Manual de Tarjeta de Compras Escuelas de la Comunidad

Oficina Central Compras, Obligaci ones y Adjudicac ión de Fondos
Manual de Políticas y Procedimientos de la
Tarjeta de Compra
Escuelas de Comunidad
1
Oficina Central Compras, Obligaci ones y Adjudicac ión de Fondos
REVISIÓN DEL DOCUMENTO
Descripción
Manual de Políticas y Procedimientos de
la Tarjeta de Compras Escuelas de la
Comunidad
Manual de Políticas y Procedimientos de
la Tarjeta de Compras Escuelas de la
Comunidad
Se incluye proceso para imprimir las
órdenes de compra para la Tarjeta de
Compras
Fecha
Realizado por:
Versión
enero 2023
RSM Puerto Rico
1.1
abril 2023
RSM Puerto Rico
1.2
mayo 2023
RSM Puerto Rico
1.3
2
Oficina Central Compras, Obligaci ones y Adjudicac ión de Fondos
TABLA DE CONTENIDO
I.
Introducción ............................................................................................................................4
II.
Definiciones ............................................................................................................................5
III.
Organigrama de la Escuela con la Tarjeta de Compras .........................................................7
IV.
Procedimientos .......................................................................................................................9
V.
Anejos...................................................................................................................................33
3
Unidad Administradora de Tarjetas
Manual de Políticas y Procedimientos Escuela
INTRODUCCIÓN
El Manual de Políticas y Procedimientos de la Tarjeta de Compras agrupa los diferentes procesos y
funciones relacionados al funcionamiento de la Tarjeta de Compras. Todo el personal que se relacione o
utilice la Tarjeta de Compras deberá utilizar los mismos como guía de trabajo. Dentro del contenido del
manual encontrará la siguiente información:
►
Organigrama de la escuela con Tarjeta de Compras.
►
Procedimientos relacionados a la compra con tarjeta:
✓
✓
✓
✓
►
Creación y Aprobación de requisiciones en SIFDE
Compra con Tarjeta de Compras
Proceso de Conciliación
Manejo de Excepciones
Guía del Tarjetahabiente.
4
Unidad Administradora de Tarjetas
Manual de Políticas y Procedimientos Escuela
DEFINICIONES
A continuación, las definiciones de los términos utilizados en el Manual de Políticas y Procedimientos de la
Tarjeta de Compras.
Requirente/Receptor
Empleado del Departamento a nivel de escuela que, entre otras, tiene la responsabilidad de preparar la
requisición de compra, mantener un expediente de las compras con tarjeta, reconciliar las mismas contra
los estados de cuenta correspondientes y confirmar compra en SIFDE.
Conciliación
Proceso de verificación de transacciones, en el cual el requirente/receptor confirma en la plataforma de
SIFDE la compra efectuada.
Director Escolar
Funcionario a cargo de dirigir y administrar una escuela, y a quién se le asigna una Tarjeta de Compras para
que pueda adquirir bienes necesarios para su funcionamiento.
Estado de Cuenta
Estado financiero enviado por el Proveedor de Servicios de la Tarjeta, donde se detallan todos los cargos
efectuados a la Tarjeta de Compras en base a las compras ejecutadas.
Límite Transaccional
Monto máximo del que podrá disponer el Director por transacción de compra efectuada con la Tarjeta de
Compras.
Proveedor de Servicios de Tarjetas
Empresa que provee al Departamento los servicios de Tarjeta de Compras, incluyendo eventos como
emisión, activación, autorización de transacciones, procesamiento de pagos y ajustes, emisión del Estado
de Cuenta, y facilitación de la información electrónica correspondiente.
Servicio al Cliente
Servicio brindado por el proveedor del servicio de tarjetas al Director Escolar o requirente/receptor, mediante
teléfono o página de Internet, a través del cual puede determinar el balance disponible en la tarjeta, verificar
cargos específicos, revisar su Estado de Cuenta, registrar disputas a cargos, reportar pérdida de tarjetas, y
otros eventos similares.
SIFDE
Sistema de Información Financiera del Departamento de Educación.
5
Unidad Administradora de Tarjetas
Manual de Políticas y Procedimientos Escuela
Proveedor Restringido
Tipo de suplidor que, aun cuando pueda aceptar una Tarjeta de Compras como la del Departamento, no
está autorizado a aceptar la tarjeta del Departamento (por el proveedor del servicio de tarjetas), dado la
industria o tipo de negocio al que se dedica.
Tarjetahabiente
Se refiere a cualquier persona que posee una Tarjeta de Compras (Director Escolar).
Unidad Administradora de Tarjetas
Dependencia del Departamento que administra, monitorea y apoya el programa de Tarjeta de Compras, e
interactúa constantemente con el proveedor del servicio de tarjetas.
6
Unidad Administradora de Tarjetas
Manual de Políticas y Procedimientos Escuela
ORGANIGRAMA DE LA ESCUELA CON TARJETA DE COMPRAS
Escuela
Director Escolar
Procedimientos
q
Consultas y Transferencias de Presupuesto
q
Requisición y Compra con Tarjeta
q
Conciliación de transacciones de Tarjeta de Compras
q
Registro y seguimiento de cargos en disputa
q
Recibo de mercancía en la escuela
Requirente /
Receptor
7
Unidad Administradora de Tarjetas
Manual de Políticas y Procedimientos Escuela
DIAGRAMA DE ADQUISICIÓN CON LA TARJETA DE COMPRAS
Requirente crea
requisición en SIFDE
utilizando el catálogo
de ítems de TC
Director revisa y
aprueba requisición en
SIFDE
Se genera orden de
entrega
automáticamente
CITI provee datos a
SIFDE
Ocurre proceso de
entrega y pago con
Tarjeta de Compras
Suplidor recibe la
orden de entrega
SIFDE recibe los datos
de CITI y pre-concilia
transacciones
Escuela revisa y
aprueba la conciliación
en SIFDE
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Unidad Administradora de Tarjetas
Manual de Políticas y Procedimientos Escuela
PROCEDIMIENTOS
Como parte de la implantación de la Tarjeta de Compras en las escuelas se documentó una serie de
procesos que detallan el funcionamiento de la misma. A continuación, encontrará el detalle de los siguientes
procedimientos:
➢ ETC - 000 Consulta de presupuesto
➢ ETC - 001 Creación de transferencias de presupuesto
➢ ETC - 002 Creación y aprobación de requisición en SIFDE
➢ ETC - 003 Proceso de adquisición con la Tarjeta de Compras
➢ ETC - 004 Conciliación de transacciones en SIFDE
➢ ETC - 005 Manejo de excepciones
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Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Consulta de Presupuesto
Versión: 1.3
Aprobado: mayo 2023
Número de Documento: ETC-000
Fecha de Emisión: 17 de mayo de 2023
Propósito y Alcance
Establecer los pasos a ser seguidos por Director Escolar para efectuar una consulta de presupuesto para la
Tarjeta de Compras en SIFDE.
El procedimiento comienza desde el momento en que surge la necesidad de conocer el presupuesto de una
o todas las partidas de TC, y culmina una vez el director escolar obtiene la información del sistema.
Consideraciones Generales
Las siguientes consideraciones deben ser observadas a través de todo el procedimiento:
o El Director Escolar es responsable de realizar la búsqueda de presupuesto en SIFDE.
10
Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Consulta de Presupuesto
Versión: 1.3
Aprobado: mayo 2023
Número de Documento: ETC-000
Fecha de Emisión: 17 de mayo de 2023
Procedimiento
Responsable
Tarea
Director Escolar
1. Efectúa los siguientes pasos en SIFDE para llevar realizar la
consulta de presupuesto:
o
o
o
o
‘’Main Menu’’
‘’Commitment Control’’
‘’Review Budget Activities’’
‘’Budgets Overview’’
2. Completa los siguientes parámetros para llevar a cabo la consulta
específica:
o
o
o
o
Número del objeto de gasto. (Ej. E4212)
‘’Bud Ref’’ / Año presupuestario (Ej. 2023)
‘’Project’’ (Ej. SCHOOLWIDE2023)
‘’Source Type’’ (TC)
3. Incluya las siglas ‘’TC’’ en el parámetro de ‘’Source Type’’ para
definir que el presupuesto solicitado es el de Tarjeta de Compras.
11
Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Consulta de Presupuesto
Versión: 1.3
Aprobado: mayo 2023
Número de Documento: ETC-000
Fecha de Emisión: 17 de mayo de 2023
Responsable
Tarea
4. De no aparecer el código de escuela automáticamente, ingresa el
parámetro ‘’Dept’’ que se muestra en la imagen superior.
5. Al completar todos los campos, procede a seleccionar ‘’search’’ y
el sistema le mostrará el presupuesto solicitado.
6. SIFDE brinda la opción de descargar el presupuesto en el formato
Excel.
Nota: Refiérase al documento “Budget Inquiry” para
conocer todos los pasos al realizar la consulta de
presupuesto.
De necesitar asistencia en el proceso debe comunicarse con
la Unidad Administradora de Tarjetas.
12
Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Creación de Transferencia de Presupuesto
Versión: 1.3
Aprobado:
Número de Documento: ETC-001
Fecha de Emisión: 28 de julio de 2023
Propósito y Alcance
Establecer los pasos a ser seguidos por Director Escolar para la solicitud de transferencia de
presupuesto entre las partidas de Tarjeta de Compras.
El procedimiento comienza desde el momento en que surge la necesidad de aumentar el
presupuesto de las partidas de TC, y culmina una vez el director escolar la somete en SIFDE.
Consideraciones Generales
Las siguientes consideraciones deben ser observadas a través de todo el procedimiento:
o El Director Escolar es responsable de:
• Realizar transferencia de presupuesto en SIFDE.
• Únicamente podrá realizar transferencias entre las partidas de Tarjeta de Compras.
Procedimiento
Responsable
Director Escolar
Tarea
1.
Efectúa los siguientes pasos en SIFDE para llevar realizar la
consulta de presupuesto:
•
•
•
•
•
•
2.
‘’Main Menu’’
‘’Custom DOE’’
‘’Rollout Escuelas’’
‘’Budget Transfer Request’’
‘’Self-Service Bud Transf. Other’’
‘’Add a New Value’’
Para comenzar a realizar la transferencia debe tener la
siguiente información:
o ‘’Project’’: ej. SCHOOLWIDE2023
o ‘’Activity’’: ej. 32466
13
Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Creación de Transferencia de Presupuesto
Versión: 1.3
Aprobado:
Número de Documento: ETC-001
Fecha de Emisión: 28 de julio de 2023
Responsable
Tarea
3.
Luego de presionar ‘’Add’’, tendrá disponible los parámetros
necesarios para realizar la transferencia.
4.
Ingrese las iniciales de su nombre en la parte superior como el
sistema lo solicita.
5.
Ingrese la cantidad de transferencias en las cuentas
asegurándose de que el total de débitos y créditos sea el
mismo.
6.
Ingrese el crédito con un signo de negativo (-) como se muestra
en la imagen a continuación.
14
Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Creación de Transferencia de Presupuesto
Versión: 1.3
Aprobado:
Número de Documento: ETC-001
Fecha de Emisión: 28 de julio de 2023
Responsable
Tarea
7.
Ingrese la justificación para la transferencia.
8.
De ser necesario, puede incluir algún documento que justifique
la transferencia.
9.
Confirme la transferencia presionando ‘’Save and Submit’’ La
transferencia será aprobada automáticamente y el dinero se
verá reflejado en las partidas presupuestarias.
Nota: Refiérase al documento Manual de Transferencia para
conocer todos los pasos al realizar transferencia de
presupuesto.
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Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Creación y Aprobación de Requisición
Versión: 1.3
Aprobado: mayo 2023
Número de Documento: ETC-002
Fecha de Emisión: 28 de julio de 2023
Propósito y Alcance
Establecer los pasos a ser seguidos por Director Escolar y Requirente/Receptor para la creación y
aprobación de requisición en SIFDE.
El procedimiento comienza desde el momento en que surge la necesidad de adquisición mediante el uso de
la Tarjeta de Compras, y culmina una vez el director escolar aprueba la requisición.
Consideraciones Generales
Las siguientes consideraciones deben ser observadas a través de todo el procedimiento:
✓ El Requirente/Receptor es responsable de:
-
Crear requisiciones de compra en SIFDE.
✓ El Director Escolar es responsable de:
-
Aprobar o reciclar las requisiciones de compra en SIFDE.
Procedimiento
Responsable
Requirente/Receptor
Tarea
1.
Valide que presupuesto esté disponible antes de comenzar a
realizar requisición en SIFDE.
2.
De no tener presupuesto disponible en la partida que se
necesita adquirir, infórmele al Director Escolar para que pueda
realizar transferencia presupuestaria.
3.
De contar con el presupuesto disponible, lleve a cabo los
siguientes pasos para crear requisición en SIFDE:
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Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Creación y Aprobación de Requisición
Versión: 1.3
Aprobado: mayo 2023
Número de Documento: ETC-002
Fecha de Emisión: 28 de julio de 2023
Responsable
Tarea
•
•
•
•
•
‘’Main Menu’’
‘’Custom DOE’’
‘’Rollout Escuelas’’
‘’De Requisitions’’
‘’Add a New Value’’
4.
Para comenzar a crear la requisición presione ‘’Add’’.
5.
Es importante que el requirente/receptor tenga la siguiente
información:
o Cantidad total de la adquisición.
o Catálogo de ítems de TC en PDF creado por la
UAT.
o Cifra de cuenta.
6.
Seleccione la tarjeta en la sección de ‘’card number’’ e
inmediatamente los ítems que le aparecerán serán de Tarjeta
de Compras.
7.
Luego de escoger el ítem, seleccione el contrato en la sección
de ‘’contract id’’.
17
Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Creación y Aprobación de Requisición
Versión: 1.3
Aprobado: mayo 2023
Número de Documento: ETC-002
Fecha de Emisión: 28 de julio de 2023
Responsable
Tarea
8.
En el área de la nube debe incluir cualquier especificación
relacionada a la adquisición e información de contacto de la
escuela.
9.
Al culminar la requisición presione ‘’save’’ y valide el
presupuesto presionando símbolo de documentos.
10. Al validar presupuesto, el ‘’Status’’ y ‘’Budget Status’’ que se
presentan en la imagen superior deben aparecer de la
siguiente manera:
Nota: Si el ‘’Budget Status’’ indica error se debe comunicar con
la UAT para asistencia.
11. Notifique al director escolar el número de requisición para que
este proceda con su aprobación.
IMPORTANTE: La requisición no puede exceder el límite
transaccional asignado a la Tarjeta de Compras.
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Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Creación y Aprobación de Requisición
Versión: 1.3
Aprobado: mayo 2023
Número de Documento: ETC-002
Fecha de Emisión: 28 de julio de 2023
Responsable
Tarea
Nota: Refiérase al documento Creación y Aprobación de
Requisiciones en SIFDE para conocer todos los pasos al
crear y aprobar requisiciones.
Director Escolar
12. Entre a la cuenta de SIFDE y presione ‘’Worklist’’ en la parte
superior de la plataforma.
13. Realice búsqueda de la requisición en la lista que aparecerá de
la siguiente forma:
14. Seleccione la requisición correcta y verifique que la misma
cuente con la información necesaria.
15. De necesitar información adicional la requisición, presione
‘’Recycle’’ para que sea devuelta al requirente y lleve a cabo la
acción correspondiente.
19
Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Creación y Aprobación de Requisición
Versión: 1.3
Aprobado: mayo 2023
Número de Documento: ETC-002
Fecha de Emisión: 28 de julio de 2023
Responsable
Tarea
16. Si la requisición está creada correctamente, presione
‘’Approve’’ para que sea aprobada, el sistema generará la
orden de entrega inmediatamente.
IMPORTANTE: No debe presionar ‘’Deny’’ dentro de las
opciones de ‘’Approval Action’’ ya que de ser así la requisición
será completamente cancelada.
17. El suplidor debe recibir la orden de entrega vía correo
electrónico. De no ser así, se puede imprimir llevando a cabo
cualquiera de los dos procesos a continuación:
Opción 1:
• Entre a SIFDE y realice la siguiente navegación en el
‘’MainMenu’’:
•
Luego de realizar la búsqueda de la requisición y
oprimir el símbolo de ‘’search’’ le aparecerá el siguiente
mensaje:
•
Presione el botón de
. Luego en la pantalla
seleccione la pestaña de ‘’status’’:
20
Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Creación y Aprobación de Requisición
Versión: 1.3
Aprobado: mayo 2023
Número de Documento: ETC-002
Fecha de Emisión: 28 de julio de 2023
Responsable
Tarea
•
Presione a la derecha un ícono de impresora
para
que se genere el reporte de las órdenes de compras
asociadas a dicha requisición. El sistema generará un
reporte por cada orden de compra.
•
Al presionar el ícono se abrirá otra pestaña y aparecerá
el siguiente mensaje:
•
Presione la ‘’x’’ para cerrar la pestaña y procederá a
movilizarse a la siguiente navegación para buscar los
reportes. Puede presionar
continuar en la requisición.
si desea
21
Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Creación y Aprobación de Requisición
Versión: 1.3
Aprobado: mayo 2023
Número de Documento: ETC-002
Fecha de Emisión: 28 de julio de 2023
Responsable
Tarea
•
Búsqueda de los reportes generados:
•
Ubique su ‘’User ID’’ (nombre de usuario) y verifique
que las líneas con el ‘’Process Name’’ POPO005 estén
en estatus ‘’Success y Posted’’.
De no encontrarse en ese estatus oprima el botón
•
hasta que cambien a ‘’Sucess y Posted’’.
•
•
•
Luego oprima el enlace de ‘’Details’’.
Presione
.
Por último, el ‘’link’’ POPO005-Número-PDF.
•
Aparecerá el reporte en una pestaña aparte con una de
las órdenes de compra.
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Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Creación y Aprobación de Requisición
Versión: 1.3
Aprobado: mayo 2023
Número de Documento: ETC-002
Fecha de Emisión: 28 de julio de 2023
Responsable
Tarea
•
Repetirá el proceso para cada una de las líneas.
Regresará a la página principal presionando el botón de
y luego
.
Opción 2:
• Entre a SIFDE y realice la siguiente navegación en el
‘’MainMenu’’:
•
Luego de presionar ‘’Print POs’’ le aparecerá la
siguiente pantalla en donde debe seleccionar ‘’search’’.
•
Debe generarse una nueva pantalla con el nombre que
usted le asignó para realizar el proceso o en caso de
que tenga varias búsquedas le muestra un listado como
se presenta en la imagen a continuación:
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Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Creación y Aprobación de Requisición
Versión: 1.3
Aprobado: mayo 2023
Número de Documento: ETC-002
Fecha de Emisión: 28 de julio de 2023
Responsable
Tarea
•
En la siguiente pantalla incluye el número de PO que
necesita imprimir y presione
.
•
Luego, marque el encasillado que indica ‘’PO
Dispatch/Print’’ y
.
•
Cuando regrese a la pantalla anterior, seleccione
•
Asegúrese de que la línea indique ‘’Success’’ y
‘’Posted’’ para que al presionar ‘’Details’’ le aparezca
el PO.
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Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Creación y Aprobación de Requisición
Versión: 1.3
Aprobado: mayo 2023
Número de Documento: ETC-002
Fecha de Emisión: 28 de julio de 2023
Responsable
Tarea
Nota: Para obtener orden de compra y conocer todo el proceso
para crear y aprobar requisiciones refiérase al documento
Creación y Aprobación de Requisiciones en SIFDE.
18. De necesitar asistencia con la orden de compra puede
comunicarse con la Unidad Administradora de Tarjetas.
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Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Proceso de Adquisición con la Tarjeta de Compras
Versión: 1.3
Aprobado: mayo 2023
Número de Documento: ETC-003
Fecha de Emisión: 28 de julio de 2023
Propósito y Alcance
Establecer los pasos a ser seguidos por el Director Escolar para llevar a cabo el proceso de la adquisición
con la Tarjeta de Compras.
El procedimiento comienza desde el momento en que SIFDE genera la orden de entrega y culmina una vez
el director realiza el pago con tarjeta al proveedor seleccionado.
Consideraciones Generales
Las siguientes consideraciones deben ser observadas a través de todo el procedimiento:
✓ El Director Escolar es responsable de:
-
Realizar compra con TC.
-
Garantizar que exista una Orden de Entrega / PO antes de efectuar la compra.
-
Guardar la documentación de la TC y entregarla al requirente/receptor.
Procedimiento
Responsable
Funciones
Director Escolar
1. Al presentarse el suplidor a la escuela con la mercancía,
coteje que las cantidades y producto sea el solicitado en
la orden.
2. De existir alguna discrepancia, notifique al suplidor o su
representante que no podrá recibir la mercancía hasta
que se corrija la diferencia identificada.
3. De existir alguna discrepancia, debe comunicarse con la
UAT.
Ejemplo: Orden de compra se creó por 10 libretas y
suplidor solamente está entregando 8.
4. Si la mercancía está correcta debido a que la información
que incluye la orden de entrega es lo que se está
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Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Proceso de Adquisición con la Tarjeta de Compras
Versión: 1.3
Aprobado: mayo 2023
Número de Documento: ETC-003
Fecha de Emisión: 28 de julio de 2023
Responsable
Funciones
recibiendo, procede a brindar la tarjeta de compras al
suplidor para realizar la transacción.
5. Al terminar de realizar la compra, entregue los bienes
adquiridos al requirente/receptor para el proceso de
conciliación en SIFDE.
6. Para tener información adicional de la transacción puede
acceder a la aplicación de ‘’CitiManager’’ desde su móvil
o accediendo a www.citimanager.com/login la cual
estará disponible 24/7.
7. De perder el recibo de la mercancía, contacte al suplidor
para gestionar una copia del mismo. Los recibos deben
contener el detalle de la compra y el total de la misma.
También deberán incluir la información de contacto del
suplidor como: nombre, dirección y teléfono.
Nota: De tener dudas con el proceso deberá
comunicarse a la Unidad Administradora de Tarjetas
para solicitar asistencia. También, puede comunicarse
al servicio al cliente de CITI al 1-888-504-7073 o a la
Región Educativa correspondiente.
Refiérase al documento Manual del Tarjetahabiente
para conocer todos los pasos al llevar a cabo el proceso
de adquisición y pago con TC.
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Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Conciliación de transacciones en SIFDE
Versión: 1.3
Aprobado: mayo 2023
Número de Documento: ETC-004
Fecha de Emisión: 28 de julio de 2023
Propósito y Alcance
Establecer los pasos a ser seguidos por el requirente/receptor para llevar a cabo el proceso de conciliación.
El procedimiento comienza desde el momento en que el Director Escolar le entrega la mercancía y recibos
al requirente/receptor y este confirma la compra en SIFDE.
Consideraciones Generales
Las siguientes consideraciones deben ser observadas a través de todo el procedimiento:
✓ El requirente/receptor es responsable de:
-
Verificar que la mercancía recibida por el Director Escolar es la que menciona la orden de
compra y recibo del suplidor.
-
Confirmar la compra en SIFDE.
Procedimiento
Responsable
Funciones
Requirente/Receptor
1. Verifique que la mercancía recibida sea la correcta
cotejando datos como:
✓ Precio
✓ Cantidad
✓ Contrato
2. De no ser así, infórmele al director escolar para su acción
correspondiente.
3. Si la información coincide con la orden de compra el
requirente/receptor entre a SIFDE y realice los siguientes
pasos:
28
Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Conciliación de transacciones en SIFDE
Versión: 1.3
Aprobado: mayo 2023
Número de Documento: ETC-004
Fecha de Emisión: 28 de julio de 2023
Responsable
Funciones
•
•
•
•
•
‘’Main Menu’’
‘’Purchasing’’
‘’Procurement Cards’’
‘’Reconcile’’
‘’Reconcile Statement’’
4. Complete cualquier parámetro que le aparezca en
pantalla para buscar la transacción como se ve en la
imagen a continuación.
5. Para conocer el resto de los pasos de la conciliación
refiérase al manual ‘’Conciliador’’.
6. Notificar al Director Escolar de cualquier discrepancia
identificada en la Conciliación.
7. Crear expedientes de transacciones no conciliadas.
La Unidad Administradora de Tarjetas y Citi serán el ente
de apoyo de ser necesario clarificar cualquier duda
relacionada al proceso de conciliación del Estado de
Cuenta de Tarjeta de Compra.
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Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Manejo de Excepciones
Versión: 1.3
Aprobado: mayo 2023
Número de Documento: ETC-005
Fecha de Emisión: 28 de julio de 2023
Propósito y Alcance
Establecer los pasos a ser seguidos por el director escolar para el manejo de excepciones.
El procedimiento comienza desde el momento en que el requirente/receptor le notifica al director escolar
sobre discrepancia identificada en el proceso de conciliación y culmina una vez el director escolar resuelve
la excepción.
Consideraciones Generales
Las siguientes consideraciones deben ser observadas a través de todo el procedimiento:
✓ El director escolar es responsable de:
Comunicarse con la UAT en caso de encontrar alguna situación en el proceso que no se
pueda manejar.
-
✓ El requirente/receptor es responsable de:
Incluir transacción en disputa en caso de no poder conciliar. Explicar devolución de
mercancía.
-
Procedimiento
Responsable
Funciones
Requirente/Receptor
1. Si necesita devolver mercancía luego de haber sometido
la transacción debe seguir los pasos que se incluye en el
‘’Manual del Conciliador’’.
2. Si al momento de conciliar le aparece diferencia como
en la imagen a continuación comuníquese con la UAT.
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Departamento de Educación
Procedimiento Escuela
Unidad Administradora de Tarjetas
Título: Manejo de Excepciones
Versión: 1.3
Aprobado: mayo 2023
Número de Documento: ETC-005
Fecha de Emisión: 28 de julio de 2023
Director Escolar
3. De necesitar hacer cambio en la información de la orden
debe comunicarse a la UAT para que realicen ‘’Change
Order’’ en el sistema.
4. Si la transacción da ‘’declined’’ comuníquese al número
de teléfono ubicado en la parte de atrás de la tarjeta.
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Unidad Administradora de Tarjetas
Manual de Políticas y Procedimientos Escuela
ANEJOS
I.
Guía del Tarjetahabiente
II.
Documento “Citigroup CitiDirect® Global Card Management System Guía del Tarjetahabiente”
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