Microsoft Project 2010: Guía Básica para Organización de Obras

UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA PATAGONIA SAN JUAN BOSCO
Facultad de Ingeniería
Cátedra: Organización de Obras
AÑO 2018
MICROSOFT PROJECT – VERSIÓN 2010 – MANEJO BÁSICO
La intención del presente apunte es enumerar y mostrar la utilización de los comandos básicos del
software Project 2010 que iremos utilizando en clase, permitiendo de esta forma el avance más fluido
del Trabajo Práctico.
A continuación mostraré la forma de comenzar con un archivo nuevo:
CREACIÓN DE ARCHIVO NUEVO:
La interfaz es muy similar a Excel, por lo que vamos a Archivo  Nuevo  Proyecto en blanco o Crear
INFORMACIÓN DEL PROYECTO
Mediante este comando podremos definir la fecha de inicio de nuestro proyecto (igualmente, en caso
de ser necesario podremos cambiarla).
Vamos a la solapa Proyecto  Información del proyecto y se desplegará el siguiente cuadro de diálogo
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En Fecha de comienzo colocaremos nuestra fecha seleccionada (3 de diciembre de 2018)
Además encontraremos la Fecha actual, Fecha de fin (está inactiva ya que aún no tenemos tareas
cargadas), Fecha de estado (permite analizar costos en una fecha determinada), Calendario (si no
creemos necesario cambiarlo dejamos estándar), Prioridad (lo utilizamos cuando trabajamos con varios
proyectos en forma paralela).
Importante: es conveniente utilizar la opción Programar a partir de la fecha de comienzo ya que la
opción Programar a partir de la fecha de finalización no permite programar márgenes de demora.
CAMBIAR CALENDARIO LABORAL
El Project por defecto me impone que la semana laboral es de lunes a viernes de 9 a 13 y de 15
a 19 horas. En caso que no me satisfaga puedo crear mi propio calendario. Para ello voy a la
solapa Proyecto  Cambiar tiempo de trabajo
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Alli podemos apreciar el horario y días hábiles.
Pinchamos en Crear Calendario y seleccionar la opción Crear nuevo calendario base
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En la solapa Semanas laborales  Detalles y seleccionando los días puedo cambiar el horario de
trabajo
Si selecciono la solapa Excepciones nos permitirá agregar los días no laborables que tendremos dentro
del lapso de nuestro proyecto.
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Para agregar los días no laborables hacemos:
Marcamos el día del feriado en el calendario  Solapa Excepciones  Escribimos la referencia al
feriado (en el ej: Día de la diversidad cultural)  tecla Tab  aparecerá automáticamente la fecha.
De idéntica forma vamos agregando todos los días no laborables que tengamos.
Al finalizar la carga  Aceptar
CARGA DE TAREAS
Cada tarea se carga en el campo Nombre de la tarea. Podremos observar en la pantalla que aparece un
símbolo de un pinche que nos indica que nuestras tareas están siendo programadas manualmente.
Cuando programamos manualmente las fechas de inicio y terminación de cada tarea las debemos
cargar nosotros.
Nota: en caso que el listado de tareas los tengamos en planilla de cálculo podremos usar los comandos
copiar y pegar para ahorrar tiempo.
Importante: la programación manual se utiliza en casos de proyectos muy pequeños.
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En el caso que deseemos insertar una tarea nueva podremos hacerlo en forma idéntica a como lo
hacemos en Excel (siempre posicionándonos en la fila inferior a la cual queremos hacer la inserción). En
nuestro ejemplo vamos a insertar una nueva tarea entre las filas 1 y 2.
Otra forma es marcar la tarea que quedará en la fila inferior a la nueva tarea, ir a la solapa Tarea y
presionar botón Insertar tarea.
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ELIMINAR TAREA
Para eliminar una tarea podemos proceder como en Excel, o sea marcando la fila correspondiente a la
tarea a eliminar  botón derecho del ratón  Eliminar tarea
CAMBIO DE PROGRAMACIÓN MANUAL A PROGRAMACIÓN AUTOMÁTICA
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Como habíamos dicho, es conveniente utilizar la programación automática en proyectos medianos y
grandes. Para ello lo conveniente es modificar en el extremo inferior izquierdo de la pantalla la forma
de programación de las tareas nuevas que se puedan agregar. Toda nueva tarea quedará en
programación automática (no así las que estuvieran cargadas anteriormente).
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Para cambiar el modo de programación de las tareas que estuvieran ya cargadas encontrará que si
presionan donde está el símbolo del pincho se despliega la opción que verán en pantalla.
Seleccionan Programada automáticamente y eso mismo se puede hacer con la totalidad de las tareas
que tuvieran programación manual. Realizado lo anterior verán que el pincho desapareció y apareció el
símbolo de programación automática, se completaron solas las fechas de inicio y final de la tarea, y se
comienzan a ver las barras del diagrama de Gantt.
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Otra forma más eficiente es presionar el botón donde se unan filas y columnas (seleccionar toda la
planilla) y en la solapa Tarea presionar Autoprogramar.
Para este momento deberíamos tener en nuestra pantalla la totalidad de las tareas cargadas y con
programación automática. La pantalla se debería ver así:
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INSERTAR TAREA DE RESUMEN
La Tarea de resumen me permitirá identificar mediante un nombre un conjunto de tareas que podrán
identificar una fase del proyecto.
Supongamos que mi listado final de tareas es el siguiente:
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Supongamos también que las tres primeras tareas van a estar incluidas en una tarea resumen llamada
Tareas Preliminares. Para ello debo posicionarme en la tarea 1 (Limpieza del terreno)  solapa Tarea
 Resumen
Presionar
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Escribir el nombre de la tarea resumen (Tareas preliminares)
Vemos que el nombre aparece en negrita y limpieza del terreno con sangría. Las tareas Obrador y
Terraplén están dentro de Tareas Preliminares, por lo que también deben tener sangría. Marco ambas
tareas y presiono botón aumentar sangría.
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De idéntica lo hago para las demás tareas resumen.
COLOCACIÓN DE NUMERACIÓN EN TAREAS RESUMEN Y SUBTAREAS
Esta numeración nos facilitará la búsqueda e identificación de las tareas y subtareas de nuestro
proyecto.
Para ello voy a solapa Formato  Número de esquema
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Tildo
DURACIÓN DE LA TAREAS
Por medio de la experiencia, referencias de otros profesionales o tablas determino la duración de cada
una de las tareas que forman parte de mi proyecto. Dichas duraciones deberán ser ingresadas al
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Project. Para ello puedo presionar en la duración de cada subtarea y seleccionar la duración
correspondiente.
Observen que la tarea resumen va tomando una duración igual a la duración de la subtarea más larga.
Asimismo se empiezan a dibujar las barras del diagrama de Gantt. Ingresando todas las duraciones:
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TAREA RESUMEN DEL PROYECTO
De la misma manera que agregamos las Tareas resumen podemos hacer con el proyecto ingresando
una Tarea resumen del proyecto. Para ello nos posicionamos en cualquier celda y en la solapa Formato
tildamos Tarea resumen del proyecto.
Adoptará el nombre del archivo (en este caso Proyecto1)
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NIVEL DE ESQUEMA
Como habrán apreciado tanto las tareas resumen como la tarea resumen del proyecto poseen un signo
menos o más antes de su nombre. Nos permite mostrar u ocultar las subtareas que estén dentro.
Otra forma de hacerlo es solapa Vista  Esquema  y elegir el nivel de esquema (en nuestro caso solo
tenemos 2)
IMPORTANTE: NO SE ACONSEJA TRABAJAR CON MAS DE TRES NIVELES.
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Vistas
VINCULACIÓN ENTRE TAREAS
Supongamos que queremos vincular la tarea 1.1 con la 1.2. Para ello hacemos:
Marcamos ambas tareas y presionamos en la solapa Tarea  Vincular tareas
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La pantalla queda:
Por default el tipo de vinculación es Fin a Comienzo: La tarea B no puede empezar hasta que se haya
acabado la tarea A. Este el tipo de vínculo predeterminado de Project y el que más se usa.
Otras formas de vincular las tareas son:
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
Comienzo a Comienzo: La tarea B no puede empezar hasta que empiece la tarea A. No es
necesario que empiecen al mismo tiempo: la tarea B puede empezar en cualquier momento
después de que empiece la tarea A.

Fin a fin: La tarea B no puede acabar hasta que haya acabado la tarea A. No es necesario que
acaben al mismo tiempo: la tarea B puede acabar en cualquier momento después de que acabe
la tarea A.

Comienzo a fin: La tarea B no puede terminar hasta empiece la tarea A. La tarea B puede
terminar en cualquier momento después de que empiece la tarea A. Este tipo de vínculo se usa
poco.
Para cambiar el tipo de vinculación podemos realizar doble click con el botón izquierdo sobre el enlace
y se abre el cuadro de dependencia entre tareas.
Selecciono y acepto. Por ejemplo si elijo Comienzo a comienzo:
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En caso de querer vincular tareas que no se encuentran correlativas debo:
Seleccionar la primera tarea (Ejemplo 3.3) y utilizando la tecla Ctrl marcar la segunda tarea (Ejemplo
3.6)  luego presiono vincular tareas.
IMPORTANTE: SIEMPRE VINCULAR TAREAS DE UN MISMO NIVEL
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Veamos la pantalla si procedemos a vincular la totalidad de las tareas de cada tarea resumen:
En la columna “Predecesores” se indica en texto la información de la dependencia con la tarea
predecesora. El número de tarea que se indica corresponde al valor de la columna “ID”, valor de la
columna que está a la izquierda de la tarea en el Diagrama de Gantt.
TIEMPO DE ADELANTO Y DE RETRASO
Ejemplo: La Ejecución de la mampostería interior (Tarea 3.5) debe iniciarse 5 días antes de la
finalización de la Ejecución de la mampostería exterior (Tarea 3.4). Para ello hacemos doble click sobre
el enlace entre dichas tareas y aparece un cuadro de diálogo donde nos da la posibilidad de marcar una
posposición. Como en nuestro caso se trata de un adelantamiento de la tarea 3.4 marcaremos -5d.
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Y queda así:
Ejemplo: Los cielorrasos suspendidos (Tarea 6.3) deben iniciarse 3 días luego de haber concluido el
Revoque fino exterior (Tarea 6.2). Para ello hacemos doble click sobre el enlace entre dichas tareas y
aparece un cuadro de diálogo donde nos da la posibilidad de marcar una posposición. Marcaremos 3d.
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Y queda así:
A CONTINUACIÓN LAS PANTALLAS DEL EJERCICIO QUE HEMOS REALIZADO HASTA EL MOMENTO:
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AGREGAR HITOS
La vida está llena de hitos y los proyectos también lo están. Cuando se planifica un proyecto, aparte de
determinar las tareas que lo llevan de principio a fin, usted inevitablemente querrá definir fechas claves
en el camino. Una forma fácil de hacer esto es mediante el uso de un símbolo en forma de diamante en
su diagrama de Gantt, el hito. Los hitos no sólo ayudan a mantener enfocado al equipo de trabajo,
también son útiles para usted como gerente de proyectos para determinar con mayor precisión si su
proyecto se está cumpliendo según el cronograma.
Incorporar hitos en la planeación de su proyecto le ayuda a usted y a su equipo a no perder de vista:

Fechas clave: eventos de lanzamiento, reuniones de junta directiva, lanzamientos de productos
y otras fechas claves que marcan partes importantes de su proyecto. También es útil incluir
otros eventos de un día que no están relacionados con su proyecto específicamente pero que
aun así son importantes que su equipo tenga en cuenta, por ejemplo una reunión externa o
vacaciones del equipo.

Plazos importantes: Es importante mostrar los plazos claves en los planes del proyecto ya que
permiten a su equipo ver fácilmente lo que viene y planificar adecuadamente. Por ejemplo, la
fecha en que se termina el desarrollo de la página web
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En nuestro ejemplo insertaremos un hito denominado Fin Tareas preliminares luego de la tarea 1.3
La forma más común es insertar una tarea y darle una duración cero.
Otra forma es posicionarnos en la fila inferior al lugar donde deseamos insertar el hito y solapa Tarea
 hito
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Luego vinculamos la tarea precedente con el hito de la forma vista anteriormente.
De idéntica forma colocaremos hitos al finalizar cada fase.
Si vinculamos las Tareas 1, 2, 3,……….., 10 de la forma ya vista obtendremos:
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Si observamos la fila cero tendremos la duración del proyecto y la fecha de finalización según las
suposiciones realizadas.
FILTROS
En algunos casos vamos a querer ver solo los hitos para tener mayor claridad y control. En esos
casos solapa Vista  Filtro  selecciono hitos
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Y finalmente queda:
CAMINO CRÍTICO
Supongamos el siguiente proyecto:
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Para determinar el camino crítico (tareas que no pueden atrasarse sin afectar la duración del proyecto
hacemos:
Solapa Formato  tildar tareas críticas y se verán las barras en rojo.
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