EJERCICIOS T.7- ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN COMUNICACIÓN TEMA 7: ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN 1- CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y SISTEMAS DE ORDENACIÓN 1) a) ¿Qué tres cosas debe hacer la empresa con los documentos de entrada y de salida? b) ¿Qué entendemos por “clasificar”? c) ¿Qué tres objetivos se persiguen con la clasificación de los documentos? 2) a) ¿Cuáles son los seis tipos de clasificación de documentos más utilizados? b) ¿Cuál deberá utilizarse en caso de duda? 1.1- CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA 3) a) ¿Qué utiliza el sistema de clasificación alfabética para ordenar los documentos? b) ¿Para qué tipos de documentos conviene utilizar este método? c) Di tres ventajas e inconvenientes de este tipo de clasificación 4) a) ¿Qué es la “palabra ordenatriz”? b) ¿Cuál es la palabra ordenatriz a la hora de ordenar alfabéticamente los nombres de personas? c) ¿Cuál es la palabra ordenatriz a la hora de ordenar alfabéticamente los nombres de empresas? d) Una empresa se llama “Restaurante Miraflores”. ¿Qué palabra sería la genérica y cuál la distintiva? 5) Di qué criterio se tendrá en cuenta a la hora de ordenar alfabéticamente los nombres de personas físicas en los siguientes casos... a) Los nombres propios de personas b) Si coincide el primer apellido de dos o más personas c) Si coinciden los dos apellidos de dos o más personas d) Si los apellidos llevan preposiciones o artículos e) Si los apellidos son compuestos o separados por un guion f) Los nombres extranjeros 6) Clasifica alfabéticamente los nombres de los siguientes clientes: Yolanda Gutiérrez Puras Daniel Méndez Arcas Esperanza Muñoz García Lucía López Molina Fermín del Fresno García Azucena Suárez del Amo Jorge Martín-Díaz Rosado Jonh Mc Donalds Jorge Martín Portillo Raquel Suárez Blanco NathalieWuandi Bell Javier de la Riva Solano Manuel García-Vera Ruíz Emilio VictorQuer Ramón Zoe Méndez Arcas Teresa García-Vera Pavón Rodrigo Muñoz Antolín Antonio la Hoz Huertas Rafael Van der Vaard Vincent du Chapell Antonio García Zorrilla Luis de la Hoz de Guevara Pedro Rosado Martín-Díaz Ana Gutierrez-Díaz Martín 1 EJERCICIOS T.7- ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN COMUNICACIÓN 7) Di qué criterio se tendrá en cuenta a la hora de ordenar alfabéticamente los nombres de empresas en los siguientes casos... a) Si la empresa empieza por una palabra genérica tal como hijos, sociedad, compañía, etc. b) Si el nombre de la empresa es conocido por sus siglas c) Si el nombre empieza por un artículo (el, la, etc) d) Los organismos oficiales y los bancos e) Las sucursales de empresas f) Los nombres de empresas extranjeras 8) Clasifica alfabéticamente los nombres de los siguientes clientes IBM MICROSOFT APPLE BBVA EL PAÍS GOOGLE EL CORTE INGLÉS PETRONOR BANCO SANTANDER HIJOS DE ROMERO, S.L RTE. CHAPÍN MIN ACCENTURE HUAWEI CAMPSA MOVISTAR VODAFONE ORANGE ACS ZAPATERÍA EDU 9) Clasifica alfabéticamente los nombres de las siguientes empresas, empresarios y profesionales Instituto Nacional de Empleo (INEM) Servicios Informáticos Aylagas, S.L Bar Don Jamón Cervecería Mac Holly Restaurante Los Cuatro Pinos Herederos de Marcelo Lagasca, S.A Aceites Paco Reverte, S.L Hermanos de León, S.A Doctor Baldomero Quirós Agencia Estatal Tributaria Banco Santander Central Banco Santander Benidorm Banco Santander Villajoyosa Petronor Viuda de Pedro Jiménez, S.L Hijos de Martínez, S.L Sociedad de Importación Ledesma, S.A Martínez y Asociados Álvaro Ruano Martínez y Cía. Instituto Nacional de Estadística (INE) 10) Asocia los siguientes códigos alfabéticos al autor y título del libro COE, ALQ GAR MAR, CIE SAI-EXU, PRI ROW, PIE BRO, COD PER REV, CLU CER SAA, QUI Cien años de soledad, Gabriel García Márquez El Quijote, Miguel de Cervantes Saavedra El club Dumas, Arturo Pérez Reverte El Código Da Vinci, Dan Brown El alquimista, Paulo Coelho Harry Potter y la piedra filosofal, J.R. Rowling El principito, Antoine de Saint-Exupery 1.2- CLASIFICACIÓN NUMÉRICA 11) a) ¿Qué utiliza el sistema de clasificación numérica para ordenar los documentos? b) ¿Para qué tipos de documentos conviene utilizar este método? c) Di tres ventajas y dos inconvenientes de este tipo de clasificación 2 EJERCICIOS T.7- ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN COMUNICACIÓN 12) a) ¿Qué criterio se suele utilizar para asignar el número a un documento? b) ¿Qué necesitamos para complementar este sistema de clasificación? 13) Ordena estos números en orden ascendente (de menor a mayor) 1.234 1.233 677 8.075 526 234 563 135 56 353 567 345 859 355 676 56 668 45 346 353 1.3- CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA 14) a) ¿En qué consiste el sistema de clasificación alfanumérica? b) ¿Qué necesitamos para complementar este sistema de clasificación? 15) Ordena las siguientes matrículas de coches de las más antiguas a las más modernas 3762 GLC 0256 FXL 3303 BFP 5161 FRT 8922 BXX 5074 CLR 1507 BLL 7992 FLV 5795 BYZ 8031 DYW 3303 BPF 4197 DML 9030 GDZ 6002 DCS 3303 BBF R 444 D 4333 AA 231 BA 123 BA 432 AA 453 AC 456 CC 434 16) Ordena estos códigos alfanuméricos D 456 W 32 T 32 G 322 A 322 D45 V 5678 S 452 D 43 H 111 D 433 E 321 17) Ordena estos códigos alfanuméricos ASD987 SWS334 VFR556 ASD988 DFD445 RFV559 XSW344 BNH552 VFR559 DRE567 KIU319 VFR560 QWE112 GHY878 VFR561 DER112 GHY879 SWS335 1.4- CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA 18) a) ¿En qué consiste la clasificación geográfica? b) ¿Junto con qué otro sistema de clasificación se utiliza la clasificación geográfica? c) ¿Qué debemos hacer si un nombre geográfico está formado por dos o más palabras? d) ¿Tendremos en cuenta si la dirección corresponde a una calle, a una avenida o a una plaza a la hora de ordenar un documento mediante este sistema? e) ¿Qué haremos si el nombre de la calle empieza por un número? 19) Di tres ventajas y tres inconvenientes de este sistema de clasificación 3 EJERCICIOS T.7- ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN COMUNICACIÓN 20) Disponemos de un grupo de documentos que tenemos que clasificar por el sistema geográfico según el siguiente orden: provincia, localidad y calle. PROVINCIA Madrid León Jaén Huelva Burgos Madrid Burgos León Huelva Burgos Huelva Jaén Almería León Madrid Huelva LOCALIDAD Alcorcón León Albaida Huelva Sedano Alcorcón Burgos Ponferrada Huelva Fresnedo Sanlúcar de Barrameda Marmolejo Dalias Combarros Alcorcón Sanlúcar de Barrameda CALLE Y NÚMERO Alcalde Jose Aranda, 8 Conde Luna, 3 Tetuán, 45 Isla Cristina, 7 La Constitución, 4 Porto Colón, 74 Babieca, 34 Sequillo, 2 Marismas, 132 Conquistadores, 9 La Virgen, 2 San José, s/n Ministerios, 85 Ancha, 96 Bella Flor, 47 Mayor, 47 1.5- CLASIFICACIÓN TEMÁTICA 21) a) ¿En qué consiste el sistema de clasificación temática? b) ¿Junto con qué otros sistemas de clasificación se puede combinar la clasificación temática? c) Di tres ventajas y tres inconvenientes del sistema de clasificación temática 22) Imagina que trabajas en un videoclub, y debes organizar las películas en las estanterías. Tu videoclub dispone de cuatro estanterías, y tienes las siguientes películas: Pocoyó American Pie Origen Algo pasa con Marie El exorcista Blancanieves The Ring PeppaPig La habitación del pánico Seven TheGame Torrente Utiliza una clasificación temática para ordenarlas 1.6- CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA 23) a) ¿En qué consiste el sistema de clasificación cronológica? b) ¿Qué tipo de documentos pueden ordenarse siguiendo este criterio? c) Di tres ventajas y tres inconvenientes de la clasificación cronológica 4 EJERCICIOS T.7- ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN COMUNICACIÓN 24) Clasifica cronológicamente las siguientes obras de Gabriel García Márquez 1975: El otoño del patriarca 1955: La hojarasca 1968: Isabel viendo llover en Macondo 1961: El coronel no tiene quien le escriba 1962: Los funerales de la Mamá Grande 1967: Cien años de soledad 1962: La mala hora 1972: Ojos de perro azul 1972: El negro que hizo esperar a los ángeles 1974: Chile, el golpe y los gringos 25) Tenemos un grupo de documentos que tenemos que clasificar y ordenar por fechas, del más antiguo al más reciente 2 de diciembre de 1999 30 de marzo de 2015 15 de octubre de 2015 27 de marzo de 2008 15 de abril de 1998 5 de julio de 2002 27 de marzo de 2016 16 de octubre de 2004 26) Ordena los siguientes documentos utilizando el sistema cronológico-numérico: 823/2011 180/2013 200/2007 379/2011 25/2014 267/2009 976/2010 591/2012 26/2014 245/2011 201/2007 267/2010 2- ARCHIVO EN SOPORTE PAPEL 27) a) ¿Qué hay que hacer con los documentos una vez que han sido ordenados y clasificados? b) ¿Qué es el “archivo” de una empresa? 2.1- OBJETIVOS DEL ARCHIVO 28) Haz un esquema con los objetivos del archivo de la documentación 2.2- ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO 29) a) ¿Qué tres tipos de archivo existen? b) ¿En función de qué criterio archivaremos un documento en un archivo o en otro? 30) a) ¿Qué tipos de documentos deben mantenerse en el archivo activo? b) ¿Con qué otro nombre se conoce este archivo? c) ¿Cómo y dónde mantendremos los documentos del archivo activo? 31) a) ¿Qué tipos de documentos deben mantenerse en el archivo semiactivo? b) ¿Con qué otro nombre se conoce este archivo? c) ¿Qué documentos se engloban en este archivo? d) ¿Qué debemos hacer cada cierto tiempo con los documentos del archivo semiactivo? e) ¿Qué tendría que hacer la empresa para asegurar una gestión correcta de este archivo? 5 EJERCICIOS T.7- ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN COMUNICACIÓN 32) a) ¿Qué tipos de documentos deben mantenerse en el archivo inactivo? b) ¿Qué tipos de empresas suelen tener este tipo de archivos? 2.3- EL PROCESO DE ARCHIVO 33) Enumera las cuatro fases del proceso de archivos 34) ¿Qué es “referenciar” un documento? 35) Explica las cuatro normas generales aplicables a cualquier tipo de archivo para la extracción y conservación de los documentos 36) ¿Cuánto tiempo deben mantenerse legalmente en la empresa los siguientes documentos? a) Los documentos laborales: b) Los libros de visita y de matrículas: c) Los documentos que generen derechos y obligaciones de la empresa con respecto a terceros: d) Los que derivan derechos de propiedad: e) Los expedientes del personal: f) Los libros contables: 37) a) ¿Cómo se denomina el proceso de destrucción de la documentación? b) ¿Cuál es la manera más adecuada de realizar dicho proceso? 3- NORMAS DE SEGURIDAD Y ACCESO A LOS ARCHIVOS 38) a) ¿Qué ley regula el tratamiento y la conservación de los datos personales? b) ¿Qué datos se consideran “datos personales”? c) ¿Qué organismo se encarga de vigilar que las empresas cumplen con dichas obligaciones? 39) Enumera los cuatro derechos que tienen los ciudadanos respecto al tratamiento de sus datos personales 40) Confecciona una solicitud de cancelación de datos de carácter personal dirigida a la empresa TUPAC, situada en la C/ Ferrocarril, 21, Villajoyosa. Puedes encontrar un modelo en la página web de la Agencia Española de Protección de Datos www.agpd.es Para encontrar el modelo entra en el apartado “Canal del Ciudadano”, “Derechos”, pincha después en “Principales derechos” y después en “Derecho de cancelación”, y descarga el modelo pinchando en “Ejercicio ante el responsable del fichero” 6 EJERCICIOS T.7- ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN COMUNICACIÓN 41) Di cuatro obligaciones que deben cumplir las empresas cuyos archivos contengan datos personales 42) Indica si a cada uno de los siguientes documentos se debe aplicar un nivel de seguridad básico, medio o alto: a) Una infracción administrativa b) Una multa de tráfico c) Una declaración de IVA d) Un expediente médico de un trabajador e) Una encuesta al personal de la empresa f) Documentos publicitarios g) Antecedentes penales de un trabajador h) Afiliación de un trabajador a un sindicato i) Denuncia por maltrato de género 7
