PROCEDIMIENTO CORPORATIVO INTEGRADO
DE COMPRAS Y GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Código: PROC-AF-001
Versión: 1.0
Fecha: 17/09/2025
Elaborado por: Área Legal & Compliance
Revisado por: Gerencia de Administración
Aprobado por: Directorio
Índice
1. Objetivo
2. Alcance
3. Marco Normativo
4. Responsabilidades
5. Procedimiento
5.1 Descripción General
5.2 Fase 1: Requerimiento y Aprobación
5.3 Fase 2: Cotización y Evaluación
5.4 Fase 3: Compra y Recepción
5.5 Fase 4: Registro y Control Patrimonial
5.6 Fase 5: Ciclo de Vida
5.7 Fase 6: Baja y Actualización
6. Controles Clave
7. Documentos y Anexos
1. Objetivo
Asegurar que la adquisición, registro, uso, mantenimiento, reubicación y baja de los activos
fijos se realicen de manera eficiente, transparente y controlada, garantizando el
cumplimiento normativo, contable y tributario.
2. Alcance
Aplica a todas las áreas de la empresa involucradas en el ciclo de vida de los activos fijos,
desde el requerimiento hasta la disposición final.
3. Marco Normativo
• Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
• Plan Contable General Empresarial (PCGE)
• Normativa tributaria vigente
• Políticas internas de control patrimonial
4. Responsabilidades
Rol / Área
Responsabilidades principales
Área Usuaria
Identificar necesidad, elaborar
requerimiento, custodiar activo, proponer
bajas.
Gerencia General / Directorio
Aprobar adquisiciones y bajas, validar
decisiones estratégicas.
Logística
Gestionar cotizaciones, órdenes de compra,
recepción y control de proveedores.
Comité Evaluador
Revisar y calificar propuestas con criterios
técnicos, económicos y de cumplimiento.
Área Legal
Revisar contratos, cláusulas de garantía,
cumplimiento normativo.
Contabilidad / Finanzas
Registrar activo, asignar código
patrimonial, controlar depreciación,
actualizar ERP.
Planta / Flota / Almacén
Custodia física, mantenimientos
preventivos y correctivos, reubicación,
disposición final.
5. Procedimiento
5.1 Descripción General
El procedimiento integrado de compras y gestión de activos fijos se representa en el
siguiente flujograma:
[Imagen del flujograma integrado de activos fijos]
5.2 Fase 1: Requerimiento y Aprobación
El área usuaria formula el requerimiento (F-AF01) con justificación técnica, costo estimado
y presupuesto. La Gerencia revisa y aprueba. Si no aprueba, retorna con observaciones.
5.3 Fase 2: Cotización y Evaluación
Logística solicita mínimo 3 cotizaciones. El Comité Evaluador aplica la Matriz de Evaluación
(F-AF02). Área Legal revisa contrato. Gerencia aprueba adjudicación y emisión de Orden de
Compra.
5.4 Fase 3: Compra y Recepción
Logística emite la Orden de Compra. Almacén recibe el activo, elabora el Acta de Recepción
(F-AF03) y valida con el área usuaria.
5.5 Fase 4: Registro y Control Patrimonial
Contabilidad da de alta el activo en el ERP, asigna código patrimonial único y determina vida
útil conforme a NIIF/PCGE.
5.6 Fase 5: Ciclo de Vida
Incluye uso y custodia, mantenimiento preventivo/correctivo y reubicación autorizada por
Gerencia.
5.7 Fase 6: Baja y Actualización
El área usuaria solicita baja mediante informe técnico. Gerencia aprueba. Contabilidad
registra baja en ERP y ajusta depreciación.
6. Controles Clave
Fase
Control
Documento de Evidencia
Fase 1
Solicitud documentada y
aprobada
F-AF01
Fase 2
Tres cotizaciones y matriz
de evaluación
F-AF02
Fase 3
Acta de recepción y
F-AF03
conformidad técnica
Fase 4
Conciliación contable vs
inventario
Reporte contable
Fase 5
Registro de
mantenimiento/reubicación
Orden de trabajo / reporte
ERP
Fase 6
Autorización formal de baja
y actualización ERP
Informe técnico / registro
ERP
7. Documentos y Anexos
• F-AF01: Formato de Requerimiento de Activo Fijo
• F-AF02: Matriz de Evaluación de Proveedores
• F-AF03: Acta de Recepción de Activo
• Flujograma del Procedimiento (incluido en sección 5.1)
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