e-Member Software Setup Handbuch

Ersteinrichtung der Software
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Wir beglückwünschen Sie zu Ihrer Entscheidung unsere Software e-Member in Ihrem
Unternehmen einsetzen zu wollen.
Um Ihnen einen möglichst schnellen und komfortablen Einstieg in e-Member zu
ermöglichen, bitten wir Sie dieses Handbuch zur Erstinstallation chronologisch von
vorne nach hinten zu bearbeiten.
Bitte bearbeiten Sie zuerst nur die Themenbereiche, die auch hier im Handbuch
aufgeführt sind.
Alle weiteren Einrichtungsmöglichkeiten sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt
tätigen.
Viel Spaß und Erfolg mit e-Member
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Starten der Software
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Starten Sie e-Member
Starten der Software
Nachdem Sie e-Member auf dem Server
installiert haben, öffnen Sie die Software
bitte indem Sie das Icon auf dem
Bildschirm doppelt klicken.
Bitte achten Sie darauf, dass die
Datenbank nur auf dem Server installiert
wurde.
Danach werden Sie aufgefordert ihre
Software registrieren zu lassen.
Bitte rufen Sie dazu in unserer Hotline an:
02154-922550.
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e-Member starten
Starten Sie e-Member
Starten der Software
Nachdem Sie die Software e-Member
gestartet haben, werden Sie aufgefordert
sich anzumelden.
Beim erstmaligen Login verwenden Sie bitte
für den Nutzernamen und für das Kennwort
jeweils „admin“.
HINWEIS:
Bei der Eingabe des Benutzernamen und des Kennworts muss die Groß- bzw. Kleinschreibung
berücksichtigt werden.
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e-Member
Grundlagen
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Grundlagen e-Member
Menüleiste einblenden
Standardmäßig ist die
Menüleiste ausgeblendet.
Um die Menüleiste einzublenden klicken Sie mit der Maus
auf die 3 horizontalen Balken
auf der linken Seite des
Fensters.
Es öffnet sich - von unten nach
oben scrollend - die Menüleiste.
Wählen Sie den Menüpunkt
„Stammdaten “ aus.
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Grundlagen e-Member
Programm-Update
Damit Ihr Programm auf der
aktuellsten Version ist, führen sie bitte
ein Programm- Update durch.
Gehen sie dazu unter:
Tools -> Programm-Update
Danach wählen sie
„Nach Internet-Updates suchen“
an, wenn Ihnen ein Stern eine
aktuellere, verfügbare Version anzeigt.
Bitte beachten Sie hier auch
regelmäßig die verfügbaren
Hilfedateien!
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Grundlagen e-Member
easyHilfe
Um die Hilfedateien
herunterzuladen, führen Sie bitte
erneut ein Programm-Update
durch.
Diese Beschreibungen sind in
Form von PDF-Dateien im eMember hinterlegt.
Klicken Sie die gewünschte
Beschreibung an und es öffnet sich
das entsprechende
PDF-Dokument.
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Grundlagen e-Member
Fernwartung
Um Ihnen im Einzelfall besser und
schneller helfen zu können, haben
unsere Mitarbeiter die Möglichkeit per
Fernsteuerung Ihren Bildschirm zu
sehen bzw. auch Ihren PC zu steuern.
Damit dies möglich ist, klicken Sie bitte
unter dem Menüpunkt Tools
„Fernwartung“ an.
Sobald Sie anschließend die
Fernwartung schließen ist der Zugang
auf Ihren PC wieder gesperrt.
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Grundlagen e-Member
System-Check
Im Einzelfall kann es sinnvoll
sein die Systemeigenschaften
Ihres PC´s, das installierte
Betriebssystem, die
Netzwerkgeschwindigkeit und
die Netzwerkumgebung zu
checken.
Hierzu klicken Sie unter dem
Menüpunkt Tools:
„System - Check“ an.
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Einrichtung der Software
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easyEinstellungen öffnen
easyEinstellungen
Bitte öffnen Sie die
easyEinstellungen,
indem Sie in unter dem
Menüpunkt Tools den
Punkt „Einstellungen“
klicken.
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Stammdaten
easyEinstellungen
 Symbol: Allgemein
 Reiter: Stammdaten
Bitte klicken Sie das
Symbol „Allgemein“.
Anschließend geben
Sie bitte vollständig die
Stammdaten Ihres
Unternehmens an.
Bestätigen Sie die
Eingabe indem Sie den
Button „speichern“
klicken.
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Symbol
Reiter
Mehrwertsteuer
easyEinstellungen
 Allgemein
 Reiter: Mehrwertsteuer
Bitte geben Sie alle von
Ihnen verwendeten
Mehrwertsteuersätze an.
Bemerkung:
Bitte lassen Sie den
Mehrwertsteuersatz mit
0% aktiv.
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Sonstige
easyEinstellungen
 Allgemein
 Reiter: Sonstige
Wir empfehlen
jedem PC, in diesem
Reiter, eine
Stationsbezeichnung
zu geben.
Dieser Haken sollte
Aktiv sein.
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Rollen
easyEinstellungen
 Allgemein
 Reiter: Rollen
Hier können Sie für Ihre
Mitarbeiter verschiedene
Rollen (=Aufgabenbereiche im
Studio) festlegen.
Die Rollen sind entscheidend,
wenn Sie bspw. mit
Wiedervorlagen oder dem
Call-Center arbeiten möchten.
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E-Mail-Profile
easyEinstellungen
 Allgemein
 Reiter: E-Mail-Profile
easyMember verfügt über
eine integrierte Möglichkeit
E-Mails zu versenden.
Geben Sie nun bitte zuerst alle
E-Mail-Adressen an, von der E-Mail Adressen
aus Sie über easyMember
zuordnen
E-Mails versenden möchten.
Anschließend wählen Sie aus
von welcher zuvor angelegten
E-Mail-Adresse aus die
Kündigungsbestätigungen, die
Rechnungen etc. versendet
werden sollen
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Neue E-Mail
Adresse anlegen
Wartezeit
aktivieren!
Hintergrunddienste
easyEinstellungen
 Allgemein
 Reiter: Hintergrunddienste
Bitte achten Sie hier auf die
Uhrzeit.
Am Server sollten keine
Updates zur gleichen Zeit
durchgeführt werden.
Wenn ja, können Sie die
Uhrzeiten manuell verändern.
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Verträge - Beitragsverhalten
easyEinstellungen
 easyMember
 Reiter: Verträge
- Beitragsverhalten
Anschließend wählen Sie aus,
welches Beitragsmodell Sie für Ihre
Verträge standardmäßig wählen
möchten.
Das Beitragsmodell gibt an, wenn
ein Vertrag innerhalb eines
Monats bzw. einer Woche beginnt,
an welchem Tag die Forderung für
die erste Buchung entstehen soll,
und welches Beitragsintervall
hierfür zugrunde gelegt wird.
Bemerkung:
Nähere Beschreibung hierzu finden sie unter
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„Beitragsmodelle/Vertragsvorlaufzeit“
Verträge - Verträge
easyEinstellungen
 easyMember
 Reiter: Verträge
- Verträge
Beim Anlegen eines Vertrages können Sie
Einstellungen vorgeben, die standardmäßig
verwendet werden sollen.
Bitte geben Sie nun für:
Standard-Zahlungsart
Standard-Laufzeit-Intervall
Standard-Zahlungs-Intervall
Standard-Verlängerung
Ihre gewünschten Vorgaben ein.
Bemerkung:
Beim Anlegen einer allgemeinen
Vertragsvorlage oder eines Vertrages (direkt
beim Kunden) haben Sie die Möglichkeit die
Standard-Einstellungen zu individualisieren.
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Verträge - Kündigung
easyEinstellungen
 easyMember
 Reiter: Verträge
- Kündigung
Hier konfigurieren Sie bitte, welche
Kündigungsfirst benötigt wird.
In der Regel ist hier „Feste Kündigungsfrist“
als Kündigungsmodell bereits korrekt
angewählt uns Sie ergänzen ggf. weitere
Modelle bei Bedarf.
Bemerkung:
Beim Anlegen einer allgemeinen
Vertragsvorlage oder eines Vertrages (direkt
beim Kunden) haben Sie die Möglichkeit die
Standard-Einstellungen zu individualisieren.
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Verträge – Ruhe-/Bonuszeiten
easyEinstellungen
 easyMember
 Reiter: Verträge
- Ruhe-/ Bonuszeiten
Hier legen Sie die
Standardeinstellungen für
Ihre Ruhe-/ Bonuszeiten
fest.
Sie können vorab bereits
Bemerkungsvorlagen
hinterlegen.
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Lastschrift - Bankkonten
easyEinstellungen
 easyMember
 Reiter: Lastschrift
- Bankkonten
Bitte legen Sie nun in e-Member
alle Firmenkonten an, die Sie zum
Verwalten der Mitgliedsbeiträge,
sowie aller Forderungen aus dem
Kassensystem benötigen.
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Lastschrift – Bankkonten II
easyEinstellungen
 easyMember
 Reiter: Lastschrift
- Bankkonten
Nun stellen Sie ein, von welchen
Bankkonten (nur für die Konten, die
Sie über easyMember mit Ihrer Bank
verbunden haben) Sie die
Kontoauszüge online lesen und
anschließend die
Bankrücklastschriften automatisch
verbuchen möchten.
Hierzu klicken Sie bei dem
entsprechenden Konto das
Bearbeitungssymbol (Bleistift) und
setzen den Haken bei
„Kontoauszüge für dieses Konto
abrufen“
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Bitte bei Ihrer Bank
erfragen!
Kontoauszug online abrufen
Lastschrift - SEPA
easyEinstellungen
 easyMember
 Reiter: Lastschrift
- SEPA
1. Bitte legen Sie hier Ihre
Gläubiger- IDs an.
Bemerkung:
 Danach müssen Sie die
Gläubiger- ID bei dem
jeweiligen Bankkonto
hinterlegen!
Reiter:
Lastschrift - Bankkonten
2. Die Formatierung der
Mandatsreferenzen legen Sie
hier fest.
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Lastschrift - Lastschriftgruppen
easyEinstellungen
 easyMember
 Reiter: Lastschrift
- Lastschriftgruppen
Legen Sie nun alle von Ihnen
benötigten Lastschriftgruppen an.
Hierbei müssen Sie zu jeder
Lastschriftgruppe das zugehörige
Bankkonto angeben.
Die Bezeichnung der
Lastschriftgruppe ist optional und
muss nur im Bedarfsfall angegeben
werden.
Bemerkung:
Es empfiehlt sich die
Lastschriftgruppen nach
Abbuchungstag zu benennen.
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Neue Lastschriftgruppe
anlegen
Lastschrift - Lastschriftoptionen
easyEinstellungen
 easyMember
 Reiter: Lastschrift
- Lastschriftoptionen
Hier geben Sie an, in welchem
Land sich Ihre Hausbanken
befinden und ab welchem Datum
Ihr Kontoauszug angezeigt werden
soll.
Außerdem legen Sie hier fest
welches Lastschriftverfahren Sie
verwenden.
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Lastschrift - Verwendungszweck
easyEinstellungen
 easyMember
 Reiter: Lastschrift
- Verwendungszweck
Hier können Sie den
Verwendungszweck
verändern und Ihren Wünschen
anpassen.
Außerdem lässt sich hier
einstellen, ob im
Verwendungszweck der Zeitraum
bzw. Zeitpunkt der Forderungen,
Beiträge etc. angezeigt werden
soll.
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Sonstige - Gebühren
easyEinstellungen
 easyMember
 Reiter: Sonstige
- Gebühren
Hier können Sie zusätzliche
Bearbeitungsgebühren bei
Rücklastschriften hinterlegen.
Bemerkung:
Diese Gebühr wird zusätzlich zur
Bankgebühr erhoben, wenn sie
hinterlegt ist!
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easyBackup - Tagessicherung
easyEinstellungen
 Symbol: easyBackup
 Reiter: Tagessicherungen
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Bitte klicken Sie auf das Symbol easyBackup
easyMember erstellt für sie automatisch TagesWochen- oder Monatssicherungen. Diese
Datensicherungen können auch während des
laufenden Betriebes erstellt werden.
1.) Aktivieren, das Sicherungen erstellt werden sollen.
2.) Angabe an welchen Wochentagen, Uhrzeiten
(auch mehrmals täglich)
3.) Angabe ob nur die Datenbank, oder auch alle
Kundendateien (bitte Voreinstellung nicht verändern)
4.) Angabe wohin gesichert werden soll
5.) Anzahl der gespeicherten, letzten
Tagessicherungen. Alle Älteren werden gelöscht.
6.) Button „speichern“ drücken
7.) E-Mail Adresse eingeben, um eine
Benachrichtigung bei fehlerhafter Sicherung zu
erhalten.
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!
!
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Sobald Sie diese Schritte bearbeitet haben, rufen Sie gerne in unserer
Hotline (+49 (0) 2154-922550) an und vereinbaren einen Termin.
In diesem Termin gehen wir gemeinsam Schritt für Schritt Ihre
Einstellungen durch und klären noch offen gebliebene Fragen Ihrerseits.
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Kontaktdaten
Moosheide 120
D - 47877 Willich
Tel.
+49 (0) 21 54 / 92 25 50
Fax.
+49 (0) 21 54 / 92 25 60
Email: [email protected]
Internet: www.easySolution.eu
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