UNE-EN 13269: Guía para Contratos de Mantenimiento

norma
española
UNE-EN 13269
Abril 2007
TÍTULO
Mantenimiento
Guía para la preparación de contratos de mantenimiento
Maintenance. Guideline on preparation of maintenance contracts.
Maintenance. Lignes directrices pour la préparation des contrats de maintenance.
CORRESPONDENCIA
Esta norma es la versión oficial, en español, de la Norma Europea EN 13269:2006.
OBSERVACIONES
Esta norma anula y sustituye a la Norma UNE-ENV 13269:2003.
ANTECEDENTES
Esta norma ha sido elaborada por el comité técnico AEN/CTN 151 Mantenimiento
cuya Secretaría desempeña INGEMAN.
Editada e impresa por AENOR
Depósito legal: M 16248:2007
LAS OBSERVACIONES A ESTE DOCUMENTO HAN DE DIRIGIRSE A:
© AENOR 2007
Reproducción prohibida
C Génova, 6
28004 MADRID-España
25 Páginas
Teléfono
Fax
91 432 60 00
91 310 40 32
Grupo 17
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S
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NORMA EUROPEA
EUROPEAN STANDARD
NORME EUROPÉENNE
EUROPÄISCHE NORM
EN 13269
Julio 2006
ICS 03.080.10
Sustituye a ENV 13269:2001
Versión en español
Mantenimiento
Guía para la preparación de contratos de mantenimiento
Maintenance. Guideline on preparation of
maintenance contracts.
Maintenance. Lignes directrices pour la
préparation des contrats de maintenance.
Instandhaltung. Anleitung zur Erstellung
von Instandhaltungsverträgen.
Esta norma europea ha sido aprobada por CEN el 2006-05-22.
Los miembros de CEN están sometidos al Reglamento Interior de CEN/CENELEC que define las condiciones dentro de
las cuales debe adoptarse, sin modificación, la norma europea como norma nacional. Las correspondientes listas
actualizadas y las referencias bibliográficas relativas a estas normas nacionales pueden obtenerse en el Centro de
Gestión de CEN, o a través de sus miembros.
Esta norma europea existe en tres versiones oficiales (alemán, francés e inglés). Una versión en otra lengua realizada
bajo la responsabilidad de un miembro de CEN en su idioma nacional, y notificada al Centro de Gestión, tiene el mismo
rango que aquéllas.
Los miembros de CEN son los organismos nacionales de normalización de los países siguientes: Alemania, Austria,
Bélgica, Chipre, Dinamarca, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estonia, Finlandia, Francia, Grecia, Hungría, Irlanda,
Islandia, Italia, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, Noruega, Países Bajos, Polonia, Portugal, Reino Unido,
República Checa, Rumanía, Suecia y Suiza.
CEN
COMITÉ EUROPEO DE NORMALIZACIÓN
European Committee for Standardization
Comité Européen de Normalisation
Europäisches Komitee für Normung
CENTRO DE GESTIÓN: Rue de Stassart, 36 B-1050 Bruxelles
© 2006 Derechos de reproducción reservados a los Miembros de CEN.
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ÍNDICE
Página
PRÓLOGO ........................................................................................................................................
5
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................
6
1
OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN ......................................................................
7
2
NORMAS PARA CONSULTA.......................................................................................
7
3
TÉRMINOS Y DEFINICIONES ....................................................................................
7
4
4.1
4.2
4.3
ACTIVIDADES Y FASES DE MANTENIMIENTO PREVIAS
AL CONTRATO DE MANTENIMIENTO...................................................................
Generalidades ...................................................................................................................
Actividades precontractuales ..........................................................................................
Actividades contractuales ................................................................................................
8
8
8
9
5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.9
ESTRUCTURA PROPUESTA DE CONTRATO Y CONTENIDO ...........................
Generalidades ...................................................................................................................
Encabezado .......................................................................................................................
Objetivo.............................................................................................................................
Definiciones para el contrato...........................................................................................
Objeto y campo de aplicación de las tareas ...................................................................
Estipulaciones técnicas.....................................................................................................
Estipulaciones comerciales ..............................................................................................
Estipulaciones organizativas ...........................................................................................
Estipulaciones legales.......................................................................................................
9
9
10
10
10
10
12
14
16
19
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EN 13269:2006
PRÓLOGO
Esta Norma Europea EN 13269:2006 ha sido elaborada por el Comité Técnico CEN/TC 319 Mantenimiento, cuya Secretaría desempeña UNI.
Esta norma europea debe recibir el rango de norma nacional mediante la publicación de un texto idéntico
a ella o mediante ratificación antes de finales de enero de 2007, y todas las normas nacionales
técnicamente divergentes deben anularse antes de finales de enero de 2007.
Esta norma sustituye a la Norma ENV 13269:2001.
De acuerdo con el Reglamento Interior de CEN/CENELEC, están obligados a adoptar esta norma europea
los organismos de normalización de los siguientes países: Alemania, Austria, Bélgica, Chipre, Dinamarca,
Eslovaquia, Eslovenia, España, Estonia, Finlandia, Francia, Grecia, Hungría, Irlanda, Islandia, Italia,
Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, Noruega, Países Bajos, Polonia, Portugal, Reino Unido, República
Checa, Rumanía, Suecia y Suiza.
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INTRODUCCIÓN
El valor del mantenimiento para los propietarios de los elementos (tal y como se define en la Norma EN 13306) no puede ser sobre enfatizado. Un mantenimiento adecuado protege el valor del capital invertido y asegura que se logre la
disponibilidad requerida.
Además, conforme se incrementa el desarrollo técnico y económico, la demanda de servicios de mantenimiento nacionales y transnacionales contratados también se incrementa.
En consecuencia, es importante que los contratos de mantenimiento se desarrollen de forma cuidadosa y estructurada.
El propósito de esta norma es:
− promover relaciones transfronterizas entre contratantes/contratistas de mantenimiento, y crear una clara relación
entre el contratante y el contratista de mantenimiento para los servicios de mantenimiento;
− mejorar la calidad de los contratos de mantenimiento de tal modo que se minimicen los litigios y los ajustes;
− destacar el objeto y campo de aplicación de los servicios de mantenimiento e identificar opciones para su
suministro;
− asistir y asesorar en los borradores y la negociación de los contratos de mantenimiento y en la especificación de los
acuerdos en caso de litigio;
− identificar tipos de contrato de mantenimiento y hacer recomendaciones para la atribución de derechos y
obligaciones entre las partes del contrato, incluyendo los riesgos;
− simplificar la comparación entre contratos de mantenimiento.
Esta norma también podría facilitar la especificación de los resultados requeridos de las actividades de mantenimiento.
Este documento es simplemente una herramienta de trabajo destinada a las partes que deseen preparar un contrato de
mantenimiento. Ofrece encabezados que no son exhaustivos y que las partes pueden o no incluir, excluir, modificar y
adaptar a su propia relación contractual.
Esta herramienta de trabajo no obliga a las partes a utilizar ningún apartado concreto de este documento.
No todos los apartados debatidos en esta guía serán aplicables a todos los contratos.
Cada contrato individual debería diseñarse, y negociarse allí donde se considere apropiado, para tener en cuenta los
requisitos que surjan del trabajo demandado en los elementos a mantener, las partes involucradas, y las leyes y
reglamentos aplicables.
La norma contiene los siguientes capítulos para ayudar al usuario:
− Capítulo 4 “Actividades y fases de mantenimiento previas al contrato de mantenimiento” proporciona una idea
general estructurada de los posibles servicios de mantenimiento ofrecidos o requeridos. Su propósito es asesorar en
las actividades que puedan requerirse en la preparación de un contrato y previo a la firma de los acuerdos, y también
sobre aquellas actividades que puedan requerirse durante el período de vigencia de cualquier contrato.
− Capítulo 5 “Estructura propuesta de contrato y contenido”, proporciona una lista de comprobaciones normalizadas
para su uso en la elaboración de los contratos de mantenimiento, junto con elementos importantes para el contenido
de los mismos.
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EN 13269:2006
Cuando se use la norma debería seguirse un enfoque basado en los tres pasos siguientes:
− Paso 1: El contratante debería decidir qué servicios de mantenimiento se ejecutarán por la organización propia y
cuáles se contratarán externamente; es decir, qué servicios de mantenimiento deberían comprarse a un contratista de
mantenimiento, y por tanto estarían sujetos a un contrato de mantenimiento.
− Paso 2: Una fase de calificación previa sigue a cualquier decisión de contratar una parte o todo el mantenimiento, y
es durante este período cuando el contratante identificará cualquier contratista o contratistas con la capacidad para
llevar a cabo las tareas de mantenimiento requeridas.
− Paso 3: El contrato puede prepararse usando la guía de esta norma, y el contratista de mantenimiento seleccionarse,
bien por negociación de precios, o bien mediante un proceso competitivo de oferta.
1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
Esta norma proporciona una guía para la preparación de contratos de trabajos de mantenimiento.
Puede aplicarse a:
− relaciones de contratante/contratista de mantenimiento nacionales o internacionales;
− el rango completo de los servicios de mantenimiento, incluyendo la planificación, gestión y control, además de las
propias operaciones de mantenimiento;
− todo tipo de elemento con excepción de los programas informáticos, a no ser que éstos deban mantenerse como una
parte integral y junto con el equipamiento técnico.
Esta norma:
− no proporciona modelos normalizados para los contratos de mantenimiento;
− no determina derechos y obligaciones entre el contratante y el contratista de mantenimiento.
2 NORMAS PARA CONSULTA
Las normas que a continuación se indican son indispensables para la aplicación de esta norma. Para las referencias con
fecha, sólo se aplica la edición citada. Para las referencias sin fecha se aplica la última edición de la norma (incluyendo
cualquier modificación de ésta).
EN 13306: 2001 Terminología del mantenimiento.
EN 13460, Mantenimiento. Documentos para el mantenimiento.
EN ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario (ISO 9000:2005).
3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para los fines de esta norma, se aplican los términos y definiciones dados en la Norma EN 13306:2001, junto con los
siguientes:
3.1 certificación:
Procedimiento mediante el cual una tercera parte proporciona certeza escrita de que el producto, proceso o servicio se
ajusta a los requisitos especificados.
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3.2 contratista de mantenimiento:
Parte del contrato (por ejemplo: organización, "joint-venture", etc.) que ha acordado asumir la responsabilidad de suministrar un servicio de mantenimiento dado, y obtener, cuando se especifique, suministros de acuerdo con el contrato.
NOTA La definición puede incluir la prestación de un servicio de consultoría.
3.3 contratante:
Receptor de un servicio de mantenimiento suministrado por el contratista de mantenimiento.
3.4 lugar del mantenimiento:
Ubicación en el que una tarea de mantenimiento ha de realizarse.
NOTA En el caso del mantenimiento remoto, se entiende por la ubicación del contratista desde el que proviene la operación.
3.5 tarea de mantenimiento:
Conjunto de actividades de mantenimiento elementales llevadas a cabo para un propósito determinado.
NOTA Por ejemplo, son el reemplazo y la reparación.
3.6 lugar de la operación:
Localización con límites definidos en la que se requiere que el elemento a mantener funcione.
3.7 subcontratista:
Organización designada por una u otra parte del contrato y responsable frente al contratista de mantenimiento de ejecutar aquellos trabajos o servicios que permitan el cumplimiento del contrato principal.
3.8 verificación del contrato:
Proceso para determinar si los requisitos dispuestos en un contrato de mantenimiento se han satisfecho.
4 ACTIVIDADES Y FASES DE MANTENIMIENTO PREVIAS AL CONTRATO DE MANTENIMIENTO
4.1 Generalidades
Las actividades pueden dividirse, de forma amplia, en aquéllas requeridas antes de la firma del contrato, y en aquéllas
requeridas después de la firma del mismo.
4.2 Actividades precontractuales
Estas actividades constan de las acciones requeridas antes de la preparación y para preparar un contrato.
Tales actividades pueden comprender:
− la identificación del servicio de mantenimiento requerido;
− la preparación de una política y estrategia de mantenimiento para su implementación;
− la toma de decisión acerca del suministro del servicio de mantenimiento por la organización propia o mediante su
contratación externa;
− la decisión sobre el tipo de contrato de mantenimiento que puede resultar apropiado, y la preparación de la
especificación requerida;
− la identificación de los contratistas de mantenimiento capaces de llevar a cabo las tareas requeridas;
− la preparación del contrato;
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− la petición de oferta y/o la negociación de un precio;
− la evaluación de las ofertas recibidas y la selección del contratista de mantenimiento elegido.
4.3 Actividades contractuales
Estas actividades constan de aquellas acciones a llevar a cabo por el contratista de mantenimiento y de aquellas que el
contratante llevará a cabo después de la firma del contrato.
Debería existir una relación satisfactoria entre cada parte para asegurar el devenir armonioso del contrato.
NOTA En el caso de contratos de varios años de duración, los contratistas deberían acordar verificaciones y validaciones periódicas con el fin de
ajustar los contratos.
Las acciones del contratista de mantenimiento pueden cubrir:
− el suministro de los recursos de mano de obra, material y equipo para completar el trabajo requerido por el contrato.
Dicho suministro puede incluir la subdivisión del trabajo en tareas separadas;
− la preparación de un programa de trabajo y la ejecución del trabajo de acuerdo con dicho programa y los requisitos
del contrato;
− la provisión de la gestión requerida para controlar el programa de trabajo y la mano de obra en cada fase;
− la emisión de los documentos de cobro;
− la gestión de los posibles cambios en el contrato.
Las acciones del contratante pueden cubrir:
− el control del presupuesto del contrato y la validación de los documentos de cobro del contratista de mantenimiento;
− el consentimiento a cualquier trabajo suplementario que pueda requerirse o bien a otras variaciones sobre el
contrato;
− los requisitos de aseguramiento de la calidad y la gestión global para asegurar que el contratista cumpla los
requisitos del contrato;
− la verificación de que el desempeño del mantenimiento cumple con los requisitos del contrato;
− los pagos.
5 ESTRUCTURA PROPUESTA DE CONTRATO Y CONTENIDO
5.1 Generalidades
Este capítulo proporciona una lista de comprobaciones de elementos importantes de un contrato de mantenimiento, y de
su contenido. También pueden incluirse otros elementos.
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Tabla 1 − Lista de comprobaciones de elementos importantes en
un contrato de mantenimiento sus contenidos
Elementos del contrato
5.2
Encabezado
Propósito
Contenido propuesto
Identificación del contrato y de las Denominación social de las partes, direcciones,
partes.
detalles del registro, identificación de los firmantes
del contrato, cargo y poder de los firmantes.
El encabezado debería incluir la noción de
“acuerdo de servicio de mantenimiento”.
En otro apartado deberían hacerse otro tipo de especificaciones.
5.3
Objetivo
El documento del contrato debería Declaraciones específicas de intenciones acordacomenzar definiendo la intención das entre las partes del contrato.
general de las partes.
El preámbulo ayuda a la interpre- Evitar frases genéricas.
tación del contrato en caso de disputas y de introducción de modifi- Denominar el tipo de contrato.
caciones, con ocasión de una futura
variación del contrato.
La manifestación de la intención
general de las partes y de los fines
del contrato pueden resultar de
especial importancia en contratos a
largo plazo, cuando las condiciones
cambiantes puedan hacer necesarios ajustes.
5.4
Definiciones para el En el campo del mantenimiento Términos técnicos, comerciales y legales de interés.
muchos términos se usan a menudo
contrato
con significados diferentes o ambi- Se recomienda el uso de normas adoptadas nacioguos. Por tanto, el significado nales, europeas o internacionales en lugar de
debería definirse de tal modo que definiciones propias de las partes.
comprometa a ambas partes.
El tipo, denominación, fecha y fuente de la norma relativa las definiciones debería especificarse.
Ejemplo: Norma EN 13306 “Terminología del
mantenimiento”.
5.5
Objeto y campo de
aplicación de las
tareas
5.5.1
Lugar de la
operación
Descripción del área en la que se Descripción específica, donde resulte apropiado
requiere que el elemento a man- de:
tener este localizado.
− país;
− ciudad;
− inmueble;
− maquinaria, equipo;
− sección del proceso;
− etc.
(Continúa)
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Tabla 1 − Lista de comprobaciones de elementos importantes en
un contrato de mantenimiento sus contenidos (Continuación)
Elementos del contrato
5.5.2
Lugar del
mantenimiento
Propósito
Contenido propuesto
Descripción específica de la ubica- Descripción específica, donde resulte apropiado
ción en donde las tareas han de rea- de:
lizarse por el contratista de mante- − país;
nimiento.
− ciudad;
− inmueble;
− maquinaria, equipo;
− sección del proceso.
− etc.
5.5.3
Contenido
Las tareas a realizar por el contra- Todas las tareas que deben ejecutarse bajo el contista de mantenimiento deberían trato deberían describirse claramente.
describirse claramente (qué y cuándo), y allí donde resulte necesario, La descripción de las tares puede incluir la sidescribir a su vez aquellas tareas guiente información:
excluidas del objeto y campo de − pasos que han de realizarse;
aplicación.
− resultado buscado;
− objetivos medibles para determinar el resultado;
− herramientas, medios, técnicas que tienen que
aplicarse;
− requisitos de seguridad que tienen que satisfacerse;
− fecha, tiempo, período o frecuencia en que ha
de ejecutarse la tarea;
− elementos a mantener;
− condición de operación o uso;
− cualificación de los trabajadores;
− etc.
Programación (diagramas de flujo, procesos de
trabajo).
Generalmente, la descripción del objeto y campo
de aplicación de las tareas requiere muchas páginas, y por tanto se recomienda que esta sección
se desarrolle en un apéndice al contrato.
5.5.4
Tiempo
Fijar los parámetros temporales re- − El programa de trabajo (qué tareas han de ejelativos a las tareas que han de
cutarse en qué fechas, después de qué activiejecutarse.
dad, o en qué frecuencia se presenta);
− tiempo máximo y/o mínimo entre la petición,
por parte del contratante, y el comienzo del
trabajo;
− fecha de terminación o número de veces en
que la tarea debería ejecutarse;
− etc.
(Continúa)
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Tabla 1 − Lista de comprobaciones de elementos importantes en
un contrato de mantenimiento sus contenidos (Continuación)
Elementos del contrato
5.5.5
Impedimentos
Propósito
Contenido propuesto
Definir los casos y consecuencias − Impedimentos, razones para los cambios del
de la aparición de impedimentos.
programa de trabajo y/o fechas de terminación;
− obligaciones de información mutua;
− procedimiento para la consecución del acuerdo ante los cambios;
− consecuencias (coste, otras variaciones relativas al contrato);
− etc.
5.5.6
Retrasos
Definir los retrasos para la ter- Definición: El retraso acontece tan pronto como
minación de las tareas y sus po- una tarea no se completa en el tiempo o fecha
sibles consecuencias.
debidos por contrato.
Derechos para rescindir el contrato, por ejemplo:
− negativa a una solicitud de ampliación razonable del tiempo de contrato;
− si una ampliación del tiempo no es aceptable
para el contratante porque no puede acomodarla dentro de sus parámetros temporales.
Compensación en caso de demora. La cantidad
compensatoria puede depender de la naturaleza o
del grado de la demora.
Penalizaciones (véase el apartado 5.7.4)
5.6
Estipulaciones
técnicas
5.6.1
Verificación
Aporta información específica Objetivo y condiciones medibles.
sobre las condiciones/requisitos
que deben cumplirse para la acep- La información debería incluir:
tación del trabajo por el contratante − quién verifica (la delegación de la función es
posible);
− cómo se verifica (procedimientos);
− cuándo se verifica (hito en el proceso, verificaciones intermedias);
− qué se verifica (parte de las tareas);
− modos de aceptación;
− etc.
(Continúa)
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Tabla 1 − Lista de comprobaciones de elementos importantes en
un contrato de mantenimiento sus contenidos (Continuación)
Elementos del contrato
5.6.2
Propósito
Contenido propuesto
Información técnica Para la ejecución de las tareas de Debería incluirse una lista de comprobaciones de
mantenimiento con frecuencia re- toda la información técnica relevante que debe
sulta necesario para el contratista intercambiarse entre el cliente y el contratista (en
de mantenimiento recibir informa- un anexo, por ejemplo), (véase la Norma
ción sobre la condición de los EN 13460 "Mantenimiento. Documentos para el
mantenimiento").
elementos a mantener.
Durante el mantenimiento la condi- Quién ha de definir la información técnica (conción de los elementos puede alte- tratista de mantenimiento, contratante), cómo
rarse, y el cliente necesita informa- (medios de registro, procedimientos, corrección
ción sobre la condición alterada del de errores), cuándo (fecha, hora) y qué información (trabajo desarrollado, repuestos instalados,
equipo.
horas extra, retrasos, daños reparados, etc) se
intercambia.
Posible entrega de información técnica a terceras
partes.
5.6.3
Repuestos/materia- Exposición de la estrategia de Información recomendada:
suministro de los repuestos, mateles y consumibles
riales y consumibles, allí donde se − responsabilidad del suministro;
requieran.
− propietario;
− calidad requerida;
− fuente del suministro (originales o no);
− responsabilidad y ubicación del almacenamiento:
− almacenados bien por el contratante o por
el contratista de mantenimiento;
− procedimiento para la petición de repuestos...,
− consecuencias de la falta de petición o de
la petición tardía por parte del contratante;
− cambios en los tipos de repuestos y del
software integrado;
− consecuencias de la falta de petición del
software nuevo por parte del contratante.
− disponibilidad y plazo de entrega;
− etc.
Una lista de repuestos o bien de repuestos críticos debería incluirse si se considerara necesario.
(Continúa)
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Tabla 1 − Lista de comprobaciones de elementos importantes en
un contrato de mantenimiento sus contenidos (Continuación)
Elementos del contrato
5.7
Estipulaciones
comerciales
5.7.1
Precios
Propósito
Contenido propuesto
Las especificaciones para la com- Para los contratos de mantenimiento pueden utilipensación económica del contratista zarse los siguientes esquemas de precios, individe mantenimiento por la realización dualmente considerados o en combinación:
de las tareas de mantenimiento.
− precio cerrado;
− tarifas horarias;
− precio basado en el coste;
− precio variable en función del resultado de la
ejecución o por incentivos;
− precios unitarios por tarea;
− precios unitarios por elemento;
− etc.
Los precios pueden ser fijos o variables.
Independientemente del esquema de precios aplicado, el contrato debería recoger qué conceptos
se incluyen en los precios:
− impuestos, tasas y recargos;
− seguros;
− gastos de viaje y alojamiento, dietas;
− transporte;
− costes de implantación/desimplantación;
− materiales y repuestos;
− costes por la reproducción de documentos;
− costes de los sistemas de tecnología de la
información;
− índice de ajuste de precios o bien otra fórmula
para los ajustes de precios;
− etc.
(Continúa)
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Tabla 1 − Lista de comprobaciones de elementos importantes en
un contrato de mantenimiento sus contenidos (Continuación)
Elementos del contrato
5.7.2
Condiciones de
pago
Propósito
Contenido propuesto
Especificar las condiciones que Condiciones:
afectan a los pagos realizados o
− medio de pago;
solicitados bajo el contrato.
− método de facturación;
− descripción de los conceptos o trabajo por el
que se solicita el pago;
− reducción del precio por “pronto pago”;
− penalizaciones por retraso en el pago;
− retenciones en el pago;
− pagos al contado;
− vencimiento del pago;
− plan de pagos;
− etc.
5.7.3
Garantías
Definición de los derechos del con- −
tratante y de las obligaciones del
−
contratista de mantenimiento en
caso de no ejecución del contrato
−
por parte del contratista de mantenimiento del contrato.
−
Qué garantiza el contratista;
período de garantía;
comienzo del período de garantía;
procedimiento para tramitar las reclamaciones
por garantía (límite de tiempo);
− obligaciones de los contratistas y derechos de
los contratantes (pueden diferir dependiendo
de cómo surja la reclamación; el daño, la
reparación, el precio, la reducción, la
indemnización);
− transferencia de garantías;
− etc.
5.7.4
Penalizaciones/
Daños liquidados
Las especificaciones de los impor- − Cantidad o fórmula para el cálculo;
tes de penalizaciones/daños a pagar
en caso de incumplimiento con los − bases;
acuerdos contractuales.
− casos;
− prueba necesaria;
− límite superior;
− etc.
(Continúa)
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Tabla 1 − Lista de comprobaciones de elementos importantes en
un contrato de mantenimiento sus contenidos (Continuación)
Elementos del contrato
5.7.5
Incentivos
Propósito
Contenido propuesto
Las especificaciones de los impor- −
tes de los incentivos en caso de
terminación anticipada, reducción −
del coste, incremento del beneficio −
neto.
−
Cantidad o fórmula para el cálculo;
bases;
casos;
prueba necesaria;
− límite superior;
− etc.
5.7.6
Seguros
Describir cualquier seguro que −
pueda requerirse bien bajo contrato
o por ley, qué parte será la −
responsable de la contratación y los
procedimientos.
Qué (riesgos cubiertos);
quién (parte responsable de su suscripción y
beneficiario del seguro, en caso de ser diferentes);
− cómo (justificación del seguro, cantidad mínima cubierta por el seguro, franquicia);
− procedimientos en caso de daños. Citar cualquier seguro que pueda requerirse, qué parte
será responsable de su contratación, cuándo
se puede ejercer el derecho de amparo y los
procedimientos para éste;
− etc.
5.7.7
Garantía financiera Describir cualquier garantía finan- −
ciera que pueda requerirse para salvaguardar al contratante o al contratista de mantenimiento.
−
Tipo de garantía (condiciones en las que podría hacerse: depósito bancario, garantía bancaria, avales...);
fecha o evento cuando la garantía expira o
hasta cuándo tiene que ser válida;
− cuándo, con cumplimiento de lo prescrito,
puede reclamarse el pago de la garantía;
− cantidad;
− etc.
5.8
Estipulaciones
organizativas
(Continúa)
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EN 13269:2006
Tabla 1 − Lista de comprobaciones de elementos importantes en
un contrato de mantenimiento sus contenidos (Continuación)
Elementos del contrato
5.8.1
Propósito
Contenido propuesto
Condiciones para la El contrato debería especificar las Lista de servicios, etc. y medios que cada parte
responsabilidades requeridas a cada provee para el contrato, por ejemplo:
ejecución
parte que permitan la ejecución de
− instalaciones;
las tareas de mantenimiento.
− espacio de almacenamiento;
− energía, agua, etc.;
− herramientas especiales;
− repuestos;
− las medidas requeridas que permitan a la
organización de mantenimiento trabajar, desplazarse, alojarse, disponer de los permisos de
trabajo;
− condiciones de trabajo y medio ambiente;
− integración de las tareas de mantenimiento a
realizar por el cliente;
− requisitos para las horas laborables;
− etc.
5.8.2
Seguridad y salud
laboral
La especificación de las medidas Exposición de:
que satisfagan las regulaciones de
seguridad y salud laboral, reque- − las regulaciones de seguridad y salud laboral
relevantes requeridas por ley;
ridas por ley o por otras disposiciones, para la protección de los − las regulaciones específicas de seguridad
empleados y/o del público en
establecidas por las partes contractuales (por
general.
ejemplo, plan de emergencia para la planta/emplazamiento y análisis de las evaluaciones de riesgos aplicables);
− la formación requerida y los permisos para
los empleados del contratista de mantenimiento;
− la provisión de las medidas protectoras (indumentaria, vacunas, certificados de salud);
− etc.
5.8.3
Protección
medioambiental
La especificación de cualquier me- Disposiciones para la:
dida para la protección del medio
− manipulación de residuos/retirada de residuos;
ambiente.
− prevención de la contaminación (efluentes
líquidos, gaseosos, sólidos y ruido).
(Continúa)
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- 18 -
Tabla 1 − Lista de comprobaciones de elementos importantes en
un contrato de mantenimiento sus contenidos (Continuación)
Elementos del contrato
5.8.4
Seguridad
Propósito
Contenido propuesto
Especificaciones para la salvaguar- Planes para los:
da de la propiedad contra los acce− requisitos especiales del equipo;
sos no autorizados y las pérdidas.
− seguridad de la información y de los sistemas
de datos;
− documentación de las medidas de seguridad;
− autorizaciones/permisos de acceso;
− confidencialidad: cómo proteger la información;
− etc.
5.8.5
Aseguramiento
la calidad
de Definición de las medidas que ase- Requisitos para:
guren la calidad de los servicios de
− el sistema de calidad del contratista;
mantenimiento.
− los requisitos de auditoría;
− las cualificaciones del personal y su experiencia;
− la transferencia de conocimiento entre las
partes;
− los indicadores de calidad;
− el plan de calidad (como se define en la
Norma EN ISO 9000);
− etc.
5.8.6
Supervisión/gestión Disposición para la gestión del Definir:
contrato, supervisión de las tareas,
− personas de contacto de las partes;
y cooperación entre las partes y
− designar un gestor del contrato y un supercon otros contratistas.
visor que represente a cada parte. El gestor
del contrato es responsable de completar el
programa de mantenimiento;
− organigrama aplicable;
Designación de los subcontratistas:
− capacidad del contratante para solicitar del
contratista de mantenimiento los nombres de
los empleados que van a emplearse en el
trabajo;
− mantenimiento de un registro de incidencias
por parte del gestor del contrato;
− etc.
(Continúa)
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Tabla 1 − Lista de comprobaciones de elementos importantes en
un contrato de mantenimiento sus contenidos (Continuación)
Elementos del contrato
5.8.7
Registros
Propósito
Contenido propuesto
Dejar constancia de los aconteci- Eventos de importancia a registrar que afecten a
mientos y circunstancias que afec- los acuerdos contractuales:
ten al desarrollo del contrato.
− qué – trabajo ejecutado, repuestos instalados,
tiempo invertido, horas extras, deficiencias,
impedimentos, retrasos, etc.;
− por quién – contratista, contratante, representantes;
− cuándo – fecha, hora y duración del hecho;
− cómo – medios de registro, procedimientos,
testigos;
− etc.
5.9
Estipulaciones
legales
5.9.1
Definir la propiedad y los derechos − Información de tales derechos existentes en
Derechos de
propiedad/derechos de uso de los derechos relevantes
conexión con el contrato:
que existan o que surjan a lo largo
de autor
− derechos y restricciones de uso;
del desarrollo del contrato.
− derechos y restricciones para transferir tales
derechos o para proporcionar información
Esto debería cubrir la propiedad inrelevante a personas sin estos derechos.
dustrial (patentes, diseño, marcas),
los métodos, la propiedad de los
− Derechos que surjan con el desarrollo del
elementos, los derechos de autor.
contrato:
− quién es el propietario (posibilidad de
copropiedad);
− quién cumplimenta los impresos (procedimientos, en qué países y período);
− derechos y restricciones a conferir a las
partes (uso, transferencia, publicaciones).
− Especificar los derechos que corresponderán
cada parte ostentará en la propiedad de
materias tales como:
− documentos;
− información;
− derechos de autor.
− Consecuencias especiales de ruptura de las
obligaciones de este capítulo:
− qué parte tiene que actuar, cómo, quién,
información, acciones legales;
− coste asociado.
− Validez de estos capítulos más allá de los
términos del contrato.
(Continúa)
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Tabla 1 − Lista de comprobaciones de elementos importantes en
un contrato de mantenimiento sus contenidos (Continuación)
Elementos del contrato
5.9.2
Confidencialidad
Propósito
Contenido propuesto
Cómo proteger y asegurar el uso Cuestiones a considerar:
debido de la información confiden− notificación e indicación de la información
cial
confidencial;
− restricciones acerca del uso, accesos, permisos;
− restricciones para transmitir, tanto como se
permita, las obligaciones contraídas por el
receptor;
− las obligaciones a transferir a los empleados
del receptor;
− consecuencias (especiales) de ruptura de esta
cláusula;
− validez de esta cláusula más allá de la terminación del contrato;
− etc.
5.9.3
Fuerza mayor
Definir los casos y consecuencias − Listado de casos;
de fuerza mayor.
− información u obligaciones;
− interrupción de los trabajos;
− protección del trabajo ya realizado;
− reanudación del trabajo;
− coste adicional (qué parte lo soportará o compartirá el coste adicional);
− obligación de las partes en la toma de acciones que minimicen el coste adicional;
− posible rescisión del contrato si las condiciones de fuerza mayor se prolongan durante un
cierto tiempo;
− etc.
5.9.4
Responsabilidad
Definir las responsabilidades por −
los daños causados por una parte o
sus empleados mientras se desarrolla el contrato.
−
Indemnizaciones a terceras personas por lesiones o muerte, y por daños a sus propiedades;
daños a las propiedades de las partes (si fuera
posible debería acordarse un límite a la indemnización);
− acciones legales;
− etc.
(Continúa)
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Tabla 1 − Lista de comprobaciones de elementos importantes en
un contrato de mantenimiento sus contenidos (Continuación)
Elementos del contrato
5.9.5
Resolución de
litigios
Propósito
Contenido propuesto
Definir por quién, dónde y cómo se − Negociación, conciliación;
resuelven los litigios.
− acuerdo en caso de solicitud de un procedimiento arbitral con obligación de cumplimiento del laudo para ambas partes;
− arbitraje:
− árbitros (número, cualificaciones, nombramiento);
− lugar de las acciones legales;
− procedimientos.
− vía judicial:
− tribunal competente (tipo, localización).
− etc.
5.9.6
Razones y formalis- Definir las razones y el procedimos para la resolu- miento para la resolución o
rescisión.
ción o rescisión
Definir las diferentes razones:
− expiración del tiempo acordado:
− información mutua escrita (si estuviera
acordado).
− una parte notifica:
− período mínimo del contrato;
− período/plazo para notificar, fecha de
expiración.
− período de extensión del contrato en caso de
falta de notificación;
− fecha de expiración;
− qué trabajos y pagos deben realizarse antes de la fecha de expiración.
− acuerdo mutuo:
− fecha de expiración;
− trabajos a realizar hasta una fecha acordada;
− fecha/s debida/s para los pagos no realizados.
− etc.
(Continúa)
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- 22 -
Tabla 1 − Lista de comprobaciones de elementos importantes en
un contrato de mantenimiento sus contenidos (Continuación)
Elementos del contrato
5.9.7
Documentos
contractuales
Propósito
Contenido propuesto
Definir qué documentos constitu- − Documentos, enumeración de cualquier docuyen el contrato y cuál es su orden
mento que comprenda derechos y obligaciode prioridad.
nes de las partes, tal y como se hubiera
acordado;
− orden de prioridad, por ejemplo:
− el acuerdo, que se denomina el contrato
(principal), (confirmación del pedido,
etc.);
− artículos con precio y condiciones de
pago;
− planes, planos, diseños y descripciones
técnicas;
− normas técnicas;
− términos especiales de comercio;
− términos normalizados de comercio;
− etc.
5.9.8
Variación,
suplemento y
alteración del
contrato
Definir los formalismos relevantes. − Modelos de suplemento o alteración (escritos
o medios de registro);
− personas autorizadas a firmar (por ejemplo,
los responsables del proyecto);
− etc.
5.9.9
Posibles cesiones y Qué y a quién puede, el contratista − Qué (la totalidad del contrato o una parte);
de mantenimiento, asignar obligasubcontratación
− a quién (cualificación del asignatario, persociones y/o derechos.
nas excluidas) y cómo (acuerdo);
Definir cuándo y cómo puede, el
contratista de mantenimiento, de- − responsabilidad, notificación, cancelación;
signar subcontratistas.
− sucesión legal, comprometiendo a un socio
del contrato;
− procedimientos legales para la aceptación del
subcontrato y aprobación de las condiciones
de pago, en caso de que las leyes y regulaciones así lo requieran;
− etc.
5.9.10
Legislación
aplicable
Definir de qué país se aplicará la − Qué legislación (nacional, regional) eligen las
legislación al contrato para deterpartes;
minar cómo deberían interpretarse
− las partes deben cumplir las leyes y regulay resolverse los litigios.
ciones obligatorias aplicables allí dónde se
realice el trabajo;
− etc.
(Continúa)
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EN 13269:2006
Tabla 1 − Lista de comprobaciones de elementos importantes en
un contrato de mantenimiento sus contenidos (Fin)
Elementos del contrato
Propósito
Contenido propuesto
5.9.11
Idioma del contrato Definir qué idioma rige en caso de − Idioma para la correspondencia, documentos
que el contrato se escriba en más
técnicos, y otras comunicaciones entre las
de una lengua, y para las cuestiones
partes.
que surjan en relación con el significado correcto.
5.9.12
Vigencia del
contrato
Definir los prerrequisitos y/o con- −
diciones para la vigencia del contrato, así como los procedimientos, −
en caso de que el contrato resultara −
invalidado por no estar en conformidad con las leyes relevantes.
Fecha en, o hasta la que el contrato es válido;
período para la renovación;
compromiso de las partes para alcanzar el
propósito de contrato, en caso de que las
leyes lo invalidaran en parte o en su totalidad;
− etc.
5.9.13
Notificación
Asegurar que todas las instruccio- − Los medios de transmisión;
nes y comunicaciones se hacen o
confirman dentro de un límite − listado de distribución para la notificación;
temporal dado.
− contenido requerido;
− límite temporal para la notificación;
− etc.
5.9.14
Fecha del contrato
Proporcionar la fecha en la que se − Dónde y cuándo se firmó;
firmó el contrato (principal).
− fecha en la que debe completarse cualquier
anexo que forme parte del contrato;
− etc.
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UNE-EN 13269
ANEXO NACIONAL (Informativo)
Las normas europeas o internacionales que se relacionan a continuación, citadas en esta norma, han sido incorporadas al
cuerpo normativo UNE con los códigos siguientes:
Norma
Norma UNE
EN 13306:2001
UNE-EN 13306:2002
EN 13460
UNE-EN 13460
EN ISO 9000
UNE-EN ISO 9000
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Dirección
C Génova, 6
28004 MADRID-España
Teléfono 91 432 60 00
Fax 91 310 40 32
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