Gestión de Proyectos: Grupos de Procesos y Áreas

Unidad 1 / Escenario 2
Lectura Fundamental
Grupos de procesos y áreas de
conocimiento de la dirección de
proyectos
Contenido
1
Procesos de la dirección de proyectos
2
Grupos de procesos de la dirección de proyectos
3
Áreas de conocimiento de la dirección de proyectos
Palabras clave: grupos de procesos, áreas de conocimiento, procesos de dirección de proyectos.
INTRODUCCIÓN
Como se presentó en el escenario 1 de la asignatura, la dirección de proyectos se entiende
como “la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades
del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo” (PMI®, 2013, p.5). Para ello, se
cuenta con procesos que deben ser aplicados integralmente al proyecto y, dependiendo de
las características del proyecto y las circunstancias sobre las que se desarrolle, el gerente del
proyecto debe definir continuamente en qué debe concentrarse.
En este sentido, el Project Management Institute (PMI®) ofrece un acervo de conocimiento
representado en pautas y buenas prácticas para la dirección de proyectos, generalmente
reconocidas en el mercado y que se documentan en el Project Management Body of Knowledge
(PMBoK®).
Así se reconocen procesos, grupos de procesos y áreas de conocimiento de la dirección de
proyectos, que interactúan en su desarrollo y que, consecuentemente, es conveniente que sean
conocidos por quien asuma el rol de gerente de proyectos.
A continuación, se presenta brevemente lo que compete a cada uno de ellos.
1. Procesos de la dirección de proyectos
En el ámbito de la dirección de proyectos, un proceso se entiende como “un conjunto de
acciones y actividades, relacionadas entre sí, que se realizan para crear un producto, resultado
o servicio predefinido” (PMI®, 2013, p.47). En consecuencia, cada proceso se compone de
entradas, herramientas y técnicas, y salidas, asociadas con la temática específica que se
trabaja, de tal manera, que aporten al logro del producto, servicio o resultado para el que fue
acometido el proyecto.
De lo anterior se puede inferir que la sola existencia de los procesos no permite el logro de los
resultados esperados; es decir, para alcanzarlos se requiere que alguien los implemente y en
este caso, su implementación la realiza el equipo del proyecto, interactuando en lo que sea
requerido con los interesados identificados en él, siempre con los lineamientos y la participación
del gerente de proyectos, el patrocinador del proyecto y la organización ejecutora.
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Complementando, a medida que se implementan los procesos, se puede hacer seguimiento al
avance del proyecto a lo largo de su ciclo de vida, por lo que, la aplicación de estos procesos en
el ámbito de la dirección de proyectos, aporta positivamente a su desarrollo exitoso.
Asimismo, al ser los proyectos ejecutados comúnmente por una organización, se debe tener
en cuenta que los procesos de la dirección de proyectos no son aislados y, por lo tanto, deben
funcionar en interacción con otros procesos y con los lineamientos y con la forma de operar de
la organización.
1.1 Interacciones entre los procesos de la dirección de proyectos.
Se debe tener presente que cada proceso de dirección de proyectos se diferencia de los demás
y genera salidas específicas, partiendo de algunas entradas sobre las cuales se implementan
herramientas y técnicas que facilitan la obtención del resultado deseado. Sin embargo, las
salidas de los procesos generalmente se convierten en entradas de otros procesos, creando
así, interacciones entre ellos; por lo tanto, deben guardar una relación lógica y coordinada en su
aplicación, sobre la cual debe estar atento el gerente de proyectos.
De acuerdo con el PMI® (2013) “la aplicación de los procesos de la dirección de proyectos
es iterativa y muchos procesos se repiten a lo largo del proyecto” (p.50). De igual manera,
dependiendo del tamaño del proyecto, puede dividirse en fases, que al terminar deben tener al
menos un entregable, por lo que, los procesos también se repiten dentro de cada fase hasta
lograr el resultado esperado en ellas.
Por otro lado, por la naturaleza integradora e iterativa de la dirección de proyectos, el gerente de
proyectos debe saber que las decisiones que tome en relación con un proceso pueden afectar
otros procesos, y más allá, a sus resultados o entregables; por lo cual es conveniente conocer
los grupos de procesos y las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos. Como lo
expresa el PMI® (2013) “una dirección de proyectos exitosa implica gestionar activamente
estas interacciones a fin de cumplir con los requisitos del patrocinador, del cliente y de los
demás interesados (p.48)”.
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2. Grupos de procesos de la dirección de proyectos
El PMI® ofrece una estructura lógica matricial sobre la cual se agrupan los procesos de
dirección de proyectos, inicialmente identificando cinco categorías denominadas grupos de
procesos de la dirección de proyectos, como sigue:
• Grupo de procesos de inicio
• Grupo de procesos de planeación
• Grupo de procesos de ejecución
• Grupo de procesos de monitoreo y control
• Grupo de procesos de cierre
Manteniendo la lógica presentada anteriormente sobre los procesos, cada grupo interactúa con
los demás y ejerce acciones que los afectan recíprocamente.
Finalmente, como se mencionó en el escenario 1 de la asignatura, las fases del ciclo de vida
son diferentes a los grupos de procesos de la dirección de proyectos, ya que estos pueden
presentarse y repetirse en cada fase del ciclo de vida, o en el proyecto como un todo.
2.1 Grupo de procesos de inicio.
Lo conforman “aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o nueva fase de un
proyecto existente al obtener la autorización para iniciar el proyecto o fase” (PMI®, 2013, p.49).
Mediante este grupo de procesos se identifican los interesados, se establece el alcance inicial y
se aproxima el contenido de todas las áreas de conocimiento en un alto nivel, mediante el acta
de constitución del proyecto, y se asigna formalmente al gerente del proyecto.
2.2 Grupo de procesos de planeación.
Lo conforman “aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar
los objetivos y definir el curso de acción requerido para alcanzar los objetivos propuestos del
proyecto” (PMI®, 2013, p.49).
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Mediante este grupo de procesos se integra principalmente el plan para la dirección del
proyecto, con la obtención de cada uno de los planes subsidiarios correspondientes a cada área
de conocimiento y con la interacción entre cada uno de ellos. Es el grupo que contiene más del
50% de los procesos de dirección de proyectos, y representa así la importancia de una buena
planeación para el logro de proyectos exitosos.
2.3 Grupo de procesos de ejecución.
Lo conforman “aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la
dirección del proyecto a fin de satisfacer las especificaciones del mismo” (PMI®, 2013, p.49).
Mediante este grupo de procesos se implementa lo planeado, y el gerente dirige y gestiona el
accionar del proyecto, apoyado por el equipo en relación directa y continua con los interesados.
2.4 Grupo de procesos de monitoreo y control.
Lo conforman “aquellos procesos requeridos para rastrear, revisar y regular el progreso y el
desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar
los cambios correspondientes” (PMI®, 2013, p.49).
Mediante este grupo de procesos se hace seguimiento continuo a la ejecución del proyecto, se
identifican, valoran, aprueban y/o rechazan posibles cambios del plan de dirección de proyectos,
especialmente en sus líneas base y se hacen las respectivas verificaciones y validaciones de los
entregables del proyecto o fase.
2.5 Grupo de procesos de cierre.
Lo conforman “aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos
los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo” (PMI®,
2013, p.49).
Mediante este grupo de procesos, una vez realizadas las verificaciones y validaciones respectivas
de los entregables, se procede al cierre de las adquisiciones efectuadas durante el proyecto y al
cierre de la fase respectiva o del proyecto en su totalidad, previo cumplimiento de requisitos.
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3. Áreas de conocimiento de la dirección de proyectos
Continuando con la estructura lógica matricial que ofrece el PMI®, en su PMBoK®
5°edición, se identifican 47 procesos de dirección de proyectos que se agrupan en
diez áreas de conocimiento con diferencias establecidas. Es así como “un área de
conocimiento representa un conjunto completo de conceptos, términos y actividades
que conforman un ámbito profesional, un ámbito de la dirección de proyectos o un
área de especialización” (PMI®, 2013, p.60).
Para conformar la estructura matricial, se ubican los cinco grupos de procesos en
cinco columnas, las diez áreas de conocimiento en diez filas y en el interior de la
matriz, se ubican los 47 procesos, dependiendo del área y grupo al cual hacen sus
aportes.
3.1 Gestión de la integración del proyecto.
Mediante esta área de conocimiento se coordina e integra la ejecución del proyecto,
manejando las interacciones existentes entre las demás áreas de conocimiento y
aportando directamente a que el proyecto se desarrolle de manera controlada.
De acuerdo con el PMI® (2013), la gestión de la integración del proyecto se compone
de los siguientes procesos:
• Desarrollar el acta de constitución del proyecto.
• Desarrollar el plan para la dirección del proyecto.
• Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto.
• Monitorear y controlar el trabajo del proyecto.
• Realizar el control integrado de cambios.
• Cerrar el proyecto o fase.
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3.2 Gestión del alcance del proyecto.
En esencia se centra en identificar lo que se realizará y lo que no se realizará, en términos del
trabajo del proyecto; es decir, define sus límites para obtener el producto, servicio o resultado
esperado. Asimismo, incluye actividades de monitoreo y control para asegurar la obtención de
los entregables esperados.
Es importante conocer, que dentro de las salidas de esta área de conocimiento se obtiene una
salida relevante para el proyecto, como es la línea base del alcance, configurando la primera de
las tres líneas base que se definen para él.
De acuerdo con el PMI® (2013), la gestión del alcance del proyecto se compone de los
siguientes procesos:
• Planear la gestión del alcance.
• Recopilar requisitos.
• Definir el alcance.
• Crear la EDT/WBS.
• Validar el alcance.
• Controlar el alcance.
3.3 Gestión del tiempo del proyecto.
Esta área de conocimiento dirige sus esfuerzos a lograr la terminación del proyecto en el
plazo que fue definido para ello, incluyendo, durante su desarrollo, actividades de monitoreo y
control.
Es importante conocer que dentro de las salidas de esta área de conocimiento se obtiene
una salida relevante para el proyecto, como es la línea base del cronograma, que configura la
segunda de las tres líneas base definidas para él.
De acuerdo con el PMI® (2013), la gestión del tiempo del proyecto se compone de los
siguientes procesos:
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• Planear la gestión del cronograma.
• Definir las actividades.
• Secuenciar las actividades.
• Estimar los recursos de las actividades.
• Estimar la duración de las actividades.
• Desarrollar el cronograma.
• Controlar el cronograma.
3.4 Gestión de los costos del proyecto.
Mediante esta área de conocimiento se definen los recursos financieros requeridos para el proyecto,
se elabora su presupuesto y su forma de financiación. De igual manera, incluye actividades de
monitoreo y control para que durante su desarrollo no exceda los recursos aprobados.
Es importante conocer, que dentro de las salidas de esta área de conocimiento se obtiene una salida
relevante para el proyecto, como es la línea base de costos, que configura la tercera de las tres líneas
base que se definen para él.
De acuerdo con el PMI® (2013), la gestión de los costos del proyecto se compone de los siguientes
procesos:
• Planear la gestión de los costos.
• Estimar los costos.
• Determinar el presupuesto.
• Controlar los costos.
3.5 Gestión de la calidad del proyecto.
Uno de los factores para tener en cuenta en los entregables del proyecto, es que satisfagan las
necesidades para las que este se originó, cumpliendo con los requisitos que se le definieron.
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Esta área de conocimiento se centra en que el proyecto se lleve a cabo cumpliendo requisitos de
calidad y que además, su accionar guarde relación con el sistema de gestión de la calidad de la
organización ejecutora.
De acuerdo con el PMI® (2013), la gestión de la calidad del proyecto se compone de los
siguientes procesos:
• Planear la gestión de la calidad.
• Asegurar la calidad.
• Controlar la calidad3.6 Gestión de los recursos humanos del proyecto.
Comprende todas las actividades relacionadas con el equipo de proyecto que acometerá las
actividades y la obtención de sus entregables, desde los procesos de planeación del equipo,
hasta su conformación, desarrollo y dirección.
Consecuentemente, incluye la asignación de roles y responsabilidades de los integrantes del
equipo y su participación en procesos de toma de decisiones durante el desarrollo del proyecto.
De acuerdo con el PMI® (2013), la gestión de los recursos humanos del proyecto se compone
de los siguientes procesos:
• Planear la gestión de los recursos humanos.
• Adquirir el equipo del proyecto.
• Desarrollar el equipo del proyecto.
• Dirigir el equipo del proyecto.
3.7 Gestión de las comunicaciones del proyecto.
Uno de los factores de éxito de un proyecto es la buena gestión de las comunicaciones, desde el
accionar mismo del gerente, hasta la de cada uno de los integrantes del equipo y la relación que
guardan estas comunicaciones con los interesados identificados.
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Es así como esta área de conocimiento dirige esfuerzos a los procesos que se requieren para
el buen manejo de la información generada por el proyecto, la forma de comunicarla y las
interacciones que se lleven a cabo con todos los actores involucrados en, o afectados por este,
además de la definición e implementación del ciclo de gestión documental que pueda tenerse
en el desarrollo del proyecto.
De acuerdo con el PMI® (2013), la gestión de las comunicaciones del proyecto se compone de
los siguientes procesos:
• Planear la gestión de las comunicaciones.
• Gestionar las comunicaciones.
• Controlar las comunicaciones.
3.8 Gestión de los riesgos del proyecto.
Mediante esta área de conocimiento se contempla que los proyectos se desarrollen mediante
una serie de restricciones y en un entorno que puede impactar su éxito. Por lo tanto, se
debe llevar a cabo una adecuada gestión de riesgos, que identifique los riesgos positivos
y los negativos, en la búsqueda de materializar riesgos positivos y en lo posible, evitar la
materialización de riesgos negativos.
De acuerdo con el PMI® (2013), la gestión de los riesgos del proyecto se compone de los
siguientes procesos:
• Planeación de la gestión de riesgos.
• Identificación de los riesgos.
• Análisis cualitativo de riesgos.
• Análisis cuantitativo de riesgos.
• Planeación de respuestas a los riesgos.
• Control de riesgos.
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3.9 Gestión de las adquisiciones del proyecto.
Esta área de conocimiento aporta los procesos para la obtención de los recursos requeridos,
además, al equipo del proyecto, en términos de comprar o adquirir todo aquello que se necesita
para implementarlo, a partir de lo definido en el plan de dirección del proyecto.
De acuerdo con el PMI® (2013), la gestión delas adquisiciones del proyecto se compone de los
siguientes procesos:
• Planeación de la gestión de adquisiciones.
• Efectuar las adquisiciones.
• Control de las adquisiciones.
• Cerrar las adquisiciones
3.10 Gestión de los interesados en el proyecto.
Los interesados en el proyecto pueden impactar positiva o negativamente su desarrollo. Esta
área de conocimiento enfoca sus procesos en ellos, de tal manera que se puedan identificar,
analizar y documentar sus expectativas y grados de influencia, entre otros, y así poder llevar a
cabo una gestión adecuada de estos en beneficio del proyecto, lo cual incluye contar con su
participación en la toma de decisiones.
De acuerdo con el PMI® (2013), la gestión de los interesados en el proyecto se compone de los
siguientes procesos:
• Identificar a los interesados.
• Planear la gestión de los interesados.
• Gestionar la participación de los interesados.
• Controlar la participación de los interesados.
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Referencias
PMI®. (2013). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (guía del PMBoK®). 5°ed.
Pensilvania, EUA. Project Management Institute, Inc.
INFORMACIÓN TÉCNICA
Módulo: Herramientas para la Gerencia Eficaz de
Proyectos
Unidad 1: Generalidades, grupos de procesos y áreas de
conocimiento de la Dirección de Proyectos.
Escenario 2: Grupos de procesos y áreas de conocimiento
de la dirección de proyectos.
Autor: Jair Alexis Galvis Pérez
Asesor Pedagógico: Jeimy Lorena Romero Perilla
Diseñador Gráfico: David A. Rivera Virgüez
Asistente: John Edwar Vargas Villa
Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.
Prohibida su reproducción total o parcial.
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