MANUAL DE ORGANIZACION SIAFI

MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL
GERENCIA GENERAL ADMINISTRATIVO-FINANCIERA
GUATEMALA, C. A.
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO
PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
TESORERÍA
PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE SALUD –PMSSBANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO –BIDCOMPONENTE DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Guatemala, julio de 2006
ÍNDICE
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
Página
I.
PRESENTACIÓN
1
II.
OBJETIVOS
2
2.1.
GENERAL
2
2.2.
ESPECÍFICOS
2
III.
NORMAS
2
IV.
NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS
3
4.1.
PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DEL FONDO ROTATIVO
INTERNO
3
PROCEDIMIENTO PARA LA AMPLIACIÓN DEL FONDO ROTATIVO
INTERNO
5
PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO Y RENDICIÓN DE GASTOS A
TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
7
PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE VALES DE FONDO ROTATIVO
PARA COMPRAS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
9
PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATIVO
INTERNO
10
4.6.
PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DIRECTO
11
4.7.
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE LOS INGRESOS
PRIVATIVOS
12
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSTITUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LOS
FONDOS PRIVATIVOS INTERNOS
13
PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DE CAJA CHICA
15
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.8.
4.9.
V.
4.10. PROCEDIMIENTO PARA LA RENDICIÓN DE GASTOS Y REPOSICIÓN
DE CAJA CHICA
17
4.11. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA CAJA FISCAL
19
FLUJOGRAMAS
20
5.1.
5.2.
20
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA AMPLIACIÓN DEL
FONDO ROTATIVO INTERNO
21
5.3.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO Y RENDICIÓN DE
GASTOS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
22
5.4.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE VALES DE
FONDO ROTATIVO PARA COMPRAS A TRAVÉS DEL FONDO
ROTATIVO INTERNO
23
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DEL
FONDO ROTATIVO INTERNO
24
5.6.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DIRECTO
25
5.7.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE LOS
INGRESOS PRIVATIVOS
26
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CONSTITUCIÓN Y
LIQUIDACIÓN DE LOS FONDOS PRIVATIVOS INTERNOS
27
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DE CAJA
CHICA
28
5.5.
5.8.
5.9.
VI.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DEL
FONDO ROTATIVO INTERNO
5.10. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RENDICIÓN DE
GASTOS Y REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
29
5.11. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA
CAJA FISCAL
30
FORMATO E INSTRUCTIVOS
31
6.1.
FORMULARIO “LIBRO DE BANCOS” E INSTRUCTIVO
31
6.2.
FORMULARIO “RENDICIÓN DE GASTOS DEL FONDO ROTATIVO
INTERNO” (FR03), ANEXOS E INSTRUCTIVO
33
6.3.
FORMULARIO “VALE DE FONDO ROTATIVO INTERNO”
38
6.4.
FORMULARIO DE “LIQUIDACIÓN Y REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA
CHICA” E INSTRUCTIVO
39
6.5.
FORMULARIO “VALE DE CAJA CHICA”
42
6.6.
FORMULARIO “INFORME DE LIQUIDACIÓN DEL FONDO
ROTATIVO INTERNO”
43
FORMULARIO “INFORME DE LIQUIDACIÓN DEL FONDO PRIVATIVO
INTERNO”
44
6.8.
FORMULARIO “EJECUCIÓN DE LA CUOTA FINANCIERA”
45
6.9.
FORMULARIO “REGISTRO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA”
6.7.
E INSTRUCTIVO
VII.
EJEMPLO DEL REGISTRO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
46
49
ANEXO # 1
Normativa de la caja chica
52
ANEXO # 2
Ejemplo de la creación de la caja chica
56
ANEXO # 3
Formulario de caja fiscal
60
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SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
I.
PRESENTACIÓN
La modernización institucional que promueve el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social –
MSPAS-, a través del Programa de Mejoramiento de los Servicios de Salud –PMSS-, contempla la
descentralización y desconcentración financiera, la cual permitirá la asignación de recursos
presupuestarios a las Unidades Ejecutoras del MSPAS, que en primera instancia son los responsables de
la ejecución de los recursos, utilizando el principio de centralización normativa y descentralización
operativa.
El sistema de tesorería, tal como lo indica el artículo 54 de la Ley Orgánica del Presupuesto, lo
constituye “el conjunto de principios, órganos, normas y procedimientos relativos a la administración de
los recursos públicos y su aplicación para el pago de las obligaciones del Estado”.
Las Unidades Ejecutoras actualmente disponen de recursos de efectivo a través de los fondos
rotativos, como un medio para ejecutar su presupuesto y cumplir sus obligaciones de compras menores y
emergentes, y para el resto de obligaciones que representa la mayor parte de su ejecución
presupuestaria, utiliza la modalidad del pago directo, que se realiza desde el MSPAS vía transferencia
bancaria a la cuenta del proveedor.
Para las Unidades Ejecutoras es importante contar con una herramienta de apoyo, que contenga
los elementos básicos para realizar sus actividades de manera ordenada, eficiente y eficaz; por lo tanto,
se establece el presente Manual de Normas y Procedimientos de Tesorería, que además incluye los
formatos e instructivo necesarios para llevarlo a cabo.
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II.
OBJETIVOS
2.1.
GENERAL
Que el personal que labora en el área de Tesorería de Áreas de Salud, Hospitales y Dependencias
Técnico Normativas del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social –MSPAS-, tengan conocimiento
de los principales procesos que permitan el desarrollo de sus actividades de manera eficiente y eficaz.
2.2.
ESPECÍFICOS
a)
Permitir el registro sistemático y ordenado de los ingresos y egresos de la Unidad Ejecutora.
b)
Permitir que Tesorería ejerza las funciones de administración de los recursos financieros, así como
el pago oportuno de las obligaciones de la Unidad Ejecutora.
III.
NORMAS
a)
El Jefe de Tesorería es responsable del cumplimiento de los procesos descritos en el presente
manual.
b)
El Jefe de Tesorería de la Unidad Ejecutora llevará el control de la ejecución de la cuota financiera.
c)
La Tesorería es la encargada del manejo y control del Fondo Rotativo Interno, así como de la
cuenta bancaria utilizada para tal efecto, y el respectivo Libro de Bancos, sin embargo la
conciliación bancaria estará a cargo de Contabilidad.
d)
La Tesorería debe preparar la rendición de las operaciones del Fondo Rotativo Interno, utilizando
para el efecto los formatos indicados en el presente manual.
e)
El manejo del Fondo Rotativo Interno se rige por lo establecido en la normativa vigente.
f)
Las Unidades Ejecutoras pueden realizar sus pagos, a través del Fondo Rotativo Interno, Fondo
Privativo Interno, por acreditamiento en cuenta (pago directo), y otros.
g)
A través de un Acuerdo Interno emitido por la Gerencia Administrativa Financiera se podrá crear
una o más cajas chicas; dicho fondo establecido debe estar custodiado por la persona asignada
quien velará por el control del mismo y además deberá tener vigente su fianza de fidelidad.
h)
La autorización de los Vales de Fondo Rotativo Interno es responsabilidad del Gerente
Administrativo Financiero de la Unidad Ejecutora, quien deberá velar por que el uso de los mismos
sea para aquellos casos especiales donde el proveedor no conceda crédito, y que su liquidación
sea en un término máximo de cinco (5) días calendario.
i)
Las cajas fiscales deben entregarse a la Contraloría General de Cuentas en las fechas
establecidas en la Ley.
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IV.
NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS
4.1.
PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
La creación del Fondo Rotativo Interno consiste en la autorización y colocación de fondos en la
cuenta bancaria de la Unidad Ejecutora que para el efecto haya sido creada, al iniciar el ejercicio fiscal,
para que cumpla con las obligaciones adquiridas por gastos de funcionamiento identificados en el
presupuesto aprobado, aplicando los lineamientos descritos en la normativa vigente.
No.
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
1.
Gerencia General del MSPAS
a) Recibe del MFP el Fondo Rotativo Institucional asignado
al MSPAS.
b) Analiza y determina la creación de los Fondos Rotativos
Internos para las Unidades Ejecutoras del MSPAS.
c) Gestiona ante el Despacho Ministerial el “Acuerdo
Ministerial” para la constitución de los Fondos Rotativos
Internos.
d) Realiza las transferencias de fondos a las cuentas
bancarias de las Unidades Ejecutoras; y
e) Notifica a las Unidades Ejecutoras la creación de los
Fondos Rotativos Internos, mediante el Acuerdo
Ministerial.
2.
Gerente Administrativo
Financiero
a) Recibe del nivel central del MSPAS la notificación de la
constitución del Fondo Rotativo Interno a través de copia
del Acuerdo Ministerial; y
b) Traslada a Tesorería.
3.
Jefe de Tesorería
a) Recibe copia del Acuerdo Ministerial por la creación del
Fondo Rotativo Interno.
b) Verifica en la cuenta bancaria de la Unidad Ejecutora la
transferencia de fondos.
c) Emite recibo de ingresos autorizado por la Contraloría
General de Cuentas, forma 63”A” a nombre de “Tesorería
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del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social”, por el
monto recibido y lo envía a Tesorería del MSPAS; y
d) Traslada al Auxiliar de Tesorería encargado del Fondo
Rotativo Interno, la documentación que respalda la
creación del Fondo Rotativo Interno.
4.
Auxiliar de Tesorería
a) Recibe la documentación de la creación del Fondo
Rotativo Interno.
b) Registra la creación del Fondo Rotativo Interno en el Libro
de Bancos, de acuerdo al monto de la transferencia
bancaria recibida del nivel central del MSPAS; y
c) Archiva la documentación de la creación del Fondo
Rotativo Interno.
Importante:
En el proceso 4 b) el Auxiliar de Tesorería debe tomar en cuenta la creación del Fondo Rotativo Interno
en el software correspondiente y por el monto autorizado.
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4.2.
PROCEDIMIENTO PARA LA AMPLIACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
La ampliación del Fondo Rotativo Interno se origina por la necesidad que existe en las Unidades
Ejecutoras de disponer de mayores cantidades de efectivo para ejecutar su presupuesto.
Una ampliación al Fondo Rotativo Interno no constituye un incremento al presupuesto, y para su
utilización es necesario contar con disponibilidad presupuestaria y financiera en un proceso normal de la
ejecución presupuestaria.
Debido a que el Fondo Rotativo Interno es un medio de ejecución presupuestaria, es normal que al
existir suficientes créditos presupuestarios, se justifique la necesidad de disponer de fondos en efectivo
para ejecutar el presupuesto a través del Fondo Rotativo Interno, en caso contrario (cuando existen
pocos créditos presupuestarios) no podrá utilizar el referido fondo, quedando como fondos ociosos, por lo
tanto las autoridades financieras de la Unidad Ejecutora son responsables de la correcta utilización del
Fondo Rotativo Interno.
En el Acuerdo Ministerial de constitución de los fondos rotativos internos, se establece que la
diferencia entre el Fondo Rotativo Institucional asignado al MSPAS y el monto total de los fondos
rotativos internos distribuidos a las Unidades Ejecutoras, será utilizada para ampliaciones y para cubrir
emergencias. También la Gerencia General Administrativo-Financiera del nivel central puede tomar la
disposición de disminuir el monto autorizado del Fondo Rotativo Interno, a las Unidades Ejecutoras que
de acuerdo al análisis mantienen una baja rotación y así obtener fondos para atender las ampliaciones
solicitadas por otras Unidades Ejecutoras.
No.
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
1.
Gerente Administrativo
Financiero
Con los Jefes de Tesorería y de Presupuesto, elabora a
través de oficio la justificación para solicitar ampliación al
Fondo Rotativo Interno; tomando en cuenta la rotación del
fondo, el porcentaje máximo que debe representar el fondo
con relación al presupuesto aprobado y la congruencia entre
los créditos presupuestarios y el fondo; y traslada al Director
para su visto bueno.
2.
Director
a) Recibe la documentación para la ampliación del Fondo
Rotativo Interno; y
b) Aprueba la propuesta, la firma y la devuelve a la Gerencia
Administrativa Financiera.
3.
Gerente Administrativo
Financiero
a) Recibe la documentación de solicitud de ampliación al
Fondo Rotativo Interno con el visto bueno del Director de
la Unidad Ejecutora; y
b) Realiza las gestiones ante el Departamento Financiero
del nivel central del MSPAS, trasladando la solicitud de la
referida ampliación.
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4.
Departamento Financiero del
MSPAS
a) Recibe de la Unidad Ejecutora la solicitud de ampliación
del Fondo Rotativo Interno.
b) El Jefe del Departamento Financiero analiza con los Jefes
de las Unidades de Presupuesto y Tesorería la solicitud
planteada y si lo considera procedente acepta y autoriza
la ampliación, emitiendo una Resolución.
c) La Unidad de Tesorería del MSPAS realiza la
transferencia bancaria a la cuenta de la Unidad Ejecutora;
y
d) Notifica a la Unidad Ejecutora a través de la Resolución.
5.
Gerente Administrativo
Financiero
Recibe la resolución de ampliación del Fondo Rotativo Interno
y la traslada a Tesorería.
6.
Jefe de Tesorería
a) Recibe la resolución de ampliación del Fondo Rotativo
Interno.
b) Verifica el ingreso de fondos a la cuenta bancaria de la
Unidad Ejecutora.
c) Emite recibo de ingresos autorizado por la Contraloría
General de Cuentas, forma 63”A”, a nombre de “Tesorería
del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social”, por el
monto recibido y lo envía a Tesorería del MSPAS; y
d) Traslada al Auxiliar de Tesorería encargado del Fondo
Rotativo Interno, la documentación que respalda la
ampliación del Fondo Rotativo Interno.
7.
Auxiliar de Tesorería
a) Registra la ampliación del Fondo Rotativo Interno en el
Libro de Bancos, de acuerdo al monto de la transferencia
bancaria recibida del nivel central del MSPAS; y
b) Archiva documentación por la ampliación del Fondo
Rotativo Interno.
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4.3.
PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO Y RENDICIÓN DE GASTOS A TRAVÉS DEL FONDO
ROTATIVO INTERNO
Tesorería recibe de Contabilidad las órdenes de pago, y decide de acuerdo a la normativa vigente,
que expedientes puede pagar a través del Fondo Rotativo Interno y cuales a través de acreditamiento en
cuenta o pago directo. En el caso de los expedientes pagados a través del Fondo Rotativo Interno,
deberá preparar un informe o rendición de gastos, con el fin de que sea reintegrado el monto reportado
en dicha rendición, por lo tanto deberá realizar lo siguiente:
No.
1.
RESPONSABLE
Jefe de Tesorería *
DESCRIPCIÓN
a) Recibe de Contabilidad la orden de
documentación de soporte correspondiente.
pago
y
b) Verifica si de acuerdo a la normativa vigente es factible
realizar el pago a través del Fondo Rotativo Interno; si no
procede, aplica el procedimiento 4.6. (Pago directo) o
devuelve a Contabilidad para su corrección; si procede,
elabora el cheque a nombre del beneficiario y obtiene las
firmas autorizadas.
c) Registra la etapa del pagado en los formatos de “Registro
de la Ejecución Presupuestaria”.
d) Registra el movimiento en el Libro de Bancos.
e) Entrega el cheque al proveedor o beneficiario atendiendo
a la calendarización establecida por la Unidad Ejecutora.
f)
Con las órdenes pagadas a través del Fondo Rotativo
Interno, elabora la rendición de gastos en el formulario
correspondiente (FR03) y anexos.
g) Obtiene las firmas correspondientes del formulario y
anexos (FR03).
h) Traslada el FR03 y anexos debidamente autorizado a la
Unidad de Contabilidad del Departamento Financiero del
nivel central del MSPAS.
i)
Registra la disminución de la cuota financiera en el
formato de “Ejecución de la Cuota Financiera”; y
j)
Archiva la documentación original de soporte de la
rendición de gastos del Fondo Rotativo Interno.
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2.
Departamento Financiero del
MSPAS
a) Recibe la rendición de gastos del Fondo Rotativo Interno
de la Unidad Ejecutora y realiza las gestiones de registro
y solicitud de reintegro ante el Ministerio de Finanzas
Públicas.
b) Una vez obtenido el reembolso del MFP, realiza la
transferencia bancaria a la cuenta monetaria de la Unidad
Ejecutora por la reposición del Fondo Rotativo Interno; y
c) Notifica a la Unidad Ejecutora.
3.
Jefe de Tesorería *
a) Recibe notificación de reposición del Fondo Rotativo
Interno.
b) Verifica el monto del acreditamiento en la cuenta bancaria
de la Unidad Ejecutora.
c) Emite recibo de ingresos autorizado por la Contraloría
General de Cuentas, forma 63”A” a nombre de “Tesorería
del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social”, por el
monto recibido y lo envía a Tesorería del MSPAS; y
d) Registra el movimiento en el Libro de Bancos del Fondo
Rotativo Interno.
* O la persona que delegue.
Importante:
Las rendiciones de gastos del Fondo Rotativo Interno, deben realizarse a través del software desarrollado
por la Gerencia General Administrativo-Financiera del MSPAS, o el software que en el futuro sea
implementado por el nivel central del MSPAS.
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4.4.
PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE VALES DE FONDO ROTATIVO PARA COMPRAS A
TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
El vale de Fondo Rotativo Interno respalda una cantidad de dinero que se entrega para la compra
de bienes y/o contratación de servicios, debido a que ciertos proveedores o beneficiarios requieren el
pago inmediato en el momento de la entrega de los bienes o la prestación de servicios, por lo tanto se
genera el vale para que después de realizado el gasto se efectúe la liquidación del mismo.
Los gastos efectuados a través de esta modalidad deben ser reportados a Contabilidad debido a
que no se ha registrado la etapa del devengado.
No.
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Entrega del vale de FR
1.
Auxiliar de Tesorería
a) Recibe copia de la orden de compra debidamente
autorizada, para la adquisición del bien y/o servicio; por lo
que elabora el vale de Fondo Rotativo Interno, dicho vale
debe contar con la autorización del Gerente
Administrativo Financiero, verificando que se cumpla la
norma h) de Tesorería del presente manual.
b) Elabora el cheque a nombre del proveedor y obtiene las
firmas correspondientes.
c) Registra el movimiento en el Libro de Bancos del Fondo
Rotativo Interno.
d) Entrega el cheque al Jefe de Compras o a la persona que
él designe como responsable; y
e) Transcurrido el tiempo de vigencia del vale, recibe la
liquidación de compras con su documentación de soporte,
(dichos gastos deben incluirse en la rendición de gastos
del Fondo Rotativo Interno de la Unidad Ejecutora).
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4.5.
PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
Al final del ejercicio fiscal, el monto autorizado del Fondo Rotativo Interno a cargo de la Unidad
Ejecutora, debe ser liquidado y entregado al Departamento Financiero del MSPAS según calendarización,
y para el efecto debe reportar el total de documentos de legítimo abono del gasto efectuado y la boleta de
depósito bancario que ampara el reintegro por el saldo no utilizado.
No.
1.
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Auxiliar de Tesorería
a) Elabora la rendición final del Fondo Rotativo Interno
utilizando para el efecto el formulario FR03 y anexos.
b) Completa el formulario “Informe de Liquidación del Fondo
Rotativo Interno” el cual muestra la integración del Fondo
Rotativo Interno.
c) Si existe remanente de efectivo, realiza el reintegro a la
cuenta del Fondo Rotativo Institucional del MSPAS, a
través de un depósito monetario.
d) Registra en el Libro de Bancos el monto de lo reintegrado
a través de la boleta de depósito, verificando que el saldo
del Fondo Rotativo Interno haya sido liquidado en su
totalidad.
e) Obtiene las firmas correspondientes en los formularios de
liquidación del Fondo Rotativo Interno.
f)
Traslada el FR03 y anexos debidamente firmados al
Departamento Financiero del nivel central del MSPAS,
adjuntando la boleta de depósito (en el caso de existir
reintegro) y el informe de liquidación del Fondo Rotativo
Interno que muestra la integración del mismo; y
g) Archiva la documentación original de soporte de la
liquidación final del Fondo Rotativo Interno.
2.
Departamento Financiero del
MSPAS
Realiza las gestiones de registro de la liquidación del Fondo
Rotativo Interno y entrega finiquito a la Unidad Ejecutora.
Importante:
La liquidación del Fondo Rotativo Interno, debe realizarse a través del software desarrollado por la
Gerencia General Administrativo-Financiera del MSPAS, o el que en el futuro sea implementado por el
nivel central del MSPAS.
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4.6.
PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DIRECTO
La Unidad Ejecutora traslada las órdenes de pago con la documentación de soporte al nivel central
del MSPAS respetando las fechas establecidas al inicio del ejercicio fiscal; en el nivel central se lleva a
cabo la gestión del acreditamiento en cuenta bancaria de los proveedores o beneficiarios.
No.
1.
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Auxiliar de Tesorería
a) Recibe de Contabilidad la documentación de soporte del
pago a través del acreditamiento en cuenta al proveedor o
beneficiario.
b) Registra la disminución de la cuota financiera en el
formato de “Ejecución de la Cuota Financiera”.
c) Traslada la documentación de soporte al Departamento
Financiero del MSPAS; y
d) Con el número de UDAF asignado a cada orden de pago,
registra la etapa del pagado en los formatos de “Registro
de la Ejecución Presupuestaria”, y verifica en el SICOINWeb el pago con el número de CUR (Comprobante Único
de Registro).
2.
Departamento Financiero del
MSPAS
Realiza las gestiones de registro y pago a los proveedores vía
acreditamiento en cuenta, utilizando para el efecto el Sistema
de Contabilidad Integrada (SICOIN-Web).
Importante:
El procedimiento de registro de la ejecución presupuestaria por el método de pago directo, se llevará a
cabo a través del Sistema Informático de Gestión –SIGES-.
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4.7.
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE LOS INGRESOS PRIVATIVOS
Los ingresos privativos, también denominados ingresos propios, son aquellos ingresos de efectivo
que genera la Unidad Ejecutora derivados del giro normal de su actividad y otros ingresos de carácter
extraordinario.
No.
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Recepción de ingresos
1.
Auxiliar de Tesorería
a) La Unidad Ejecutora recibe fondos en concepto de
ingresos privativos, generados por la venta de bienes o la
prestación de servicios.
b) Al momento de percibir dichos fondos, emite y entrega el
recibo de ingresos varios, forma 63 “A” o cualquier otro
formato autorizado por la Contraloría General de Cuentas.
c) Diariamente deposita en un banco de la localidad los
ingresos percibidos el día anterior, en la cuenta de fondos
privativos de la Unidad Ejecutora.
d) Al finalizar el mes realiza una transferencia de fondos por
el total recaudado durante el mes, de la cuenta bancaria
de fondos privativos internos de la Unidad Ejecutora a la
cuenta bancaria constituida en el Banco de Guatemala de
“Fondos Privativos Tesorería Nacional”.
e) Registra los movimientos de ingresos y de egresos en el
Libro de Bancos de la cuenta de fondos privativos
internos.
f)
En los primeros 10 días hábiles de cada mes elabora el
oficio, en el cual se indicará los conceptos y valores de
los ingresos del mes anterior; así mismo, adjunta copia de
la boleta del depósito bancario efectuado, y envía a la
Unidad de Contabilidad del MSPAS para el registro del
Comprobante Único de Registro (CUR) de ingreso en el
SICOIN-Web.
g) Solicita copia del CUR de ingresos elaborado por la
Unidad de Contabilidad del MSPAS; y
h) Archiva la documentación de soporte de los ingresos
privativos.
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4.8.
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSTITUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LOS FONDOS PRIVATIVOS
INTERNOS
Las Unidades Ejecutoras que perciban ingresos privativos podrán solicitar dichos fondos para
cubrir emergencias en la etapa de la ejecución del gasto con fuente de financiamiento 31, siguiendo los
pasos descritos a continuación:
No.
1.
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Solicitud de constitución del
Fondo Privativo Interno
Solicita al Departamento Financiero del MSPAS a través de
oficio autorizado por las autoridades de la Unidad Ejecutora,
la constitución del Fondo Privativo Interno, debiendo cumplir
con lo siguiente:
Jefe de Tesorería
a) Presenta certificación del saldo de los ingresos
recaudados en el ejercicio fiscal anterior, emitida por
Tesorería de la Unidad Ejecutora.
b) Presenta fotocopia de los CUR de ingresos del ejercicio
fiscal anterior.
c) Proporciona número de cuenta bancaria para el manejo
del Fondo Privativo Interno.
Nota: Además dentro de la estructura presupuestaria de la
Unidad Ejecutora debe figurar la fuente de financiamiento 31
2.
Jefe del Departamento
Financiero del nivel central del
MSPAS
a) Recibe y revisa la solicitud de constitución de Fondo
Privativo Interno.
b) Evalúa la constitución del Fondo Privativo Interno; si no
procede, devuelve a la unidad solicitante indicando los
motivos; si procede, gestiona el correspondiente Acuerdo
Ministerial.
c) Realiza la transferencia bancaria a la cuenta bancaria
aperturada; y
d) Notifica a la Unidad Ejecutora la constitución del fondo
privativo interno
3.
Liquidación del fondo
privativo interno
Auxiliar de Tesorería
La liquidación del Fondo Privativo Interno, se realizará al
momento de que la Unidad Ejecutora haya utilizado el 100%
de los fondos asignados, o en el mes de diciembre. No
obstante, deberá realizar mensualmente liquidaciones
parciales “no reembolsables”, en los formularios FR03 y sus
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respectivos anexos.
a) La Unidad Ejecutora liquida parcial o totalmente el Fondo
Privativo Interno, afectando la fuente de financiamiento 31
en el formulario FR03 y anexos.
b) Al elaborar la liquidación final, adjunta la boleta de
depósito monetario efectuado en la cuenta bancaria que
indique el nivel central del MSPAS, por la devolución del
saldo no utilizado.
c) Al momento de liquidar el Fondo Privativo Interno, deberá
elaborar el formulario de “Informe de Liquidación de
Fondo Privativo Interno” el cual muestra la integración de
dicho fondo; y
d) Traslada al Departamento Financiero para el registro
correspondiente
Importante:
La liquidación del Fondo Privativo Interno, se realizará a través del formulario FR03 y sus respectivos
anexos, cambiando en el título y en el contenido del formulario y anexos, la palabra “Rotativo” por
“Privativo”; y el informe de liquidación del Fondo Privativo Interno, o bien, utilizando el software que en el
futuro sea implementado por el nivel central del MSPAS.
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4.9.
PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DE CAJA CHICA
La caja chica es un fondo de efectivo que la Unidad Ejecutora utiliza para la adquisición de bienes
y/o contratación de servicios emergentes y por montos menores, con cargo al Fondo Rotativo Interno.
La utilización de caja chica tiene como objetivo agilizar la ejecución de gastos de la Unidad
Ejecutora, ya que a través de las liquidaciones necesarias se dá el uso óptimo al efectivo en las
adquisiciones menores, cubriendo de forma inmediata las necesidades de los servicios para prestar una
atención eficiente y eficaz.
Para el manejo de la caja chica se debe aplicar lo establecido en la normativa interna vigente
(actualmente es el Acuerdo Ministerial No. SP-M-2116-2004 de fecha 11 de agosto de 2004) Anexo # 1
de este módulo.
No.
RESPONSABLE
1.
Gerente Administrativo
Financiero
DESCRIPCIÓN
a) Emite y firma el Acuerdo Interno de constitución de una o
más cajas chicas para la Unidad Ejecutora, de acuerdo a
la magnitud o complejidad de la dependencia (Ver
ejemplo en Anexo # 2)
El Acuerdo Interno debe establecer el monto autorizado,
el responsable del manejo y control, el destino específico
del fondo (Grupo 1 Servicios no personales y Grupo 2
Materiales y suministros), la cantidad máxima de cada
gasto, los documentos de soporte, el registro, reposición y
liquidación final del fondo; y
b) Traslada al Director para la firma correspondiente.
2.
Director
a) Recibe y revisa; si no está de acuerdo, devuelve
indicando las razones; si está conforme, firma el Acuerdo
Interno; y
b) Devuelve a la Gerencia General Administrativa Financiera
el Acuerdo Interno debidamente autorizado.
3.
Gerente Administrativo
Financiero
a) Recibe el Acuerdo Interno con la firma del Director; y
b) Traslada a Tesorería de la Unidad Ejecutora.
4.
Auxiliar de Tesorería
a) Emite el cheque de constitución del fondo de la caja chica
a nombre de la persona responsable del mismo, con base
a lo indicado en el Acuerdo Interno de la Gerencia
Administrativa Financiera (el cheque emitido corresponde
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a la cuenta del Fondo Rotativo Interno de la Unidad
Ejecutora); y
b) Entrega el cheque al responsable del fondo de la caja
chica,
adjuntando
copia
del
Acuerdo
Interno
correspondiente.
5.
Encargado de Caja Chica
a) Gestiona la fianza de fidelidad.
b) Recibe el cheque por el monto autorizado de caja chica.
c) Registra el monto recibido en Libro de Caja Chica,
autorizado por la Contraloría General de Cuentas; en el
mismo anotará tanto los ingresos como los egresos
efectuados con la caja chica; y
d) Cobra el cheque y guarda el efectivo en un lugar seguro y
bajo llave o en una caja fuerte; o bien realiza la apertura
de una cuenta bancaria a nombre de la Unidad Ejecutora
(previa autorización de la Gerencia Administrativa
Financiera de la Unidad Ejecutora).
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4.10. PROCEDIMIENTO PARA LA RENDICIÓN DE GASTOS Y REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
El Encargado de Caja Chica deberá observar que los gastos efectuados correspondan al grupo 1 y
2 del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, de acuerdo a la
normativa vigente (Acuerdo Ministerial No. SP-M-2116-2004). Y deberá solicitar la reposición o reintegro
del fondo, cuando haya gastado hasta un 75% del valor de la asignación o el porcentaje que establezca
la normativa interna para tal efecto.
Para respaldar los gastos efectuados a través de la caja chica, constituyen documentos de soporte
las facturas autorizadas por la Superintendencia de Administración Tributaria, los recibos y otras formas
autorizadas por la Contraloría General de Cuentas; constancias de ingresos a almacén y/o constancias
de recepción del servicio. Para la liquidación y reposición del fondo, el Encargado de Caja Chica deberá
presentar dicha documentación en el formulario de “Liquidación y Reposición del Fondo de Caja Chica”
Al final del ejercicio fiscal el fondo de caja chica debe ser liquidado en su totalidad y entregado a
Tesorería de la Unidad Ejecutora.
No.
1.
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Encargado de Caja Chica
a) Recibe la solicitud de pedido para la adquisición del bien
y/o servicio emergente.
b) Realiza la compra directamente o entrega efectivo,
respaldado por un vale de caja chica, por la cantidad
solicitada, a la persona interesada, para que realice la
compra del bien o el pago del servicio de inmediata
adquisición.
c) Registra el movimiento efectuado en el Libro autorizado
por la Contraloría General de Cuentas.
d) La persona interesada liquida el vale de caja chica,
adjuntando la factura original, el ingreso a almacén y/o la
constancia de la recepción del servicio y la boleta de
depósito o efectivo en caso de existir sobrante.
e) El Encargado de Caja Chica, con los documentos
pagados, elabora la liquidación de gastos en el formulario
“Liquidación y Reposición del Fondo de Caja Chica”
adjuntando la documentación de soporte de los pagos
efectuados (si es liquidación final adjunta boleta de
depósito por el reintegro de efectivo no utilizado, a la
cuenta bancaria del Fondo Rotativo Interno de la Unidad
Ejecutora); y
f)
Traslada a Contabilidad para la revisión y registro.
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2.
Jefe de Contabilidad *
a) Recibe y revisa que la “Liquidación y Reposición de Caja
Chica” cumpla con los requisitos y con la documentación
de soporte correspondiente; si no cumple, devuelve para
su corrección; si cumple, registra la etapa del compromiso
y devengado en los formatos de “Registro de la Ejecución
Presupuestaria”; y firma.
b) Gestiona la firma del Gerente Administrativo Financiero
en el formulario de “Liquidación y Reposición del Fondo
de Caja Chica”; y
c) Traslada la liquidación a Tesorería para el reintegro
correspondiente.
3.
Jefe de Tesorería *
a) Recibe la liquidación de gastos de caja chica (la
liquidación conteniendo los documentos de soporte de los
gastos efectuados, deberá ser incluida en la rendición de
gastos del Fondo Rotativo Interno de la Unidad
Ejecutora).
b) Emite cheque de reposición o reintegro del fondo de caja
chica a nombre del responsable del mismo.
c) Registra el movimiento en el Libro de Bancos de la cuenta
del Fondo Rotativo Interno; y
d) Entrega el cheque al responsable del fondo de caja chica.
* O la persona que designe
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4.11. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA CAJA FISCAL
La caja fiscal contiene los ingresos y egresos de la Unidad Ejecutora, la cual debe entregarse a la
Contraloría General de Cuentas, conforme al registro de cuentadancia de la Unidad Ejecutora.
No.
1.
RESPONSABLE
Jefe de Tesorería *
DESCRIPCIÓN
a) Utilizando las hojas movibles autorizadas por la
Contraloría General de Cuentas (forma 200-A-3) detalla
por separado los ingresos y los egresos de la Unidad
Ejecutora (Anexo # 3).
b) Diariamente registra los movimientos de ingresos y de
egresos, y al finalizar el mes realiza el resumen
correspondiente.
c) Obtiene las firmas correspondientes en la caja fiscal
(Persona que elabora, Jefe de Tesorería, Jefe de
Contabilidad, Gerente Administrativo Financiero y
Director); y
d) Presenta a la Delegación de la Contraloría General de
Cuentas de la localidad la caja fiscal, dentro del plazo
establecido en la normativa vigente (5 días después del
cierre mensual), solicitando firma de recibido.
* O la persona que designe
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V.
FLUJOGRAMAS
5.1.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DEL FONDO ROTATIVO
INTERNO
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS
CREACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
ENTE RECTOR
No.
GERENCIA GENERAL DEL
MSPAS
UNIDAD
GERENTE
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
EJECUTORA
JEFE DE TESORERÍA
AUXILIAR DE TESORERÍA
Inicio
a) Recibe del MFP el Fondo
Rotativo Institucional asignado
al MSPAS
b) Analiza y determina la
creación
de
los
Fondos
Rotativos
Internos
para
Unidades
Ejecutoras
del
MSPAS
1.
2.
c) Gestiona ante el Despacho
Ministerial
el
“Acuerdo
Ministerial” para la constitución
de los fondos rotativos internos
d) Realiza las transferencias
de fondos a las cuentas
bancarias de las UE; y
a) Recibe notificación de
constitución del FRI a
través
de
copia
del
Acuerdo Ministerial; y
e) Notifica a las Unidades
Ejecutoras
b) Traslada a Tesorería
a) Recibe copia del Acuerdo
Ministerial de creación del FRI
b) Verifica en la cuenta
bancaria
de
la
UE
la
transferencia de fondos
3.
4.
c) Emite recibo de ingresos
autorizado por la CGC (forma
63-A) a nombre de la
“Tesorería del MSPAS”, por el
monto recibido y lo envía a
Tesorería del MSPAS; y
d) Traslada al Auxiliar de
Tesorería encargado del FRI,
la
documentación
correspondiente.
a) Recibe documentación
de creación del FRI; y
b) Registra la creación del
FRI en el libro bancos, y
c)
Archiva
Fin
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5.2.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA AMPLIACIÓN DEL FONDO ROTATIVO
INTERNO
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS
AMPLIACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
UNIDAD
No.
DIRECTOR EJECUTIVO
EJECUTORA
GERENCIA ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
ENTE RECTOR
DEPARTAMENTO
FINANCIERO (MSPAS)
TESORERÍA
Inicio
1.
a) Recibe documentación
para ampliación del FRI; y
2.
3.
b) Aprueba la propuesta,
firma y devuelve a la
Gerencia
Con Jefes de Tesorería y
Presupuesto,
elabora
la
justificación
para
solicitar
ampliación y traslada para el visto
bueno del Director
a) Recibe documentación firmada
por el Director; y
b) Traslada al Departamento
Financiero del Nivel central para la
gestión correspondiente
a) Recibe la solicitud de
ampliación del FRI
b) Analiza con los Jefes de
las
Unidades
de
Presupuesto y Tesorería y
si es procedente autorizan
la ampliación, emitiendo
una Resolución
4.
5.
6.
Recibe
la
Resolución
de
ampliación del FRI y traslada a
Tesorería
Jefe de Tesorería
a) Recibe la resolución
ampliación del FRI
c) La Unidad de Tesorería
realiza la transferencia
bancaria a la cuenta del la
Unidad Ejecutora; y
de
b) Verifica el ingreso de fondos a la
cuenta bancaria de la Unidad
Ejecutora
d) Notifica a la Unidad
Ejecutora el contenido de la
Resolución
c) Emite recibo 63"A” por el monto
recibido y lo envía al nivel central
del MSPAS; y
d) Traslada al Encargado del FRI
7.
Auxiliar de Tesorería
a) Registra la ampliación del FRI
en el libro de bancos; y
b)
Archiva
Fin
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5.3.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO Y RENDICIÓN DE GASTOS A
TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS
PAGO Y RENDICIÓN DE GASTOS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
UNIDAD
No.
EJECUTORA
JEFE DE TESORERÍA *
ENTE
RECTOR
DEPARTAMENTO FINANCIERO (MSPAS)
Inicio
a) Recibe de Contabilidad la orden
de pago con su documentación de
soporte
b) Verifica si de acuerdo a la normativa vigente es factible realizar
el pago a través del FRI; si no procede, aplica proceso 4.6. (pago
directo) o devuelve a Contabilidad para su corrección; si procede,
elabora el cheque a nombre del beneficiario y obtiene las firmas
autorizadas
c) Registra la etapa del pagado en el formato correspondiente
d) Registra la transacción en el libro de bancos
1.
e) Entrega el cheque al proveedor o beneficiario, según
calendarización
f) Con las órdenes pagadas a través del FRI, elabora la rendición
de gastos en el formulario FR03 y anexos
g) Obtiene las firmas correspondientes del formulario (FR03) y
anexos
h) Traslada el FR03 y anexos debidamente autorizado a la
Unidad de Contabilidad del Departamento Financiero del MSPAS,
y
i) Afecta la programación financiera; y
2.
3.
j) Archiva la documentación original de soporte de la rendición de
gastos del FRI
a) Recibe de la Unidad Ejecutora la rendición de gastos
del FRI y realiza las gestiones para el registro y solicitud
de reintegro ante el ente rector del MFP
a) Recibe la notificación de reposición del FRI
b) Una vez obtenido el reembolso del MFP, realiza la
transferencia bancaria a la cuenta monetaria de la Unidad
Ejecutora; y
b) Verifica el monto acreditado en la cuenta bancaria de la
Unidad Ejecutora
c) Notifica a la Unidad Ejecutora
c) Emite recibo de ingresos 63"A” por el monto recibido y lo envía
al Departamento Financiero del MSPAS; y
d) Registra el movimiento en el Libro de Bancos del FRI
Fin
* O la persona que delegue
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5.4.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE VALES DE FONDO ROTATIVO
PARA COMPRAS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS
VALES DE FONDO ROTATIVO PARA COMPRAS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
No.
AUXILIAR DE TESORERÍA
Inicio
Entrega del vale de fondo rotativo
a) Recibe copia de la orden de compra debidamente autorizada, para la adquisición del bien y/o
contratación de servicio; por lo que elabora el vale de FRI
b) Elabora el cheque a nombre del proveedor y obtiene las firmas correspondientes
1.
c) Registra el movimiento en el libro de bancos del FRI
d) Entrega el cheque al Jefe de Compras o la persona que él designe como responsable; y
e) Transcurrido el tiempo de la vigencia del vale, recibe la liquidación de compras con la
documentación de soporte (dichos gastos deben incluirse en la rendición de gastos del fondo
rotativo interno)
Fin
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5.5.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATIVO
INTERNO
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS
LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
No.
AUXILIAR DE TESORERÍA
DE LA UNIDAD EJECUTORA
DEPARTAMENTO FINANCIERO
DEL NIVEL CENTRAL DEL MSPAS
Inicio
a) Elabora la rendición final del Fondo Rotativo Interno,
utilizando para el efecto el formulario FR03 y anexos
b) Completa el formulario “Informe de Liquidación del
Fondo Rotativo” el cual muestra la integración del Fondo
Rotativo Interno
c) Sí existe remanente de efectivo, realiza el reintegro a
la cuenta del Fondo Rotativo Institucional del MSPAS, a
través de un depósito monetario
1.
d) Registra en el libro de bancos el monto de lo
reintegrado a través de la boleta de depósito, verificando
que el saldo del Fondo Rotativo Interno haya sido
liquidado en su totalidad
e) Obtiene las firmas correspondientes en los formularios
de liquidación del Fondo Rotativo Interno
f) Traslada el FR03 y anexos debidamente firmado al
Departamento Financiero del MSPAS, adjuntando la
boleta de depósito (en caso de existir reintegro), y el
informe de liquidación del FRI; y
2.
g)
Archiva
documentación
Realiza las gestiones de registro de la liquidación del
fondo rotativo interno y entrega finiquito a la Unidad
Ejecutora
Fin
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- 24 -
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5.6.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DIRECTO
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS
PAGO DIRECTO
No.
AUXILIAR DE TESORERÍA
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEL MSPAS
Inicio
1.
a) Recibe de Contabilidad la
documentación de soporte
b) Registra la disminución de la cuota financiera en el
formato correspondiente
c) Traslada la documentación de
Departamento Financiero del MSPAS; y
soporte
al
d) Con el número de UDAF asignado a cada orden de
pago registra la etapa del pagado en los formatos de
“Registro de la Ejecución Presupuestaria” y verifica en
el SICOIN-Web el pago con el número de CUR
2.
Realiza las gestiones de registro y pago a los
proveedores vía acreditamiento en cuenta, utilizando
el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOINWEB-
Fin
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5.7.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE LOS INGRESOS
PRIVATIVOS
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS
RECEPCIÓN DE LOS INGRESOS PRIVATIVOS
No.
AUXILIAR DE TESORERÍA
Inicio
1.
a) La Unidad Ejecutora recibe fondos en concepto de ingresos privativos
b) Emite y entrega el recibo de ingresos varios, forma 63 "A" o cualquier otro formato
autorizado por la Contraloría General de Cuentas
c) Diariamente deposita en un banco de la localidad los ingresos percibidos el día anterior, en
la cuenta bancaria de fondos privativos de la Unidad Ejecutora
d) Al finalizar el mes realiza transferencia de fondos por el total recaudado, de la cuenta
bancaria de fondos privativos de la UE a la cuenta bancaria constituida en el Banguat de
“Fondos Privativos Tesorería Nacional”
e) Registra el movimiento de ingresos y de egresos en el Libro de Bancos de la cuenta de
Fondos Privativos
f) Mensualmente elabora y envía oficio y la boleta de depósito bancario a la Unidad de
Contabilidad del MSPAS, para el registro del Comprobante Único de Registro de Ingresos
(CUR) en el SICOIN-Web
g) Solicita copia del CUR de ingresos elaborado por la Unidad de Contabilidad del MSPAS; y
h) Archiva
Fin
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- 26 -
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5.8.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CONSTITUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LOS
FONDOS PRIVATIVOS INTERNOS
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS
CONSTITUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LOS FONDOS PRIVATIVOS INTERNOS
UNIDAD EJECUTORA
No.
JEFE DE TESORERÍA
AUXILIAR DE TESORERÍA
JEFE DEL DEPARTAMENTO
FINANCIERO DEL MSPAS
Inicio
Solicitud de constitución del Fondo Privativo Interno
Solicita al Departamento Financiero del MSPAS a través
de oficio la constitución del Fondo Privativo Interno,
debiendo cumplir con lo siguiente:
a) Presenta certificación del saldo de los ingresos
recaudados durante el ejercicio fiscal anterior, emitida por
Tesorería de la Unidad Ejecutora
1.
b) Presenta fotocopia de los CUR de ingresos del ejercicio
fiscal anterior
a) Recibe y revisa la solicitud
de constitución de Fondo
Privativo Interno
c) Proporciona número de cuenta bancaria para el manejo
del Fondo Privativo Interno
2.
Nota: Además dentro de la estructura presupuestaria de la
Unidad Ejecutora debe figurar la fuente de financiamiento
31
b) Evalúa la constitución del
FPI; si no procede devuelve a
la unidad solicitante indicando
los motivos; si procede,
gestiona el Acuerdo Ministerial
Liquidación
Interno
del
Fondo
Privativo
La liquidación del FPI, se realizará al
momento de que la UE haya utilizado
el 100% de los fondos, o en el mes de
diciembre.
No obstante, deberá
realizar mensualmente liquidaciones
parciales,
en
los
respectivos
formularios.
3.
a) La Unidad Ejecutora liquida parcial o
totalmente el Fondo Privativo Interno,
afectando la fuente de financiamiento
31 en el formulario FR03 y anexos
b) Al elaborar la liquidación final,
adjunta la boleta de depósito monetario
por la devolución del saldo no utilizado,
en la cuenta bancaria que indique el
nivel central del MSPAS
c) Al momento de liquidar el FPI,
deberá elaborar el formulario de
“Informe de Liquidación de Fondo
Privativo Interno” el cual muestra la
integración de dicho fondo; y
d)
Traslada
al
Financiero
para
correspondiente
Departamento
el
registro
Fin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 27 -
c) Realiza la transferencia
bancaria a la cuenta bancaria
aperturada; y
d) Notifica a la Unidad
Ejecutora la constitución del
fondo privativo interno
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5.9.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DE CAJA CHICA
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS
CREACIÓN DE CAJA CHICA
No.
DIRECTOR
GERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
AUXILIAR DE TESORERÍA
ENCARGADO DE CAJA
CHICA
Inicio
a) Emite y firma Acuerdo
Interno de constitución de caja
chica; y
1.
2.
a) Recibe y revisa; si no está
de acuerdo devuelve indicando
los motivos; si está conforme,
firma; y
b) Devuelve a la Gerencia
General
Administrativa
Financiera el Acuerdo Interno
autorizado
3.
4.
b) Traslada el Acuerdo Interno
al Director para firma
a) Recibe el Acuerdo Interno
con la firma del Director; y
b) Traslada a Tesorería de la
Unidad Ejecutora
a) Emite el cheque de
constitución del fondo de
caja chica a nombre de la
persona responsable; y
b) Entrega el cheque,
adjuntando
copia
del
Acuerdo Interno
a) Gestiona la fianza de
fidelidad
b) Recibe el cheque por el
monto autorizado de caja
chica
5.
c) Registra el monto
recibido en Libro de Caja
Chica, autorizado por la
Contraloría General de
Cuentas; y
d) Cobra el cheque y
guarda el efectivo en un
lugar seguro, o apertura
cuenta bancaria a nombre
de la UE
Fin
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- 28 -
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SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
5.10. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RENDICIÓN DE GASTOS Y REPOSICIÓN DE
CAJA CHICA
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS
RENDICIÓN DE GASTOS Y REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
No.
ENCARGADO DE CAJA CHICA
JEFE DE CONTABILIDAD *
JEFE DE TESORERÍA *
Inicio
a) Recibe la solicitud de pedido para la adquisición del bien y/o
servicio emergente
b) Realiza la compra directamente o entrega efectivo
respaldado por un vale de caja chica por la cantidad solicitada,
a la persona interesada, para que realice la compra del bien o
el pago del servicio de inmediata adquisición
c) Registra el movimiento efectuado en el Libro autorizado por
la Contraloría General de Cuentas
1.
d) La persona interesada liquida el vale de caja chica,
adjuntando la factura original, el ingreso a almacén y/o la
constancia de la recepción del servicio y la boleta de depósito
o efectivo en caso de existir sobrante
e) El Encargado de Caja Chica, con los documentos pagados,
elabora la liquidación de gastos en el formulario “Liquidación y
reposición del fondo de caja chica” adjuntando la
documentación de soporte de los pagos efectuados; y
f) Traslada a Contabilidad para la revisión y registro
2.
a) Recibe y revisa que la
“Liquidación y Reposición de Caja
Chica” cumpla con requisitos; si no
cumple, devuelve para corrección;
si cumple, registra la etapa del
compromiso y devengado, y firma
b) Gestiona la firma del Gerente
Administrativo Financiero en el
formulario de liquidación; y
c) Traslada a Tesorería para el
reintegro correspondiente
a) Recibe la liquidación de
gastos de caja chica (Deberá
incluir dichos gastos en la
rendición del FRI)
b) Emite cheque de reposición
o reintegro de caja chica a
nombre del resonsable
3.
c) Registra el movimiento en
el Libro de Bancos de la
cuenta del fondo rotativo
interno; y
d) Entrega el cheque al
responsable del fondo de caja
chica
Fin
* O la persona que designe
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 29 -
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SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
5.11. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA CAJA FISCAL
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS
ELABORACIÓN DE LA CAJA FISCAL
No.
JEFE DE TESORERÍA *
Inicio
1.
a) Utilizando las hojas movibles autorizadas por la Contraloría General de Cuentas (forma 200-A-3)
detalla por separado los ingresos y los egresos de la Unidad Ejecutora
b) Diariamente registra los movimientos de ingresos y de egresos, y al finalizar el mes realiza el
resumen correspondiente
c) Obtiene las firmas correspondientes en la caja fiscal (Persona que elabora, Jefe de Tesorería, Jefe
de Contabilidad, Gerente Administrativo Financiero y Director); y
d) Presenta a la delegación de la Contraloría General de Cuentas de la localidad la caja fiscal, dentro
del plazo establecido en la normativa vigente, solicitando firma de recibido
Fin
* O la persona que delegue
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 30 -
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SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
VI.
FORMATOS E INSTRUCTIVOS
6.1.
FORMULARIO “LIBRO DE BANCOS” E INSTRUCTIVO
NOMBRE DEL ÁREA DE SALUD / HOSPITAL
LIBRO DE BANCOS
FONDO ROTATIVO INTERNO
BANCO XYZ
CUENTA No. 322-XXXXXX-1
ENERO DE 2006
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
Día
No. De
Documento
Tipo de
Documento
2
3
19
26
31
0000025
2561
3510
0000026
2563846
CH
N/C
N/D
CH
DEP
Descripción
Saldo Inicial
Ferretería ABC
Reposición No. 2 del fondo rotativo
Cheque rechazado (Endoso Incorrecto)
Juan Pérez (vale No. 5)
Reintegro de viáticos según formulario VL 48
Debe
3,250.00
3,587.50
3,125.00
412.50
200.00
3,787.50
No. Resolución de autorización de la Contraloría General de Cuentas
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 31 -
Haber
6,787.50
Saldo
25,000.00
21,750.00
25,337.50
22,212.50
21,800.00
22,000.00
22,000.00
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SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
Instructivo del formulario “Libro de Bancos” e instructivo
1)
Denominación del formulario
Libro de Bancos.
2)
Objetivo
Llevar el registro y control del movimiento de bancos y su saldo correspondiente.
3)
Responsabilidad
El Jefe de Tesorería es el responsable de la correcta elaboración del Libro de Bancos.
4)
Instrucciones para el llenado del formulario
Parte superior del formulario
Logotipo: la esquina superior izquierda está destinada para el logotipo del Área de Salud, Hospital
o Dependencia Técnico Normativa.
Identificación: en la parte superior central debe indicar el nombre del Área de Salud, Hospital o
Dependencia Técnico Normativa, el nombre del formulario “Libro de Bancos” y abajo la descripción
“Fondo Rotativo Interno”
Sello de autorización: la parte superior derecha corresponde al sello de autorización de la
Contraloría General de Cuentas y abajo del mismo el número correlativo de folio. El número de
Resolución de autorización de la Contraloría General de Cuentas debe aparecer en la parte inferior
del formulario.
Centro superior de la forma
Debe identificar lo siguiente:
a) identificación de la institución bancaria.
b) Identificación del número de cuenta bancaria.
c) Identificación del mes y año de los movimientos del Libro de Bancos.
d) Identificación de la unidad monetaria utilizada para expresar las cifras.
Cuerpo del formulario
Día: identifica el día del movimiento bancario.
No. de documento: corresponde al número del documento de soporte del movimiento bancario.
Tipo de documento: los parámetros para identificar los tipos de documentos son los siguientes:
Parámetro
CH
N/C
N/D
DEP
CHP
OT
Descripción
Cheque
Nota de crédito
Nota de débito
Depósito
Cheque prescrito
Otros
Tipo de
Movimiento
Haber
Debe
Haber
Debe
Debe
(De acuerdo a la circunstancia)
Descripción: corresponde a la descripción de los movimientos realizados en el Libro de Bancos y
puede incluir el nombre de los beneficiarios.
Columnas debe, haber y saldo: identifica los movimientos bancarios débito y crédito y el
respectivo saldo de la cuenta bancaria.
Totales: muestra la sumatoria del debe y el haber, así como el saldo del banco, cuando es
utilizado más de una hoja se anota la palabra “van…” y al inicio de la siguiente hoja “vienen…”.
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6.2.
FORMULARIO “RENDICIÓN DE GASTOS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO” (FR03),
ANEXOS E INSTRUCTIVO
RENDICIÓN DE GASTOS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
Sistema Integrado Administrativo Financiero
SIAFI
No. de entrada:
Fecha:
Código de la Unidad Ejecutora:
Monto Autorizado
Q.
Nombre de la Unidad Ejecutora:
NIT de la Unidad Ejecutora:
INTEGRACIÓN DEL MONTO DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
A)
B)
C)
Monto de la rendición
Monto de reposiciones en trámite
Saldo por rendir
Q.
Q.
Q.
Q.
Total
-
DETALLE DE GASTOS Y PAGOS EFECTUADOS POR RENGLÓN DE GASTO
COMPROBANTE
CHEQUE
CÓDIGO PRESUPUESTARIO
PG SPG PY ACT REN UBG FTE SERIE
No.
BCO.
No.
NIT
NOMBRES Y APELLIDOS,
DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL
TOTAL DETALLE
Monto Q.
-
RESUMEN DE GASTOS Y PAGOS EFECTUADOS POR RENGLÓN DE GASTO
CÓDIGO PRESUPUESTARIO
PG SPG PY ACT REN UBG FTE
DESCRIPCIÓN DEL RENGLÓN
Monto Q.
TOTAL RESUMEN
Firma y nombre del
Encargado del Fondo Rotativo
Firma y nombre del
Jefe Inmediato
Firma y nombre del Director
o Gerente Administrativo Financiero
FR-03-MSPAS
Original: nivel central del MSPAS
Duplicado: Unidad donde se administran los fondos
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Anexos del Fondo Rotativo Interno
RESUMEN DE GASTOS Y PAGOS EFECTUADOS POR ACTIVIDAD, GRUPO Y FUENTE
Código UE:
No. de Entrada:
Nombre UE:
ACTIVIDAD
MONTO Q.
TOTAL
GRUPO DE GASTO
MONTO Q.
TOTAL
FUENTE DE FINANCIAMIENTO
MONTO Q.
TOTAL
Firma y nombre del
Encargado del Fondo Rotativo
Firma y nombre del Jefe Inmediato
Firma y nombre del
Director o Gerente Administrativo Financiero
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DETALLE POR RENGLÓN DE GASTO
Código UE:
No. de Entrada:
Fecha:
Nombre de la UE:
Código de Grupo y
Adquisición Renglón
Detalle
Unidad de
Medida
Firma y nombre del
Firma y nombre del
Firma y nombre del
Encargado del Fondo Rotativo
Jefe Inmediato
Director o Gerente Administrativo Financiero
Cantidad
Precio
Unitario
Total
Instructivo del formulario “Rendición de Gastos del Fondo Rotativo Interno” (FR03)
1)
Denominación del formulario
Rendición de gastos del Fondo Rotativo Interno.
2)
Objetivo
Presentar la rendición de gastos para la reposición del efectivo utilizado con cargo al Fondo
Rotativo Interno o para liquidación final de dicho fondo.
3)
Responsabilidad
Son responsables de la elaboración y revisión el Encargado del Fondo Rotativo Interno y el Jefe de
Tesorería y el Director o Gerente Administrativo Financiero de la Unidad Ejecutora. A través de la
firma al pie del documento certificarán que se ha verificado la correcta elaboración del formulario,
que se ha tenido a la vista toda la documentación de soporte y que el estado de situación del
fondo, la imputación presupuestaria, los números de comprobantes y los beneficiarios son los que
corresponden a cada gasto en particular.
4)
Distribución
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Original: para uso del nivel central del MSPAS para los trámites correspondientes.
Copia: para uso de la Unidad Ejecutora donde se administran los fondos.
5)
Instrucciones para el llenado del formulario
Parte superior del formulario
Título del formulario: en la parte superior aparece el nombre del formulario.
Logotipo: la esquina superior izquierda está destinada para el logotipo del Área de Salud, Hospital
o Dependencia Técnico Normativa.
Código de la Unidad Ejecutora: corresponde al código numérico que identifica la Unidad
Ejecutora, contiene la identificación de la Entidad Institucional y de la Unidad Ejecutora, ejemplo:
9,000 + 230 = 9230 (Hospital Roosevelt).
Nombre de la Unidad Ejecutora: identifica el nombre de la Unidad Ejecutora que emite el
formulario, ejemplo “Hospital Roosevelt”.
NIT: corresponde al Número de Identificación Tributaria de la Unidad Ejecutora.
No. de entrada: es el número correlativo de control interno de la Unidad Ejecutora, que coincide
con las solicitudes de reposiciones que se han efectuado, ejemplo: No. 4-2006 (significa que es la
cuarta reposición que solicita del año 2006).
Fecha: es la fecha que indica el día de elaboración del formulario, debe utilizar la modalidad
día/mes/año.
Monto autorizado: debe señalar el monto en quetzales con el cual se constituyó o si tuvo
ampliaciones o disminuciones el monto total vigente autorizado del Fondo Rotativo Interno.
Parte intermedia del formulario
Se destina para efectuar la integración del monto del Fondo Rotativo Interno de la manera
siguiente:
A)
B)
C)
Anote el monto de la rendición que está presentando.
Anote el monto de las solicitudes de reposición que ha presentado y que a la fecha de
elaboración de este formulario no ha sido acreditado, situación que ha comprobado con el
banco.
Al monto autorizado del Fondo Rotativo Interno reste la sumatoria de los Incisos A + B.
Total: sumatoria de los incisos A + B + C
Cuerpo del formulario
Se destina para detallar los gastos y pagos efectuados por renglón, así como el resumen por
código presupuestario y contiene lo siguiente:
Código presupuestario: identifica el código programático, a partir del programa, subprograma,
proyecto, actividad, renglón, ubicación geográfica y fuente de financiamiento, de conformidad al
presupuesto aprobado de la Unidad Ejecutora.
Serie y No. de comprobante: identifica la serie, cuando exista, y el número del comprobante que
se utiliza de soporte para efectuar el pago. (Factura, viático liquidación o planilla).
Bco. y No. de cheque: identifica el número de la entidad bancaria de acuerdo al catálogo de
bancos del SIAF y el número de cheque que se emite para efectuar el pago.
NIT: corresponde al número de identificación tributaria del beneficiario de pago.
Nombres y apellidos, denominación o razón social: se destina para anotar los nombres y
apellidos, denominación o la razón social (persona individual o jurídica) del ente que extiende el
comprobante. Cuando es por concepto de viáticos se anota el nombre del colaborador que
efectuó dichos viáticos.
Monto Q.: corresponde al valor en quetzales que se le carga al renglón de gasto, con base al
comprobante de soporte.
Total detalle: contiene la sumatoria de la columna del monto Q.
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Resumen de gastos y pagos efectuados por renglón de gasto
El objetivo de este segmento del formulario es efectuar un resumen de gastos de acuerdo a la
estructura programática presupuestaria, y permitir que en un sólo formulario se conozca el detalle
de los gastos y su resumen o consolidación respectiva.
Código presupuestario: contiene el código programático de acuerdo al presupuesto aprobado
para la Unidad Ejecutora resumiendo el total de gastos cargados a cada partida presupuestaria.
Descripción del renglón: identifica el nombre del renglón (objeto del gasto) de acuerdo al Manual
de Clasificaciones Presupuestarias del Sector Público.
Monto Q.: corresponde al valor en quetzales que se le carga a cada partida presupuestaria.
Total resumen: corresponde a la sumatoria de la columna monto Q. y dicho total debe ser igual al
“total detalle”.
Parte inferior del formulario
Firmas y nombres: se destina para las firmas y nombres de los responsables de la presentación
de las rendiciones de gastos del Fondo Rotativo Interno, que a la vez son responsables del
contenido del formulario y los gastos efectuados.
Pie de página: se destina para la identificación del formulario y la distribución del mismo.
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- 37 -
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6.3.
FORMULARIO “VALE DE FONDO ROTATIVO INTERNO”
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL
< NOMBRE DE LA UNIDAD EJECUTORA >
VALE DE FONDO ROTATIVO INTERNO
No.
Lugar y fecha:
Beneficiario:
Cheque:
(Nombres y Apellidos, Denominación o Razón Social del Proveedor)
Por la cantidad de:
Q.
letras
números
Concepto:
No. de orden de compra:
El presente "Vale de Fondo Rotativo Interno" me comprometo a liquidarlo en un término máximo de cinco (5) días calendario, caso contrario acepto las
sanciones que por ley correspondan.
Firma del Encargado del
Fondo Rotativo Interno
Firma y sello de autorizado
Gerente Administrativo Financiero
Original: solicitante (se le entrega al momento de liquidar el vale)
Firma y nombre
de quien recibe
Duplicado: archivo del Encargado del Fondo Rotativo Interno
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- 38 -
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6.4.
FORMULARIO DE “LIQUIDACIÓN Y REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA” E
INSTRUCTIVO
LIQUIDACIÓN Y REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL
No.
Lugar y fecha:
( Nombre de la Unidad Ejecutora )
Período del:______________al __________________
INTEGRACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
Monto autorizado Q.
Documentos pendientes de liquidar
Reintegro con boleta de depósito (Liquidación final)
Banco y/o efectivo
Liquidación actual
TOTALES Q.
Q.
Q.
Q.
Q.
Q.
DETALLE DE GASTOS
COMPROBANTE
FECHA NÚMERO
CONCEPTO
CÓDIGO
PRESUPUESTARIO
VAN / TOTAL
Nombre y firma del
Encargado de Caja Chica
Original: Tesorería
Nombre y firma del
Contador
Duplicado: Encargado de Caja Chica
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- 39 -
VALOR
Q.
0.00
Nombre y firma del Gerente
Administrativo Financiero
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Instructivo del formulario “Liquidación y Reposición del Fondo de Caja Chica”
1)
Denominación del formulario
Liquidación y reposición del fondo de caja chica
2)
Objetivo
Permitir que el Encargado de Caja Chica presente la liquidación de gastos efectuados a través del
fondo de caja chica, para su reintegro o liquidación final.
3)
Responsabilidad
El Encargado de Caja Chica es responsable de la elaboración del presente formulario de acuerdo
a la documentación de soporte correspondiente.
4)
Distribución
Original: para Tesorería de la Unidad Ejecutora.
Copia: para el Encargado de Caja Chica
5)
Instrucciones para el llenado del formulario
Parte superior del formulario
Título del formulario: en la parte superior aparece el nombre del formulario.
Logotipo: la esquina superior izquierda está destinada para el logotipo del Área de Salud, Hospital
o Dependencia Técnico Normativa.
Entidad: corresponde al nombre del Ministerio.
Nombre de la Unidad Ejecutora: identifica el nombre de la Unidad Ejecutora que emite el
formulario, ejemplo “Hospital de Nebaj”.
Período del ____ al____: corresponde a la fecha en que inicia y termina el período que se está
liquidando.
No.: es el número correlativo de las liquidaciones y reposiciones de la caja chica y puede ser
asociado al año, por ejemplo 2-2006.
Lugar y fecha: debe escribir el nombre de la localidad y la fecha en que se elabora la liquidación.
Parte intermedia del formulario
Se destina para efectuar la integración del monto autorizado de la caja chica a dos columnas,
anotando en cada columna lo siguiente:
Primera columna
o El monto autorizado
Segunda columna
o Documentos pendientes de liquidar (vales, facturas y todo documento de legitimo abono)
o Reintegro con boleta de depósito (cuando es liquidación final)
o Efectivo
o Liquidación actual (suma de los documentos que se está solicitando su reintegro)
Y finalmente las sumas de las columnas deben ser iguales.
Cuerpo del formulario
Se destina para detallar los gastos efectuados y contiene lo siguiente:
Fecha y número de comprobante: debe anotar la fecha y el número del documento de respaldo
del gasto efectuado.
Concepto: debe anotar las características importantes de la compra realizada.
Código presupuestario: debe anotar el código presupuestario afectado en la compra.
Valor Q.: corresponde al valor del documento de gasto.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 40 -
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SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
Van / Total: cuando sea necesario utilizar más de un formulario aplica la expresión “van” en la
suma parcial y traslada dicho total al siguiente formulario anotando en la primera fila la expresión
“vienen”; de lo contrario inhabilita las filas en blanco y totaliza el formulario.
Parte inferior del formulario
Firmas y nombres: se destina para las firmas y nombres de los responsables de la liquidación de
gastos de la caja chica.
Pie de página: se destina para la identificación del formulario y la distribución del mismo.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 41 -
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SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
6.5.
FORMULARIO “VALE DE CAJA CHICA”
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL
< NOMBRE DE LA UNIDAD EJECUTORA >
VALE DE CAJA CHICA
No.
Lugar y fecha:
Nombres y apellidos:
Vale por la cantidad de:
Q.
letras
números
Para ser utilizado en:
El presente "Vale de Caja Chica" me comprometo a liquidarlo en un término máximo de cinco (5) días calendario, caso contrario acepto las sanciones que por ley
correspondan.
Encargado de
Caja Chica
Firma de recibido
Original: solicitante (se le entrega al momento de liquidar el vale)
Duplicado: archivo del Encargado de Caja Chica
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 42 -
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SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
6.6.
FORMULARIO “INFORME DE LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO”
INFORME DE LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO 200__
Señores:
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL
DEPARTAMENTO FINANCIERO
UNIDAD DE TESORERÍA
Atentamente informo a usted que en:
(Código y nombre de la Dependencia Administrativa)
Teléfono
Dirección
DEL MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y A. S.
La integración del Fondo Rotativo Interno al:
es como se detalla a continuación:
1. Fondo rotativo autorizado en fecha:
Q.
2. Incrementos en fecha(s):
Q.
3. TOTAL(1+2):……………………………………………………………… Q.
El total anterior se compone así:
4. Boleta de depósito No.
Q.
(Banco que indique la Unidad de Tesorería del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social)
5. Documentos de liquidación final presentados:
Listado No.
Listado No.
Listado No.
Listado No.
Listado No.
Q.
Q.
Q.
6. Fondos rotativos pendientes de reintegrar
Q.
Q.
7. TOTAL DEL FONDO ROTATIVO LIQUIDADO (4+5+6):………………
Q.
diferencia>>
0.00
OBSERVACIONES:
Certifico que los datos anteriores son verídicos:
Nombre del empleado responsable del manejo y control del Fondo Rotativo
Firma y sello
Vo. Bo. Nombre del Jefe de la Dependencia Administrativa
Firma y sello
Revisado por:
Unidad de Tesorería del MSPAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 43 -
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SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
6.7.
FORMULARIO “INFORME DE LIQUIDACIÓN DEL FONDO PRIVATIVO INTERNO”
INFORME DE LIQUIDACIÓN DEL FONDO PRIVATIVO INTERNO / 200__
Señores:
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL
DEPARTAMENTO FINANCIERO
UNIDAD DE TESORERÍA
Atentamente informo a usted que en:
(Dependencia Administrativa)
Dirección
Teléfono
DEL MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y A. S.
La integración del Fondo Privativo al último día del mes de:
es como se detalla a continuación:
1. Fondo privativo autorizado en fecha:
2. Incrementos:
3. TOTAL:
Q.
Q.
Q.
0.00
El total anterior se compone así:
4. Boleta de depósito No.
Q.
(Banco que indique la Unidad de Tesorería del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social)
5. Documentos de liquidación final
6. Liquidaciones parciales de fondos privativos
7.
Listado No.
Listado No.
Listado No.
Listado No.
Q.
Q.
Q.
Q.
0.00
0.00
Total del fondo privativo liquidado: Q.
Diferencia: Q.
OBSERVACIONES:
Certifico que los datos anteriores son verídicos:
Nombre del empleado responsable del manejo y control del fondo privativo
Firma y sello
Vo. Bo. Nombre del Jefe de la Dependencia Administrativa
Firma y sello
Revisado por:
Unidad de Tesorería del MSPAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 44 -
FUENTE DE
GRUPO
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 45 -
>>>>>>>>>>>>
000
100
200
(ingresar)
>>>>>>>>>>>>
000
100
200
(ingresar)
29
(ingresar)
OBSERVACIONES:
>>>>>>>>>>>>
000
100
200
300
400
900
DE GASTO
11
FINANCIAMIENTO
JEFE DE TESORERÍA
________________________________________________
TOTALES
-
-
-
OTRAS FUENTES DE FINANCIAMIENTO (ingresar)
Servicios personales
Servicios no personales
Materiales y suministros
etc. (ingresar otros grupos de gasto)
-
-
-
SALDO
FINANCIERO
OTROS RECURSOS DEL TESORO CON AFECTACIÓN ESPECÍFICA
Servicios personales
Servicios no personales
Materiales y suministros
etc. (ingresar otros grupos de gasto)
INCREMENTO
MOVIMIENTOS
DISMINUCIÓN
-
INICIAL
AUTORIZADO
INGRESOS CORRIENTES
Servicios personales
Servicios no personales
Materiales y suministros
Propiedad, planta, equipo e intangibles
Transferencias Corrientes
Asignaciones Globales
DESCRIPCIÓN DEL GRUPO DE GASTO
Código ______ Unidad Ejecutora______________
Mes: ___________ 200__
Cifras expresadas en Quetzales
0001 de 0001
6.8.
EJECUCIÓN DE LA CUOTA FINANCIERA
Página No.
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C. A.
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
FORMULARIO “EJECUCIÓN DE LA CUOTA FINANCIERA”
PROGRAMA / SUBPROGRAMA:
DE REGISTRO
FECHA
No. DE
DOCUMENTO
TIPO DE
FUENTE DE FINANCIAMIENTO:
UBICACIÓN GEOGRÁFICA:
RENGLÓN:
PROYECTO / ACTIVIDAD / OBRA:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 46 Totales
DESCRIPCIÓN
PRESUPUESTARIA (A)
APERTURA Y MODIFICACIÓN
COMPROMETIDO (B)
Totales
DEL
DEVENGADO (C)
REGISTRO
SALDO
INICIAL
FECHA
DE REGISTRO
PAGADO (D)
PRESUPUESTARIA
MODIFICACIÓN
COMPROMETER (E)
VIGENTE
PRESUPUESTO
Código U.E. ________ Nombre de la Unidad Ejecutora_________________________
Ejercicio Fiscal _____
Cifras expresadas en Quetzales
COMPROBANTE
No.
POR
DEVENGAR (F)
SAL D O
DE MODIFICACIÓN No.
PAGAR (G)
COMPROBANTE
FECHA DEL
0000000
Sello
Contraloría
General de
Cuentas
6.9.
REGISTRO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C. A.
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FORMULARIO “REGISTRO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA” E INSTRUCTIVO
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Instructivo del formulario “Registro de la Ejecución Presupuestaria”
1)
Denominación del formulario
“Registro de la Ejecución Presupuestaria”.
2)
Objetivo
Llevar registro y control de los créditos presupuestarios aprobados por el MSPAS, en el desarrollo
de la ejecución presupuestaria de gastos de la Unidad Ejecutora, identificando las diferentes
etapas del registro, así como el saldo respectivo.
3)
Responsabilidad
Los Jefes de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad son responsables de velar por el registro de
las diferentes etapas del gasto en los formatos de “Registro de la Ejecución Presupuestaria” y de
mantener actualizada dicha información, y para el efecto designarán a un Centralizador del Gasto
para que registre las transacciones en dichos formatos.
4)
Distribución
Original: para uso del encargado del registro de la ejecución presupuestaria.
5)
Instrucciones para el llenado del formulario
Parte superior del formulario
Esquina superior izquierda: área destinada para el logotipo del Área de Salud, Hospital o
Dependencia Técnico Normativa.
Título del formulario: corresponde al nombre del formulario “Registro de la Ejecución
Presupuestaria”.
Código U.E.: identifica el código de la Unidad Ejecutora, ejemplo: 009227 (Hospital General San
Juan de Dios).
Nombre de la Unidad Ejecutora: identifica el nombre de la Unidad Ejecutora.
Ejercicio fiscal: identifica el año del ejercicio fiscal.
Cifras expresadas en Quetzales: identifica la unidad monetaria de curso legal.
Sello de autorización del formulario: área que identifica la autorización del formulario por parte
de la Contraloría General de Cuentas a través del sello correspondiente.
Programa / subprograma: identifica el código del programa y subprograma presupuestario.
Proyecto / actividad / obra: identifica el código del proyecto, actividad y obra.
Renglón: identifica el número del renglón (clasificador por objeto del gasto).
Ubicación geográfica: corresponde al código de la ubicación geográfica de la Unidad Ejecutora.
Fuente de financiamiento: identifica el código de la fuente financiera del presupuesto.
Cuerpo central del formulario
Fecha de registro: identifica la fecha del registro efectuado.
Saldo inicial: corresponde al saldo inicial de apertura presupuestaria de la Unidad Ejecutora.
Modificaciones presupuestarias: contiene las modificaciones efectuadas en el período.
Presupuesto vigente: es el monto del presupuesto vigente de la unidad ejecutora considerando
las modificaciones presupuestarias correspondientes.
Comprobante de modificación No.: contiene el número del comprobante de modificación que se
utilizó como soporte para registrar dicha transacción.
Fecha del comprobante: contiene la fecha de aprobación del comprobante de modificación
presupuestaria.
Fecha de Registro: identifica la fecha de registro de la etapa de la ejecución presupuestaria.
Tipo de Docto.: identifica el tipo de documento que respalda el registro efectuado, de acuerdo a la
identificación siguiente: Oc = orden de compra, Acdo. Min. = Acuerdo Ministerial, Res. =
Resolución, Cjch = Caja chica, Op “Orden de pago”, etc.
No. de Documento: corresponde al número del documento de soporte del registro efectuado.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 47 -
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C. A.
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
Descripción: identifica la naturaleza del movimiento efectuado (En el compromiso debe anotar el
nombre del proveedor y una breve descripción de la compra realizada, en el devengado debe
agregar el No. de factura y en el pagado debe agregar a la descripción el No. de UDAF, así como
el No. de listado cuando es Fondo Rotativo Interno).
Apertura y modificación presupuestaria (A): en esta columna debe anotar el monto de la
apertura y las modificaciones aprobadas, utilizando signo positivo si son aumentos y signo
negativo si son disminuciones al presupuesto.
Registro del: identifica los montos de las distintas etapas de la ejecución presupuestaria como lo
es el comprometido (B), devengado (C) y pagado (D).
Saldo por: corresponde a los saldos por comprometer (E), devengar (F) y pagar (G). Dichos
saldos, aplicando formulas de hojas electrónicas, se obtienen así:
La columna E “saldo por comprometer” = Saldo anterior columna E + A - B
La columna F “saldo por devengar”
= Saldo anterior columna F + A - C
La columna G “saldo por pagar”
= Saldo anterior columna G + C - D
Totales: al cierre de un mes debe anotar en la última fila la leyenda “totales”; si el movimiento de
dicha partida presupuestaria ocupa mas de una hoja, debe anotar la frase “van…” y al inicio de la
siguiente hoja “vienen…”, mostrando en dicha fila inicial los montos que aparecen en la hoja
anterior.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 48 -
DOCUMENTO
No. DE
DESCRIPCIÓN
13-01
000-004-000
266 "Productos medicinales y farmacéuticos"
100
29
14-Ene-06 Acdo. Min. 1-2006 Apertura presupuesto de ingresos y egresos MSPAS 2006
14-Ene-06
Oc
1
Médica, S.A., compra de sulfacetamida sodica 10% frasco
14-Ene-06
Oc
2
Docfar, S.A., compra de lidocaina liquido inyectado
14-Ene-06
Oc
3
Farmosa, S.A. compra ampicilina 500 mg.
14-Ene-06
Oc
4
Cirumédica, S.A., compra metronidazol 500 mg.
14-Ene-06
Oc
7
Doctores Unidos, S.A. compra penicilina G Benzatinica
14-Ene-06
Oc
5
Farmasol, S.A. compra metronidazol 500 mg.
17-Ene-06
Oc
1
Fact. 1254, Médica, S.A., sulfacetamida sodica 10% frasco
17-Ene-06
Oc
5
Fact. 456, Farmasol, S.A., compra de metronidazol 500 mg.
17-Ene-06
Oc
7
Fact. 14, Doctores Unidos, S.A., compra de penicilina G Benzatinica
17-Ene-06
Oc
2
Fact. 89845, Docfar, S.A., compra lidocaina liquido inyectado
17-Ene-06
Oc
3
Fact. 824, Farmosa, S.A., compra de ampicilina 500 mg.
18-Ene-06
Oc
8
La-boratorio, S.A., compra de isoniazida 100 mg.
18-Ene-06
Oc
4
Fact. 33, Cirumédica, S.A., compras de metronidazol 500 mg.
20-Ene-06
Oc
7
UDAF 125, Doctores Unidos, S.A. penicilina G Benzatinica
20-Ene-06
Oc
2
UDAF 126, Docfar, S.A., lidocaina liquido inyectado
21-Ene-06
Oc
4
UDAF 127, Listado FR No.1, Cirumédica, S.A., compra metronidazol 500 mg.
21-Ene-06
Oc
3
UDAF 135, Farmosa, S.A., compra de ampicilina 500 mg.
21-Ene-06
Oc
1
UDAF 136, Médica, S.A., sulfacetamida sodica 10% frasco
24-Ene-06
Oc
5
UDAF 141, Farmasol, S.A., compra de metronidazol 500 mg.
25-Ene-06
Oc
8
Fact. 885, La-boratorio, S.A., compra de isoniazida 100 mg.
26-Ene-06
Oc
8
UDAF 145, La-boratorio, S.A., compra de isoniazida 100 mg.
29-Ene-06
Res.
12-2006 Modificación presupuestaria
31-Ene-06
Oc
6
Mediterraneo, S.A., compra de Bromexina 4 mg/ml jarabe 120 ml.
31-Ene-06
Oc
6
MédicaFact. 525, Mediterraneo, S.A., bromexina 4 mg/ml jarabe 120 ml.
Van…
FECHA
TIPO DE
FUENTE DE FINANCIAMIENTO:
UBICACIÓN GEOGRÁFICA:
RENGLÓN:
PROYECTO / ACTIVIDAD / OBRA:
PROGRAMA / SUBPROGRAMA:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 49 6,994,589.00
500,000.00
6,494,589.00
PRESUPUESTARIA (A)
APERTURA Y MODIFICACIÓN
INICIAL
3,762.00
19,680.00
53,217.00
7,120.00
8,490.00
11,900.00
6,253.36
184,713.00
295,135.36
COMPROMETIDO (B)
totales
3,762.00
11,900.00
8,490.00
19,680.00
53,217.00
7,120.00
6,253.36
184,713.00
295,135.36
-
DEVENGADO (C)
R E G I S T R O S DEL
6,494,589.00
6,494,589.00
-
DE REGISTRO
14-Ene-06
29-Ene-06
SALDO
FECHA
9278 Área de Salud Guatemala
Ejercicio Fiscal 2006
Cifras expresadas en Quetzales
8,490.00
19,680.00
7,120.00
53,217.00
3,762.00
11,900.00
6,253.36
110,422.36
PAGADO (D)
500,000.00
500,000.00
PRESUPUESTARIA
MODIFICACIÓN
6,494,589.00
6,490,827.00
6,471,147.00
6,417,930.00
6,410,810.00
6,402,320.00
6,390,420.00
6,390,420.00
6,390,420.00
6,390,420.00
6,390,420.00
6,390,420.00
6,384,166.64
6,384,166.64
6,384,166.64
6,384,166.64
6,384,166.64
6,384,166.64
6,384,166.64
6,384,166.64
6,384,166.64
6,384,166.64
6,884,166.64
6,699,453.64
6,699,453.64
6,699,453.64
COMPROMETER (E)
6,994,589.00
6,494,589.00
6,994,589.00
VIGENTE
PRESUPUESTO
POR
6,494,589.00
6,494,589.00
6,494,589.00
6,494,589.00
6,494,589.00
6,494,589.00
6,494,589.00
6,490,827.00
6,478,927.00
6,470,437.00
6,450,757.00
6,397,540.00
6,397,540.00
6,390,420.00
6,390,420.00
6,390,420.00
6,390,420.00
6,390,420.00
6,390,420.00
6,390,420.00
6,384,166.64
6,384,166.64
6,884,166.64
6,884,166.64
6,699,453.64
6,699,453.64
DEVENGAR (F)
SAL D O
Res. 12-2006
3,762.00
15,662.00
24,152.00
43,832.00
97,049.00
97,049.00
104,169.00
95,679.00
75,999.00
68,879.00
15,662.00
11,900.00
6,253.36
184,713.00
184,713.00
PAGAR (G)
28-Ene-06
COMPROBANTE
FECHA DEL
No. 0000001
DE MODIFICACIÓN No.
COMPROBANTE
Sello
Contraloría
General de
Cuentas
VII.
REGISTRO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C. A.
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
EJEMPLO DEL REGISTRO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
Muestra el movimiento del renglón 266 de enero y febrero 2006.
PROGRAMA / SUBPROGRAMA:
02-Feb-06
04-Feb-06
04-Feb-06
04-Feb-06
04-Feb-06
04-Feb-06
07-Feb-06
07-Feb-06
07-Feb-06
07-Feb-06
07-Feb-06
10-Feb-06
10-Feb-06
10-Feb-06
10-Feb-06
10-Feb-06
16-Feb-06
22-Feb-06
22-Feb-06
22-Feb-06
22-Feb-06
22-Feb-06
22-Feb-06
FECHA
No. DE
Oc
Oc
Oc
Oc
Oc
Oc
Oc
Oc
Oc
Oc
Oc
Oc
Oc
Oc
Oc
Oc
Res.
Oc
Oc
Oc
Oc
Oc
Oc
DESCRIPCIÓN
13-01
000-004-000
266 "Productos medicinales y farmacéuticos"
100
29
vienen saldos de enero 2006…
6
UDAF 146, Mediterraneo, S.A., bromexina 4 mg/ml jarabe 120 ml.
13
Mediprom, S.A., Compra de Sobres de sales de rehidratación oral
9
Baylan, S.A., compra de acetaminofem
10
Aventos, S.A., compra de acido fólico
11
Medicin, S.A., compra de clorferinamina
12
Farmedi, S.A., compra de sulfato ferroso
13
Fact. 8996, Mediprom, S.A., sobres de sales de rehidratación oral
9
Fact. 75, Baylan, S.A., compra de acetaminofem
10
Fact. 100601, Aventos, S.A., compra de acido fólico
11
Fact. 6695, Medicin, S.A., compra de clorferinamina
12
Fact. 701, Farmedi, S.A., compra de sulfato ferroso
13
UDAF 151, Mediprom, S.A., sales de rehidratación oral
9
UDAF 152, Baylan, S.A., compra de acetaminofem
10
UDAF 153, Aventos, S.A., compra de acido fólico
11
UDAF 163, listado FR No. 2, Medicin, S.A., compra de clorferinamina
12
UDAF 164, listado FR No. 3, Farmedi, S.A., compra de sulfato ferroso
35-2006 Modificación presupuestaria
14
Pastilla, S.A., compra de amoxicilina
15
La Droguería, S.A., compra de diclofenaco
16
Servidoc, S.A., compra de clorhexidina
17
Confarm, S.A., compra de calamina 5%
18
Paramédica, S.A., compra de trimetropin
19
Compra de clotrimazol
Van…
DOCUMENTO
TIPO DE
FUENTE DE FINANCIAMIENTO:
UBICACIÓN GEOGRÁFICA:
RENGLÓN:
PROYECTO / ACTIVIDAD / OBRA:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 50 5,000,000.00
(1,994,589.00)
6,994,589.00
PRESUPUESTARIAS
MODIFICACIONES
295,135.36
37,500.00
111,675.80
13,661.40
5,708.64
9,413.36
34,080.00
17,550.00
66,206.95
87,000.00
46,823.69
54,000.00
778,755.20
COMPROMETIDO
Van…
vienen…
16-Feb-06
FECHA
9278 Área de Salud Guatemala
Ejercicio Fiscal 2006
Cifras expresadas en Quetzales
295,135.36
37,500.00
111,675.80
13,661.40
5,708.64
9,413.36
473,094.56
DEVENGADO
REGISTROS
6,494,589.00
6,494,589.00
INICIAL
SALDO
110,422.36
184,713.00
37,500.00
111,675.80
13,661.40
5,708.64
9,413.36
473,094.56
PAGADO
(1,494,589.00)
500,000.00
(1,994,589.00)
PRESUPUESTARIA
MODIFICACIÓN
REGISTRO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
6,699,453.64
6,699,453.64
6,661,953.64
6,550,277.84
6,536,616.44
6,530,907.80
6,521,494.44
6,521,494.44
6,521,494.44
6,521,494.44
6,521,494.44
6,521,494.44
6,521,494.44
6,521,494.44
6,521,494.44
6,521,494.44
6,521,494.44
4,526,905.44
4,492,825.44
4,475,275.44
4,409,068.49
4,322,068.49
4,275,244.80
4,221,244.80
4,221,244.80
COMPROMETER
5,000,000.00
6,994,589.00
5,000,000.00
VIGENTE
PRESUPUESTO
POR
6,699,453.64
6,699,453.64
6,699,453.64
6,699,453.64
6,699,453.64
6,699,453.64
6,699,453.64
6,661,953.64
6,550,277.84
6,536,616.44
6,530,907.80
6,521,494.44
6,521,494.44
6,521,494.44
6,521,494.44
6,521,494.44
6,521,494.44
4,526,905.44
4,526,905.44
4,526,905.44
4,526,905.44
4,526,905.44
4,526,905.44
4,526,905.44
4,526,905.44
DEVENGAR
SAL D O
Res. 35-2006
184,713.00
37,500.00
149,175.80
162,837.20
168,545.84
177,959.20
140,459.20
28,783.40
15,122.00
9,413.36
-
PAGAR
15-Feb-06
APROBACIÓN
FECHA DE
No. 0000002
DE MODIFICACIÓN No.
COMPROBANTE
Sello
Contraloría
General de
Cuentas
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C. A.
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
PROGRAMA / SUBPROGRAMA:
25-Feb-06
25-Feb-06
25-Feb-06
25-Feb-06
25-Feb-06
28-Feb-06
28-Feb-06
28-Feb-06
28-Feb-06
28-Feb-06
28-Feb-06
FECHA
No. DE
Oc
Oc
Oc
Oc
Oc
Oc
Oc
Oc
Oc
Cjch
Cjch
14
15
16
17
18
14
15
16
18
1
1
DOCUMENTO
TIPO DE
FUENTE DE FINANCIAMIENTO:
UBICACIÓN GEOGRÁFICA:
RENGLÓN:
PROYECTO / ACTIVIDAD / OBRA:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 51 Totales
vienen…
Fact. 128568, Pastilla, S.A., compra de amoxicilina
Fact. 10235, La Droguería, S.A., compra de diclofenaco
Fact. 78889, Servidoc, S.A., compra de clorhexidina
Fact. 55682, Confarm, S.A., compra de calamina 5%
Fact. 99875, Paramédica, S.A., compra de trimetropin
UDAF 167, Pastilla, S.A., compra de amoxicilina
UDAF 168, La Droguería, S.A., compra de diclofenaco
UDAF 169, Servidoc, S.A., compra de clorhexidina
UDAF 172, Paramédica, S.A., compra de trimetropin
Caja chica No. 1, Factura 125, Abc, S.A., compras de trimetropin
UDAF 185, listado FR No. 4, Abc, S.A., compra de trimetropin
DESCRIPCIÓN
13-01
000-004-000
266 "Productos medicinales y farmacéuticos"
100
29
5,000,000.00
5,000,000.00
PRESUPUESTARIAS
MODIFICACIONES
779,105.20
778,755.20
350.00
-
COMPROMETIDO
Totales
vienen…
FECHA
9278 Área de Salud Guatemala
Ejercicio Fiscal 2006
Cifras expresadas en Quetzales
725,105.20
473,094.56
34,080.00
17,550.00
66,206.95
87,000.00
46,823.69
350.00
-
DEVENGADO
REGISTROS
6,494,589.00
6,494,589.00
INICIAL
SALDO
638,105.20
473,094.56
34,080.00
17,550.00
66,206.95
46,823.69
350.00
PAGADO
(1,494,589.00)
(1,494,589.00)
PRESUPUESTARIA
MODIFICACIÓN
REGISTRO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
4,220,894.80
4,221,244.80
4,221,244.80
4,221,244.80
4,221,244.80
4,221,244.80
4,221,244.80
4,221,244.80
4,221,244.80
4,221,244.80
4,221,244.80
4,220,894.80
4,220,894.80
COMPROMETER
5,000,000.00
5,000,000.00
VIGENTE
PRESUPUESTO
POR
4,274,894.80
4,526,905.44
4,492,825.44
4,475,275.44
4,409,068.49
4,322,068.49
4,275,244.80
4,275,244.80
4,275,244.80
4,275,244.80
4,275,244.80
4,274,894.80
4,274,894.80
DEVENGAR
SALD O
87,000.00
34,080.00
51,630.00
117,836.95
204,836.95
251,660.64
217,580.64
200,030.64
133,823.69
87,000.00
87,350.00
87,000.00
PAGAR
APROBACIÓN
FECHA DE
No. 0000003
DE MODIFICACIÓN No.
COMPROBANTE
Sello
Contraloría
General de
Cuentas
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C. A.
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C. A.
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
ANEXO # 1
Normativa de la Caja Chica
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 52 -
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C. A.
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 53 -
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C. A.
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 54 -
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C. A.
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 55 -
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C. A.
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
ANEXO # 2
Ejemplo de la creación de la Caja Chica
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 56 -
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C. A.
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 57 -
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C. A.
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 58 -
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C. A.
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 59 -
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C. A.
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
ANEXO # 3
Formulario de Caja Fiscal
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA
- 60 -