Cartilla Diagnóstico Factores Psicosociales Laborales

Cartilla de asesoría al empleador para el
Diagnóstico subjetivo
de factores intralaborales, extralaborales y nivel de estrés
Capítulos
1. Introducción
2. Guía de Planeación para la aplicación de cuestionarios de
Evaluación de los Factores de Riesgo Psicosocial
3. Guía Términos de referencia para la contratación de la Evaluación de
Factores Psicosociales
4. Plan de Sensibilización para el Diagnóstico (antes, durante, después)
5. Cartillas informativas para el trabajador (antes y después)
6. Guía de aplicación de los cuestionarios para el psicólogo experto
7. Modelo de Consentimiento Informado
8. Guía para la custodia de los documentos e informes individuales y grupales
1. Introducción
Presentación
Colmena Seguros ofrece su Programa Equilibrio Laboral: Gestión del
Riesgo Psicosocial que genera bienestar en virtud de su responsabilidad en el
asesoramiento a las empresas para el abordaje preventivo de los riesgos laborales.
Este Programa sigue los lineamientos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo SGSST. Consta de diez componentes en un ciclo de mejoramiento
continuo. Después del componente: Entendimiento de los Factores Psicosociales, le
sigue el Diagnóstico de los factores de riesgo psicosocial, así:
El Diagnóstico de los factores de riesgo psicosocial, incluye dos tipos de
diagnósticos de los factores psicosociales:
Un diagnóstico “objetivo”
Un diagnóstico “subjetivo”.
El primero, diagnóstico “objetivo” busca:
. Establecer en forma integral su grado de conformidad frente a los requisitos
legales vigentes en materia de riesgo psicosocial y la gestión organizacional
que la empresa adelanta para prevenirlos enmarcadas en el ciclo de mejora
PHVA tal como lo tiene contemplado el Decreto 1072 de 2015.
. Evaluar indicadores y parámetros que dan cuenta de los efectos de los
factores de riesgo y los factores protectores con el fin de controlar y
reducir los primeros y fortalecer los segundos, tal como lo contempla la
Resolución 2646 de 2008.
El segundo diagnóstico, es la evaluación “subjetiva “ de la que habla la
Resolución 2646 de 2008, a través de la aplicación de cuestionarios a los
trabajadores de la Batería de Instrumentos para la evaluación de factores
de riesgo psicosocial de Ministerio de Trabajo presentado en el 2010.
La presente es una guía para asesorarlo en los lineamientos técnicos que debe
tener en cuenta para la Evaluación subjetiva, en este caso, en la aplicación de
los cuestionarios de la evaluación de los factores de riesgo psicosocial
para garantizar su validez y confiabilidad.
Antecedentes
La Resolución 2646 de 2008, define que la identificación y evaluación de estos
riesgos la debe realizar el empleador. El empleador es el responsable de evaluar
los Factores de riesgo psicosocial, los factores protectores y sus efectos en su
población trabajadora. La Resolución explicita las variables mínimas que se deben
evaluar y define que esta evaluación debe hacerse mediante el uso de los
instrumentos que para el efecto hayan sido validados en el país.
Guía de planeación para la aplicación de
cuestionarios de Evaluación de los Factores
de Riesgo Psicosocial
Guía de planeación para la
aplicación de cuestionarios de
Evaluación de los Factores de Riesgo Psicosocial
Dirigida al Líder de Seguridad y Salud Laboral
Presentación
Colmena Seguros ofrece su Programa Equilibrio Laboral: Gestión del
Riesgo Psicosocial que genera bienestar dentro de un modelo de
mejoramiento continuo, siguiendo los lineamientos del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo. El Programa consta de diez componentes en un
ciclo de mejoramiento continuo. Después del Entendimiento de los Factores
Psicosociales, le sigue el Diagnóstico de los factores de riesgo psicosocial
así:
En este segundo componente: Diagnóstico de los factores de riesgo
psicosocial, incluye dos tipos de diagnósticos de factores psicosociales:
Un diagnóstico “objetivo”
Un diagnóstico “subjetivo”.
El primero lo hemos llamado: Prediagnóstico de los factores de riesgo
psicosocial en el que se identifica cómo se encuentra su empresa en
materia de gestión y cumplimiento del marco normativo vigente de
Factores de riesgo psicosocial, enmarcando las acciones en el ciclo de
mejora PHVA tal como lo tiene contemplado el Decreto 1443 de 2014.
El segundo diagnóstico, es la evaluación “subjetiva “ de la que habla la
Resolución 2646 de 2008, a través de la aplicación de cuestionarios a los
trabajadores de la Batería de Instrumentos para la evaluación de factores
de riesgo psicosocial.
La presente es una guía para asesorarlo en los lineamientos técnicos que debe
tener en cuenta para la Evaluación subjetiva, en esta caso, en la aplicación de los
cuestionarios de la evaluación de los factores de riesgo psicosocial para
garantizar su validez y confiabilidad.
Antecedentes
La Resolución 2646 de 2008, define que la identificación y evaluación de estos
riesgos la debe realizar el empleador. El empleador es el responsable de evaluar
los Factores de riesgo psicosocial, los factores protectores y sus efectos en su
población trabajadora. La Resolución explicita las variables mínimas que se deben
evaluar y define que esta evaluación debe hacerse mediante el uso de los
instrumentos que para el efecto hayan sido validados en el país.
Posteriormente, el Ministerio de Trabajo diseñó y validó unos cuestionarios
para hacerlo, al igual que los parámetros generales para su aplicación. Esta fue
publicada en el año 2010 y se conoce como: Batería de instrumentos para la
evaluación de factores de riesgo psicosocial.
En el anexo N. 1 incluimos un cuadro resumen con los dominios y dimensiones
que evalúan los cuestionarios de la Batería de instrumentos para la evaluación de
factores de riesgo psicosocial del Ministerio de Trabajo.
Ofrecemos los elementos mínimos a tener en cuenta en la aplicación de los
cuestionarios de esa Batería, que al ser aplicados garantizan la confiabilidad de
los resultados.
Objetivo
La presente guía pretende:
Instruir al Líder de Seguridad y Salud Laboral de las empresas afiliadas a Colmena
Seguros, en la preparación, organización y ejecución de la aplicación de los
cuestionarios de la evaluación de los factores de riesgo psicosocial acorde con la
Resolución 2646 de 2008.
Temas
Revisaremos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Criterios y condiciones de aplicación.
Población objeto.
Participación de los trabajadores.
Criterios para seleccionar una muestra.
Plan de análisis.
Formas de aplicación.
Condiciones logísticas.
Secuencia de actividades.
Resumen de Fases de la aplicación.
En los anexos presentamos:
1. Dominios y dimensiones que evalúan los cuestionarios de la Batería de
instrumentos para la evaluación de factores de riesgo psicosocial del Ministerio
de Trabajo.
2. Presentación de la Evaluación a los trabajadores.
3. Consentimiento informado del trabajador.
4. Plantilla sugerida de codificación de cuestionarios.
1. Criterios y condiciones de aplicación
Hay tres condiciones para aplicar cualquiera de los cuestionarios que conforman
la Batería de Evaluación de los factores de riesgo psicosocial. Estos son:
•
•
•
Idoneidad de los profesionales que aplican los instrumentos.
Reserva de la información y consentimiento informado.
Integridad de los instrumentos.
Veamos cada uno de ellos:
1.1.
Idoneidad de los profesionales que aplican los instrumentos
El artículo 3 de la Resolución 2646 de 2008 establece que la aplicación de la
evaluación de los Factores de Riesgo Psicosocial, debe hacerla un «Experto» .
Este experto es:
Psicólogo con posgrado en salud ocupacional, con licencia vigente de
prestación de servicios en psicología ocupacional.
En caso de que en un departamento no exista disponibilidad de psicólogos con
especialización en salud ocupacional y licencia vigente, según certificación
expedida por la respectiva Secretaría de Salud, se considera experto el
psicólogo que tenga mínimo 100 horas de capacitación específica en factores
psicosociales, mientras subsista dicha situación.
Este profesional debe garantizar:
-
-
-
Neutralidad, objetividad y confidencialidad de la información. Ley 1090 de
2006.
Comprometerse por escrito a que usará la información obtenida, única y
exclusivamente para los fines inherentes a la salud ocupacional (incluido en el
consentimiento informado).
Custodia de los resultados individuales en caso de que no haya Médico de
Salud Ocupacional en la empresa, ni historias clínicas ocupacionales (Reserva
y custodia de la información. Ley 1090 de 2006, Sentencia T-1028de 2003) .
Que conoce y tiene experiencia en el manejo de los métodos de evaluación.
1.2. Reserva de la información y consentimiento informado
La información de la evaluación está sometida a reserva conforme lo establecen:
-
Ley 1090 de 2006.
Resolución 2646 de 2008.
Código Deontológico y de bioética para ejercicio de la psicología
Colombia, 2009.
en
Por ello los psicólogos evaluadores
deben expresar por escrito que se
comprometen a manejar esta información con absoluta reserva y solo la utilizaran
para fines de salud ocupacional. Entregarán resultados grupales e individuales solo en
estos casos:
•
•
•
Si una autoridad competente lo solicita.
Por solicitud del trabajador.
Por solicitud de un ente de la Seguridad Social para efectos de calificación de
origen o Pérdida de Capacidad Laboral, y en todo caso solo con el
consentimiento del trabajador y por intermedio del médico especialista en
Salud Ocupacional o medicina laboral.
Antes de aplicar los cuestionarios a los trabajadores, deben tener el
consentimiento libre e informado por parte del trabajador con su cédula, firma
o huella digital, tal como lo establece:
-
Sentencia T-1028 de 2003 de la Corte Constitucional.
Resolución 2646 de 2008.
En el Anexo 2 presentamos un ejemplo de la información que debe brindarse a los
trabajadores antes de aplicar los cuestionarios.
En el Anexo 3 presentamos un modelo del Consentimiento libre e informado que
reúne los elementos exigidos.
1.3.
Integridad de los instrumentos
Deben aplicarse los cuatro cuestionarios que conforman la Batería: Intralaboral,
Extralaboral, Evaluación de estrés y Ficha de Datos generales, debido a que la
Resolución 2646 de 2008 plantea los aspectos mínimos a evaluar y sus variables y
estos son justamente los que hacen parte del conjunto de cuestionarios de la
Batería.
Ningún cuestionario podrá ser alterado de forma alguna, «de lo contrario
carecerá de validez». (Manual general batería de instrumentos para la evaluación
de factores de riesgo psicosocial, página 33. Ministerio de Trabajo, 2010. Por
tanto no se podrá ajustar ítems o preguntas,
2. Población a considerar en la evaluación:
Teniendo en cuenta el ámbito de aplicación, en el Artículo 2 de la Resolución 2646
de 2008, la evaluación debe contemplar a todos los trabajadores
independientemente de la vinculación y tamaño de la empresa.
Debe incluirse a todos los trabajadores de la empresa independientemente del tipo
de contrato, modalidad, tiempo de permanencia, ubicación, cargo, etc. En este
orden de ideas deben incluirse a contratistas que laboren y permanezcan en la
empresa.
En resumen, la evaluación debe ir dirigida al 100% de los trabajadores de
la empresa, entonces se debe considerar e invitar a todos los trabajadores
de la empresa a que participen en la evaluación. Para ello Colmena Seguros lo
asesora de cómo lo puede hacer, a través de un Plan de Sensibilización para los
trabajadores para participar en la Evaluación de factores de riesgo
psicosocial.
Como los trabajadores deben participar de manera “libre e informada”, algunos
pueden negarse a participar, por tanto lo más posible es que la muestra no sea igual
al 100% de la población.
En este orden de ideas, el 100% de los trabajadores deben ser informados e
invitados a participar, sin embargo habrá un porcentaje que por decisión propia no
lo haga. Sugerimos a la empresa que haga un esfuerzo para que por lo menos la
muestra final sea de mínimo un 70% de los trabajadores de la empresa.
Es conveniente solicitar Reportes periódicos de avances de la evaluación, con
el fin de verificar si se está cumpliendo con la distribución de la muestra que se
planeó. En caso de ser necesario, informar al área correspondiente para motivar a
los trabajadores a contestar la encuesta, a agilizar la aplicación, ayudar con la
logística en una de las regiones o área que lo amerite o cualquier otra alternativa
que lleve a cumplir el objetivo de la cobertura de la aplicación los cuestionarios.
3. Participación de los trabajadores en la evaluación:
Algunos aspectos que deben incluirse para mejorar la tasa de respuesta de los
cuestionarios son:
• Efectuar una adecuada presentación del estudio de factores de riesgo psicosocial
que se va a llevar a cabo (marco legal, fases del estudio, compromiso de llevar a
cabo las acciones de mejora que se consensuen, etc.).
• Concienciar a los trabajadores de la importancia de contar con una alta
participación para que los resultados sean lo más relevantes posible.
• Facilitar una información rigurosa sobre la preservación y la confidencialidad en el
tratamiento de los datos.
Se sugieren las siguientes fórmulas de cálculo de las tasas de respuesta y no
respuesta en porcentaje:
tr = (nº de unidades que responden / unidades de población) x 100
tnr = (nº de unidades que no responden / unidades de población) x
100
4. Criterios para seleccionar una Muestra:
Como se ha argumentado, debe incluirse al 100% de los trabajadores de la empresa
en la evaluación y hay distintas formas en que la empresa puede asegurarse de que
ha invitado a participar a todos. Esta es la recomendación de Colmena Seguros
teniendo en cuenta los criterios técnicos y legales que lo blindarán como empresario
respeto a la evaluación.
Sin embargo, entendemos que hay distintas circunstancias y razones que llevan al
empresario a decidirse a seleccionar una muestra, entre ellas están:
•
•
•
•
Recursos insuficientes para la evaluación
Alto N. de trabajadores
Dispersión de la población
Diversidad de las características sociodemográficas de los trabajadores
Si la empresa decide seguir el camino de seleccionar una muestra, los
criterios mínimos que debe tener en cuenta son los siguientes:
•
Esta es una evaluación “extensiva”, significa que se pretende dar la mayor
cobertura de modo tal que el tamaño mínimo del grupo estudiado garantice una
significación de los resultados.
•
La selección de la muestra se hará mediante muestreo aleatorio simple,
adoptando un nivel de significación del 95% (p ≤ 0.05), es decir, que la muestra
se ajusta al 95% de confianza.
•
Se debe acudir a un registro general de todos los trabajadores para seleccionar
al azar esta muestra. Se podrá sortear el grupo hasta completar el tamaño de
muestra.
En la segmentación de la muestra debe considerarse la Estructura Organizativa y
la dispersión geográfica de los trabajadores con el fin de incluir trabajadores de
todas estas variables:
•
–
Regiones
–
Centros de trabajos
–
Zonas/lugares
–
Procesos
–
Niveles
–
Cargos
–
Áreas o secciones
–
Jornadas y turnos de trabajo
5. Plan de Análisis
El análisis de la información debe incluir:
•
Descripción sociodemográfica de la población evaluada.
•
Nivel de riesgos de cada uno de los dominios y las dimensiones.
•
Distribución de los factores de riesgos intra y extralaborales.
•
Nivel de estrés en la población evaluada.
•
Distribución de mínimo dos variables de interés definidas.
•
Cruce de variables significativas. (Ver Cruce de variables en Punto N. 6)
Los resultados deben presentarse por riesgo muy alto, alto, medio y bajo por la
población total y por grupos de interés, bien sea por regiones, ciudades, secciones o
áreas de la empresa.
6. Cruce de variables
El Cruce de Variables Evaluadas se anticipa a un Sistema de Vigilancia
Epidemiológica (SVE) en el sentido de identificar:
•
•
Trabajadores en riesgo ó
Grupos de trabajo con mayor exposición al riesgo es decir, los “Grupos de
Exposición Similar” ó GES.
Estos grupos son lo que requerirían intervención prioritaria.
Teniendo en cuenta la literatura técnica y de manera particular los resultados de las
investigaciones realizadas con dos modelos ampliamente conocidos y aceptados:
Modelo Demanda Control – Apoyo Social de Robert Karasek
Modelo Esfuerzo - Recompensa de Johannes Siegrist
sobre factores de riesgos psicosociales, los cruces de variables con miras a un
Sistema de Vigilancia Epidemiológica que recomendamos son los siguientes:
–
Dominio Demandas alto y muy alto vs nivel de estrés alto y muy alto
–
Dominio Demandas alto y muy alto versus Dominio control
–
Dominio Demandas alto y muy alto versus cargo
–
Dominio Demandas alto y muy alto versus Dimensión Características
del Liderazgo
–
Dominio Control alto y muy alto vs nivel de estrés alto y muy alto
–
Dominio Control alto y muy alto vs cargo
–
Dominio Control vs Dominio Liderazgo y relaciones sociales en el
trabajo
–
Nivel de estrés alto y muy alto versus Cargos ó áreas de trabajo
–
Dimensión Características del Liderazgo alto y muy alto
regionales/ sedes o áreas
–
Dimensión Características del Liderazgo alto y muy alto versus nivel
estrés alto y muy alto
–
Dimensión Relaciones familiares versus Áreas de trabajo
–
Grupos de cargos o áreas versus todas las variables que hayas
resultado alto o muy alto
versus
7. Formas de aplicación
a. Aplicación en papel.
Implica llevar datos del papel al sistema. En
papel hay diferentes modalidades de
aplicación.
Modalidades de aplicación:
7.1.1. Heteroaplicación. Con la forma
impresa en papel.
Hay dos opciones:
Heterolectura y autodiligenciamiento: El
b. Aplicación virtual
La lectura y la respuesta la realiza
directamente el trabajador en el sistema.
Aplicación:
Previamente la empresa ha informado por
uno o varios medios de comunicación
interna y formal de la empresa, la realización
de esta evaluación, sus objetivos y alcance.
Además de que será enviado a los correos
electrónicos de los trabajadores o la
examinador lee cada enunciado, ítem y tipos
de respuestas y el trabajador registra por sí
mismo la respuesta en el papel. Puede
hacerse en grupos.
Heterolectura y heterodiligenciamiento: El
examinador lee cada enunciado, ítem y tipos
de respuestas; el trabajador informa
verbalmente al examinador su respuesta; el
examinador es el que registra la respuesta
dada por el trabajador. Esta aplicación
individual es recomendada para analfabetas,
trabajadores con primera o secundaria
incompleta.
dirección a la que deben entrar.
Se envía por:
La red interna de la empresa. Link para
conectarse
Plataforma web externa
Características:
•
•
Captura inmediata de los datos.
Posibilidad de detener y reanudar la
evaluación por persona.
Abierto por un lapso de tiempo
acordado.
Informes de resultados inmediatos
•
7.1.2. Autoaplicación. En esta, el examinador
lee las instrucciones en voz alta. El
•
trabajador sigue la lectura mentalmente y
continua solo leyendo y respondiendo por sí COLMENA Seguros cuenta con una
mismo cada ítem de los cuestionarios. La
herramienta para la captura y procesamiento
aplicación es grupal.
de los datos del diagnóstico que ofrece a sus
empresas clientes.
Tradicionalmente esta ha sido la forma de
aplicación de los cuestionarios.
El Ministerio de Trabajo elaboró aplicativo
que facilita la calificación e interpretación de
resultados, posterior a la digitación de cada
cuestionario. El aplicativo se publicó en su
momento en la página del Fondo de Riesgos
Laborales, en este momento ya no se
encuentra publicado.
Ofrece claves de acceso al empleador para
que los trabajadores respondan los
cuestionarios y posteriormente tengan
accesos a informes de resultados para que el
psicólogo contratado por el empleador
realice el análisis.
Cada vez es mayor el número de empresas
que optan por esta modalidad por costos y
agilidad; en el mercado se ofrecen distintas
opciones.
El Ministerio de Trabajo está en elaboración
de Resolución que define las condiciones
que exige la aplicación por web.
8. Condiciones logísticas
Condiciones
Ambientales
Tiempo de disponibilidad
del trabajador
Tiempos de aplicación
Modalidad
Papel
Sistema o plataforma
web
Privacidad
El
trabajador
puede
responder
los
Sala de trabajo o salón de cuestionarios desde su
mismo puesto de trabajo.
reuniones.
Adecuadas condiciones de En lo posible en horas
laborales; también los
luz, ventilación, ruido.
puede responder en su
tiempo de descanso o
desde su casa.
Debe tener el tiempo Debe tener el tiempo
suficiente
para suficiente
para
contestarlos a su ritmo; contestarlos a su ritmo;
debe
informarse debe
informarse
previamente. El tiempo previamente.
aproximado es de una
hora
en
tiempo
consecutivo.
El promedio de tiempo es En caso de diligenciar
el siguiente:
todos los cuestionarios en
tiempo consecutivo, se
termina el diligenciamiento
Datos Generales: 5 min
mucho más rápido que en
Intralaboral Forma A: 28 la modalidad papel.
min
El trabajador tiene la
Intralaboral Forma B: 33 posibilidad de detener y
reanudar la evaluación.
min
La
evaluación
está
disponible por varios días
Síntomas de Estrés: 5 min en el sistema y esto es
informado previamente a
los trabajadores al igual
Total : 45 min
que la fecha y hora de
cierre. Se sugiere máximo
una semana para acceder
En esta modalidad el al cuestionario.
Extralaboral: 7 min
Días, jornadas y turnos de
aplicación
Interrupciones
Material, elementos y
equipos para la evaluación
trabajador responde a
todos los cuestionarios de
una vez.
Definir la organización de
los
grupos
para la
aplicación.
Según
el
número de personas a que
se
aplicaran
los
cuestionarios, establecer
los días y horarios de
aplicación
con
cumplimiento exacto de la
hora
de
inicio.
Se
recomienda que en lo
posible, las personas de un
mismo
grupo
tengan
similar nivel de cargo, para
que tengan el mismo
cuestionario Intralaboral
(A ó B), ya que las dos
opciones son diferentes.
No deben existir.
Sólo
es
necesario
establecer el día de inicio y
día en la plataforma está
disponible para responder
los cuestionarios.
Se quieren:
Puede guardar y retomar
más adelante
Se requiere:
Cuestionarios codificados
en copias perfectamente
legibles.
Equipos de cómputo (los
mismos
que
utiliza
diariamente el trabajador)
lápices
El
caso
de
haya
trabajadores que no tienen
acceso a computador en
su trabajo diario, la
empresa debe disponer
unos para ellos. Si son
operarios y/o trabajadores
que no están familiarizados
con los computadores, es
necesario
aplicar
las
encuestas en papel.
borrador
sillas, mesas o escritorios
Reloj
Presentación en video
proyector.
Requiere la presencia del
Conexión a internet
psicólogo.
Seguridad en el manejo de Debe
asegurarse
tal
la información
como se explicita en el
punto 1 de Criterios y
Condiciones de aplicación.
Codificación de los
Los cuestionarios deben ir
cuestionarios
identificados con el N. de
cédula o con un código.
Se prefiere el número de
cédula, sin embargo
algunas empresas
prefieren manejar un ID
para mantener anonimato.
Permisos de accesos y
claves.
Estos
los
proporciona
Colmena
Seguros en caso de que la
empresa
utilice
la
plataforma
Colmena
Gestión ó la empresa o
psicólogo contratado que
les prestará el servicio de
evaluación por web.
No requiere la presencia
del psicólogo pero deben
asegurarse de que la
campaña de comunicación
previa llegó a todos los
trabajadores.
Debe asegurarse tal como
se explicita en el punto 1
de
Criterios
y
Condiciones de aplicación.
En la modalidad web no es
necesario el ID pues
automáticamente toma el
N. de cédula del usuario
del sistema.
Un ejemplo de
codificación se presenta
en el anexo N. 4.
Respuesta a todos los
ítems
En esta modalidad el
examinador debe estar
atento a todo el grupo y
revisar que todos los
ítems tengan una
En la modalidad web el
mismo sistema informa al
trabajador que faltó la
respuesta a un ítem e
indica cual ítem le falta
respuesta seleccionada o
no haya doble respuesta.
respuesta.
Hasta tanto no se
respondan todos los ítems,
el sistema no permite
pasar al siguiente grupo de
preguntas.
Verificación de aplicación
de Forma A o Forma B
del cuestionario
Intralaboral
Costos
En caso de que falte una o
varias respuestas o doble
respuesta en un ítem debe
solicitar al trabajador que En casos de doble
respuesta en un ítem el
la responda y devolverla.
sistema toma sólo una,
específicamente la última
seleccionada.
En esta modalidad el
En plataforma web se
examinador debe conocer realiza automáticamente.
el nivel del cargo de cada
trabajador que participa
para entregar cuestionario
Intralaboral Forma A ó
Forma B.
Incluye además del (de
los) psicólogo (s)
evaluador (es), costos de:
Salón,
Papel,
Fotocopias,
Lápices,
Borrador,
Digitadores,
Refrigerios.- (opcional)
La aplicación por la red
baja costos ya que no se
requiere papel ni
digitadores, ni alquiler de
salones o refrigerios.
9. Secuencia de actividades
9.1. Preparación: Según número de personas a evaluar y modalidad de aplicación,
seleccionar el profesional o profesionales que harán la aplicación de los
cuestionarios (Ver documento guía de Colmena Seguros para la contratación de la
Evaluación de Factores de Riego Psicosocial). Elaborar documento del proyecto,
definir la muestra, el plan de análisis y cruce de variables. Planear la logística
teniendo en cuenta la información del punto anterior: Condiciones logísticas.
9.2. Ejecución de un plan de expectativas y comunicación. Cualquiera sea la
modalidad de aplicación que escoja, es muy importante que se planee y ejecute un
plan de comunicación que sensibilice previamente a los trabajadores de todas las
áreas y niveles de la organización sobre la evaluación. Está demostrado que un plan
de expectativas y comunicación aumenta la participación de los trabajadores en la
convocatoria.
Este plan debe incluir las preguntas básicas: ¿qué?, ¿cuándo?, ¿cómo?, ¿dónde?, ¿por
qué?, ¿para qué?, ¿quiénes?. Es importante mostrar lo que se busca con ella y los
beneficios que traerá. El lenguaje y medios hay que adaptarlos a cada grupo de
trabajadores. Al nivel directivo se le debe informar brevemente, ojalá en el comité
habitual sobre la responsabilidad legal que la empresa tiene de realizarla y los
propósitos para que ellos mismos participen, convoquen, motiven a sus equipos y
faciliten la asistencia a la jornada de evaluación.
Muchas empresas involucran diversas estrategias en el plan de comunicación, entre
ellas motivadores tanto internos como externos para aumentar la participación en la
evaluación. Algunos factores de motivación interna pueden ser son: Participar en
soluciones;
cumplir con una responsabilidad como trabajador; aportar en
mejoramiento de las condiciones de trabajo. Algunos ejemplos de factores externos
de motivación pueden ser: Posibilidad de ganarse algo; participar en una rifa de
tiquetes; recibir medio día de descanso por contestar los cuestionarios, etc. Existen
algunas empresas que por su cultura, los motivadores externos no están permitidos.
9.3. Información y presentación de la evaluación. Esta información se
presenta verbal o por escrito y por diferentes medios internos en la empresa.
En modalidad papel, el examinador debe preguntar si hay inquietudes o preguntas y
responderlas inmediatamente; en caso de aplicación web informar que puede
expresar sus inquietudes al correo electrónico del examinador y las inquietudes se
deben responder por el mismo medio en el menor tiempo posible.
9.4. Presentación del examinador. En el caso de aplicación en modalidad papel
el examinador debe presentarse con su nombre y profesión y cuál es su objetivo en
la evaluación. En el caso de aplicación por web informar el nombre del proveedor
(persona natural o jurídica) que está asesorando en la aplicación.
9.5. Consentimiento libre e informado. En caso de aplicación en papel el
examinador debe leerlo en voz alta y solicitar a los trabajadores que coloquen su
nombre, firma, cédula y la huella. En caso de aplicación por web, enviar el
consentimiento informado (previamente en papel o a través del mismo link si es en
opción web) este debe anteceder a la lectura de los cuestionarios. En esta modalidad
hay posibilidad de colocar nombre, cédula y sí ha entendido el objetivo de la
evaluación y acepta participar. La firma y huella como lo exige el Ministerio, puede
recogerse después a través de una plantilla muy sencilla que debe rotarse por cada
área.
9.6. Aplicación de los cuestionarios: Intralaboral, Extralaboral y Síntomas
de estrés.
La aplicación varía según modalidad ya sea papel o web.
En papel el examinador debe estar muy atento a verificar:
–
–
–
–
–
Nivel del cargo para aplicar forma A o forma B del cuestionario
Intralaboral.
Que haya diligenciado todos los ítems.
Que haya una sola respuesta por cada ítem.
Preguntas filtros (están incluidas dentro de los cuestionarios y
permiten avanzar en el cuestionario o contestar todos los ítems).
Responder todas las preguntas.
En modalidad web se debe ofrecer un número telefónico o chat de soporte
tecnológico y el correo electrónico del evaluador para se puedan formular preguntas
o inquietudes.
Para definir cuál de las dos formas del cuestionario intralaboral debe aplicarse a los
trabajadores se debe tener en cuenta lo siguiente:
Forma
Forma A
Forma B
Nivel ocupacional de los trabajadores a quienes se aplica cada forma
del cuestionario
- Jefes: comprende los cargos de dirección o jefatura. Se
caracterizan por tener personas a cargo y por asegurar la
gestión y los resultados de una determinada sección o por la
supervisión de otras personas. Por ejemplo: gerentes,
directores, jefes de oficina, de departamento, de sección, de
taller, supervisores, capataces o coordinadores, entre otros.
- Profesionales o técnicos: personal calificado que ocupa cargos
en los que hay dominio de una técnica, conocimiento o
destreza particular y en los que el trabajador tiene un buen
grado de autonomía, por lo cual, en su actividad laboral toma
decisiones basándose en su criterio profesional y técnico. Sin
embargo, no supervisa y no responde por el trabajo de otras
personas. Por ejemplo, profesionales, analistas, técnicos o
tecnólogos, entre otros.
-
-
Auxiliares: cargos en los que se requiere el conocimiento de
una técnica o destreza particular. Quienes ocupan estos cargos
tienen una menor autonomía, por lo cual su actividad laboral
está guiada por las orientaciones o instrucciones de un nivel
superior. Por ejemplo, secretarias, recepcionistas, conductores,
almacenistas, digitadores, entre otros.
Operarios: Comprende cargos en los que no se requieren
conocimientos especiales. El trabajador sigue instrucciones
precisas de un superior. Por ejemplo, ayudantes de máquina,
conserjes, personal de servicios generales, obreros o vigilantes,
entre otros.
9.7. Aplicación de ficha de datos generales. El cuestionario tiene un carácter
confidencial no anónimo, razón por la que en la aplicación en papel se sugiere
dejarlo para el final para evitar que el trabajador se intimide a responder por no ser
anónima.
10. Resumen Fases de la aplicación de los cuestionarios
1. Definición del
experto y del equipo
para realizar la
evaluación
2. Definición de
criterios y modalidad
de aplicación
3. Preparación
Logística
4. Aplicación de
los cuestionarios
5. Elaboración de
Informes
6. Conclusiones,
recomendaciones y
plan de acción
7. Presentaciones de
resultados al equipo
líder y al directivo
Anexo N. 1
Cuestionarios de la Batería de instrumentos para la evaluación de
factores de riesgo psicosocial
FACTORES PSICOSOCIALES
CUESTIONARIO
DOMINIOS
Demandas del
trabajo
DIMENSIONES
Demandas cuantitativas.
Demandas de carga mental.
Demandas emocionales.
Exigencias de responsabilidad del cargo.
Demandas ambientales y de esfuerzo físico.
Demandas de la jornada de trabajo.
Consistencia del rol.
Influencia del trabajo sobre el entorno extralaboral.
Control del
trabajo
Control y autonomía sobre el trabajo.
Uso de habilidades y oportunidades de mejora.
Factores
Participación y manejo del cambio.
Claridad del rol.
Intralaborales
Capacitación.
Liderazgo y
relaciones sociales
en el trabajo
Características del liderazgo.
Relaciones sociales en el trabajo.
Retroalimentación del desempeño.
Relación con los colaboradores.
Recompensas
Reconocimiento y compensación.
Recompensas derivadas de la pertenencia a la organización
y del trabajo que se realiza.
Uso del tiempo fuera del trabajo.
Relaciones familiares.
Comunicación y relaciones interpersonales.
Factores
Situación económica del grupo familiar.
Extralaborales
Características de la vivienda y de su entorno.
Influencia del entorno extralaboral sobre el trabajo.
Desplazamiento vivienda – trabajo – vivienda.
Sociodemográficas
Sexo
Edad
Estado civil
Escolaridad
Ocupación o profesión
Lugar de residencia actual
Estrato socioeconómico
Tipo de vivienda
Número de personas a cargo
Factores
Ocupacionales
Individuales
Lugar actual de trabajo
Antigüedad en la empresa
Cargo
Tipo de cargo
Antigüedad en el cargo
Departamento o área
Tipo de contrato
Horas de trabajo
Modalidad de pago
Endógenos
Características de personalidad
(no son evaluados
con los
cuestionarios)
Estilos de afrontamiento
Locus de control
Condiciones de salud
Nivel de estrés
Síntomas fisiológicos,
Evaluación del
Estrés
Síntomas de comportamiento
Síntomas laborales e intelectuales
Síntomas emocionales
Anexo N. 2
Presentación de la Evaluación a los trabajadores
Todos los trabajadores están expuestos a diferentes condiciones de riesgo debido a
las características del trabajo y el entorno de trabajo. Los empleadores tienen la
responsabilidad de identificar y evaluar dichas condiciones a fin de actuar sobre las
mismas para prevenir los efectos negativos que éstas pueden tener sobre la salud y
la seguridad de los trabajadores.
Uno de los riesgos que actualmente está siendo abordado con especial interés es el
riesgo psicosocial, considerado hoy en día uno de los riesgos con necesidad de
intervención prioritaria por su relación con indicadores de ausentismo, rotación de
personal, baja motivación y productividad.
La EMPRESA _______________ con la asesoría de Colmena Seguros, está
interesada en evaluar los factores de riesgo psicosocial acorde con la normatividad
vigente y cumpliendo con la Resolución 2646 de julio de 2008 del Ministerio de
Trabajo.
Por tal razón, lo invitamos a responder los siguientes cuestionarios que evaluarán las
condiciones internas de trabajo, externas al contexto laboral y los síntomas
asociados al estrés, para así determinar el nivel de riesgo.
Este estudio permitirá la identificación, evaluación, prevención, intervención y
monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el
trabajo. La información obtenida, será para fines inherentes a la Seguridad y Salud en
el Trabajo y no se proporcionará a la empresa información individual.
Los cuestionarios son cuatro en total, usted podrá responderlos en el tiempo que
desee. El tiempo total que se requiere para contestar todos los cuestionarios es de
una hora aproximadamente.
No hay respuestas ni buenas ni malas, los resultados se mostrarán a nivel de todo el
grupo, no habrá entrega de resultados individuales a la empresa, por eso
agradecemos la mayor sinceridad en sus respuestas y su autorización para incluir
sus resultados en el estudio.
Antes de empezar a contestar los cuestionarios, por favor haga evidente su
consentimiento de que fue informado sobre la evaluación y de que acepta participar
en ella libremente.
Para ello por favor diligencie el consentimiento informado que le entregamos.
Anexo N. 3
Consentimiento informado del trabajador
Yo (nombre y apellido) ______________________________, con CC No.
________________
He sido informado (a) del objetivo del presente estudio, de las variables a evaluar y
del manejo que se hará de los datos.
Conozco que:
•
•
•
•
•
•
•
•
La empresa _________ (nombre de la empresa o profesional evaluador),
evaluará los factores de riesgo psicosocial en la EMPRESA (nombre empresa
cliente), acorde con la normatividad vigente y cumpliendo con la Resolución
2646 de julio de 2008 del Ministerio de Trabajo.
Este estudio permitirá la identificación, evaluación, prevención, intervención y
monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el
trabajo.
Los cuestionarios evaluarán: riesgos psicosociales intra y extra-laborales y
los efectos en la salud (sintomatología de estrés).
Con la evaluación se determinará el nivel de riesgo psicosocial en que se
encuentran los trabajadores de LA EMPRESA XXXX.
La información utilizada para la evaluación está sometida a reserva y
confidencialidad, conforme lo establece la Ley 1090 de 2006.
La información obtenida, será para fines inherentes a la Seguridad y Salud en
el Trabajo y no se proporcionará a la empresa información individual.
Tengo la posibilidad de aceptar o no de manera libre la decisión de
responder los instrumentos de evaluación.
La decisión de contestar o no los cuestionarios, no traerá ningún castigo o
premio para mí, ni para mi grupo de trabajo.
A continuación por favor escoja una de las opciones que se presentan:
1. Compresión de la información suministrada hasta aquí:
o Ha sido comprensible para mí
o No ha sido comprensible para mí
2. Participación en la evaluación:
o Acepto participar en la evaluación.
o No acepto participar en la evaluación.
FIRMA
o
Ciudad y fecha ______________________________________
HUELLA
Anexo N. 4
Plantilla sugerida de codificación de cuestionarios
Los cuestionarios deben ir identificados con el Número de cédula o con un código.
Se prefiere el número de cédula, sin embargo algunas empresas prefieren manejar un
ID para mantener anonimato.
El número de identificación ó ID debe ir en la parte superior derecha de cada
cuestionario,
Plantilla de Codificación de cuestionarios
N. de la Regional/
Ciudad
N. del área de trabajo
N. del cuestionario
De 01 a N. según cómo De 01 a N. según áreas en 01hasta N. según N. de
está
distribuida
la la empresa.
personas que contestaron
empresa.
el cuestionario.
Ejemplo:
01
Regional
Centro;
02 Regional
Norte;
03
Regional
Occidente
y
así
sucesivamente.
Ejemplo:
01 Ejemplo: N, 42
Administrativo,
02
Operaciones,
03
Tecnología; 04 Jurídica.
Ejemplo ID: 010242. Quiere decir que es un trabajador de la Regional Centro, del
área Operaciones y es el trabajador N. 42.