SISTEMA DE ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN I.- CONCEPTO DE CLASIFICACIÓN Clasificar significa ordenar por clases. Para clasificar la información existen diferentes métodos que darán lugar a distintos sistemas de clasificación. Cada uno de estos sistemas puede emplearse de manera aislada o en combinación con otros. A la hora de decidir que criterio de clasificación vamos a adoptar, valoramos lo siguiente: Que sea el mas adecuado al tipo de información. Que sea sencillo y no presente casos de ambigüedad. Que permita la localización rápida y eficiente de documentos. Que permita ampliaciones futuras. II.- SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN A.- CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA.- Consiste en ordenar tomando como referencia las letras del alfabeto, según el orden en que aparecen en el mismo. Cuando un nombre se compone de varias palabras ( caso de los nombres propios), hay que determinar cuál es la palabra principal, o palabra ordenatriz; es decir, aquella que vamos a tomar como clave, referencia o guía para la clasificación; el resto de las palabras del nombre están subordinadas a ésta. La elección de la palabra ordenatriz no puede realizarse de manera arbitraria, existen normas al respecto: Nombres de personas individuales o o o El primer apellido es la palabra ordenatriz.- Se toma como palabra guía el primer apellidos. Los nombres que tienen igual el primer apellido se ordenan por el segundo, y si éste también coincide, por el nombre propio. Cuando hay apellidos compuestos.- Los apellidos compuestos, separados por un guión, se toman como una sola palabra a efectos de su clasificación. Cuando los apellidos incluyen artículos o algún otra partícula complementaria.- Es frecuente el caso de apellidos formados por una preposición o un artículo además del propio apellido. En estos casos se actuará de la siguiente forma: Cuando se trate de nombres en castellano, las partículas gramaticales que puedan acompañarlas no se tomarán en cuenta en la ordenación En los casos de nombres extranjeros, ante la duda de si forman, o no, parte del apellido, sí las tendremos en cuenta en la clasificación. Nombres de empresas o de instituciones o Cuando incluyen un nombre propio.- Se toma el primer apellidos como palabra ordenatriz. Es frecuente en estos casos que el nombre propio vaya acompañado de otras partículas ( Hijos de, y compañía, y Página 1 hermanos…); estas palabras complementarias no se tendrán en cuenta en la clasificación. o o o o Palabras genéricas que forman parte del nombre.- Nombres que incluyen alguna palabra genérica ( bar, papelería, supermercado…); si esto ocurre, dichas palabras tampoco se tienen en cuenta en la clasificación, La regla general es tomar como palabra ordenatriz el primer nombre significativo que aparezca en la denominación de la empresa, seguido de las restantes palabras. Nombre de organismos oficiales o de instituciones.- En estos casos, SI se toma como palabra ordenatriz el nombre genérico, sin tener en cuenta los artículos, preposiciones o cualquier otra partícula complementaria. Empresas conocidas por las siglas del nombre.- La regla general es clasificarlas por el nombre completo. No obstante, es frecuente que sean mas conocidas por las abreviaturas o siglas; en ese caso, tomaremos estas últimas. Nombre de empresas extranjeras.- Se toma como ordenatriz la primera que aparece en el nombre. B.- CLASIFICACIÓN NUMÉRICA.- Se asigna un número a cada documento, y éste será el que se utilice para clasificarlos y ordenarlos. La asignación de números se realiza por el orden de llegada, y este número no está en relación con el contenido de la información. Se utiliza mucho para ordenar expedientes ( conjunto de documentos que tienen relación entre sí. A cada expediente se le asigna un número, al tiempo que se abre una ficha en la que se refleja el número del expediente y el asunto principal del mismo). C.- CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA.- Se basa en alfanúmeros, que son una combinación de letras y números. A-25; T-123 Este sistema permite muchas variantes: Letras seguidas de números Números seguidos de letras Una sola letra y varios números Varias letras y varios números…. En el caso de claves compuestas por letras y números, el primer criterio será el alfabético, y el segundo, el numérico. En los casos en que aparece primero el número y luego las letras, se ordenan numéricamente, y como segundo criterio se adopta el alfabético. D.- CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA.- Se ordena la documentación de acuerdo con los lugares geográficos asociados a la misma ( domicilio, lugar e emisión, destino….).Es un sistema compuesto, ya que implica varias clasificaciones sucesivas: región o zona geográfica, comunidad autónoma, provincia, localidad, incluso calle. Dentro de cada uno de estos grupos la clasificación se hace por el método alfabético, teniendo en cuenta que la capital de cada provincia, siempre encabeza su grupo, y se colocará por delante del resto de las poblaciones. E.- CLASIFICACIÓN POR MATERIAS Y ASUNTOS.- Consiste en agrupar la documentación de acuerdo con la materia o asunto a que se refiere, y después ordenar cada uno de estos grupos siguiendo algún otro criterios: alfabético, numérico, cronológico… Página 2
