Directiva ATU: Sistema Institucional de Archivos Lima y Callao

NUMERAL/ DISPOSICIÓN VIGENTE
CONTROL DE CAMBIOS
DIRECTIVA QUE REGULA LA ATENCIÓN DE LAS SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
EN LA AUTORIDAD
DE TRANSPORTE
NUMERAL
/ DISPOSICIÓN
MODIFICADO URBANO PARA LIMA Y CALLAO - ATU
Directiva que regula el Sistema de Archivos en la Autoridad de Transporte Urbano para Lima y Callao - ATU
1. OBJETIVO
Directiva que regula el Sistema Institucional de Archivos en la Autoridad de Transporte Urbano para Lima y Callao - ATU
1. OBJETIVO
Establecer disposiciones para regular la gestión del Sistema de Archivos en la Autoridad de Transporte Urbano para Lima
Establecer disposiciones para regular la gestión del Sistema Institucional de Archivos en la Autoridad de Transporte Urbano para Lima y Callao - ATU.
y Callao - ATU, en concordancia con las normas del Sistema Nacional de Archivos.
4.10. Decreto Legislativo N° 1556, Decreto Legislativo que modifica la Ley N° 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos.
4.23.
JUSTIFICACIÓN
Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA, se actualiza la denominación
de Sistema de Archivos a Sistema Institucional de Archivos.
Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA, se actualiza la denominación
de Sistema de Archivos a Sistema Institucional de Archivos.
Decreto Ley N° 1556 que modifica la Ley N° 25323
Retirado
Resolución Jefatural N° 000107-2023-AGN/JEF, artículo 2 que
deroga la directiva N° 009-2019-AGN/DDPA.
4.30.Directiva Nº 001-2023-AGN/DDPA, “Norma de administración de archivos en las entidades públicas”, aprobada por Resolución Jefatural N°
000107-2023-AGN/JEF.
Resolución Jefatural N° 000107-2023-AGN/JEF, artículo 1que
aprueba la Directiva 001-2023-AGN/DDPA
4.29. Versión V02 de la Directiva N° D-001-2020-ATU/GG-OPP-UPO, “Directiva que regula la formulación, aprobación y
actualización de documentos normativos en la Autoridad de Transporte Urbano para Lima y Callao”, aprobada por Retirado
Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 094-2021-ATU/PE.
Resolución de Gerencia General N° 058-2024-ATU/GG, articulo
1, que deja sin efecto la V02.
4.32. Versión V03 de la Directiva N° D-001-2020-ATU/GG-OPP-UPO, “Directiva que regula la formulación, modificación y aprobación de documentos
Resolución de Gerencia General N° 058-2024-ATU/GG, articulo
normativos en la Autoridad de Transporte Urbano para Lima y Callao”, aprobada por la Resolución de Gerencia General N° 058-2024-ATU/GG.
2, que aprueba la V03.
Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA, se actualiza la denominación
5.1.2. La UACGD es responsable de gestionar y proponer las propuestas normativas para la implementación del Sistema 5.1.2. La UACGD es responsable de gestionar y proponer las propuestas normativas para la implementación del Sistema Institucional de Archivos en lade Sistema de Archivos a Sistema Institucional de Archivos y
de Archivos en la ATU.
ATU.
establece la existencia de un Órgano de Administración de
Archivos, que para la ATU sería la UACGD.
5.1.3. La UACGD es la responsable de velar por la implementación, funcionamiento, desarrollo y control del SIA.
Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA, numeral 7.1Define
responsabilidades del OAA (UACGD).
Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA, numeral 8.2. Establece que
recursos gestiona el OAA.
5.2.4. Las unidades de organización gestionan los recursos para el correcto funcionamiento de su Archivo de Gestión, para esto pueden requerir
Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA, numeral 8.4.5, literal d),
asistencia técnica al OAA.
establece funciones del Archivo de Gestión.
5.1.4. La UACGD es la responsable de gestionar los recursos para el correcto funcionamiento del Archivo Central.
6.1.6.
6.1.13.
Retirado
Resolución Jefatural N° 000107-2023-AGN/JEF, artículo 2 que
deroga la directiva N° 009-2019-AGN/DDPA, y en consecuencia
todo lo referente al Comité de Implementación y Mejoramiento y
el Plan de Implementación y Mejoramiento en Archivos.
6.1.10. OAA: Órgano de Administración de Archivos
Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA, 6.29, inclusión del término
Órgano de Administración de Archivos
Retirado
Resolución Jefatural N° 000107-2023-AGN/JEF, artículo 2 que
deroga la directiva N° 009-2019-AGN/DDPA, y en consecuencia
todo lo referente al Comité de Implementación y Mejoramiento y
el Plan de Implementación y Mejoramiento en Archivos.
6.1.15. SIA: Sistema Institucional de Archivos
Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA, 6.28, inclusión del término
Sistema Institucional de Archivos.
6.2.14. Sistema Institucional de Archivo: Es un sistema funcional de la entidad pública encargado de planificar, dirigir y monitorear la implementación, Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA, 8.1.1 literal d. funciones del
adecuación y cumplimiento del marco normativo de la gestión documental y archivística vigente.
OAA.
7.1. El Sistema de Archivos es el conjunto de normas, unidades de organización, procedimientos y metodologías para la 7.1. El Sistema Institucional de Archivos es el conjunto de normas, unidades de organización, procedimientos y metodologías para la dirección,
Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA, numeral 8.1. funciones del
dirección, seguimiento, coordinación e inspección de las actividades archivísticas (conservación, tratamiento, y difusión del seguimiento, coordinación e inspección de las actividades archivísticas (conservación, tratamiento, y difusión del Patrimonio Documental Archivístico)
SIA.
Patrimonio Documental Archivístico) de la ATU.
de la ATU.
7.2. Los documentos de Archivo que se custodian en los diferentes archivos del Sistema de Archivos de la ATU son
7.2. Los documentos de Archivo que se custodian en los diferentes archivos del Sistema Institucional de Archivos de la ATU son accesibles, de acuerdo Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA, numeral 8.1. funciones del
accesibles, de acuerdo con la normatividad vigente, a excepción de aquellos clasificados como de carácter confidencial o
con la normatividad vigente, a excepción de aquellos clasificados como de carácter confidencial o reservado, cuyo acceso es restringido.
SIA.
reservado, cuyo acceso es restringido.
8.2.1.Órgano de Administración de Archivos
La UACGD, en el marco de sus funciones, se constituye como e OAA de la ATU.
a. Evaluar, formular y proponer los documentos normativos, documentos de gestión, entre otros necesarios para la gestión de archivística en la ATU, en
conformidad a la normatividad vigente.
b.Conducir y supervisar el cumplimiento de las normas, directivas internas y las provenientes del AGN.
c. Establecer la metodología de la organización de documentos archivísticos, descripción archivística, conservación de documentos archivísticos,
transferencia de documentos archivísticos, eliminación de documentos de archivo y servicios archivísticos, a través del desarrollo, implementación y
actualización de los instrumentos de gestión archivística.
d.Supervisar el cumplimiento de la normatividad aplicable dispuesta por el Sistema Nacional de Archivos en los archivos de la ATU.
e.Gestionar las propuestas de transferencia y eliminación de documentos ante el AGN.
Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA, numeral 8.3, define y
f.Efectuar coordinaciones en materia archivística con el AGN, de corresponder.
establece funciones del OAA, como un elemento nuevo en los
g.Coordinar, supervisar y monitorear las actividades o proyectos destinados a la modernización y automatización de los procesos archivísticos.
SIA.
h.Promover la aplicación de los procesos archivísticos en concordancia a los procesos de gestión documental dentro de la ATU.
i. Elaborar y formular la propuesta de PATA, en coordinación con los Archivos de Gestión de las unidades de organización de la ATU, así como elaborar
el ITEAAE correspondiente.
j.Elaborar la propuesta de Cronograma Anual de Eliminación de Documentos, el cual se incluye en el PATA.
k. Elaborar el Cronograma Anual de Transferencia de Documentos al Archivo Central, en coordinación con los Archivos de Gestión de las unidades de
organización de la ATU, el cual será elevado a la Alta Dirección para su aprobación.
l. Coordinar con el CED la aprobación del PCDA, la eliminación de documentos y participa activamente en la implementación de Tecnologías de
Información en la Gestión Documentaria.
m.Promover el uso y aplicación de nuevas tecnologías para la preservación y acceso a los documentos custodiados.
8.2. El Sistema de Archivos de la ATU se encuentra conformado por:
8.2.2.Archivos
8.2.1. Archivo central
a.Archivo Central
En el marco del Reglamento de Organización y Funciones de la ATU, el Archivo Central está a cargo de la UACGD. Es el En el marco del Reglamento de Organización y Funciones de la ATU, el Archivo Central está a cargo de la UACGD. Es el archivo encargado de
archivo encargado de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar, controlar los procesos, procedimientos y las ejecutar los procesos, procedimientos y archivísticos, ejecutar las actividades archivísticas, así como de la conservación y uso de los documentos
actividades archivísticas de la ATU, así como de la conservación y uso de los documentos proveniente de los pág. 8 provenientes de los archivos de gestión de la ATU; y ejecutar la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el AGN. Cumple con
archivos de gestión de la ATU; y ejecutar la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el AGN. las siguientes funciones:
Cumple con las siguientes funciones:
i.Acopiar la documentación de los diferentes Archivos de Gestión de las unidades de organización de la ATU, a través de la transferencia documental.
i. Velar por la debida organización y funcionamiento de los archivos que conforman el Sistema de Archivos y custodiar el
acervo documental a cargo de la ATU.
ii. Elaborar instrumentos de descripción archivísticos necesarios para la transferencia, control y acceso de los documentos de archivo, a fin de llevar a
cabo un eficiente servicio archivístico.
ii.Conducir y supervisar el cumplimiento de las normas, directivas internas y las provenientes del AGN.
iii.Ejecutar la elaboración, actualización y modificación del PCDA, en coordinación con las unidades de organización.
iii. Establecer la metodología de la organización de documentos archivísticos, descripción archivística, conservación de
documentos archivísticos, transferencia de documentos archivísticos, eliminación de documentos de archivo y servicios iv. Coordinar con el AGN los procesos de transferencia y eliminación de documentos de archivo de la ATU, llevando a cabo las actividades necesarias
archivísticos, a través del desarrollo, implementación y actualización de los instrumentos de gestión archivística.
para su cumplimiento.
Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA, numeral 8.4.7, establece y
determina las nuevas funciones del Archivo Central.
iv. Acopiar la documentación de los diferentes Archivos de Gestión de las unidades de organización de la ATU, a través de
v.Elaborar la propuesta de Cronograma de Trabajo para elaborar el PCDA, en coordinación con el CED de la ATU.
la transferencia documental.
vi. Participar en los procesos de digitalización de información y uso de nuevas tecnologías enfocadas al tratamiento de los documentos de archivo
v. Elaborar instrumentos de descripción archivísticos necesarios para la transferencia, control y acceso de los documentosdurante todo su ciclo de vida.
de archivo, a fin de llevar a cabo un eficiente servicio archivístico.
vii.Conservar y custodiar únicamente documentos archivísticos que han cumplido su vigencia administrativa o el trámite que les dio origen.
vi. Ejecutar la elaboración, actualización y modificación del PCDA, en coordinación con los Archivos de Gestión de las
unidades de organización.
viii.Conducir y coordinar la elaboración de la propuesta del CCF de cada fondo documental.
vii. Coordinar con el AGN los procesos de transferencia y eliminación de documentos de archivo de la ATU, llevando a cabo
ix.Elaborar y actualizar el registro de los/las responsables designados/as por los Archivos de Gestión de las unidades de organización de la ATU.
las actividades necesarias para su cumplimiento.
x. Planificar, ejecutar y establecer los servicios de préstamo, consulta, acceso y reproducción de los documentos archivísticos que se encuentren bajo
viii. Elaborar y formular la propuesta de PATA, en coordinación con los Archivos de Gestión de las unidades de organización
su custodia.
de la ATU, así como elaborar el ITEAAE correspondiente.
xi.Realizar asistencias, asesoramiento técnico y supervisiones a los Archivos de Gestión de las unidades de organización de la ATU.
ix.Elaborar la propuesta de Cronograma Anual de Eliminación de Documentos, el cual se incluye en el PATA.
xii.Ejecutar talleres de capacitación en materia archivística dirigidos al personal responsable de los Archivos de Gestión y del Archivo Central.
a.CED
El CED es un órgano colegiado conformado por Resolución de Presidencia Ejecutiva de la ATU, y se encuentra integrad por:
El CED de la ATU, se conforma de la siguiente manera:
i.El/la titular de la Gerencia General o su representante (en representación del/la titular de la Presidencia Ejecutiva), quien lo preside.
8.2.1
ii.El/la titular de la Oficina de Asesoría Jurídica, o su representante.
a. CED
iii.El/la titular de la unidad de organización responsable de los documentos a evaluar, o su representante.
El CED es conformado por Resolución de Presidencia Ejecutiva de la ATU. Conduce y participa activamente en la
iv.El/la titular de la UACGD, o su representante, quien ejerce la Secretaría Técnica.
valoración de los documentos de archivo, a través de la formulación del PCDA, evaluación de las propuestas de
v.El/la titular de la Oficina de Planeamiento Presupuesto (OPP), o su representante.
eliminación de documentos ante el AGN de aquellas series documentales que no se encuentren en el PCDA, entre otras
vi.El/la titular de la Unidad de Tecnologías de la Información (UTI), o su representante.
según la normatividad emitida por el AGN.
El CED de la ATU, se conforma de la siguiente manera:
El CED cuenta con miembros permanentes, siendo este los correspondientes a Gerencia General, la Oficina de Asesoría Jurídica y la UACGD.
Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA, numeral 8.4.5. establece y
determina las nuevas funciones del Archivo de Gestión.
En el caso de OPP y UTI, sesionaran en los proyectos y programas estratégicos para el funcionamiento, fortalecimiento y desarrollo del SIA, previa
i. El/la titular de la Gerencia General o su representante (en representación del/la titular de la Presidencia Ejecutiva), quien
consideración de los miembros permanentes.
lo preside.
ii. El/la titular de la Oficina de Asesoría Jurídica, o su representante.
Los titulares o representantes de las unidades de organización sesionaran en el caso de la elaboración del PCDA, el procedimiento de eliminación de
iii. El/la titular de la unidad de organización responsable de los documentos a evaluar, o su representante.
documentos o por invitación del CED sobre el estado situacional de sus archivos u otros.
iv. El/la titular de la UACGD, o su representante, quien ejerce la Secretaría Técnica.
El CED, desarrolla las siguientes funciones:
8.2.5.Instrumentos archivísticos
Los instrumentos archivísticos sirven para la aplicación de los procesos archivísticos y son elaborados por el Archivo Central en coordinación con el
OAA.
a.CCF
El CCF refleja e identifica las agrupaciones documentales, divisiones y categorías de uno o varios fondos documentales custodiados por el Archivo
Central de la ATU.
Para la elaboración del CCF, se considera y analiza las funciones, actividades y procesos de cada uno de los fondos documentales custodiados por el
Archivo Central de la ATU, el mismo se elabora de acuerdo con señalado en el Anexo N° 01 de la presente Directiva.
b.Instrumentos de descripción archivística
Se emplean para registrar y brindar información para el acceso, recuperación y control del documento archivístico en los archivos de la ATU.
Los instrumentos de descripción archivística son:
i.Guía
Usado para conocer datos generales de un Archivo de la entidad, así como el o los fondos, las secciones y las principales series documentales.
ii.Inventario
Usado para la descripción de las secciones y series documentales, permite conocer la existencia de los documentos, su orden, ubicación, volumen,
fechas extremas.
iii.Catálogo
Usado para la describir piezas documentales, sean simples o compuestas, presenta información sobre cada documento de manera individual.
c.Cronogramas
i.Cronograma anual de eliminación de documentos
Programación realizada en el PATA, señalando el periodo en el que se presentará la propuesta de eliminación ante el AGN.
ii.Cronograma anual de transferencia de documentos
Programación realizada por el Archivo Central para la remisión del acervo documental por parte de los Archivos de Gestión y Periféricos al Archivo
Central.
Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA, 8.7, establece los elementos
denominados instrumentos archivísticos que conforma en SIA.