AUDITORIA MEN ABRIL

./
~-PROSP:ERIDAD
MinEducació,n
Il,ll.irí¡~O«tO d~ Edl;'(D(;,ioo
SEGUIMIENTO
O ACOMPAÑAMIENTO
VISITADAS
I¡PARA TODOS
NocloOOt
A SECRETARIA
POR EL COMPONENTE
DE EDUCACION
DE ITAGü"i
DE PROCESOS YIO G&C
Nombre de la SE: Itagüi
Fecha de Visita a la SE:
comprendida
Semana
entre el 08 y el 11 de
Abril del año 2013
Nombre del Consultor:
Harold Aldana Marin
Medio utilizado en el seauimiento
Nombres y rol de los funcionarios
con los que
se realizó el seguimiento o acompañamiento.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
.7.
8.
Visita SE
ICONTEC
Auditoria Interna de la S.E
Procesos (Modernización)
Acompañado:
o acomoañamiento
Video
conferen
cia
Otro:
cual.
Llamada
Guillermo Restrepo Ochoa. Secretario de
educación
.
Luz Ángela González. Gerente de Proyecto
Modernización . Líder de S.G.C.
Antonio Colorado. Líder de Cobertura.
Luis Hernando Gomez . Líder de SACo
Blanco Liriam Ortiz Vasco. Líder de Calidad
educativa.
Líder Talento
Franco.
Patricia
Silvia
Humano.
Lína Marcela Suaza Suaza. Contratista SGC
Plan de Mejoramiento
Fecha en dias: semana
' comprendida entre el 08 de
abril y 11 de abril del año
2013
X
,
_X_
_X_
1. Indicador por visita y por procesos
NCM
NCm
O
O
Auditoría
Interna
8
O
Cerradas
8
O
Plan de
. acción
ICONTEC
,
,
. NC
Mayores
Menores
Porcentaje
Atención al
Ciudadano
Cerradas
O
O
NA
Cobertura
Cerradas
100%
Talento
Humano
Cerradas
3
3
100%
Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo
SGC
Cerradas
100%
3
3
100%
100%
Calidad
Educativa
Cerradas
2
2
100%
Nacional, CAN, Bogotá, D.C.
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
[email protected]
resumen
visita:
Cerradas
100%
NA
NA
8
8
NA
100%
/
.~P:ROSPERlDAD
MinEducación
lI."'inl~OIiQ d!ll E'dV(ÍcK;¡oo
I
cumplimiento
I¡PARA TODOS
t'\lr.x;jonoi
I
~
_
Nota: Enel caso de PMI de Procesos o de auditoria interna de la S.E, no se cuentan NC menores, se toma como si todas
fueran mayores. El % de cumplimiento debe estar dado sobre el No total de NC del PMI (Mayores y Menores) por cada
proceso y en el resumen de la visita: %C + %H +% E +% 0)/4
MACROPROCESO
Compromisos
E ATENCION AL CIUDADANO
I Recomendaciones
Avance
cumplimiento
Observaciones del compromiso o
recomendación
NA
Promedio % de cumplimiento
Aspecto por mejorar ICONTEC
1
2
Considerar la determinación de un indicador
de eficacia en la atención de las PQRS,
como
complemento
del
criterio
de
oportunidad,
con lo cual se evalúa el
indicador del proceso hoy, que permita
asegurar el nivel de satiSfacción de los
usuarios;
lo anterior
como
insumo
de
retroalimentación del oroceso.
100%
Aspecto por mejorar ICONTEC
100%
Se
evidenció
medición
de
la
satisfacción del cliente durante el
mes de enero, febrero y marzo de
2013.
Se realiza
socialización
técnico.
Es importante
planificar
y entregar
los
informes consolidados
de las PQRS, al
Comité Técnico, con mayores niveles de
oportunidad,
con el fin de facilitar
la
retroalimentación
de
los
procesos,
igualmente
de manera
más
oportuna,
además de evaluar en el período siguiente,
la acertividad de dichas decisiones.
Promedio % de cumplimiento
cada
mes entrega
y
de informes al comité
100%
MACROPROCESQ'CCOBERTURA
c
>¡,;;
;~'
'f"
Compromisos
I Recomendaciones
Avance
cumplimiento
100%
NC Mayor (auditoria Interna)
1
Al solicitar evidencias
de la definición
de
estrategias de búsqueda de niños,
niñas y
jóvenes
que han desertado
que han
reprobado,
los
auditados
informan
las
actividades que han realizado pero aún no
tienen documentada
una estrategia para dar
cumplimiento a este reauisito.
y
2
Al solicitar evidencia
de la información
y
capacitación en el diseño e implementación de
estrateQias de acceso v oermanencia escolar a
Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo
Se documento estrategia de búsqueda
de niños en conjunto con juntas de
acción comunal, red unidos y SISBEN.
A cada I.E se les envia relación de
hallazgos de auditoría
para
tomen
acciones pertinentes con relación a esta
temática.
100%
NC Mayor (auditoria Interna)
,.""
Observaciones del compromiso o
recomendación
Se tiene cronograma de actividades con
tres
profesionales
para
apoyar
las
estrategias de acceso y permanencia.
Existe el acta de socialización de las
estrategias.
Nacional, CAN, Bogotá, D.C.
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
www.mineducacion.gov.co
- atencionalci
[email protected]
r
MinEducación
.V'
o de Ed. ~nt t ~
r; •• ~:
~rJ~
PROSPERIDAD
IPARA TODOS
•...,...:),
los rectores y directores de los establecimientos
educativos, no la suministran.
NC Mayor (auditoria Interna)
3
100%
Se tienen evidencias de la auditoria a
todo el proceso de matricula del año
2012
100%
Se trabajó con la profesional universitario
de cobertura para modificar la frecuencia
de medición de los indicadores:
•
Porcentaje capacitaciones
aprobadas se modificó para
realizar semestral
•
Población atendida en modelos
flexibles se medirá cada cuatro
meses.
•
Población con continuidad
semestral
•
Permanencia semestral
Al solicitar evidencia de seguimiento al proceso
de Cobertura en todas las fases de
implementación del mismo, no se presenta
ninquna.
Aspecto por mejorar ICONTEC
4
Evitar las frecuencias anuales para los
indicadores de gestión, con el fin de identificar
elementos de retroalimentación del proceso, con
mayores niveles de agilidad y oportunidad,
además de evitar sorpresas al final de los
períodos lectivos.
Promedio
% de cumplimiento
MACROPROCESO
Compromisos
I Recomendaciones
100%
H TALENTO HUMANO
Avance
cumplimiento
Observaciones del compromiso
recomendación
o
NC Mayor (auditoría Interna)
1
Revisada la evaluación
del desempeño
laboral de los empleados administrativos de
las Instituciones Educativas del Municipio
de Itagüí, se evidencia que no se está
dando cumplimiento a los Acuerdos 137 de
2010 y 138 de 2010 de la Comisión
Nacional
del
Servicio
Civil
para
la
evaluación del desempeño laboral de los
empleados
administrativos
de
las
Instituciones Educativas del Municipio de
Itagüí. Ya que la evaluación del desempeño
laboral la están realizando en formatos
derogados por la Comisión Nacional del
Servicio
Civil para la evaluación
del
desempeño laboral.
100%
Se tiene resolución12353 de mayo 31 de
2012. Se crea el comité de bienestar e
incentivos del municipio.
NC Mayor (auditoría Interna)
2
No se evidencia
acto administrativo
de
adopción de un plan de capacitación
y
bienestar social para los docentes y personal
administrativo de las instituciones educativas
Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo
En el año 2011 cuando se realizó la
evaluación
a los administrativos
el 1
enero y en agosto, el municipio no habia
adoptado
los
nuevos
formatos
de
evaluación.
El 1 febrero
2012
se
evaluaron en los formatos indicados lo
cual se realizó en su totalidad en el 2012
a un total de 14 funcionarios
100%
Nacional, CAN, Bogotá, D.C.
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
[email protected]
,"IPRO,SPERlDAD
MinEducación
ilpARA TODOS
JVt:fli,:Oi~ da Ed'tién<:Joo Noc~al
del Municipio de Itagüí.
100%
NC Mayor (auditoría Interna)
4
Oportunidad
Interna)
de
mejora
(auditoría
100%
Se organizaron la H.V de acuerdo a la
normatividad de ley general de archivo.
Se cuenta con los indicadores a los
cuales se les realiza seguimiento
y
análisis para toma de decisiones.
100%
Se está utilizando el formato adecuado el
cual cumple con los criterios de acuerdo
a normatividad.
Es importante alinear el instrumento de
evaluación del desempeño, con las
competencias determinadas y documentadas
en los perfiles de los cargos, con el fin de
evitar la subjetividad por parte de quien
califica, además de facilitarla toma de
decisiones v acciones de mejora eficaces.
Aspecto por mejorarlCONTEC
7
de
Evitar el registro y análisis de datos con
base en promedios,
dado que éstos
subvencionan los resultados poco exitosos
y castigan los muy buenos, lo que conduce
a la toma de decisiones y acciones no
siempre pertinentes. Sustituir el criterio, por
el establecimiento de rangos.
Aspecto por mejorar ICONTEC
6
el sistema
Depurar y organizar ,las hojas de vida de los
docentes y del personal administrativo
de
acuerdo a lo que quede establecido en la
tabla de retención documental.
Aspecto por mejorar ICONTEC
5
100%
Se tiene implementado
información Humano
100%
Se
realizó
inducción
a todos
los
directivos
(24
rectores
y
80
coordinadores) por tres dias los dias 28,
de febrero, 1 y 4 de marzo Se trataron
temas administrativos y académicos
Es importante considerar la implementación
de un plan de inducción y/o reinducción,
para aquellos
profesionales
que van a
asumir encargos temporales, con el fin de
evitar
las
improvisaciones
especificas,
requeridas por la nuevas responsabilidades.
Aspecto por mejorar ICONTEC
Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo
100%
Se han realizado
capacitaciones
en
evaluación de desempeño. Y se tiene
Nacional, CAN, Bogotá, D.C.
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
[email protected]
..
.PROSPERIDAD
MinEducació,n
Mni.':o«io da
ea~¡oo
I'PARATODOS
NacionOi
programada una próxima
16 abril,en el mismo tema.
Insistir con el MEN en la capacitación
e
implementación
de todos los módulos que
hacen parte del aplicativo humano web, con el
fin de unificar modelos de información y
facilitar los análisis y toma de decisiones.
Promedio % de cumplimiento
MACROPROCESO
visita el 15 y
100%
D CALIDAD EDUCATIVA
Avance
cumplimiento
Observaciones del compromiso
recomendación
o
NA
u
Promedio % de cumplimiento
.. .
..
SISTEMA'DE,GESTION,DECAUDAD
Compromisos
I Recomendaciones
Avance
cumplimiento
)
.
'Observaciones del compromiso
recomendación
o
NC Mayor (auditoría Interna)
1
La entidad debe asegurarse que el producto
y/o servicio adquirido para la realización del
proceso cumple los requisitos especificados.
en los pliegos de condiciones, términos de
referencia o en las disposiciones aplicables y
debe establecer e implementar la inspección u
otras actividades necesarias para 10Qraresto.
NC Mayor (auditoría Interna)
2
Todo el procesos se realiza de acuerdo a
la ley 80 del año de 1993, donde se
establecen los términos de referencia del
proceso contratación
100%
La entidad debe evaluar y seleccionar a los
proveedores con base en una selección objetiva
y en función de su capacidad para suministrar
productos y/o servicios de acuerdo con los
requisitos definidos previamente por la entidad.
Deben
establecerse
los criterios
para la
selección, la evaluación y la reevaluación de los
proveedores. Deben mantenerse los registros
de los resultados de las evaluaciones
y de
cualquier acción necesaria derivada de estas.
Aspecto por mejorar ICONTEC
5
100%
100%
Revisar la determinación de los indicadores,
con el fin de avanzar en mediciones de
eficacia
e impacto
(efectividad),
como
complemento
de
las
mediciones
de
cumplimiento que se realizan hoy, de tal
forma que se prioricen los análisis de datos
y la toma de decisiones y acciones de
mejora importantes
Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo
Todo el procesos se realiza de acuerdo a
la ley 80 del año de 1993, donde se
establecen los términos de referencia del
proceso contratación
Se realizó revisión general de todos los
indicadores el 5 de abril, se revisaron
objetivos e impacto de los indicadores y
se reformularon
varios,
por ejemplo,
para cobertura se eliminó el indicador de
capacitaciones realizadas, para la S.E es
más importante mirar el impacto con las
capacitaciones.
Para el tema del SGC se establecieron
dos indicadores: Acciones correctivas y
preventivas
cerradas
en
la
fecha
Nacional, CAN, Bogotá, D.C.
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
[email protected]
t,PROSPERIDAD
1: ,PARA TODOS
Min Educac ió,n
/lAil'll~iQ ~
Ed~¡oo
,
Not;:'Íonol
'
prevista.
Acciones
de mejoramiento
implementadas:
Se empezarán a medir
desde el 23 de abril
Aspecto por mejorar ICONTEe
100%
6
u
Se
contrató
asesor
para
realizar
capacitación en PNC el 4 de abril a 27
entre los
asistentes
estuvieron los,
líderes de procesos
y dos funcionarios
por proceso.
A la fecha como producto de esta
capacitación los procesos certificados y
el proceso O,tienen tipificados los PNC
Agilizar la capacitación e implementación
del
procedimiento para' el control del producto no
conforme" en su última versión, con el fin de
motivar el registro por parte de los servidores
públicos, de tal forma que se facilite la tóma de
acciones correctivas orientadas a la eliminación
, de las causas' raíz de' aquellos de mayor
repetividad, lo quepermitiráaségürar
además
de la conformidad del servicio, la eficacia. del
roces o la sati~facción dfa los usuarios.
"
100%
Aspecto por mejorar ICONTEC
Se incluyeron 5 las acciones preventivas
deriv.adas de las acciones de riesgos. La
S.Eha
venido trabajando
en los
, controles de administración de los riegos
y seha docul)1entado todo lo relacionado
con 'esta temática,
Es
importante
alinear
lcis" controles
de
administración de los riesgos, ,con los registros
de acciones. preventivas, con el fin,de integrar la
gestión
de la prevención,
como
cultura
cor orativa.
100% '
Aspecto por mejorar ICONTEC
En todos los planes de capacitación del
SGC, Cobertura,
Calidad y SAC, se
inciuyeronlos
objetivos con el fín de
poder hacer medición
y verificar
el
cumplimiento de estos
100%
.u
2,
Uso de indicadores
Macro proceso
Cobertura
Talento Humano
Atención al
Ciudádano
Calidad
Educativa
No de Indicadores de
acuerdo al Manual de
Calidad
15
4
3
9
No de indicadoresquesJ'/
. encuentran en USO
15
4
3
9
100,%
100%
100%
100%
~..~;!
% de Uso por Macro
proceso
100 %
Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo
Nacional, CAN, Bogotá, D.C.
PBX:, (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
[email protected]
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:.•¡PARA
TODOS
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MinEducación
/tAif1l$~iQ da
3. Resultados
Ed~ioo
de la auditoria
N.xiollOt
O (Solo cuando se debe auditar)
del macro proceso
Línea
Base
u
Estado
Actual
Número total de
16
50
cumplimientos
Número total de no
3
35
cumplimientos,
Número total dé,requisitos
51
53
del reglamento técnico
31%
94%
% de cumplimiento
El resultado de auditoría se encuentra en el formato lista de chequeo y formulación
planes de acción adjuntados con el presente informe.
Nota: Favor llenar la linea base, para lo cual la información
se encuentra www.modernizaciónsecretarias.gov.CO
Observaciones Generales y/o Compromisos
de la S.E:
1. SE encontraron: 8 NC mayor que se encuentran
cerradas
producto
de auditoría
interna, 11 aspectos por mejorar del informe de ICONTEC con un 100% de ejecución
de estos aspectos por mejorar
y
1 oportunidad de mejora de auditoría interna que se
encuentra ejecutada en su totalidad
2. El modulo de evaluaciones
de esta habilitación
técnica del MEN.
para
y de MTIC, no se ha habilitado y la SE está al a espera
implementar
Existe el riesgo de una NC en caso de presentarse
ICONTEC por el incumplimiento
las gestiones
de asistencia
3. La S.E ha capacitado
técnica,
capacitaron
a
pero para el adecuado
36 funcionarios
de 2012
de servicio
40 funcionarios
con la ARP
al cliente
y en diciembre
de 2012 se
estableció compromiso
cliente desarrolle
capacitación
de la alcaldía, igualmente
temática de código contencioso administrativo
de satisfacción
de esta
a
en servicio al cliente,
secretaría de servicios administrativos
encuestas
desarrollo
del MEN
en septiembre
en la temática
auditoria del
a este numeral, a la fecha la S.E han realizado todas
actividad se depende de la respuesta
POSITIVA,
el procesos de acuerdo a la especificación
se encuentran
la
sé capacitó en la
con el asesor jurídico de la S. E. Las
en la paginan
el 15 de marzo para
que realizó
implementar
Web y en físico,
estrategias
se
para que el
encuestas a través de la pagina web. Las encuestas se realizan al
Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo
Nacional, CAN, Bogotá, D.C.
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
www.mineducacion.gov.co
- atencionalci [email protected]
r'1 PRO,SPERlDAD
I¡PARA TODOS
10%'de la población y de manera mensual, establecido enel procedimiento.
Hasta la
fecha se ha cumplido con las a'ctividades del procedimiento.
4. Con relación al sistema de información de Humano,
-
la líder del proceso
informa que
'"
en el 2012 no hubo a~istencia técnica, se ha solicitadocapacitacion
en todos los
módulos debido a la rotación de personal y a la fecha no se ha podido realizar este
tipo de capacitaciones,Gon
el modulo de planta,
el re'~óite de ocupación de planta,
salen excedentes cuando la ré'alidad de la S.E es otra, perlo
u
requerimientos correspondientes
5. La S.E
remitió
ala
concepto de dotación,
que se han hecho los
al soporte del MEN. '
oficina de contratación de la alcaldía la adquisición
se está a la espera de establecer'fecha
por el
para que se realice
el tramite pertinente.
En el área de planeacióri
educativa está un profesional
estadístico
r~alizar seguimiento y consolida~ión del tablerodeindi~adores
encargado de
de la 'S. E.
~o
i
()Af)d ..
consui~~(
Harold Aldana Marín
~.
González.
Gerente de proyecto, Mod~rnización
Calle 43 No. 57"14CentroAdministrativo
Nacional, CAN; Bogotá, D.C.
PBX:. (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
[email protected]
"
QU..Q..
U
J
\
•
Lt
5«retaria d.
Ed\lQd6n
SECREATARíA DE EDUCACiÓN
DE ITAGüí
FORMATO LISTADO DE
ASISTENCIA
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD:
1.
2.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
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Itagül
UNIDOS HACEMOS ELCAM810
Código: FG 01
Versión: 1.0
Fecha de aprobación:
13/03/2012
CIERRE AUDITORIA MEN
FACILITADOR: MINISTERIO DE EDUCACION
FECHA: ABRIL 11 DE 2013
SECRETARIA
LUGAR:
DESPACHO
EDUCACION
NOMBRES Y APELLIDOS
ALCALOrA
DE
CARGO
Desde:
HORARIO 3.30 PM
I Hasta:
CÉDULA
FIRMA