Gestión de las Comunicaciones - Plan de Gestión de Comunicaciones
Objetivo del Plan de Comunicaciones:
Asegurar que toda la información relevante del proyecto de mantenimiento predictivo sea
generada, recolectada, distribuida, almacenada y dispuesta de forma oportuna y eficaz
para todos los interesados, garantizando una ejecución eficiente y sin desviaciones.
Requisitos de comunicación de los interesados clave:
Necesidad de
Frecuencia
Medio / Canal
información
Avance del proyecto,
Gerente de Planta
Semanal
Informe y reunión
alertas críticas
Jefe de
Actividades diarias,
Diario
WhatsApp, Correo
Mantenimiento
cronograma, alertas
Ingenieros de
Instrucciones
Diario
Correo, reuniones
mantenimiento
técnicas, reportes
Proveedores
Cronograma de
Según
Correo, llamadas
externos
intervención, accesos requerimiento
Área de Seguridad y
Procedimientos,
Semanal / Urgente
Reunión, correo
Calidad
alertas de riesgo
Equipo de proyecto Seguimiento técnico
Quincenal
Informe consolidado
PMI
y financiero
Interesado
Tecnologías de comunicación:
Correo electrónico corporativo
MS Teams para reuniones virtuales
Reuniones presenciales y virtuales según necesidad
Aplicaciones móviles para reporte rápido (e.g., WhatsApp, Trello, o Power Apps)
Reportes PDF y tableros en Excel o Power BI
Formato de comunicaciones:
Tipo de
Comunicación
Reporte de avance
semanal
Minutas de reunión
Reporte técnico de
fallas
Cronograma
actualizado
Formato /
Herramienta
Responsable
Formato Excel o PDF
PM del Proyecto
Word o formato
estándar
Formato técnico
interno
MS Project / Gantt
Secretario técnico
Equipo técnico
Planificador
Gestión del Cronograma PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
Herramienta de control:
Se utilizará Microsoft Project para monitorear el avance del cronograma base. También se
puede usar Excel con tabla de tareas, % completado y fechas reales. Para esto podemos
considerar indicadores clave como Valor Planteado que indica lo que se debería haber
ejecutado, el Valor Ganado que interpreta el trabajo que realmente se ha realizado,
Índices de desempeño y Desviaciones del cronograma .
Frecuencia de control:
Seguimiento semanal del avance de tareas.
Reunión quincenal de control con actualización de cronograma, riesgos y ajustes.
Control diario de tareas críticas por parte del jefe de mantenimiento.
Acciones correctivas:
Si el SPI cae por debajo de 0.9, se activan medidas de corrección como: reprogramación
de tareas, reasignación de recursos, o contratación temporal.
Gestión de las Comunicaciones:
Informes de desempeño del trabajo:
Estos documentos resumen el estado real del proyecto comparado con lo planificado.
Incluyen métricas, análisis y recomendaciones.
Tipos de informes:
Tipo de Informe
Contenido Principal
% avance, hitos
Informe semanal de
cumplidos, tareas en
avance
riesgo
Análisis PV/EV/AC,
Informe de
cronograma, alertas,
desempeño mensual
propuestas
correctivas
Estado de máquinas,
Informe técnico de
hallazgos del
equipos
monitoreo predictivo
Resumen gerencial
Informe ejecutivo
del estado del
proyecto
Periodicidad
Responsable
Semanal
Coordinador PM
Mensual
PM del Proyecto
Según hallazgos
Ingeniero predictivo
Quincenal
PM
Presentación de resultados:
Uso de gráficos de Gantt, tablas de KPIs, gráficos de avance.
Reuniones de presentación de resultados al Comité de Proyecto.
Archivos respaldados en SharePoint o OneDrive corporativo.
Control de cambios:
Si se identifica una desviación relevante, se activa el proceso de control integrado de
cambios para evaluar su impacto y ejecutar el procedimiento correspondiente.
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