Conservación de Libros
y Papeles de Comercio Mensajes de Datos y
Documentos
Realizado por:
Oscar Daniel Garcia Lopez
La conservación adecuada de los libros,
papeles de comercio, mensajes de datos y
documentos electrónicos es fundamental
para garantizar la seguridad jurídica, la
transparencia de la información y el
cumplimiento de las obligaciones legales de
los comerciantes y entidades.
En Colombia, esta labor está regulada por el Código de
Comercio, a partir del artículo 60, y por la Ley 594 de 2000,
conocida como la Ley General de Archivos. Estas
normativas establecen los plazos, formatos y condiciones
que deben cumplirse para asegurar la integridad y
disponibilidad de los documentos a lo largo del tiempo. En
esta presentación se abordan los artículos más relevantes
relacionados con este tema, resaltando su importancia para
la gestión documental en el ámbito comercial y
administrativo.
Código de Comercio – Artículo 60
•Obligación de conservar libros y papeles de comercio:
•Todo comerciante debe conservar libros y papeles por 10
años.
•El conteo inicia desde la fecha del último asiento o
documento.
•Incluye libros contables, facturas, correspondencia, etc.
Artículos 61 al 65 del Código de
Comercio
Art. 61: Se permite microfilmación o medio técnico similar.
Art. 62: Se pueden destruir originales si han sido
reproducidos fielmente.
Art. 63: Libros deben llevarse en castellano y con principios
contables.
Art. 64: Si están en idioma extranjero, debe incluir
traducción.
Art. 65: Los libros sirven como prueba en juicio si están
bien llevados.
Ley 594 de 2000 – Ley General de
Archivos
Establece normas para organización, conservación
y acceso a archivos públicos y privados con
funciones públicas.
Artículos relevantes de la Ley 594 de
2000
Art. 4: Función archivística incluye producción,
conservación, organización, etc.
Art. 13: Conservar documentos originales según ley o
tabla de retención.
Art. 22: Garantizar integridad y disponibilidad de los
documentos.
Respecto a mensaje de datos y documentos
electrónicos, Según la Ley 527 de 1999
Tienen valor probatorio si cumplen con
integridad y accesibilidad.
Deben conservarse durante el tiempo
exigido por la ley.
Ejemplos: correos, facturas electrónicas,
formularios digitales, etc.
CONCLUSION
Cumplir con la ley protege al comerciante y
brinda seguridad jurídica.
Los documentos físicos y electrónicos deben
conservarse correctamente.
La conservación adecuada facilita auditorías y
trámites legales.
Muchas
GRACIAS
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