TIGE. Práctica 1: Excel - Datos, Fórmulas y Formato para Gestión Empresarial

TIGE. Práctica 1
El entorno de Excel. Datos, fómulas y formato.
Contenido
Enunciado del caso práctico. Venta de artículos electrónicos ................................................................ 1
1.- Entorno de trabajo de Excel .......................................................................................................................... 3
2.- Introducción de textos..................................................................................................................................... 5
2.1.- Insertar comentarios ................................................................................................................................ 6
3.- Fórmulas. Referencias relativas y referencias absolutas. .................................................................... 7
4.- Función SUMA .................................................................................................................................................... 9
5.- Formato condicional......................................................................................................................................... 9
6.- Repetimos: tabla con los cálculos de compras ................................................................................... 10
7.- Función PROMEDIO....................................................................................................................................... 12
8.- Formato y nombre de la Hoja.................................................................................................................... 13
9.- Cálculos para los meses de noviembre y diciembre ......................................................................... 14
10.- Resumen trimestral ..................................................................................................................................... 17
11.- Tiempo medio de entrega de pedidos ................................................................................................ 19
Enunciado del caso práctico. Venta de
artículos electrónicos
Una empresa que comercializa artículos electrónicos se plantea confeccionar una hoja de
cálculo con Microsoft Excel, que le permita calcular para el mes de octubre el importe de las
ventas y de las compras totales con IVA incluido y el promedio de ventas y compras de dicho
mes.
Página | 1
Facultad de Economía y Empresa.
Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial
Para ello, se sabe que las secciones en que tiene agrupados los artículos, los empleados
encargados de las ventas, el número de unidades vendidas y el precio de venta de cada
artículo, son los que aparecen en la siguiente tabla:
VENTAS
SECCION
Smartphones
Tablets
Informática
TV/Video
Audio
Octubre
EMPLEADO
Olga
Milagros
Milagros
Olga
Olga
UNIDADES
36
17
21
18
14
PRECIO VENTA
900,00 €
450,00 €
1.200,00 €
850,00 €
300,00 €
Por el lado de las compras, el número de unidades adquiridas y el precio de compra de cada
artículo, son los que aparecen en la siguiente tabla:
COMPRAS
SECCION
Smartphones
Tablets
Informática
TV/Video
Audio
Octubre
UNIDADES
30
22
18
23
20
PRECIO COMPRA
750,00 €
375,00 €
1.000,00 €
675,00 €
250,00 €
Además, el tipo del IVA aplicado tanto en las ventas como en las compras, es del 21%.
Con los datos proporcionados debe construir en la hoja de cálculo un modelo que permita
determinar el importe de las ventas y de las compras totales con IVA incluido y el promedio
de ventas y compras de dicho mes.
A continnuacón, amplíe la hoja de cálculo diseñada para obtener el importe total de ventas y
compras realizadas en el último trimestre del año y además la liquidación del IVA, a partir de
los siguientes datos de ventas de los meses de noviembre y diciembre:
VENTAS
SECCION
Smartphones
Tablets
Informática
TV/Video
Audio
Noviembre
EMPLEADO
Olga
Milagros
Milagros
Olga
Olga
COMPRAS
SECCION
Smartphones
Tablets
Informática
TV/Video
Audio
UNIDADES
28
14
15
12
10
Noviembre
UNIDADES
20
15
11
16
14
PRECIO VENTA
890,00 €
440,00 €
1.190,00 €
840,00 €
290,00 €
PRECIO COMPRA
770,00 €
400,00 €
990,00 €
660,00 €
260,00 €
Página | 2
Facultad de Economía y Empresa.
Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial
Y de los datos de compras de los mismos meses:
VENTAS
SECCION
Smartphones
Tablets
Informática
TV/Video
Audio
Diciembre
EMPLEADO
Olga
Milagros
Milagros
Olga
Olga
COMPRAS
SECCION
Smartphones
Tablets
Informática
TV/Video
Audio
UNIDADES
42
23
27
24
20
Diciembre
UNIDADES
36
28
26
30
26
PRECIO VENTA
910,00 €
430,00 €
1.150,00 €
860,00 €
320,00 €
PRECIO COMPRA
730,00 €
350,00 €
980,00 €
650,00 €
230,00 €
Por último, determine el número de días que por término medio transcurren desde que se
hace un pedido de smartphones hasta que se recepciona en la empresa, basándose en los
datos de la siguiente tabla:
Smartphones
iPhone
Samsung
LG
Huawei
ZTE
Sony
Pedido
1-dic.
5-dic.
7-dic.
12-dic.
11-dic.
21-dic.
Recepción
10-dic.
12-dic.
15-dic.
26-dic.
27-dic.
26-dic.
(El ejercicio planteado se encuentra resuelto en el libro Excel denominado Práctica1. En los
siguientes apartados se realiza un resumen del procedimiento llevado a cabo para hecer dicha
hoja de cálculo).
1.- Entorno de trabajo de Excel
Microsoft Excel es un programa informático que permite realizar cálculos numéricos, de
menor o mayor complejidad, sobre los datos introducidos por el usuario. Además, incorpora
un glosario de funciones predefinidas, representaciones gráficas y tratamiento y gestión de
datos, que permiten interpretarlos de una forma más eficaz. Al arrancar el programa, Excel
crea un libro nuevo llamado Libro1, que por defecto contiene una hoja (aunque se pueden
añadir más si fuera necesario sin más que pulsar en el símbolo de sumar que aparece a la
derecha del nombre de dicha hoja) y que presenta en pantalla las siguientes zonas:
Página | 3
Facultad de Economía y Empresa.
Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial
•
•
•
•
•
•
•
•
Barra de Título: es la barra de la parte superior donde aparece el título del libro con
el que se está trabajando seguido del nombre de la aplicación. A la derecha se
encuentra el menú de control cuyos botones permiten mostrar la Cinta de Opciones
bajo distintos formatos, además de minimizar, restaurar o maximizar y cerrar el
programa.
Barra de Herramientas de acceso rápido: A la izquierda de la Barra de Título se
encuentra la Barra de herramientas de acceso rápido que incluye los comandos que
permiten realizar las operaciones más habituales de Excel, como Guardar, Deshacer,
Rehacer, Vista preliminar, Impresión rápida, Abrir un documento, etc., aunque se
puede personalizar agregando otros botones que también se utilicen
frecuentemente.
Cinta de Opciones: Se introdujo en la versión de 2007, sustituyendo a la Barra de
Menús y a la Barra de Herramientas de versiones anteriores de Excel. Está compuesta
por varias etiquetas o pestañas, cada una de las cuales contiene en diferentes grupos
o fichas los distintos comandos u opciones con los que el usuario puede trabajar.
Ficha Archivo: Desde la versión de 2010 sustituye al Botón de Office de la versión de
2007, encontrándose a la izquierda de la Cinta de Opciones. Al hacer clic sobre esta
pestaña se pueden visualizar una serie de acciones que son comunes a cualquier
aplicación incluida en el Office de Microsoft, como por ejemplo, Guardar, Imprimir,
Abrir un documento, Cerrar un archivo o Salir del programa. Por otra parte, en el
submenú de Opciones, como su propio nombre indica, se incluyen las opciones de
configuración predeterminadas del programa, pudiéndose personalizar, entre otras
alternativas, tanto la Cinta de Opciones, como la Barra de Herramientas de acceso
rápido.
Barra de Fórmulas y Cuadro de Nombres: justo debajo de la anterior se encuentra
esta barra, donde se indica el nombre de la celda que se tiene seleccionada y el
contenido de la misma.
Ventana de Edición: es la zona de la hoja de cálculo donde el usuario realiza su
trabajo. Como se observa está dividida en filas y columnas y la intersección de cada
una de ellas da lugar a una celda, que es el elemento básico de trabajo en Excel.
Cada celda se identifica por un nombre, que por defecto está formado por el nombre
de la columna donde se encuentra seguido del nombre de la fila al que pertenece. En
esta zona también se encuentran las barras de desplazamiento vertical y horizontal,
que desplazan la hoja de cálculo en dichos sentidos, ya que en pantalla sólo está
visible una mínima parte de la totalidad del área de trabajo. Para hacerse una idea del
tamaño que tiene, cuenta con 1.048.576 filas y 16.384 columnas.
Etiquetas de las Hojas: son las pestañas que aparecen en la parte inferior del área de
trabajo con el nombre de cada hoja del libro.
Barra de Estado: es la barra de la parte inferior que indica la situación en que se
encuentra el documento de trabajo en un momento concreto. Normalmente, al abrir
dicho documento en la barra se indicará el estado de “Listo”, pero también puede
mostrar si está activado el bloque numérico, o el bloque mayúsculas, o el control del
zoom, por ejemplo. Para ello, se ha de personalizar haciendo clic sobre ella con el
Página | 4
Facultad de Economía y Empresa.
Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial
•
botón derecho del ratón activando la opción correspondiente. Además, para datos
numéricos se puede visualizar su suma, promedio, cuenta, valor máximo o mínimo.
Botones de Visualización y Control del Zoom: A la derecha de la Barra de Estado
se encuentran los Botones de Visualización, que permiten cambiar la forma en que se
muestra la hoja de cálculo con la que se está trabajando. Más a la derecha, aparece el
Control de Zoom, que aumenta o disminuye el tamaño de la Ventana de Edición.
2.- Introducción de textos
Comenzamos con la introducción en la celda B2 del texto: EMPRESA DE ELECTRONICA.
En las celdas G3, G4, H3 y H4 se escribe respectivamente, Mes: Tipo de IVA:, Octubre y 21%
teniendo en cuenta que en la celda H4 el dato introducido tiene un formato numérico de
porcentaje (Ficha Inicio/Grupo Número/Estilo Porcentaje).
En este momento, se guarda el libro de trabajo para evitar pérdidas de información en el
caso de que el ordenador se apagara accidentalmente. Para ello, se puede utilizar el
comando Guardar como de la ficha Archivo, donde se elige como tipo “libro de Excel” y en el
cuadro de diálogo que surge se selecciona la carpeta de destino. En el nombre del archivo se
escribe Práctica1.
El aspecto que tendrá la hoja de cálculo una vez introducidos todos los datos anteriores a los
que se ha aplicado un formato en la fuente con las opciones de negrita, cursiva y color
verde, será:
Se continúa introduciendo nuevos datos de texto. Así, en la celda C5 se escribe VENTAS y en
el rango C6:I6 se incluyen los títulos de las respectivas columnas. Así se escribe en estas
celdas: SECCION, EMPLEADO, UNIDADES, PRECIO V,VENTAS, IVA REPERC y VENTAS CON
IVA . Seleccionado dicho rango, se elige un formato común para todas las celdas que lo
componen a través de los botones del grupo Fuente de la ficha Inicio situada en la Cinta de
Opciones. En el rango C7:C11 se introducen las secciones consideradas tal y como se aprecia
en la hoja de cálculo.
En el rango D7:D11 se escriben los nombres de los empleados que venden los artículos que
se comercializan. Para asegurar la validez de los datos y, por consiguiente, evitar que se
introduzcan algunos erróneos, se va a establecer una regla de validación que va a impedir
que el usuario escriba un nombre diferente al que corresponde a cada empleada: Olga y
Milagros. Así, se selecciona el rango D7:D11 a cuyas celdas se va a aplicar esta regla. Se elige
Página | 5
Facultad de Economía y Empresa.
Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial
la opción Validación de datos de la ficha Herramientas de datos de la etiqueta Datos de la
Cinta de Opciones y, en la ventana que surge, de la lista desplegable Permitir, se opta por la
opción Lista. En la casilla Origen, se escriben los dos nombres separados por punto y coma y
se dejan verificadas las casillas de Omitir blancos y Celda con lista desplegable.
Para completar la validación, es conveniente cumplimentar las pestañas de Mensaje entrante
y Mensaje de error, puesto que advierten al usuario del dato que se debe introducir y, en su
caso, del error cometido. Entonces, se hace clic en la pestaña de Mensaje entrante y en la fila
de Título se escribe: Valores aceptados y como mensaje de entrada: Seleccione uno de los
valores de la lista. Ahora se pasa a la ventana de configuración para el Mensaje de error,
donde se escribe el Título: Valor rechazado y como mensaje de error: No escriba ningún
valor, seleccione uno de la lista. Por último, se elige el icono de Información en la lista de
Estilo..
Se acepta esta ventana de validación para cerrarla y se comprueba que al seleccionar
cualquier celda del rango D7:D11 aparece la flecha de la lista desplegable, que al hacer clic
sobre ella permite seleccionar el dato correspondiente y, además, la ventana de entrada
relativa al mensaje entrante. En el caso de introducir un dato no permitido, de acuerdo a
la regla de validación impuesta, aparecerá una ventana conteniendo el mensaje de error
que se ha configurado. Se pica en el botón Cancelar de esta ventana para introducir el
dato correcto. Si se quiere eliminar la regla de validación, se selecciona la celda o el
rango correspondiente, se vuelve a hacer la misma combinación y en la ventana que
surge se pica en el botón Borrar todos que se muestra en la etiqueta Configuración.
2.1.- Insertar comentarios
A continuación, se va a insertar un comentario en la celda H6 de manera que se muestre una
corta explicación del dato que recoge esa columna. Para ello, se selecciona la celda H6 y se
hace clic en el botón Nuevo comentario del grupo Comentarios de la etiqueta Revisar,
apareciendo un cuadro de texto en la propia celda donde se escribe “Se calcula
multiplicando el tipo del IVA por las respectivas ventas”. Como se observa, dicha celda queda
marcada en su esquina superior derecha con un minúsculo triángulo de color rojo, para
indicar que en ella se ha insertado un comentario
Página | 6
Facultad de Economía y Empresa.
Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial
Cuando se posicione el cursor del ratón en dicha celda aparecerá como un elemento
emergente el comentario que se acaba de escribir (si se quiere visualizar continuamente se
pulsa en el botón derecho del ratón para que surja el menú contextual seleccionando la
opción Mostrar comentario, o bien, se elige la combinación Pestaña Revisar/Grupo
Comentarios/Mostrar comentario. En caso contrario Ocultar comentario).
Si se quiere eliminar un comentario, lo primero que se ha de hacer es seleccionar la celda
que lo contiene, para seguir después la combinación Pestaña Revisar/Grupo
Comentarios/Eliminar. Se puede conseguir el mismo resultado con el menú contextual
(botón derecho del ratón) seleccionando el comando Eliminar comentario. Igualmente, se
puede modificar un comentario, o bien con el menú contextual (comando Modificar
comentario), o bien con la combinación Pestaña Revisar/Grupo Comentarios/Modificar
comentario. También se puede formatear un comentario a través del menú contextual
seleccionando el texto de dicho comentario y posteriormente eligiendo la opción Formato
de comentario.
3.- Fórmulas. Referencias relativas y
referencias absolutas.
En el rango E7:E11 se introducen las unidades vendidas de los respectivos productos según
el cuadro que figura al comienzo de este guion, formateando dicho rango con el formato de
número sin decimales.
En el rango F7:F11 se introducen los precios de venta de cada artículo según el cuadro que
figura al comienzo de este guion, formateando dicho rango con el de moneda con dos
decimales. Además, todas aquellas celdas de la hoja donde los datos se refieran a cifras o
cantidades numéricas se formatearán de la misma manera a como se ha hecho en este
rango.
En la celda G7 se escribe la fórmula =E7*F7 que devolverá el importe total de las ventas de
smartphones en el mes considerado. Obsérvese, que en la fórmula introducida se hace
referencia a las celdas donde se encuentran los datos y no se escribe en ella directamente
ningún dato. Esta es la forma habitual de introducir una fórmula en una celda, haciendo
referencia a otras celdas, de tal manera que, al cambiar el contenido de éstas, variará
automáticamente el resultado de la fórmula. Concretamente, la referencia que se acaba de
crear en la celda G7 con la fórmula diseñada, se denomina referencia relativa.
En la celda G8 la fórmula que habría que escribir para calcular el resultado sería ahora
=E8*F8; en G9 se introduciría =E9*F9; y así sucesivamente hasta llegar a G11, donde se
escribiría =E11*F11. Pero este procedimiento no es el que se sigue en la práctica, ya que
Excel ofrece la posibilidad de copiar a las respectivas celdas las correspondientes fórmulas
mediante la opción de llenado automático. Para ello, se sitúa el cursor del ratón en la
esquina inferior derecha de la celda G7, en la que el cursor tomará el aspecto de una cruz
Página | 7
Facultad de Economía y Empresa.
Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial
fina de color negro. Se hace clic y sin soltar el ratón se arrastra verticalmente hasta llegar a la
celda G11. O bien, se hace doble clic y Excel copia automáticamente la fórmula en las otras
celdas del rango hasta llegar a la G11.
Una vez que se ha calculado la cifra de ventas de los respectivos productos, se determina
ahora el impuesto sobre el valor añadido (IVA) que se repercute en dichas ventas. Para ello,
en la celda H7 se escribe la fórmula =G7*H4.
Si se utiliza la técnica descrita anteriormente para copiar esta fórmula a las restantes celdas
del rango, se extendería el contenido de la celda H7 verticalmente para completar este
rango. De esta forma, se cometería un error (en H8 la fórmula es =G8*H5, en H9, G9*H6 y así
sucesivamente), ya que el dato del tipo del IVA ha de ser siempre el mismo en las restantes
fórmulas de dicho rango. Entonces, se necesita fijar este dato para que al extender el
contenido de la celda H7, se consiga la fórmula correcta en las demás. Para ello, en la barra
de fórmulas, seleccionada la celda H7, se sitúa el cursor justo delante del parámetro H4 y se
pulsa en el teclado la tecla F4 hasta conseguir que dicha fórmula adopte la siguiente forma
=G7*H$4. Cuando se trabaja así se dice que se está utilizando una referencia absoluta.
Ahora, ya se puede extender la celda H7 verticalmente para llenar todo el rango.
Hay que tener en cuenta que al fijar en una fórmula una o varias celdas mediante una
referencia absoluta, las posibilidades que se obtienen son las siguientes:
•
•
•
=G7*$H$4, se fija la columna y la fila
=G7*H$4, se fija la fila y la columna se deja libre
=G7*$H4, se fija la columna y la fila se deja libre
Con lo que el usuario debe elegir en cada caso concreto, la referencia absoluta apropiada
para que a partir de una celda pueda llenar las restantes de un determinado rango.
De la misma manera que se ha extendido una fórmula verticalmente como en el caso
anterior, se puede hacer horizontalmente, bien extendiendo hacia la izquierda o hacia la
derecha de la celda que sirve de punto de partida. Puede ocurrir el caso de que al realizar
este procedimiento se vaya más allá de la celda de destino. Ante esta situación, lo más
conveniente es retroceder con el botón del ratón presionado hasta alcanzar la celda
deseada. Se ha de tener en cuenta que, en ambos rangos, G7:G11 y H7:H11, se ha aplicado
un formato numérico de moneda.
Para finalizar esta parte, se calcula en la celda I7 el precio de venta con IVA incluido del
artículo correspondiente como la suma de las ventas realizadas y el impuesto aplicado, es
decir, =G7+H7. Igual que antes, se hace una referencia relativa a la celda donde se
encuentran las correspondientes ventas (G7) y también se hace referencia a la celda donde
se encuentra el IVA repercutido (H7). Acto seguido, se extiende esta fórmula verticalmente
por el rango I7:I11.
Página | 8
Facultad de Economía y Empresa.
Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial
4.- Función SUMA
Por último, sólo falta por determinar el número total de unidades vendidas y las cifras totales
de ventas, IVA repercutido y Ventas con IVA incluido. Entonces, en la celda D12 se escribe el
texto TOTAL, puesto que las celdas E12, G12, H12 e I12 van a mostrar los citados totales.
Entonces, se selecciona el rango E7:E11 y se hace clic en el botón Autosuma de la ficha
Modificar de la etiqueta Inicio, devolviendo en la celda E12 la suma de los datos de las
celdas de este rango. Así, en dicha celda E12 el programa ha introducido automáticamente la
función SUMA escrita de la siguiente manera: =SUMA(E7:E11).
Para calcular el importe total de las ventas del mes considerado, se va a utilizar otra vez la
función SUMA, pero ahora se va a aplicar desde otra ubicación. Se selecciona el rango
G7:G11 y se hace clic en el botón Autosuma de la ficha Biblioteca de funciones de la etiqueta
Fórmulas, devolviendo en la celda G12 la suma de los datos de las celdas de este rango.
Para determinar en las celdas H12 e I12 el importe total del IVA repercutido y de las ventas
con IVA incluido, se podría proceder análogamente a como se acaba de describir; pero como
las funciones que incorpora Excel actúan también como referencias relativas, para conseguir
las sumas de los dos conceptos mencionados, se extiende horizontalmente hacia la derecha
la celda G12 hasta llegar a la I12.
Otro procedimiento para conseguir todos estos totales en un solo paso, consiste en
seleccionar el rango G7:I11 y después picar en el botón Autosuma, devolviendo el programa
las respectivas sumas.
5.- Formato condicional
Si se quieren diferenciar los artículos vendidos según el nivel de ingresos que han producido,
se puede utilizar la opción de Formato condicional para que estos datos no se presenten en
pantalla con el mismo aspecto.
Con el rango I7:I11 seleccionado, se pulsa el botón Formato condicional del grupo Estilos de
la pestaña Inicio y en el menú desplegable que aparece se selecciona el comando Nueva
regla. En la ventana que surge, como regla de formato se escoge “Aplicar formato
únicamente a las celdas que contengan”. En el dato a evaluar se elige Valor de la celda, en el
desplegable contiguo se opta por la condición “mayor que” y como valor de referencia se
introduce 30000. Seguidamente, se pica en el botón de Formato de esta condición y en la
pestaña de Fuente se selecciona un color y el estilo Cursiva. Se pasa a la pestaña de Relleno
y se selecciona un color de fondo. Para finalizar se pulsa en el botón Aceptar.
Ahora se agrega un nuevo formato. Por tanto, sin desactivar la selección de dicho rango,
entre las opciones que ofrece el comando Formato condicional, se elige la de Administrar
reglas y se pulsa sobre el botón Nueva regla de la ventana que aparece. Se sigue el mismo
Página | 9
Facultad de Economía y Empresa.
Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial
procedimiento que en el caso anterior, sólo que en el Valor de la celda se elige “entre” y en
cada una de los desplegables contiguos se escribe 15000 y 30000. Al picar en el botón de
Formato, en la pestaña de fuente se elige un color para la misma y el estilo Negrita. A su vez,
en la pestaña de Relleno se opta por un color de fondo.
Siguiendo el mismo procedimiento se agrega un nuevo formato para destacar las celdas
cuyo valor sea inferior a 15.000 €. Entonces, sin desactivar la selección de dicho rango se
elige nuevamente la opción de Administrar reglas y se pulsa sobre el botón Nueva regla de
la ventana que surge. Se vuelve a seguir el mismo procedimiento que en cualquiera de los
casos anteriores, sólo que en el Valor de la celda se elige “menor que” y en el desplegable
contiguo se escribe 15000. Al picar en el botón de Formato, en la pestaña de fuente se elige
un color para la misma y el estilo Negrita Cursiva. A su vez, en la pestaña de Relleno se opta
por un color de fondo.
Para eliminar un determinado formato realizado de esta manera, una vez seleccionado el
correspondiente rango de celdas, se pulsa en el botón Formato Condicional del grupo Estilos
de la etiqueta Inicio y, en la lista desplegable que surge se hace la combinación Borrar
reglas/ Borrar reglas de las celdas seleccionadas. Si, por el contrario, lo que se pretende es
eliminar todos los formatos condicionales que se hubieran establecido en una hoja del libro,
se debería seleccionar la combinación Borrar reglas/Borrar reglas de toda la hoja.
El resultado obtenido después de hacer todas las operaciones anteriores, se muestra en la
siguiente imagen:
6.- Repetimos: tabla con los cálculos de
compras
Una vez que se ha finalizado la parte relativa a las ventas se destina otra zona de la hoja para
introducir las compras de artículos. En consecuencia, en la celda D15 se escribe COMPRAS
(con un formato que se copia de la celda C5), y desde la celda D16 hasta la I16 se escribe
respectivamente: SECCION, UNIDADES, PRECIO C, COMPRAS, IVA SOPORTADO Y COMPRAS
Página | 10
Facultad de Economía y Empresa.
Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial
CON IVA (con un formato que se copia de cualquiera de las celdas que contiene el rango
C6:I6). Como resulta más operativo que los datos de la SECCION estén vinculados mediante
una referencia relativa a los mismos valores que se han incluido en la parte de las ventas, ya
que una modificación en cualquiera de ellos produciría una actualización automática en
éstos, en la celda D17 se introduce la referencia =C7, que luego se extiende hacia abajo
hasta llegar al final del rango, es decir, hasta D21.
En los rangos E17:E21 y F17:F21 se escriben los datos que proporciona el enunciado relativos
a las unidades compradas (con un formato de número sin decimales) y al precio de compra
respectivo (con un formato de moneda con dos decimales). La columna siguiente (rango
G17:G21) se destina al cálculo del importe de las compras efectuadas de cada artículo, por lo
que en la celda G17 se introduce la fórmula =E17*F17, que luego se extiende verticalmente
como referencia relativa hasta llegar a la celda G21.
Se pasa a la columna contigua donde se va a calcular el importe del IVA Soportado en la
adquisición de cada producto. En consecuencia, se ha de multiplicar la correspondiente
compra por el tipo de IVA que se ha de aplicar, que es el general del 21%. Entonces, en la
celda H17 la fórmula que se ha de introducir es =G17*H$4, que luego se extiende hasta
llegar a la celda H21. Obsérvese la referencia absoluta de fila que se ha colocado en H4 para
que no varíe este dato en la fórmula propuesta cuando se extienda por el correspondiente
rango.
En la celda H16 se introduce, siguiendo el procedimiento anteriormente detallado, el
siguiente comentario: “Se calcula multiplicando el tipo de IVA por las respectivas compras”.
En la siguiente columna se determinan las compras con IVA incluido de los respectivos
productos considerados. Para ello, en la celda I17 se introduce la fórmula
=G17+H17, que luego se extiende verticalmente como referencia relativa hasta llegar a la
celda I21. De la misma manera que se hizo en la parte de las ventas, en el rango I17:I21 se
incluye un formato condicional que muestre los datos que contiene con un aspecto
diferente. En su configuración se distingue entre importes superiores o iguales a 15.000 € de
los inferiores a esa cantidad.
Para finalizar este cuadro de compras se calculan las cifras totales que suponen el número de
unidades compradas, el total de compras, el IVA soportado en la adquisición y el total de
compras con IVA incluido. Para ello, en la celda D22 se escribe el texto TOTAL, al que se
Página | 11
Facultad de Economía y Empresa.
Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial
copia el formato de cualquiera de las celdas que también contengan datos de texto. Ahora,
se selecciona el rango E17:E21 y se pulsa en el botón Autosuma contenido en el grupo
Modificar de la etiqueta de Inicio. En la celda E22 se obtendrá el número total de unidades
adquiridas de los productos comercializados.
A continuación, se selecciona el rango G17:I21 y haciendo clic en el botón Autosuma,
contenido en el grupo Biblioteca de funciones de la pestaña Fórmulas, se obtiene en las
celdas G22, H22 e I22 los totales buscados.
7.- Función PROMEDIO
Lo único que falta para finalizar el ejercicio de octubre es calcular el promedio (media
aritmética de ventas y compras correspondiente al mes considerado, Entonces, en la celda
D25 se escribe PROMEDIO DE VENTAS, se selecciona el rango D25:E25 y se pulsa en la
opción Combinar y centrar del grupo Alineación de la pestaña Inicio. Se hace lo mismo en la
celda D26 donde se escribe PROMEDIO DE COMPRAS.
Situado en la celda F25 se hace clic en la opción Más funciones que se encuentra en la ficha
Fórmulas dentro del grupo Biblioteca de funciones. En la lista desplegable se selecciona
dentro de las Estadísticas la función PROMEDIO.
Para calcular el promedio de las ventas se pueden introducir uno a uno en cada argumento
de dicha función los datos que se encuentran en el rango G7:G11, o bien, se puede
seleccionar directamente el rango que ocupan dichos datos y cumplimentar solo el primer
argumento de la función, tal y como se muestra en la siguiente imagen:
Una vez que se pulsa en el botón Aceptar, la celda F25 mostrará el resultado buscado, 16.950
€ y en la barra de fórmulas la función:
=PROMEDIO(G7:G11)
Para determinar en la celda F26 el promedio de las compras realizadas, se sigue idéntico
procedimiento al que se acaba de exponer, solo que ahora, el rango de los datos que
Página | 12
Facultad de Economía y Empresa.
Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial
interesan es G17:G21. En este caso la celda F26 mostrará el resultado 13.855 € y en la barra
de fórmulas la función
=PROMEDIO(G17:G21)
8.- Formato y nombre de la Hoja
Como se observa en la imagen que puede verse al final de este apartado, se ha formateado
la hoja de cálculo utilizando fundamentalmente las funcionalidades del Grupo Fuente de la
pestaña Inicio. El título de la práctica, que se encuentra en la celda B2 se ha escrito en
mayúsculas con un formato de Negrita. Los títulos de cada columna van centrados y en
Negrita, disponiéndose un Borde para cada uno de ellos. Los datos numéricos llevan un
formato de Moneda, con dos posiciones decimales y el símbolo del euro, excepto los de las
columnas Unidades, que tienen un formato de Número sin decimales. Los totales calculados
para las diferentes columnas además de tener un formato numérico de Moneda, van en
Negrita y cuentan con su correspondiente Borde.
Por último, para cambiar el nombre de la hoja y que en vez de llamarse Hoja1 figure como
nombre Octubre, se pulsa en esta etiqueta y haciendo doble clic sobre ella, se escribe el
nuevo nombre. Otra posibilidad es pulsando en el botón derecho del ratón para obtener el
menú contextual y seleccionar la opción Cambiar nombre.
Por otra parte, para eliminar una o varias hojas del libro a la vez, se pulsa sobre la etiqueta
de la hoja o se seleccionan las hojas a borrar (pulsando simultáneamente la tecla de control
y haciendo clic sobre las etiquetas de sus nombres) y se sigue la combinación Pestaña
Inicio/Grupo Celdas/Eliminar hoja. Si se hace con el menú contextual pulsando el botón
derecho del ratón, habría que pulsar en la opción Eliminar.
Página | 13
Facultad de Economía y Empresa.
Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial
9.- Cálculos para los meses de
noviembre y diciembre
Como la estructura de las hojas de los meses de noviembre y diciembre va a ser la misma que
la de Octubre, se copia la hoja de octubre. Para ello, se selecciona picando sobre la
etiqueta de su nombre y sin dejar de hacer clic, presionando simultáneamente la tecla
Control, se desplaza el ratón levemente hacia la derecha y se suelta, con lo que aparecerá
una nueva hoja de cálculo denominada Octubre(2), a la cual se cambia el nombre por el de
Noviembre. El mismo procedimiento se sigue para crear otra hoja que se llamará Diciembre.
Otra manera de copiar una hoja se realiza con el menú contextual en la opción Mover o
Copiar. En la ventana que surge, en la lista desplegable Al Libro aparecerá por defecto el
nombre de este libro (si se quisiera copiar o mover a otro libro distinto de éste, es necesario
tenerlo abierto para que se encuentre dentro de dicha lista desplegable) y en el recuadro de
más abajo se selecciona el lugar que ocupará la hoja copiada. A continuación, se verifica la
casilla de Crear una copia, ya que en caso contrario solo se movería la hoja dentro del mismo
libro o se enviaría a otro libro diferente.
Por otra parte, si únicamente se pretende mover una hoja dentro de un libro, otra forma de
hacerlo es picando sobre su etiqueta y sin soltar el ratón desplazarla al lugar oportuno.
Página | 14
Facultad de Economía y Empresa.
Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial
Ya tenemos las tres hojas correspondientes a cada uno de los meses considerados, pero antes
de introducir los datos que proporciona el enunciado y realizar los cálculos pertinentes, se van
a hacer una serie de cambios, que permitan adecuar el libro a los requisitos que plantea dicho
enunciado.
En primer lugar, situados en la hoja de Noviembre, se observa que en la celda H3, aparece
Octubre. Se cambia el texto de esta celda y se pone Noviembre. Lo mismo se hace para la hoja de
Diciembre.
Si se recuerda, en la hoja de Octubre, en el rango D7:D11 correspondiente a los nombres de los
empleados, se había establecido una regla de validación, para evitar que el usuario
introdujera datos erróneos. Al haber copiado esta hoja, para confeccionar las de
Noviembre y Diciembre, el criterio de validación sigue estando activo en dichas hojas, lo
cual no tiene mucho sentido.
Por tanto, se va a eliminar dicho criterio en estas hojas; para lo cual en la hoja de
Noviembre, se selecciona el rango D7:D11, ejecutando la combinación Datos/Validación de
datos. En el cuadro de diálogo, ya conocido, en la pestaña de Configuración, en su zona
inferior se hace clic en el botón Borrar todos. Ahora se pica en el botón de Aceptar para
cerrar esta ventana. Con la misma técnica, se elimina la validación de datos en la hoja de
Diciembre.
Ahora bien, lo que se pretende es que este libro tenga vinculados los datos que debe
introducir el usuario siempre y cuando se repitan en cualquiera de sus hojas, como es el
caso de los nombres de los empleados; es decir, se va a hacer una referencia a una celda
desde otra que pertenece a una hoja diferente, encontrándose ambas en el mismo libro de
trabajo. A este tipo de vinculación de datos, se le denomina referencia remota, que también
se puede establecer entre celdas cuyas hojas no pertenezcan al mismo libro.
Entonces, se elige como celda activa la D7 de la hoja Noviembre, se introduce el símbolo =,
para que Excel sepa que se quiere incluir una fórmula, se hace clic en la etiqueta de la
hoja Octubre seleccionando la celda D7 y pulsando Intro en el teclado. El programa vuelve a la
hoja de Noviembre mostrando en D7 el nombre Olga y en la barra de fórmulas =Octubre!D7, es
decir, indica que el dato de esta celda se toma del contenido en la celda D7 de la hoja de
Octubre.
Esta referencia remota funciona como una referencia relativa (si tuviera insertado el símbolo $,
actuaría como una absoluta), por lo que se puede extender verticalmente hasta llegar a la
celda D11, para completar el rango. De esta forma, el usuario introduce los datos relativos
al nombre de los empleados en la hoja de Octubre y automáticamente ya tiene
completado este rango en la hoja de Noviembre, con lo cual se evitan posibles errores.
El mismo procedimiento se sigue en la hoja de Diciembre.
De la misma manera, se establece una referencia remota para la celda C7 (Smartphones)
en las hojas Noviembre y Diciembre a la celda C7 de la hoja Octubre (=Octubre!C7), que
luego se extiende verticalmente como referencia relativa para llenar el rango C7:C11. Así, al
igual que se hizo con el nombre de los empleados, ahora se han vinculado los diferentes
Página | 15
Facultad de Economía y Empresa.
Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial
artículos que se comercializan, con lo que basta con introducirlos en las respectivas celdas de
la hoja de Octubre, para que automáticamente se incluyan en las correspondientes celdas de
las hojas Noviembre y Diciembre.
En cuanto a los comentarios que se han introducido en las celdas H6 y H16 de la hoja
Octubre se dejan exactamente igual en las hojas de Noviembre y Diciembre. Si se quisiera
cambiar el texto que incluyen se selecciona de la etiqueta Revisar la opción Editar comentario
del grupo Comentarios, haciendo ahora las modificaciones pertinentes. En el caso de que se
quisieran eliminar, en el mismo grupo se seleccionaría la opción de Eliminar.
Ya se tienen preparadas todas las hojas del libro de trabajo, para acometer la
resolución de la práctica propuesta, por lo que en las hojas de Noviembre y Diciembre se
eliminan los datos relativos a las unidades vendidas y su precio de venta y a las unidades
adquiridas y su precio de compra, introduciéndose en las respectivas celdas los datos
proporcionados en el enunciado. En las siguientes imágenes se puede comprobar el
resultado final:
Página | 16
Facultad de Economía y Empresa.
Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial
10.- Resumen trimestral
En una nueva hoja de cálculo se va a calcular el volumen total de ventas y compras y la
liquidación del IVA del trimestre considerado. Para ello, se pulsa en el símbolo de sumar
que se encuentra a la derecha de las etiquetas de los nombres de las hojas, o bien picando
en cualquier etiqueta de los nombres de las hojas se inserta una nueva en el libro a través del
menú contextual en la opción Insertar. Si se hace mediante esta alternativa surgirá una
ventana con la ficha General activada por defecto y dentro de ella la opción Hoja de
cálculo. Se acepta, con lo que se tendrá una nueva hoja cuyo nombre se cambia por el de
Total Trimestre y si fuera necesario se mueve hasta el final del libro.
De cualquiera de las hojas, Noviembre o Diciembre, se copia el texto EMPRESA DE
ELECTRÓNICA , que se pega en la celda B2 de esta nueva hoja. Igual se hace con el texto de la
celda C6 (SECCION) que se copia a la celda B6 de la nueva hoja. Asimismo, se copia el rango
C7:C11 correspondiente a las distintas secciones consideradas y se pega en ésta a partir de
la celda B7 (obsérvese que se mantienen las referencias remotas configuradas). En C6 se
escribe VENTAS, en D6 COMPRAS, en E6 IVA REPERC y en F6 IVA SOPORT, a las que se copia
el formato de la celda B6. En B12 se escribe TOTAL y se copia otra vez el formato de cualquiera
de las celdas B6, C6 o E6 a ésta.
Se comienza llenando el rango C7:C11 que va a calcular el total de ventas de cada tipo de
artículos en el trimestre considerado y, además, en la celda C12, el total de las ventas
Página | 17
Facultad de Economía y Empresa.
Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial
trimestrales de todas las secciones. Para ello, se aplica la opción de referencias 3D que
incluye Excel, sabiendo que este tipo de referencia se puede usar cuando la celda o el
rango de celdas donde se encuentran los datos es siempre el mismo en todas las hojas de
trabajo.
Entonces, como en nuestro ejemplo las hojas de Octubre, Noviembre y Diciembre se han
diseñado con la misma estructura para calcular los importes trimestrales, no solo de las
ventas, sino también de las compras, en la hoja llamada Total Trimestre, se utilizarán las
referencias 3D, que facilitarán al usuario la obtención de los resultados solicitados.
Por tanto, se posiciona el cursor del ratón en la celda C7 para activarla introduciendo la
siguiente fórmula =SUMA(Octubre:Diciembre!G7), que devuelve la suma de los valores que
se encuentran en la celda G7 desde la hoja de Octubre hasta la hoja de Diciembre. Si
ahora se extiende la formula verticalmente por todo el rango considerado hasta llenar la
celda C11, se obtendrá el total de ventas trimestrales de cada tipo de artículo, puesto
que las referencias 3D, al igual que las remotas, funcionan como referencias relativas, o bien
absolutas si se hubiese fijado con el símbolo $ alguno de los parámetros (columna o fila)
que dan nombre a la celda.
Con respecto a las referencias 3D, que se acaban de usar, es conveniente saber que entre
las hojas que forman esta referencia se pueden añadir nuevas hojas con la misma estructura
que las originales, que automáticamente pasan a formar parte de la referencia 3D. Si se
mueve de posición la primera hoja de la referencia y se coloca después de la última, dicha
referencia pasará a: Noviembre:Diciembre!G7. Si lo que se hace es colocar la última delante
de la primera, la nueva referencia será: Octubre:Noviembre!G7. Además, si se vuelven a
colocar la primera hoja o la última en su posición original no se recuperaría la referencia 3D
inicial. En cambio, si se mueve de posición cualquier hoja interna de la referencia, ésta no se
vería afectada.
El mismo procedimiento se sigue para obtener en cada sección el volumen trimestral de
compras, por lo que en la celda D7 se introduce la fórmula =SUMA(Octubre:Diciembre!G17),
que luego se extiende verticalmente hasta alcanzar la celda D11. Igualmente, en la celda E7
el importe trimestral del IVA Repercutido en las ventas de cada sección se calcula mediante
la expresión: =SUMA(Octubre:Diciembre!H7) que luego se extiende verticalmente hasta
alcanzar la celda E11. Y, por último en la celda F7 la cifra que alcanza en el trimestre
considerado el IVA soportado por las compras de cada sección se obtiene a través de la
fórmula: =SUMA(Octubre:Diciembre!H17), que luego se extiende verticalmente hasta llegar a
la celda F11.
A continuación, se selecciona el rango C7:D11 y se le aplica un formato de moneda y un color
de fuente. En la celda C12 se va a calcular el volumen de ventas trimestrales de todas las
secciones, por lo que se selecciona el rango C7:C12 y se pulsa en el botón Autosuma del
grupo Modificar de la pestaña Inicio (obsérvese que para determinar en C12 la suma del
rango C7:C11, es necesario incluir en la selección la propia celda C12. Hecho que no se
produce cuando se calcula la suma de datos numéricos que no están afectados por una
referencia en 3D), =SUMA(C7:C11).
Página | 18
Facultad de Economía y Empresa.
Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial
La fórmula de la celda C12 se extiende horizontalmente por el rango C12:F12 para determinar
a nivel global los volúmenes trimestrales trimestral de compras, IVA repercutido e IVA
soportado. A estas celdas se le copia el formato de la celda G12, por ejemplo, de la hoja
Diciembre.
Seguidamente, en la celda B14 se escribe el texto LIQUIDACION IVA a la que se copia el
formato de cualquiera de la celda B6, por ejemplo. Se selecciona el rango B14:C14 y
pulsando en la opción Combinar y centrar del grupo Alineación de la pestaña Inicio, se
centra este texto entre estas dos celdas. En la celda contigua, D14, se hace la liquidación
trimestral del IVA calculando la diferencia entre los importes de IVA repercutido y
soportado en dicho trimestre, por lo que la fórmula que se ha de introducir es: =E12-F12. A
esta celda se le copia el formato de la celda F12, por ejemplo.
11.- Tiempo medio de entrega de
pedidos
Por último, se solicita determinar el promedio de días que transcurren entre el pedido y
la recepción de los distintos smartphones que se comercializan. Para ello, se habilita el
rango I6:K12, donde se transcriben los datos que proporciona el enunciado y en la celda L7
se introduce la fórmula: =K7-J7, como una referencia relativa, que devolverá una fecha,
dado que las celdas K7 y J7 tienen ese formato. Como las fechas para Excel son números;
para que esta celda tenga un formato de número se sigue la combinación Inicio/Grupo
Número/General. A continuación, se extiende esta fórmula como una referencia relativa
hasta llegar a la celda L12.
Como ya se tiene el número de días que pasan entre el pedido y la recepción de los
diferentes smartphones considerados, el siguiente paso es calcular su media aritmética. por
lo que, en la celda L13 se configura la función estadística PROMEDIO de la siguiente
manera, para resolver la incógnita planteada:
=PROMEDIO(L7:L12)
Página | 19
Facultad de Economía y Empresa.
Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial
Dicha función se encuentra en el grupo Biblioteca de funciones de la pestaña Fórmulas,
dentro de la opción Más funciones. Dado que es frecuente su utilización, también se
puede disponer de ella desplegando el botón de Autosuma de este mismo grupo y pestaña.
El resultado se puede consultar en la siguiente imagen:
Para finalizar la práctica se va a dotar de color de fondo a la etiqueta Total
Trimestre. Para ello, se selecciona dicha etiqueta y se hace clic sobre ella con el botón
derecho del ratón. En el menú contextual que surge se elige la opción Color de etiqueta, que
despliega a su vez una paleta de colores agrupados en varias categorías (Colores del tema,
estándar, recientes o Más colores), tal y como se muestra en la imagen:
Se selecciona el color que nos parezca más adecuado (por ejemplo, rojo oscuro),
obteniéndose el resultado final que se aprecia en la siguiente imagen:
Página | 20
Facultad de Economía y Empresa.
Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial