Introducción a Microsoft Excel 2016: Guía para principiantes
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Introducción a Microsoft Excel Excel es una herramienta ofimática que permite crear documentos en los que se precise la utilización de operaciones matemáticas, estadísticas, financieras, etc. Además, permite representar mediante gráficos los datos almacenados en las hojas de cálculo. En definitiva, se trata de un programa que nos ofrece un gran abanico de posibilidades para agilizar nuestro trabajo diario, y del que rara vez aprovechamos todo su potencial. Aprender a hacerlo es el porqué de estos contenidos. Los contenidos que se van a explicar a continuación nos van a permitir conocer el entorno de trabajo de Excel 2016 y aprender a realizar nuestros primeros cálculos. Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de: Conocer el entorno de trabajo de Excel 2016. Realizar los primeros cálculos. Guardar y abrir libros de trabajo. El entorno de trabajo La cinta de opciones La barra de herramientas de acceso rápido Desplazamiento por el libro Mover, copiar y renombrar hojas Introducción de fórmulas Almacenamiento y apertura de un libro Almacenamiento en OneDrive Excel Online Ayuda Lección 1 de 10 El entorno de trabajo En este apartado vamos a comenzar a familiarizarnos con el entorno de trabajo de Microsoft Excel 2016. Descubriremos los elementos que lo conforman y averiguaremos sus funciones y manejo, prestando especial atención a la Cinta de opciones y la Barra de herramientas de acceso rápido. Además, aprenderemos a desplazarnos por el Libro de Trabajo, utilizando, tanto el ratón, como el teclado. C O NT I NU A R Una vez iniciamos Excel, se muestra una ventana similar a esta… Pantalla inicial de Excel Desde ella podemos elegir si utilizar un libro en blanco o una de las plantillas incorporadas para comenzar a trabajar. También se nos da la posibilidad de abrir un libro de trabajo, utilizado recientemente o no. Si pulsamos en Libro en blanco, se creará un nuevo libro con una hoja de cálculo lista para trabajar. Antes de nada, vemos los diferentes elementos del entorno de trabajo que nos encontramos. Para ello, pulsa en cada uno de los puntos de información que aparecen sobre la imagen. Barra de herramientas de acceso rápido Incluye una serie de comandos que podemos ejecutar de forma rápida, sin tener que ir recorriendo las pestañas de la cinta de opciones. Se puede personalizar y cambiar de ubicación. Zoom Permite variar el tamaño de presentación de la hoja de cálculo en pantalla. Al pulsar sobre la cifra de aumento se muestra el tradicional cuadro de diálogo desde el que podemos establecer el nivel de zoom. Vistas Nos dan la posibilidad de mostrar la vista tradicional de la hoja (Normal), tal y como quedaría impresa (Diseño de página) o únicamente la zona de impresión con sus saltos de página (Vista previa de salto de página). Indicador de hoja Etiqueta con el nombre de la hoja de cálculo. Por defecto, cada libro incluye una. Si queremos añadir nuevas hojas, pulsaremos el botón circular con el signo +. A la izquierda de los indicadores disponemos de una serie de botones que nos permitirán desplazarnos por las diferentes hojas del libro de trabajo. Barra de fórmulas Este es el lugar desde el que introduciremos datos y fórmulas en nuestra hoja de cálculo. Cinta de opciones Está compuesta por una serie de pestañas que incluyen todas las funcionalidades de la herramienta. Barra de título Como es tradicional, en ella se muestra el nombre de la aplicación y el del documento utilizado, así como los botones minimizar, restaurar o maximizar y cerrar. También se encuentra el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones, desde el que podemos ocultarla y mostrar solo las pestañas o las pestañas y los comandos. Tienes que visitar todos los puntos de información para poder continuar Ahora tú... Incluye una serie de comandos que podemos ejecutar de forma rápida, sin tener que ir recorriendo las pestañas de la cinta de opciones. Barra de herramientas de acceso rápido Barra de título Cinta de opciones SUBMIT Tienes que responder a la pregunta para poder continuar Lección 2 de 10 La cinta de opciones La cinta de opciones está compuesta por un conjunto de pestañas o fichas que, a su vez, se dividen en grupos, que incluyen comandos de la misma categoría. Cinta de opciones En muchos de estos bloques se nos da la posibilidad de acceder a los tradicionales cuadros de diálogo, utilizados en versiones anteriores, pulsando sobre el icono que se muestra en la esquina inferior derecha de cada uno de ellos, denominado Iniciador de cuadros de diálogo. Al situarnos sobre cada una de las herramientas, se nos muestra una breve información sobre la acción realizada por la misma, que nos servirá de bastante ayuda, además de indicarnos, en algunas de ellas, la combinación de teclas que permite ejecutar dicha acción. Por cuestiones de espacio, podemos ocultar el contenido de las pestañas de la cinta de opciones pulsando el botón Minimizar la cinta de opciones… En la barra de título se encuentra el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones, desde el que podemos ocultarla o mostrar solo las pestañas o las pestañas y los comandos. Opciones de presentación de la cinta de opciones C O NT I NU A R Personalización de la cinta de opciones Desde la versión 2013 de Excel, podemos personalizar la cinta de opciones creando nuestras propias pestañas. En el siguiente vídeo conocerás los pasos a seguir a la hora de personalizar la cinta de opciones. Tienes que visualizar el vídeo para poder continuar Recuerda... Paso 1 Pulsa el botón derecho del ratón sobre la cinta de opciones y selecciona la opción Personalizar la cinta de opciones. Paso 2 En la ventana que se muestra, Opciones de Excel, pulsa el botón Nueva pestaña y, para ponerle nombre, el botón Cambiar nombre. Paso 3 Creamos un grupo y le ponemos nombre. Paso 4 Incorporamos al grupo creado los comandos que nos interese, seleccionándolos del cuadro Comandos disponibles y pulsando el botón Agregar. Una vez hemos incluido los comandos, pulsamos el botón Aceptar y ya tenemos disponible nuestra pestaña en la cinta de opciones. Tienes que visitar todos los pasos para poder continuar Ahora tú... La cinta de opciones está compuesta por un conjunto de pestañas o fichas que, a su vez, se dividen en… Comandos Grupos Opciones SUBMIT Tienes que responder a la pregunta para poder continuar Lección 3 de 10 La barra de herramientas de acceso rápido Esta barra de herramientas incluye una serie de comandos que podemos ejecutar de forma rápida, sin tener que ir recorriendo las pestañas de la cinta de opciones. Barra de herramientas de acceso rápido Inicialmente, se muestran los iconos que permiten ejecutar los comandos: guardar, deshacer y rehacer. C O NT I NU A R Personalización de la barra Al igual que la cinta de opciones, también podemos personalizar la barra de herramientas de acceso rápido, incorporando o eliminando comandos. En el siguiente vídeo podrás comprobar cómo se personaliza la barra de herramientas de acceso rápido. Tienes que visualizar el vídeo para poder continuar Recuerda Si pulsas el botón situado a la derecha de la barra de herramientas, podrás incluir o eliminar comandos. Añadir y quitar comandos Puedes hacer que se muestren los que aparecen en la lista (pulsando sobre ellos) o bien incluir otros que no aparecen en ella (pulsando sobre la opción Más comandos). Más comandos Tal y como hicimos a la hora de personalizar la cinta de opciones, localizaremos en la lista Comandos disponibles el comando que queramos incluir y pulsaremos el botón Agregar. Una vez personalizada la barra de herramientas podría quedar así… Barra de herramientas de acceso rápido personalizada También puedes cambiar su ubicación seleccionando la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones, del menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. C O NT I NU A R Ahora tú... Inicialmente, en la barra de acceso rápido se muestran los iconos que permiten ejecutar los comandos: Guardar, deshacer y borrar Deshacer, rehacer y borrar Guardar, deshacer y rehacer SUBMIT Tienes que responder a la pregunta para poder continuar Lección 4 de 10 Desplazamiento por el libro Para desplazarnos por la hoja de cálculo, además de las Barras de desplazamiento horizontal y vertical, podemos utilizar las siguientes combinaciones de teclas: Última celda ocupada por la derecha o última columna. Primera celda ocupada por la derecha o primera columna. Última celda ocupada por abajo o última fila. Primera celda ocupada por arriba o primera fila. Celda A1 Además, para desplazarte directamente a cualquier posición de la hoja o del libro de trabajo, puedes seleccionar la opción Ir a… pulsando sobre el comando Buscar y seleccionar situado en el grupo de opciones Modificar de la pestaña Inicio o pulsar la tecla F5. Comando Ir a... En la casilla Referencia, escribirás la celda a la que quieres desplazarte. Ir a... Para desplazarte por las diferentes hojas del libro no tienes más que pulsar sobre sus etiquetas. En caso de no mostrarse todas las que incluye el libro de trabajo, utiliza los botones de desplazamiento. Etiqueta de hoja C O NT I NU A R Lección 5 de 10 Mover, copiar y renombrar hojas Ya hemos comentado que, por defecto, Excel incluye una hoja de cálculo en cada libro de trabajo y, que, si queremos añadir hojas, podemos pulsar sobre el botón Insertar hoja de cálculo que se encuentra a la derecha de las etiquetas de hoja. Etiqueta de hoja El número de hojas que se incluyen por defecto en un libro de trabajo, se puede predeterminar desde el apartado General de las Opciones de Excel (Pestaña Archivo). Opciones de Excel: Al crear nuevos libros Pues bien, también podemos modificar el orden de las hojas, duplicar cualquiera de ellas, eliminarlas y cambiarles el nombre. Visualiza el siguiente vídeo para comprobarlo. Tienes que visualizar el vídeo para poder continuar Recuerda... Pulsa el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la hoja y selecciona la opción que te interese (Insertar, Eliminar, Cambiar nombre, Mover o copiar…). En caso de elegir Mover o copiar, se mostrará el siguiente cuadro de diálogo. Mover o copiar En él, deberás especificar el libro (ha de estar abierto) y la ubicación a la que deseas trasladar la hoja activa o hacer un duplicado de ella (para ello habrás de activar la casilla Crear una copia). C O NT I NU A R Ahora tú... El número de hojas que se incluyen por defecto en un libro de trabajo, se puede predeterminar desde el apartado General de las Opciones de Excel (Pestaña Archivo). Verdadero Falso SUBMIT Tienes que responder a la pregunta para poder continuar Lección 6 de 10 Introducción de fórmulas Vamos a ver cómo introducimos datos en una hoja de cálculo y cómo podemos realizar nuestros primeros cálculos en ella. Para comprobarlo, visualiza el siguiente vídeo. Tienes que visualizar el vídeo para poder continuar Recuerda... Sitúate en la celda A1 y escribe la palabra Hola. Introducción de datos Observarás que, en el momento en el que escribimos algo, aparecen dos símbolos en la barra de fórmulas. La cruz permite anular la introducción del dato en la hoja (sería lo mismo que si pulsáramos la tecla Esc). La marca permite aceptar la introducción del mismo (sería lo mismo que si pulsáramos la tecla Enter). Al pulsar la tecla Enter para aceptar la introducción del dato, la celda activa pasa a ser la inferior. Si has pulsado la marca te mantendrás en la misma celda en la que has introducido el dato. Si hubieras pulsado el Tabulador, la celda activa pasaría a ser la de la derecha. Podemos decidir cuál será la celda activa, después de pulsar la tecla Enter, si acudimos a las opciones de Edición, dentro de la categoría Avanzadas (pestaña Archivo, Opciones). Opciones de edición Sitúate en la celda A2 y escribe 1500 . Pulsa la tecla Enter. Date cuenta de que, por defecto, los datos de tipo texto quedan alineados por la izquierda, mientras que, los de tipo numérico, quedan alineados por la derecha. Vamos a hacer un cálculo. Una hoja tiene 16.384 columnas y 1.048.576 filas, ¿cuántas celdas tiene? Sitúate en la celda A3 y escribe la operación 16384 *1048576 . Pulsa la tecla Enter y comprobarás que se muestra la fórmula en lugar del resultado. Lo primero que tenemos que tener en cuenta a la hora de introducir una fórmula es que debe ir precedida del signo = Sitúate en la celda A3 y, en la barra de fórmulas, añade el signo = a la izquierda de la operación. Pulsa la tecla Enter y… Mucho mejor. Ya se muestra el resultado del cálculo introducido. Ahora sitúate en la celda B1 y escribe 50. En la celda B2 escribe 100. En la celda B3 vamos a calcular la suma de ambas cantidades. Podríamos escribir la siguiente operación =50+100. Vamos a hacerlo, a ver qué pasa. Correcto, el resultado es 150 pero… sitúate en la celda B1 y escribe 75. Pulsa la tecla Enter. El resultado no cambia ¿verdad? Otra cosa que tenemos que tener en cuenta a la hora de realizar operaciones con datos almacenados en celdas. Nunca trabajaremos con las cantidades, haremos referencia a las celdas que las contienen. En nuestro caso, la operación sería =B1+B2. Esto permite que, al variar el contenido de las celdas a las que hacemos referencia, varíe el resultado de la operación. Para introducir una fórmula, una vez escrito el signo =, puedes escribir las celdas con cuyo contenido vas a operar o bien pulsar el botón izquierdo del ratón sobre ellas. C O NT I NU A R Ahora tú... Por defecto, si pulsamos el Tabulador, nos desplazamos a: La celda de abajo La celda de la derecha A ningún sitio SUBMIT Tienes que responder a la pregunta para poder continuar Lección 7 de 10 Almacenamiento y apertura de un libro Una vez creado el libro de trabajo, podemos guardarlo en cualquiera de las unidades de almacenamiento de nuestro equipo, ya que, lo más seguro, es que, otro día, queramos utilizarlo. Pues bien, vamos a ver cómo guardamos un libro de trabajo y cómo lo podemos abrir en el momento en que lo queramos volver a utilizar. Tienes que visualizar el vídeo para poder continuar Recuerda... Almacenamiento del libro Guardar Para guardar un libro de trabajo podemos pulsar el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido. O seleccionar la opción con el mismo nombre de la pestaña Archivo y elige la ubicación en la que se almacenará el libro de trabajo, pulsando el botón Examinar. Archivo - Guardar como De una forma u otra, se muestra el siguiente cuadro de diálogo: Cuadro de diálogo "Guardar como" En él pondremos nombre al libro creado y elegiremos su ubicación. Observa que en la casilla Nombre de archivo, por defecto, Excel le asigna como nombre Libro1 y, como extensión .xlsx. Te recomiendo que le des al libro un nombre algo más significativo. Esto te facilitará su posterior localización. En cuanto a la ubicación, por defecto tiende a almacenarlo en la carpeta Documentos, pero puedes acceder a otra carpeta o unidad de almacenamiento utilizando las opciones que se muestran en la parte izquierda del cuadro. Guarda el libro de trabajo que hemos creado para el ejemplo y ciérralo pulsando sobre la opción Cerrar de la pestaña Archivo. Apertura de un libro de trabajo En el momento en que tengamos necesidad de abrir un libro creado para realizar modificaciones en él, haremos lo siguiente: Si pulsas sobre la pestaña Archivo observarás que en el apartado Recientes se muestran los últimos libros utilizados y las últimas ubicaciones visitadas. Si el que necesitas se encuentra entre ellos, no tienes más que seleccionarlo. Otra posibilidad es la de seleccionar la opción Abrir o pulsar el botón Abrir de la barra de herramientas de acceso rápido. Abrir C O NT I NU A R Ahora tú... ¿Qué extensión asigna Excel 2016 a sus libros de trabajo? xls xlsx xlx SUBMIT Tienes que visualizar el vídeo para poder continuar Lección 8 de 10 Almacenamiento en OneDrive También existe la posibilidad de almacenar archivos en la nube utilizando OneDrive, el servicio de almacenamiento online gratuito de Microsoft. La principal ventaja de este servicio, es la posibilidad de acceder a los archivos almacenados en él desde cualquier dispositivo. Guardar como: OneDrive Para poder utilizar este servicio, necesitas obtener una cuenta Microsoft. Para ello, puedes hacer un clic en Registrarse. Si ya dispones de una cuenta Microsoft, pulsa el botón Iniciar sesión, introduce tu cuenta y pulsa el botón Siguiente. Una vez establecida la conexión con OneDrive, podemos almacenar nuestro libro en cualquiera de las carpetas existentes en dicha ubicación. Compruébalo visualizando el siguiente vídeo. Tienes que visualizar el vídeo para poder continuar Recuerda... Una vez establecida la conexión con OneDrive, podemos almacenar nuestro libro en cualquiera de las carpetas existentes en dicha ubicación. Pulsamos en la carpeta OneDrive: Personal y seleccionamos la ubicación de nuestro libro. Para acceder a nuestro espacio OneDrive, acudiremos a la dirección https://onedrive.live.com e iniciaremos sesión con nuestra cuenta. OneDrive Desde ahí, podremos abrir nuestro libro utilizando Excel Online, compartirlo con otros usuarios, descargarlo a nuestro dispositivo, eliminarlo… C O NT I NU A R Compartir libros de trabajo Una de las principales novedades que incluye esta versión de Excel es la posibilidad de compartir archivos con otros usuarios. Antes de poder compartir un libro de trabajo con otros usuarios, hemos de guardarlo en OneDrive. En el siguiente vídeo comprobarás cómo se pueden compartir archivos con otros usuarios. Tienes que visualizar el vídeo para poder continuar Recuerda... Compartir Para compartir una hoja de cálculo con otros usuarios, haremos clic en Compartir, enlace situado en la zona superior derecha de la ventana. Como ya hemos comentado, antes de poder compartirlo, debemos guardar el libro de trabajo en la nube. Para ello, pulsamos el botón situado en el panel Compartir… Guardar en la nube Se muestra el menú Archivo con la opción Guardar como. Seleccionamos nuestra ubicación de OneDrive y la carpeta en la que queremos almacenar el libro de trabajo. Una vez almacenado en la nube, decidiremos con qué personas vamos a compartir nuestro archivo y si les vamos a permitir realizar cambios en él o solo visualizarlo. La invitación la podemos realizar de dos formas: 1 Introduciendo las direcciones de correo electrónico de dichas personas e indicando si les vamos a permitir editarlo o solo verlo. Invitar a personas 2 Generando un vínculo para enviárselo. Obtener un vínculo para compartir Compartir En este caso, al hacer clic en el enlace, se nos da la posibilidad de crear un vínculo de edición o solo de vista. Una vez generado, copiamos el vínculo y se lo hacemos llegar a las personas con las que queramos compartir el archivo. Cuando las personas que hayan recibido el vínculo, hagan clic en él, accederán al archivo alojado en nuestro espacio OneDrive. Excel online C O NT I NU A R Ahora tú... Una vez que almacenamos un archivo en la nube, no podemos decidir con qué personas vamos a compartir nuestro archivo. Verdadero Falso SUBMIT Tienes que responder a la pregunta para poder continuar Lección 9 de 10 Excel Online Excel Online es una versión reducida, y gratuita, de la hoja de cálculo, que ha sido adaptada para trabajar desde un navegador de Internet. De esta forma, es posible que un usuario con conexión a Internet tenga acceso a sus archivos personales, los lea e incluso les haga pequeñas modificaciones, aunque no esté trabajando en su propio equipo. Entre las ventajas que ofrece el uso de esta herramienta, se encuentran: No es necesario instalar ningún software en el equipo. Para usar Excel Online basta con acceder a la web desde cualquier dispositivo y empezar a trabajar. Los archivos generados quedarán almacenados online, lo que garantiza que, por más que tus dispositivos se dañen, la información permanecerá intacta. Independientemente del dispositivo desde el que accedamos, siempre encontraremos la última versión de nuestros archivos. Todos los cambios que realicemos en un archivo online se guardarán automáticamente. Esto significa que, ante un corte repentino de la conexión a Internet, la información permanecerá a salvo, a la espera de que volvamos a conectarnos. Si nos encontramos en nuestro espacio OneDrive, y seleccionamos un libro de trabajo almacenado en él, tenemos la posibilidad de abrirlo con esta versión de Excel. Compruébalo en el siguiente vídeo. Tienes que visualizar el vídeo para poder continuar Recuerda... Si nos encontramos en nuestro espacio OneDrive, y seleccionamos un libro de trabajo almacenado en él, tenemos la posibilidad de abrirlo con esta versión de Excel… Abrir en Excel Online Apariencia del libro en Excel Online Las modificaciones realizadas desde Excel Online, se guardan automáticamente, pero, si quiero guardar una copia del libro, cambiarle el nombre o descargarlo a nuestro dispositivo, acudiremos a la opción Archivo… Guardar como C O NT I NU A R Ahora tú... Con Excel online, no es necesario instalar ningún software en el equipo. Verdadero Falso SUBMIT Tienes que responder a la pregunta para poder continuar Lección 10 de 10 Ayuda Sobre todo al principio y, fundamentalmente, por desconocimiento de la herramienta, nos surgirán dudas sobre cómo realizar determinadas tareas en Excel. Pues bien, la versión 2016 de Excel incorpora algunas utilidades que nos permitirán obtener ayuda para salir del paso de estas situaciones. Estas utilidades son: ¿Qué desea hacer? y Búsqueda inteligente. ¿Qué desea hacer? Esta utilidad, situada a la derecha de la Cinta de opciones, nos permite localizar, de forma rápida, información sobre acciones que queremos realizar, pero no sabemos muy bien cómo. ¿Qué desea hacer? Comprueba su utilidad en el siguiente vídeo. Tienes que visualizar el vídeo para poder continuar Recuerda... Para utilizarla, no tenemos más que escribir lo que queremos hacer y obtendremos acceso a las acciones a realizar para conseguirlo. Ordenar Por ejemplo, si queremos ordenar una serie de datos y no sabemos cómo hacerlo, escribiremos “ordenar datos” en el cuadro de texto y obtendremos una serie de acciones relacionadas con el texto introducido. Además de acciones relacionadas con la información solicitada, también podemos obtener ayuda sobre ellas, seleccionando la opción “Obtener ayuda sobre…”, y direcciones en Internet relacionadas con el tema, utilizando el buscador Bing, si seleccionamos “Búsqueda inteligente en…”. Obtener ayuda sobre “ordenar datos” Búsqueda inteligente en “ordenar datos” C O NT I NU A R Búsqueda inteligente Además de obtener direcciones en Internet relacionadas con el texto introducido en el cuadro Qué desea hacer, también podemos hacerlo seleccionando un texto de nuestra hoja de cálculo, pulsando el botón derecho del ratón sobre él, y eligiendo la opción Búsqueda inteligente. Compruébalo en el siguiente vídeo. Tienes que visualizar el vídeo para poder continuar Recuerda... Búsqueda inteligente Además de obtener direcciones en Internet relacionadas con el texto introducido en el cuadro Qué desea hacer, también podemos hacerlo seleccionando un texto de nuestra hoja de cálculo, pulsando el botón derecho del ratón sobre él, y eligiendo la opción Búsqueda inteligente. Aparece el panel Datos, con dos apartados: Panel Datos Explorar, en el que se muestran direcciones de Internet con información sobre el texto seleccionado. Definir, en el que se nos dan diferentes definiciones de dicho texto. C O NT I NU A R Mira el siguiente vídeo para ver cómo le ha ayudado a Ramiro lo visto hasta ahora en el curso: Has llegado al final de este apartado Puedes volver a consultarlo si lo deseas. VOLVER A EMPEZAR
