Manual de Usuario SIGA: Módulo Externo para Auditoría Interna

Caja Costarricense de Seguro Social
Auditoría Interna
Manual de usuario
SIGA
Versión 2
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 3
2. GENERALIDADES ..................................................................................................... 4
2.1. OBJETIVO ......................................................................................................... 4
2.2. ALCANCE. ......................................................................................................... 4
3. DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA Y SUS COMPONENTES ............................ 4
4. MODIFICACIONES O ACTUALIZACIONES .............................................................. 5
5. INICIO DE SESIÓN ..................................................................................................... 5
5.1. ¿HA OLVIDADO SU CONTRASEÑA? ................................................................... 6
6. MENÚ PRINCIPAL...................................................................................................... 7
7. MÓDULO INCLUIR OFICIO........................................................................................ 8
7.1. INCLUSIÓN DE OFICIO EN RESPUESTA A INFORME DE AUDITORÍA ................... 9
7.2. INCLUSIÓN DE OFICIO EN RESPUESTA A OFICIO DE AUDITORÍA ..................... 12
7.3. INCLUSIÓN DE OFICIO EN RESPUESTA A DENUNCIA ....................................... 14
7.4. INCLUSIÓN DE OFICIO SIN VINCULACIÓN ........................................................ 16
8. MÓDULO CONSULTAS ........................................................................................... 17
8.1 CONSULTA DE INFORMES ................................................................................ 18
8.2 CONSULTA DE RECOMENDACIONES ................................................................ 21
8.2.1 MENÚ BOTONES DEL FORMULARIO “Recomendaciones por informe”…….. 26
8.3 CONSULTA OFICIOS INCLUIDOS ....................................................................... 30
8.4 CONSULTA DE UNIDADES EJECUTORAS........................................................... 31
9. MÓDULO AYUDA ..................................................................................................... 32
10. CAMBIO DE CONTRASEÑA .................................................................................. 33
10.1 REQUISITOS PARA EL CAMBIO DE CONTRASEÑA ........................................... 33
11. REVISIÓN Y APROBACIÓN: ................................................................................. 34
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 2
Manual de usuario módulo externo SIGA
1.
M-002
INTRODUCCIÓN
El presente documento es una guía que pretende brindar al usuario el conocimiento
necesario para hacer uso del sistema de información SIGA, específicamente en su
módulo externo, a través de la explicación detallada de cada uno de los formularios y
procesos de la aplicación.
SIGA, es un sistema de información desarrollado en y para la Auditoría interna de la
Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) en el año 2017. Se implementó con el
fin de administrar de manera eficiente procesos que por su complejidad y su
importancia así lo ameritan, hacer que la información este accesible al usuario y
pueda ser gestionada de una manera confiable, además, que los datos se encuentren
centralizados en un solo repositorio, estén actualizados y disponibles en tiempo real
para todos los usuarios.
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 3
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
2. GENERALIDADES
2.1. OBJETIVO
Capacitar al usuario con los conocimientos necesarios para hacer uso eficiente de la
aplicación a través de ejemplos visuales e indicaciones claras de los procesos.
2.2. ALCANCE.
Este manual de usuario incluye solamente el módulo externo del sistema SIGA.
3. DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA Y SUS COMPONENTES
El sistema dispone de tres módulos principales:
•
Módulo “Incluir Oficio”, habilita la inclusión de oficios en sus diferentes tipos.
•
Módulo “Consultas”, permite la consulta de informes, recomendaciones, oficios
incluidos y unidades ejecutoras de la institución.
•
Módulo “Ayuda”, brinda acceso a información del sistema, su flujo, datos del
computador y permite acceder al manual de usuario.
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 4
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
4. MODIFICACIONES O ACTUALIZACIONES
Apartado
1. Creación de manual
Especificación de lo modificado
Creación del manual de usuario.
Fecha
Marzo, 2019
5. INICIO DE SESIÓN
Permite iniciar sesión en el sistema digitando el usuario, contraseña y presionando un clic
en el botón ingresar. También da la opción de recuperar la contraseña en caso de
olvidarla con la opción “¿Ha olvidado su contraseña?”, además, muestra la versión
instalada del sistema y la fecha de la última publicación.
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 5
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
5.1. ¿HA OLVIDADO SU CONTRASEÑA?
En caso de ser necesario recuperar la contraseña, se debe ingresar el usuario y presionar
un clic sobre la opción “¿Ha olvidado su contraseña?”. El sistema mostrará un mensaje
donde indica que se enviará un código de verificación al correo electrónico del usuario y
se mostrará el siguiente formulario:
En el formulario “Recuperar contraseña”, se debe digitar el código que fue enviado vía
correo electrónico e ingresar la nueva contraseña dos veces.
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 6
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
6. MENÚ PRINCIPAL
Este formulario permite ingresar a los distintos módulos del sistema mediante el menú de
la izquierda, además, brinda la posibilidad de realizar el cambio de contraseña del usuario
en caso de que corresponda, o cerrar sesión.
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 7
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
7. MÓDULO INCLUIR OFICIO
Este módulo tiene la función principal de incluir oficios dirigidos a la Auditoria,
relacionados a informes, denuncias, oficios ya sean de advertencia, información, asesoría,
cumplimiento, etc. También brinda la posibilidad de incluir oficios sin vinculación a un
producto en específico, lo que permite la inclusión de cualquier tipo de oficio y aprovecha
al máximo todas las funcionalidades del sistema.
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 8
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
7.1. INCLUSIÓN DE OFICIO EN RESPUESTA A INFORME DE AUDITORÍA
Este formulario permite la inclusión de oficios que respaldan las acciones de cumplimiento
de las recomendaciones emitidas en un informe de auditoría. La inclusión de un nuevo
archivo se realiza presionando un clic sobre el botón “agregar oficio”
En el campo
reservado para incluir la fecha del oficio se debe asignar la fecha del documento, igual
sucede con el espacio reservado para asunto. En el campo “Contenido”, es necesario
copiar el contenido completo del oficio ya que esta acción alimenta al sistema para
realizar futuras búsquedas por medio de filtros inteligentes.
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 9
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
Todo oficio referente a un informe debe de ir vinculado como mínimo a una
recomendación de un informe para poder realizar la inclusión. Cabe indicar que la
vinculación de un oficio se puede realizar a varias recomendaciones de diferentes
informes.
Para crear una vinculación, es necesario seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar si la recomendación es propia de la unidad programática a la que
pertenece el usuario o la recomendación fue delegada por una unidad superior por
medio de la siguiente opción:
2. Seleccionar el año del informe al que pertenece la recomendación que se va
vincular el oficio:
3. Seleccionar el número del informe al que pertenece la recomendación que se va
vincular el oficio:
4. Seleccionar el número de recomendación a la que se va vincular el oficio:
5. Una vez completados los datos del informe, es necesario presionar clic en el botón
“Incluir recomendación a la lista”, para que se agregue a la lista de vinculaciones:
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 10
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
IMPORTANTE: el sistema muestra la información de acuerdo con la unidad programática
del usuario activo, por lo que, si al seleccionar un año no se cargan datos en el menú
desplegable de “informe”, quiere decir que no existen informes dirigidos a esa unidad.
También es posible que, al seleccionar el número de informe, en el combo de selección
de recomendaciones no se llene de información, ya que el sistema solo mostrará
recomendaciones pendientes de cumplimiento.
Para tener mayor seguridad, en el módulo de “Consulta” se verifica lo indicado, si la
recomendación fue dirigida a la unidad de usuario activo o la misma se encuentra
atendida.
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 11
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
7.2. INCLUSIÓN DE OFICIO EN RESPUESTA A OFICIO DE AUDITORÍA
Este formulario permite la inclusión de oficios en respuesta a oficios emitidos por la
auditoría, ya sean oficios de asesoría, información, advertencia, cumplimiento, etc.
La inclusión de un nuevo archivo se realiza presionando un clic sobre el botón “agregar
oficio”
. En el campo reservado para incluir la fecha del oficio se debe asignar la fecha
del documento, igual sucede con el espacio reservado para asunto.
En el campo “Contenido”, es necesario copiar el contenido completo del oficio ya que esta
acción alimenta al sistema para realizar futuras búsquedas por medio de filtros
inteligentes.
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 12
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
Todo documento en respuesta a un oficio emitido por la auditoría, debe de ir
vinculado a un consecutivo como mínimo, para poder realizar la inclusión. Cabe
indicar que la vinculación de un oficio se puede realizar a varios oficios de diferentes años.
Para crear una vinculación, es necesario seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el año al que pertenece el oficio al que se va realizar la vinculación:
2. Seleccionar el consecutivo del oficio al que se va realizar la vinculación:
3. Una vez completados los datos del oficio, es necesario presionar clic en el botón
“Incluir oficio a la lista”, para que se agregue a la lista de vinculaciones:
IMPORTANTE: todo oficio emitido por la auditoría tiene un consecutivo, en el cual se
integra las siglas, según producto que se genere, sea: “AI” Auditoria Interna, “AC”
Auditoría de Cumplimiento, “AS” Oficio Asesoría, “AD” Oficio de Advertencia y el año
respectivo de emisión del documento, el cual forma el nombre completo del oficio.
Ejemplo:
AI-5358-2018
AC-AGORN-2583-2018
AD-ASAAI-9023-2018
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 13
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
AS-ASF-8025-2018
Al momento de realizar la vinculación, solamente se debe tomar en cuenta el número y el
año del mismo.
7.3. INCLUSIÓN DE OFICIO EN RESPUESTA A DENUNCIA
Este formulario permite la inclusión de oficios en respuesta a denuncias asignadas a la
administración. La inclusión de un nuevo archivo se realiza presionando un clic sobre el
botón “agregar oficio”
. En el campo reservado para incluir la fecha del oficio se debe
asignar la fecha del documento, igual sucede con el espacio reservado para asunto.
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 14
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
En el campo “Contenido”, es necesario copiar el contenido completo del oficio ya que esta
acción alimenta al sistema para realizar futuras búsquedas por medio de filtros
inteligentes.
Todo oficio referente a respuesta a denuncia debe de ir vinculado a un consecutivo como
mínimo, para poder realizar la inclusión.
Cabe indicar que la vinculación de un oficio se puede realizar a varias denuncias de
diferentes años.
Para crear una vinculación, es necesario seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el año al que pertenece la denuncia a la que se va realizar la
vinculación:
2. Seleccionar el número de denuncia a la que se va realizar la vinculación:
3. Una vez completados los datos de la denuncia, es necesario presionar clic en el
botón “Incluir denuncia a la lista”, para que se agregue a la lista de vinculaciones:
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 15
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
IMPORTANTE: el sistema muestra la información de acuerdo con la unidad programática
del usuario activo, por lo que si al seleccionar un año no se cargan datos en el cambo de
denuncia, quiere decir que no existen denuncias dirigidas a esa unidad en el año
seleccionado.
7.4. INCLUSIÓN DE OFICIO SIN VINCULACIÓN
Este formulario permite la inclusión de oficios sin vinculación a ningún producto
emitido por la auditoría por lo que no será necesario indicar vinculaciones.
La inclusión de un nuevo archivo se realiza presionando un clic sobre el botón “agregar
oficio”
. En el campo reservado para incluir la fecha del oficio se debe asignar la
fecha del documento, igual sucede con el espacio reservado para asunto.
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 16
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
En el campo “Contenido”, es necesario copiar el contenido completo del oficio ya que esta
acción alimenta al sistema para realizar futuras búsquedas por medio de filtros
inteligentes.
8. MÓDULO CONSULTAS
Este módulo tiene la función de navegar entre las diferentes consultas del sistema, ya sea
de informes de Auditoría, recomendaciones, oficios incluidos o la consulta de unidades
ejecutoras de la institución.
Además, brinda la posibilidad de generar reportes y exportables a diferentes formatos, ya
sea Microsoft Exel, Microsoft Word o Adobe Reader PDF. También permite ver los datos
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 17
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
por medio de gráficos para comprender de una mejor forma la información incluida en el
sistema.
8.1 CONSULTA DE INFORMES
El formulario “Consulta de informes”, permite verificar los informes con recomendaciones
dirigidas a la unidad programática del usuario activo, en las columnas del reporte se
puede observar diferentes datos del informe, como, por ejemplo: el área de la cual se
remitió el informe, en número del informe, año, asunto, cantidad de recomendaciones y la
fecha de la emisión del informe a partir de la cual inicia el plazo de las recomendaciones.
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 18
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
Este formulario permite construir un reporte personalizado, se puede aplicar filtros por
años, por unidades programáticas y por palabras claves, gracias a su filtro inteligente de
información.
IMPORTANTE: el sistema solamente mostrará las unidades adscritas a la unidad
programática del usuario activo.
El formulario de “Consulta de informes” tiene funcionalidades que se pueden utilizar al
presionar clic derecho sobre el registro de un informe, el sistema mostrará las funciones
de la siguiente forma:
Al presionar un clic sobre la opción “Datos del informe”, el sistema mostrará un formulario
el cual, detallada la información del informe, además, indica el estatus en que se
encuentra: “Atendido” en caso de que todas las recomendaciones del informe estén
atendidas y “Pendiente” si alguna se mantiene pendiente:
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 19
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
Al presionar un clic sobre la opción “Oficios incluidos”, el sistema mostrará un formulario
llamado “Oficios incluidos por informe”:
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 20
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
Este formulario permite consultar los oficios incluidos en el trascurso del tiempo que han
sido vinculados específicamente a recomendaciones del informe y permite aplicar filtros
inteligentes, además, brinda la posibilidad de abrir los documentos y descargarlos
localmente en el computador, en caso de que corresponda.
8.2 CONSULTA DE RECOMENDACIONES
El formulario “Recomendaciones por informe”, permite consultar las recomendaciones
dirigidas a la unidad programática del usuario activo. En las columnas del reporte se
puede observar diferentes datos de la recomendación, como, por ejemplo: el área de
auditoría de la cual se remitió el informe, número del informe, año, asunto, número de
recomendación, cuerpo de la recomendación, plazo de cumplimiento de la recomendación
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 21
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
(en meses), unidad programática a la que fue dirigida la recomendación y el estatus actual
de la misma.
Este formulario, permite construir un reporte personalizado por medio de la aplicación de
filtros en el año, estatus de las recomendaciones, por la unidad programática a la que
fueron dirigidas las recomendaciones y por palabras claves gracias a su filtro inteligente
de búsqueda de información.
IMPORTANTE: el sistema solamente mostrará las unidades adscritas a la unidad
programática del usuario activo, en el caso de que corresponda.
En la parte inferior del formulario se muestra un estado de cuenta de las
recomendaciones, el cual permite desglosar el total de recomendaciones en sus
diferentes estatus, los cuales se muestran a continuación:
El formulario de “Recomendaciones por informe” tiene funcionalidades que se pueden
utilizar al presionar clic derecho sobre el registro de un informe. El sistema mostrará estas
funciones de la siguiente forma:
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 22
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
Al presionar un clic sobre la primera opción “Datos de la recomendación”, muestra el
formulario llamado “Datos de la recomendación”, este formulario se detallará más
adelante en el menú de botones del formulario.
Al presionar un clic sobre la segunda opción “Delegar recomendación”, se muestra el
formulario llamado “Delegación de recomendaciones”, el cual permite proceder con la
delegación de la recomendación seleccionada:
El formulario “Delegación de recomendaciones”, muestra la información de la
recomendación que será delegada, permite ingresar el criterio que respalda la delegación
o la instrucción con la que se está delegando la recomendación y brinda la posibilidad de
seleccionar la unidad que será responsable.
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 23
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
IMPORTANTE: la acción de delegar recomendaciones, solamente se puede realizar de
una unidad superior hacia una unidad adscrita, sin embargo, el responsable de la atención
de la recomendación para esta auditoría, siempre será la unidad programática a la que fue
dirigida originalmente la recomendación.
Al presionar un clic sobre la tercera opción “Historial de seguimiento”, muestra el
formulario llamado “Historial de seguimiento”, el cual permite verificar la trazabilidad de
seguimientos efectuados por parte de auditoría, para la revisión de acciones de
cumplimiento en la atención de una recomendación:
Este formulario permite navegar entre los diferentes seguimientos y las recomendaciones
consideradas en éstos; muestra el estatus en el que se encontraba la recomendación
antes de realizarse el seguimiento, el estatus que se asignó en el seguimiento y, además,
permite ver el estatus actual de la recomendación, como se muestra en la imagen; así
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 24
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
como las acciones ejecutadas por la Administración Activa para la atención de la misma y
el Criterio del Auditor, donde indica el porqué del cambio del estatus otorgado a la
Administración, es decir, la fundamentación.
Al presionar un clic sobre la segunda opción “Oficios incluidos”, el sistema mostrará un
formulario llamado “Oficios incluidos por informe”:
Este formulario permite consultar los oficios incluidos en el trascurso del tiempo que han
sido vinculados específicamente a recomendaciones del informe y permite aplicar filtros
inteligentes, además, brinda la posibilidad de abrir los documentos y descargarlos
localmente en caso de que sea necesario, en este sentido, esta función permite la
creación de un “expediente digital” del informe.
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 25
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
8.2.1 MENÚ BOTONES DEL FORMULARIO “Recomendaciones por informe”
Al lado derecho del formulario se muestra un menú de botones los cuales permiten
realizar distintas acciones con relación a las recomendaciones:
El primer botón de menú:
“Actualizar formulario”, limpia los datos del formulario y lo
vuelve la consulta a su estatus original.
El segundo botón del menú:
“Ver datos”, muestra un formulario llamado “Datos de la
recomendación”, en el cuál se muestra el cuerpo de la misma de una forma más
completa, permite ver el número de informe al cual pertenece y, además, el estatus actual:
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 26
Manual de usuario módulo externo SIGA
El tercer botón del menú:
M-002
“Generar reporte”, muestra un formulario llamado “Reporte
de recomendaciones”, el cual permite exportar la información a diferentes formatos, ya
sea Microsoft Word, Microsoft Excel o Adobe Reader PDF:
El cuarto botón del menú:
“Gráficos de la recomendación”, muestra un formulario
llamado “Estadística de recomendaciones”, el cual permite visualizar gráficamente el
estatus de las recomendaciones:
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 27
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
Se pueden visualizar tanto gráficos de barras, como gráficos de tipo pastel.
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 28
Manual de usuario módulo externo SIGA
El quinto botón del menú:
M-002
“recomendaciones delegadas”, muestra el formulario
llamado “Recomendaciones delegadas”, el cual permite llevar un control de las
recomendaciones delegadas de una unidad a otra:
Este formulario cuenta con todas las funcionalidades del formulario principal
“Recomendaciones por informe” y permite llevar un control sobre las asignaciones de las
recomendaciones.
El sexto botón del menú:
“Cerrar formulario”, esta función cierra el formulario
actual.
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 29
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
8.3 CONSULTA OFICIOS INCLUIDOS
El formulario “Consulta de oficios”, muestra de manera general los oficios incluidos por la
unidad programática del usuario activo o sus unidades adscritas, permite la visualización
de los oficios y en caso de que corresponda, permite realizar la descarga de los mismo.
Además, permite realizar búsquedas por medio el filtro inteligente que localiza palabras
clave tanto en el nombre del oficio, en el asunto o en las observaciones con las cuales se
incluyó el oficio.
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 30
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
8.4 CONSULTA DE UNIDADES EJECUTORAS
Este formulario muestra las unidades programáticas de la institución. Permite realizar
búsquedas con la ayuda de filtros inteligentes, ya sea por nombre o número de la unidad
programática.
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 31
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
9. MÓDULO AYUDA
Este módulo tiene el objetivo de brindar información al usuario sobre el sistema. Por
medio del formulario llamado “Acerca de…”, se visualiza el flujo del sistema de forma
gráfica, con la finalidad de que los usuarios logren comprender mejor la estructura de
la aplicación. También tiene la opción para verificar datos del computador y además,
brinda la posibilidad de acceder al presente manual de usuario, donde se detallan
todos los procesos del sistema.
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 32
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
10. CAMBIO DE CONTRASEÑA
En este formulario permite cambiar la contraseña del usuario activo en el sistema, siempre
y cuando cumpla con los requisitos mínimos.
10.1 REQUISITOS PARA EL CAMBIO DE CONTRASEÑA
Este formulario indica los requisitos mínimos para para realizar el cambio de contraseña
en el sistema antes de proceder con el cambio.
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 33
Manual de usuario módulo externo SIGA
M-002
11. REVISIÓN Y APROBACIÓN:
Elaborado por
Aprobado por
Fecha
Ing. Josué Cisne Cortés
Licda. Laura Varela Gutiérrez
18/03/2019
Sr. Reiner Mejías Soto
Licda. Gabriela Artavia Monge
Lic. Rafael Herrera Mora
Lic. Alexander Nájera Prado
Emisión: Marzo, 2019
Versión: 2.272
PÁGINA 34