervos y que a menudo produce consecuencias dañinas e irreversibles para la
integridad y el mantenimiento del material.
Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte
de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus
características específicas.
T
Tabla de Retención Documental — TRD: Listado de series y subseries, con
sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, así como una
disposición final.
Tabla de Valoración Documental — TVD: Listado de series documentales o
asuntos a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el Archivo Central,
así como una disposición final.
Tablas de Control de Acceso: Instrumento archivístico que establece las
restricciones de accesos y seguridad a los documentos.
Testigo documental: Elemento que indica la ubicación de un documento
cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta,
conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de
referencias cruzadas.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven
como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen
dividirse los documentos de cierta extensión.
Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o
recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.
Transferencia documental: Proceso técnico, administrativo y legal mediante
el cual se entrega a los archivos centrales (transferencia primaria) o a los
archivos históricos (transferencia secundaria), los documentos que de
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
conformidad con las Tablas de Retención Documental y valoración, han cumplido
su tiempo de retención en la etapa de archivo de gestión o de archivo central
respectivamente; implica un cambio en el responsable de la tenencia y
administración de los documentos de archivo que supone obligaciones del
receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los
documentos transferidos.
U
Unidad administrativa: Unidad técnico – operativa de una institución.
Unidad de almacenamiento: Espacio físico o virtual dispuesto para la
conservación, preservación y custodia de documentos e información.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de
tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de
conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Unidad documental: Unidad archivística constituida por documentos del
mismo tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos
formando una unidad documental compleja (expediente).
V
Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un
documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información
relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto
de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos
de una entidad pública o privada.
Valor estético: cualidad relacionada con la apreciación de las características
formales y físicas del bien y con su materialidad, reconociendo atributos de
calidad artística o de diseño, que reflejan una idea creativa en la técnica de
elaboración de sus soportes y en las formas escriturales, así como en las huellas
de utilización y uso dejadas por el paso del tiempo.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pública.
Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben
conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles
para la construcción de la memoria de una comunidad.
Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,
regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que
se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales,
legales y/o contables.
Valor secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su
importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse permanentemente
en un archivo. Es el que interesa a los investigadores de información
retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los
documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
Valor sociocultural: Cualidad del documento que, por su contenido,
testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres,
hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos,
religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de
su identidad.
Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una
institución en virtud de su aspecto misional.
Valoración documental: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la
planificación de los documentos y por medio del cual se determinan los valores
primarios (para la administración y gestión) y secundarios (para la sociedad, la
historia, la cultura, la memoria) de los documentos, con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de archivo y determinar su disposición final
(conservación temporal o permanente).
Ventanilla única: Es el sitio, sede o canal, donde se realiza la totalidad de la
actuación administrativa, presencial o virtual, para la recepción de documentos,
solicitudes y atender requerimientos de los ciudadanos, usuarios o grupos de
valor.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Vínculo Archivístico: Los documentos resultantes de un mismo trámite deben
mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de
clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y
contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
ANEXO 2. “Lineamientos generales para la formulación de la Política
Institucional de Gestión Documental.”
I.
Análisis de contexto
Previo a la formulación de la política, se debe reunir y analizar la siguiente
información de la entidad:
1. Compilación y análisis de información institucional:
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
Contexto administrativo y jurídico de la entidad.
Misión, visión, funciones.
Transformaciones administrativas, estructuras orgánicas.
Identificación grupos de valor.
2. Revisión de las políticas del Sistema Integrado de Gestión:
2.1.
2.2.
2.3.
Verificar las acciones establecidas por la entidad respecto a la
implementación de otras políticas del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión - MIPG que inciden en el manejo de la
información y en los procesos de la gestión documental: planeación,
producción, gestión y trámite, organización, transferencias,
disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración
documental.
Revisión de procesos y procedimientos para la identificación de
responsables frente a la creación, uso, conservación y preservación
de los documentos.
Revisión de procesos y procedimientos para la identificación de
responsables frente al control, acceso y mantenimiento de los
sistemas de información.
3. Autodiagnóstico
del
Modelo
de
Administración de Archivos – MGDA.
3.1.
3.2.
Gestión
Documental
y
Identificar el nivel de avance de la entidad con relación a los
componentes del MGDA.
Verificar el nivel de apropiación por parte de servidores públicos y
colaboradores de los instrumentos archivísticos, la cultura de la
entidad con respecto a la organización, conservación y preservación
de los documentos.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
3.3.
Infraestructura tecnológica de la entidad en relación con los
procesos de la gestión documental y demás aspectos desarrollados
en el MGDA.
Esto permitirá identificar prácticas actuales de la entidad para establecer
condiciones y requisitos que garanticen la implementación de los procesos
de la gestión documental; establecer las acciones a corto, mediano o largo
plazo a desarrollar través de planes, programas y procedimientos, para la
administración de archivos y la gestión documental, atendiendo la
legislación archivística vigente, estándares nacionales o internacionales.
4. Análisis de riesgos de la gestión documental:
4.1 Identificación de una necesidad o problema a prevenir o mitigar
con respecto al cumplimiento de la Ley General de Archivos y
demás normas reglamentarias en desarrollo de los procesos de
la gestión documental.
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
Establecer quienes intervienen (donde se genera el riesgo problema y
funcionario con competencia para verificar el cumplimiento de la Ley General
de Archivos).
Datos: análisis de los riesgos o problemas identificados.
Que casusas determinan o producen el riesgo o problema.
Con que frecuencia ocurre o si es permanente.
Que consecuencias trae.
4.7 Revisar los sistemas existentes para la gestión de documentos,
identificar manuales de uso, evaluar controles, revisar la matriz
de riesgos.
4.8 Tener en cuenta informes derivados de los planes de
mejoramiento y de auditorías referente a la gestión documental
de la entidad.
Esto permitirá establecer acciones para la mitigación de riesgos, asignar
roles y responsabilidades, definir criterios para el seguimiento, control y
cumplimiento de la política en desarrollo de los procesos de la gestión
documental u otros aspectos que deban ser considerados desde la política
de gestión documental, atendiendo el entorno propio de la entidad y en
articulación con las demás políticas que se desarrollen en los sistemas
administrativos y de gestión.
II.
Formulación de la política
Partiendo del análisis anterior, la formulación de la política debe permitir
enmarcar el direccionamiento estratégico de la alta dirección para fijar las reglas,
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
principios y criterios que guíen la toma de decisiones y las acciones para lograr
los resultados esperados y resolver o atender las necesidades o riesgos
identificados, con el objeto de garantizar el cumplimiento de los principios
generales de la función archivística1, conforme a la legislación colombiana y el
entorno propio de la entidad, teniendo como referente estándares nacionales e
internacionales.
Contenido:
1. Introducción.
2. Objetivo.
3. Alcance.
4. Marco Normativo.
5. Marco Conceptual.
6. Estándares.
7. Declaración de política.
8. Propósitos y principios de la política.
9. Roles y responsabilidades.
10.Articulación con el Sistema Integrado de Gestión u otros sistemas
administrativos.
11.Aprobación y publicación de la política.
12.Glosario.
13.Revisión de la política.
14.Control de versiones.
1. Introducción.
Presentar el resultado del análisis contextual para establecer el entorno propio
de la entidad, la relación entre los documentos de archivo con las funciones y
actividades, de tal forma que se articulen los fines y objetivos de la Política
Institucional de Gestión Documental con los objetivos de la entidad.
2. Objetivo.
Presentar de manera concreta la acción para resolver la necesidad o necesidades
identificadas, en cumplimiento de la legislación archivística colombiana y en
articulación con las políticas que inciden en el manejo de la información, los
procesos de la gestión documental y la administración de archivos.
1
El Artículo 4 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, establece los principios generales que rigen la
función archivística: Importancia y fines de los archivos; institucionalidad e instrumentalidad, responsabilidad,
dirección y coordinación de la función archivística; administración, acceso, racionalidad, modernización,
función, manejo, aprovechamiento e interpretación de los archivos.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
3. Alcance.
Indicar quienes deben aplicar la política conforme la estructura organizacional
de la entidad2. Tener en cuenta que la política debe cubrir todos los aspectos de
la gestión documental y administración de archivos atendiendo el ciclo vital del
documento.
4. Marco normativo.
Incluir el marco legal que confiere autoridad a la alta dirección para la
promulgación de una política institucional de gestión documental.
5. Marco Conceptual
Referir los conceptos fundamentales conforme a los lineamientos dados por el
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado a través de normas, guías,
manuales o instructivos, que sean necesarios para la formulación y desarrollo de
la política, conforme al entorno propio de la entidad, para la gestión de la
información. Literal a) del artículo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015.
6. Estándares.
Referir los estándares nacionales o internacionales que acoge la entidad para la
gestión de los documentos y administración de archivos, en cualquier soporte
físico o formato electrónico. Dichos estándares deben ser considerados como un
complemento y en articulación con la normatividad archivística vigente, para el
desarrollo de la política. Literal b) del artículo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de
2015.
7. Declaración de política.
Presentar el compromiso establecido desde de la alta dirección para garantizar
el cumplimiento del objetivo de la política, la responsabilidad en la
implementación de los procesos de la gestión documental y administración de
archivos y presentar los criterios para fijar las reglas, principios y criterios que
guíen la toma de decisiones y las acciones para lograr los resultados esperados,
basado en las necesidades identificadas en observancia a los principios de la
2
La estructura organizacional es entendida como el conjunto de dependencias y sus funciones, las cuales
deben responder a los propósitos institucionales en términos de eficacia, eficiencia y efectividad para la
prestación de los servicios por parte de las entidades, logrando la satisfacción de las necesidades de la
comunidad. https://www.funcionpublica.gov.co/preguntas-frecuentes.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
función archivística y en relación con las funciones y actividades propias de la
entidad.
8. Propósitos y principios de la política.
Establecer las acciones que la entidad adopta en relación con las necesidades y
criterios definidos en el objetivo de la política, para cumplir con los principios
generales de la función archivística (artículo 4 de la Ley 594 de 2000) y los
principios del proceso de la gestión documental (artículo 2.8.2.5.5 del Decreto
1080 de 2015).
9. Roles y responsabilidades.
Definir el marco de responsabilidades teniendo en cuenta la articulación y
cooperación que debe existir entre las áreas de tecnologías, las oficinas o áreas
de gestión documental, las oficinas de planeación, y los productores de la
información, atendiendo los recursos administrativos, técnicos y tecnológicos de
la entidad. Literal e) del artículo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015.
Hay que asegurar que todos los funcionarios, servidores públicos y demás
colaboradores, sin importar el tipo de vinculación, se adhieran a la política.
Diferenciar los roles y las responsabilidades que se asignen en las fases de:
•
•
•
•
Planeación, asignación de recursos y diseño de estrategias en articulación
con los planes estratégicos, planes de acción, proyectos de inversión,
entre otros.
Implementación de instrumentos archivísticos, en articulación con los
recursos TICs y las demás políticas que inciden en el manejo de la
información.
Seguimiento y evaluación, en articulación con las oficinas, áreas o
dependencias de gestión documental o líderes de proceso y las oficinas de
Control Interno.
Toma de decisiones, en articulación con las instancias, comités, juntas,
órganos u otros, en los que se evidencie la responsabilidad y compromiso
de la alta dirección para el cumplimiento de la política.
La entidad debe garantizar que los cargos asignados correspondan con el perfil
requerido conforme a las acciones a desarrollar para el cumplimiento de la
política institucional de gestión documental y acorde con la Ley 1409 de 2010
sobre el ejercicio profesional de la archivística.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
10. Articulación con el Sistema Integrado de Gestión u otros
sistemas administrativos.
Establecer la metodología general para la creación, uso, mantenimiento,
retención, acceso y preservación de la información, independientemente de su
soporte y medio de creación. Literal c) del artículo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080
de 2015.
Referenciar todos los instrumentos archivísticos y de acceso a la información
pública que se encuentran elaborados y aprobados por la entidad para el
desarrollo de la política institucional de gestión documental.
Referir los programas específicos3 para la gestión de documentos y
administración de archivos que deben ser aplicados, considerando los
documentos de archivos que produce y gestiona en relación con las funciones y
el entorno propio de la entidad. Literal d) del artículo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080
de 2015.
Establecer como se articulan las políticas, procesos y procedimientos, que se
aplican por la entidad en desarrollo del Sistema Integrado de Gestión u otros
sistemas administrativos, que inciden en el manejo, control, seguridad y
preservación de los documentos.
Referir la localización de todos los instrumentos archivísticos y de acceso a la
información pública para garantizar que la consulta corresponda a documentos
actualizados y de fácil ubicación.
11. Aprobación y publicación de la política
Registrar la fecha y número del acto administrativo o documento equivalente,
por medio del cual se aprueba o actualiza la política institucional de gestión
documental y publicar la política en la página web de la entidad, en la sección
de transparencia.
3 Los programas específicos se encuentran señalados en el Programa de Gestión Documental; a) Programa de normalización de formas y
formularios electrónicos. b) Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo operativo de la entidad en caso de
emergencia). c) Programa de gestión de documentos electrónicos. d) Programa de archivos descentralizados (incluye tercerizaci ón de la
custodia o la administración). e) Programa de reprografía (incluye los sistemas de fotocopiado, impresión, digitalización y microfilmación).
f) Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales, orales, de comunidades indígenas o afrodescendientes, etc.). g)
Plan Institucional de Capacitación. h) Programa de auditoría y control. Considerando el entorno propio de cada entidad es necesario que
se establezca desde la política institucional de gestión documental cuales de estos programas se van a desarrollar o cómo se articulan con
otras políticas en marco del Sistema Integrado de Gestión.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
12. Glosario
Presentar el glosario de términos o definiciones que se empleen de manera
específica por la entidad, atendiendo la arquitectura tecnológica, modelos
conceptuales para la implementación de sistemas de gestión documental,
auditorias de sistemas, entre otros aspectos que deban ser aclarados a los
grupos de valor para el entendimiento sobre la aplicación de la política.
13. Revisión de la política
Establecer mecanismos para garantizar que la política se revisa y actualiza
conforme a las necesidades propias de la entidad:
•
•
•
•
Área responsable de la revisión.
Periodicidad.
Roles que participan en la revisión.
Aprobación de cambios.
14. Control de versiones.
Incorporar información que permita identificar los cambios o actualizaciones
realizadas y número de versionamiento del documento de Política.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
ANEXO 3. “Formato Único de Inventario Documental - FUID”
Los sujetos obligados adoptarán el Formato Único de Inventario Documental FUID, que determina el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,
junto con su instructivo, los cuales a continuación se regulan.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO ÚNICO DE
INVENTARIO DOCUMENTAL – FUID
IDENTIFICACIÓN:
•
•
•
•
•
•
Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable
de la documentación que se va a transferir. (Aplica solo para
transferencias).
Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social
de la entidad que produce o produjo los documentos.
Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia
o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina
productora.
Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad
Administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en
ejercicio de sus funciones.
Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:
Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de
fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias,
inventarios individuales.
Registro de entrada: Se diligencia sólo para transferencias primarias y
transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas
los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia
(año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia.
FORMATO:
•
•
•
•
•
Número de orden: Consignar en forma consecutiva el número
correspondiente a cada uno de los registros descritos en el formato.
Código: Se debe diligenciar el código asignado para las oficinas
productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados,
de acuerdo con lo consignado en el Cuadro de Clasificación Documental –
CCD, las Tablas de Retención Documental - TRD o Tablas de Valoración
Documental -TVD.
Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Consignar el nombre de la
serie, subserie o asunto según lo definido en el Cuadro de Clasificación
Documental – CCD, las Tablas de Retención Documental - TRD o Tablas
de Valoración Documental -TVD.
Nombre de la unidad documental: Consignar el nombre con el cual se
identifica la unidad documental.
Fechas extremas: Consignar la fecha inicial y final de cada unidad
documental descrita. Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes
al año, los dos dígitos correspondientes al mes y los dos dígitos
correspondientes al día. Las fechas que se registren deben corresponder
al documento principal con el cual se dio la ordenación y no a los anexos.
Cuando la documentación no tenga fecha se anotarán las siglas “S.F.”
que significan “sin fecha”.
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
•
•
•
•
Soporte o formato: Marcar con una ‘X’ si la información está en físico
(papel) y/o si se encuentra en formato electrónico.
FÍSICO - UNIDAD DE CONSERVACIÓN
o PAPEL
▪ Caja: Se debe registrar el número asignado a cada caja en
orden consecutivo.
▪ Carpeta: Se debe registrar el número asignado a cada
carpeta. La numeración se realiza de forma consecutiva
iniciando en uno (1) en cada caja.
▪ Tomo / Legajo / Libro: Se debe registrar el número
asignado a cada material que se encuentra empastado ya
sea un tomo, legajo o libro.
▪ Número de folios: Se anotará el rango de folios contenidos
en cada unidad de conservación descrita para el caso de los
documentos en papel.
o OTRO:
▪ Tipo: Consignar nombre del tipo de unidad de
almacenamiento (rollo de microfilm, casettes, cintas de
video, CD, DVD, entre otros).
▪ Cantidad: Registrar la cantidad de unidades de
almacenamiento. Consignar en el área de ‘Notas’ el número
asignado a dicha(s) unidad(es).
Electrónico
o Ubicación: Consignar la ubicación (URL) o ruta de acceso de los
documentos o expediente electrónico.
o Cantidad de documentos electrónicos: Consignar en números
la cantidad de documentos que hacen parte del expediente.
o Tamaño de los documentos electrónicos: Consignar en
números el tamaño total del expediente, indicando la unidad de
medida (Mb o Gb).
Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan
registrado en las columnas anteriores. Para el diligenciamiento de este
campo tener en cuenta los lineamientos emitidos por el Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado en el “Instructivo - foliación en
archivos” y otros documentos técnicos.
o Registrar los faltantes, saltos por error en la numeración y/o
repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
o Registrar información sobre el estado de conservación de la
documentación objeto del inventario, especificando el tipo de
deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces
y faltantes), químico (soporte débil) y biológico (ataque de hongos,
insectos, roedores, etc.).
o Identificar en el área de notas las unidades documentales que
contengan documentos relativos a la protección y salvaguarda de
los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario, o
que hagan referencia a las graves y manifiestas violaciones a los
Derechos Humanos.
RESPONSABLES:
•
Elaborado por: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, firma de la
persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha
en que se realiza la elaboración.
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•
•
Entregado por: Se escribirá los nombres y apellidos, cargo, firma de la
persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha
en que se realiza dicha entrega.
Recibido por: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, firma de la
persona responsable recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en
que se recibió.
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Colombia. Archivo General de la Nación
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL - FUID
ENTIDAD REMITENTE: _________________________________________________________________________.
ENTIDAD PRODUCTORA: _______________________________________________________________________.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: _____________________________________________________________________.
OFICINA PRODUCTORA: ________________________________________________________________________.
OBJETO: ____________________________________________________________________________________.
NÚMERO
DE
ORDEN
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
SERIE, SUBSERIE O
ASUNTOS
NOMBRE DE LA
UNIDAD
DOCUMENTAL
FECHAS
EXTREMAS
(AAAA-MM-DD)
FÍSICO
SOPORTE O
FORMATO
Inicial
Final
Físico
Electrónico
Caja
Tomo/
Número
Carpeta Legajo
de folios
/ Libro
OTRO
Tipo
Nº T: Número de Transferencia
Cantidad
Ubicación
Cantidad de
documentos
electrónicos
Elaborado por:
Nombres y apellidos:
Cargo:
Entregado por:
Nombres y apellidos:
Cargo:
Recibido por:
Nombres y apellidos:
Cargo:
Firma:
Firma:
Firma:
Lugar:
Fecha:
Lugar:
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Fecha:
Nº T
ELECTRÓNICO
UNIDAD DE CONSERVACIÓN
PAPEL
REGISTRO DE ENTRADA
AÑO
MES
DIA
Lugar:
Tamaño de los
documentos
electrónicos
NOTAS
Fecha:
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ANEXO 4. “Programa de Gestión Documental – PGD”
I. Carátula
Descripción de los datos generales de la entidad, incorporando los requisitos del
Sistema de Integrado de Gestión de la entidad, para el control de los
documentos.
a) Nombre de la Entidad.
b) Fecha de Aprobación.
c) Fecha de Vigencia.
d) Instancia de aprobación.
e) Denominación de la autoridad archivística institucional (dependencia).
f) Versión del documento.
g) Responsables de su elaboración.
II. Cuerpo o Contenido
Enmarca las estrategias para la adopción de políticas, procedimientos y
prácticas, en el diseño y en la ejecución del programa, de manera que cumpla
las expectativas de la organización y sean conformes con la legislación
colombiana y los entornos propios de la entidad.
1. Aspectos Generales
Requiere que las entidades realicen una revisión interna general con la finalidad
de conocer qué hace la entidad y cómo lo hace, y establece un modelo
conceptual que sirva de base, señalando la relación que media entre los
documentos y las actividades de la entidad.
a) Introducción.
b) Alcance (de acuerdo con el Plan Estratégico Institucional y Plan de
Acción Anual).
c) Público al cual está dirigido.
d) Requerimientos para el desarrollo del PGD.
1. Normativos.
2. Económicos.
3. Administrativos.
4. Tecnológicos.
2. Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental
Se refieren a orientaciones de carácter administrativo, tecnológico, económico,
corporativo o normativo, que las entidades deben formular para lograr que los
procesos de la gestión documental se desarrollen acorde con los principios que
cita el artículo 2.8.2.5.5 del Decreto 1080 de 2015, o la norma que lo modifique
o sustituya.
a) Planeación.
b) Producción.
c) Gestión y trámite.
d) Organización.
e) Transferencia.
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(29 de febrero)
“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
f) Disposición de documentos.
g) Preservación a largo plazo.
h) Valoración.
3. Fases de Implementación del PGD
Las fases de implementar el PGD deben estar incluidas en el Plan Estratégico
Institucional y Plan de Acción Anual, con las siguientes orientaciones:
a) Debe estar alineado con los objetivos estratégicos.
b) Establecer las metas de corto, mediano y largo plazo.
c) Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los
objetivos definidos.
d) Articulación con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo,
con la normatividad de cada sector (salud, educación, etc.).
4. Programas específicos
Permitirán lograr las metas y objetivos haciendo la distribución correspondiente
a cada programa, asegurar que la entidad cuente con la documentación
necesaria para evidenciar su actuación, permitiendo cumplir con las políticas de
desarrollo y eficiencia administrativa, considerando la identificación,
racionalización, simplificación y automatización de los trámites, los procesos,
procedimientos y mejorando los sistemas de organización y recuperación,
garantizando a su vez la disponibilidad y acceso de los documentos a largo plazo.
a) Programa de normalización de formas y formularios electrónicos.
b) Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de
riesgo operativo de la entidad en caso de emergencia).
c) Programa de gestión de documentos electrónicos.
d) Programa de archivos descentralizados (incluye tercerización de la
custodia o la administración).
e) Programa de reprografía (incluye los sistemas de fotocopiado,
impresión, digitalización y microfilmación).
f) Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales,
orales, de comunidades indígenas o afrodescendientes, etc.).
g) Plan Institucional de Capacitación.
h) Programa de auditoría y control.
5. Armonización con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión
(MIPG)
III. Anexos
a) Diagnóstico Integral de Gestión Documental y Administración de
Archivos.
b) Cronograma de implementación del PGD.
c) Mapa de procesos de la entidad.
d) Presupuesto anual para la implementación del PGD.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
ANEXO 5. “Instructivo y Formato de Cuadro de Clasificación Documental
- CCD”
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL CUADRO DE
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD
IDENTIFICACIÓN
•
Entidad productora: escribir el nombre completo o razón social de la
entidad productora de la documentación a registrar en el Cuadro de
Clasificación Documental - CCD.
FORMATO:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Acto Administrativo: Relacionar el acto administrativo o documento
equivalente, con artículo y numeral que determina la función.
Función: Transcribir la función o las funciones de las cuales se deriva la
serie, subserie o asunto documental.
Código sección: registrar los dígitos que representen de manera
jerarquizada las unidades administrativas de mayor jerarquía. Este debe
corresponder con lo descrito en la memoria descriptiva.
Nombre de la Sección: consignar el nombre de la unidad administrativa
de mayor jerarquía que produce o produjo la serie, subserie o asunto
documental como resultado del ejercicio de sus funciones.
Código subsección: registrar los dígitos que representen de manera
jerarquizada las oficinas productoras de los documentos. Este debe
corresponder con lo descrito en la memoria descriptiva.
Nombre de la Subsección: consignar el nombre de la oficina productora
de la serie, subserie o asunto documental como resultado del ejercicio de
sus funciones.
Código serie o asunto: registrar los dígitos con los cuales se identifica
la serie o asunto documental. Este debe corresponder con lo descrito en
la memoria descriptiva.
Serie o asunto: consignar el nombre asignado al conjunto de unidades
documentales, resultantes de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia de sus funciones.
Código subserie: registrar los dígitos con los cuales se identifica la
subserie documental. Este debe corresponder con lo descrito en la
memoria descriptiva.
Subserie: Consignar el nombre asignado a las unidades documentales
que forman parte de una serie y que se identifican de forma separada
debido a que los tipos documentales varían de acuerdo con el trámite de
cada asunto.
RESPONSABLES:
•
•
Responsable del área gestión documental de la entidad: Se
escribirán los nombres y apellidos, cargo, firma del responsable del área
gestión documental de la entidad.
Secretario General o funcionario administrativo de igual o
superior jerarquía: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, firma
de secretario(a) general o funcionario(a) administrativo de igual o
superior jerarquía.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
FECHA
Fecha de elaboración: Consignar la fecha de elaboración del Cuadro de
Clasificación Documental – CCD.
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FORMATO CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD
ENTIDAD PRODUCTORA: ______________________________________________________________________________________.
ACTO
ADMINISTRATIVO
FUNCIÓN
CÓDIGO
SECCIÓN
NOMBRE DE
SECCIÓN
CÓDIGO
SUBSECCIÓN
NOMBRE DE
SUBSECCIÓN
CÓDIGO SERIE O
ASUNTO
Responsable del área de gestión documental de la entidad
Nombre:
Cargo:
Secretario General o funcionario administrativo de igual o superior jerarquía
Nombre:
Cargo:
Firma:
Firma:
SERIE O ASUNTO
CÓDIGO
SUBSERIE
SUBSERIE
Fecha de elaboración:
________________________________________________________________________
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
ANEXO 6. “Etapas, instructivo y formato - Tablas de Retención
Documental – TRD”
Las Tablas de Retención Documental – TRD deben elaborarse teniendo en cuenta
las siguientes etapas:
Primera Etapa. Compilación de Información Institucional. Consiste en
recopilar las fuentes que permitan identificar la estructura orgánico-funcional
vigente de la entidad a la cual se le van a elaborar las Tablas de Retención
Documental – TRD, es decir, el número, denominación y jerarquía de las
unidades administrativas u oficinas productoras que la conforman, así como las
funciones que formalmente tienen asignadas.
De igual forma, esta etapa contempla la recolección de datos tendientes a
determinar cuáles documentos producen las unidades administrativas en razón
del cumplimiento de sus funciones.
Segunda Etapa. Análisis e interpretación de la información institucional.
Consiste en analizar la información recopilada durante la primera etapa, con el
fin de, en primer lugar, determinar a cuáles unidades administrativas de la
entidad se les debe elaborar Tabla de Retención Documental — TRD, puesto que
como resultado del cumplimiento de sus funciones producen documentos de
archivo que deben ser objeto de valoración para asignarles un tiempo de
retención en cada etapa del ciclo vital y una disposición final.
En segundo lugar, esta etapa contempla el análisis de las funciones que cumple
cada unidad administrativa con el objetivo de determinar los documentos que
producen y, por lo tanto, las series y subseries documentales que se generan y
deben ir registradas en las Tablas de Retención Documental – TRD. De igual
forma, se estudia la producción y trámite documental a fin de establecer los tipos
documentales que conforman las series y subseries documentales.
Tercera Etapa. Valoración documental. Consiste en analizar la totalidad de
la producción documental de una entidad, agrupada en series y subseries, a la
luz de su contexto de creación (unidades administrativas u oficinas productoras
y funciones que cumplen, tramitación, normatividad asociada), con miras a
determinar sus tiempos de retención documental y disposición final, en razón de
los valores primarios y valores secundarios que pueden poseer.
Cuarta Etapa. Elaboración de la Tabla de Retención Documental – TRD.
Consiste en registrar la información producto del desarrollo de la segunda y la
tercera etapa en el formato de Tablas de Retención Documental — TRD, es decir,
las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa u oficina
productora, con sus correspondientes tipos documentales, tiempos de retención
y disposición final. El formato de Tablas de Retención Documental – TRD y su
instructivo de diligenciamiento hacen parte integral del presente Acuerdo.
Durante esta etapa también se debe producir una memoria descriptiva del
proceso de elaboración de las Tablas de Retención Documental – TRD que detalle
las actividades adelantadas en cada una de las fases de elaboración del
instrumento archivístico, así como los resultados obtenidos. En ese sentido, la
memoria descriptiva debe brindar información como mínimo sobre los siguientes
aspectos: conformación de la estructura orgánica vigente; método de
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
codificación del Cuadro de Clasificación Documental — CCD y de las Tablas de
Retención Documental — TRD; indicaciones sobre diligenciamiento y lectura del
formato de Tablas de Retención Documental — TRD; criterios generales con los
que se determinaron los tiempos de retención y disposición final de series y
subseries; indicaciones de cómo se hará la selección, teniendo en cuenta los
métodos de selección y tamaños de las muestras a partir del volumen
documental; indicaciones sobre cómo se harán los procesos de eliminación;
indicaciones sobre cómo se realizarán los procesos de reproducción técnica por
otros medios tecnológicos de los documentos en papel o en otros soportes
físicos, propendiendo por la reproducción de los documentos con valores
secundarios, tanto las series y subseries de disposición final conservación total
como las de selección; incluir un capítulo sobre la identificación de archivos
relativos a los Derechos Humanos DDHH y Derecho Internacional Humanitario
DIH.
Tener en cuenta que la información que constituye el formato de Tablas de
Retención Documental – TRD es mínima y obligatoria. No obstante, las entidades
podrán agregar otras casillas e información que consideren pertinente, previa
aprobación del Comité de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y
Desempeño o quien haga sus veces. Sin embargo, para efectos de evaluación y
convalidación de las Tablas de Retención Documental – TRD se considerará
exclusivamente la información contemplada en el formato.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE TABLA
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
IDENTIFICACIÓN
•
•
Entidad productora: escribir el nombre completo o razón social de la
entidad productora de la documentación a registrar en las TRD.
Oficina productora: consignar el nombre de la unidad administrativa
que produce la serie o subserie documental como resultado del ejercicio
de sus funciones.
FORMATO:
•
•
•
Código: registrar los dígitos con los cuales se identificó la serie o subserie
documental. Este debe responder al sistema de clasificación documental
establecido en la entidad en el Cuadro de Clasificación Documental.
Series, subseries y tipos documentales: consignar el nombre
asignado al conjunto de unidades documentales, resultantes de un mismo
órgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones (SERIE).
A continuación, escribir el nombre asignado a las unidades documentales
que forman parte de una serie y que se identifican de forma separada
debido a que los tipos documentales varían de acuerdo con el trámite de
cada asunto (Subserie). Por último, registrar cada uno de los tipos
documentales que conforman la serie o subserie.
Soporte o Formato: indicar frente a cada tipo documental en que
soporte o formato se produce el documento. Marcar con una ‘X’ si la
información se produce en físico (papel). Si el documento se produce en
medio electrónico, indicar el formato electrónico (extensión) en el que se
produce el documento de archivo y se preservará.
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(29 de febrero)
“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
•
•
•
•
•
•
Retención en archivo de gestión: diligenciar el tiempo que debe
permanecer la serie o subserie en el archivo de gestión, expresado en
número de años.
Retención en archivo de central: consignar el tiempo que debe
permanecer la serie o subserie en el archivo de central, expresado en
número de años. No se deben dejar años en cero o en blanco.
Disposición final: indicar el tipo de disposición final asignado a la serie
o subserie documental, marcar con una ‘X’ la abreviatura CT si se trata de
conservación total, E si es eliminación o S para el caso de selección.
Reproducción técnica del papel: Indicar si con fines de respaldo de la
información y preservación de los soportes originales en papel o en otro
soporte físico, se dispuso la reproducción por cualquier medio técnico
(microfilmación o digitalización) de la serie o subserie. Marcar la opción
con una ‘X’.
Serie de DDHH/DIH: Indicar con una ‘X’ si la serie o subserie es
producto de funciones relacionadas con la garantía, protección y
salvaguarda de los Derechos Humanos - DDHH y el Derecho Internacional
Humanitario – DIH.
Procedimiento: registrar información referente al proceso de valoración
documental y actividades referentes a la implementación de las Tablas de
Retención Documental – TRD, tal como:
o Valor informativo: descripción detallada del contenido de la serie,
subserie o asunto.
o Registrar el sustento de la valoración documental por cada una de las
series o subseries documentales; revisar que se desarrollen los
criterios definidos en la memoria descriptiva.
o Para las series, o subseries documentales con disposición final
conservación total, referir por qué estas agrupaciones documentales
son importantes para la ciencia, la cultura, la historia, entre otros, con
relación a su valor estético, testimonial o informativo. Indicar el motivo
por el cual la serie o subserie documental corresponde a documentos
relativos a Derechos humanos o Derecho Internacional Humanitario.
o Para las series y subseries documentales con disposición final
selección, indicar el volumen o porcentaje de selección y referir los
criterios cualitativos que se tendrán en cuenta para dicha selección.
Registrar que el volumen o porcentaje seleccionado se conservará en
su soporte original y el restante de documentos se eliminará de
acuerdo con los procedimientos establecidos.
o Para las series o subseries documentales con disposición final
eliminación, la decisión de eliminación debe estar ampliamente
sustentada en el campo de ‘procedimiento’ de acuerdo con el proceso
de valoración documental e indicar el área responsable de realizar el
proceso y el método a usar. En caso de que se compile en otra serie,
subserie o asunto, indicar en cuál y en qué unidad administrativa se
conservará.
o Registrar el hecho o documento a partir del cual se empiezan a contar
los tiempos de retención documental para las series, o subseries
documentales.
o Para las series y subseries documentales que se marca “Reproducción
técnica del papel” indicar en qué momento del Ciclo vital del
documento se realizará dicha reproducción.
RESPONSABLES:
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(29 de febrero)
“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
•
•
•
Jefe de la dependencia: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo,
firma del jefe de la dependencia.
Responsable del área gestión documental de la entidad: Se
escribirán los nombres y apellidos, cargo, firma del responsable del área
gestión documental de la entidad.
Secretario General o funcionario administrativo de igual o
superior jerarquía: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, firma
del secretario(a) general o funcionario(a) administrativo de igual o
superior jerarquía.
FECHAS
•
•
Fecha de Aprobación: consignar la fecha de aprobación de las Tablas de
Retención Documental – TRD.
Fecha de Convalidación: consignar la fecha de convalidación de las
Tablas de Retención Documental – TRD. (Si aplica)
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Colombia. Archivo General de la Nación
FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
ENTIDAD PRODUCTORA: _______________________________________________________________________________.
OFICINA PRODUCTORA: ________________________________________________________________________________.
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES
Y TIPOS DOCUMENTALES
SOPORTE o FORMATO
Papel
Electrónico
(extensión)
RETENCIÓN
Archivo de
Gestión
Archivo
Central
DISPOSICIÓN FINAL REPRODUCCIÓN
TÉCNICA DEL
SERIE DE
PAPEL
DDHH/DIH
C
S
E
(M/D)
C
S
E
CONVENCIONES
Conservación Total
Selección
Eliminación
PROCEDIMIENTO
Jefe de la dependencia
Nombre:
Cargo:
Responsable del área de gestión documental de la entidad
Nombre:
Cargo:
Secretario General o funcionario administrativo de igual o superior jerarquía
Nombre:
Cargo:
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha de Aprobación:
Fecha de Convalidación:
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
ANEXO 7. “Instructivo y formato - Tabla de Valoración Documental –
TVD”
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE TABLA
DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
IDENTIFICACIÓN
•
•
Entidad productora: Consignar el nombre completo o razón social de la
entidad productora de la documentación a registrar en las TVD.
Oficina productora: consignar el nombre de la unidad administrativa
que produjo la serie, subserie o asunto documental como resultado del
ejercicio de sus funciones.
FORMATO:
•
•
•
•
•
•
•
•
Código: registrar los dígitos con los cuales se identificó la serie, subserie
o asunto documental. Este debe responder al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad, en el Cuadro de Clasificación
Documental.
Series, subseries o asuntos documentales: consignar el nombre
asignado al conjunto de unidades documentales, resultantes de un mismo
órgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones (serie). A
continuación, escribir el nombre asignado a las unidades documentales
que forman parte de una serie y que se identifican de forma separada
debido a que los tipos documentales varían de acuerdo con el trámite de
cada asunto (Subserie).
Soporte o Formato: Marcar con una ‘X’ si la información se produjo en
físico (papel). Si los documentos se produjeron en medio electrónico,
indicar el formato electrónico (extensión) en el que se preservarán.
Retención en archivo de central: consignar el tiempo que debe
permanecer la serie, subserie o asunto documental en el archivo central,
expresado en número de años.
Disposición final: indicar el tipo de disposición final asignado a la serie
o subserie documental, marcar con una “X” la abreviatura CT si se trata
de conservación total, E si es eliminación o S para el caso de selección.
Reproducción técnica del papel: si con fines de respaldo de la
información y preservación de los soportes originales, se dispuso la
reproducción por cualquier medio técnico (microfilmación o digitalización)
de la serie o subserie, marcar la opción con una “X”.
Serie de DDHH/DIH: Indicar con una ‘X’ si la serie, subserie o asunto
documental es producto de funciones relacionadas con la garantía,
protección y salvaguarda de los Derechos Humanos - DDHH y el Derecho
Internacional Humanitario – DIH.
Procedimiento: registrar información referente al proceso de valoración
documental y actividades referentes a la implementación de las Tablas de
Valoración Documental – TVD, tal como:
o Valor informativo: descripción detallada del contenido de la serie,
subserie o asunto documental.
o Registrar el sustento de la valoración documental por cada una de
las series, subseries o asuntos documentales; revisar que se
desarrollen los criterios definidos en la memoria descriptiva.
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(29 de febrero)
“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
o
o
o
o
o
Para las series, subseries o asuntos documentales con disposición
final conservación total, referir por qué estas agrupaciones
documentales son importantes para la ciencia, la cultura, la
historia, entre otros, con relación a su valor estético, testimonial o
informativo. Indicar el motivo por el cual la serie, subserie o asunto
documental corresponde a documentos relativos a Derechos
Humanos o Derecho Internacional Humanitario.
Para las series, subseries o asuntos documentales con disposición
final selección, indicar el volumen o porcentaje de selección y referir
los criterios cualitativos que se tendrán en cuenta para dicha
selección. Registrar que el volumen o porcentaje seleccionado se
conservará en su soporte original y el restante de documentos se
eliminará de acuerdo con los procedimientos establecidos.
Para las series o subseries documentales con disposición final
eliminación, la decisión de eliminación debe estar ampliamente
sustentada en el campo de ‘procedimiento’ de acuerdo con el
proceso de valoración documental e indicar el área responsable de
realizar el proceso y el método a usar. En caso de que se compile
en otra serie, subserie o asunto, indicar en cuál y en qué unidad
administrativa se conservará.
Registrar el hecho o documento a partir del cual se empiezan a
contar los tiempos de retención documental para las series,
subseries o asuntos documentales.
Para las series, subseries o asuntos documentales que se marca
“Reproducción técnica” indicar en qué momento se realizará dicha
reproducción.
RESPONSABLES:
•
•
Responsable del área gestión documental de la entidad: Se
escribirán los nombres y apellidos, cargo, firma del responsable del área
gestión documental de la entidad.
Secretario General o funcionario administrativo de igual o
superior jerarquía: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, firma
de secretario general o funcionario administrativo de igual o superior
jerarquía.
FECHAS
•
•
Fecha de Aprobación: consignar la fecha de aprobación las Tablas de
Valoración Documental – TVD.
Fecha de Convalidación: consignar la fecha de convalidación las Tablas
de Valoración Documental – TVD. (Si aplica)
________________________________________________________________________
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FORMATO DE TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
ENTIDAD PRODUCTORA: ________________________________________________________________________.
OFICINA PRODUCTORA: _________________________________________________________________________.
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES
O ASUNTOS DOCUMENTALES
SOPORTE o FORMATO
Papel
Electrónico
(extensión)
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
Archivo
Central
C
S
E
REPRODUCCIÓN
TÉCNICA
(M/D)
SERIE DE
DDHH/DIH
Responsable del área de gestión documental de la entidad
Nombre:
Cargo:
Secretario General o funcionario administrativo de igual o superior jerarquía
Nombre:
Cargo:
Firma:
Firma:
C
S
E
CONVENCIONES
Conservación Total
Selección
Eliminación
PROCEDIMIENTO
Fecha de Aprobación:
Fecha de Convalidación:
________________________________________________________________________
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jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
ANEXO 8. “Instructivo y formato para descripción de Fondos o
Colecciones de documentos fotográficos”
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIMIENTO DEL FORMATO PARA
DESCRIPCIÓN DE FONDOS O COLECCIONES DE DOCUMENTOS
FOTOGRÁFICOS
IDENTIFICACIÓN
•
•
•
•
Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable
de la documentación que se va a transferir. (Aplica solo para
transferencias).
Entidad o persona productora: Debe colocarse el nombre completo o
razón social de la entidad o persona que produce o produjo los
documentos.
Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia
o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina
productora.
Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad
Administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en
ejercicio de sus funciones.
FORMATO
•
•
•
•
•
•
•
Número de orden: Consignar en forma consecutiva el número
correspondiente a cada uno de los registros descritos en el formato.
Código: Se debe diligenciar el código asignado para las oficinas
productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados,
de acuerdo con lo consignado en el Cuadro de Clasificación Documental –
CCD, las Tablas de Retención Documental - TRD o Tablas de Valoración
Documental -TVD.
Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Consignar el nombre de la
serie, subserie o asunto según lo definido en el Cuadro de Clasificación
Documental – CCD, las Tablas de Retención Documental - TRD o Tablas
de Valoración Documental -TVD.
Título de la unidad documental: Consignar el título con el cual se
identifica la unidad documental. Debe anotarse en su idioma o lengua
original, teniendo en cuenta palabras, frases o símbolos que sirvan para
identificar el material fotográfico.
Autor: Se anota el nombre del (los) responsable(s) del contenido
intelectual del documento fotográfico, pudiendo ser una persona o una
entidad.
Alcance y contenido. Realizar un breve resumen sobre la situación o
hecho que se trata en el registro fotográfico. Esta descripción debe ser
clara y contener lo necesario para la identificación del contenido. Se
indicará si el material está editado o sin editar, si ha sido publicado o es
inédito.
Descriptores.
o Idioma o lenguaje: Debe indicarse el Idioma o lenguaje en el que
se encuentra el título de la fotografía.
o Persona Natural/Jurídica. Se anotan los nombres de las
personas naturales, jurídicas o entidades que aparecen en el
registro fotográfico.
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Toponímicos. Lugar(es) que puede(n) distinguirse en la imagen
fotográfica.
o Temáticos. Tema general que se aprecia en el registro fotográfico.
o Cronológicos. Registrar la fecha de datación de la fotografía.
Fechas Extremas. Consignar la fecha inicial y final de cada unidad
documental descrita. Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes
al año, los dos dígitos correspondientes al mes y los dos dígitos
correspondientes al día. Cuando la fotografía no tenga fecha se anotarán
las siglas “S.F.” que significan “sin fecha”.
Unidad de conservación.
o Caja: Se debe registrar el número asignado a cada caja en orden
consecutivo.
o Carpeta: Se debe registrar el número asignado a cada carpeta. La
numeración se realiza de forma consecutiva iniciando en uno (1) en
cada caja.
o Sobre: Se debe registrar el numero asignado a cada sobre.
o Libro/álbum: Se debe registrar el número asignado a cada libro o
álbum.
o Portanegativo: Se debe registrar el numero asignado a cada
portanegativo.
Características técnicas.
o Soporte. Se anota el material sobre el que se encuentra la
impresión fotográfica (papel, vidrio, lámina de bronce, plástico,
electrónico, etc.)
o Formato. Se apunta el formato de medida estándar del tamaño de
la fotografía (placa, película de 35mm, etc.).
o Dimensiones (alto x ancho). Se apuntan las medidas exactas del
formato mencionado en el campo anterior.
o Cromía. Debe anotarse si la fotografía es a blanco y negro, en
colores, coloreada, etc.
Marcas Adicionales. Se apunta cualquier elemento adicional que se
encuentre sobre el soporte fotográfico y que pueda servir para distinguir
elementos dentro de una colección o acervo (adhesivos, cintas, marcas
en relieve, etc.)
Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan
registrado en las columnas anteriores. Para el diligenciamiento de este
campo tener en cuenta los lineamientos emitidos por el Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado en el “Instructivo - foliación en
archivos” y otros documentos técnicos.
o Registrar información sobre el estado de conservación de la
documentación objeto del inventario, especificando el tipo de
deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces
y faltantes), químico (soporte débil) y biológico (ataque de hongos,
insectos, roedores, etc.).
o Identificar en el área de notas si la unidad documental es relativa
a la protección y salvaguarda de los Derechos Humanos y el
Derecho Internacional Humanitario, o que hace referencia a las
graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos.
o Registrar la existencia de anexos o documentos relacionados:
informes, impresos, planos, facturas, disquetes, registros sonoros
o audiovisuales, otros registros fotográficos o cualquier objeto
importante en el contexto del documento principal.
o
•
•
•
•
•
________________________________________________________________________
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Dirección: Carrera 6 No.6 - 91, Bogotá D.C., Colombia
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ACUERDO No. 001 del 2024
(29 de febrero)
“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
RESPONSABLES:
•
•
•
Elaborado por: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, firma de la
persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha
en que se realiza la elaboración.
Entregado por: Se escribirá los nombres y apellidos, cargo, firma de la
persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha
en que se realiza dicha entrega.
Recibido por: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, firma de la
persona responsable recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en
que se recibió.
________________________________________________________________________
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Colombia. Archivo General de la Nación
FORMATO PARA DESCRIPCIÓN DE FONDOS O COLECCIONES DE DOCUMENTOS FOTOGRÁFICOS
ENTIDAD REMITENTE: _________________________________________________________________________.
ENTIDAD O PERSONA PRODUCTORA: ______________________________________________________________.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: _____________________________________________________________________.
OFICINA PRODUCTORA: ________________________________________________________________________.
NÚMERO
DE
ORDEN
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
SERIE, SUBSERIE
O ASUNTOS
TÍTULO DE LA
UNIDAD
DOCUMENTAL
FECHAS
EXTREMAS
(AAAA-MM-DD)
DESCRIPTORES
AUTOR
ALCANCE Y
CONTENIDO
Perona
Idioma /
Natural /
Lenguaje
Jurídica
Toponímicos Temáticos Cronológicos
Inicial
Final
UNIDAD DE CONSERVACIÓN
Caja Carpeta Sobre
Libro /
Porta
Soporte Formato
Álbum negativo
Elaborado por:
Nombres y apellidos:
Cargo:
Entregado por:
Nombres y apellidos:
Cargo:
Recibido por:
Nombres y apellidos:
Cargo:
Firma:
Firma:
Firma:
Lugar:
Fecha:
Lugar:
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Dirección: Carrera 6 No.6 - 91, Bogotá D.C., Colombia
Teléfono: (+57) 601 328 2888
Fecha:
Lugar:
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
Marcas
adicionales
Notas
Dimensiones Cromía
Fecha:
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(29 de febrero)
“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
ANEXO 9. “Instructivo y formato para descripción de Fondos o
Colecciones de documentos sonoros”
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIMIENTO DEL FORMATO PARA
DESCRIPCIÓN DE FONDOS O COLECCIONES DE DOCUMENTOS
SONOROS
IDENTIFICACIÓN
•
•
•
•
Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable
de la documentación que se va a transferir. (Aplica solo para
transferencias).
Entidad o persona productora: Debe colocarse el nombre completo o
razón social de la entidad o persona que produce o produjo los
documentos.
Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia
o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina
productora.
Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad
Administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en
ejercicio de sus funciones.
FORMATO
• Número de orden: Consignar en forma consecutiva el número
correspondiente a cada uno de los registros descritos en el formato.
• Código: Se debe diligenciar el código asignado para las oficinas
productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados,
de acuerdo con lo consignado en el Cuadro de Clasificación Documental –
CCD, las Tablas de Retención Documental - TRD o Tablas de Valoración
Documental -TVD.
• Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Consignar el nombre de la
serie, subserie o asunto según lo definido en el Cuadro de Clasificación
Documental – CCD, las Tablas de Retención Documental - TRD o Tablas
de Valoración Documental -TVD.
• Título de la unidad documental: Consignar el título con el cual se
identifica la unidad documental. Debe anotarse en su idioma o lengua
original, teniendo en cuenta palabras, frases o símbolos que sirvan para
identificar el material sonoro.
• Autor/Director/Productor.
Se
anota
el
nombre
del
(los)
responsable(s) del contenido intelectual del documento sonoro, pudiendo
ser una persona o una entidad.
• Alcance y contenido. Realizar un breve resumen sobre la situación o
hecho que se trata en el registro sonoro (música, entrevistas, paisaje
sonoro, etc.). Esta descripción debe ser clara y contener lo necesario para
la identificación del contenido. Se indicará si el material está editado o sin
editar, si ha sido publicado o es inédito.
• Descriptores.
o Idioma o Lenguaje: Debe indicarse el Idioma o lenguaje el que
aparece el contenido de la grabación, hablado o cantado.
o Persona Natural/Jurídica. Se anotan los nombres de la personas
naturales, jurídicas o entidades que interviene en el registro
sonoro.
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(29 de febrero)
“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Toponímicos. Lugar(es) mencionados en el registro sonoro o los
sitios relacionados con su producción.
o Temáticos. Tema general que se aprecia en el registro sonoro.
o Cronológicos. Registrar la fecha de datación del documento.
Fechas Extremas. Consignar la fecha inicial y final de cada unidad
documental descrita. Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes
al año, los dos dígitos correspondientes al mes y los dos dígitos
correspondientes al día. Cuando el registro sonoro no tenga fecha se
anotarán las siglas “S.F.” que significan “sin fecha”.
Unidad de conservación.
o Caja: Se debe registrar el número asignado a cada caja en orden
consecutivo.
o Otro: Consignar nombre del tipo de unidad de almacenamiento del
registro sonoro.
Características técnicas.
o Soporte. Se anota el material sobre el que se encuentra fijada la
grabación sonora (magnético, electrónico, óptico, etc.).
o Formato. Se apunta el formato en el que se encuentra el archivo
(v.g. carrete abierto de 1/2”, WAV, etc.). Si el formato contiene
alguna señal que identifique la capacidad total de tiempo del
soporte, debe anotarse también (v.g. 1/2” 180m).
o Duración: Se anota el total de tiempo de duración del registro
sonoro en el soporte, anotada en horas, minutos, y segundos.
o Velocidad: Debe anotarse la cifra que representa la velocidad de
grabación y reproducción.
o Calidad del sonido: Se anota la calidad del sonido en términos
generales, pudiendo ser esta: buena, regular, o mala. Si es posible,
se anotarán las fallas de sonido específicas.
Marcas adicionales. Se apunta cualquier elemento adicional que se
encuentre sobre la unidad de almacenamiento del registro sonoro y que
pueda servir para distinguir elementos dentro de una colección o acervo
(adhesivos, cintas, sellos, etc.).
Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan
registrado en las columnas anteriores. Para el diligenciamiento de este
campo tener en cuenta los lineamientos emitidos por el Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado en el “Instructivo - foliación en
archivos” y otros documentos técnicos.
o Registrar información sobre el estado de conservación de la
documentación objeto del inventario, especificando el tipo de
deterioro: físico, químico (soporte débil) y biológico (ataque de
hongos, etc.).
o Identificar en el área de notas si la unidad documental es relativa
a la protección y salvaguarda de los Derechos Humanos y el
Derecho Internacional Humanitario, o que hace referencia a las
graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos.
o Registrar la existencia de anexos o documentos relacionados:
informes, impresos, planos, facturas, disquetes, registros
fotográficos o audiovisuales, otros registros sonoros o cualquier
objeto importante en el contexto del documento principal.
o
•
•
•
•
•
RESPONSABLES:
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(29 de febrero)
“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
•
•
•
Elaborado por: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, firma de la
persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha
en que se realiza la elaboración.
Entregado por: Se escribirá los nombres y apellidos, cargo, firma de la
persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha
en que se realiza dicha entrega.
Recibido por: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, firma de la
persona responsable recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en
que se recibió.
________________________________________________________________________
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Colombia. Archivo General de la Nación
FORMATO PARA DESCRIPCIÓN DE FONDOS O COLECCIONES DE DOCUMENTOS SONOROS
ENTIDAD REMITENTE: _________________________________________________________________________.
ENTIDAD O PERSONA PRODUCTORA: ______________________________________________________________.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: _____________________________________________________________________.
OFICINA PRODUCTORA: ________________________________________________________________________.
NÚMERO
DE
ORDEN
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
TÍTULO DE LA
SERIE, SUBSERIE
UNIDAD
O ASUNTOS
DOCUMENTAL
AUTOR /
DIRECTOR /
PRODUCTOR
FECHAS
UNIDAD DE
EXTREMAS
CONSERVACIÓN
(AAAA-MM-DD)
DESCRIPTORES
ALCANCE Y
CONTENIDO
Perona
Idioma /
Natural / Toponímicos Temáticos Cronológicos
Lenguaje
Jurídica
Inicial
Final
Caja
Otro
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
Marcas
adicionales
Soporte Formato
Elaborado por:
Nombres y apellidos:
Cargo:
Entregado por:
Nombres y apellidos:
Cargo:
Recibido por:
Nombres y apellidos:
Cargo:
Firma:
Firma:
Firma:
Lugar:
Fecha:
Lugar:
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Fecha:
Lugar:
Duración Velocidad
Notas
Calidad del
sonido
Fecha:
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“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
ANEXO 10. “Instructivo y formato para descripción de Fondos o
Colecciones de documentos audiovisuales”
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIMIENTO DEL FORMATO PARA
DESCRIPCIÓN DE FONDOS O COLECCIONES DE DOCUMENTOS
AUDIOVISUALES
IDENTIFICACIÓN
•
•
•
•
Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable
de la documentación que se va a transferir. (Aplica solo para
transferencias).
Entidad o persona productora: Debe colocarse el nombre completo o
razón social de la entidad o persona que produce o produjo los
documentos.
Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia
o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina
productora.
Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad
Administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en
ejercicio de sus funciones.
FORMATO
•
•
•
•
•
•
•
Número de orden: Consignar en forma consecutiva el número
correspondiente a cada uno de los registros descritos en el formato.
Código: Se debe diligenciar el código asignado para las oficinas
productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados,
de acuerdo con lo consignado en el Cuadro de Clasificación Documental –
CCD, las Tablas de Retención Documental - TRD o Tablas de Valoración
Documental -TVD.
Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Consignar el nombre de la
serie, subserie o asunto según lo definido en el Cuadro de Clasificación
Documental – CCD, las Tablas de Retención Documental - TRD o Tablas
de Valoración Documental -TVD.
Título de la unidad documental: Consignar el título con el cual se
identifica la unidad documental. Debe anotarse en su idioma o lengua
original, teniendo en cuenta palabras, frases o símbolos que sirvan para
identificar el material audiovisual.
Autor/Director/Productor.
Se
anota
el
nombre
del
(los)
responsable(s) del contenido intelectual del documento audiovisual,
pudiendo ser una persona o una entidad.
Alcance y contenido. Realizar un breve resumen sobre la situación o
hecho que se trata en el registro audiovisual. Esta descripción debe ser
clara y contener lo necesario para la identificación del contenido. Se
indicará si el material está editado o sin editar, si ha sido publicado o es
inédito.
Descriptores.
o Idioma o lenguaje: Debe indicarse el idioma o lenguaje que
aparece el contenido del registro audiovisual.
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(29 de febrero)
“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Persona Natural/Jurídica. Se anotan los nombres de la personas
naturales, jurídicas o entidades que interviene en el registro
audiovisual.
o Toponímicos. Lugar(es) mencionados en el registro audiovisual o
los sitios relacionados con su producción.
o Temáticos. Tema general que se aprecia en el registro audiovisual.
o Cronológicos. Registrar la fecha de datación del documento.
Fechas Extremas. Consignar la fecha inicial y final de cada unidad
documental descrita. Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes
al año, los dos dígitos correspondientes al mes y los dos dígitos
correspondientes al día. Cuando el registro audiovisual no tenga fecha se
anotarán las siglas “S.F.” que significan “sin fecha”.
Unidad de conservación.
o Caja: Se debe registrar el número asignado a cada caja en orden
consecutivo.
o Otro: Consignar nombre del tipo de unidad de almacenamiento del
registro audiovisual.
Características técnicas.
o Soporte. Se anota el tipo de soporte en el que se encuentra
fijada la grabación sonora (fílmico, magnético, electrónico, óptico,
etc.)
o Formato. Se apunta el tipo de formato en el que se encuentra el
archivo (v.g. carrete abierto de 1/2”, MOV, película de 35mm, etc.).
Si el formato contiene alguna señal que identifique la capacidad
total de tiempo del soporte, debe anotarse también (v.g. 1/2”
180m).
o Duración: Se anota el total de tiempo de duración del registro
audiovisual en el soporte, anotada en horas, minutos, y segundos.
o Velocidad: Debe anotarse la cifra que representa la velocidad de
grabación y reproducción.
o Color: Se enuncia la presencia o ausencia de color en el documento
audiovisual (color o blanco y negro)
o Calidad del sonido: Se anota la calidad del sonido en términos
generales, pudiendo ser esta: buena, regular, o mala. Si es posible,
se anotarán las fallas de sonido específicas. Debe apuntarse si el
documento no posee sonido.
Marcas adicionales. Se apunta cualquier elemento adicional que se
encuentre sobre la unidad de almacenamiento del registro audiovisual y
que pueda servir para distinguir elementos dentro de una colección o
acervo (adhesivos, cintas, sellos, etc.).
Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan
registrado en las columnas anteriores. Para el diligenciamiento de este
campo tener en cuenta los lineamientos emitidos por el Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado en el “Instructivo - foliación en
archivos” y otros documentos técnicos.
o Registrar información sobre el estado de conservación de la
documentación objeto del inventario, especificando el tipo de
deterioro: físico, químico (soporte débil) y biológico (ataque de
hongos, etc.).
o Identificar en el área de notas si la unidad documental es relativa
a la protección y salvaguarda de los Derechos Humanos y Derecho
Internacional Humanitario, o que hace referencia a las graves y
manifiestas violaciones a los Derechos Humanos.
o
•
•
•
•
•
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(29 de febrero)
“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y
jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
o
Registrar la existencia de anexos o documentos relacionados:
informes, impresos, planos, facturas, disquetes, registros
fotográficos o sonoros, otros registros audiovisuales o cualquier
objeto importante en el contexto del documento principal.
RESPONSABLES:
•
•
•
Elaborado por: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, firma de la
persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha
en que se realiza la elaboración.
Entregado por: Se escribirá los nombres y apellidos, cargo, firma de la
persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha
en que se realiza dicha entrega.
Recibido por: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, firma de la
persona responsable recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en
que se recibió.
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(29 de febrero)
“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Colombia. Archivo General de la Nación
FORMATO PARA DESCRIPCIÓN DE FONDOS O COLECCIONES DE DOCUMENTOS AUDIOVISUALES
ENTIDAD REMITENTE: _________________________________________________________________________.
ENTIDAD O PERSONA PRODUCTORA: ______________________________________________________________.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: _____________________________________________________________________.
OFICINA PRODUCTORA: ________________________________________________________________________.
NÚMERO
DE
ORDEN
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
SERIE, SUBSERIE
O ASUNTOS
TÍTULO DE LA
UNIDAD
DOCUMENTAL
AUTOR /
DIRECTOR /
PRODUCTOR
FECHAS
EXTREMAS
(AAAA-MM-DD)
DESCRIPTORES
ALCANCE Y
CONTENIDO
Perona
Idioma /
Natural / Toponímicos Temáticos Cronológicos
Lenguaje
Jurídica
Inicial
Final
UNIDAD DE
CONSERVACIÓN
Caja
Otro
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
Marcas
adicionales
Soporte Formato
Duración Velocidad
Elaborado por:
Nombres y apellidos:
Cargo:
Entregado por:
Nombres y apellidos:
Cargo:
Recibido por:
Nombres y apellidos:
Cargo:
Firma:
Firma:
Firma:
Lugar:
Fecha:
Lugar:
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Fecha:
Lugar:
Color
Calidad del
sonido
Fecha:
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