Compras, Selección y Evaluación de Proveedores - Bureau Veritas

Título:
Compras, Selección y Evaluación de Proveedores de Bienes o
Servicios
Versión:
20
Código:
P-COM-064
Fecha:
21/03/2025
1.
OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es describir los procesos y responsabilidades para la gestión de compras
de bienes y servicios en la organización y el proceso de selección y evaluación de proveedores del Grupo
Bureau Veritas Perú.
2.
ALCANCE
El presente procedimiento es aplicable al Grupo Bureau Veritas Perú y para los proveedores de bienes y
servicios. El presente procedimiento establece las pautas para la adquisición de bienes y servicios que se
realizan a través de una orden de compra o de servicio.
3.
DEFINICIONES
•
•
•
•
•
•
•
•
Grupo Bureau Veritas Perú: empresas tales como Inspectorate Services Perú S.A.C. y Bureau Veritas
PerúS.A.
FLEX: ERP, sistema de administración de la empresa, que integra toda la información de las distintas
áreas. Este sistema debe ser utilizado para todas las gestiones de solicitudes o requerimientos,
aprobaciones, compra, registro de DTE, pago de proveedores, etc.
Requisición (RQ - Request for Quotation): Documento generado en FLEX a través del cual un usuario
del Grupo Bureau Veritas formaliza la solicitud de la compra de productos o servicios al área de compras.
Orden de Compra (OC/ PO – Purchase Order): Documento generado en FLEX por parte del área de
Compras, a través del cual se concreta y solicita la compra de productos o servicios a los proveedores.
Documento de carácter legal, que genera una responsabilidad de Bureau Veritas frente al proveedor
correspondiente.
Usuario: persona que trabaja en cualquiera de las empresas del Grupo Bureau Veritas y requiere hacer
una compra de productos o servicios.
Analista/Asistente de compras: Ejecutivo asignado por la gerencia de compras para realizar la gestión
de compras de principio a fin.
Practicante de compras: ejecutivo asignado para hacer las requisiciones, debe entregar al usuario
indicaciones que lo guíen en el proceso e ingresar su solicitud en el sistema Flex. Responsable de la
generación de OC y OV que se les asigne.
Aprobador: persona responsable de cada división de aprobar las RQ en FLEX una vez emitidas.
Etapas de una RQ en FLEX:
Composing
RQ generadas (en proceso de emisión)
Submitted
RQ emitida, en espera de autorización
Approved
RQ Aprobadas
Ordered
RQ Con Orden de compra emitida
Completed
RQ Recepcionadas y con match de DTE
•
Proveedor o prestador de servicio: Empresa o persona que suministra productos y/o servicios al Grupo
Bureau Veritas, el cual debe estar previamente validado, creado y aprobado en el sistema FLEX
cumpliendo con todos los requisitos establecidos en el Procedimiento de Creación de Proveedores,
Contratistas y Subcontratistas.
• Activo Fijo: El activo fijo está formado por bienes tangibles que han sido adquiridos o construidos para
usarlos en el giro de la empresa, durante un período considerable de tiempo y sin el propósito de
venderlos. Para que un bien sea considerado como activo fijo, además de lo anteriormente expuesto debe
cumplir con:
✓
Vida útil mayor a un año
✓
✓
Costo del bien debe ser mayor ¼ de UIT
Condiciones contables establecidas internacionalmente para la clasificación de activo fijo.
• Proveedor crítico: Se encuentra dentro de la lista de los 50 proveedores que representan el mayor gasto
dentro de la empresa, según informe de Tesorería.
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• Tarea de Alto riesgo: Se refiere a cualquier actividad que ponga en riesgo la vida y la salud de los
trabajadores (internos y externos) o que tenga el potencial de impactar el medio ambiente o generar daños
a la propiedad. Dentro de estas actividades tenemos los trabajos relacionados con las Reglas
Fundamentales como por ejemplo en altura, espacios confinados, izajes, manipulación de materiales
peligrosos, trabajos con energía eléctrica, suministro de gas/combustible/productos químicos, trabajos de
construcción, instalación de maquinaria
Los trabajos que su ejecución dure 5 o más días también se considerarán como trabajos o proyectos,
relacionados con tareas de alto riesgo.
• CAPEX: Adquisiciones para gasto de capital de activo fijo.
• Good Receipt Note - OV: conformidad de recepción de un bien o de un servicio
• OCA: Orden de Compra Abierta / Bien o Servicio
• OPEX: Gastos operativos en general
4.
RESPONSABILIDADES
•
Usuario: Los usuarios de la operación que requieran hacer una compra de producto o servicio, deben
enviar la solicitud de compra, a través de un RQ aprobado en sistema Flex indicando correctamente las
especificaciones (Ejm: ítem de producto, cantidad, monto, contrato, dirección de despacho,etc).
Responsable de Asegurar la generación y envío de las OV a los proveedores en señal de conformidad
de los productos de servicios culminados.
•
Practicante de compras: Como función principal está: generar y formalizar la compra a través de la
emisión de la PO al proveedor seleccionado.
Adicionalmente, podrá generar las RQ de los bienes y/o servicios mencionados en 6.2.6. Para ello deberá
recibir la información de los campos requeridos (centro de costo, proveedor, ítem de producto, cantidad,
monto, contrato, dirección de despacho u otros que apliquen) podrá emitir la RQ en el sistema FLEX. Para
aquellos productos no licitados o sin contrato, deberá recibir el correo de coordinación con el usuario,
cotización y cuadro comparativo si se requiere.
Los practicantes de compras deben hacer seguimiento de las autorizaciones de las RQ designadas para
poder emitir la OC.
Adicionalmente debe confirmar la correcta recepción de los bienes y servicios que se le asignen (Ver
6.2.6) mediante la generación de la OV.
• Usuario aprobador: Es responsable de aprobar las PO y/o RQ de sus CECO. Las autorizaciones están
definidas mediante una matriz de aprobaciones automáticas en Flex, asignada para cada centro de costo
(CECO), con rangos de aprobación según los montos indicados en el registro de firmas autorizadas en el
F 062. Son responsables además de solicitar la autorización para CAPEX.
• Asistente/Analista de Compras: Deben revisar en FLEX las diferentes RQ que emiten los usuarios,
verificando los detalles de la compra, que estén los datos necesarios y la documentación de respaldo
adjuntada (Ejemplo: cantidad, precio, proveedor, centro de costo, ítem, cotizaciones, dirección de
despacho), así como que cuenten con todas las autorizaciones necesarias en el sistema.
Como función principal está: cotizar, evaluar, gestionar y hacer seguimiento a las compras de la compañía,
formalizando la compra a través de la emisión de la PO al proveedor seleccionado.
Deben solicitar cotizaciones y realizar una comparación de éstas (en caso aplique) para seleccionar la mejor
opción precio calidad y plazo de entrega, previo a concretar cada compra.
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Cotizar
• Solicitar
cotizaciones
para los
productos
requeridos
•
Evaluar
• Hacer
evaluación
económica de
las cotizaciones
• Validar que
cumplan con
los
requerimientos
• Enviar
cotizaciones y
análisis a los
usuarios
Gestionar
• Emitir Orden
de compra
(PO)
• Enviar PO al
proveedor
Seguimiento
• Hacer
seguimiento a
las fechas de
entrega de
productos o
prestación de
servicios
• Mantener
informados
oportunamente
a los usuarios
Ajustar
• Recepcionar
en Flex la PO
que
requieren
ajustes e
informar a
finanzas la
OV para
hacer el
match de
facturación
Jefe de compras y almacenes: es responsable de hacer cumplir este procedimiento de compras,
validando que los asistentes y analistas de compras cumplan con sus responsabilidades. Siendo el primer
filtro antes del flujo de aprobaciones de las PO. Responsable de elaborar informe de Gestión y Ahorros
para la gerencia de LATAM
• Gerente de Compras, logísticas y administración: Es responsable de elaborar, difundir y hacer cumplir
la política de compras, tanto para su equipo administrativo como en todas las áreas de la compañía. Además,
debe aprobar la emisión de RQ de su gerencia, de acuerdo con los parámetros establecidos en la matriz de
aprobaciones en FLEX. Y las PO que les correspondan, de acuerdo con registro de firmas autorizadas en
el F 062.
• Proveedor: El proveedor es responsable de suministrar los productos en la cantidad, calidad y precio
establecidos en la PO, así como los prestadores de servicios son responsables de entregar los servicios en
tiempo y forma previamente acordados.
• Equipo de Compliance: Es responsable de evaluar y monitorear los procedimientos de selección y
adquisición realizados por el Departamento de Compras, para asegurar la conformidad con las políticas
globales y locales. Realizar recomendaciones de buenas prácticas para mejorar la integridad y transparencia
de los procesos de compra. Contribuir al fortalecimiento de una cultura ética y de cumplimiento en todas las
actividades del proceso de compras.
• Departamento Legal: Revisar y asesorar en la redacción de contratos y documentos de adquisición de
servicios y productos, asegurando que el mismo se ajuste a la legislación aplicable y a las políticas de
BUREAU VERITAS.
5.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
▪
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▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Norma ISO 9001.
Norma ISO 14001.
Norma ISO 45001
Norma NTP ISO/IEC 17025. Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo
y decalibración.
Norma NTP ISO/IEC 17020. Evaluación de Conformidad. Requisitos para el funcionamiento de
diferentes tipos de organismos que realizan la inspección.
Norma NTP ISO/IEC 17065. Requisitos para Organismos que certifican productos, procesos y servicios.
DA-acr-06D. Directriz para la acreditación de laboratorios de ensayo y Calibración.Política Anticorrupción
para el Departamento de Procurement / Compras. Versión 01 - 25.07-2022
PG 100 Control de acceso de proveedores, empresas de servicios complementarios y visitas en las
instalaciones del grupo BV Perú Procedimiento de inducción
PG 026 Gestión de Residuos Sólidos
PG 087 Procedimiento de Almacenes
PG 089 Conducción de vehículos
LAM QHSSE DR 021 Directriz de Gestión de Trabajadores Externos
Registro de firmas autorizadas según el F 062.
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6.
DESARROLLO
6.1 EVALUACIÓN/SELECCIÓN DE PROVEEDORES:
Para que un proveedor sea registrado en el sistema FLEX, deberá completar la siguiente documentación:
-
F-COM-071. Declaración de proveedores
F-COM-061. Registro de Nuevos Proveedores
Código de Ética
Código de conducta
F-COM-072. Autoevaluación de proveedores
En el caso un proveedor por temas internos no acepte completar la declaración de proveedores, se deberá
solicitar su código de ética/conducta a fin de que el Gerente legal y Compliance evalúe el caso y autoricé el
registro. Estos casos serán solo para proveedores únicos y/o clientes comerciales que, a su vez, nos entreguen
bienes y/o servicios.
Todos los proveedores deben llenar el F-COM-072 y adjuntar las evidencias que dan sustento a la información
declarada para lo que se considerará la siguiente valoración:
60 puntos≥ ACEPTADO
50-60 puntos% ACEPTADO CON RESTRICCIÓN
50%< NO APROBADO
Los requisitos descritos en el F-COM-072 para “proveedores que realizan tareas de alto riesgo” son elementos
obligatorios del proceso de selección de proveedores que realizan estas tareas. La ausencia de cualquiera de
esos elementos o de evidencias descalifica al subcontratista del proceso de selección.
Así también, al emitir una OC para un trabajo específico en una sede propia, el Analista/Asistente de compras
deberá incluir como cláusula para el proveedor que en caso alguno de los trabajos a desarrollar tenga alcance
a tareas de alto riesgo bajo el enfoque descrito en el F-COM-072, deberá presentar las siguientes evidencias
las cuales serán revisadas por el área de QHSE como requisito para el permiso de inicio de trabajos en la
sede.
• Evaluaciones de riesgos de la actividad contratada
• Reglas y procedimientos formales sobre cómo llevar a cabo la actividad contratada de manera segura.
• Evidencia de la competencia específica para el servicio y capacitación en seguridad del personal
designado para el trabajo.
• Evidencia de mantenimiento, inspección y/o calibración según aplique, para las herramientas o
equipos a usar en los trabajos.
• Certificado de aptitud medica del personal asignado para el trabajo.
• SCTR vigente del personal designado para los trabajos.
El contrato y/o correo donde se envía la OC deberá incluir la siguiente cláusula por infringir las reglas de
seguridad y faltar al respeto a los términos del contrato:
“El cumplimiento de todos los puntos son obligatorios y si se detecta información fraudulenta se da por
culminado las relaciones comerciales con el proveedor”.
Ese proceso debe de ser hecho para todo nuevo contracto u órdenes de compra (puntual o periódico).
1. Proveedor único y/o persona natural (Ejemplo: MRC, prototipos, etc): En los casos específicos donde
el proveedor sea único, se considerará como proveedor aceptado, sin embargo, para el caso de proveedores
críticos, de igual manera se solicitará las evidencias de cumplimiento de los requisitos descritos en la pestaña
2 del registro F-COM-072 Autoevaluación del proveedor.
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Luego del proceso de evaluación se dará de alta al proveedor en la base de datos del flex y se almacenará
el legajo en el Share Point de Compras.
6.2 Proceso de compras:
6.2.1. Generalidades:
-
Se encuentra expresamente PROHIBIDO aceptar la entrega de un bien y/o comenzar la prestación de
un servicio hasta que no haya sido emitida la orden de compra o servicios según corresponda. Se
exceptúan de este procedimiento Viáticos, movilidades o compras de emergencia.
-
Las atenciones por emergencia como, siniestros, inundaciones, y otros acontecimientos fortuitos que
generen detención de la operación, serán atendidos de manera inmediata por el personal de Compras.
Es responsabilidad del usuario brindar el CeCo y VB de su Gerencia para la atención de la emergencia,
siendo Compras el responsable de generar el requerimiento y aprobación de éste en el sistema logístico
en un plazo no mayor de 48hrs posterior a la solicitud de emergencia. Dicha solicitud, quedará
registrada vía correo electrónico desde el usuario al área de compras. El incumplimiento de esta
regularización el área de Compras tomará las acciones que considere pertinente para evitar estas
desviaciones. Las atenciones de emergencia DEBEN ser canalizadas por el equipo de compras y no
está permitido la contratación directa por parte de las áreas usuarias.
-
El usuario definirá los requisitos para el producto o servicio a ser solicitado. La requisición deberá incluir
una descripción lo más detallada posible, en el caso de bienes: Marca, Modelo, Numero de Parte,
Medidas, Color, Cantidad, Software y/o cualquier dato adicional y de servicios: Tipo de Servicio, planos,
cronograma, personal, informe, equipos, y cualquier dato adicional. Es importante mantener la
trazabilidad.
-
La emisión de la orden de compra se realizará a la mejor oferta: económica, de calidad, seguridad y/o
ambientales, con el alcance requerido.
-
Las aprobaciones de orden de compra serán de acuerdo con el registro de firmas autorizadas
establecidas en el F 062.
-
Se deberá considerar un número mínimo de cotizaciones para las órdenes de compra:
OCs S/. 10,000 2 cotizaciones
OCs > S/. 10,000 3 cotizaciones
El número mínimo de cotizaciones exceptúa a las OC por Contratos y proveedores únicos de la marca.
-
Las OCA se emiten por bienes o servicios requeridos para periodos largos, los cuales no pueden
superar el año electivo. El usuario deberá enviar el estimado de bienes o servicios requeridos para
dicho periodo, el cual será cotizado por el área de compras para su posterior evaluación y adjudicación.
Las compras de tecnología deberán contar con el V°B°desde el punto de vista técnico de la gerencia
de IT e innovación y de la misma manera, las compras de servicios para mantenimiento de instalaciones
con el V°B° técnico de la jefatura de Mantenimiento e Infraestructura.
-
Todos los documentos evaluados antes de seleccionar al proveedor, incluyendo intercambios de
correos electrónicos con diversas áreas de BUREAU VERITAS que hayan sido llevados a cabo para
discutir o aclarar dudas relacionadas con la elección serán cargados al sistema Flex al momento de
generar la OC
-
Al final de cada proceso de compra, el equipo de compras realizará un comparativo que registrará
detalladamente las razones fundamentales detrás de la elección. Este comparativo contará con el V°B°
del jefe de compras y almacenes como del comprador líder del proceso a través del sistema Flex al
momento de la aprobación de la OC
-
En el caso de proveedores que ofrezcan bienes o servicios de alto valor (más de EUR 100.000) se
establecerá un comité de compras (estas compras incluyen licitaciones y compras a largo plazo). Dicho
comité estará compuesto por el asesor legal externo, el oficial de cumplimiento(compliance), el jefe de
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compras almacenes, el gerente de compras, logística y administración y un integrante de la operación
que planea contratar o utilizar el servicio. Estos participantes suscribirán un acta en la cual se detallarán
las discusiones sostenidas durante la reunión y se establecerán las razones que fundamentaron la
elección del proveedor. En el contexto de los procesos de alto valor, solicitará a los proveedores
presentar propuestas en sobres cerrados y sellados. Estos sobres serán abiertos en la reunión del
comité de compras.
6.2.2. Proceso de compras:
a. Solicitud de compra/ Generación de RQ:
Cuando el usuario quiera solicitar una compra debe generar una RQ en el sistema flex. Una vez
emitida la RQ, ésta debe ser autorizada o rechazada, según corresponda, de acuerdo con la matriz
de aprobaciones cargadas en FLEX. En caso de dudas respecto de los aprobadores, esto también
puede ser revisado directamente en el sistema con la búsqueda de la RQ en “PO Request” y
revisar el campo “Review Approvals”
El usuario aprobador debe revisar la RQ, la cual debe tener completos y correctos ciertos campos
(centro de costo, proveedor, ítem, cantidad, monto).
Al usuario aprobador de RQ deberá aprobarlo en un plazo de 3 días hábiles.
El usuario debe enviar vía correo electrónico al área de compras el número de RQ aprobado y
debe indicar las especificaciones adicionales para su solicitud de cotización de bienes o servicios
con los requisitos del producto o servicio a ser solicitado.
Si el material o servicio está licitado, el analista/asistente de compras realizará la PO en Flex e
informará el número al Usuario.
Si el material no está licitado, el analista/asistente de compras realizará las cotizaciones.
El área de compras enviará la solicitud de cotización y sus especificaciones a los proveedores.
Una vez recibida las cotizaciones, el área de compras enviará vía correo electrónico las
cotizaciones y su comparativo para su evaluación y selección al usuario solicitante en el plazo de
hasta:
2- 4 días útiles para bienes
5- 7 días útiles para servicios
10-15 días útiles para proyectos de envergadura.
Nota: En caso el código del bien o servicio no este creado en el flex (código PESALL), el usuario
deberá solicitar la creación del material al equipo de compras.
b. Generación del PO:
Cuando el usuario revise, seleccione y apruebe la cotización que cumple con sus requisitos y/o
expectativa de los productos y/o servicios solicitados, confirmará vía correo electrónico al equipo
de compras.
Los analistas/asistentes de compras tienen 2 días hábiles desde su fecha de aprobación de
cotización para generar la orden de compra (PO), esto se realiza en el sistema FLEX. Los usuarios
aprobadores según el registro de firmas autorizadas en el F 062 deberán aprobar la OC en un
plazo de 3 días hábiles. Antes de estas aprobaciones, el jefe de compras y almacenes o Gerente
de compras, logística y administración “aprobará” en flex la PO en señal de conformidad de la
selección del proveedor. La orden de compra debe ser enviada al proveedor y usuario Solicitante
como documento que respalda la compra.
A los proveedores se les envía un correo con las PO, para que procesen la compra y coordinen el
despacho respectivo a las ubicaciones señaladas por el área de compras. Considerando que el
Grupo Bureau Veritas tiene operaciones en diferentes ubicaciones, los despachos pueden ser
solicitados a distintas sedes.
c. Recepción de productos y servicios:
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Todos los despachos realizados a instalaciones o sedes del Grupo Bureau Veritas deben contar
con su correspondiente Guía de Remisión y/o Factura, que respalden la entrega.
El usuario solicitante o quien reciba el producto o servicio comprado, debe dejar constancia de
dicha recepción conforme o discrepancias, por escrito, en la Guía de Remisión o Factura que
respalde la compra y será archivada por almacén.
En caso de no conformidad, los productos pueden ser rechazados y devueltos al proveedor, así
como los servicios no conformes podrán ser objetados y solicitar su corrección o reproceso con
las características acordadas. Estas situaciones deben ser informadas inmediatamente al área de
compras.
Los criterios mínimos de aceptación son los siguientes:
a) Cantidad: Los productos se deben entregar en la cantidad exacta solicitada en la PO original,
a no ser que se pacten entregas parciales, previamente aceptadas por parte de Bureau
Veritas.
b) Precio: Los productos o servicios se deben entregar con los precios previamente acordados
e informados en la PO.
c) Calidad: los productos deben venir en buen estado, en envases y contenedores originales y
con sellos intactos.
d) Embalaje: los productos deben tener un embalaje que asegure la carga, descarga, transporte
y cuidado de acuerdo con su volumen y tamaño, especialmente en lo que concierne al manejo
en almacén, considerando que éste deberá ser protegido en todo momento de daños
causados por inclemencias del tiempo y manejo desde su lugar de despacho hasta su destino
final.
e) Identificación: los productos deben venir debidamente rotulados indicando el numero de la
PO, el ítem despachado y el lugar de entrega final.
f) Consistencia: los productos recibidos deben corresponder exactamente a lo solicitado en la
PO (descripción de producto, cantidad, precio, calidad, etc.).
g) Servicios: Los servicios deben ser entregados en tiempo, forma y de la calidad requeridos
según la PO.
h) Información: Los productos deben contar con COA, Fichas de seguridad u otros necesarios
para su manipulación.
d. Recepción de PO en FLEX
Una vez recibido el bien o servicio se generarán las OV, en señal de conformidad. Según se
detalla a continuación:
-
Bienes: El almacén o Usuario verificará las especificaciones técnicas del bien y generará la
OV. Escribiendo el número de OV en la guía de remisión como señal de conformidad y/o
entregando la OV en documento físico o virtual.
Servicios: El usuario receptor del servicio generará la OV, cuando haya recibido la totalidad
del servicio, eso incluye los certificados, informes y/o documentos derivados de la ejecución
del servicio. El usuario es responsable de enviar la OV al proveedor.
Notas:
1. La información de fecha y quien genero la conformidad u OV se visualiza en el sistema Flex.
2. Durante el cierre de almacén por inventario, no se recibirán bienes. El usuario podrá solicitar
la excepción al equipo de compras para la atención de bienes de compra directa,
responsabilizándose de la regularización de la OV, luego del cierre contable.
6.2.3. Particularidades en el proceso de compras para stock de almacén
6.2.3.1 Almacenes Lima
Las compras de stock se realizan a aquellos ítems identificados como compra recurrente, planificada
y periódica de determinados ítems críticos o de uso continuado de la compañía, los cuales son
declarados por las áreas usuarias de almacén según el PG 087 Procedimiento de almacenes.
Las compras de ítems de Almacén pueden ser realizadas a través de OCA, PO o acuerdos marco con
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los proveedores. Si no existiese un acuerdo marco o licitación, se deberá solicitar a compras la
cotización del producto.
El colaborador a cargo del almacén emitirá la RQ de compra de stock con los códigos individuales y
precios de compra de los ítems de stock, ésta debe ser autorizada o rechazada y continuar con el
proceso según 6.2.2
6.2.3.2 Almacenes Proyectos
Las compras de stock se realizan a aquellos ítems identificados como compra recurrente, planificada
y periódica de determinados ítems críticos o de uso continuado de la compañía, los cuales son
declarados por las áreas usuarias de almacén según el PG 087 Procedimiento de almacenes.
Las compras de ítems de Almacén pueden ser realizadas a través de OCA, PO o acuerdos marco con
los proveedores. Si no existiese un acuerdo marco o licitación, se deberá solicitar a compras la
cotización del producto.
El encargado del proyecto y/o quien designe emitirá la RQ de compra de stock con los códigos
individuales y precios de compra de los ítems de stock, ésta debe ser autorizada o rechazada por el
área de Almacenes y continuar con el proceso según 6.2.2
6.2.4. Particularidades del proceso de compras de CAPEX
Cuando un usuario del Grupo Bureau Veritas tiene un requerimiento de CAPEX, lo primero que debe
hacer es enviar vía correo electrónico una solicitud de cotización y requisitos específicos al
Asistente/analista de Compras, quien deberá solicitar las cotizaciones por los items requeridos.
Luego de consolidar las cotizaciones y hacer una evaluación económica de éstas, el Analista/asistente
de Compras debe enviarlas al usuario solicitante, para que pueda hacer una evaluación técnica del
cumplimiento de las necesidades.
Una vez que se haya definido la compra y el monto total de la inversión, el usuario debe solicitar V°B°
al GG o LAM (según registro de firmas autorizadas establecidas en el F 062) vía email, si se obtiene la
aprobación se debe enviar al asistente/analista de Compras el F-COM- 073 Formato de Solicitud
CAPEX así como la aprobación para la generación del código en flex y continuar con el proceso según
6.2.2
El usuario es responsable de informar al equipo de compras la recepción del bien y/o servicio para que
generen la OV y se avise la activación del CAPEX al equipo de contabilidad.
6.2.5. Particularidades de proveedores con valorización y contratos de servicios recurrentes.
Las RQ, PO y OV de servicios de proveedores recurrentes de largo plazo con acuerdo de precios,
precios regulados y/o contratos podrán ser generados por los practicantes de compras, previa
autorización de la gerencia de compras, logística y administración.
Estos servicios son:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Lavandería sedes Lima.
Renting y recobros.
Traslado de personal.
Taxis.
Mensajería nacional e internacional.
Alquileres, arbitrios municipales y servicios de luz, gas y agua sedes principales Lima.
Combustible.
Seguros
Clínicas ocupacionales.
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•
•
Alquiler de UPS.
Contratos de mantenimiento de equipos instrumentales.
Recojo de residuos sólidos sedes principales Lima.
6.2.6 Particularidades del proceso de compras de transporte
a. Servicios puntuales:
No se dará tramite a ninguna solicitud de transporte sin la correspondiente aprobación de RQ.
b. Servicios de renting:
En el caso de alquiler de nuevos vehículos y/o renovación a largo plazo se requiere la aprobación
del CCE antes del inicio de la licitación.
•
PO: Aplica para los servicios cuya duración sea inferior a 3 meses.
•
Contrato: Se efectúa para los montos cuya duración sea mayor a 3 meses.
Para mayor detalle revisar el PG-089.
c. Servicio de taxis:
El servicio de Taxi corporativo solo podrá ser utilizado para propósitos relacionados con la ejecución de
actividades propias del cargo del trabajador que hace uso del servicio. Mediante taxis solicitados por
intermedio de las aplicaciones y/o correos autorizados y previamente contratadas por Grupo Bureau
Veritas.
El uso del servicio de Taxi corporativo está permitido para el transporte entre cualquier oficina de Bureau
Veritas y las instalaciones de clientes, proveedores, y en general de terceras partes a las cuales
se tenga que dirigir con ocasión de las actividades propias del cargo del usuario del servicio.
Está permitido el uso del servicio de taxi Corporativo hacia y desde el Aeropuerto, cuando el trabajador
tenga que dirigirse a ese destino únicamente con propósitos laborales.
No está permitido utilizar el servicio de Taxi Corporativo para llevar a cabo diligencias personales.
Cualquier excepción a esta política se considerará una desviación y requerirá la aprobación expresa del
CCE.
La creación y/o baja de usuarios la realizará el área de transportes previa aprobación del gerente de
división/área. Estableciendo el límite de gastos mensual por usuario y centro de costos.
6.2.8. Proveedores y facturas
Los proveedores deberán emitir una factura por cada pedido realizado. La factura debe hacer referencia
a la PO correspondiente.
Los proveedores deben enviar electrónicamente las facturas al portal Soft-net, incluyendo la PO que
respalda la compra, guía de remisión (bienes) y OV.
6.3 Reevaluación anual de proveedores
6.3.1
Para todos los proveedores:
Los proveedores que representen el 80% del gasto del año anterior y aquellos que realice tareas de alto
riesgo, se evaluarán de acuerdo con el cronograma anual de evaluación. No se considera los
proveedores ya evaluados en el Top 50, con la revisión del área legal (bancos, entidades públicas, etc)
y personas naturales, a menos que realicen tareas de alto riesgo.
Los formatos para enviar para la reevaluación son el F-COM-072 Autoevaluación de proveedores.
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Compras, Selección y Evaluación de Proveedores de Bienes o
Servicios
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20
Código:
P-COM-064
Fecha:
21/03/2025
Cuando un proveedor envíe F-COM-072. Autoevaluación de proveedores, este debe tener los sustentos
de las respuestas declaradas.
Se considerará la siguiente valoración:
60 puntos≥ ACEPTADO
50-60 puntos% ACEPTADO CON RESTRICCIÓN
50%< NO APROBADO
Los requisitos descritos en el F-COM-072 para “proveedores que realizan tareas de alto riesgo” son
elementos obligatorios para la aprobación de proveedores que realizan estas tareas. La ausencia de
cualquiera de esos elementos o en las evidencias aportadas, descalifica al subcontratista del proceso
de reevaluación anual.
El Jefe de Compras emitirá un informe con los resultados de la evaluación y se comunicará vía correo
electrónico a los proveedores que hayan quedado como NO APROBADOS o APROBADOS CON
RESTRICCIÓN.
Los proveedores no podrán mantener la categoría de aprobado con restricción por más de un año
consecutivo. De ser el caso, el proveedor quedará suspendido por 6 meses hasta que demuestre el
levantamiento de sus desviaciones.
6.3.2
Para el Top 20 & 50 Due Diliegence
El equipo de compras deberá enviar al departamento regional de legal & compliance, la lista de los Top 20
proveedores y subcontratistas del año anterior, la cual deberá ser suministrada por el área financiera local. Se
considera Top 20, los proveedores más importantes por importe de facturación y/o riesgo para BUREAU
VERITAS.
El equipo de compras solicitará a los proveedores la firma del F-COM-075 Autoevaluación del proveedor,
cuestionario del programa corporativo de integridad BV RSC, para enviar al departamento regional de legal &
compliance para su evaluación.
En caso de que haya alguna alerta de las antes mencionadas, el equipo de Legal & Compliance deberá pedir
las aclaraciones correspondientes con base en las cuales deberá determinar de acuerdo con las políticas
internas y las buenas prácticas, el plan de acción a seguir para el caso concreto, que podrá consistir
suspensión de la contratación, prohibición de cualquier relación con el proveedor o aprobación de la
contratación, según corresponda.
6.4 CONTRATOS
Los proveedores podrán contar con contratos de servicio y/o locación. Lo que no exime, la generación de las
ordenes de compras y Good Receipt Note (OV).
a. Solicitud de aprobación de contrato:
El departamento de Compras deberá enviar una solicitud de aprobación al asesor legal externo. En el caso
excepcional de que el solicitante o el departamento responsable de la negociación y elaboración del contrato
sea otro que no Compras, a dicha solicitud se añadirá el departamento de compras para seguimiento del
procedimiento de selección y adquisición. Incluyendo cualquier documento y/o información relevante.
b. Revisión legal del contrato:
El asesor legal externo hará las observaciones y/o modificaciones necesarias. asegurándose de incluir las
cláusulas anticorrupción. (Ver Anexo 3)
c. Revisión de compras del contrato:
El área de compras revisará que se cumpla con el presente procedimiento y todo lo relacionado a la
adquisición.
d. Aprobación del contrato:
10/23
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Con las observaciones subsanadas se procederá a las firmas correspondientes.
e. Registro y archivo:
Se mantendrá un registro centralizado de todos los contratos aprobados, incluyendo la documentación
relacionada y las modificaciones realizadas.
6.5 ROTACIÓN PERIÓDICA DE COMPRADORES
Cada 24 meses, los compradores cambiarán de área de actuación de manera rotativa, ya sea en función del
objeto de negociación o del centro de coste correspondiente, asumiendo la responsabilidad de adquirir
productos/servicios de una categoría distinta a la que estaban a cargo inicialmente.
El criterio para determinar el cambio de área de actuación será establecido por el jefe de compras y almacenes
y el gerente de compras, logística y administración, con la aprobación del Gerente de LATAM de la División
de Compras.
El calendario de rotación de cada comprador y la respectiva área de competencia deberán ser elaborados por
el responsable local con al menos 30 días de anticipación al período de 24 meses y serán enviados al
Departamento de Compliance para su seguimiento en relación con el cumplimiento de esta política.
Dado que algunas compras específicas pueden ser especialmente complejas, en caso de cambio de categoría,
el comprador saliente podrá brindar apoyo y acompañamiento al nuevo comprador designado en sus tareas,
durante un período no superior de 30 días, garantizando así una transición efectiva de responsabilidades.
En el caso de los compradores especializados en flotas/transportes: debido a la naturaleza particular de las
negociaciones con proveedores de transporte, la rotación periódica será reemplazada por la presentación de
Declaración de confidencialidad y no conflicto de intereses (F-COM-074). Dicha declaración deberá ser
firmada por cada responsable de este sector y se renovará anualmente.
El control y la actualización de estas declaraciones estarán a cargo del jefe de compras y almacenes. Además,
tanto el Departamento de Compliance local como el equipo de Recursos Humanos deberán recibir y archivar
estas declaraciones en la carpeta personal de cada trabajador.
6.6 MATRIZ DE APROBACIONES
Los usuarios aprobadores según el registro de firmas autorizadas en el F 062, deben designar un aprobador
sustituto durante sus vacaciones y/o ausencias prolongadas. El aprobador sustituto debe tener como mínimo
el mismo tipo de aprobación. Y notificar al equipo de compras con 1 semana de anticipación para modificar
la matriz de aprobaciones cargadas en FLEX.
En caso ausencias fortuitas y/o no programadas de algún usuario aprobador, que no le permita designar un
sustituto; será el Gerente de Administración y Finanzas quien designe el aprobador sustituto.
En ausencia del Gerente General, el Gerente de Administración y Finanzas puede actuar como firma Tipo
4V y 5C, según lo indicado en el registro de firmas autorizadas en el F 062.
7
REGISTROS
7.1 PO – sistema de compras FLEX
7.2 F-COM- 061 Registro de Nuevos Proveedores
7.3 F-COM-071: Declaración de proveedores
7.4 F-COM-072. Autoevaluación de proveedores
7.5 F-COM-073. Formato de Solicitud CAPEX
7.6 F-COM-074. Declaración de confidencialidad y no conflicto de intereses
7.7 F-COM-075. Autoevaluación del proveedor cuestionario del programa corporativo de integridad BV RSC
7.8 F-COM-076 Cronograma de Evaluación de proveedores
7.9 Guía de Remisión o Factura
8
ANEXOS:
11/23
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8.1 ANEXO 1: TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES DE COMPRA DE BUREAU VERITAS
8.2 ANEXO 2: PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
8.3 ANEXO 3: CLAUSULAS ANTICORRUPCION
9
MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO
Ver
.
Fecha
20
21/03/2025
Sección(es)
afectada(s)
Breve descripción del cambio
Se incluye la definición de tarea de alto riesgo
3
Se incluye la Directriz LAM QHSSE DR 021
5
Se describe los requisitos de proveedores que realizan
6.1
tareas de alto riesgo en la evaluación para la selección de
proveedores
6.2.6
Se precisa el alcance de los servicios de alto riesgo y la
responsabilidad del Analista/Asistente de compras antes de
emitir la OC
Se precisa los criterios para la reevaluación anual de
proveedores que realizan tareas de alto riesgo y se retira al
BV Desk como parte de la evaluación de proveedor y se
considera el F072
Se añade el cronograma de evaluación de proveedores
Se elimina el anexo 4
19
23/05/2024
Se actualizó numeral 3, 4, 6.2.1, 6.2.2
6.3.1
7
8
3 al 6
Numeral 6.2.2.a se elimina: *Para solicitudes de cotización de
servicios para equipos analíticos, esto serán a través de la
aplicación Bureau Desk.
Particularidades del proceso de compras de transporte se
cambia de numeral, de 6.2.2 a 6.2.7.
Se agrega 6.2.5 Particularidades de proveedores con
valorización y contratos de servicios recurrentes y 6.2.6.
Particularidades de las compras de servicios de alto riesgo.
Se agrega 6.6 Matriz de aprobaciones.
Se agrega anexo 4, Recomendaciones al envío de la OC.
18
01/02/2024
Se actualiza número mínimo de cotizaciones y solicitud de
compra.
4 al 8
Se elimina el numeral 6.2.2.b
Se eliminan los numerales de las notas.
Se agrega comité de compras y almacenamiento de
documentación del proceso de compras.
Se hace agregan los formatos F-COM-074 Declaración de
confidencialidad y no conflicto de intereses y el F-COM-075
Autoevaluación del proveedor, cuestionario del programa
corporativo de integridad BV RSC
Se adiciona puntos 6.2.3.1; 6.2.3.2; 6.2.5; 6.3.2; 6.4 y 6.5.
17
10/10/2023
Se actualiza todo el documento.
3 al 7
Se elimina:
9.1 F-COM-064 Seleccion y Evaluacion de Proveedores
9.2 F-COM-065 Lista de proveedores aprobados
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9.3 F-COM-068 Acta de Conformidad.
Se incluyó condiciones para la adquisición de un activo fijo,
atención de emergencias, plazos de aprobaciones de RQ,
trazabilidad de bienes y/o servicios críticos para la
acreditación y servicios y bienes críticos en Calidad, Salud,
Seguridad y Medio Ambiente.
Se incluyo carga de tanques y sistemas de almacenamiento
como servicio crítico en Calidad, Salud, Seguridad y
Medioambiente.
6.3.1
6.4.1
16
25/10/2022
15
06/04/2021
Se modificó número mínimo de cotizaciones
6.1
14
11/03/2019
Todo el documento.
Todos
Fecha
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Diana Asencios
Adriana Diaz
Oscar Begazo
Jefe de Compras y
Almacén
Auditor QHSE
Gerente de compras,
logística y Servicios
Generales
Versión
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ANEXO 1
TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES DE COMPRA DE BUREAU VERITAS
1. Definiciones
1.1 "Comprador" se refiere a la empresa identificada en la Orden de Compra, poseída en un 50% o más,
o a cualquier otra entidad legal controlada directa o indirectamente (en el sentido del control asignado por
el artículo L.233-3 del Código de Comercio francés) por Bureau Veritas SA, la controladora final.
"Vendedor" se refiere a una persona física o jurídica identificada como proveedor de bienes o proveedor
de servicios en la Orden de Compra emitida por el Comprador. "Formulario de Información del Vendedor"
se refiere al formulario que el Vendedor debe completar, firmar y devolver al Comprador antes de la
emisión de cualquier Orden de Compra con el fin de proporcionar al Comprador la información apropiada
sobre la organización jurídica del Vendedor, la forma societaria, los datos bancarios, la estructura de
control y la alta gerencia. "Condiciones Generales de Compra" se refiere a los términos y condiciones
establecidos en el presente documento. “Bienes" se refiere a los bienes (si los hubiere) descritos en la
orden de Compra. “Servicios" se refiere a los servicios (si los hubiere) descritos en la Orden de Compra.
"Orden de Compra" se refiere a una orden de compra por escrito emitida por un representante
debidamente autorizado del Comprador que describa los Bienes o Servicios que el Comprador desea que
le sean suministrados por el Vendedor. La Orden de Compra contendrá información apropiada sobre las
cantidades, fechas de entrega o de ejecución y precios, así como cualquier otra información o datos de
la orden que puedan ser necesarios para que el Vendedor entienda y satisfaga las necesidades de
adquisición del Comprador. “Dirección de Entrega" se refiere a la dirección en la que se entregarán los
Bienes y se prestarán los Servicios tal y como se indica en la Orden de Compra.
2. Ámbito de aplicación
2.1 Las Condiciones Generales de Compra son aplicables a la compra de Bienes y/o Servicios por parte
del Comprador a los Proveedores.
2.2Ninguna condición general del Vendedor regirá la Orden de Compra, a menos que sea acordado así
por escrito por el Comprador, incluso si (i) el Comprador no se opone a ellos explícitamente o (ii) las
condiciones generales del Vendedor están incluidas ya sea en la confirmación de la orden que el Vendedor
está obligado a emitir de acuerdo con la Sección 3.1, o en cualquier otro documento emitido por el
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Vendedor. La aceptación o el pago de los Bienes o Servicios por parte del Comprador tampoco deberá
constituir un acuerdo implícito.
3. Acuerdo del Comprador para la Compra de Bienes o Servicios
3.1El acuerdo del Comprador para la Compra de Productos o Servicios y el acuerdo del Vendedor para la
venta de Productos y la prestación de Servicios se constituirá (i) en el momento en que el Comprador reciba
la confirmación escrita del Vendedor de que el Vendedor acepta la Orden de Compra dentro de un plazo
máximo de 5 (cinco) días hábiles a partir de la fecha de emisión de la Orden de Compra por parte del
Comprador o (ii) en ausencia de confirmación escrita, en el momento de la validación entre las Partes de
la Orden de Compra emitida por el Comprador por teléfono o por cualquier otro medio, en cuyo caso, las
Partes harán todo lo posible para confirmar posteriormente por correo electrónico su consentimiento
expreso para la constitución del acuerdo.
3.2 A falta de pruebas escritas del consentimiento dado por ambas Partes para celebrar el acuerdo y en
caso de desacuerdo entre las Partes, se considerará que la fecha del acuerdo es la fecha de emisión de
la Orden de Compra, siempre que el Comprador haya comenzado a cumplir sus obligaciones en virtud
del acuerdo.
4. Precios - Facturación - Condiciones de Pago
4.1 A menos que se disponga lo contrario en la Orden de Compra, los precios de los Bienes o Servicios se
denominan y facturan en la moneda local de la jurisdicción o país donde se entregarán los Bienes y/o se
ejecutarán los Servicios.
4.2 Los precios de los Bienes incluirán los gastos de embalaje, envío o transporte, almacenamiento,
franqueo y seguro. A menos que se indique lo contrario en la Orden de Compra, los Bienes se entregarán
DDP (Delivery Duty Paid o entregados derechos pagados) (Incoterms 2010) en la Dirección de Entrega.
Para los Servicios, los precios incluirán todos y cada uno de los gastos y costos sufridos por el Vendedor
en relación con la realización de los Servicios.
4.3 Los precios especificados en la Orden de Compra son fijos y firmes. Los precios son netos y excluyen
cualquier impuesto sobre las ventas, el valor agregado o cualquier otro impuesto o cargo similar sobre el
volumen de negocios que el Vendedor esté obligado a pagar de acuerdo con las leyes aplicables o a
cobrar al Comprador. Cualquier aumento de los precios de los Bienes o Servicios sólo será efectivo en la
medida en que el Comprador (i) reciba del Vendedor adecuada documentación de soporte a más tardar
antes del envío de los Bienes o la prestación de los Servicios y (ii) acuerde, por escrito, dicho aumento. Si
el Comprador no está de acuerdo con el aumento de los precios, el Comprador tendrá derecho, a su
exclusivo criterio, a cancelar la Orden de Compra de forma gratuita y a reclamar daños y perjuicios.
4.4El Vendedor deberá emitir facturas sólo una vez que los Bienes hayan sido entregados o los Servicios se
hayan realizado de conformidad con los términos descritos en la Orden de Compra. Las facturas del
Vendedor deberán contener información obligatoria requerida bajo cualquier ley aplicable, así como el
número de la Orden de Compra del Comprador
4.5El Comprador deberá pagar las facturas del Vendedor dentro de un período máximo de sesenta (60) días
después de la fecha de e misión de las facturas por transferencia bancaria a la cuenta bancaria designada por
el Vendedor en el Formulario de Información del Vendedor. Los pagos del Comprador se harán solamente a
una cuenta bancaria abierta a nombre del Vendedor en la jurisdicción o país donde el Vendedor esté
debidamente constituido o registrado.
4.6 En ninguna circunstancia, los pagos del Comprador se considerarán como un reconocimiento por parte
del Comprador de que los Bienes han sido entregados o los Servicios se han realizado de conformidad
con la Orden de Compra. En caso de que los Bienes o Servicios estén defectuosos y/o incompletos, el
Comprador tendrá derecho a retener el pago de cualquier factura en disputa hasta que dicha disputa se
resuelva de acuerdo con la Cláusula 13.2. El Comprador también tiene derecho a compensar contra
cualquier cantidad por vencer o vencida adeudada al Vendedor, cualquier cantidad adeudada por el
Vendedor al Comprador (incluyendo, entre otros, multas adeudadas por el Vendedor por entrega tardía o
parcial de Bienes o prestación de servicios, según lo dispuesto en la Sección 6.2).
4.7 La multa por mora adeudada por el Comprador al Vendedor es equivalente a 1% a.m. El tipo aplicable
es el que está en vigor el primer día siguiente a la fecha de vencimiento de la factura.
5. Entrega - Riesgos -Título
5.1 Los Bienes se entregarán y los Servicios se prestarán en la fecha o dentro del plazo establecido en la
Orden de Compra en la Dirección de Entrega. Las entregas irán acompañadas de la Orden de Compra
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del Comprador. En general, las entregas deberán incluir un embalaje estándar desechable. En caso de
que se utilicen embalajes reutilizables, éstos se facilitarán en calidad de préstamo. La devolución de
dichos envases reutilizables por el Comprador al Vendedor se llevará a cabo por cuenta y riesgo del
Vendedor.
5.2 Los riesgos de los Bienes pasarán al Comprador (i) en caso de entrega sin instalación o montaje al
entregar los bienes en la Dirección de Entrega, a menos que los bienes sean rechazados por el Comprador
y (ii) en caso de entrega con instalación o montaje tras la declaración escrita de aceptación del Comprador.
5.3 El título de propiedad de los Bienes pasará al Comprador en el momento de la entrega de los mismos
en la Dirección de Entrega, a menos que los Bienes sean rechazados por el Comprador.
6. Plazo y cantidades de Entrega
6.1 El plazo y las cantidades estipuladas para la entrega de los Bienes y/o la prestación de los Servicios serán
esenciales. Por consiguiente, el Comprador no está obligado aceptar entregas anticipadas, entregas
tardías, entregas parciales o entregas excesivas que requieran siempre el consentimiento previo por
escrito del Comprador. Si el Comprador decide, a su exclusivo criterio, aceptar una o más de esas
entregas que no cumplen con los requisitos, dicha aceptación no constituirá una renuncia al derecho del
Comprador a rechazar cualquier otro envío que no se ajuste a una Orden de Compra.
El Vendedor notificará inmediatamente al Comprador sobre cualquier posible demora en la entrega de los
Bienes o en la prestación de los Servicios. Sin perjuicio de cualquier otro recurso disponible en virtud de las
presentes Condiciones Generales de Compra, el Comprador podrá decidir, a su discreción, (i) anular la
Orden de Compra de los Bienes o Servicios en cuestión, de forma gratuita, o (ii) cargar al Vendedor una
multa por la entrega o la ejecución tardía de los Bienes/Servicios relativos a una Orden de Compra
específica. Esta multa se calculará diariamente y a una tasa de 0.5% del precio de los Bienes no entregados
o de los Servicios no realizados por día de retraso. Esta multa será pagadera por el Vendedor hasta que
tenga lugar la entrega real de los Bienes o la finalización de los Servicios, pero no podrá exceder un total
del 10% del valor total de la Orden de Compra. Antes de facturar dicha multa, el Comprador permitirá al
Vendedor dar explicaciones (si las hubiera) sobre dicha demora. El Vendedor será responsable del pago
de esta multa en los casos en que la no entrega o no realización sea parcial o total.
7. Garantías - Rechazo – Recursos
7.1 El Vendedor garantiza (i) que los Bienes serán nuevos, sin usar, de calidad comercial y satisfactoria,
aptas para cualquier propósito dado a conocer al Vendedor, ya sea expresa o implícitamente, libres de
cualquier defecto en el diseño, material o mano de obra, (ii) que los Bienes y Servicios se ajustarán a las
especificaciones, ilustraciones, muestras u otras descripciones contenidas o a las que se hace referencia
en la Orden de Compra y que los Bienes cumplirán con todas y cada una de las normas de salud y seguridad
según se requiera o se establezca en virtud de las leyes y reglamentos aplicables, (iii) que el Vendedor
ejercerá todas las habilidades, cuidados y diligencias debidas necesarias y que prestará los Servicios de
acuerdo con buenas prácticas de ingeniería, profesionales y éticas
7.2En caso de que los Bienes o Servicios no cumplan con la Orden de Compra y las garantías descritas
en la sección 7.1, incluidos los defectos que no aparezcan hasta que los Bienes sean procesados
posteriormente, el Comprador dispondrá de los siguientes recursos, a su exclusivo criterio:
7.3 Rechazar Bienes y devolverlos al Vendedor a riesgo y costo del Vendedor
7.4Solicitar (si corresponde) al Vendedor que erradique los defectos o incumplimiento de los Bienes o
Servicios dentro de un período razonable de tiempo determinado por el Comprador, a costo del Vendedor
7.5 Solicitar al Vendedor que reemplace los Bienes defectuosos o que no cumplan con los requisitos o
solicitarle que cumpla con la realización de los Servicios dentro de un período razonable de tiempo según
lo determinado por el Comprador, y a costo del Vendedor
7.6 Obtener del Vendedor una reducción de precio por aquella parte de los Bienes y/o Servicios afectados
por tales defectos o incumplimiento,
7.7 Erradicar los defectos o hacer que sean erradicados por un tercero u organizar la entrega de Bienes o
Servicios similares por parte del Vendedor o de un tercero; los costos serán asumidos en cada caso por
el Vendedor
7.8Anular la Orden de Compra, en su totalidad o en parte, de forma gratuita, y obtener una compensación
adecuada del Vendedor por los daños sufridos por el Comprador
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7.9 Dichas garantías permanecerán en vigor por un período total de 24 (veinticuatro) meses a partir de la
fecha de entrega de los Bienes o de la prestación de los Servicios. Dichas garantías, sin perjuicio de otros
derechos y recursos del Comprador, incluyen entre otros la garantía legal por defectos ocultos, previstas
en cualquier ley aplicable. Siel Vendedor dejase de fabricar los Bienes, y por un plazo de al menos 5 (cinco)
años, el Vendedor garantizará un adecuado servicio de reparación, así como el suministro de repuestos.
8 . Confidencialidad - Propiedad Intelectual
8.1 Todas las especificaciones, software y cualquier otra información, ya sea de naturaleza técnica o
comercial, proporcionados por el Comprador en relación con la Orden de Compra, así como la Orden de
Compra en sí misma, serán tratadas como confidenciales por el Vendedor y, sin el consentimiento previo
por escrito del Comprador, no serán reveladas por el Vendedor a terceros, y el Vendedor no las utilizará
para publicidad, exhibición o publicación ni para ningún otro propósito que no sea el necesario para el
correcto cumplimiento de sus obligaciones bajo la Orden de Compra. Cuando sea requerido por el
Comprador, el Vendedor suscribirá por separado un acuerdo de confidencialidad por escrito.
8.2 Todas las especificaciones, software y cualquier otra información proporcionados por el Comprador en
relación con la Orden de Compra seguirán perteneciendo al Comprador en todo momento. Deben ser
entregados al Comprador al finalizar la Orden de Compra y deben ser utilizados por el Vendedor
únicamente para los fines de la Orden de Compra
8.3 El Vendedor reconoce que todos los derechos de propiedad intelectual relacionados con la Orden de
Compra, incluyendo entre otros, los nombres, marcas de servicio, marcas registradas, invenciones,
logotipos y derechos de autor del Comprador y sus afiliadas, son y seguirán siendo propiedad exclusiva
del Comprador o sus afiliadas y no serán utilizados por el Vendedor, excepto en la medida en que el
Vendedor obtenga la aprobación previa por escrito del Comprador y, sólo en la forma prescrita por el
Comprador.
9. Indemnización
9.1 El Vendedor indemnizará y exonerará al Comprador y sus afiliadas de cualquier reclamación, costo,
gasto (incluyendo honorarios razonables de abogados), pérdidas y daños que el Comprador y/o sus
afiliadas puedan sufrir, ya sea que surjan (i) del incumplimiento por parte del Vendedor de cualquiera de
sus obligaciones bajo la Orden de Compra, (ii) de la negligencia del Vendedor, sus agentes, cesionarios,
empleados o subcontratistas, (iii) de las demandas de responsabilidad por productos, que surjan en
relación con los Bienes en cualquier momento y sin perjuicio de las limitaciones legales previstas en
cualquier legislación aplicable, o (iv) con respecto a cualquier infracción de patentes, diseños registrados,
marcas registradas, derechos de autor u otros derechos de propiedad intelectual que surjan de la venta
o el uso de los Bienes suministrados o de los Servicios realizados en virtud de la Orden de Compra.
10. Seguros
El Vendedor deberá establecer una cobertura de seguros para dichos riesgos y montos que
deberán ser considerados prudentes por un corredor de seguros razonable que asesora a una empresa
que provee Bienes y/o Servicios al Comprador, pero en cualquier caso no menos de: a) El Seguro de
Responsabilidad General e Indemnización Profesional, con un límite no inferior a 500.000 EUR (quinientos
mil euros), limita cualquier suceso que cubra todas las operaciones del asegurado, incluso sin perjuicio
de lo anterior, de acuerdo con las responsabilidades contractuales asumidas en el presente contrato; b)
cualquier otro seguro requerido por la ley.
10.1
10.2Si así lo solicita el Comprador, el Vendedor se compromete a proporcionar un certificado fechado y
firmado por sus aseguradores por las diferentes pólizas de seguro solicitadas en el artículo 10 que pruebe
su cobertura, con las primas a pagar por el Vendedor durante el período. Estos certificados deben
especificar el importe y el alcance de la cobertura, así como el período de validez de la póliza de seguro
suscrita.
11. Cumplimiento
11.1 El Vendedor deberá cumplir con todas las leyes y reglamentos nacionales o internacionales
pertinentes y aplicables y/o códigos de práctica relacionados con el embalaje, etiquetado, transporte,
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almacenamiento y manipulación de cualquier sustancia peligrosa
El Vendedor y cualquiera de sus subcontratistas o proveedores deberán cumplir con todas las
leyes y regulaciones pertinentes, incluyendo, pero no limitándose a las leyes y regulaciones del país del
Vendedor, el país que es el destino final de los Bienes o Servicios y/o los países en los que el Vendedor va
a llevar a cabo su trabajo, así como todos los países intermedios, incluyendo, pero no limitándose a, las
leyes y regulaciones relacionadas con la lucha anticorrupción, el blanqueo de dinero, la lucha
antiterrorista, las cuestiones medioambientales, la protección de datos y de la intimidad, el control de la
exportación, así como con las restricciones de comercio y los embargos
11.2
El proveedor se compromete a cumplir con el Código de Ética de Bureau Veritas y el Código de
Conducta de los Socios Comerciales, tal y como han sido modificados en sus últimas versiones
actualizadas, publicadas en el sitio web de Bureau Veritas
11.3
El Vendedor además garantiza que tanto el Vendedor como cualquiera de sus propios
proveedores de bienes o servicios o cualquiera de sus subcontratistas deberán observar en todo momento
los compromisos socialmente responsables de la cadena de suministro, incluyendo, pero no limitándose
a la prohibición de (i) el trabajo involuntario, no declarado, forzado o por trabajo infantil, (ii) condiciones
de trabajo inseguras o insalubres en las instalaciones donde se fabricarán o procesarán las mercancías
o una parte de ellas (incluido el alojamiento que pueda proporcionarse a los empleados en dichas
instalaciones) y (iii) cualquier forma de discriminación hacia los empleados (incluida, entre otras, la
discriminación por motivos de género, raza, religión, edad, orientación sexual, discapacidad física o
mental, actividad sindical, etc.).
11.4
12. Protección de datos
12.1 El vendedor declara y garantiza que él, sus empleados, sus subcontratistas, sus proveedores o
cualquier persona que actúe en su nombre cumplirán todas las leyes y reglamentos nacionales, europeos
o internacionales aplicables, publicados o no, incluyendo en particular la Directiva 95/46/CE del
Parlamento Europeo y del Consejo relativa a la protección y al tratamiento de los datos personales, y la
Normativa de la Unión Europea sobre la transferencia de datos personales y el Reglamento General sobre
Protección de Datos de la UE 2016/679 del 27 de abril de 2016 (en su forma abreviada, "Leyes de
Protección de Datos") Cuando el Vendedor en la ejecución de la Orden de Compra procese datos
personales (según lo definido por la Ley de Protección de Datos) de los empleados, contratistas, socios
comerciales o clientes del Comprador en nombre del Comprador, entonces el Comprador actuará como
"Controlador de Datos" y el Vendedor actuará como "Responsable del Tratamiento de Datos" (según lo
definido por la Ley de Protección de Datos)
Los términos y condiciones bajo los cuales el Vendedor se compromete a realizar el
procesamiento de información personal en nombre del Comprador se establecen enel Apéndice 1 de estos
Términos y Condiciones Generales de Compra.
12.2
13. Servicios realizados en las instalaciones del Comprador
Si bajo la Orden de Compra, el Vendedor debe prestar Servicios en locales que sean de su
propiedad o estén ocupados por el Comprador o uno de sus afiliados: i) El vendedor se ajustará y
procurará que sus proveedores, sus subcontratistas y sus respectivos empleados y agentes cumplan todas
las normas, reglamentos, códigos de práctica y requisitos aplicables en materia de salud, seguridad, ética,
medio ambiente y de otro tipo que estén en funcionamiento en dichas instalaciones, (ii) El Vendedor y el
personal de sus proveedores y subcontratistas que presten dichos Servicios serán equipados por el
Vendedor a su propio costo con todo el equipo de protección personal necesario (incluyendo, pero no limitado
al calzado de protección y los cascos de seguridad necesarios), (iii) El Vendedor y sus proveedores y
subcontratistas han suscrito un Seguro de Responsabilidad del Empleador/Compensación al Trabajador, según
corresponda, para cumplir plenamente con todas las leyes del caso.
13.1
14. Rescisión
14.1El Comprador puede terminar la relación contractual derivada de la Orden de Compra, sin que el
Vendedor pueda reclamar el pago de indemnización alguna, en las siguientes circunstancias: (i) En el caso
de que el Vendedor haya incumplido alguna de las disposiciones de estas Condiciones Generales de
Compra y/o de la Orden de Compra y siempre que el Comprador haya solicitado al Vendedor, mediante
notificación por escrito (incluido el correo electrónico), que cumpla con su obligación o subsane el
incumplimiento en un plazo de quince
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(15) días naturales, el Comprador tendrá derecho a rescindir esta relación contractual sin notificación
adicional en el caso de que esta obligación no se cumpla o no se subsane el incumplimiento dentro de
este plazo, (ii) en el caso de que el Vendedor esté en proceso de disolución o se haya disuelto, liquidado
o está haciendo o ha hecho una asignación para el beneficio de los acreedores, o, sujeto a cualquier regla
obligatoria aplicable concerniente a las leyes de bancarrota, siempre que el Vendedor esté siendo o haya
sido declarado en bancarrota, sea puesto en suspensión de pagos o en salvaguarda, o haya tomado el
beneficio de cualquier ley de insolvencia o ley similar que provea protección contra los acreedores o, (iii)
en el caso de cualquier cambio en la estructura de control del Vendedor según lo descrito en el Formulario
de Información del Vendedor, dado que el Vendedor informará al Comprador de cualquier cambio en su
estructura de control en el plazo más breve posible.
15. Cesión y subcontratación
15.1El Vendedor no cederá, transferirá o subcontratará la totalidad o parte de la Orden de Compra sin el
consentimiento previo por escrito del Comprador. El Comprador puede ceder o transferir la totalidad o
parte de la Orden de Compra a cualquiera de sus filiales en cualquier momento sin el consentimiento
previo del Vendedor.
16. Legislación aplicable – Jurisdicción
Esos Términos y Condiciones Generales de Compra, junto con cualquier Orden de Compra
emitida por el Comprador en base a estos Términos y Condiciones Generales de Compra, y cualquier
disputa o reclamo que surja de o en relación con ellos o su objeto se regirán por, e interpretadas de
acuerdo con las leyes del país de establecimiento del Comprador, excluyendo la Convención de Viena de
1980 sobre Contratos para la Venta Internacional de Bienes
16.1
16.2 Todas las controversias que surjan de, o en relación con, la validez, interpretación, cumplimiento,
incumplimiento o terminación de estas Condiciones Generales de Compra, así como cualquier Orden de
Compra emitida sobre la base de estas Condiciones Generales de Compra, se someterán a arbitraje en
virtud del Reglamento de Arbitraje CMAP (Centro de Mediación y Arbitraje de París, París, Cámara de
Comercio e Industria situado en la avenida 39 de Franklin Roosevelt, 75008 París) al que el Comprador
y el Vendedor se comprometen a seguir.
ANEXO 2
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
1.
Procesamiento de Datos
Las operaciones sobre datos personales implican (el ""Procesamiento de Datos""):
•
•
•
•
el/los Objetivo (s) de procesamiento: Registro de Vendedores
las categorías de datos personales involucradas (los ""Datos Personales""): Vendedores
la duración del procesamiento de datos 10 años y
las categorías de los asuntos de datos implicados: Datos de Identificación.
En este sentido, las Partes deberán cooperar en cualquier momento y de manera diligente para formalizar
toda la documentación requerida para el Procesamiento de Datos.
2.
Obligaciones de los Responsables de Tratamiento de Datos
El Vendedor se compromete y garantiza:
Cumplir con todas las Obligaciones como Responsable del Tratamiento de Datos en cumplimiento
con las Leyes de Protección de Datos dentro del marco de la ejecución de una Orden de Compra, y que
los Productos y los Servicios sean provistos de conformidad con las Leyes de Protección de Datos.
-
-
Proporcionar al Comprador, en cualquier momento y previa solicitud, toda la información y documentación
necesaria para justificar (i) El cumplimiento por parte del Vendedor de todas las Leyes de Protección de
Datos aplicables, y (ii) el cumplimiento del Vendedor con el presente Anexo 1, particularmente en el caso
de auditorías e investigaciones llevadas a cabo por el Comprador o terceros que actúen en su
representación, o cualquier autoridad competente de protección de datos;
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Informar inmediatamente al Comprador sobre cualquier circunstancia que comprendan la incapacidad
del Vendedor de cumplir con las Leyes de Protección de Datos o proveer Productos y Servicios en
cumplimiento con las Leyes de Protección de Datos, en cuyo caso el Comprador y Vendedor deberán
cooperar de buena fe a resolver cualquier problema, en particular, a identificar el impacto de dichas
circunstancias en los Servicios y a determinar los cambios en los Términos y Condiciones Generales de
Compra o en los Productos y Servicios que serán requeridos. Al respecto, en el caso que las Partes no
logren llegar a un acuerdo para resolver el problema, el Comprador estará facultado para rescindir los
Términos y Condiciones Generales de Compra de conformidad con sus términos y condiciones, sin incurrir
en ninguna responsabilidad.
-
Procesará los datos personales exclusivamente para los fines establecidos y en cualquier caso,
exclusivamente para ejecutar la Orden de Compra, excluyendo así cualquier uso, utilización o comunicación
de dichos datos personales por parte del Vendedor para sus propias necesidades internas o para las
necesidades de terceros.
-
Procesará datos personales de conformidad con las instrucciones del Comprador, salvo se requiera
de manera urgente para mitigar una brecha de seguridad como se detalla en el artículo 4 mencionado
líneas abajo;
-
Asistirá al Comprador en la realización de evaluaciones de impacto de protección de datos;
-
Cooperará diligentemente con el Comprador para permitirle cumplir con sus Obligaciones
relacionadas a interesados que buscan ejercer sus derechos según se establecen la Ley de Protección
de Datos, incluyendo, pero no limitándose al derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición,
derecho de restricción de procesamiento, derecho a portabilidad de datos, derecho a no estar sujeto a
una decisión individual automática (incluyendo creación de perfiles). Específicamente, el Vendedor se
compromete a:
-
•
Responder lo más pronto posible a cualquier requerimiento por parte del Comprador en este sentido;
•
Reenviar cualquier solicitud recibida para el Comprador lo más pronto posible en casos donde los
interesados envíen solicitudes para ejercer sus derechos al Vendedor;
Cumplirá con la duración de retención de datos definida, según ha sido definido por el Comprador y
a criterio y siguiendo las instrucciones del Comprador, eliminará todos los datos personales o los
devolverá al Comprador, así como también eliminará los ejemplares existentes, salvo lo requieran las
leyes aplicables;
-
Mantendrá un registro de las actividades de procesamiento de conformidad con el Artículo 30 de la
Regulación (EU) 2016/679 de fecha 27 de abril de 2016;
-
Comunicará al Comprador el nombre y datos de contacto del responsable de la protección de datos,
según sea el caso, en caso haya designado uno de conformidad con el Artículo 37 de la Regulación (EU)
2016/679 del 27 de abril de 2016.
-
3.
Medidas de Confidencialidad
El Vendedor se compromete y garantiza que mantendrá la confidencialidad de todos los datos
personales y particularmente:
-
que ha implementado o implementará procedimientos adecuados de derecho de acceso para regular
el acceso a datos personales, tales como métodos criptográficos, medios de autenticación, etc., según
sea aplicable;
-
que únicamente las personas con necesidad de conocer más, con la finalidad de brindar los servicios,
tendrán la posibilidad de acceder a datos personales, y dichas personas están ligadas por medio de
Obligaciones de confidencialidad a nivel legal o contractual, las cuales no son menos exigentes que los
establecidos en el Artículo 8 “Confidencialidad” de los Términos y Condiciones Generales de Compra.
-
4.
Medidas de Seguridad
El Vendedor se compromete y garantiza que mantendrá la seguridad de los datos personales, y
particularmente que:
-
Ha implementado y/o implementará para el caso de Productos y Servicios, medidas técnicas y
organizacionales adecuadas para conservar la seguridad de los datos personales según se describe en
el presente, y particularmente evitar pérdidas, robo, supresión fraudulenta o accidental, alteración o
-
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divulgación no autorizada, uso o acceso particularmente cuando el procesamiento incluya transmisión de
datos por medio de una red;
Dichas medidas han sido adaptadas al Procesamiento de Datos involucrado por los Productos y
Servicios y consideran los mejores estándares de la industria y los costos relacionados a su
implementación, los riesgos presentados por el procesamiento y naturaleza de los datos que serán
protegidos;
-
Notificará al Comprador tan pronto como sea posible de (i) cualquier vulneración de seguridad de
datos personales (ii) toda la información asociada necesaria para permitir al Comprador a que cumpla con
sus obligaciones de notificación a la autoridad competente de protección de datos y finalmente a los
interesados que estén dentro de los retrasos reglamentarios y que documenten el incumplimiento,
incluyendo, pero no limitándose a:
-
-
La naturaleza del incumplimiento;
-
Las categorías y el número aproximado de personas afectadas por el incumplimiento;
-
Las categorías y el número aproximado de registros de datos personales implicados;
-
Las probables consecuencias del incumplimiento de los datos personales;
-
Las medidas tomadas o que se tomarán para solucionar el incumplimiento de los datos personales,
incluyendo, cuando sea apropiado, medidas para mitigar cualquier consecuencia negativa.
5.
Sub-tratamiento
-
El Vendedor se compromete y garantiza que no confiará en otro procesador (en adelante "SubProcesador") ni íntegra ni parcialmente involucrado en el Tratamiento de Datos, sin el consentimiento
previo por escrito del Comprador y sin haber indicado oportunamente al Comprador qué actividades de
procesamiento están siendo subcontratadas y el nombre y datos de contacto del Sub- Procesador.
-
En el caso que el Comprador autorice una intervención de un Sub-Procesador, el Vendedor se
compromete y garantiza que:
• El
Sub-Procesador estará vinculado por Obligaciones contractuales equivalentes, como las
establecidas en el artículo 5;
• Se
mantendrá totalmente responsable de cualquier incumplimiento de este Anexo y/o Leyes de
Protección de Datos comprometido por el Sub-Procesador en el marco de los Servicios.
6.
-
7.
Transferencias Transfronterizas
El Vendedor se compromete a no transferir los datos personales fuera del Espacio Económico Europeo,
además de aportar un adecuado nivel de protección, sin el consentimiento previo por escrito del
Comprador y la conclusión previa entre exportadores e importadores implicados, sobre el contrato de
transferencia de datos personales establecido en el marco de las Cláusulas Contractuales estándar de
la Comisión Europea.
Responsabilidad
El Vendedor deberá ser responsable de cualquier incumplimiento ocasionado en contra del
Comprador y/o interesados en virtud del presente Anexo y deberá eximir de toda responsabilidad al
Comprador y/o interesados, según sea aplicable e indemnizar al Comprador y/o Interesados por cualquier
pérdida, daño o costos, incluyendo costes judiciales y honorarios del abogado.
-
ANEXO 3
CLAUSULAS ANTICORRUPCION
-
EL CONTRATISTA declara y garantiza:
1. Que EL CONTRATISTA y sus subsidiarias directas o indirectas no tienen acuerdos y se
comprometen a no tenerlos, relacionados con las transacciones contempladas en este Contrato o en
conexión con otras transacciones comerciales que involucren a EL CONTRATANTE, de hacer, prometer,
-
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autorizar, ratificar u ofrecer o participar en la entrega de pagos o transferencias de cosas de valor, directa
o indirectamente: (1) a Funcionarios de Gobierno o a intermediarios para el pago a Funcionarios de
Gobierno; o (2) a los partidos políticos. Es la intención de las partes que no se realizarán, prometerán,
autorizarán, ratificarán u ofrecerán pagos o transferencias de objetos de valor con el propósito o para
efectos de sobornos públicos o comerciales, aceptación o consentimiento de extorsión, soborno o
cualquier medio ilegal o inadecuado de asegurar una ventaja u obtener o retener negocios.
2. Que EL CONTRATISTA no ha realizado acciones directas o indirectas que pudieran causar que
EL CONTRATANTE, EL CONTRATISTA o sus subsidiarias directas o indirectas violen las leyes o
reglamentos anticorrupción o antisoborno aplicables a ellas.
-
3. Ninguno de los funcionarios, directores, empleados, agentes o accionistas de EL CONTRATISTA
o sus subsidiarias directas o indirectas es o fue Funcionario de Gobierno mientras ha sido funcionario,
director, empleado, agente o accionista de EL CONTRATISTA o sus subsidiarias, como corresponda. A
la fecha de ejecución de esta Oferta, y durante su plazo, ningún Funcionario de Gobierno es o se
convertirá en asociado o propietario o actualmente posee intereses directos o indirectos en EL
CONTRATISTA o tiene o tendrá intereses legales o de beneficios en este Contrato o los pagos realizados
por EL CONTRATANTE amparados al mismo.
-
4. Ni EL CONTRATISTA ni sus funcionarios, directores, empleados, agentes o accionistas han sido
condenados, ni se han declarado culpables a un delito relacionado con fraude, corrupción o inmoralidad,
ni se encuentran registrados por dependencias de gobierno como con prohibición, suspensión, propuesta
para la prohibición o suspensión del ejercicio profesional, o es inelegible para participar en programas de
proveeduría de gobierno o contratos de gobierno.
-
5. EL CONTRATISTA no se comunicará ni reunirá con Funcionarios de Gobierno en relación con las
transacciones requeridas bajo este Oferta, sin antes avisar a EL CONTRATANTE de sus intenciones, y
(cuando lo solicite EL CONTRATANTE) sin la presencia de un representante designado por EL
CONTRATANTE.”
-
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